UNIVERSIDAD NACIONAL TECNOLÓGICA DE LIMA SUR

FACULTAD DE INGENIRERÌA DE SISTEMAS Y ADMINISTRACIÒN

DE EMPRESAS
CARRERA PROFESIONAL INGENIERÌA DE SISTEMAS

Gestión Efectiva del Tiempo

PRESENTADO POR LOS ESTUDIANTES

 GAMARRA HUAISARA MARCO

Villa El Salvador

2019
RESUMEN

Este trabajo tiene por objeto el estudio de la gestión del tiempo, entendida ésta
como la competencia humana de determinar necesidades, establecer metas, fijar
prioridades y planificar las tareas en un plazo de tiempo dado. Todo ello para ser
eficientes en un contexto empresarial y personal. En este trabajo se aborda, a
nivel teórico, la administración del tiempo mediante la revisión de la literatura.

Palabras clave:

Gestión del tiempo, malversadores de tiempo, tiempo del líder, matriz de

Eisenhower.
INTRODUCCIÓN:

Cuando se habla de productividad en una empresa se hace referencia al grado

de eficiencia y eficacia que se puede registrar en una organización a través de
la ejecución de ciertas acciones de gestión directiva como la planificación, la
organización, la fijación de objetivos, la priorización de las tareas, la coordinación
y la realización de un seguimiento del mismo. Para ello se requiere el empleo de
una cierta cantidad de tiempo, un recurso que aparte de ser muy valioso también
es limitado. En la actualidad el tiempo constituye una de las variables más
relevantes en el contexto empresarial, pues influye en la productividad y en la
planificación de los colaboradores de una empresa. Esto es especialmente cierto
en estos momentos de crisis económica, en los que las organizaciones se han
visto directamente afectadas, siendo de gran importancia una adecuada gestión
del tiempo que conlleve a unos mejores resultados, una mayor eficiencia y la
consecución de todos los objetivos establecidos.

También para el óptimo uso y distribución del tiempo en el uso personal de el,
para distribuir correctamente las tareas tanto diarias, laborales y académicas
CONCEPTO DE TIEMPO:

Del latín tempus: magnitud física que mide la duración o separación de

acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación, esto
es, el período que transcurre entre el estado del sistema cuando éste aparentaba
un estado y el instante en el que dicho estado registra una variación perceptible
para un observador (o aparato de medida). La unidad básica de medida del
tiempo es el segundo y un día tiene 86.400 segundos.

Para los griegos, Cronos representaba el tiempo lineal que hacía que el tiempo
siguiera su curso, mientras Kairos era el tiempo oportuno para hacer las cosas,
el tiempo correcto.

CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO

• Atípico. Diferente a los recursos que el hombre conoce y está habituado

a manejar.

• Equitativo. Todos disponemos de la misma cantidad: 24 horas.

• Inelástico. El tiempo no puede acumularse ni ahorrarse ni tomar

prestado.

• Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo.

• Insustituible. No puede ser reemplazado por otro recurso.

• Inexorable. No conocemos modo de cambiar el sentido ni la velocidad

del tiempo.

NECESIDAD DE PLANIFICAR

Los japonenses han demostrado que la duración de la fase de planificación

repercute no sólo en el tiempo total de ejecución sino también en la calidad
de los resultados:

Fase de planificación corta: fase de ejecución larga --> más defectos.

Fase de planificación larga: fase de ejecución corta --> menos defectos.

DEFINIR LOS OBJETIVOS

Una persona sólo será capaz de lograr sus objetivos si éstos están
absolutamente claros. Los objetivos que no están a la vista de forma clara,
que no se recuerdan constantemente, tienen pocas probabilidades de ser
cumplidos.

Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino una vez definidos los
de medio y largo plazo.
 Requisitos de los objetivos bien definidos

• Ser propios.

• Ser concretos y específicos.

• Ser pocos y muy importantes.

• Ser mensurables, cuantificables en lo posible.

• Tener plazos intermedios.

• Ser compatibles pero con dificultad.

• Estar escritos y ser fácilmente consultables.

FIJAR PRIORIDADES

• ¿Qué objetivos/tareas/deseos son los más importantes?

• ¿Cuáles pueden esperar?

• ¿En qué tareas debemos emplear los escasos recursos

personales?

El sistema ABC es una estrategia de señalar prioridades

• Las tareas A son las que es necesario hacer de inmediato.

• Las tareas B son las que se deberían hacer pronto.

• Las tareas C son las que se pueden dejar de lado sin que se
produzcan consecuencias.

PROGRAMACIÓN

La programación consiste en convertir los objetivos/tareas/deseos en acciones

definidas aquí y ahora.

Antes de cada período de planificación debemos detenernos y plantarnos las

cuestiones siguientes:

• ¿Qué es lo que quiero conseguir durante este período? ¿De cuánto

tiempo dispongo?

• ¿Cómo tengo que actuar para sacar el máximo rendimiento?

• ¿En qué orden tengo que tratar estas cosas?

• ¿Qué tipo de preparación necesito para poder empezar las tareas

y acciones relativas a este período concreto?
 • ¿Quién tiene que ser informado con anticipación?

Consejos para la planificación de una jornada de trabajo

• Sed realistas.

• Registrad en un cuaderno ideas, tareas, llamas, proyectos… 

lista maestra.

• Repasad a diario la lista maestra.

• Dejad un margen de tiempo para lo inesperado.

• Confeccionad la lista diaria del día siguiente.

• Evaluad las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad.

• Determinad el período de mayor actividad.

Beneficios de una planificación adecuada

• Tener una visión global que fortalecerá la energía y el rendimiento.

• Tener una conciencia clara de la clase exacta de tareas y

problemas que se han de resolver el día siguiente.

• Controlar el tiempo y los momentos en los que van a suceder los

acontecimientos del día, lo que hará más difícil dejar una actividad
pendiente y evitar interrupciones.

URGENTE E IMPORTANTE

IMPORTANCIA

En qué medida la actividad es más o menos importante.

URGENCIA

En qué medida la actividad requiere atención inmediata o puede posponerse.

Roles y
Urgente No urgente
actividades

Importante I) Bombero II) Realista

Son las tareas más difíciles de controlar: problemas, Son actividades que requieren de
crisis, imprevistos, reclamaciones… Posiblemente planificación
son evitables con una planificación adecuada y preparación, tiempo adicional
ahora a fin de evitar trabajo innecesario
Provocan: estrés, agotamiento, ansiedad... en el futuro.
El resultado es: visión, perspectiva, control,
calidad de vida...

No III) Autoengañado IV) Frívolo

importante Aparentemente necesitan atención inmediata No son especialmente importantes para
pero tienen una importancia el trabajo o los objetivos y pueden
real mucho menor. realizarse en cualquier momento.
Son actividades como: llamadas, correspondencia, Son actividades como: mirar propaganda,
memorándums, informes actividades de "escape" y trivialidades
y visitas espontáneas. en general.
Se puede reducir más del 50% de estas Se pueden eliminar todas estas actividades
actividades. y ganar un 30-40% de tiempo.
Suponen: interrupciones, prisas, demostrar Generan: pérdidas de tiempo,
un carácter camaleónico y irresponsabilidad,
atento a la reputación, impotencia... despidos...
TAREAS GIGANTES

Tareas abrumadoramente grandes y cuya ejecución depende de la aplicación

consistente de esfuerzo sobre prolongados períodos de tiempo

Cómo afrontarlas

• Colocarlo lejos en el horizonte para verlo con cierta perspectiva.

• Cortarlo en pedacitos y comérselo poco a poco.

• Cortarlo en bocados convenientemente pequeños.

• Planificar comer cada bocado en períodos definidos: "tarea del día", "tarea
de la semana"...

• Asegurarse de que se come un bocado cada día, además de realizar otras

tareas diarias de rutina.

• Asegurarse de que se continúa comiendo del mismo hasta que se ha

terminado por completo.

• No preocuparse de la dimensión de la tarea en el trabajo diario.

• OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO

 Interrupciones.

 Teléfono.

 Papeleo.

 Escritorio.

 Reuniones.

 Correo electrónico.

SABER DELEGAR

Algunos consejos

• Identificar la tarea a delegar.

• Dibujar sobre papel el flujo del proyecto asignado.

• Localizar la persona adecuada.

• Explicar la asignación y los beneficios.

• Especificar las normas.

 • Tratar la fecha final.

• Establecer el método de información.

• Animar a plantear preguntas.

• Dirigir la comprobación del progreso.

• Realizar el seguimiento.

• Elogiar/sugerir mejoras (feedback).

NO ABUSAR DE LA DILACIÓN

Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar

Algunos consejos

• No invocar razones poco válidas para justificar un comportamiento dilatorio,

como, por ejemplo, la falta de información. El mañana no arregla la
situación.

• Se deben tomar decisiones ya que el trabajo, sobre todo el del directivo,

consiste en decidir y nadie lo va a hacer por él.

• Es mejor una decisión imperfecta a tiempo que una perfecta a destiempo.

• Vencer los temores y conflictos que están en la raíz de la mayoría de las

dilaciones.

SABER DECIR “NO”

Algunos consejos

• Ser asertivo para saber decir "no“.

• Dar una razón.

• Ser diplomático.

• Sugerir un intercambio.

• No retrasar la decisión. "

NO SER EXCESIVAMENTE PERFECCIONISTA

No seas perfeccionista. El perfeccionismo es una maldición y una carga

Algunos consejos

• Reconocer que lo que está por debajo de lo admisible para un

perfeccionista a menudo es aceptable para cualquier otro.
 • Dejar que sea la finalidad para la que se está haciendo un trabajo lo que
determine el tiempo que se debe dedicar a ejecutarlo.

• Los perfeccionistas han aprendido a medir el valor propio en función de los

logros y, en consecuencia, les aterra estar dentro de la media.

• Las personas que consiguen sus objetivos saben que de las cosas que se
hacen mal viene la experiencia para hacer las cosas bien más

adelante.

ESTRÉS

Es una respuesta no específica del cuerpo a cualquier demanda que se le hace.

Síntomas de estrés

• Dolores de cabeza 33,1%

• Ira 22,6%

• Frustración 20,8%

• Tensión 7,9%

• Fatiga/cansancio 7,3%

• Problemas de estómago 5,9%

• Otros 2,4%

Síntomas de estrés en su fase inicial

• Nerviosismo (los de fuera lo ven enseguida).

• Crisis de humor (nos molesta "perder tiempo para ir al cine con los
amigos").

• Dificultades intelectuales (lapsus de memoria).

• Inseguridad personal (apatía).

• Desconfianza (dudas sobre sí mismo y sobre los que le rodean).

• Nivel de descanso insuficiente.

Síntomas de estrés en su fase aguda

• Fatiga mental (incapacidad para resolver problemas).

• Hipersensibilidad (nos molestan cosas que antes no percibíamos).

• Ansiedad (por no poder abarcar todo el trabajo).

 • Neuralgias.

• Trastornos gástricos.

• Desjerarquización de valores (damos importancia a cosas insignificantes).

Grado de estrés óptimo:

• Alta motivación.

• Sensaciones de alegría y seguridad.

• Capacidad de captar y procesar la información rápidamente.

• Capacidad para emitir juicios acertados.

• Acciones eficientes.

• Niveles altos de producción, excelente calidad de la productividad.

• Enérgico y sin fatiga.

• Disminución de la ingesta de alimentos y de la sensación de hambre.

Algunos consejos para tratar las consecuencias del estrés

• Retirarse. Hay ocasiones en que es mucho mejor abandonar una situación

que presenciar su final. Muchas veces, retirarse es más bien ir hacia alguna
otra cosa que dejar algo atrás.

• Cambiar la actitud. Preguntarse a sí mismo qué es lo que puede aprender

de su exposición a este acontecimiento. Si se está a punto de perder algo
importante, como una persona o una propiedad, concentrarse en la alegría
que ya ha obtenido al haber conocido a esa persona o el beneficio que le
ha proporcionado la posesión de ese objeto.
BIBLIOGRAFÍA

• Cladellas, R. (2008). La ausencia de gestión de tiempo como factor de

riesgo psicosocial en el trabajo. Recuperado el 28 de abril de 2019 de
http://upcommons.upc.edu/revistes/bitstream/2099/6957/1/cladellas.pdf.

• Gaedmann, C. (1993). Cómo organizar mejor su tiempo. Ginebra: Elfos.

• Hellsten, L. M. (2012). What do we know about time management? Review

of the Literature and Psychometric Critique of Instruments Assessing Time
Management. Available from:
http://www.intechopen.com/books/timemanagement/what-do-weknow-
about-time-management-a-review-of-the-literature-and-a-
psychometriccritiqueof-inst

• Laboris (2008). Gestión del tiempo: claves para optimizar el tiempo de

trabajo. Recuperado el 28 de abril de 2019:
http://www.laboris.net/static/ca_dia_optimizartiempo.aspx.