PLANIFICACION DE PROYECTOS

La planificación de proyectos forma parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de

cronogramas tales como diagramas de Gantt para planear y subsecuentemente
informar del progreso dentro del entorno del proyecto. Es el proceso para cuantificar el
tiempo y recursos que un proyecto costará. La finalidad del planeamiento de proyecto
es crear un plan de proyecto que un gerente de proyectos pueda usar para acompañar
el progreso de su equipo.

BASES DE LA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

Inicialmente, el espectro del proyecto es definido y los métodos apropiados para

completar el proyecto son determinados. Siguiendo a este paso, la duración para las
distintas tareas necesarias para completar el trabajo son listadas y agrupadas en una
estructura de descomposición del trabajo. Las dependencias lógicas entre tareas son
definidas usando un diagrama de actividad en red que permite la identificación del
camino crítico. Cálculos elaborados sobre los tiempos pueden ser hechos usando
software de gestión de proyectos. Entonces los recursos pueden ser estimados y los
costos para cada actividad pueden ser optimizados a fin de alcanzar un balance entre
uso de recursos y duración total para cumplir con los objetivos del proyecto.

Una vez establecido y aceptado, el plan se convierte en lo que es conocido como

“baseline” (lineamiento base). El progreso será medido contra este lineamiento durante
toda la vida del proyecto.

El planeamiento del proyecto no es algo para hacerse solamente una vez al comienzo
del proyecto. Observar el progreso de su equipo y actualizar adecuadamente el plan de
proyecto debe ser una tarea constante del gerente del proyecto. Un programa
computacional de gestión de proyectos puede ser útil si es usado correctamente. Hay
diversos patrones de gestión de proyectos que describen en detalle como planear y
controlar un proyecto.
ELEMENTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA PLANEAR UN
PROYECTO

1. Determine las condiciones exactas para que el proyecto sea finalizado o

completado. Antes de que estén absolutamente claros cuales son los objetivos
del proyecto, no tiene sentido comenzar a estimar cuanto tiempo llevará y/o
cuanto costará. Desgraciadamente, muchos gerentes de proyecto fallan al no
examinar esta primera etapa crucial.
2. Haga un inventario de todo el trabajo que se requiere sea hecho con una
estimativa del tiempo necesario para un único miembro del equipo. Esto puede
ser hecho en una sesión de planeamiento con todos los miembros del equipo.
Tareas que lleven mucho tiempo para terminar necesitan ser partidas en tareas
menores.
3. Identifíque todos los recursos necesarios para ejecutar cada elemento terminal
de cada tarea. En este momento usted puede estimar el costo para entregar
cada elemento terminal y, consecuentemente, todo el proyecto
4. Decida si este plan tiene sentido, es decir, si los costos justifican los beneficios.
Modifique los objetivos y el trabajo como sea necesario.
5. Defina dependencias entre tareas. Algunas tareas necesitan ser terminadas
antes que otras tareas puedan comenzar. Poniendo las tareas en orden de
conclusión, un gerente de proyectos construye una red de proyecto (diagrama
PERT).
6. Calcule el tiempo mínimo para ejecutar el proyecto: es el trayecto más largo a
través de la red del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su
extremo final. Este trayecto se llama camino crítico. Las otras tareas pueden ser
hechas en paralelo al camino crítico, pero cualquier atraso en las tareas del
camino crítico resultará automáticamente en el atraso del proyecto completo.
7. Cree un cronograma de proyecto, por ejemplo, usando un diagrama de Gantt.
8. Haga un plan de gestión de riesgos y modifique el proyecto de acuerdo con este
plan.
9. Obtenga el comportamiento de la organización al iniciar la ejecución del
proyecto.
OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN

El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y

razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y
cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.
Algunos de estos objetivos, se encuentran enmarcados en la siguiente lista:

Evitar improvisaciones.
Tener una visión global y a la vez específica.
Organizar las actividades del docente y de los alumnos.
Proporcionar continuidad
Facilitar la distribución de los recursos en el tiempo.
Proponer actividades adecuadas a las características del proyecto
Considerar las experiencias de proyectos anteriores
Prever la utilización de los recursos adecuados

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN

1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de

acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.

2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada

a la previsión.

3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer

esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del
proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente
en cualquier toma de decisión.

4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la

planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de
caminos potenciales.

5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y

subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.

6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso

que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición,
el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la
empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a

medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite
condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con
información y perspectivas más seguras y correctas.
9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está
estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre
las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de
la organización
10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la
coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las
mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa,
definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

FASES DE LA PLANIFICACIÓN

1. Análisis del proyecto: En esta fase se realiza un diagnóstico de la relación entre el

proyecto y el medio al que se dirige, fijando, además, su grado de viabilidad. Es
recomendable hacer una división de los factores en áreas del siguiente tipo:
económicas, sociales, políticas, tecnológicas o geográficas, entre otras. Si alguna de
éstas arroja resultados incompatibles con la naturaleza del proyecto, es preciso
introducir las reformas necesarias.

2. Definición de objetivos: Confirmada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso es

establecer sus objetivos. Es decir, dar respuesta a una serie de preguntas relacionadas:
qué busca la empresa con el proyecto, para qué lo lleva a cabo, dentro de qué valores y
principios lo enmarca y qué resultados espera tras su puesta en marcha. Los objetivos
ayudan a centralizar toda la información que se genera en torno al plan y, a la vez,
guían la toma de decisiones de las personas que están a cargo. Además, una vez ha
terminado el proceso, son una buena herramienta para evaluar la eficacia del proyecto.

3. Identificación de recursos: En esta fase, los encargados del plan establecen las
herramientas, instrumentos y medios con los que cuentan para la ejecución del
proyecto. Estos medios pueden ser de varios tipos: humanos, económicos,
tecnológicos, físicos y virtuales (páginas web, blogs, entre otros recursos digitales). Es
una buena técnica para determinar los puntos débiles de un proceso. En la mayoría de
los casos, los gestores del proyecto echan mano de un presupuesto o inventario que les
permita tener un mejor diagnóstico de los recursos que se podrían emplear.

4. Plan de trabajo: Hechas todas estas valoraciones, el proyecto entra en su fase

decisiva: determinar las fechas, los plazos de ejecución, las labores que se llevarán a
cabo y las estrategias que se pondrán en marcha. Un plan de trabajo es, en esencia, la
hoja de ruta de un proyecto. Sin embargo, no debe ser una camisa de fuerza para
quienes lo elaboren; al contrario, es preciso que se conceda un cierto margen para
aquellas eventualidades que se puedan generar durante la ejecución.

5. Valoración de los resultados:

En esta última fase, los gestores deben responder a una pregunta fundamental: ¿se
han cumplido los objetivos iniciales? Lo más habitual es que se elabore un documento
que recoja las principales conclusiones del proyecto.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA PLANIFICACIÓN

Factores externos: Provienen del medio ambiente que rodea la organización, no son
controlables pero si pueden ser previsibles. Ejm: Competencia empresarial.

Factores internos: Son intrínsecos a la organización, generalmente pueden ser

controlados por la organización. Ejm: Factor humano.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
Planificar es una herramienta de acción para decidir qué vamos hacer y porque, supone
crear un plan, el cual tendrá muchos beneficios porque aclara muchas dudas acerca del
trabajo a realizar entre ellas están:
- Permite definir la necesidad de recursos para conseguir objetivos
- Puede aclarar las actividades y las dudas respecto a objetivos buscados.

- Logra cuantificar los niveles de desempeño para tener éxito.

- Establece prioridades.

- Expresa las debilidades y fortalezas para conseguir objetivos

Existen muchas razones que justifican la importancia de planificar para el logro exitoso
de los objetivos organizacionales, entre ellas se encuentran:

1. Contrarrestar la incertidumbre y el cambio.

2. Fijar la atención en los objetivos.
3. Minimizar costos.
 4. Facilitar el control.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
- Racionalidad.
- Previsión.
- Coherencia.
- Flexibilidad.
- Continuidad.
- Sencillez.
- Comparabilidad.
- Estandarización
- Participación.