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MANUAL DE SISTEMAS

FRANCISCO HUMBERTO DÍAZ CÁCERES

INSTITUTO DE SISTEMAS PROGRAMAR

AUXILIAR DE SISTEMAS
CARTAGENA
2007
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MANUAL DE SISTEMAS

FRANCISCO HUMBERTO DÍAZ CÁCERES

PROYECTO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TITULO DE AUXILIAR DE

SISTEMAS

INSTITUTO DE SISTEMAS PROGRAMAR

AUXILIAR DE SISTEMAS
CARTAGENA
2007
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DEDICATORIA

A Dios, por ser magnánimo en concederme las habilidades necesarias y los

medios, para poder alcanzar ésta meta y seguir construyendo mi proyecto de
vida.

A mi madre, mi hermana y mi sobrina, que me brindaron todo su apoyo

incondicional.

A mi Profesor Herver Cárdenas Pardo, por brindarme sus conocimientos y

tenerme paciencia en éste proceso.

A mis compañeros de estudio, por su colaboración en el desarrollo del curso.

A toda el área administrativa, por facilitarnos los medios para hacer realidad el
logro de ésta meta.

FRANCISCO H. DÍAZ CÁCERES

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AGRADECIMIENTOS

Ofrezco Mi más grande agradecimiento a todo el cuerpo administrativo y

docente del INSTITUTO DE SISTEMAS PROGRAMAR, especialmente al
Docente Herver Cárdenas Pardo, por ser tan dedicado y lograr cultivar en mí el
amor hacía el curso, creo que sin su pasión por lo que hace, no hubiéramos
terminado con éxito esta ardua carrera.

Agradezco también muy especialmente a las Docentes Shirosama Herrera y

Faisuris Beltrán, que a pesar de haber llegado tardíamente a éste proceso,
dieron lo mejor de sí para cerrar con broche de oro la labor iniciada.

Agradezco de igual forma a todas las personas que tras bambalinas, tuvieron
que ver con el feliz término de éste curso, por su colaboración y aporte durante
el mismo y a todas las personas que me asesoraron en la elaboración de éste
proyecto de grado.
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NOTA DE ACEPTACIÓN

Director (a)

Coordinador (a)

CARTAGENA, 17 ABRIL / 2007

 INDICE

1. HOJA DE PRESENTACIÓN 1.
2. HOJA DE PRESENTACIÓN 2.
3. DEDICATORIA.
4. AGRADECIMIENTOS.
5. NOTA DE ACEPTACIÓN.
6. ÍNDICE.
7. INTRODUCCIÓN.
8. OBJETIVOS.
9. INTRODUCCIÓN A LA INFORMÁTICA.
 Antecedentes.
 El ábaco.
 La Generación de los Ordenadores.
o Ordenadores de primera generación.
o Ordenadores de segunda generación.
o Ordenadores de tercera generación.
o Ordenadores de cuarta generación.
o Ordenadores de quinta generación.
 Historia de los Ordenadores personales.
o Diseño del primer PC de IBM.

10. EL COMPUTADOR.
 Definición.
 Hardware.
o Periféricos de Entrada.

 El Teclado.
 El Mouse o Ratón.
 El Escáner.
 El Joystick.
 El Micrófono.
 La WebCam.
 Lector de Códigos de Barras.
  Lápices Ópticos.

o Periféricos de Salida.

 La Pantalla o Monitor.
 La Impresora.
 Los Parlantes.
 Los Auriculares.
 Los Plotters (Trazador de Gráficos)
 El Fax.
 Software.

11. MEMORIA Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO .

 Memoria Ram.
 Memoria Rom.
 Memoria Prom.
 Memoria Eprom y Rprom.
 Unidades de Memoria.
 Discos Flexibles – Diskettes – (Disquetes).
 Discos Duros.
 Cd – Rom.
 Memorias Usb o Flash Memory.

12. WINDOWS.
 Definición.
 Manejo del Ratón.
 El Escritorio.
 Las Barras y el botón Inicio.
 Personalizar el Escritorio.
 Las Ventanas.
 El Explorador de Windows.
 Crear Archivos o Carpetas.
 Copiar y Mover Archivos o Carpetas.
 Cambiar el Nombre o Eliminar Archivos.
 Accesorios de Windows.
  Wordpad.
 Paint.
 La Calculadora.

13. WORD.
 Definición.
 Barra de Menús.
 Barra de Herramientas.
 Regla.
 Barra de Estado.
 Vistas de Trabajo / Presentación del Documento en la Pantalla.
 Administración de Documentos.
 Guardar la Primea Vez.
 Guardar Como.
 Abrir un Documento.
 Ortografía y Gramática.
 Seleccionar Texto.
 Funciones de Edición.
 Copiar.
 Cortar.
 Arrastrar.
 Deshacer.
 Búsqueda y Sustitución de Texto.
 Formatos.
 Formatos de Página.
 Tamaño del Papel.
 Márgenes.
 Diseño de Página.
 Formato Fuente.
 Formato de Párrafo.
 Sangrías.
 Alineaciones.
  Interlineado y la separación entre Párrafos.
 Bordes y Sombreado.
 Estilos.
 Creación de Estilos Nuevos.
 Modificar Estilos ya Existentes.
 Tablas.
 Encabezado y Pie de Página.
 Notas: al Pie y Finales.
 Formato Columnas.
 Letra Capital.
 Cambiar Mayúsculas y Minúsculas.
 Números de Página.
 Combinar Correspondencia.
 Hipervínculos.
 Contar Palabras.
 WordArt.
 Autoformas.

14. EXCEL.
 Definición.
 Introducir Información en la hoja de cálculo.
 Cortar, Copiar y Pegar.
 Series y Listas.
 Seleccionar una Fila, Columna u Hoja de cálculo completa.
 Dar Formato a la Información.
 Barra de Formato.
 Formato.
 Bordes y Diseño de Celdas.
 Alineación.
 Fila.
 Columna.
 Hoja.
  Introducir Cálculos.
 Mensajes de Error más frecuentes.
 Formato Condicional.
 Validación.
 Crear un Gráfico.
 Impresión de un Documento de Excel.
 Módulo de Base de Datos.
 Buscar y Reemplazar.
 Extraer registros con Filtros.

15. ACCESS.
 Definición.
 Pasos para entrar a Access.
 Creación de una Base de Datos.
 Los menús de Access.
 Las Tablas.
 Los Formularios.
 Consultas a la Base de Datos.
 Los Informes.
 Las Macros.
 Los Módulos.
 Protección de una Base de Datos.

16. POWER POINT.

 Definición.
 Pasos para entrar en Power Point.
 La ventana de Power Point.
 Guardar el Documento.
 ¿Cómo crear una Diapositiva Nueva?
 Formato de la Diapositiva.
 ¿Cómo Imprimir Diapositivas?
 Activar y Seleccionar Diapositivas.
  Diseño de la Diapositiva.
 Asistente de Autocontenido.
 Plantillas.
 Trabajar con Texto.
 Insertar Objetos.
 Animación de Objetos y texto.
 Cambiar el Fondo.
 Diapositivas Patrón.
 Las Herramientas de Dibujo.
 Bordes, Rellenos y Sombras.
 Presentaciones en Pantalla.
 Transiciones.
 ¿Cómo insertar Películas?
 ¡Otras Funciones Interesantes!
 Botones de Acción.
 Recomendaciones.

17. TRIDENT
 Definición.
 Pasos para entrar a Trident.
 Inicio de Sesión.
 Barra de Controles.
 Personalización del Entorno de Trabajo.
 Plan Único de Cuentas (PUC).
 Comprobantes Válidos.
 Cuentas por Cobrar.
 Cuentas por Pagar.

18. CONCLUSIÓN.
19. BIBLIOGRAFÍA.
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INTRODUCCIÓN

En nuestra era actual, se ha evidenciado el uso necesario de la computadora,

herramienta indispensable para el buen desenvolvimiento de la mayoría de las
tareas que se encuentran en las empresas de vanguardia. Razón por la cual se
debe incursionar en éste maravilloso mundo de la informática. Ésta es la
motivación que me lleva a presentar el presente manual, tratando de hacerlo
entendible para los que no poseen conocimiento en ésta área y entretenido
para los que ya han sido iniciados en la misma.

Éste manual comprende la presentación de cada uno de los temas que he

estudiado a lo largo del curso y sus respectivas funciones.

Windows: Sistema operativo utilizado en 7 de cada 10 computadores del

mundo y cuyas herramientas nos permitirán desarrollar éste manual de manera
más sencilla.

Word: Procesador de textos más difundido y utilizado en nuestro medio que

nos permite crear cualquier tipo de trabajo escrito sistematizado.

Excel: Hoja de cálculo que nos brinda la posibilidad de desarrollar una cantidad
de tareas como por ejemplo, calcular, registrar, analizar, grabar, graficar y
presentar información de forma tabulada y ordenada.

Access: Base de datos que nos permite organizar datos, clasificarlos y tener
acceso a ellos de una forma fácil y rápida.

Power Point: Programa elaborado para crear archivos que contengan textos,
sonidos, gráficos, tablas, imágenes, etc. Y es de gran utilidad a conferencistas,
docentes, y una gran variedad de profesionales.

Trident: Programa que nos permite llevar la contabilidad de una empresa de

forma segura y ordenada.
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OBJETIVO GENERAL

Conocer y aplicar las funciones de cada uno de los programas expuestos en

éste manual y que son de uso general en las labores diarias donde se
encuentre un equipo de cómputo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

o Conocer el origen de las computadoras y la evolución que han tenido

hasta nuestros días.

o Saber cómo está conformado un Computador y distinguir sus partes.

o Conocer y aplicar las distintas funciones del sistema operativo Windows.

o Manejar eficazmente el procesador de textos Word.

o Desarrollar tareas en la hoja de cálculo de Excel.

o Almacenar y Manipular datos en Access.

o Crear presentaciones en Power Point.

o Saber llevar una contabilidad tomando como base el programa Trident.

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Antecedentes

El ser humano siempre ha necesitado medios para hacer cálculos y procesar la

información. La complejidad de estos se ha ido acrecentando con el tiempo,
conforme surgían nuevas necesidades, y ha estado subordinada a los
progresos de la tecnología. En cuanto al cálculo, primero surgieron los
instrumentos aritméticos, como el ábaco, a partir de los que se ha llegado a las
Calculadoras y ordenadores actuales.

El origen del procesamiento automático de la información, se remonta al año

1896 cuando Herman Hollerith (1860-1929) fundó una empresa que daría lugar
a IBM. Actualmente casi todas las necesidades de cálculo, se han visto
satisfechas con los ordenadores.

Es difícil determinar el punto de inicio para una síntesis histórica de la

informática, por cuanto son muchos los trabajos y descubrimientos que trajeron
como consecuencia la construcción del primer ordenador.

Desde tiempos inmemoriales los hombres se han valido de instrumentos para

realizar cálculos y para almacenar y procesar información. La primera
herramienta que servía para contar y al mismo tiempo para representar las
cantidades contadas fueron los dedos, dando origen al sistema decimal de
numeración.

El hombre primitivo usó piedrecillas para representar números y hacer sumas

sencillas. 500 años a.n.e., surgió el ábaco inventado y reinventado por culturas
distintas en el espacio y en el tiempo, como los aztecas y los sumerios. El
ábaco ruso es decimal, dispone de diez anillos de madera en cada columna. En
el chino el tablero está dividido en dos zonas, "cielo" y "tierra", con dos y cinco
bolas respectivamente. El japonés consta de cuatro y una bola
respectivamente. En Japón existe un Instituto de Investigación del ábaco y un
Comité Central de Operadores de ábacos.

El 12 de noviembre de 1946 compitieron, el soldado Wood del ejército de

EE.UU., que era el operador de máquinas de calcular más experto, con una
calculadora eléctrica de las de su época y Kiyoshi Matsuzaki del Departamento
de Ahorros del Ministerio de Administración Postal, dotado de un ábaco. Se
trataba de resolver cinco cálculos comprendiendo las cuatro operaciones
elementales, la victoria fue para el japonés, por cuatro frente a uno.
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El Ábaco

Considerado como el instrumento más antiguo de cálculo, adaptado y

apreciado en diversas culturas. El origen del ábaco esta literalmente perdido en
el tiempo. En épocas muy tempranas el hombre primitivo encontró materiales
para idear instrumentos de conteo. Es probable que su inicio fuera una
superficie plana y piedras que se movían sobre líneas dibujadas con polvo. Hoy
en día se tiende a pensar que el origen del ábaco se encuentra en China,
donde el uso de este instrumento aun es notable al igual que en Japón.

La palabra ábaco es latina y tiene sus orígenes del griego "abax" o "abakon",
que significa "superficie plana" o "tabla", es posible que se ha originado de la
palabra Semítica Abaq que significa "polvo". Otros nombres son: del ábaco
Chino es "Suan Pan", el Japonés es "Soroban", en Corea "Tschu Pan", en
Vietnam "Ban Tuan" o "Ban Tien", en Rusia "Schoty", Turquía "Coulba" y
Armenia "Choreb".

Debido a que gran parte de la aritmética se realizaba en el ábaco, el término

ábaco ha pasado a ser sinónimo de aritmética, y encontramos tal denominación
en Leonardo de Pisa Fibbonacci (1170-1250) en su libro "Liber Abaci" publicado
en 1202, que trata del uso de los números indo-arábigos.

Muchas culturas han usado el ábaco o el tablero de conteo, aunque en las

culturas europeas desapareció al disponerse de otros métodos para hacer
cálculos, hasta tal punto que fue imposible encontrar rastro de su técnica de
uso. Las evidencias del uso del ábaco son comentarios de los antiguos
escritores griegos. Por ejemplo, Demóstenes (384-322) escribió la necesidad
del uso de piedras para realizar cálculos difíciles de realizar en la cabeza. Y los
Métodos de calculo encontrados en los comentarios de Herodoto (484-425),
hablando de los egipcios decía: “Los Egipcios mueven su mano de derecha a
izquierda en los cálculos, mientras los Griegos lo hacen de izquierda a
derecha". Algunas de las evidencias físicas de la existencia del ábaco se
encontraron en épocas antiguas de los griegos por las excavaciones
arqueológicas. En 1851, se encontró una gran ánfora de 120 cm. de alto, se la
denominó como "Vaso de Darío" y entre los dibujos tiene una figura que
representa un contador que realiza los cálculos. La segunda muestra
arqueológica es un auténtico tablero de conteo encontrado en 1846 en la isla
de Salamis, el tablero de Salamis probablemente usado en Babilonia 300
a.n.e., es una gran pieza de mármol de 149 cm. de largo por 75 cm. de ancho,
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con inscripciones que se refieren a ciertos tipos de monedas de la época, este

tablero esta dividido en dos partes.

Se sabe que los Romanos empleaban su ábaco con piedra caliza o mármol,
para las cuentas a las que denominaron "calculi" esta palabra es la raíz de la
palabra cálculo".

Tuvo que pasar mucho tiempo para la aparición del primer computador u
ordenador.

Las generaciones de ordenadores

Informática se puede considerar como "Tratamiento automático de la

información" la primera persona que construyó una máquina (que todavía no
era un ordenador) fue el americano Herman Hollerit (1860-1929). En 1886,
cuando trabajaba para la oficina del censo en EE.UU. se percató de que el
procesamiento de los datos del censo del año 1880, no se había terminado en
el momento de hacer el de 1890. Para resolver el problema diseñó una tarjeta
que se debía perforar con los datos de cada uno de los encuestados. Estas
fichas se introducían en una lectora que detectaba las perforaciones mediante
un baño de mercurio (Hg), que al introducirse por los agujeros provocaba
contactos eléctricos. Finalmente los datos se registraban en una tabuladora.
Con ello se multiplicó por 100 la velocidad de proceso, 200 fichas por minuto.

Hollerit fundó su propia empresa, la Tabuling Machine Co. (1896),

posteriormente convertida en la Computing Tabulating Recording (1911), tras
pasar a manos de Thomas Watson se denominó en 1924 International
Bussiness Machines (IBM).

Otra gran empresa, Unisys, tiene su remoto origen en esta época. Al dejar
Hollerit la Oficina del Censo, lo sustituyó James Powers, quien fundó en 1911 la
Powers Accounting Machine Co., que pasó a formar parte en 1827 de la
Remington-Rand Corporation. Esta empresa años más tarde construyó los
primeros ordenadores Univac.

Hasta 1950 las empresas fundadas por Hollerit y Powers se dedicaron a la

fabricación de tabuladotas para la gestión de grandes empresas y organismos
oficiales. La primera tabuladora llegó a España en 1925 y se instaló en la
entonces denominada Compañía Telefónica Nacional de España (actualmente
Telefónica de España S.A.). En 1926 se instaló otra en el ayuntamiento de
Barcelona. A finales de los años 1950 había unas 70 en toda España.
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Ordenadores de Primera Generación

Los primeros ordenadores fueron electromecánicos (en base a relés). Aunque

Jorge Stibz construyó en 1949 en los laboratorios Bell una máquina
programable que trabajaba con números complejos, el Complex Calculator,
se considera que el primer ordenador fue desarrollado en 1941, el Z3 del
alemán Konrad Zuse (1910-1995). Le siguió en 1944 el Mark I de Howard
Aiken (1900-1973) y Grace Hopper (1906-1992), construido en la Universidad
de Hardward con la colaboración de IBM. Pesaba cinco toneladas y tenía más
de 750.000 piezas y 800 km de cable.

Durante la década de 1950 Aiken trabajó activamente con investigadores

españoles del Instituto de Electricidad y Automática del CSIC, fundado por
Torres Quevedo.

La sustitución de los relés por tubos de vacío dio lugar a la Primera

Generación de ordenadores electrónicos.

El primero fue fabricado en 1945, el ENIAC (Electronic Numerical Integrator

and Calculator) de los estadounidenses John Eckert (1919-1995) y John
Mauchly (1907-1980) que se usó en el cálculo de trayectorias de proyectiles.
Acabada la guerra se utilizó para calcular el número pi con unos 2.000
decimales, y para hacer los primeros diseños de la bomba de hidrógeno. Tenía
18.000 tubos y pesaba 30.000 kg. Era 300 veces más rápido que el Mark I y
costaba 400.000 dólares frente a los cinco millones del Mark I. Sin embargo
sólo tenía 20 registros de memoria, de 10 dígitos; estaba pues muy lejos de
cualquier ordenador personal.

En un test de prueba en febrero de 1946 el Eniac resolvió en dos horas un

problema de física nuclear que previamente habría requerido 100 años de
trabajo humano. Lo que lo caracterizaba como a los ordenadores modernos no
era simplemente su velocidad de cálculo sino el hecho de que combinando
operaciones permitía realizar tareas que previamente eran imposibles.

Antes del ENIAC, en 1940 se crearon otras máquinas electrónicas, un pequeño

calculador del físico John Atanasoff (1903-1995) que no era automático ni
programable y varias máquinas británicas para descifrar los mensajes del
ejército alemán, por ejemplo, en 1943 el Colossus. La batalla legal por la
palabra "Computer" la ganó en el año 1973 póstumamente Atanasoff. Echerk y
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Mauchly crearon la Electronic Control Co, que en 1950 fue adquirida por la
Remington-Rand, allí diseñaron el primer ordenador electrónico de gestión, el
NIVAC (UNIversal Automatic Computer). El aparato tuvo gran éxito y copó el
mercado, que hasta entonces había sido feudo de IBM. En respuesta IBM creó
una serie de ordenadores excelentes, como el IBM 705, en 1952, desbancando
a Univac, mediante una publicidad agresiva. El UNIVAC II no salió hasta 1958,
cuando IBM ya había recobrado el liderato. De poco les había servido una
fusión con Sperry Giroscope Co (1955) para crear la Sperry Rand Corporation.

En 1945 mientras se construía el ENIAC, se incorporó al equipo el prestigioso

matemático húngaro Johannes Von Neumann (1903-1957), quien propuso que
los programas se almacenasen en la memoria como si fuesen datos, y no en
una memoria especial, como se hacía desde el diseño de Babbage, equipo que
se iba a llamar EDVAC. Los informes fueron tan precisos que otros se
adelantaron y así el primer ordenador tipo Von Neumann fue el EDSAC
(Electronic Delay Storage Automatic Calculator) construido el año 1949 por
Mauricio Wilkes (1913-) en la Universidad de Cambridge. De esta generación
sólo llegó uno a España, un IBM 650, contratado por RENFE en 1958.

Ordenadores de segunda generación

Se considera el inicio en 1958 con la sustitución de los tubos de vacío por los
transistores. Los primeros ordenadores transistorizados fueron dos pequeños
modelos de NCR y RCA. Los primeros de IBM y Sperry Rand fueron el IBM
7070 (1960) y el UNIVAC 1107 (1962), respectivamente. Bull comercializó los
Gamma 30 y 60.

Durante esta época se introdujeron las unidades de cinta y discos magnéticos,

y las lectoras de tarjetas perforadas e impresoras de alta velocidad. Así mismo
aparecieron algunos lenguajes de programación, el COBOL (1959), el Algol
(1960), el LISP (1962) y el FORTRAN que fue creado en 1954 para IBM, por
John Backus (1924-).

El segundo ordenador instalado en España, y primero de la segunda

generación llegó en 1959, era un UNIVAC UCT, contratado por la antigua Junta
de Energía Nuclear, actualmente CIEMAT. La era de la informática llegó
realmente a nuestro país en 1961, en la Feria de Muestras de Barcelona, se
presentó un IBM 1401.
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Los primeros se instalaron en 1962, Sevillana de Electricidad (empresa del

grupo ENDESA), Galerías Preciados (Actualmente propiedad de El Corte
Inglés S.A.) y Ministerio de Hacienda. En 1967 IBM donó a la Universidad
Complutense de Madrid un ordenador científico, modelo 7094.

Ordenadores de tercera generación

La principal característica de esta generación fue el uso del circuito integrado,

que se incorporó a mediados de los años 1960.

Destaca la familia IBM 360 en cuyo desarrollo invirtió 5.000 millones de dólares
de aquella época (1964) y sobre todo la IBM 370 (1970), el producto más
famoso de esta generación. Sperry Rand, en 1965 introdujo la famosa serie
1100.

Durante esta época surgieron la multiprogramación y el tiempo compartido.

También tuvo lugar la denominada "crisis del software" Se intentó la creación
de lenguajes universales, el PL/1 (1964) y se estandarizaron los lenguajes más
utilizados: Fortran (1966), Algol (1968) y el COBOL (1970). También datan de
esta generación el BASIC (1964) y el Pascal (1971).

En España durante el trienio 1964-67 las tabuladoras fueron sustituidas

masivamente por ordenadores, y prácticamente desaparecieron al entrar en la
década de los 70. En 1970 el parque de ordenadores e distribuía así: Madrid
50%, Barcelona 34% y el resto lo tenían los grandes bancos del norte y
algunas cajas de ahorros.

Los miniordenadores surgieron a finales de los 60, como elemento de

transición entre las generaciones tercera y cuarta, con los circuitos integrados
de media escala (MSI). Sus destinatarios fueron grandes y medianas
empresas. Disponían de varias terminales y se organizaban en redes. Destaca
la familia PDP 11 de la desparecida Digital Equipment Corporation.

Ordenadores de cuarta generación

El elemento que provocó el nacimiento de esta generación se considera

habitualmente, aunque con cierta controversia, el microprocesador Intel 4004,
desarrollado por Intel en 1971. El primer ordenador personal en EE.UU. fue el
Altair 8800 (1974) de la desaparecida empresa MITS. Microsoft tuvo el acierto
de construir un intérprete BASIC para él, MITS sobrevivió un par de años, pero
Microsoft inició un despegue imparable, dando un gran salto al facilitar a IBM el
sistema operativo MS-DOS para el PC, que a su vez lo adquirió a otra
empresa.
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En 1971 apareció el PET 2001 de Commodore, empresa absorbida por la

holandesa Tulip, el TRS 80 de Radio Shack y el Apple II, fabricado en un
garaje por dos jóvenes norteamericanos: Steven Jobs (1955-) y Stephen
Wozniak (1950-). A partir de 1980 se produce una eclosión de marcas. Destaca
el Sinclair ZX80, precedente del ZX81 y del Spectrum, fabricante absorbido
por Amstrad, que consiguió gran éxito vendiendo productos de muy baja
calidad fabricados en Corea. Amstrad, como es lógico, abandonó la informática,
aunque sigue con equipos musicales y antenas de televisión, de muy baja
calidad. En Agosto de 1981 se presentó el IBM PC, que dio lugar a la difusión
masiva de la informática personal. Sin embargo la microinformática,
contrariamente a lo que se cree, no comenzó en EE.UU, pues en el año 1973
se creó en España, con la invención del primer ordenador personal, el
Kentelek 8, a cargo de la empresa Distesa (de la editorial Anaya), el creador
fue Manuel Puigbó Rocafort. Jordi Ustrell diseño posteriormente otro ordenador
personal par la empresa catalana EINA.

Como se ha visto, desde el ábaco hasta las primeras calculadoras mecánicas

pasaron 12 siglos, desde estas últimas al primer ordenador transcurrieron dos
siglos y desde el Mark I al primer microordenador pasaron 28 años. Desde
entonces la velocidad de desarrollo es difícil de imaginar.

Ordenadores de quinta generación

En octubre de 1981 el mundo de los ordenadores se vio sacudido por el

anuncio hecho en Japón, de una iniciativa de investigación y desarrollo
orientada a producir una nueva generación de ordenadores en la primera
década de los años de los 90, a los que se les dio el nombre de ordenadores
de quinta generación.

Los ordenadores de esta generación deberían de ser capaces de resolver

problemas muy complicados, algunos de los cuales requieren toda la
experiencia, capacidad de razonamiento e inteligencia de las personas para ser
resueltos. Deberían de ser capaces de trabajar con grandes subconjuntos de
los lenguajes naturales y estar asentados en grandes bases de conocimientos.
A pesar de su complejidad los ordenadores de esta generación se están
diseñando para ser manejados por personas no expertas en informática.
Para conseguir estos fines tan ambiciosos estos equipos no tendrán un único
procesador, sino un gran número agrupado en tres subsistemas
fundamentales: un sistema inteligente, un mecanismo de inferencia y una
interfaz de usuario inteligente.
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Los avances se sitúan en materia de teleinformática, y una progresiva

disminución de tamaño y coste del equipo, así como de técnicas de
programación y desarrollo de inteligencia artificial, y de control de procesos
(robotización). A los 10 años, se vio el fracaso del proyecto, actualmente no
están desarrollados estos ordenadores, aunque se trabajó en distintos países,
cuyos programas de investigación más importantes fueron:

l EE.UU.: Proyectos DARPA y MCC

l Unión Europea: Proyecto Sprit
l Reino Unido: Proyecto Alvey
l Japón: Proyecto ICOT

Historia de los ordenadores personales

Diseño del primer PC de IBM

El IBM PC, presentado en agosto de 1981, fue un equipo cuyo objetivo era el
mercado doméstico, con lo cual se comprenderán fácilmente las limitaciones
existentes en la primera generación.

Externamente estaba integrado por tres piezas, la unidad central, de

sobremesa y de gran tamaño, la pantalla, monocroma y de modo texto y un
teclado. A esto se podía añadir una impresora de nueve agujas, con la marca
IBM pero fabricada por la japonesa Epson.

Por lo que respecta al microprocesador se trataba del Intel 8088, una versión,
con el bus recortado a la mitad de ancho, del 8086. Esta CPU suponía un
avance respecto a los microordenadores comercializados en esa época, pues
todos eran de 8 bit, a excepción del Olivetti M20, que incluía una CPU Zilog
8000 de 16 bit, aunque el 8088 no era un auténtico 16 bit. El usar la CPU Intel
8088, con bus externo de 8 bit, tenía una explicación, poder emplear todos los
"chips" de acompañamiento (que en aquella época eran bastantes) existentes
en el mercado, a precio barato, de 8 bit. Si se hubiera empleado la CPU Intel
8086, como hicieron de inmediato otras empresas como Olivetti en su M24 y la
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desaparecida Víctor, todos estos chips habrían de ser de 16 bit, con un precio
muy elevado en aquella época.

Así se concluye que IBM, buscó el fabricar un equipo novedoso en su CPU,

aunque limitando al máximo el precio de sus componentes, para mantener un
producto de calidad alta, prestaciones superiores frente a los productos
domésticos de la competencia, y a un precio que le permitiera mantener los
grandes márgenes comerciales. La configuración básica estaba integrada por:
l CPU Intel 8088 a 4.77 MHz l 64 kO RAM l Controladora de vídeo modo texto l
Controladora de impresora (Centronics) l Monitor exclusivamente de modo
texto l Cinta de casette para almacenar datos y programas l Lenguaje BASIC
en ROM l Teclado, de 84 teclas Sin embargo esta versión no se llegó a
comercializar pues se sustituyó la unidad de casette por una de disco flexible
de 160 k Octetos de capacidad, y como es lógico con su controladora. A su vez
se introdujo el sistema operativo PC-DOS 1.0, proporcionado, aunque no
creado, por Microsoft (en aquella época sólo era conocida por su lenguaje
BASIC) a IBM. que un gran número de empresas independientes crearan
tarjetas electrónicas adaptables, que realizaban funciones no disponibles en el
PC o que mejoraban las existentes. Estos zócalos constituyen el tan conocido
BUS de expansión del PC, que dio lugar al BUS AT, un estándar a nivel
microinformático, conocido como Bus ISA. Se define como ancho de banda del
bus, la cantidad de bits que puede transportar por unidad de tiempo, siendo
inferior a 4 MO/s. El éxito de este equipo fue superior al previsto por IBM,
prueba de ello es que no estuvo disponible en Europa hasta casi dos años
después de su lanzamiento en EE.UU., momento en que se empezó a fabricar
en Escocia (R.U.). Este éxito se debió a la gran fama de IBM, pues en esa
época había equipos muy superiores, como los antes citado de Olivetti y Víctor,
y a precios más asequibles.

Dado que las especificaciones técnicas fueron hechas públicas por IBM, esto
dio origen, como se ha comentado previamente, al nacimiento de gran cantidad
de empresas que crearon tarjetas adaptables al bus. Entre ellas se pueden
citar, por ejemplo, tarjetas con un reloj con batería, pues el PC perdía la hora al
apagarlo, tarjetas de vídeo con posibilidades gráficas y que por lo tanto
soportaban un monitor gráfico y a veces en colores, tarjetas de comunicaciones
como por ejemplo tipo modem o telex, y otras muchas posibilidades.

IBM reaccionó con alguna lentitud, presentando algunas mejoras en su PC,

conocido como IBM PC XT, en el que incorporó un disco duro de 20 MO con
interfase MFM (actualmente desaparecida), con su controladora, y una tarjeta
de vídeo que soportaba monitores en color y gráficos, pero con una resolución
baja (640*200 puntos), que para lo único que servían era para destrozar la vista
de los usuarios. A su vez incluyó disqueteras para soportes con capacidad de
360 kO. Simultáneamente aparecieron los primeros microordenadores clónicos
y compatibles. Por ejemplo, en EE.UU. Olivetti Docutel presentó el Olivetti PC,
una copia casi idéntica del IBM PC XT, aunque con mejores prestaciones y
precio más bajo; en Europa apareció el Olivetti M24, con CPU Intel 8086, y
buses de 16 bit, lo cual lo hizo muy superior al XT de IBM, siendo un gran éxito
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a nivel mundial (se comercializó con otras marcas: AT&T, Toshiba, Logabax,
Xerox, Hermes ...). A su vez la francesa Bull presentó un clónico del IBM PC
XT, copia exacta, aunque lo raro es que tenía prestaciones inferiores al de IBM;
cosa incomprensible. De esta forma fueron apareciendo equipos que
intentaban superar a los de IBM, pero aun no había dado comienzo la época de
los clónicos a bajo precio y montados en base a piezas fabricadas en Formosa
y otros países asiáticos. La gran difusión de estos equipos, hizo que
aparecieran gran cantidad de programas, lo cual reforzó el liderazgo de los
PC's de IBM. También surgió un equipo de IBM conocido como portable (no
portátil), que además de ser bastante voluminoso, no tenía autonomía eléctrica,
es decir había que enchufarlo a la red. Otro inconveniente fue que la pantalla
era de tubo de rayos catódicos, como los ordenadores de sobremesa, aunque
de pequeñas dimensiones, pero con toda la problemática que conllevan para
su transporte. Este equipo no era muy asequible ni en precio ni en portabilidad,
por lo que otras empresas intentaron mejorarlo, así surgió, con este propósito,
Compaq, empresa comprada por Hewlett Packard.
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El Computador

Definición:

Ordenador o Computadora, dispositivo electrónico capaz de recibir un conjunto

de instrucciones y ejecutarlas realizando cálculos sobre los datos numéricos, o
bien compilando y correlacionando otros tipos de información.

El mundo de la alta tecnología nunca hubiera existido de no ser por el

desarrollo del ordenador o computadora. Toda la sociedad utiliza estas
máquinas, en distintos tipos y tamaños, para el almacenamiento y manipulación
de datos. Los equipos informáticos han abierto una nueva era en la fabricación
gracias a las técnicas de automatización, y han permitido mejorar los sistemas
modernos de comunicación. Son herramientas esenciales prácticamente en
todos los campos de investigación y en tecnología aplicada.

El computador está formado básicamente por dos partes interdependientes,

son a saber: el Hardware y el Software.
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¿Qué es Hardware?

Éste Término se le ha designado a la parte física o material de un computador

con sus equipos complementarios, es decir todo aquello que se puede tocar:
el monitor, el teclado, la computadora en si “la caja” (lo que alberga las
tarjetas, el disco duro, la unidad de disquete, etc.), la impresora, el ratón
(Mouse), los cables, conexiones, etc.

¿Qué es Software?

Es la parte lógica que trabaja un computador, es decir es la parte inmaterial,

no se puede ver ni tocar, pues equivale a una serie de instrucciones y
procedimientos programados en lenguaje de máquina, grabadas en algún
medio magnético u óptico, los cuales son ejecutados por el computador y
controlan toda su actividad.

Todo el hardware que hay no puede funcionar si no hay un programa o

programas que hacen que este trabaje de manera adecuada.

Estos programas se les llaman Software y hacen que una computadora tenga
vida y se comporten como las vemos actualmente.

Algunos ejemplos de software son:

- Los Sistemas Operativos (S.O.) como el antiguo DOS (Disk Operating

System), Windows 95, 98, Milenium, 2000, XP, Vista, de Microsoft., también
hay el OS/2, el LINUX, el UNIX, entre otros.

- Los programas hechos para áreas específicas, como el Word, el

PowerPoint, juegos, programas de antivirus, programas para navegar en
Internet, etc.

- Algunos pequeños programas que vienen con muchos dispositivos

adicionales para un computador como tarjetas de módem, de sonido, etc.,
llamados drivers (manejadores) que lo que hacen es hacer trabajar la tarjeta
de forma correcta, entre otros.

Como se puede deducir, Software y Hardware deben funcionar en conjunto

para lograr que la computadora realice los trabajos para los que fue creada.
La evolución del Hardware y Software es constante y se pueden ver los
progresos en estas dos áreas observando los nuevos productos de Microsoft
y de Intel, para poner un ejemplo, que son los más representativos del
mercado.
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HARDWARE

Periféricos de entrada

 El Teclado

El teclado, hasta el presente, y sin lugar a dudas, es el más importante y

generalizado periférico de entrada de un sistema de computación. El
denominado teclado alfanumérico está formado por letras del alfabeto latino,
números y algunos signos especiales, como por ejemplo: en la parte superior
del número 5 aparece el signo % (tanto por ciento). Estos signos especiales se
obtienen pulsando la tecla Shift (a) y la tecla en la cual esta representando el
signo. Como podrá apreciar es muy similar al teclado de una máquina de
escribir, con algunas teclas adicionales: Enter, BIoq Mayús, Shift, Alt,
Direccionamiento del cursor, etc.

Las denominadas teclas de direccionamiento o movimiento del cursor, observe

que se encuentran situadas en la parte inferior, hacia la derecha del teclado.
Están representadas por cuatros flechas que sirven para movilizar el cursar en
el sentida que indica cada una de ellas sin borrar las letras o caracteres
escritos. En la parte superior, están localizadas dos importantes teclas: Impr
Pant (Imprimir pantalla) y Pausa (Pausa Interrupción).

El teclado numérico es similar al de una calculadora. Se emplea,

principalmente, para introducir información numérica. En la parte superior se
encuentran situadas tres pequeñas pantallas: BIoq Num (Bloquear números),
BIoq Mayús (Bloquear mayúsculas) y BIoq Despl (Activa o desactiva el
desplazamiento en pantalla) las cuales se iluminan cuando dichas teclas están
activadas, por ejemplo: al activarse la pantalla normalmente se activa BIoq
Num, lo que significa que el teclado numérico está preparado para ser
empleado. Si pulsamos la tecla BIoq Mayús, se ilumina su pantalla, lo cual nos
indica que el texto a escribir se efectuará con letras mayúsculas.
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En la parte superior del teclado, comenzando por el lado izquierda, en

encuentra la tecla Esc (Escape), la cual se emplea para salirse de la tarea que
estemos realizando. Seguidamente aparecen las doce teclas de función,
señalizadas con los caracteres FI, F2, F3, etc. hasta F12. Sus funciones varían
de acuerdo con el sistema y programa que se esté ejecutando.

En un artículo publicado en la revista FORTUNE (Américas) de fecha

2 1/12/97, entre otras cosas dice:

“Este año marca el inicio del fin para el teclado de la computadora.

Recientemente tres empresas Dragón System, 1MB y Lemout & Haouspie
Speech Product desarrollaron la primera generación de sistemas de
reconocimiento de voz “continua”, una tecnología que permite finalmente
manejar las palabras habladas de una manera natural. Para el año 2001
virtualmente todas las computadoras que se vendan estarán equipadas con
reconocimiento de voz. En septiembre, Microsoft invirtió U$ 45 millones en
L&H.

Con el sistema Voice-Comands de L&H usted podrá, usando el Microsoft Word,

dar instrucciones a su computadora para que ponga en roja las siguientes tres
palabras o inserte una tabla con tres renglones y cuatro columnas.... Gracias a
computadoras muy potentes, ahora pueden manejar base de datos enormes de
sonido de palabras, como el sistema Naturally Speaking de Dragón que tiene
un vocabulario básico de “30.000 palabras.”

Pese a lo indicado en el mencionado artículo, se considera que aún deberán

transcurrir muchos años para que las computadoras lleguen a comprender el
verdadero significado del muy complejo lenguaje humano.
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 El Mouse o Ratón

El denominado Mouse o ratón es también un periférico de entrada. Recibe este

nombre por su apariencia diminuta y su cola, la cual, en realidad, es una
interfase que debe ser conectada al correspondiente puerto. Su función es
apuntar con un cursor en forma de flecha (en el ambiente Windows) o de cruz o
cuatro en otras aplicaciones. En la parte inferior de los ratones móviles se
encuentra una esfera, la cual, al mover el ratón con la mano, transmite este
movimiento a través de unos censores al puntero del ratón que se encuentra en
la pantalla, por lo tanto, podríamos decir que el ratón se convierte en una
extensión de la mano dentro de la pantalla de la computadora.

El ratón puede ser móvil o fijo. El móvil, que suele ser el de mayor uso, consta
de una serie de botones en su parte superior frontal que pueden ser
programados.

El más generalizado es de tres botones. En el mercado es posible conseguir

ratones hasta con 10 botones para diversas aplicaciones, tales como el
autocad. Por otra parte, también existen ratones con un solo botón central que
es movido con los dedos de la mano. Algunos vienen preparados para facilitar
las operaciones que se realicen con Internet, especialmente para facilitar el
avance o retroceso en las páginas WEB. El ratón fijo suele estar situado en la
parte inferior del teclado, especialmente en las computadoras portátiles, y
consta de una pequeña pantalla sobre la cual se desliza uno de los dedos del
operador para movilizar el cursor del ratón.
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 El Escáner

El Escáner, periférico de entrada, es un lector óptico que convierte la

información en una imagen que puede ser guardada en un archivo. Se aplica
para introducir fotografías, dibujos y textos escritos

Considero conveniente decirle que para variar un texto escaneado precisará de

un programa de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR por sus siglas en
inglés>, el cual se encarga de traducir el texto a caracteres para éstos puedan
ser modificados.

Los de página completa se parecen a una fotocopiadora y, en este caso, la

forma de proceder es muy simple. Se coloca el documento sobre el vidrio del
escáner, cierra la tapa y procede a escanearlo. Actualmente ya han aparecido
computadoras que poseen una abertura por donde se introduce los
documentos a ser escaneados (su costo es bastante elevado).
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 El Joystick

Dispositivo señalador muy conocido, utilizado mayoritariamente para juegos de

ordenador o computadora, pero que también se emplea para otras tareas. Un
joystick o palanca de juegos tiene normalmente una base de plástico redonda o
rectangular, a la que está acoplada una palanca vertical. Los botones de control
se localizan sobre la base y algunas veces en la parte superior de la palanca,
que puede moverse en todas direcciones para controlar el movimiento de un
objeto en la pantalla. Los botones activan diversos elementos de software,
generalmente produciendo un efecto en la pantalla. Un joystick es normalmente
un dispositivo señalador relativo, que mueve un objeto en la pantalla cuando la
palanca se mueve con respecto al centro y que detiene el movimiento cuando
se suelta. En aplicaciones industriales de control, el joystick puede ser también
un dispositivo señalador absoluto, en el que con cada posición de la palanca se
marca una localización específica en la pantalla.

Joystick elementos:

1 Mango
2 Base
3 Botón de disparo
4 Botones adicionales
5 Interruptor de autodisparo
6 Palanca
7 Botón direccional
8 Ventosa
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 El Micrófono

Periférico por el cual transmite sonidos que el ordenador capta y los reproduce,
los salva, etc. Se conecta a la tarjeta de sonido.

Los micrófonos son los transductores encargados de transformar energía

acústica en energía eléctrica, permitiendo, por lo tanto el registro,
almacenamiento, transmisión y procesamiento electrónico de las señales de
audio. Son dispositivos duales de los altoparlantes, constituyendo ambos
transductores los elementos mas significativos en cuanto a las características
sonoras que sobre imponen a las señales de audio.

Existen los llamados micrófonos de diadema que son aquellos, que, como su
nombre lo indica, se adhieren a la cabeza como una diadema cualquiera, lo
que permite al usuario mayor comodidad ya no necesita sostenerlo con las
manos, lo que le permite realizar otras actividades.

 La WebCam

Es una cámara de pequeñas dimensiones. Sólo es la cámara, no tiene LCD.

Tiene que estar conectada al PC para poder funcionar, y esta transmite las
imágenes al ordenador. Su uso es generalmente para videoconferencias por
Internet, pero mediante el software adecuado, se pueden grabar videos como
una cámara normal y tomar fotos estáticas.
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 Lector de Códigos de Barras

Dispositivo que mediante un haz de láser lee dibujos formados por barras y
espacios paralelos, que codifica información mediante anchuras relativas de
estos elementos. Los códigos de barras representan datos en una forma legible
por el ordenador, y son uno de los medios más eficientes para la captación
automática de datos.

 Lápices Ópticos

Es una unidad de ingreso de información que funciona acoplada a una pantalla

fotosensible. Es un dispositivo exteriormente semejante a un lápiz, con un
mecanismo de resorte en la punta o en un botón lateral, mediante el cual se
puede seleccionar información visualizada en la pantalla. Cuando se dispone
de información desplegada, con el lápiz óptico se puede escoger una opción
entre las diferentes alternativas, presionándolo sobre la ventana respectiva o
presionando el botón lateral, permitiendo de ese modo que se proyecte un rayo
láser desde el lápiz hacia la pantalla fotosensible. No requiere una pantalla ni
un recubrimiento especiales como puede ser el caso de una pantalla táctil, pero
tiene la desventaja de que sostener el lápiz contra la pantalla durante periodos
largos de tiempo llega a cansar al usuario.
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Periféricos de Salida

 La Pantalla o Monitor

La pantalla es un periférico de salida que nos muestra en forma de imágenes o

texto toda la información procesada por la computadora. No intentaré explicarle
la tecnología de su funcionamiento, pero si algunas de las principales
características que deberá tener en cuenta si piensa adquirir una buena
pantalla. Primeramente, recordemos que todo periférico debe estar conectado
al CPU. En nuestro caso necesitaremos una tarjeta (adaptador de vídeo) que
se comunicará con el CPU, a través de la tarjeta madre.

Una de las partes más importantes para evaluar un monitor es en base a su y

su unidad de medida es el pixel, el cual definiremos como el menor resolución
elemento de la pantalla resulta un área iluminada un (un pixel). En
consecuencia, mientras más píxeles tenga un monitor mejor será su imagen. El
número de píxeles que contiene una pantalla recibe el nombre de resolución y
a mayor resolución se obtendrán imágenes más nítidas. Otra forma de
clasificar los monitores es por la capacidad para producir imágenes a color. El
número de imágenes que puede manejar un monitor recibe el nombre de
paleta. Sobre la base de la anterior podemos clasificar los monitores en
Monocromáticos y Policromáticos.

Los monitores monocromáticos pueden dar una imagen en verde, azul o

ámbar. Como en los folletos de propaganda suelen mencionarse por sus siglas
en inglés, también se les conoce como MDA (Monochorme Display Adapter) y
por HGC (Hercules Graphics Card) que significan: adaptadores de vídeo
monocromáticos. Suelen poseer una resolución de 720x350 píxeles. Este tipo
de monitores se ha convertido en obsoletos y tienden a desaparecer del
mercado para dar paso a los Policromáticos.
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Los monitores Policromáticos presentan diferentes capacidades de

resolución, y también se les suele denominar por sus siglas en inglés. Los
cuales son de acuerdo a como fueron apareciendo en el mercado.

CGA (Color Graphics Adapter). Tienen una resolución de 640x200 pixeles y la

paleta es 4 colores.

EGA (Enchanced Graphics Adapter). Tienen una resolución de 640x350 pixeles

y paleta es de 16 colores.

VGA (Vídeo Graphics Array). Tienen una resolución de 640x480 pixeles y la

paleta de 256 colores

SVGA (Super Vídeo Graphics Adapter). Tienen una resolución de 800x600 o

1024x768 o 1600x1200 pixeles con una paleta es 256 colores.

Todas las pantallas que le he mencionado aplican la tecnología CRT (Cathode

Ray Tube), (Tubo de Rayos Catódicos), al cual tiene un gran inconveniente
pues, al crecer el tamaño de la pantalla, su profundidad y peso se incrementan
de manera drástica. Se estima que por cada pulgada diagonal de la pantalla, su
monitor tiene también, aproximadamente, una pulgada de profundidad. En
consecuencia, una pantalla de 14 pulgadas tendrá, aproximadamente, 14
pulgadas de profundidad. Para solucionar este gran inconveniente de espacio,
especialmente el grosor <profundidad> de las pantallas, se lanzó al mercado
una nueva tecnología denominada LCD (Liquid Cristal Display) (Pantalla de
Cristal Liquido) aplicadas en las computadoras portátiles. La principal
desventaja de las pantallas de tecnología LCD es el incremento de su costo
con relación a las CRT. En el siguiente grafico se muestra una computadora
portátil.

Existen otras tecnologías como, por ejemplo, la FED (Field Emission Display)
(Pantalla de Campo de Emisión) basada en la tecnología CRT. En la tecnología
FED un rayo activa una capa de fósforo y, en lugar de los 3 cañones de rayos
de la CRT, se colocan cientos de pequeños emisores detrás del pixel, todo ello
dentro de un panel que apenas ocupa unos milímetros de grosor pero, su
precio es elevado.
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 La Impresora

La impresora es un periférico de salida, por medio de la cual puede plasmar en

un papel una determinada información previamente procesada por la
computadora. Como ya hemos visto, el CPU procesa o suministra información
a velocidades realmente fantásticas y ninguna impresora puede imprimir la
información recibida a esa gran velocidad. En consecuencia, para que el CPU
no tenga que estar inactivo, esperando por la impresora, ésta debe tener su
propia memoria RAM, la cual permite que el CPU envíe toda la información en
bloques y la impresora la irá procesando de acuerdo a su velocidad. De está
forma, mientras la impresora está imprimiendo, el CPU quedará libre
(desocupado) para seguir cualquier otro tipo de procesamiento de datos
atendiendo los requerimientos de cualquier otro periférico, por ejemplo: el
teclado. En consecuencia, mientras la impresora realiza su trabajo de
impresión usted puede estar suministrando nueva información al CPU. La
memoria presente en la impresora se denomina buffer. Podríamos definir el
buffer como un área de memoria que permite la comunicación de dos
elementos cualquiera, compensando la diferencia de velocidad que pudiera
existir entre ellos. Es decir, sirve como “puente” entre dos elementos que se
quieren comunicar.

En líneas generales se clasifican, según su tipo de funcionamiento en: a) de

impacto y b) de no impacto.

a) Impresoras de Impacto

Dentro de las denominadas impresoras de impacto y de acuerdo con el

mecanismo empleado para la impresión tenemos impresoras de: Martillo,
Esfera, Margarita y Matricial. Esta última, Matricial o de Matriz de Puntos, es la
de uso más generalizado dentro de este tipo de impresoras. Su principal
herramienta de trabajo la forma un cabezal con 9 o 24 agujas que harán
contacto con la cinta de tinta y dejarán un puntitos en el papel. En conjunto de
estos puntitos formarán el carácter deseado. La velocidad de estas impresoras
determina por el número de caracteres por segundo (cps). Pueden alcanzar
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hasta unos 600 cps. Debido a ser las más bajo costo y proporcionar un trabajo
de buena calidad, son la de mayor uso en el mercado, especialmente cuando la
impresión no exige que sea de excelente calidad. El buffer de este tipo de
impresoras suele estar comprendido entre 15 a 50 Kb.

b) Impresoras de NO impacto

Las impresoras de no impacto podemos dividirlas en dos categorías: b-1)

Inyección de Tinta y, b-2) Láser.

b-1) Impresoras de inyección de tinta

Las impresoras de inyección de tinta han crecido rápidamente y se basan en

cartuchos de tinta, la cual se inyecta por unos minúsculos tubitos que reciben el
nombre de inyectores. La inyección de esta tinta, que se consigue por medio de
un procedimiento electroquímico, se transforma en pequeñísimas gotitas que
se plasman en el papel y, debido al gran número de esas gotitas, la definición
de la imagen es de muy buena calidad. Su costo es similar a las de impacto. En
estas impresoras la unidad de medida de velocidad es el número de páginas
por minuto (ppm) y están comprendidas entre 4 y 20 ppm. La calidad de
impresión se acerca a las de impresión láser. Para calificar su resolución se
usan las siglas dpi (Dots Per lnch). Actualmente llegan a obtener resoluciones
hasta de 1.440 dpi. El Buffer de estas impresoras viene siendo similar a las de
impacto.

b-2) Impresoras láser

Las denominadas impresoras láser no emplean cintas ni tubos de tinta, sino un

polvo denominado toner. Utilizan un rayo de luz láser que dibuja los caracteres
a ser impresos sobre el papel y que permite que éste se cargue eléctricamente
(electricidad estática) y, en los lugares apuntados por el rayo, atraen al polvo
(toner) que se fija en el papel, previamente calentado por la impresora. Este es
el motivo por el cual al salir las hojas impresas están calientes. La impresión es
de excelente calidad pero, el precio del polvo (toner) es mucho más elevado
que los tubos de tinta. Por otra parte, el costo de una impresora láser es muy
superior al de las otras impresoras. Su precio actual se aproxima al 1/2 millón
de pesos y, en algunas marcas, llega a pasar de esa cantidad. Como en las
impresoras de inyección, la medida de velocidad es de ppm. Su velocidad
suele estar comprendida entre 12 y 40 ppm. En las impresoras láser
empleadas en los grandes equipos esta velocidad puede llegar a duplicarse.

Actualmente casi todas las impresoras pueden imprimir a colores,

especialmente las denominadas de NO impacto.
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 Los Parlantes

Dispositivos por los cuales se emiten sonidos procedentes de la tarjeta de

sonido. Actualmente existen bastantes ejemplares que cubren la oferta más
común que existe en el mercado. Se trata de modelos que van desde lo más
sencillo (una pareja de altavoces estéreo), hasta el más complicado sistema de
Dolby Digital, con nada menos que seis altavoces, pasando por productos
intermedios de 4 o 5 altavoces.

 Los Auriculares

Son dispositivos colocados en el oído para poder escuchar los sonidos que la
tarjeta de sonido envía. Presentan la ventaja de que no pueden ser escuchados
por otra persona, solo la que los utiliza.
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 Los Plotters (Trazador de Gráficos)

Es una unidad de salida de información que permite obtener documentos en

forma de dibujo.

Existen plotters para diferentes tamaños máximos de hojas (A0, A1, A2, A3 y
A4); para diferentes calidades de hojas de salida (bond, calco, acetato); para
distintos espesores de línea de dibujo (diferentes espesores de rapidógrafos), y
para distintos colores de dibujo (distintos colores de tinta en los rapidógrafos).

 El Fax

Dispositivo mediante el cual se imprime una copia de otro impreso, transmitida

o bien, vía teléfono, o bien desde el propio fax. Se utiliza para ello un rollo de
papel que cuando acaba la impresión se corta.
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MEMORIA Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO

La memoria es un dispositivo electrónico en el que se almacenan datos.

La memoria permite operaciones de escritura en las que los datos se

almacenan en un lugar dado.

La memoria también permite operaciones de lectura en las que dado un lugar,

se obtiene el contenido previamente almacenado en dicho lugar.

El tamaño de memoria se mide por la cantidad de información que es capaz

de almacenar.

MEMORIA RAM

La memoria RAM (Random Access Memory) es la llamada memoria de acceso

aleatorio debido a su principal característica de acceso instantáneo a cualquier
parte de ella, gracias a un sistema de direcciones.

Se dice que es volátil porque la información en ella almacenada se pierde al

retirarle la energía.

La memoria RAM es uno de los elementos más críticos del computador.

Cuando usted quiere usar un archivo de datos o programa, los datos o
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instrucciones son leídos desde el disco duro o disquete y colocados en la RAM,

para que sean leídos por el procesador, permitiéndole manipularlos; es decir:
ingresar nuevos datos, modificar los existente, hacer cálculos, búsquedas,
resúmenes y, entre otras cosas importantes.

La memoria RAM la podemos comparar con una agenda de trabajo, en la que

se puede anotar una reunión, ver el programa de actividades para un día
determinado o anular una cita.
Además en esta agenda, al igual que en la memoria, los datos no están
mezclados sino que conservan un cierto orden y cada dato ocupa una posición
bien determinada. Si se desea saber la dirección de un cliente o un proveedor,
no se iniciará la búsqueda desde la A hasta encontrarlo, sino que se localiza
directamente en la página correspondiente a la inicial del apellido.

En las memorias hay dos características temporales importantes:

a. El tiempo de acceso: tiempo que tarda una escritura o lectura.

b. El tiempo de ciclo: tiempo que pasa desde que se inicia un acceso hasta que
se esta listo para el próximo.

El tiempo de ciclo suele ser superior al tiempo de acceso, pero los dos están
relacionados. Tradicionalmente se ha dado mayor importancia al tiempo de
acceso, pero la dinámica de las memorias caché con sus accesos en ráfagas,
ha dado mayor importancia al tiempo de ciclo. Esto ha propiciado la aparición
de mejoras estructurales en las memorias, que pretenden mejorar el tiempo de
lectura o escritura de un bloque de datos y no de un dato individual, sin
modificar la estructura de almacenamiento de la memoria, sin elevar
excesivamente el precio.

En su mayor parte, lo que está en la memoria de la computadora es

información temporal de trabajo.
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La memoria de la computadora está organizada en unidades de bytes,

compuesto cada uno de ellos de 8 bits. El mismo patrón de bits puede ser visto
como un número, una letra del alfabeto o una instrucción particular de lenguaje
de máquina, según se le interpreta. Los mismos bytes de memoria se usan
para registrar códigos de instrucciones de programa, datos numéricos y datos
alfabéticos.

Las direcciones de la memoria están numeradas comenzando con cero. Los

mismos datos usados como datos de computadora también pueden emplearse
para especificar direcciones de memoria.

Los datos o programas siempre ocupan un espacio contiguo en la RAM,

siempre asignándole el espacio por bloques.

El DOS puede manejar de forma plana solo hasta 640 KB, para manejar
valores mayores a 1 MB, requiere de ayuda de HIMEM.SYS y EMM386.EXE.

MEMORIA ROM

Es una memoria de sólo lectura. Su contenido es absolutamente inalterable,

desde el instante en que el fabricante grabo las instrucciones en el Chip, por lo
tanto la escritura de este tipo de memorias ocurre una sola vez y queda
grabado su contenido aunque se le retire la energía.
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Los PC vienen con una cantidad de ROM, donde se encuentras los programas
de BIOS (Basic Input Output System), que contienen los programas y los datos
necesarios para activar y hacer funcionar el computador y sus periféricos.
La ventaja de tener los programas fundamentales del computador almacenados
en la ROM es que están allí implementados en el interior del computador y no
hay necesidad de cargarlos en la memoria desde el disco de la misma forma en
que se carga el DOS.

Debido a que están siempre residentes, los programas en ROM son muy a
menudo los cimientos sobre los que se construye el resto de los programas
(incluyendo el DOS).

La memoria ROM se puede explicar de la manera siguiente:

Es un libro impreso, sea diccionario, novela, etc. no se puede variar el
contenido del mismo, tan solo es posible leer, recoger la información, nunca
añadírsela o modificar el texto.

En fin son memorias perfectas para guardar microprogramas, sistemas

operativos, tablas de conversión, generación de caracteres etc.
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MEMORIA PROM

Tal como indica su nombre, (P) programable ROM, estas memorias son
programables se entregan vírgenes al programador, este mediante un
dispositivo especial las programará grabando en ellas los datos que considera
de interés para su trabajo, o para su uso personal. El proceso de programación
es destructivo: una vez grabada, es como si fuese una ROM normal, o sea, una
vez que la memoria sea programada no podrá ser alterada nuevamente.

Para conseguir que la información que se desea grabar sea inalterable, se

utilizan dos técnicas:

Por destrucción de fusible o por destrucción de unión.

Una vez programadas por el usuario, las PROM tienen las mismas
características que aquellas que poseen las ROM.

Las memorias PROM se subdividen en sí, en EPROM y RPROM.

MEMORIAS EPROM Y RPROM

Estas memorias son similares a las PROM pero con la diferencia que se
pueden borrar y volver a grabar varias veces. Existen dos tipos de memorias
según el proceso de borrado de las mismas:
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MEMORIA EPROM

Se trata de una memoria PROM, de la que se puede borrar la información

mediante rayos ultravioleta. Para esta operación es necesario que el circuito
integrado disponga de una ventana de cuarzo transparente a los rayos
ultravioleta. El tiempo de exposición a los rayos ha de ser corto, pero variable
según el constructor. Una vez borrados los datos de la EPROM, se necesita
disponer de un grabador especial para introducir nuevos datos.

MEMORIA RPROM

Estas memorias utilizan transistores MNOS (metal nitruro óxido sílicio) por lo
que se borran eléctricamente si se aplican a las entradas unos valores de
tensión oportunos. Para el borrado de las memorias RPROM, como para la
programación, se necesita un programador especial.

UNIDADES DE MEMORIA

Sirven para determinar el tamaño de la información que éste ocupará en una

unidad de almacenamiento.

Bit (Binary Digit)

Es la unidad de información más pequeña manipulada por un computador.

Equivale a un cero (0) o a un uno (1) en el sistema binario.

8 bits son 1 byte.

Un kilobyte son 1024 bytes.

Un megabyte son 1024 kilobytes.

Un gigabyte son 1024 megabytes.

Un terabyte son 1024 gigabytes.

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 Discos Flexibles - Diskettes - (Disquetes)

Los discos “flexibles”; observe que le he puesto “flexibles' entre comillas, pues
recibieron esta denominación debido a que los primeros discos o diskettes
(disquetes) tenían, y siguen teniendo, una medida de 5 pulgadas y están
protegidos por una cubierta fina de plástico, recubierta a su vez, por otra
delgada de cartón que les hacer ser flexibles y, en consecuencia , muy
propensos a dañarse, desaparecieron del mercado y fueron reemplazados por
los de tamaño 3 pulgadas que están protegidos por una cubierta de plástico
dura que les hace más resistentes y fáciles de manejar. La unidad donde se
introduce el diskette recibe el nombre de drive. La cantidad de información
guardada en un disquete dependerá de su densidad de grabación que puede
ser High (alta) y Low (baja). También se les denomina de doble densidad,
cuando ambas caras del disquete están tratadas para recibir información. Los
disquetes más usados son los de 3 de doble cara y alta densidad, con una
capacidad de almacenamiento de 1.4 Mb. Suelen distinguirse, con las siglas
2HD (doble cara, alta densidad). Para diferenciar un “disquete de 3 de alta
densidad de otro de baja densidad, le recuerdo que, el de alta, presenta en su
parte inferior dos aberturas, mientras que el de baja solamente trae una. si
desea que el contenido de un disquete no sea alterado, deberá colocar el
protector, que se encuentra en la parte inferior de su dorso, hacia abajo, de
forma tal que pueda ver a través de un cuadrito que aparecerá al colocar el
protector. En un disquete 2HD (1 .4Mb) cabe todo el contenido de un libro de
unas 400 páginas. Las computadoras personales suelen venir preparadas con
uno o dos drives para disquetes de 3 de 2HD (doble cara, alta densidad). Se
advierte que, en Windows, los archivos de video y sonido ocupan mucho
espacio (unos 100 Mb), por lo tanto, para el ambiente Windows, los disquetes
de 3 de 1.4 Mb están quedándose pequeños. En el mercado existen también
las denominadas Unidades ZIP que permiten respaldar grandes cantidades de
información dentro de un disquete. Se puede conseguir internas o externas que
permiten intercambiar datos mediante disquetes de 3 con una capacidad de
100 Mb. Aunque las unidades Zip son más rápidas que los drives, no superan
la velocidad de los discos duros. En el mercado también existen unidades,
generalmente externas, para disquetes de 3 con una mayor capacidad tal es el
caso de: SyQuest EZFlyver 230 Mb. Iomega Jan 1 Gb y el SyQuest SyJet que
puede almacenar hasta 1.5 Gb y que se desempeña casi como un disco duro.
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 Discos Duros

Los discos duros actuales admiten una gran cantidad de información y es por
ello que, últimamente su unidad de almacenamiento suele ser el Gigabyte (Gb)
en lugar de Megabytes (Mb) que se empleaba hasta hace poco tiempo atrás.
Su velocidad acceso para leer la información es mucho más rápida que la de
los disquetes. Los discos duros pueden ser interiores y externos. La estructura
interna del disco duro esta compuesta por una serie de discos colocados uno
encima de otro. Entre cada uno de ellos hay un brazo con dos cabezales para
poder leer cada uno de los lados del disco. Los cabezales se mueven
sincronizadamente o al mismo tiempo. Además tienen un motorcito que
mantiene al disco duro con un movimiento de rotación. Los discos duros se
encuentran en una unidad sellada y cuando se daña se debe eliminar, puesto
que no poseen partes intercambiables.

 CD - ROM

CD-ROM es el acrónimo de Compact Disc Read-Only Memory o sea memoria

de solo-lectura. Es un medio de almacenamiento masivo de datos que se sirve
de un láser óptico para la lectura de unos relieves microscópicos que están
estampados en la superficie de un disco de aluminio recubierto de
policarbonato.

El CD-ROM es el segundo elemento más codiciado por los usuarios de

computadores personales. El gran sueño de tener muchísima información
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almacenada en muy poco espacio se hace realidad con las enciclopedias

multimedia en disco CD-ROM que además de incluir información textual y
gráfica como las enciclopedias tradicionales, incorporan sonido, vídeo y un
potente sistema de búsqueda, que es realmente lo más útil para un usuario de
enciclopedias.

 Memorias Usb o Flash Memory

Una memoria USB (de Universal Serial Bus, en inglés pendrive o USB flash
drive) es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash
para guardar la información sin necesidad de pilas. Estas memorias son
resistentes a los rasguños y al polvo que han afectado a las formas previas de
almacenamiento portátil, como los CD y los disquetes.

Estas memorias se han convertido en el sistema de almacenamiento y

transporte personal de datos más utilizado, desplazando en este uso a los
tradicionales disquetes, y a los CDs. Se pueden encontrar en el mercado
fácilmente memorias de 1, 2, 4, 8 GB o más (esto supone, como mínimo el
equivalente a unos 1000 disquetes) por un precio moderado. Su gran
popularidad le ha supuesto infinidad de denominaciones populares
relacionadas con su pequeño tamaño y las diversas formas de presentación,
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sin que ninguna haya podido destacar entre todas ellas: pincho, mechero,
llavero, llave o las de los embalajes originales en ingles pendrive, flash drive
o memory stick. El calificativo USB o el propio contexto nos permiten
identificar fácilmente el dispositivo informático al que se refieren.

Software

Es la parte lógica que trabaja un computador, éste para que sea capaz de
procesar la información no basta sólo con el Hardware, es necesario de un
componente el cual indique a la unidad central de proceso cómo utilizar los
dispositivos, cuándo utilizarlos, qué hacer con la información, etc. Es decir el
Software es el que esto por medio de los programas.

El software se clasifica en tres categorías: Sistemas Operativos, Software de

Aplicación y Lenguajes de Programación.

Un sistema operativo está compuesto de una serie de programas que el

fabricante proporciona al usuario para un mejor aprovechamiento de un
determinado equipo.

Cuando el usuario desea formatear, crear, borrar, copiar, verificar, cambiar u

ordenar información, renombrar, imprimir, etc., debe indicarle a la computadora
sus deseos por intermedio de los denominados comandos del sistema
operativo. En consecuencia, los comandos indicarán al sistema operativo que
realice una determinada operación de acuerdo a una orden dada por el usuario.
Los comandos podemos dividirlos en dos grupos:

a) Comandos Internos o Residentes

b) Comandos Externos o Transeúntes

a) COMANDOS INTERNOS

Como ya se mencionó, el sistema operativo es el primer elemento software que

requiere el computador para su operación. Una vez “leída” la información
contenida en la memoria ROM, se procede a cargar el sistema operativo.
Cuando el sistema operativo es “leído” una parte de sus componentes es
cargada de forma permanente en memoria RAM, esta parte del sistema
operativo se conoce como la parte “interna” del sistema operativo, ya que una
vez en memoria RAM se mantiene en el interior del computador de forma
permanente. Este estado de permanencia constante en memoria se conoce
como “residente”. Por lo tanto un programa “residente” será aquel que
está de forma temporal cargado en memoria RAM mientras el computador
este funcionando. Los elementos del sistema operativo que el computador
carga de forma residente son tres:
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a) Dos archivos ocultos.

Se denominan archivos ocultos porque no son visibles para el usuario. Es decir,

poseen un atributo de escondido y no se les puede ni copiar ni borrar por los
métodos usuales. Estos son:

a-1) El lO.SYS que es el encargado de las operaciones de entrada, salida y del

control a nivel de software de los periféricos estándar presentes en un
Computador (teclado, impresora y monitor).

a-2) El MSDOS.SYS que es el encargado de las operaciones de manejo de

unidades de diskettes o disco duro y otras operaciones del sistema operativo.

b) Command.Com

El Command.Com es el interpretador de comandos y contiene todos los

comandos internos del MS-DOS. Por los tanto, un comando interno es aquel
que se encuentra residente en memoria RAM y no requiere de ninguna
memoria auxiliar (discos) para su operación una vez que el sistema operativo
ha sido cargado.

b) COMANDOS EXTERNOS

Estos comandos se encuentran en los diskettes del sistema operativo, o en un

disco duro. El sistema operativo buscará estos comandos en un diskette o
disco duro cada vez que el usuario los trate de ejecutar. Por lo tanto, un
comando externo es el que se encuentra fuera de la memoria RAM,
almacenado en un diskette o disco duro, (es decir, no está en forma
permanente) y que necesita de estos elementos para su operación.
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Definición

Windows es un sistema operativo, es decir, el encargado de controlar y dirigir el

ordenador, traduciendo las instrucciones a un lenguaje que el hardware - partes
físicas del ordenador - puede comprender. La diferencia con el sistema
operativo tradicional está en la manera intuitiva mediante dibujos o iconos de
comunicarse con el PC en vez de teclear comandos.

Manejo del ratón (Ver Mouse o Ratón)

Windows ha sido diseñado para ser utilizado con el ratón. Al arrancar aparece
en la pantalla un pequeño objeto móvil llamado puntero o cursor, cuya posición
está relacionada con el movimiento del ratón. Aunque la mayoría de las
operaciones se pueden realizar también desde el teclado, el ratón proporciona
el modo más directo, cómodo e intuitivo de seleccionar y mover elementos en
la pantalla.

El ratón de Windows utiliza los dos botones (también es posible encontrar en

el mercado ratones con tres botones). Mientras no se especifique lo contrario,
cualquier referencia a un botón del ratón significará el botón izquierdo. El botón
derecho del ratón se utiliza principalmente para activar el menú contextual. El
menú contextual es un menú cuyo contenido depende del objeto sobre el que
se haya clicado con el botón derecho. Dicho menú contiene siempre los
comandos correspondientes a las operaciones más probables o frecuentes con
el tipo de objeto sobre el que se ha clicado.

Las operaciones que se pueden realizar con el ratón implican una o varias de
las combinaciones siguientes:

· Apuntar: llevar el puntero (flecha u otro símbolo) a un lugar concreto de la

pantalla desplazando el ratón sobre la mesa o la alfombrilla.

· Hacer clic: pulsar y soltar un botón del ratón.

· Arrastrar: manteniendo pulsado un botón del ratón, mover éste a un lugar

diferente y luego soltar el botón. Normalmente, se 'arrastra' un objeto para
moverlo de un lugar a otro de la pantalla.
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Hacer doble clic: pulsar y soltar el botón dos veces seguidas rápidamente.

Dependiendo de dónde esté situado el puntero, éste puede adoptar diferentes

formas. Las más comunes son: una flecha orientada hacia la izquierda y
ligeramente hacia arriba, una barra vertical y un reloj de arena indicando que el
ordenador está realizado una determinada tarea

Figura 1. Cursores más comunes.

El Escritorio

El Escritorio es la primera pantalla que nos aparecerá una vez se haya

cargado el Sistema Operativo con el cual vamos a trabajar, en nuestro caso
será el escritorio de Windows XP.

Este escritorio es muy similar al de otros sistemas operativos de Windows,

como puede ser Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000,...
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Las Barras y El Botón Inicio

Barra de Tareas. La barra de tareas es la que aparece en la parte inferior de la

pantalla. En el extremo izquierdo está el botón Inicio, a continuación tenemos
la zona de accesos directos, luego los programas abiertos y por último el área
de notificación

El Botón Inicio. Es el botón a través del cual podemos acceder a todo el

abanico de opciones que nos ofrece Windows XP. Si lo seleccionamos se
desplegará un menú similar al que te mostramos a continuación
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En la parte superior aparece el nombre del usuario, en este caso aulaClic.

En la parte central hay dos zonas:

La de la izquierda contiene a su vez tres áreas separadas por una línea

delgada.

En el área superior aparecen los programas Internet Explorer y Outlook

Express que gozan de esta privilegiada posición por ser programas incluidos
en el paquete de WindowsXP en el área siguiente aparecen los programas
que hemos estado utilizando últimamente, en el caso de la imagen Microsoft
Word y Viewletbuilder2. De esta forma tenemos un acceso más rápido a los
programas que más utilizamos.

Para acceder al resto de los programas tenemos el triángulo verde Todos los
programas. Al hacer clic aparecen los programas que tenemos instalados en
nuestro ordenador.
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En la zona de la derecha aparecen iconos para ir a las partes de WindowsXP

que se usan más a menudo: Mis documentos, Mis imágenes, Mi música y
Mis sitios de red.

Con el icono Panel de control podremos configurar y personalizar el aspecto

de nuestro ordenador a nuestro gusto.

Si tenemos alguna duda podremos recurrir a la Ayuda que Windows nos

ofrece.

Con el icono Buscar podremos buscar ficheros que no sabemos donde están
guardados.

La opción Ejecutar permite ejecutar directamente comandos, se utiliza por

ejemplo para entrar en el registro de Windows, ejecutar un programa etc.

Por último, en la parte inferior están las opciones Cerrar sesión y Apagar. La
primera permite cerrar la sesión actual y la segunda nos permitirá reiniciar
nuevamente nuestro ordenador o apagarlo.
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Zona de acceso directo

Contiene iconos que se utilizan para acceder más rápidamente a un

programa. Para colocar aquí un icono basta arrastrarlo desde el escritorio.
Estos iconos son accesos directos que podemos crear nosotros mismos, esto
lo veremos en la página siguiente.

Para ejecutarlos simplemente hay que hacer clic en alguno de ellos.

El icono representa el escritorio, se utiliza para minimizar las ventanas

que en estos momentos tenemos abiertas para acceder más rápidamente al
escritorio.

El icono representa el Outlook Express, se utiliza para acceder más

rápidamente al Correo Electrónico.

El icono representa el Explorador de Windows, se utiliza para acceder

más rápidamente al sistema de archivos.

El icono abre el reproductor de Windows Media con el cual podremos

escuchar música, grabar canciones, etc.
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Personalizar el Escritorio

Es cambiar de algunos elementos del escritorio.

 Cambiar Fondo

o Clic derecho en un área desocupada del escritorio.

o Clic en propiedades.
o Clic en la pestaña Escritorio.
o Escoges el fondo que desees haciendo clic sobre el.
o Clic en aplicar.
o Clic en aceptar.
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 Cambiar el Protector de Pantalla

o Clic derecho en un área desocupada del escritorio.

o Clic en propiedades.
o Clic en la pestaña Protector de Pantalla.
o Escoger el Protector deseado en el cuadro de lista desplegable.
o En la etiqueta “esperar” coloca el número de minutos en el cual se
activará el protector.
o Clic en aplicar.
o Clic en aceptar.
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Las Ventanas

Una ventana es una parte de la pantalla sobre la que se ejecutará un programa

o se realizarán una serie de tareas.

Todas las ventanas de Windows siguen la misma estructura, si no las conoces

no te preocupes porque a continuación te las explicaré.

El estilo de esta ventana es similar al de otras aplicaciones.

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Las ventanas de Windows están formadas por:

La barra de título:

Contiene el nombre del programa con el cual se está trabajando (Microsoft

Word) y en algunos casos también aparece el nombre del documento abierto
(no_descargar.doc). En el extremo de la derecha están los botones de control
para minimizar, maximizar, restaurar y cerrar.

El botón minimizar convierte la ventana en un botón situado en la barra

de tareas de Windows XP.

El botón maximizar amplia el tamaño de la ventana a toda la pantalla.

El botón restaurar permite volver la pantalla a su estado anterior.

El botón de cerrar se encarga de cerrar la ventana. En el caso de haber
realizado cambios en algún documento te preguntará si deseas guardar los
cambios antes de cerrar.

La barra de menús:

Contiene las operaciones del programa, agrupadas en menús desplegables.

Al hacer clic en Archivo, por ejemplo, veremos las operaciones que podemos
realizar con los archivos. Todas las operaciones que el programa nos permite
realizar las encontraremos en los distintos menús de esta barra.
 Volver al índice

Para abrir un menú desplegable con el teclado tendrás que mantener pulsada
la tecla Alt + la letra subrayada del menú que quieras desplegar. Por
ejemplo Alt+A abre el menú Archivo.
Si en un menú aparece una opción con una pequeña flecha a la derecha
quiere decir que esa opción es un menú que contiene a su vez otras opciones.
Por ejemplo: "Enviar a". Si quieres desplegar el menú asociado sólo tienes que
mantener unos segundos la opción seleccionada, si lo haces con el teclado
utiliza la fecha de la derecha.

Si en un menú te encuentras una opción que contiene puntos suspensivos,

(por ejemplo Compartir y seguridad...) quiere decir que esa opción necesita
más información para ejecutarse, normalmente se abre un cuadro de diálogo
en el que puedes introducir esa información.

Si te encuentras con una opción atenuada quiere decir que no es posible

seleccionarla en estos momentos. En esta imagen: "Pegar acceso directo" está
atenuada.

La barra de herramientas:

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones

más utilizadas. Estas operaciones también se pueden ejecutar desde la barra
de menús.

Las barras de desplazamiento:

Permiten movernos a lo largo y ancho Volver al hoja

de la índice
de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic
en las flechas. Hay barras par desplazar horizontal y verticalmente. El
cuadradito con unos puntos que hay a la derecha sirve para cambiar de tamaño
la ventana, solo hay que hacer clic y arrastrar.
La Barra de Estado:

Suele utilizarse para ofrecer cierta información al usuario. Esta información

puede variar en función de la ventana que tengamos abierta.

En nuestro caso nos informa que tenemos dentro de Mi PC 129 objetos, nos
quedan 5,50 GB libres en el disco, y el objeto seleccionado ocupa 1,37 MB.

Esta barra no se ve, por defecto, en Windows XP, puedes activarla o

desactivarla desde el menú Ver / Barra de estado.

 Mover una Ventana con el Mouse

o Clic sostenido sobre la barra de titulo.

o Desplazarla al lugar deseado.

 Cambiar El Tamaño Con El Mouse

o Te ubicas en cualquier borde de la ventana.

o Clic sostenido.
o Colocar el tamaño deseado. Volver al índice

El Explorador De Windows
El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya
que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los
distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el
disco duro, la disquetera, etc.

El Explorador de Windows también es conocido como el Administrador de

Archivos. A través de él podemos, por ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover
archivos y carpetas.

Archivo: Es un conjunto de información ordenada, producida por un programa

de computadora.

Carpeta o Directorio: Área de memoria que sirve para almacenar información.

Iniciar el Explorador de Windows

La forma más rápida de arrancar el Explorador es mediante el icono de

la barra de tareas o del escritorio. Si no tienes creado este icono también
puedes abrir el Explorador así:

Pulsar el botón Inicio

Selecciona Todos los programas

Selecciona Accesorios
Selecciona el Explorador de Windows

Volver al índice

También se puede arrancar el Explorador desde el botón Inicio seleccionando

Mis documentos, Mis imágenes o Mi música, la diferencia es que en estos
casos nos situaremos directamente en estas carpetas .

La Ventana del Explorador

Esta ventana es similar a la que puedes encontrar al abrir tu explorador de
Windows, puede que el aspecto cambie un poco ya que la podemos configurar
a nuestro gusto como vamos a ir viendo.

El explorador consta principalmente de dos secciones, en la parte izquierda

aparece el árbol de directorios, es decir, la lista de unidades y carpetas que
tenemos. Sólo aparecen unidades y carpetas, no archivos. En esta imagen
aparecen varias carpetas como My Library,... el icono de Mi Pc, Mis sitios de
red y la Papelera de reciclaje.

En la derecha encontramos la otra sección, esta mostrará el contenido de la

carpeta que tenemos abierta en la sección de la izquierda. Esta sección
muestra las carpetas y los archivos. En este caso aparecen los archivos que
hay en la carpeta IMAGENES EXCEL. Según el tipo de vista que tengamos
activado veremos distinto tipo de información sobre los archivos, en este caso
vemos el nombre, tamaño, tipo y fecha de modificación de cada archivo porque
tenemos activada la vista Detalles. Más adelante veremos cómo cambiarla.
Si al lado del icono de una unidad o carpeta, aparece un signo más, significa
que esta carpeta contiene a su vez una o varias subcarpetas que no se
visualizan. Para expandir un nivel más y visualizar su contenido, debe
presionarse sobre el signo más. Una vez expansionada al máximo la rama, el
signo más cambia por un signo menos - al presionar sobre éste se contrae toda
 Volver al índice

la subrama-. En cada rama expansionada, se presenta la lista de su contenido

con las subcarpetas sangradas, para indicar su subordinación, y unidas por
líneas, que indican cómo están relacionadas entre sí. Como ya se ha indicado,
para contraer el conjunto de carpetas subordinadas de la principal, debe
presionarse sobre el signo menos.

Jerarquía de carpetas.

A continuación explicamos las distintas barras que componen esta ventana .

o Como en cualquier ventana de Windows tenemos la barra del título que

muestra el nombre de la carpeta en la que nos encontramos.

o La barra de menús contiene los menús que nos permitirán acceder al

todas las operaciones que se pueden realizar sobre un archivo o carpeta. Al
pinchar en cada menú se abrirán las opciones que lo componen.

Volver al índice

o La barra estándar contiene botones para las operaciones más utilizadas,

de esta forma nos agiliza las operaciones.
Si no está visible esta barra selecciona del menú Ver, la opción Barra de
Herramientas, a continuación selecciona la opción Estándar.

El botón nos permitirá ir a la última página que hayamos visto. El

botón de al lado, cuando esta activo, permite ir una página hacia adelante.

El botón Arriba nos permitirá subir de nivel, es decir, situarnos en la

carpeta que contiene la carpeta actual.

El botón de Búsqueda nos muestra una ventana en la que podemos

buscar el archivo que nosotros le digamos.

El botón Carpetas hace que en la parte izquierda de la ventana se vea

la estructura de las carpetas o bien una zona con las tareas más frecuentes
según el archivo que tengamos seleccionado, en esta zona podemos
encontrar, entre otros, los siguientes botones:

El botón permite copiar a otra carpeta archivos o incluso otra carpeta.

El botón permite mover carpetas o archivos o otro lugar.

Con el botón podremos eliminar una/s carpeta/s o archivo/s.

Deshacer. Para poder deshacer el último cambio que hayamos hecho en la

estructura de directorios tenemos en el menú Edición, la opción Deshacer.

El resultado que obtenemos al copiar o al mover es similar ya que con los dos
tendremos el archivo o carpeta en el lugar que nosotros deseábamos, pero
con una diferencia ya que al mover, la carpeta o archivo original desaparece
mientras que al copiar mantendremos el archivo o carpeta original.

Mover un elemento consiste en cortarlo y pegarlo en otro sitio.

El último botón nos permite cambiar las vistas de las carpetas (vista
detalle, vista iconos grandes,...). Volver al índice

o La barra de Estado muestra información adicional sobre los elementos

que tenemos seleccionados. Esta barra es opcional, para activarla ir al menú
Ver, y pinchar en Barra de estado.
Observa la imagen anterior de la ventana del explorador de Windows en la
cual tenemos seleccionados cinco objetos.

Si te fijas en la parte inferior de la ventana podrás apreciar la barra de

estado, en ella aparece información del número de objetos seleccionados y el
tamaño total de los archivos seleccionados (en Kb, 1Mb son 1024 Kb). Esta
barra es bastante útil ya que podemos saber rápidamente si los archivos
seleccionados entran en un disquete (un disquete son 1.44 MB, es decir, 1474
Kb aproximadamente).

Si seleccionas un único objeto y se trata de un archivo te mostrará

información sobre qué tipo de archivo es, en el caso de tratarse de una unidad
o una carpeta te mostrará el número de objetos (carpetas o archivos) que
contiene y el espacio libre que queda en la unidad en la cual nos
encontramos.

Crear archivos o carpetas

Para crear una nueva carpeta o un archivo se selecciona primero el lugar en el

árbol de directorios donde se quiere que aparezca el nuevo documento o
carpeta. Posteriormente, en la barra de menús se elige la opción
Archivo/Nuevo y en el menú que aparece se decide si va a ser un nuevo
documento o una carpeta, así como su nombre.

Volver al índice

Copiar y mover archivos o carpetas

Con el Explorer también es posible copiar y mover archivos. Para copiar o
mover un archivo se utiliza la misma técnica de arrastrar y soltar. Esto quiere
decir que el archivo seleccionado se arrastra con el ratón - manteniendo
pulsado el botón izquierdo del ratón - desde su localización original, hasta el
directorio de destino. Ahí se coloca soltando el botón del ratón. Si la carpeta o
directorio de destino no se encuentra visible en la ventana de directorios del
Explorer, se acerca el puntero del ratón, con el archivo colgante - botón
izquierdo apretado -, hasta el borde superior o inferior de dicha ventana. El
árbol de directorios se desplazará. Cuando esté a la vista el directorio de
destino, se suelta el botón y se deposita allí el archivo seleccionado.
Copiar y mover archivos son operaciones similares. Con la opción mover, el
archivo se traslada a la posición de destino, desapareciendo de su posición
original. Con copiar, el archivo permanece donde estaba y se crea una copia
en la posición de destino. Dentro de una misma unidad o disco, la opción por
defecto es mover (para copiar hay que mantener pulsada la tecla Ctrl mientras
se utiliza la opción de arrastrar y soltar). Entre discos distintos la opción por
defecto es copiar (para mover hay que mantener pulsada la tecla Shift o
Mayúsculas). Se puede saber fácilmente qué operación se está realizando,
pues al copiar aparece un signo más (+) junto al icono del fichero que se está
arrastrando al lugar de destino.

Otra posibilidad es seleccionar un archivo, elegir Cortar o Copiar en el menú

Edición ir al directorio destino, y elegir Editar o Pegar, La combinación de
teclas Ctrl-X es equivalente a Cortar, Ctrl-C es equivalente a Copiar y Ctrl-V a
Pegar.

Cambiar El Nombre O Eliminar Archivos

Se puede cambiar el nombre o borrar un fichero o directorio por medio del

comando Archivo / Cambiar Nombre o Archivo / Eliminar, respectivamente.
Otra posibilidad de cambiar el Volver al índice
nombre a una carpeta es hacer clic en el
correspondiente icono y después de nuevo en su nombre. Aparecerá un cuadro
alrededor del nombre resaltado y se verá un punto de inserción intermitente al
final del nombre. Se debe escribir el nuevo nombre y pulsar Entrar.

Para eliminar un archivo o carpeta también se puede utilizar la barra de

herramientas del Explorer clicando en el botón Eliminar ( ) o pulsar la tecla
Supr. Por supuesto, previamente hay que seleccionar los archivos
correspondientes.

Accesorios de Windows

Windows posee gran número de aplicaciones auxiliares, muchas de las cuales

pueden no estar instaladas según las necesidades de cada usuario. Entre las
más importantes destaca un pequeño procesador de textos conocido con el
nombre de WordPad, una calculadora y un programa de dibujo denominado
Paint. Además de éstos, Windows posee aplicaciones multimedia tales como
reproductor de CD, reproductor multimedia, marcador de teléfono,
desfragmentadores de disco y otro conjunto de aplicaciones. A continuación se
dará una breve descripción de los accesorios más comunes.

Wordpad

Cuando se necesita crear textos de forma rápida y sin grandes complicaciones,

Windows ofrece el programa WordPad. Este programa, que se encuentra en la
carpeta Accesorios, no es sólo un editor de textos sencillo, sino que permite
dar formato a caracteres y párrafos, crear listados, buscar texto, definir
tabulaciones y muchas cosas más, habituales sólo en los procesadores de
texto de alto nivel. El entorno de WordPad, con barras de herramientas, regla y
ventana de texto, recuerda fuertemente a Word.

Volver al índice

Uno de los principales aciertos de WordPad es que no sólo puede crear y abrir
Volver
textos sencillos, sino que también puede al índice
trabajar con los formatos de Word 6.0
y RTF (Rich Text Format). Una hábil medida de marketing de Microsoft, ya que
así cada usuario de Word puede estar seguro de que sus textos podrán leerse
en otros ordenadores.
 Ejemplo de documento con formato.

Para crear un nuevo documento desde WordPad, una vez cargado éste, debe
seleccionarse el comando Nuevo del menú Archivo. Aparecerá un mensaje
preguntando por el tipo de documento a crear. Selecciónese el que se
considere oportuno y ya se estará dispuesto para comenzar a introducir el
texto.

Barra de herramientas de WordPad.

Lo más aconsejable para crear cualquier documento con un procesador de

textos como WordPad es introducir todo el texto que va a formar parte del
documento y posteriormente darle formato, es decir, definir los distintos tipos
de letra, definir tabuladores, aplicar color a los caracteres, etc. WordPad
posee, para esta tarea, un conjunto de utilidades, muchas de las cuales vienen
en forma de iconos en la Barra de Herramientas. Para aplicar cualquier tipo de
formato, lo primero que hay que hacer es seleccionar la parte del texto a la
cual se le desea aplicar el formato - insertar el cursor del ratón en un lugar del
texto y arrastrar éste-. El texto seleccionado aparecerá resaltado en color
 Volver
Volver
al al
índice
índice

blanco sobre fondo negro. Ya se puede cambiar, por ejemplo, el tamaño o tipo
de letra, hacer que el texto aparezca en negrita, cursiva, con diferentes colores
o con distinta alineación, sin más que presionar el botón correspondiente en la
Barra de Herramientas.

Cambio del tipo de letra.

Ventana Guardar

Una vez que se haya finalizado de escribir el texto, o se quiera continuar en

otra ocasión, se debe proceder a guardar el documento. Presiónese para ello
sobre el botón de Save (Guardar) y, en el cuadro de diálogo que se abre,
introducir el nombre del archivo y clicar el botón Save. Para obtener más
información adicional seleccionar la ayuda de Windows XP.
 Volver al índice

Paint

Paint es una aplicación que permite retocar dibujos y que sustituye al conocido
Paintbrush de Windows 3.x. Con ella se pueden crear dibujos sencillos que
pueden trasladarse a otras aplicaciones. Para abrir esta aplicación se
selecciona Inicio/Todos los Programas/Accesorios/Paint. Al cargarse Paint
aparece una ventana similar a la que se ilustra a continuación:

En ella se pueden apreciar, aparte de la barra de título y la de menús, una caja

de herramientas y una paleta de colores. La paleta permite seleccionar el color,
tanto exterior como interior. El color exterior es el color del fondo, mientras que
el interior es el color del primer plano. Al hacer clic sobre un color de la paleta
con el botón izquierdo del ratón se selecciona el color del primer plano. Sin
embargo, si se clica el botón derecho, es el color del fondo el que cambia.
Ambas selecciones vienen reflejadas en el cuadro de diálogo de colores
seleccionados.

Barra de herramientas de Paint.

 Volver al índice

Al presionar sobre el botón (de Forma libre), a diferencia del botón

(Recorte), que selecciona una parte rectangular del dibujo, se puede escoger
una forma no regular. Esta opción es muy práctica cuando se necesita recortar
parte del dibujo, que no podría seleccionarse con la opción Recorte.
Seleccionada la forma deseada, el mover ésta a lo largo de la pantalla o copiar
se realiza mediante las opciones de Cortar, Copiar y Pegar del menú Edición.

Cuando lo que se desea es borrar una parte de un dibujo, hay que tener en
cuenta que la goma de borrar deja tras de sí el color seleccionado para el
segundo plano. Así que para borrar cualquier cosa que se haya dibujado, lo
primero que se debe hacer es cambiar el color del segundo plano al mismo
que el fondo del dibujo.

La opción Seleccionar color toma el color de un pixel al colocar el puntero

sobre un lugar de la Imagen.

Si se desea añadir texto a la Imagen, hacer clic en el botón Texto y, a

continuación sobre el área de dibujo crear un rectángulo, arrastrando el cursor
en diagonal, por el área en la que se quiere colocar el mensaje.
Posteriormente, tras seleccionar el color del texto, escribir el mensaje deseado.
Teniendo activada la opción Ver / Barra de herramientas del texto aparece un
cuadro en el que se puede elegir el tipo de letra, su tamaño y permite
modificarla a negrita, cursiva y subrayado.

Para rellenar una Imagen con un determinado color, basta con presionar sobre
Relleno Color y la Imagen se pintará del color seleccionado como color
interior.
El tamaño de la Imagen puede ser variable y a gusto del usuario. Puede
modificarse éste, bien en unidades de pixels, centímetros o pulgadas. Para ello
se debe elegir en Imagen / Atributos e indicar la dimensión de la Imagen.
 Volver al índice

Las demás opciones son fáciles de utilizar y se omite su explicación. Si bien

hay que señalar que, si lo que se quiere es dibujar un círculo, puede utilizarse
la opción Elipse , manteniendo presionada la tecla Shift al mismo tiempo
que se construye el círculo. De manera análoga, para dibujar un cuadrado se
debe seleccionar la opción rectángulo y mantenerse pulsada la tecla
Mayúsculas mientras se dibuja.

La calculadora

El manejo de la calculadora de Windows permite realizar las mismas

operaciones que una calculadora convencional. Para abrir la aplicación,
basta con seleccionar las opciones Inicio / Programas / Accesorios /
Calculadora. Esta permite activar dos modos de presentación. La
opción científica y la estándar, ambas en el menú Ver. El funcionamiento
es el mismo al de una calculadora normal y se omite su explicación. Si
se desea obtener información adicional basta con seleccionar la Ayuda.

La calculadora.

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 Volver al índice

Definición:
Es un procesador de textos con características avanzadas para crear cualquier
tipo de trabajo escrito sistematizado.

Con éste programa se puede incluir en un mismo documento textos, gráficos,

imágenes, dibujos, tablas, etc.

Cuando se inicia el procesador de textos, Microsoft Word: Inicio / Todos los

programas / Microsoft office / Microsoft Word, aparece la pantalla de
trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro
programa (cuadro de cierre, barra de título, botones maximizar/minimizar,
barras de desplazamiento...) y otros nuevos.

Un archivo de Word se llama documento y está formado por páginas que se

van agregando a medida en se escribe.

Ventana de Word:
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Barra de Menús

Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones del procesador

de textos.

Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos,

así como las opciones para preparar la página antes de imprimir y las opciones
de impresión.

Edición: contiene los comandos relativos a la edición de texto; aquellos que

permiten copiar o mover información, así como comandos de búsqueda y
sustitución de palabras.

Ver: contiene los comandos de visualización del documento; los modos de

trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de página.

Insertar: contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos
en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.

Formato: con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora

de la presentación de la información; los cambios de formato de carácter,
párrafo, o la creación de columnas o estilos.

Herramientas: facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los

comandos de combinar correspondencia para envíos masivos de información.

Tabla: contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas.

Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas

de documentos simultáneamente.

?: Da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos

cualquier duda que pueda surgir.
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Barras de Herramientas

Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar

directamente cualquier comando de los menús. Cuando se entra al procesador
de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se
pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas
barras de herramientas.

Mostrar Y Ocultar Barras De Herramientas

En el menú Ver / Barra de herramientas, aparece una lista de todas las barras
de herramientas disponibles, las activas tienen una a la izquierda.

Señalando con el ratón se pueden activar o desactivar las que interesen.

Normalmente estarán activadas únicamente las barras de herramientas de
Estándar y Formato.
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Regla

En el modo de Presentación de Word aparece una regla horizontal. Si no está

visible se puede activar con el menú Ver / Regla.

La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de

escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y tabuladores
desde el propio documento sin necesidad de entrar en los menús.

Las sangrías se pueden modificar con los triángulos de la regla. Hay tres: dos a
la izquierda y uno a la derecha.

Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de la primera línea y la

sangría francesa. El triángulo de la derecha marca la sangría de la derecha.
Para modificar la sangría izquierda, se debe pulsar el botón cuadrado que hay
en la zona izquierda de la regla:

Al pinchar sobre el cuadrado se moverán los dos triángulos también.

La sangría en primera línea: el triángulo que se debe desplazar es el superior.

La primera línea empezará en el punto que se marque con el triángulo superior,
el resto de las líneas empezarán donde esté situado el triángulo inferior
izquierdo.

La sangría francesa: para dar a un párrafo una sangría francesa se modifica

el triángulo inferior izquierdo de la regla.

La primera línea del párrafo empezará donde marca el triángulo superior

izquierdo, el resto de las líneas donde marca el triángulo inferior izquierdo.
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Barra de Estado

La Barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra

constantemente una serie de información muy útil: la página en la que está
situado el cursor, la sección y el número de páginas del documento activo; la
posición del cursor con respecto a la altura, la línea y la columna de la página,
etc.

Vistas de trabajo y de presentación del documento en la pantalla

Word presenta seis vistas de trabajo y de presentación de los documentos:

Normal, Diseño Web, Diseño de impresión, Esquema, Documento maestro y
Presentación preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el menú
Ver o desde la solapa de la parte inferior izquierda de la ventana,
excepto para el caso de la Presentación preliminar que se activa desde el
menú Archivo o desde el botón de la barra de herramientas Estándar.

Vista Normal

Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda

de la ventana.

La Vista Normal muestra el documento como si fuera una cinta de papel

continuo. No aparecen las notas al pie, pies de página o encabezados que se
muestran en ventanas independientes.
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Vista Diseño de Impresión

Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior

izquierda de la ventana.

Esta vista presenta el documento ya encajado en las páginas tal y como luego
se imprimirá, con las notas, los encabezados y los pies de página. Resulta más
claro trabajar con él que con el modo Normal. Pero tiene el inconveniente de
que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la
apariencia real de las páginas, es mucho más lento. Se suele utilizar para
hacer correcciones en el formato del documento.
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Vista Esquema

Para seleccionar esta vista se utiliza el botón de la esquina inferior izquierda

de la ventana.

La Vista Esquema permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos,

secciones, etc. de un modo muy sencillo.
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La Presentación preliminar

La Presentación preliminar permite ver el documento tal y como se va a

imprimir. A diferencia de Diseño de página muestra varias páginas del
documento con lo que es posible tener una visión general de la apariencia del
trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir
correctamente.

Para ver el documento desde la Presentación Preliminar se debe utilizar el

botón o el menú Archivo / Vista Preliminar.

Administración de Documentos

Es conveniente guardar el documento nada más empezar a trabajar con

cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar
pérdidas de trabajo debidas a cortes de la energía eléctrica o a errores del
programa o del sistema.
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Guardar la primera vez

Para guardar un documento recién creado se puede elegir el menú Archivo /

Guardar o pulsar el botón de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá
un cuadro de diálogo distinto según el sistema operativo que se esté
empleando, aunque en todos tendrá parecidas opciones:

Lo primero que se debe seleccionar es dónde se guarda el documento. Con el

menú desplegable de Guardar en: se selecciona la unidad y dentro de ella la
carpeta que contendrá el documento.

En la ventana que hay debajo del recuadro Guardar en, aparece lo que
contiene la unidad o carpeta seleccionada. Si se hace doble clic sobre una
carpeta aparecerá el contenido de la misma.

Una vez seleccionado el lugar en el que se va a almacenar el archivo, el

siguiente paso es escribir el nombre del archivo en el recuadro Nombre del
archivo.

Es muy importante fijarse dónde se guarda el archivo y con qué nombre, si no

después resulta imposible encontrar el archivo.
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También se puede guardar el archivo como un documento de Word, o como un

documento de Word de la versión anterior, como un documento de sólo texto...
Todo depende de lo que ponga en el recuadro Guardar como tipo:

El menú que se despliega es muy amplio, para recorrerlo se puede utilizar la

barra de desplazamiento.

Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botón Guardar.

Guardar los cambios

Después de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de

vez en cuando a medida que se efectúan cambios sobre el documento. Si se
pulsa el botón el documento volverá a guardarse en la misma unidad que la
primera vez y con el mismo nombre. No aparecerá ninguna ventana.

Guardar como

La opción Guardar como… del menú Archivo se utiliza cuando se quiere

guardar el documento:

· Con otro nombre, para hacer una copia.

· En otra unidad o en otra carpeta.

· Como otro tipo de archivo.

Al elegir esta opción se abrirá la ventana de Guardar Como:

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Abrir un documento

Para abrir un documento se utiliza la herramienta . Al hacer clic sobre ella se

abrirá esta ventana:

Lo primero que se debe hacer es buscar la unidad en la que esté almacenado

el documento. Dentro de la unidad, en qué carpeta.

Si el documento no aparece es importante asegurarse que se está buscando el

tipo correcto de archivo; si no se recuerda de que tipo de archivo se trata se
puede escoger la opción Todos los archivos:

De esta forma serán visibles todos los archivos que puede abrir este programa.
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Ortografía y Gramática

Sirve para corregir todos los errores ortográficos y gramaticales que tenga un
documento.
Un error ortográfico, Word lo señala con una línea roja ondulada, por ejemplo:
Error ortografico. (Le falta la tilde)
Un error gramatical lo indica con una línea verde ondulada, por ejemplo:
La carro. (El artículo correcto es El)

Word posee un diccionario donde almacena todas las palabras, toda palabra
que se escriba en el documento y Word no la encuentre en el diccionario, la
interpreta como un error ortográfico.

Existen dos formas de corregir el error:

1) Se presiona clic derecho sobre el error y aparece:

: Omite el error y quita la línea ondulada.

: Agrega la palabra al diccionario.

: Corrección automática de la palabra por

La sugerencia escogida cuando se presiona espacio
En blanco.

2) Presionas la tecla F7 o clic en el botón de la barra de herramientas

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estándar o clic en herramientas / ortografía y gramática. y se abre el mismo
cuadro de dialogo del punto 1) y se procede del mismo modo.

Seleccionar Texto
Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word
sobre qué elemento se quiere que lo haga. Así, para poner una palabra en
cursiva hay que mostrarle al programa sobre cuál de ellas se quiere aplicar ese
formato. Esto se consigue seleccionando la palabra.

Cuando cualquier palabra o frase está seleccionada aparece resaltada con un

cambio de fondo y color de texto: se pone en negativo.

A partir de este momento, cualquier comando que se efectúe (borrar, aplicar

cursiva, negrita, subrayar, etc.) se aplicará únicamente sobre el texto
seleccionado.
De los distintos métodos que hay para seleccionar texto los más habituales
son:
· Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botón del
ratón, arrastrar hasta el final del texto que se quiere seleccionar.

· Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble clic encima de
ella.

· Para seleccionar un párrafo hay que hacer tres clics encima de él.

· Si se quiere seleccionar una línea hay que poner el cursor en la parte

izquierda del margen (en la llamada zona de selección) hasta que se convierta
en una flecha que apunta hacia la derecha y entonces hacer clic.

· Para seleccionar un párrafo hay que hacer doble clic en la zona de selección
a la izquierda del párrafo.

· Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces en la
zona de selección, o ir al menú Edición y aplicar Seleccionar todo.

Funciones de Edición

Las funciones de edición aparecenVolver al índice todos los programas. Su

en prácticamente
utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto,
ahorrando así gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o
desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

Copiar
El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al
programa sobre qué texto se quiere ejecutar la acción. Después se selecciona
el menú Edición / Copiar o el botón . El texto copiado no desaparecerá del
lugar de origen, pero el ordenador ha creado una copia de él, sólo hay que
indicarle dónde se quiere depositar con la función Pegar.
Para pegar el texto copiado se selecciona el menú Edición / Pegar o el botón
.
Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria
mientras no se copie o corte otra cosa. Así, si se necesita volver a pegar ese
mismo texto no hace falta volver a copiar.

Cortar

Cuando se aplica la función Cortar sobre un texto, éste desaparece del lugar de
origen. Para depositarlo en otro sitio se utiliza la herramienta Pegar .

Para utilizar la función Cortar se selecciona el menú Edición / Cortar o el botón

.

Arrastrar

Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratón.
Una vez se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra
seleccionada y sin soltar el botón del ratón arrastrar hasta el lugar en que se
quiere dejar el texto.

Deshacer

Esta opción permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez que
se guardó el archivo.

Para ello hay que seleccionar el menú Edición / Deshacer, o presionar el botón
de la barra de herramientas Estándar.

También es posible repetir la última acción realizada, y acciones que se han

deshecho. Para rehacer una operación se selecciona el menú Edición / Repetir
o el botón de la barra de herramientas Estándar.
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Ambos botones presentan a su derecha una flecha, al presionarla se despliega

un menú con una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el
proceso.

Búsqueda y sustitución de texto

En Word existe una forma de buscar automáticamente una palabra dentro de

un documento de esa forma se puede buscar información relacionada con ese
tema, o una palabra mal escrita... para sustituirla.

Para buscar una palabra se selecciona el menú Edición / Buscar. Se abrirá esta
ventana:

Dentro del recuadro Buscar se escribe la palabra que se quiera encontrar. A

continuación se pulsa el botón Buscar Siguiente.
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El programa buscará esa palabra desde la posición actual hasta el final del
documento, la primera coincidencia que encuentre la seleccionará y el
programa esperará órdenes sobre el cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar.
La búsqueda se puede afinar más pulsando el botón Más:

Aparecerán varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como para
el que debe sustituirlo es posible especificar algunas cuestiones de formato con
el menú desplegable Formato.

Se pueden hacer, además, búsquedas especiales con el menú desplegable

Especial, que permite buscar retornos de carro, tabulaciones, etc. de hacer
coincidir mayúsculas, la palabra completa o usar un carácter comodín.

Las opciones Coincidir mayúsculas / minúsculas y Palabras completas sirven

para limitar la búsqueda a la localización de esa secuencia de caracteres
cuando constituya una palabra completa, o limitar la búsqueda a la perfecta
coincidencia de mayúsculas y minúsculas con el término definido de búsqueda.

La palabra encontrada se puede sustituir automáticamente por otra. Para

sustituir se pulsa la pestaña Reemplazar de la ventana:
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Aparecerá el recuadro Reemplazar con, dentro de él se escribe el texto por el

cuál se quiera sustituir el texto encontrado.

Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botón Reemplazar. Si se

quieren Reemplazar todas las palabras que coincidan con los criterios de
búsqueda de una sola vez se pulsa el botón Reemplazar Todas.

Cuando no se quiera reemplazar la palabra hallada se pulsa Buscar Siguiente.

Cuando se termine de buscar o de reemplazar se pulsa el botón Cancelar para

cerrar la ventana.

Formatos

Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de
una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que
se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va
escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposición se verán agrupadas
en tres categorías: página, carácter y párrafo.

Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las
barras de herramientas sin necesidad de entrar en los menús, por ellos se
verán primero cómo se aplican por este procedimiento, completando la
explicación en algunos casos con la opciones de los menús.
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Formatos de Página

Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y

orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La
mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo Configurar página
al que se accede desde el menú Archivo.

Este cuadro de diálogo presenta tres pestañas, una para cada grupo de
instrucciones: Márgenes, Tamaño del papel y Diseño de página. Aunque
presentan este orden se empezará por el que lógicamente parece el primer
paso: la elección del papel.

El cuadro de opción Aplicar a que aparece en la parte inferior de los tres

apartados se utiliza cuando se está trabajando con secciones. Se verá su
empleo cuando se llegue a la parte correspondiente a las secciones.
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Tamaño del Papel

En este apartado se configura el tamaño y la orientación del papel. En el

submenú Tamaño del papel aparecen los tamaños soportados por la impresora
que se tenga seleccionada. En la versión castellana del programa suele estar
seleccionado el tamaño Din A4, que es el que suelen usar todas las
impresoras.

En el caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u otro que

no aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto.

En el apartado Vista previa se verán las modificaciones que se haya hecho de

tamaño y orientación.
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Márgenes

Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del
papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el
cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.

El margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la

encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque,
en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la
parte izquierda de las páginas impares pero en la derecha de las pares.
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En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que acceder a
las Opciones de Impresión situadas en la parte inferior del apartado Papel. Nos
aparecerá un nuevo cuadro de dialogo con las distintas opciones para activar o
desactivar (parte inferior):

Diseño de Página

La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los
encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian junto
con éstas.

En este apartado se selecciona si se van a utilizar páginas pares e impares, y

si también se va a utilizar una primera página diferente…
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Formato Fuente

Para aplicar formato al texto, modificar el tipo de letra, el tamaño... se

selecciona el menú Formato / Fuente, se abrirá esta ventana:

Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica. Puede ser la Times, Arial,
Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector
Fuente de la barra de herramientas Formato.

Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita , cursiva

, subrayado , que se pueden aplicar al mismo tiempo:

negrita cursiva subrayado.

Tamaño: se mide en puntos (pto.), medida tipográfica que equivale a 0,35 mm.
La letra de este manual es una Arial 12 pto., para el texto normal de igual forma
para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de fuente de la barra
de Formato.
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Efectos de Texto: se llama efectos al superíndice, subíndice, Tachado, VERSALES,

etc.

Formatos de Párrafo

Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza
por una letra en mayúscula y termina con un punto y aparte.

Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el cuadro Párrafo del menú
Formato, aunque gran parte de ellas, las más habituales (sangrías,
alineaciones, tabulaciones,…) se pueden aplicar desde la regla y la barra de
herramientas Formato.

Para aplicar una instrucción de párrafo basta con tener el cursor dentro del
párrafo que se quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo todo. En el caso
de que se quiera aplicar el mismo formato a varios párrafos se tendrá que
seleccionar al menos una parte de cada uno de ellos.
Para aplicar el formato a un párrafo se utiliza el comando Formato / Párrafo.
Desde esta ventana se modifican todas las opciones que se verán a
continuación.
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Sangrías

Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen.

Hay varios tipos de sangrías:

Sangría de primera línea: si es sólo la primera línea la que se separa.

Sangría izquierda: se separan todas las líneas con respecto al margen
izquierdo.
Sangría derecha: se separan todas las líneas con respecto al margen
derecho.
Sangría francesa: se separan todas las líneas del párrafo menos la primera,
se suele emplear en párrafos numerados.

Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden
hacer directamente con los botones de la barra de herramientas de
formato.
Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos
en la parte izquierda y uno en la derecha . Basta con arrastrarlos
sobre la regla y colocarlos según se quiera.

Esto mismo se puede hacer desde la ventana que se abre con el menú
Formato / Párrafo. Los valores se introducen numéricamente en el cuadro de
opción correspondiente:

Para seleccionar el tipo de sangría se pulsa en el menú Especial:

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Alineaciones

Word admite varios tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y

justificada. La alineación por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra
basta con pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas de
formato o elegirla del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato.

Interlineado y la separación entre Párrafos

Los interlineados-la separación entre las líneas- más normales son los mismos
que los de una máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble.

Para aplicar los interlineados se selecciona el menú Formato / Párrafo:

Dentro de la ventana se pulsa sobre el menú Interlineado para seleccionar el

tipo de interlineado, también se puede especificar la distancia numéricamente
con el menú En.
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El espacio entre párrafos es la separación que se deja entre un párrafo con

respecto al que le sigue y al que le precede. Aunque un efecto parecido se
puede conseguir dándole varias veces a la tecla de retorno de carro, así no se
puede dar medidas concretas e inferiores al espacio dejado por un retorno.
Esta instrucción es fundamental dentro de los estilos.

Para modificar el espacio entre párrafos se utilizan los menús anterior y

posterior:

Bordes y Sombreado

El método más sencillo de aplicar bordes a un párrafo, a un grupo de párrafos o

a una tabla es utilizar estas herramientas de la barra de bordes:

Con este menú se selecciona el tipo de borde que se quiere aplicar, al

pulsar sobre la flecha se desplegarán algunos de los bordes que se pueden
aplicar:

Con esta herramienta se selecciona el color del sombreado que se aplica

al párrafo.
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Con las herramientas de la barra de formato no se pueden aplicar todas las

opciones, para tenerlas todas disponibles se debe seleccionar el menú
Formato / Bordes y sombreado...se abrirá esta ventana:

Se pueden seleccionar los bordes ya diseñados de la izquierda haciendo clic

sobre cualquiera de ellos, o bien ir confeccionando un borde con las distintas
herramientas.

Primero se selecciona el estilo de la línea. Después el color y luego el grosor

de la línea, haciendo clic en la flecha del Ancho:
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Si se está aplicando bordes a un grupo de párrafos o a las celdas de una tabla,

también se puede poner bordes entre ellos. Cuando se trate de una tabla o de
varios párrafos aparecerán más botones:

Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un párrafo que se

suelen aplicar para destacar su contenido. Para aplicar un sombreado hay que
seleccionar la pestaña Sombreado:
 Volver al índice

Para aplicar un sombreado primero hay que seleccionar el color del Relleno
haciendo clic sobre un color de la paleta. A continuación se selecciona la trama,
que es la intensidad con la que sea aplicará el color. En Vista previa se verá
cómo va quedando el párrafo o la tabla.

Si se ponen sombreados más oscuros de un 50% de gris, es conveniente, para

que se lea correctamente, poner la letra de color blanco y con negrita.

Estilos

En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por ejemplo

los distintos tipos de títulos de un libro (como se puede ver en este manual)
siempre tienen el mismo formato: negritas, tipo y tamaño de letra, separación
entre párrafos, etc.

Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word permite

agrupar un conjunto de instrucciones de formato para poder aplicarlas todas de
golpe: los llamados estilos. Dentro de un estilo se puede incluir sangría,
interlineados, tipos y estilos de letra, tabulaciones, bordes, etc.

Además, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar un

formato (por ejemplo quitar la negrita de los títulos) bastará con redefinir el
estilo para que todos los párrafos que lo tienen aplicado cambien.

El uso de estilos es una de las funciones de Word qué más trabajo ahorran y
que más contribuyen a la calidad formal del trabajo. Por ejemplo, este manual
está hecho íntegramente utilizando estilos.

Es posible hacer estilos para párrafo (se aplican a la vez a todo el párrafo) y de
palabra (se aplican sólo a una palabra o grupo de palabras) pero únicamente
se verán los primeros por ser mucho mas útiles.

Creación de Estilos Nuevos

Para definir un estilo hay que seguir los siguientes pasos:

1. Aplicar sobre un párrafo los formatos de fuente y párrafo que se quiere que
posea el estilo. Hay algunos formatos de párrafo que tienen especial sentido
aplicados en estilos:

El Espacio antes y después, del cuadro de diálogo Párrafo, del menú Formato
permite que determinados párrafos, por ejemplo los de título, se mantengan
siempre un poco más separados del párrafo que les precede que del que les
sigue. De esta forma, siempre se conseguirá la misma separación para todos
los títulos.
 Volver al índice

La opción Conservar con el siguiente de Párrafo, aplicada a los estilos de título

impide que éstos se separen del párrafo que les sigue, de forma que luego no
se pueda quedar un título sólo al final de una página, causando muy mal
efecto.

2. Hacer doble clic en el selector de estilos de la barra de

Formato, escribir un nombre para el nuevo estilo y pulsar la tecla Enter.
Cuando más tarde se quiera utilizar este estilo bastará con seleccionarlo para
que se aplique al párrafo sobre el que se tenga el cursor.

Modificar Estilos ya Existentes

Word tiene predefinidos gran cantidad de estilos para diversos usos: estilos de
título, notas al pie, encabezados, etc. Muchas veces, especialmente con los
modelos de título, resulta mucho mejor modificar los estilos del Word, para que
se adecuen al trabajo, que crear otros nuevos. También puede ser necesario
modificar los estilos que se hayan creado.

Para ello basta con seguir los siguientes pasos:

1. Modificar un párrafo que ya tenga aplicado el estilo que se quiere

cambiar, con los formatos que se quieran añadir o quitar.
2. Ir al selector de estilos de la barra de formato y volver a aplicar el mismo
estilo. Cuando Word detecte que hay variaciones en el formato del estilo
presentará automáticamente otro estilo basado en el principal pero con
las correspondientes modificaciones realizadas por el usuario.
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Tablas

Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con
muchas más opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante
tablas se puede:

· generar columnas de texto y números.

· disponer texto en columnas paralelas (para traducciones por ejemplo).

· situar imágenes junto a textos.

Para crear tablas hay que pulsar en el botón de la barra de herramientas

Estándar y seleccionar el número de celdas que se quiere insertar.

También se puede insertar tablas desde el menú Tabla / Insertar tabla:

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Alto y ancho de celdas

Para modificar el ancho de la columna hay que ir a la opción Propiedades de

Tabla del menú Tabla. Seleccione la ficha columna y a continuación las
opciones a utilizar. Después pulsar aceptar.

Si lo que queremos es ajustar las columnas de una tabla, la seleccionamos. A

continuación vamos a la opción Propiedades de Tabla del menú Tabla y luego
hacemos clic en Autoajustar el contenido.

Para modificar el alto de una fila, seleccionamos la ficha Fila dentro de

Propiedades de Tabla y a continuación seleccionamos las opciones que
deseemos. Después pulsar aceptar.
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Formato de tabla

Las opciones de formato para tablas son las mismas que para las de un párrafo
normal, con la diferencia de que cada celda se comporta como un párrafo
independiente. Esto permite que se pueda aplicar distintos estilos a cada celda,
o incluso a cada párrafo dentro de la celda.

Los bordes se aplican de la misma forma que se explicó para los párrafos con
el menú Formato / Bordes y sombreado...

Encabezado y Pie de Página

El encabezado y el pie son dos partes de la página, por encima y por debajo de
la caja de escritura respectivamente, en las que normalmente va escrito el título
del libro, el nombre del autor, la numeración de las páginas o cualquier texto
que se quiera aparezca repetido en la parte superior o inferior de todas las
páginas.

Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que activar el menú
Ver / Encabezado y pie. Word presenta el encabezado en la Vista Diseño de
página permitiendo escribir su contenido. Para ver el pie de la pagina hay que
 Volver al índice

pulsar el botón Cambiar entre encabezado y pie de la barra de

herramientas ya que el encabezado siempre se selecciona por defecto.

El encabezado y el pie poseen su propio estilo de párrafo que tiene ya un alto

de tabulación en la mitad de la hoja y otro en la parte derecha para poder
escribir, por ejemplo, un texto por un lado y la numeración por otro.

Los botones permiten introducir la numeración de las páginas, la

fecha y la hora. Introducir la numeración automática en el encabezado es el
procedimiento más normal para numerar las hojas.

Variación de los encabezados y pies de página

Es muy habitual que un libro presente un encabezado distinto para las páginas
pares y las impares: por ejemplo el nombre del autor en las pares y el título del
libro en las impares. Además suele ser normal que la primera página de un
capítulo no tenga encabezado.

Con el procedimiento arriba explicado únicamente se puede poner un

encabezado o pie igual para todas las páginas. Para variar los encabezados y
pies se utiliza el apartado Diseño de página de la ventana Configurar página.
Para abrir esta ventana se selecciona el menú Archivo / Configurar Página.
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También se puede ir directamente a ella desde el botón de la barra de

herramientas del Encabezado y pie.

En este cuadro hay que marcar las opciones Primera página diferente y Pares
e impares diferentes.

Ahora es posible escribir un encabezado distinto para las páginas pares y las
impares y dejar el de la primera vacío. Para pasar de un encabezado a otro hay
que usar los botones de la barra de herramientas Encabezado y pie.
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Notas: al Pie y Finales

Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas
bibliográficas, definiciones, etc. sin que estorben la lectura del texto principal.
Se suelen señalar con un número que acompaña a la palabra anotada, y se
sitúan en la parte baja de la página en la que está la palabra anotada (notas al
pie), o todas juntas al final del documento (notas al final), comenzando cada
una con el mismo número que la marca que acompaña a la palabra anotada.

Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin dejar
espacio), de la palabra que se quiere anotar, y seleccionar el menú Insertar /
Referencia / Nota al pie...

Aquí hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final (esta versión
del Word permite llevar ambas series al mismo tiempo) y que tipo de
numeración debe llevar. Conviene poner siempre la numeración automática de
manera que si posteriormente se intercala una nota extra, las demás se
renumeren automáticamente.

En el botón Opciones se puede modificar el tipo de numeración, hacer que

comience en cada página o en cada sección, transformar una nota al pie en
final o viceversa,…

Una vez insertada la nota se abrirá la ventana de notas (si se está trabajando
en el modo Normal) o aparecerá en la parte baja de la hoja (si se está en el
modo Diseño de página) para que se pueda escribir el texto de la nota.
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Nota hecha en Vista de Diseño.

Nota hecha en Vista Normal

Word escribe las notas en el estilo Texto de nota al pie, idéntico al Normal pero
con la letra dos puntos más pequeña, y que se activa en el momento en que se
inserta una nota.

Para cerrar la caja de notas hay que pulsar el botón Cerrar, y, si se quiere
volver a ver, elegir la opción Notas al pie del menú Ver, o hacer doble clic sobre
una marca de referencia.
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Formato Columnas

Sirve para repartir el texto dentro de un documento en diferentes bloques,

como el estilo periodístico.

Se puede hacer antes, durante o después de escribir un documento.

Para colocar un texto en columnas se presiona clic en el botón de la barra

de herramientas o clic en menú formato / columnas. Aparecerá la siguiente
ventana:

Encontramos cinco formas de columnas preestablecidas, si se requiere de más

columnas, sólo basta con definir el número de columnas, el ancho y el espacio
y presionar aceptar.
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Letra Capital

E s una letra inicial de mayor tamaño que las demás, generalmente es la

primera letra del primer párrafo. (Como la de éste párrafo).

Para colocar una letra capital, primero se escribe la palabra que va a contener
la letra, se selecciona la primera letra y se hace clic en Formato / Letra
capital. Aparece el siguiente cuadro:

Cambiar Mayúsculas y Minúsculas

Permite cambiar letras mayúsculas y minúsculas después que el texto está

escrito. (Previa selección), clic en el menú Formato / Cambiar mayúsculas y
minúsculas.
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Tipo oración: Coloca la primera letra en mayúscula y las demás en minúsculas

del texto seleccionado.

Minúsculas: Coloca todo el texto seleccionado en minúscula.

Mayúsculas: Coloca todo el texto seleccionado en mayúsculas.

Tipo Título: Coloca en minúscula la primera letra de cada palabra del texto
seleccionado.

Tipo Inverso: Coloca todo lo que encuentra en mayúscula en minúscula y

viceversa.

Números de Página

Permite colocarle números a las hojas del documento, para poder hacerlo se
presiona clic en el menú insertar / número de páginas.

Tanto la posición del número como su alineación dentro de la hoja, se pueden

definir desde sus respectivas listas desplegables.
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Combinar Correspondencia

Sirve para realizar combinaciones de cartas con datos tabulados y así generar
varias cartas automáticamente por el asistente.

Para combinar correspondencias, se deben seguir los siguientes pasos:

Clic en herramientas / cartas y correspondencia / combinar

correspondencia.

El asistente consta de seis pasos:

El primer paso consiste en seleccionar el tipo de

documento con el cual se va a trabajar.
(Generalmente cartas)

Clic en siguiente.

El segundo paso es seleccionar el documento inicial. (Generalmente se utiliza

el documento actual)

Clic en siguiente.
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El tercer paso es seleccionar la lista de los destinatarios, de una lista existente

o si desea crear una lista nueva. (Generalmente se trabaja con una lista
nueva).

Si escogió escribir una lista nueva, debe:

Presionar clic en el botón crear.

 Volver al índice

Seleccione los campos que desee y elimine los que no utilizará, presionando
clic en el botón personalizar. Luego presione aceptar.

Posteriormente se van llenando los registros, uno debajo del otro. (Cuando se
va a llenar un nuevo registro, se presiona clic en el botón nueva entrada).
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Cuando se termine el listado, se presiona cerrar y luego se guarda la lista en la

dirección deseada y con el nombre deseado.

El cuarto paso es escribir la carta y ubicar los campos combinados en el sitio

de la carta donde se necesiten:
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Presionando clic en más elementos.

Clic en el campo a combinar

Clic en insertar y luego se cierra el diálogo.

El quinto paso es obtener una vista previa de la carta.

Y por último, el sexto paso es completar la combinación, presionando clic en el

botón: “Editar cartas individuales”:
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Saldrá el siguiente cuadro:

Se selecciona todos y aceptar.

De ésta forma obtenemos nuestras combinaciones de correspondencia, ahora

podremos editar cada carta individualmente si el caso así lo requiere.
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Hipervínculos

Son enlaces o vínculos que se le hacen a un texto para que al presionar clic
sobre el, vaya a otra ubicación, que puede ser otra parte del documento, otro
archivo o una dirección Url.

Establecer un Hipervínculo que vaya a una ubicación específica de otro

documento.

1. Abra el archivo al que desee ir e inserte un marcador, para ello debe

seleccionar el lugar donde desee insertarlo, clic en el menú insertar /
marcador / se escribe el nombre del marcador y presionas agregar.
2. Abra el archivo al que desee establecer el vínculo y seleccione el texto o
el objeto que desee convertir en hipervínculo.
3. clic en el menú insertar / hipervínculo.
4. En vincular a: haga clic en archivo o Pág. Web existente.
5. Busque y seleccione el documento con el que desea establecer el
hipervínculo.
6. Haga clic en marcador y seleccione el marcador adecuado y listo.

Para asignar una sugerencia que se mostrará al situar el Mouse sobre el

hipervínculo, haga clic en info. de pantalla y a continuación, escriba el texto
que desee.

Si no especifica sugerencia, Word utilizará la ruta de acceso al archivo incluido

el nombre del marcador como sugerencia.

Un ejemplo de hipervínculos, lo podemos ver en el índice de éste manual.

Contar palabras

Sirve para saber cuántas palabras, números de páginas, párrafos y líneas tiene
un documento.

Para hacerlo, se presiona clic en el menú herramientas / contar palabras.

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WordArt

Son objetos de texto que se crean con efectos ya confeccionados en los que
puede aplicar opciones de formatos adicionales.

Para lograrlo debe hacer clic en el menú insertar / imagen / WordArt / haga
clic en el estilo que desee y clic en aceptar. El efecto del texto quedará en el
documento. Veamos las ventanas a continuación:

Para modificar un WordArt se hace clic derecho sobre el WordArt / formato

de WordArt / diseños / se escoge el nuevo diseño y clic en aceptar.
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Autoformas

Son un grupo de formas ya elaboradas que incluye formas básicas, como

rectángulos, círculos, etc.…mas una gran variedad de líneas y conectores.

Para agregar una autoforma se hace clic en el menú insertar / imagen /

autoformas / se escoge la categoría deseada, clic sobre la forma deseada,
haga clic y arrastre el Mouse sobre el sitio del documento donde la quiera
colocar.

Insertemos por ejemplo una carita feliz que se encuentra dentro de la categoría
de formas básicas:
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Definición

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno

Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos
en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A
estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un
libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como
gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de cálculo
que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,...

Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene
16.384 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las
columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con
combinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo una parte de
la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las
celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila.

La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las

celdas.

Para iniciarlo tenemos que hacer clic en el botón inicio / Todos los
Programas / Microsoft Excel.
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Introducir Información en la hoja de Cálculo

Son las celdas de la hoja de cálculo las que deben contener la información.
Dentro de una celda de Excel puede haber dos tipos de información: datos y
fórmulas. La información introducida será interpretada como una fórmula
siempre que el primer carácter introducido sea un signo igual (=). En otro caso,
será interpretada como dato, que puede ser numérico o de texto.

Numérico: Los números válidos son los dígitos del cero (0) al nueve (9) y
cualquiera de los siguientes signos: - + % () $ , Cuando se coloca un número
encerrado en paréntesis, Excel lo asume como negativo. Excel alinea los
números hacia la derecha.

Textos: Es una combinación de letras, números, signos, símbolos dentro de

una celda. Excel alinea el texto hacia la izquierda.

La información tecleada se introduce en cada momento en la celda que se

encuentre seleccionada a través de la barra editora de texto de la parte
superior del documento y se edita en la celda cuando se indica el fin de edición.

Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y para
seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella. El fin de edición se indica con un
clic en el icono correspondiente de la barra editora , pulsando la tecla retorno
de carro o la tecla Enter que se encuentra en el teclado numérico.

Cortar, Copiar y Pegar

Estas tres funciones son muy útiles para trabajar con los datos de una manera
rápida y práctica.

Cortar: para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego seleccionar
Edición / Cortar. Al hacer esto arrancamos los datos de una casilla y
tendremos que señalarle al ordenador donde queremos pegarlos. Para esto
situamos el cursor en la casilla donde deseemos y seleccionamos Edición /
Pegar.

Copiar: esta función es muy similar a la de Cortar, con la diferencia de que los
datos no desaparecen del lugar original, sino que son duplicados, en el lugar
que se señale.
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La opción Pegar . Se puede realizar sin necesidad de desplegar el menú, ya

que en la barra de herramientas está.

Series y Listas

Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automáticamente. Esto
se puede realizar de dos modos, cada uno es para un tipo de datos distinto.
Seleccionando Edición / Llenar / Series saldrá esta ventana en la que se
puede elegir entre los distintos tipos de series y el incremento que se quiere
que haya entre un dato y otro.

Otra forma de introducir datos, si los datos son numéricos se realiza del
siguiente modo. Se introducen los dos primeros números de la serie. Se
seleccionan ambos y se mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la
selección. El cursor se volverá en un símbolo + más fino. Apretando el ratón
seleccione las casillas en las que se quiera que aparezcan los datos. El
ordenador entenderá que el incremento que hay entre los dos números es el
que debe haber entre todos los números de la serie.
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Si los datos no son numéricos, sino de texto y le damos los dos primeros de la
serie, el ordenador repetirá estos dos datos de forma alternativa. A no ser que
se le defina una lista con todos los datos.

Seleccione Herramientas / Opciones / Listas. Colóquese sobre Nueva Lista y

pulse Agregar, a continuación introduzca los datos en el orden en el que desee
que aparezcan. Como separación de cada dato puede utilizar la coma o pulsar
Enter. Cuando haya introducido todos los datos, pulse Aceptar.
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Seleccionar una Fila, Columna u Hoja de Cálculo completa

Para seleccionar una celda individual: Hacer clic en la celda deseada.

Para seleccionar una fila o columna completa: Hacer clic en los encabezados
de la fila o columna.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo: Hacer clic en el botón Seleccionar

todo (cuadrado de la hoja de cálculo situado en la esquina superior izquierda
debajo de las barras de herramientas).

Para seleccionar un rango de celdas: Arrastrar desde la 1ª celda del rango a la

última.

Para seleccionar celdas no adyacentes: Seleccionar la 1ª celda o rango que se

desee, y con la tecla CTRL pulsada, seleccionar la celda o rango siguiente.
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Dar formato a la información

La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar

si se cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El
formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numéricos
y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la
misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas
por el usuario, se establecen por separado según sean de aplicación sobre
números, texto o ambas cosas.

A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato en la opción
Celdas o a través de la barra de Formato.

Barra de Formato

La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de esta

barra.
Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los datos,
o bien cuando ya se han escrito seleccionando lo que se quiera variar con el
ratón.

* El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le quiera dar.
La negrita, cursiva y subrayado ayuda a resaltar datos significativos.

* También se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones de la
barra en forma de párrafo se puede alinear el texto o los números, a la
izquierda, en el centro y a la derecha.

* Este botón sirve para convertir varias celdas en una sola de modo que sea la
cabecera de distintas columnas.
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* El botón con monedas, sirve para añadir el símbolo monetario que esté
definido.

El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno,
el ordenador multiplicará por cien el dato que se le introduzca.

El 000 sirve para darle estilo de millares.

El signo Euro sirve para expresar los valores numéricos en dicha moneda.

* Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para añadir
o quitar decimales.

* El primer botón que es un recuadro sirve para añadir bordes a las celdas,
pinchando sobre este botón se despliega un menú donde aparecen diferentes
ventanitas con las diferentes formas de aplicar los bordes.

Con el bote de pintura se puede seleccionar el color del relleno de la celda, y

aplicarlo a la zona en la que se pinche.

Y con la letra se selecciona el color de la letra de la celda, y se aplica. En

ambos casos hay que pinchar la flecha de la derecha para que se despliegue la
paleta de colores.
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Formato

Celdas

En el menú Formato / Celdas aparecerá un cuadro de diálogo donde se

encuentran todas las posibilidades para formatear el contenido de las celdas,
de esa forma conseguirá presentaciones de alta calidad.

Todas las celdas en una hoja de cálculo nueva tienen formato estándar.
Para cambiar el formato, hay que seleccionar el conjunto de celdas sobre las
que queremos que se apliquen los cambios y elegir el menú Formato / Celdas.

Número

Se selecciona la sección correspondiente a Número haciendo clic en la etiqueta

de la carpeta. Puede emplearse uno de los formatos de número incorporados o
crear formatos personalizados.

En el cuadro de diálogo podrá elegir Categoría. Si elige Todas verá todos los
formatos posibles en cuadro Tipo, para un formato más concreto como
Monedas, Fecha y Hora, Porcentaje, en el Tipo aparecerán las opciones más
específicas.
En el primer recuadro de Tipo muestra el formato seleccionado. Para agregar
un formato personalizado, escriba ahí uno nuevo. Este se agregará al tipo de
 Volver al índice

valor que esté seleccionado en ese momento. Hacer clic sobre Aceptar.
Cuando se trabaja con el formato Porcentaje Excel multiplica por 100 el valor
de la celda automáticamente. Hay que tenerlo en cuenta para introducir bien
los números y también en las fórmulas de porcentajes: el dato debe estar en
tanto por uno para que la aplicación del formato sea correcta.

Fuentes

Algunos elementos de formato son aplicables a las celdas con independencia

del tipo de valor que contenga. Por ejemplo, la fuente, el tamaño o el color.
La opción Formato Celdas en la carpeta Fuentes es donde se podrá elegir el
formato de los caracteres previamente seleccionados.

Dentro del formato de carácter hay distintos componentes: la fuente, que es el

tipo de letra, el estilo: si el texto irá en cursiva, negrita, el subrayado, el color y
los efectos de tachado, superíndice y subíndice. Todas estas modificaciones
ayudan a poner títulos, destacar, subrayar, y seleccionar color. Los cambios
que se vayan efectuando se verán reflejados dentro del cuadro Vista Previa.
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Bordes y Diseño de Celdas

Excel ofrece la posibilidad de crear fácilmente líneas y tramas para organizar y

presentar de forma más clara la información de la hoja de cálculo.
Con la sección Bordes del menú Formato / Celdas se puede personalizar;
elegir el borde que se desee para las celdas, el estilo y también su color.
En la sección Diseño se elegirán las tramas y sombreados que permitirán
modificar la presentación.

Alineación

La información tipo texto en las celdas aparece alineada a la izquierda. Se

diferencia de la numérica porque esta aparece alineada a la derecha.

Por defecto la orientación Horizontal es la general que diferencia texto y

números. Se puede cambiar y alinear números a la izquierda. Para hacerlo
bastaría con seleccionar el rango de celdas a que se desea aplicar, elegir
Formato / Alineación y hacer un clic en el botón Izquierda y Aceptar.

La orientación Vertical se refiere a la situación del texto en la celda considerado

de arriba a abajo. Tendrá importancia en celdas muy anchas o cuando se
quiere buena presentación en tablas, etc. Podrá elegir superior, cerca del
borde superior de la celda, media, centrada verticalmente, o inferior, cerca del
borde inferior de la celda.
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El sentido de la información en la celda puede cambiarse. Dentro del cuadro de

diálogo orientación verá reflejados los cambios que realice en la orientación del
texto que haya seleccionado. La orientación del texto se puede cambiar tanto
en una celda, como en un título de un gráfico, en un rótulo de un eje, etc.
Para que el texto de una celda se divida en varias líneas se marca la opción
Retorno Automático de este cuadro de diálogo.

Fila

Al seleccionar Fila dentro del menú Formato se despliega un menú con

diferentes opciones referentes al tamaño y a la vista o no de la fila.
Con Alto se selecciona la altura de toda la fila. Con Ajustar a la selección se
ajustará la altura de toda la fila al tamaño de una de sus celdas.
Con las opciones Ocultar y Mostrar. Se puede ocultar en pantalla una fila, o
mostrarla. Estos datos no son eliminados de la hoja de cálculo, pueden ser
recuperados en cualquier momento. Esto suele ser necesario cuando se
trabaja con muchos datos, y se prefiere ocultar aquello que no sea necesario
en ese momento.
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Columna

Al igual que en Fila, el menú que se despliega al pinchar sobre Columna sirve
para ajustar el tamaño de la columna en la que se encuentre el cursor en ese
momento. En el caso de la columna lo que se ajusta es el ancho.

También se puede ocultar o mostrar la columna oculta. Para esto último

seleccionar Edición / Ir a … dar la referencia de la columna o fila que
queramos volver a mostrar. Y sin pulsar en ninguna celda seleccionar Formato
/ Columna / Mostrar.

Hoja

Esta opción se refiere a la hoja en la que estemos trabajando en ese momento,

se le puede cambiar el nombre, ponerle un fondo distinto, y al igual que las
columnas y las filas, se puede ocultar o mostrar.
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Introducir Cálculos

Los cálculos que se realizan en una hoja de cálculo se llevan a cabo mediante
fórmulas. Para introducir una fórmula en una celda de Excel hay que empezar
por un signo igual (=).

Si en la fórmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores en

número se podrán ver actualizados los cálculos automáticamente cuando se
modifique un dato en esa referencia.

Funciones:

Una función es una fórmula incorporada en Excel, que toma una serie de
valores y los utiliza para realizar una operación, devolviendo el resultado. Excel
proporciona más de 300 funciones. Tiene a su disposición funciones de
búsqueda, de prueba, de tiempo, financieras, lógicas, matemáticas, etc.

Si la información está en una cantidad considerable de celdas es mejor que

utilizar fórmulas creadas con funciones. Resulta sencillo el uso de funciones
que facilitan el trabajo. Al hacer modificaciones de la fórmula se recalculará
automáticamente con los nuevos datos. Se selecciona la celda que debe
recoger el total de población, escribir un signo igual (=) y seleccionar la opción
insertar / función.

Le aparecerá el asistente para funciones:

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PASO 1: Las Categorías de funciones se agrupan por tipos. La categoría Todas

incluye todas las funciones que están agrupadas en las demás categorías.
Dentro de cada categoría los nombres de las funciones están agrupados por
orden alfabético.

Para calcular el total de las cuatro celdas de la tabla de este manual debe
buscar la fórmula SUMA y hacer un clic en Aceptar.

PASO 2: Introducir los datos necesarios para realizar el cálculo.

Esta es la estructura básica de una función introducida con el menú Fórmula.

En primer lugar aparece la función y, debajo los elementos sobre los que debe
aplicarla. Por ejemplo en la suma se necesita Numero1, esto sería el rango de
celdas que deseamos sumar. Basta con seleccionar las celdas
correspondientes en la hoja de cálculo para que aparezcan en el recuadro.

-El punto y coma equivale a una y otra, es decir, =SUMA (B3;B4) equivale a
sumar B3 y B4.

-Los dos puntos equivalen a rango, es decir, desde...hasta.... Por tanto,

=SUMA (A1:A4) equivale a sumar desde A1 hasta A4.
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Ahora veremos algunas de las funciones más utilizadas en Excel:

Función SUMA
Es la más sencilla y la que se usa con más frecuencia en la hoja de cálculo.

Sintaxis: =SUMA (Rango).

El rango puede escribirse o marcarse con el ratón.

La forma más sencilla de realizar sumas rápidas es utilizando la herramienta
(Sumatoria) de la Barra de Herramientas Standard.

Función SUMAR.SI:
Suma los valores numéricos que hay en un Rango que cumplan con una
condición dada.

Sintaxis: =SUMAR.SI (Rango; Criterio).

Función PROMEDIO
Halla la media aritmética de una serie de valores.

Sintaxis: =PROMEDIO (Rango)

Función CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números en un Rango.

Sintaxis: =CONTAR (Rango).

Función CONTARA
Cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de dato en un Rango (texto,
números, fechas, etc.)

Sintaxis: =CONTARA (Rango).

Función AHORA
Inserta la fecha y la hora del sistema en una celda.
Se actualiza cada vez que se abre la hoja o se modifique un dato en la hoja de
cálculo.

Sintaxis: =AHORA ().

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Función DIA:
Muestra el día de una fecha que corresponde a un número del 1 al 31.

Sintaxis: =DIA (Fecha).

Función DIAS 360:

Calcula el número de días entre dos fechas, basándose en un año de 360 días,
es decir; 12 meses de 30 días cada uno.

Sintaxis: =DIAS360 (Fecha Inicial; Fecha Final).

Función DIASEM:
Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento (fecha), el día se
muestra como un número entre 1 y 7. Hay 3 formas de mostrarlo según el tipo
seleccionado, veamos:
Tipo 1: (1) Domingo y (7) Lunes
Tipo 2: (1) Lunes y (7) Domingo
Tipo 3: (0) Lunes y (6) Domingo

Sintaxis: =DIASEM (Fecha; Tipo).

Si quiere ver una lista completa con todas las funciones, ponga en marcha el
Asistente para funciones, elija el comando Función del menú Insertar. En el
recuadro Categorías (en el cuadro de diálogo que aparece) haga clic en Todas
y verá una lista alfabética completa con todas las funciones disponibles.

La forma más rápida de poner en marcha el Asistente para funciones, es

haciendo clic en el botón del Asistente de funciones a la izquierda de la barra
de fórmulas .
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Fórmulas:

Son ecuaciones matemáticas que sirven para calcular y obtener resultados con
datos dentro de una hoja de cálculo.
Una fórmula se escribe dentro de la celda donde se desea tener el resultado.
Toda fórmula debe empezar con el signo igual (=).

Elementos de una Fórmula:

Referencia de celda:
Es la dirección o el nombre de la celda donde se encuentra el dato que
queremos incluir en la fórmula.

Constante:
Es un valor numérico que no cambia en la ejecución de la fórmula.

Operadores:
Sirven para combinar datos dentro de una fórmula y de ésta forma obtener un
resultado. Existen 4 clases:
1- Aritméticos
2- Comparación
3- Texto
4- De referencia

Aritméticos:
Se utilizan para ejecutar las operaciones matemáticas básicas, combina
números y genera resultados numéricos:
(+) Suma.
(-) Resta o Negación.
(*) Multiplicación.
(/) División.
(%) Porcentaje.
(^) Exponenciación.
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Comparación:
Se utiliza para comparar dos valores y obtener un valor lógico verdadero o
falso:
(=) Igual.
(>) Mayor que.
(<) Menor que.
(>=) Mayor igual.
(<=) Menor igual.
(<>) Diferente.

Texto:
Sirven para unir una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto:

(&) Unir cadenas de texto.

De Referencia:
Combinan rangos de celdas para los cálculos:

(:) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos
referencias.
(;) Operador de rango que genera una referencia únicamente a las celdas entre
dos referencias.
Orden en que Excel ejecuta los operadores en las fórmulas

El signo igual (=) indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una
fórmula. Después de la fórmula los operandos, luego los operadores. Excel
calcula le fórmula de izquierda a derecha según el orden específico de cada
operador:

Prioridad de operadores:
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecuta las
operaciones en el orden que se muestra a continuación teniendo en cuenta que
si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad, Excel evaluará
primero el que esté más a la izquierda.

Orden:
: Dos puntos.
; Punto y coma.
- Negación.
% Porcentaje.
^ Exponenciación.
* y / Multiplicación y División.
+ y – Suma y Resta.
& Concatenación.
< >, <=, >=, <, > Comparación.
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Uso de Paréntesis

Para evaluar el orden de evaluación, se escribe entre paréntesis la parte de la

fórmula que se calculará en primer lugar.

Tipos de Referencias

Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras
celdas hay varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer
posteriormente de ella.

Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a
la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y
actualizar las posiciones. Son referencias posiciónales. ej.: C4.

Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en

un cálculo, no de su posición relativa. ej:$C$4

En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el

tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Para trabajar con referencias
absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la
columna y del número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la
celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha- u operaciones
de copiar y pegar las referencias que tengan el signo $ delante no serán
actualizadas.

También puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4.
En el primer caso la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso
la columna es relativa y la fila absoluta.
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Mensajes de Error más frecuentes

Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un

mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido:

#¡VALOR!

En el primer caso (#¡VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la

fórmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una
casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.

Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con
contenido decimal. Microsoft Excel y sus formatos numéricos tienen
establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera de
un número, del decimal, que dependen de la versión en uso. Emplear otros
caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicación lea como texto
lo que debería ser un número.

Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la formula

correcta para la versión en uso, y asegurarse de que, en las opciones, está
especificado el idioma correcto para formatos numéricos, teclado, etc.

#¡DIV/0!

El segundo caso (error del tipo #¡DIV/0!) se corrige cambiando la fórmula,

considerando que hemos hecho referencia en un denominador a una casilla
donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

#¡REF!

El error del tipo #¡REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al
actualizar una fórmula con referencias relativas, se están tomando celdas que
no existen porque la referencia sale de la hoja de cálculo.

###

Si después de una operación aparecen los símbolos # en la celda es indicativo

de que el resultado no cabe en ese ancho. Basta con ampliar la anchura de la
columna para conseguir ver bien los resultados.

#¿Nombre?

Este error quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún
espacio o alguna letra incorrecta.

#¡Num!

Éste error aparece cuando en una fórmula se escribe un número no válido.

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Formato Condicional

Es un formato que Excel aplica a las celdas si cumplen con una determinada
condición.
Para colocar un formato condicional, se seleccionan las celdas que queremos
con dicho formato luego hacemos clic en el menú Formato / Formato
Condicional. Aparecerá el siguiente cuadro:

Formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel

aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es
cierta.). Por ejemplo, puede aplicar color de texto verde a la celda si las ventas
sobrepasan las previsiones y un sombreado de color rojo si son menores que
las previsiones.
Cuando cambian las condiciones: Si el valor de la celda cambia y ya no cumple
la condición especificada, Microsoft Excel borra el formato de la celda pero deja
aplicada la condición de modo que se aplique de nuevo el formato cuando la
condición se cumpla.

Validación

Sirve para definir o validar que datos se deben copiar en determinadas celdas.
Para validar datos:
- Se seleccionan las celdas que se quieren validar.
- Clic en el menú Datos.
- Clic en validación.
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Muestra un mensaje al posicionarse sobre una celda

Muestra un mensaje de error si se introducen datos inválidos

Crear un Gráfico

Primero se seleccionan los datos que se desea representar. Deben incluirse las
celdas que contienen rótulos para las filas o columnas para que salgan
automáticamente títulos de gráficos, ejes, leyendas... Haga clic en la
herramienta:

Coloque el puntero en forma de cruz donde desee una esquina del gráfico y
arrastre el ratón hasta que el contorno tenga el tamaño deseado para el gráfico.

Aparecerán cinco ventanas con instrucciones para elegir el tipo de gráfico,

títulos, etc...
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· PASO 1: Aparece en pantalla un cuadro de diálogo con los tipos de gráficos

de que dispone. Gráficos en dos dimensiones (Áreas, Barras, Columnas,
Líneas, Circular, Anillos, Radar, Coordenadas XY, Combinado) y de tres
dimensiones. Excel selecciona por defecto el gráfico más adecuado para los
datos, para modificarlo basta con hacer clic sobre el icono del tipo de gráfico
deseado.

· PASO 2: Después de dibujar el recuadro donde se incluirá el gráfico, aparece

el cuadro de diálogo del segundo paso del asistente para gráficos. En este
momento Excel permite cancelar la selección de celdas que acaba de hacer
para representar en el gráfico, si así se desea, y seleccionar un nuevo rango.
Hacer clic en el botón Siguiente.
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· PASO 3: Elegir entre distintas representaciones para el gráfico elegido.

· PASO 4: Aparece una muestra de cómo quedará el gráfico con el tipo que ha
elegido. Excel coloca en las coordenadas las divisiones que estima oportunas.
Puede cambiarse con los botones que aparecen a la derecha.
Por ejemplo, con el primer botón se ha establecido que aparezcan las series de
datos por filas, si se quiere que se representen por columnas se hace clic en el
segundo botón. Con el indicador Usar primeras XX fila(s) para rótulos del eje
de abscisas (X), Excel sabrá qué tiene que utilizar los datos de esa(s) fila(s)
para poner los títulos de los datos. Con el indicador Usar primeras XX
columnas(s) para el texto de la leyenda, Excel sabrá que los datos de la
primera columna deberán aparecer en la leyenda del gráfico.
 Volver al índice
· PASO 5: En él se podrá escribir los títulos del gráfico. En los botones ¿Desea
agregar una leyenda? puede indicar si se quiere o no incluir una leyenda para
el gráfico. En el recuadro siguiente escriba el Título del gráfico (por ej.:
Estudiantes del instituto de Sistemas Programar en el 2006). Puede introducir
también títulos a los ejes X e Y en el recuadro Títulos de los ejes. Se pueden
escribir los títulos para las abscisas (eje X) y para las ordenadas (eje Y), en las
líneas correspondientes.

Se pulsa Terminar para finalizar.

Titulo

Líneas de División

Leyenda

Títulos de eje

Eje de Valores Eje de Categorías

 Volver al índice

Eliminar un gráfico de una hoja de cálculo

Se selecciona el gráfico incrustado en la hoja de cálculo, elija Edición / Borrar,

también se puede eliminar oprimiendo la tecla Suprimir, Excel elimina el gráfico
en la hoja de cálculo.

Impresión de un Documento de Excel

Como cualquier programa, Excel dispone de opciones que permiten imprimir

los documentos propios del programa: hojas de cálculo, gráficos y macros.
Antes de imprimir siempre es aconsejable definir el área de impresión y
preparar la página para la impresión.

Establecer área de impresión

Para imprimir en Excel primero hay que definir el Área de impresión.

Seleccione el rango de celdas que quiera imprimir. Con las celdas ya
seleccionadas abra el menú Archivo / Área de Impresión, le aparecerán dos
opciones seleccione Establecer Área de impresión.
Cuando ordene al programa que Volver al índice
imprima siempre imprimirá el Área de
impresión que esté definida. Para borrar el área de impresión seleccione
Archivo / Área de impresión y seleccione Borrar Área de impresión.

Preparar página

Página

En esta carpeta se selecciona todo lo referente a la página, su orientación,

cómo se encaja el cuadro de Excel en la página, el tamaño de la página en la
que se va a imprimir.

-Orientación: vertical u Horizontal en el papel a imprimir.

-Escala: permite la opción de aumentar o reducir el tamaño de la hoja de

cálculo con respecto a la página, según sea mayor o menor de 100.
 Volver al índice

Márgenes

Aquí se determinan los márgenes del documento y cómo se centra el cuadro

con respecto a los márgenes. También se configura el tamaño del encabezado
y del pie de página.

Encabezado / pie

Por defecto en todos los documentos de Excel sale en el encabezado el

nombre del documento y en el pié de página el número de hoja.
De modo que antes de imprimir conviene retocar el encabezado y el pie si no
nos interesa que aparezcan así.

Presionando sobre Personalizar encabezado / pie de página aparecerá una

ventana en la que se pueden realizar los cambios.
 Volver al índice

Hoja

Desde esta ventana también es posible definir el Área de impresión. Sin cerrar
la ventana seleccione el rango de celdas que desee imprimir, o escriba
directamente las referencias sobre el cuadro.

También sin cerrar la ventana seleccione con el ratón las filas y columnas que
quiera que aparezcan repetidas en cada una de las páginas del documento.

Dentro de Imprimir puede elegir entre todas estas opciones:

-Líneas de división: tiene la opción de elegir si quiere que aparezca la

cuadrícula que separa las celdas de Excel.

-Notas: los comentarios ocultos de las celdas también se pueden imprimir

eligiendo esta opción.

-Calidad de borrador: la impresión será más rápida pero la calidad resultante

será muy baja.

-Blanco y negro: a veces si la impresora es en blanco y negro, el imprimir en

color resulta muy confuso, sin embargo si la orden de impresión se le da en
blanco y negro las tonalidades se distinguen perfectamente.
 Volver
-Encabezado de Filas y Columnas: al índice
activa / desactiva la impresión de la hoja
con los nombres de identificación de filas y columnas (1,2,3...o A,B,C...).
El orden de las páginas es necesario cuando hay varias páginas. Elija el orden
que le resulte más cómodo.

En todo momento se pueden visualizar los cambios efectuados pulsando el

botón Vista Preliminar. También se puede dar la orden de Imprimir si todo es
correcto.

Vista Preliminar

Esta opción ahorra mucho tiempo ya que se puede ver el documento como si
realmente estuviera impreso sin la necesidad de hacerlo. Desde aquí puede
acceder a preparar página para realizar cambios, y también a los márgenes y
desde allí volver aquí para comprobarlo.

Si quiere ver algún elemento con más detalle pulse zoom y mueva el ratón
sobre la hoja, el cursor se convertirá en una lupa con un símbolo +, haga clic
sobre la zona que quiera ampliar. Para volver a ver la hoja en las proporciones
anteriores vuelva a hacer clic con el ratón sobre la página.

Imprimir
En este cuadro de diálogo deberá seleccionar la impresora en la que quiere
imprimir. Volver al índice

Seleccione lo que quiere imprimir, y el número de copias que quiere hacer.

Cuando ya tenga todo listo, pulse el botón aceptar.

Módulo de Base de Datos

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de

información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se
puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre
que se quiera.

Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos

(cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y está
constituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para cada
campo-filas-)
Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco donde
se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así el fichero.

Introducir los datos

Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada
en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el
registro (fila de encabezados). Para ejemplo puede introducir estos datos:

Apellido Nombre Profesión

Díaz Francisco Contador
Cárdenas Herver Ingeniero
Beltrán Faisuris Docente

Microsoft Excel ofrece dos formas de trabajar con los registros:

A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la tabla dinámica.

Para trabajar con tabla dinámica una vez creados los nombres de los campos
se seleccionan y se elige la opción Informe de gráficos y tabla dinámica del
menú Datos. La tabla dinámica organiza y resume automáticamente los datos.
Si se utiliza esta opción sin haber establecido la base de datos, Excel indicaría
con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.
 Volver al índice

Sucesivamente seleccione los campos y el área respectivamente, ya sea

columnas, filas, páginas, datos, como muestra el recuadro.
Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar el
valor de alguno de los campos bastará con poner el cursor en el campo
correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificación
quedará grabada.

B. Directamente sobre la hoja de cálculo:

En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas a los
campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y escribiendo en
ellas la información correspondiente. Pero tenga en cuenta que siempre deberá
haber elegido por lo menos una vez la opción Datos Informe de datos y tabla
dinámica
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a
cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas en
blanco intercaladas.

Ordenar la base de datos

 Volver
Excel puede ordenar según distintos al índice
criterios, por orden alfabético o numérico.
Así podemos encontrar información de forma sencilla.

Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se

ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar
del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la
columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.

Hay 3 criterios:

Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar

Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente:
números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.

Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan

datos del primer criterio.

Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.

Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los

campos incluidos, marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará
excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón
Aceptar para ordenar los datos.

Apellido Nombre Profesión

Beltrán Faisuris Docente
Cárdenas Herver Ingeniero
Díaz Francisco Contador
 Volver al índice

Buscar y Reemplazar

Se selecciona el comando Buscar del menú Edición, esta opción busca y

selecciona en la celda o en la hoja seleccionada el texto que se le especifique.

También pude usar la combinación: Ctrl. + B

En éste ejemplo, Excel buscará la palabra Díaz dentro de la Hoja Actual

 Volver al índice

Reemplazar sirve para buscar una o varias palabras y luego reemplazarla por
una nueva palabra.

En éste ejemplo, vemos que Excel buscó la palabra Díaz y la reemplazó por la
palabra Rodríguez.

Extraer registros con Filtros

El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y

trabajar con ellos. Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen
cierto valor mientras que ocultan las otras filas.

Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Autofiltro en el menú Datos /

Filtros.
 Volver al índice

Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del encabezado de cada

campo para elegir en uno o varios campos la condición que se desee.
Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse de que no hay
otro activado ya, esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de
activación al lado de la opción Datos / Autofiltro.

Eliminar un filtro de una lista

Para eliminar un filtro de una columna se hace clic en la flecha ubicada junto a
la columna, y se elige Todas en la lista desplegable.

Una vez filtrada la información, tanto el número de la fila como la flecha de la lista desplegable
de la columna filtrada, se ponen de color azul

Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada hay que ir al menú
Datos / Filtro y elegir Mostrar todo.

Para eliminar las flechas del Filtro automático de una lista se elige el menú
Datos / Filtros y Mostrar Todo. Vuelva a pulsar Datos / Filtros, pero ahora
sitúese en Filtro Automático para desactivarlo.
Volver al índice
 Volver al índice

Definición

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos

relacionales. Las Bases de Datos de Access son documentos combinados
donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por
ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas.
Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen
la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes,
pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas
ellas mediante una consulta, formulario o informe.

¿Qué es una base de datos?

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto,

tema o actividad específicos. Así, se pueden utilizar Bases de Datos para
cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos
de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar

datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que
se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones
de otro tipo. Debe permitir en principio:

-Introducir datos

-Almacenar datos

-Recuperar datos y trabajar con ellos (Manipularlos).

 Volver al índice

Pasos para entrar a Access:

1. Clic en el menú Inicio.

2. Clic en todos los programas.
3. Clic en Microsoft Office.
4. Clic en Microsoft Access.

Aparece la siguiente ventana:

 Volver al índice

Creación de una base de datos con Access

¿Cómo crear un fichero de base de datos?

Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana:

Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa Aceptar. Aparecerá otro

cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a
crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de
la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.
 Volver al índice

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear.

Aparecerá la ventana de Access.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las
pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos;
tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón .

En el apartado de cada elemento de la base de datos se explicará como crearlo

desde la ventana de cada uno. Pero desde la ventana de base de datos hay
dos formas de crear cualquier elemento sin necesidad de seleccionar la
pestaña: Tabla, Consulta....

1. este botón cambia dependiendo del último objeto creado. Al pulsarlo se

creará otro objeto similar al último creado. Si se quiere elegir otro objeto sólo
hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegará el menú de
todos los elementos de Access:
 Volver al índice

2. Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaña es a

través del menú Insertar:

Crear un nuevo fichero de base de datos

Si se está utilizando Access, con una base de datos abierta y se desea crear un
nuevo fichero, se puede pulsar la tecla o seleccionar Archivo / Nueva base
de datos.

Los menús de Access

En la ventana de Access, como en todos los programas de Microsoft, hay un

Menú y una Barra de herramientas. La diferencia de Access es que tiene 22
barras de herramientas distintas. Las barras de herramientas y el menú varían
según el elemento que esté seleccionado: tablas, consultas, formularios,
informes...
Nada más crear una base de datos, no todos los botones están activos. Irán variando
según se vayan añadiendo elementos a la base de datos y según lo que se
seleccione; tabla, consulta,Volver al índice
formulario, informe, macros, módulos…

La barra de herramientas tiene los botones agrupados por la función que

realizan, muchos de estos grupos se repiten en las diferentes barras. Estos son
todos los botones que componen la barra de herramienta de la ventana general
de Access. Según se vayan viendo los diferentes elementos de Access se verá
que en sus barras aparecen muchos de estos elementos y otros nuevos:

1º. Crea una nueva base de datos.

2º. Abre una base de datos ya existente.
3º. Guarda la base de datos actual.

1º. Imprime el elemento seleccionado.

2º. Muestra la presentación preliminar de lo
que se imprimirá.
3º. Corrige la ortografía.
1º. Cortar.
2º. Copiar.
3º. Pegar.
Deshacer: deshace la última acción
realizada.
Estos son los vínculos que tiene Access con
el Office:
Con el MS Word para combinar y publicar
(correspondencia).
Con Excel para analizar los datos.

Estas opciones analizan los datos.

Código.

Muestra las propiedades del elemento que

esté seleccionado, la fecha de creación, y la
última modificación.
Muestra las relaciones existentes entre las
tablas o ayuda a crearlas.
 Crea nuevos elementos de la base de datos.
Volver al índice
Llama al ayudante de Office.

Las Tablas

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las
tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la
información.

¿Cómo crear una tabla?

Para crear una tabla se selecciona la pestaña y se pulsa el botón
Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:

1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la
primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los
cuales se escriben los nombres de los campos.

2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño

de la tabla.

3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y

de la tabla y la genera automáticamente.

4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos,
que no necesariamente tiene que estar creada por Access.
5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las
modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.
Volver al índice
Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las
opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista
Hoja de datos y Vista Diseño. Con la opción Vista Diseño se crea la estructura
para luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero también se puede
empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la información y
Access crea la estructura automáticamente.

Las Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no
sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la barra
de herramientas:

Vista Diseño

Desde esta vista se diseñan los campos pero no se pueden introducir datos. Si
se desea introducir datos, se pulsa el botón Vista , se abrirá la vista Hoja
de datos. El aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual los
encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un
registro.
Volver al índice

Vista Hoja de datos

Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de datos que contienen los
campos o su descripción.
Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a introducir los datos
pulsando el botón Vista .

Esta es la barra de herramientas y el menú de Vista Diseño:

En la Vista Hoja de datos el menú añade todo lo relacionado con "Registros"
ya que en esta vista se pueden introducir datos. En la barra de herramientas se
añaden elementos de orden de los datos:

Volver al índice

Vista Hoja de datos

Con esta opción es más fácil entender cómo se almacena la información en

una base de datos. A continuación se va a crear la tabla Pacientes. Se
selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa Aceptar.

En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene

dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se
escribe el nombre que se le quiera dar al campo. En el caso de la tabla
Pacientes el primer campo va a ser "Nombre".

Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener
más de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.

Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.

Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres
de los campos y un registro.
Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el
primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla
tabulador.

Volver al índice

Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden

los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.

Como aún no se han definido las características de los campos, es conveniente

hacerlo antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.

Vista Diseño

Se elige Vista Diseño y se pulsa Aceptar. Access pedirá que se le dé un

nombre a la tabla.

Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar.

A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una

clave principal.
 Volver al índice

Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se verá más

adelante en este manual.

Después de pulsar "No", se abrirá la ventana de diseño de la tabla ya creada

con el tipo de dato definido por Access de forma automática.

En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda

columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access con los datos
introducidos. Como se ve en cada columna se introducen diferentes
características del campo:

Nombre del campo: los nombres de los campos.

Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda,

objeto OLE.
Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del
campo o su finalidad.

Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se

controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de
modo incorrecto. Volver al índice

En este manual se va a crear una base de datos de un hospital. Se ha

empezado con la tabla de los pacientes pero no se han introducido todos los
campos. Faltan los campos: sexo, población, provincia, teléfono, DNI.

El tipo de dato se verá mas adelante en el apartado campos, junto con la

descripción y las propiedades del campo. Por ahora se introduce el nombre del
campo y se selecciona el tipo de dato tal y como aparecen en este gráfico:

Insertar un Campo

El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. Para

introducir un campo nuevo entre dos ya existentes se pulsa la tecla . El
campo insertado aparecerá sobre el campo que estaba seleccionado cuando
se pulsó la tecla insertar campo, en este caso, estaba seleccionado "Fecha de
nacimiento", por lo tanto el nuevo campo se creará encima de él.
 Volver al índice

Introducir el Nombre del Campo

Para introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se

teclea el nombre que se le vaya a dar al campo.

Para introducir el nombre del campo "Sexo" se tiene que seleccionar el campo
y se le pondrá el nombre "Sexo".

Elegir el Tipo de Dato

Mientras en el Vista Hoja de datos no se introduzcan datos Access asigna a

todos los campos el "tipo de dato": texto. Si se hubiera introducido un dato
numérico el tipo de dato sería numérico.

Para cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de
tipo de datos aparecerá una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un menú
en el que se puede seleccionar el tipo de dato.
 Volver al índice

El tipo de dato que se le va a dar al campo "Fecha de Nacimiento " es

Fecha/hora. Para cambiar el tipo de dato se pulsa sobre esa celda, en la parte
derecha de la celda aparece una flecha, que al ser pulsada despliega un menú.
Para seleccionar el tipo de dato que interese hay que situarse sobre él con el
ratón.

Para añadir los campos: población, provincia, teléfono, DNI y edad basta con
situar el ratón sobre la fila en blanco que sigue a Dirección.

Mover un Campo

A continuación se va a mover el campo "DNI" y se va a situar debajo de

"Dirección". Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic
sobre él. El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha.
Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en otra
flecha. Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede arrastrar el
campo a la posición que se quiera. De modo que la tabla de pacientes quedará
finalmente así:
 Volver al índice

La Clave Principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El

contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única.
De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores
nulos en los campos de la clave principal.

Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser
el campo nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y
apellidos juntos también se podrían repetir en algún caso. De modo que lo más
indicado es crear un código único para cada paciente. Se selecciona el campo
nombre y se inserta un campo. Se llama Código del paciente y se elige el tipo
de dato Autonumérico. Este tipo de dato hace que Access genere un número
único a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el
campo no tendrá ningún registro repetido.

Es decir los datos de un paciente no aparecerán repetidos dos o tres veces,

sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico
de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos
médicos.

Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la
barra de Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal .También
se puede realizar esta operación desde el Menú Edición / Establecer Clave
Principal.
 Volver al índice

No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente

es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla
aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca:

Si se elige la opción "Si", Access creará automáticamente un campo

Autonumérico que será la clave principal.

Tipos de Clave Principal

En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo

simple y Campos múltiples.

Claves Principales de Autonumérico

Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca

automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la
tabla.

Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma
más sencilla de crear una clave principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién
creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal
automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una
clave principal de Autonumérico.

Volver al índice

Claves Principales de Campo Simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de

identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave
principal.

Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o

Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar

qué registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente
las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, se puede agregar un
campo Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una
clave principal de campos múltiples.

Claves Principales de Campos Múltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo

campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal.

La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada

para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios.

Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos

apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente
resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como
la clave principal en su lugar.

Eliminar Campos

Se selecciona el campo a eliminar, se presiona la tecla Suprimir o Clic en el

menú Edición / Eliminar Fila.
Guardar la tabla

Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón de guardar

o se elige Archivo / Guardar. El nombre que se le va a asignar a esta tabla es
"Pacientes". Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algún cambio.

Volver al índice

Abrir y Trabajar una Tabla

Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendrá que
estar en esa base de datos.

Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo / Abrir, o se pulsa el

botón . Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de datos,
se selecciona la que interese y se pulsa Aceptar.

Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de

datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña y se hace
clic sobre la tabla que se desea abrir.

Se pulsa el botón Abrir, si se desea introducir datos, o Diseño si se desea

añadir un campo o variar las propiedades de los campos.

Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la
oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas:

Introducir Datos en la Tabla

En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro sólo

aparecerá una fila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los
campos. En el momento en que se empiece a escribir se añadirá una fila más.
En la primera columna de la fila sobre la que esté escribiendo aparecerá un
lápiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse Enter
o Tabulador.
 Volver al índice
Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con
el asterisco.

Los campos

Para crear los campos de una manera más completa es necesario profundizar
en cada una de las características de un campo.

Nombre del Campo

En esta columna se introduce el nombre de los campos. La columna tiene un

máximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede
empezar con un espacio. No se pueden utilizar: los puntos, los signos de
admiración, los acentos graves ni los corchetes.

Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre.

El nombre del campo debe ser descriptivo de la información que el campo va a

contener para no crear confusión a la hora de trabajar con los datos.

Tipo de datos

1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no

se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo.

2. Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco

tamaños:

Byte: para almacenar el rango de 0 a 255

Entero: para el rango entre -32.768 y 32.767

Entero Largo: para el rango entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647

Simple: para números decimales entre el -3,4x 10 38 y el 3,4x 1038 con 7
decimales

Doble: Doble para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales.

3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.

4. Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo

automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar
manualmente. Volver al índice

5. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1,
verdadero-falso, blanco-negro...

6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64.000 bytes.

7. Moneda: Para almacenar valores de moneda.

8. Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en
otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

Descripción

En esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su

finalidad. El texto que se introduzca aparecerá en la barra de estado cuando se
seleccione el campo en un formulario, de este modo se facilita el introducir el
contenido adecuado en cada campo.

En la tabla “pacientes”, que se ha creado en el apartado anterior, la descripción

podría ser la siguiente.
 Volver al índice

Las propiedades de los campos ayudan a detallar el tipo de dato que va a

contener un campo, y por lo tanto la utilidad del mismo dentro de la base de
datos. Las propiedades se explican en el capítulo "Propiedades de los
campos".

A continuación se crean estas dos tablas para poder continuar con el ejemplo
de la base de datos de un hospital:

La clave principal de la tabla Médicos es el código del médico y de la tabla

visita, el número de visita.

Propiedades de los Campos

Estableciendo las propiedades de los campos en Vista Diseño se controla la

apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo
incorrecto.

Tamaño del Campo

Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de
texto.
En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres
que puede contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto
Access aplica 50. Se puede introducir un valor inferior, pero si ya se han
introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamaño
inferior al de algún campo los caracteres restantes se perderán.

En los de tipo numérico limita el rango de valores permitido y si el campo puede

contener valores fraccionarios. El campo numérico puede tener estos tamaños:
Byte, Entero, Entero Largo, Simple Volver al índice
y Doble.

Formato

Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE.

El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor

almacenado de una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con
diferentes formatos.

Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de

moneda o con un determinado número de decimales.

Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y

los datos aparecen tal y como se hayan introducido.

El formato que se especifique para un campo de una tabla será el que Access
utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un
cambio de formato después de haber creado un formulario o un informe, este
formato nuevo no le afectará.

Formatos de datos internacionales

Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los
valores establecidos para los formatos de número y de fecha/hora en la sección
internacional del Panel de Control de Windows.

Formatos de campos de tipo Numérico y Moneda.

Si no especifica ningún formato, o si especifica el formato número general,

Access presentará los números sin separador de miles ni ningún otro tipo de
formato.
Si se desea que los números de un campo aparezcan con algún formato
determinado se presiona la flecha de la derecha en Formato, aparecen dos
columnas: la izquierda indica el nombre del tipo de formato y la derecha el
resultado de aplicar ese formato a un número.

Volver al índice

Lugares decimales

Cuando se selecciona un formato de número que no sea número general en

esta propiedad se puede especificar un número de lugares decimales exacto.
Si se ha escogido el formato número general sólo se presentará el número de
lugares decimales necesarios para cada valor.

Formatos personalizados de campos numéricos

Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la

lista que se despliega, Access también permite establecer un formato propio.
Este formato se crea a través de códigos que Access convierte en formatos.

Un tipo de formato se crea con cuatro secciones:

1º. Para los números positivos

2º. Para los números negativos
3º. Para los que tengan valor cero
4º. Para los que no tengan ningún valor (que el campo esté vació).

Código Función
, (coma) Separador decimal
. (punto) Separador de miles
0 Muestra un dígito o el 0
# Muestra un dígito o un espacio en blanco
% Multiplica el valor por cien y lo muestra seguido del símbolo
porcentaje
E- o e- Notación científica con un signo menos junto a los exponentes
negativos
E+ o e+ Notación científica con un signo mas junto a los exponentes
positivos

Ejemplo de las cuatro secciones: #.##0,00 ; -#.##0,00; 0,00; "Vacío"

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Códigos de formato para campos de cualquier tipo

Para crear formatos personalizados para cualquier tipo de campos se utilizan

estos códigos:

Código Función
Espacio Muestra un espacio
"texto" Muestra lo que esté entre comillas
! Fuerza la alineación a la izquierda, en lugar de la alineación a la
derecha
* Rellena el espacio disponible con el carácter que venga a
continuación.
\ Muestra el carácter que haya a continuación. Evita que ese
carácter sea tomado por un código de control si coincide con
alguno
[color] Muestra la sección en el color indicado entre los corchetes. Los
colores disponibles son: negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta,
amarillo, blanco

Formatos de campos de tipo Texto y Memo

En estos dos campos no hay ningún formato predefinido. Si se desea se puede

crear uno propio. Al igual que en los campos numéricos un formato se crea en
varias secciones con unos códigos.

En los campos de texto y memo sólo hay dos secciones, la primera se usa si el
campo tiene texto y la segunda si el campo está vació.
Los códigos son los siguientes:

Código Función
@ Si los caracteres que se introducen en un campo no lo
completan cada uno de los códigos que se inserten en formato
se convertirá en un espacio o carácter para rellenar el campo
& Funciona igual que el anterior, pero si no hay suficientes
caracteres para sustituir todos los símbolos Acces no insertará
Volver al índice
nada
< Presentará todos los caracteres en minúsculas
> Presentará todos los caracteres en mayúsculas

Formatos de campos de tipo Fecha/Hora

Los formatos predefinidos de este campo dependen de la configuración de la

sección internacional del panel de control de Windows.

En este tipo de campo también se pueden crear formatos personalizados. Con

la diferencia de que sólo hay una sección:

Código Significado
: Separador de hora
/ Separador de fecha
D Día del mes en uno o dos dígitos numéricos (1-31)
dd Día del mes en dos dígitos numéricos(01-31)
ddd Las tres primeras letras del día de la semana (Dom-Sáb)
Dddd Nombre completo del día de la semana
E Día de la semana en números (1-7)
m Mes del año en uno o dos dígitos(1-12)
mm Mes del año en dos dígitos (01-12)
mmm Las tres primeras letras del mes (Ene-Dic)
Mmmm Nombre completo del mes (Enero-Diciembre)
t Número del trimestre del año (1-4)
aa Los últimos dígitos del año (01-99)
aaa Año completo(0100-9999)
 h La hora en 1 o 2 dígitos (0-23)
hh La hora en 2 dígitos (00-23)
n El minuto en 1 o 2 dígitos (0-59)
nn El minuto en 2 dígitos (00-59)
s El segundo en 1 o 2 dígitos (0-59)
ss El segundo en 2 dígitos (00-59)
Volver al índice
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras que correspondan
AMPM Reloj de 12 horas con el indicador de mañana/tarde definido
en el panel de control de Windows

Formato de campos tipo Si/No

Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrará un –1

para Sí y un 0 para No.

En este tipo de campos hay formatos predefinidos y también se pueden crear

formatos personalizados. Hay tres secciones:

1º. Escribir punto y coma

2º. Representar los valores que no sean cero

3º. ";"Representar los valores cero

En el campo Sexo se ha seleccionado un tipo de dato Si/No. En este tipo de

dato no hay nada predefinido para seleccionar un sexo.

;"Hombre" ; "Mujer"

Cuando se introducen los datos dependiendo desde que vista aparecerá un

botón al que hay que activar o desactivar. Si el botón está en blanco el valor es
cero, por tanto el sexo de ese registro será mujer. Si se activa o selecciona el
valor de ese campo ya no será cero por tanto el sexo será hombre.

Lugares decimales

Esta propiedad sólo la tienen los campos de tipo numérico y de moneda.

Determina el número de cifras decimales en la presentación de los campos.

Esta propiedad tiene dos configuraciones:

1. De 0 a 15: Aparecerán tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en
cuenta las que se especifiquen en el formato.

2. Auto: aparecerá el número de cifras decimales predeterminadas para cada

formato o la que este definida en la propiedad formato.

Máscara de entrada

Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de

moneda. Obliga a que los datosVolver al índice
introducidos en un campo se ajusten a una
plantilla determinada.

Para crear una máscara hay un esquema de 3 partes separadas por ";":

1º. Presenta la máscara de entrada

2º. Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o

no en el campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para
que no se guarden

3º. Especifica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la

máscara. Access por defecto utiliza el subrayado.

Los códigos son los siguientes:

Código Función
0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos
# Dígito o espacio. Introducción opcional. Las posiciones en
blanco se convierten en espacios y se permiten los signos
9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos
L Letra (A-Z). Introducción obligatoria
? Letra (A-Z). Introducción opcional.
A Letra o dígito. Introducción obligatoria
a Letra o dígito. Introducción opcional
& Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria
C Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha y
hora.
 < Convierte los caracteres en minúsculas
> Convierte los caracteres en mayúsculas
! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a
izquierda
\ Hace que el carácter que venga a continuación se presente
como un carácter literal

Ejemplo:
(900)009-00 00; 0; "_"
Volver al índice

Título

Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos.

Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del campo cuando se

crean tablas, formularios e informes.

Valor predeterminado

Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto
OLE.

Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el
usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este
valor varíe se puede modificar.

Regla de validación

Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo
Contador y Objeto OLE.

Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan,
si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.
Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona
Regla de validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en
blanco hay unos puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparacerá una
ventana para generar expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas
condiciones.

Texto de validación

Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no

aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que
se utilice el texto de validación. En esta propiedad se debe introducir cuál es la
condición que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.
Volver al índice

Requerido

Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.

Si se encuentra activado "Si" no dejará que el usuario abandone un registro sin

haberlo rellenado.

Permitir longitud cero

Se aplica a los campos de tipo texto y memo.

Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores
nulos se comportan de distinta forma.

Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin
espacio entre ellas ("").

Indexado

Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto
OLE.

Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las
búsquedas de un registro por el contenido de ese campo. No conviene aplicarlo
mas que al campo por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la
actualización de los datos será muy lenta.

Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no

puede haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que
Access cree un índice normal con cada uno de los registros.

Volver al índice

Los formularios

La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante

incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la
barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de
otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no
correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma

más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la
tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.

Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se

pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se
puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado.

En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una

misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos,
incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla.

Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar
cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

Crear Formularios
Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña de la
ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

Volver al índice

En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un formulario.

Crear el formulario manualmente en Vista diseño, con asistentes o con los
autoformularios.

Vista Diseño: seleccionando esta opción se puede crear un formulario

totalmente personalizado.

Asistente para formularios: Access crea automáticamente un formulario con

los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear
formularios de formatos muy distintos.

Autoformulario: columnas: Access crea un formulario en columnas con todos

los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los
campos ordenados en una columna.

Autoformulario: tabular: crea automáticamente un formulario con todos los

campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este
tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido.

Autoformulario: hoja de datos: esta opción crea automáticamente un

formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el
que tienen las tablas para introducir datos.

Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, muestra los datos
en formato gráfico.
Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access con
una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla
interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el
formato y los métodos de cálculo que se elijan.

Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la

tabla “pacientes”. Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes.

Para seleccionar la tabla se pulsa.

Sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen

en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera
extraer datos de varias tablas se tendría que seleccionar Vista Diseño ó
Volver
Asistente para formularios, o bien crear aluna
índice
consulta de varias tablas y hacer
un formulario con ella.

Autoformulario: columnas

Al seleccionar la opción Autoformulario: columnas Access automáticamente

generará un formulario en columnas y lo abrirá en Vista Formulario:

Vistas de Formulario

En Formulario hay tres vistas distintas, además de la presentación preliminar.

Vista diseño

Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se varía el diseño del

formulario. La ventana se compone de un menú y tres barras de herramientas:
 Volver al índice

La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios. Puede

aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal como
aparece en el gráfico de debajo:

El botón cuadro de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de

herramientas. Y el botón autoformato para crear un autoformato cuando se
desee.

El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto.

La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy
parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.

Objeto : dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si

se pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del formulario.
Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionará y se le podrán
aplicar todas las características de formato que se quiera. Seleccionando a
través de este menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno.

Fuente : al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los

diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los
objetos de un formulario. Volver al índice

Tamaño : sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y de

esta forma aumentar el tamaño.

Color del borde o de la línea : pulsando sobre este botón se despliega

una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color
se aplicará al objeto que esté seleccionado.

Ancho del borde de la línea : hay seis grosores diferentes además del
que viene por defecto:

Efecto especial : hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin
relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.
En el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que
componen el formulario.

Volver al índice

Vista formulario

Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de

herramientas es la misma que la de Vista Hoja de datos, ya que en ambas
vistas se pueden introducir registros:
 Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos.

Vista Hoja de datos

En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo.

Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las tablas, la única diferencia
con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de
diferentes tablas.

Volver al índice

El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las etiquetas de

algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se
alinean en distintas posiciones.
Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de
herramientas, y se cambia a Vista Diseño, el aspecto del formulario será este:

Volver al índice

Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento

primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican
o añaden nuevos elementos.

Los elementos que componen un formulario se llaman controles.

Los Controles

Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los

controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o
decoran el formulario. Los controles también son elementos del informe.

Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.

Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los

controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores
de los campos de la base de datos.

Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los

controles independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas,
rectángulos e imágenes, independientemente de que estos existan en la tabla.

Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una

expresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y
valores constantes.

La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del

formulario o datos de otro control del formulario.

A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista

diseño. Estos son los diferentes tipos de controles:

Sirven para mostrar o introducir

Cuadro de texto
datos
Etiqueta Crea una etiqueta
Formado por un grupo de
casillas de verificación o
Grupo de opciones botones de opción. Sólo
permite que se active una
Volver al índiceopción.
Para valores Si/No. Se puede
Botón de opción utilizar dentro de un grupo de
opciones.
Para valores Si/No. Se puede
Casilla de verificación utilizar dentro de un grupo de
opciones.
Para valores Si/No. No puede
Botón de alternar utilizarse dentro de un grupo de
opciones.
Permite seleccionar un
Cuadro combinado elemento de una lista o escribir
el dato directamente.
Permite seleccionar un
Cuadro de lista
elemento de una lista.
Inserta un botón que al ser
Botón de comando
pulsado ejecuta instrucciones.
Inserta un marco para incluir
Imagen una imagen. No es un objeto
OLE. No se edita.
Inserta un marco para incluir un
Marco de objeto
objeto OLE que depende del
dependiente
valor de un campo.
Inserta un marco para incluir un
Marco de objeto
objeto OLE que no depende del
independiente
contenido de un campo.
Permite introducir un formulario
Subformulario/subinforme
dentro de otro.
Salto de página Cuando el formulario tiene mas
de una página, así se indica
 dónde empieza cada una.
Inserta una línea en el
Línea
formulario.
Rectángulo Inserta un rectángulo.

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:

Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.

Volver al índice
Para utilizar el asistente de controles.

Para ver más controles.

Manejo de los controles

Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario

(controles independientes) estos son las etiquetas, las líneas y los rectángulos.
Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran información contenida en
la tabla o consulta adyacente.

Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobre él.

Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona

la etiqueta:

Seleccionar: para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla

Mayúsculas o Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se
desee seleccionar. Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera,
sin soltar la tecla Mayúsculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar.
También se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado
con el ratón. Para realizar esta operación se hace clic sobre una de las
esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin
soltar el botón, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar
se suelta el botón del ratón.
Modificar el tamaño: haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las
esquinas se modifica el tamaño del objeto seleccionado. El ratón se convertirá
en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas
variará el tamaño.

Modificar la posición: si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón

se convertirá en una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba.
Volver al índice

Haciendo clic se podrá mover la etiqueta o el campo de forma independiente.

Sin embargo si pasa el ratón sobre cualquiera de los bordes del campo o de la
etiqueta el cursor será una mano abierta. Si se hace clic y se mueve se moverá
tanto el campo como la etiqueta.

Alinear: para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego
abrir el menú Formato / Alinear y se desplegará un menú para seleccionar
respecto a qué lado se deben alinear esos campos.

En vista diseño también se pueden añadir más elementos a la presentación de

formularios que se verán más adelante.

Modificando el formulario con respecto a la creación automática del programa,

el aspecto del formulario será más claro:
 Volver al índice

Una vez creado este formulario, se puede introducir todos los datos que se
quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que
hay debajo del formulario:

Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botón crear un nuevo registro.
Para pasar de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratón,
la tecla tabulador o la tecla Enter. Una vez se han introducido todos los datos
de un registro si se vuelve a pulsar Enter se crea un nuevo registro en blanco.

Asistente para Formularios

Otra forma de generar un formulario es utilizando el asistente para formularios.

Tras pulsar Nuevo aparecerá esta ventana:
 Volver al índice

En este caso se selecciona Asistente para formularios. Después se selecciona

la tabla de la que se van a extraer los campos y se pulsa Aceptar. Aparecerá
esta ventana:

En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el

formulario. Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual
se quieren extraer los campos para el formulario, aún se puede cambiar de
tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/Consultas. Una
vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan
en el formulario. Se pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos.
Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismo
formulario.

Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay
entre Campos disponibles y Campos seleccionados

Pasar un campo
Pasar todos los campos
Volver al índice
Eliminar un campo
Eliminar todos los campos ya seleccionados

Para añadir un campo a la lista de Campos seleccionados: primero se

selecciona el campo con el ratón y después se pulsa el botón . El campo
aparecerá en la zona de la derecha: Campos seleccionados. A su vez el campo
desaparecerá de la lista de Campos disponibles.

Tras seleccionar todos los campos que se quiere que aparezcan en el

formulario se pulsa el botón Siguiente para continuar con la creación del
formulario.

Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botón Atrás para volver y
modificar alguna de las elecciones hechas. Si se pulsa el botón Cancelar se
cancela la creación de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. Si se
pulsa el botón Terminar el formulario quedará guardado hasta el paso en el que
se esté en ese momento.

Tras pulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el

tipo de distribución de los campos.
 Volver al índice

Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada distribución en la

ventana izquierda:

Columnas: cada columna tiene un campo y una etiqueta.

Tabular: cada fila un registro. En la primera fila las etiquetas.

Hoja de datos: es el mismo formato que el de las tablas.

Volver al índice

Justificado: los campos están juntos respetando la longitud de cada uno.

Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente.

En ésta ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario. El color o la
imagen de fondo. El color de las etiquetas y los botones... Se selecciona uno
de los modelos de la lista y se pulsa Siguiente.

Volver al índice
Aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana se le da nombre al formulario. Este es el último paso de
creación del formulario, a partir de este momento se pueden introducir datos a
través del formulario. También cabe la opción de seguir modificando el diseño
del formulario desde la Vista diseño.

El formulario ya está creado, dependiendo de las modificaciones personales

tendrá un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: introducir datos de una
forma más cómoda. Este podría ser el aspecto de un formulario retocado desde
la Vista diseño:

Volver al índice

Ordenar, Buscar, Reemplazar y Filtrar

Los comandos de buscar, reemplazar y ordenar resultan prácticos para la

búsqueda de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y
realizar modificaciones dentro de una tabla. Edición / Buscar o bien
Edición / Reemplazar

Ordenar Registros

Los registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han

sido introducidos aunque también pueden aparecer ordenados por el campo
que es la clave principal.
Este orden no tiene por qué quedar así, los registros se pueden ordenar de
formas muy distintas según el contenido de los campos.

Para ordenar los registros de la tabla de pacientes se abre la tabla de pacientes

desde la vista hoja de datos:

Ordenar los registros con un campo

El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios. En este caso se van a

ordenar los pacientes por el apellido alfabéticamente, lo primero es situarse en
la columna de Apellidos. El orden alfabético puede ser ascendente o
descendente. Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el orden
en el que se introdujeron.
Volver al índice

Para ordenar los pacientes según el apellido de forma ascendente se pueden

seguir tres procedimientos:

1. Pulsar sobre el botón . Si se prefiere el orden descendente:

2. Se selecciona el menú Registros / Ordenar / Orden Ascendente.

3. Utilizar el menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón situándose
sobre la columna que se desea ordenar:

Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los

registros de un campo de forma ascendente o descendente. El resultado del
orden será este:

Volver al índice

Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden ordenar. Esto mismo se
puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando el campo.
Buscar datos

En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de búsqueda

localiza un registro conociendo uno de sus datos.

La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros es que sólo localiza
los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los
registros que tienen un dato en común de una sola vez.

En la tabla “pacientes” vamos a localizar a un paciente procedente de Medellín.

Para realizar esta operación primero es muy importante abrir la tabla de
pacientes y situar el cursor sobre el campo Población. Se selecciona el menú
Edición / Buscar o se pulsa el botón , o se usa la combinación de teclas
Ctrl + b
Buscar: en este campo se determina el dato a buscar en los registros.

Buscar en: aquí se determina la dirección de la búsqueda según la situación

del cursor en la tabla.

Arriba: si se selecciona y el cursor está en mitad de la tabla, buscará sólo en la

mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no
seguirá buscando.

Abajo: si se selecciona pasará lo mismo pero hacia el final de la tabla.

Volver al índice
Todos: si se selecciona, el programa seguirá buscando hasta que haya
encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de
la zona de la tabla en la que estén.

Coincidir: aquí se debe señalar si el texto que se ha escrito en buscar debe

coincidir con:

Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente esos en el
registro completo.

Cualquier parte del campo: si sólo debe encontrarse ese texto en alguna parte
del registro.

Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese texto.

De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la palabra entera, por
ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda cómo se
escribía:"Jiménez"; "Gimenez", se puede poner sólo la parte de la que uno esté
seguro: "imenez". O buscar todos los apellidos que terminen en "ez".

Puede buscar todos los nombres que empiecen por:

Mayúsculas y minúsculas: si en el campo Buscar se escribe alguna mayúscula

y se selecciona Mayúsculas y minúsculas, el registro que se busca deberá
tener las mismas mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea el mismo.

Buscar los campos con formato: buscará sólo aquellos campos que coincidan
exactamente con el formato utilizado en Buscar.

Buscar sólo el campo activo: buscará los datos sólo en la columna en la que
estuviera el cursor antes de seleccionar Buscar. Si se deselecciona esta opción
buscará en todos los campos, pero dependiendo de la extensión de la base de
datos esto puede resultar mucho más lento.

Una vez especificadas las características de la búsqueda se procede a

realizarla pulsando enter o:

Busca de uno en uno todos los registros, se podrá pulsar hasta

que no haya más registros que coincidan con la petición de búsqueda.
Volver al índice
Cuando se de la búsqueda por finalizada porque ya no haya
más registros con las condiciones, o simplemente se quiera finalizar la
búsqueda de forma voluntaria, se pulsa en este botón.

Reemplazar datos

Esta opción es muy similar, sólo que no sólo busca los datos de registro en
registro sino que además los sustituye por otro dato, o el mismo dato con
modificaciones. El funcionamiento de esta función es muy similar al de Buscar.

Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna

donde se va a buscar el dato a sustituir. Se selecciona el menú
Edición / Reemplazar, a continuación se abrirá esta ventana:
En esta ventana primero se realiza la búsqueda y una vez encontrado el dato
se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana son las mismas, las únicas
distintas son los botones de la derecha:

Reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado

en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno.

Reemplaza todos los registros que coincidan con las

características de la búsqueda por lo indicado en Reemplazar por.

Cuando Access no encuentra más elementos que coincidan con el de

búsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se pulsa el
.

Volver al índice

Filtros

Un filtro es una selección de algunos elementos de una tabla o de un

formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos
registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no
desaparecen, sólo están ocultos.

Access tiene tres tipos de filtros:

 Filtro por selección

Filtro por formulario

Filtro u orden avanzado

Para aplicar un filtro se selecciona el menú Registros / Filtro:

O bien se utilizan los botones de la barra de herramientas:

Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botón . Aplicará el

último filtro utilizado y desactivará el filtro que en ese momento esté activado.

Filtro por selección

Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la

condición de filtrado.

Cuando la tabla o el formulario no son muy grandes es sencillo de utilizar.

Volver al índice
En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para mostrar sólo
aquellos pacientes que se apelliden Correa, lo primero es situarse sobre
cualquier registro que tenga el apellido Correa.

Después se pulsa el botón de Filtro por selección . De la tabla aparecerán

sólo aquellos registros en los cuales el campo apellidos sea Correa, el resto
desaparecerán:
Para volver a ver todos los registros de la tabla bastará con pulsar sobre el
botón de quitar filtro

Filtro por formulario

Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran número de

registros.

Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario , el menú y la barra de

herramientas variarán:

Volver al índice

Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá una flecha en la zona

derecha de la celda. Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos
los valores archivados en ese campo. Si desea dejar en blanco esta casilla se
pulsa el botón .

Si se prefiere se puede escribir directamente el valor exacto que se está

buscando o la expresión cuyo resultado se desea utilizar como criterio.

Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede
guardar, dentro de consultas.
 Se pueden volver a aplicar filtros almacenados en consultas.

Borra lo contenido en la cuadrícula del campo, cuando no se quiera aplicar

ningún criterio en ese campo.

Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal.

Filtro u orden avanzado

Este filtro permite determinar con mayor minucia las características del filtro. Es
muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas.

Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el menú Registros / Filtro u

orden avanzado ya que no hay ningún botón en la barra de herramientas con
esta función.

Tras seleccionar este filtro se abrirá esta ventana:

Volver al índice

Al igual que en el filtro por formulario, el menú y la barra de herramientas son

propios de los filtros. El resto de la pantalla se divide en dos.

En la parte superior se encuentra

la tabla sobre la que se está
aplicando el filtro, con la lista de
campos recuadrada.
 En la parte inferior es donde se
concretan las características del
filtro.

Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los criterios:

Campo: para incluir el campo o los campos con los que se va a crear el filtro,
se pueden emplear tres procedimientos distintos:

1. Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, que
despliega la lista de todos los campos de la tabla.

2. Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic sobre el

campo.

3. Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo hacia la

zona inferior.

Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesarios para crear el

filtro. Para seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el *, el
filtrado se realizará en todos los campos de la tabla.

Orden: establece el orden que se seguirá cuando se encuentre más de un

registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede ser ascendente,
descendente o simplemente no seguir un orden.

Criterios: en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se

puede escribir:

Un texto: se teclea y el programaVolver al índice

lo pondrá automáticamente entre comillas.

Una expresión: utilizando los operadores "Entre...Y" o los operadores de

comparación (<, >,<>, <=,>=)

Siguiendo con la tabla Pacientes, se va a aplicar un filtro para ver únicamente

los nombres de aquellos pacientes procedentes de Bolívar y con menos de 18
años.

Lo primero que se debe hacer es seleccionar el menú Registros / Filtro u

orden avanzado. En esta ventana se determinarán las condiciones del filtro tal
y como aparecen en esta imagen:
Al escribir <18, el número 18 se ha escrito sin comillas y el programa las ha
añadido automáticamente. Lo mismo sucede con el criterio de provincia, se
escribe sin las comillas, y el programa las añade de forma automática.

Una vez se han establecido todos los criterios de filtrado se pulsa la tecla
para aplicar el filtro. Automáticamente se abrirá la tabla de Pacientes, pero sólo
con los registros que cumplan las condiciones de filtrado.

Volver al índice

Para volver a ver todos los registros de la tabla se vuelve a pulsar el botón .
Si se piensa que en un futuro puede ser practico volver a ver sólo estos datos,
se puede almacenar el filtro para aplicarlo. Pero en la tabla, se estarán
guardando todos los registros por mucho que se guarde el filtro. Porque
aunque el resto de los registros no se vean, siguen estando ahí.

Consultas a la Base de Datos

La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos
mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El
resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se
encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se
guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las
tablas.

En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las

tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un
objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena
según los criterios solicitados.

La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma forma.

Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar desde una
tabla o desde un formulario.

¿Qué puede hacer una consulta?

Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre
todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las
combinaciones posibles para obtener información son muchas.

Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan
acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También
se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga
registros de otra tabla o de varias tablas.

Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qué
campo se desea ver.

Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver

sólo un registro.

Volver cálculos
Realizar cálculos: se pueden realizar al índicecon los campos mostrados en
la consulta. Por ejemplo contar el número de registros seleccionados o
acumular totales. Se crearán campos nuevos: campos calculados que
contendrán el resultado del cálculo.

Para crear nuevos formularios, informes o consultas: partiendo de los

datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos.

Tipos de consultas
Consulta de selección

Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de
una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece
una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas
según los criterios de la consulta.

Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir

datos en las tablas a través de ella.

Consulta de tablas de referencias cruzadas

Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la
de una hoja de cálculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha
información de una forma muy clara.

Consulta de acciones

Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola
operación. A través de este tipo de consulta también se puede crear una nueva
tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos...

Consulta de unión

Combina campos que coinciden en más de una tabla.

Consulta de paso a través

Volver al índice
Envía instrucciones a una base de datos SQL.

Consulta de definición de datos

Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de

SQL.

¿Cómo crear una Consulta?

Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la
ventana de la base de datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para
volver a ella se pulsa el botón base de datos . En la ventana Consultas
puede aparecer algún elemento creado si se ha guardado algún filtro.

Para crear una consulta nueva se pulsa el botón Nuevo. Aparecerá esta
ventana:

Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta:

1. Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.

2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente,

según los campos seleccionados.

3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que

muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de
cálculo.

4. Asistente para búsqueda de duplicados: crea una consulta en la que se

Volver al
buscan registros con valores duplicados eníndice
un campo.

5. Asistente búsqueda de no coincidentes: crea una consulta que busca

registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.

Crear una consulta sin asistentes

Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opción Vista Diseño

y se pulsa Aceptar. Automáticamente se abrirá la ventana de la consulta e
inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla(s) se va a
realizar la consulta.
En este ejemplo se va a elegir la tabla Pacientes. Tras seleccionar la tabla se
pulsa Agregar. Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas. Una vez
se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se
pulsa Cerrar.

Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas se pulsa el

botón o se selecciona el menú Consulta / Mostrar Tabla.

El aspecto de la ventana de una consulta es este:

Volver al índice

Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones:

La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.

La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o

consulta seleccionada.
El proceso de creación de los criterios es muy similar al de los filtros. En las
consultas hay un elemento más, que da la opción de que un criterio de
selección se vea o no. Esta opción es Mostrar.

Campo

En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla (con el *) o

de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.

La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:

1. Arrastrando el nombre del campo desde la sección superior.

2. Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior

3. Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece.
Se desplegará una lista de los campos para seleccionar.

Tabla

En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa

columna. Esta opción es muy importante cuando se trabaja con campos de
varias tablas.

Orden

Ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicará a los registros

que se obtengan en la consulta según la columna en la que se esté indicando
el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en
función del campo que se quiera.

Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla
Orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre
Volver
la flecha aparece un menú con los al índice
tipos de orden aplicables a la consulta.

Mostrar

Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado
se está indicando al programa que se muestre ese campo. Esto tiene sentido
cuando se quiere indicar un criterio más para restringir la búsqueda, pero no se
quiere mostrar en el resultado de la búsqueda. Si la casilla esta
activada este criterio aparecerá. Si no está
activada , el criterio servirá para restringir la búsqueda pero
no será visible en la tabla dinámica.

Criterios

En esta casilla se introduce la condición(es) que debe cumplir un campo para

que el registro aparezca en la respuesta a la consulta.

Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la casilla

criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el
criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una
consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo.

No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de

lo que se quiera pedir al programa.

Una forma más sencilla de ver una búsqueda es un ejemplo. Con la tabla de
Pacientes se va a realizar el siguiente ejemplo: Buscar los pacientes que vivan
en Medellín.

En este ejemplo sólo se establece un criterio en un campo: "Población", y el

criterio "Medellín". De todos aquellos registros en los cuales el campo
Población sea Medellín se le pide que muestre: el nombre y el apellido de los
pacientes, además del criterio, que no está oculto. Si no se le añaden más
campos no mostrará más datos del registro que cumple el criterio.

Volver al índice

Para ejecutar la consulta se pulsa el botón o se selecciona el menú

Consulta / Ejecutar.

El programa devolverá el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que
los hay. Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de respuesta dinámica en
la Vista Diseño. En esta hoja aparecerán únicamente los datos solicitados en la
Consulta.

Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista Diseño. Si se

quiere que se muestren todos los datos de los pacientes procedentes de
Cartagena habrá que hacerlo de la siguiente forma.

Se ha establecido el criterio Cartagena en el campo Población. A continuación

en lugar de detallar cada campo en una columna se han seleccionado todos los
campos en una sola celda con el asterisco. Se ha ocultado el criterio, pero se
muestran todos los campos de la Tabla Pacientes. Se ejecuta la consulta
pulsando es resultado será este:

Volver al índice

Establecer criterios

Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o

numérica con operadores. Si no se incluye ningún operador con la expresión
(texto o número) el programa actúa como si el operador fuera "=", y sólo habrá
resultado en la búsqueda si existe un registro idéntico a la expresión del
criterio.

Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de

condiciones a las búsquedas dentro de los registros.

Rangos de valores

Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos

operadores:

Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 años pero
menores de 50. En la casilla Criterios se escribirá: Entre 18 Y 50.

<,>,>=,<=,<>: operadores de comparación.

Lista de valores

Se puede poner más de un criterio, especificando cada uno de ellos. La

redacción de esta expresión deberá ser de la siguiente forma: el operador En
seguido de una lista de valores entre paréntesis, separando los valores con el
punto y coma. Por ejemplo para seleccionar todos los pacientes de tres
ciudades, en el campo Población se utilizaría este criterio:

En ("Medellín";"Cartagena"; "Cali")

De esta forma el programa seleccionará todos aquellos registros que en el

campo población tengan uno de estos tres valores.
Volver al índice

Varios Criterios

En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el

mismo renglón el programa buscará un registro que cumpla todos los criterios.
El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100

En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla

"Criterio", otro en la casilla o, y si se quiere más criterios en las filas de debajo.
El programa buscará un registro que cumpla al menos uno de los criterios

Volver al índice

Este criterio también se puede utilizar en distintos campos:

Seleccionará los registros que o el campo población sea Medellín, o bien el
campo edad sea menor de 18.

Los comodines

Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra, que
terminan por otra...

* Representa cualquier número de caracteres, por ejemplo: todos los nombres

que terminen por "ez: *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un
nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el
siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregará las
comillas.

? Representa un solo carácter, por ejemplo Jiménez/Gimenez: ?imenez.

# representa cualquier dígito en la posición especificada. Por ejemplo: 12#45,

el programa buscará un registro en el cual los dos primeros dígitos sean 12 y
los dos últimos 45.

Volver
Al introducir una expresión con uno de al índice
estos tres operadores, Access añadirá
automáticamente el operador "Como".

Fecha Actual
Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en
una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese día.

En criterios se escribe Fecha()

Condición variable

Para hacer una condición variable; que realice una pregunta cada vez que se
abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del
campo que se desea variar.

Guardar las consultas

Siempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para

asegurarse que el resultado es el esperado.

Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar
en guardar o no la consulta. Todo depende de la frecuencia con la que se vaya
a usar esa consulta. Si se va a usar más veces es conveniente guardarla para
no tener que rediseñarla la próxima vez.

La consulta se puede guardar desde la vista Diseño o la vista Hoja de datos.

Se selecciona el botón guardar o el menú Archivo / Guardar.

Crear consultas con asistentes

Asistente para consultas sencillas

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los
campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas.

Si se desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de

los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el
Volver al
valor mínimo o máximo de un campo. Noíndice
obstante, no es posible limitar los
registros recuperados mediante el establecimiento de criterios.

Asistente para consultas de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos
basándose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una
media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el
resultado en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de
la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior.

Asistente para búsqueda de duplicados

Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados en una

tabla o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. Por
ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de dirección para
determinar si existen registros duplicados para el mismo paciente.

También se pueden buscar valores duplicados en un campo de población para

todos los pacientes de una misma ciudad.

Puede ser una herramienta útil si se han importado datos desde otra base de
datos, ya que permite depurarlos.

Asistente búsqueda de no coincidentes

Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga
registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar pacientes que
no hayan realizado ninguna visita.

También es útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que
permite depurarlos.

Consultas con parámetros

Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un
dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato.

Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se
indiquen para buscar datos en la tabla.

Por ejemplo, para realizar una consulta sobre los nombres de los médicos que
trabajan en un determinado departamento de un hospital, se tendrá que hacer
una consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. Si se utiliza
una consulta diseñada con parámetros se podrá decir qué especialidad se
busca cada vez que se ejecute una nueva consulta.
 Volver al índice

El proceso es muy parecido al de una consulta normal. Se selecciona la tabla,

se seleccionan los campos y los criterios.

Después de crear una consulta normal se selecciona el menú

Consulta / Parámetros.

Parámetro: no debe tener el mismo nombre que el campo.

Tipo de campo: debe corresponder con el del campo.

Se crean los parámetros deseados, cada parámetro tiene un nombre y un tipo

de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el
tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se
va a buscar.

En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el criterio. En este caso
el criterio es el nombre del parámetro entre corchetes.

Cuando se ejecute la consulta aparecerá una ventana que pide el valor del
parámetro.

Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidad sobre la que se desea

obtener la lista de médicos que trabajan allí. Después se pulsa Aceptar.

Consultas basadas en más de una tabla

Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo que a la hora de agregar
tablas se puede agregar más de una. De esta manera es posible reflejar las
relaciones entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos
tablas.

De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrándolos y

pegándolos en las celdas de la consulta. Se agregan los criterios que se crean
convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola
tabla.

Volver al índice

Consultas avanzadas
Hasta ahora la consulta que se ha visto ha sido la consulta de selección, una
consulta muy sencilla. Para seleccionar otro tipo de consulta más compleja se
debe seleccionar el botón tipo de consulta

Consulta de creación de tabla

Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva
a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no
heredará las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la
tabla origen.

Consulta de actualización

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios
registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar
antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente.

Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera añadir registros a
una tabla de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrán agregar datos
que estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como
pueden ser DBase, Paradox.

Consulta de eliminación
Volver al índice
Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios
registros de una tabla que cumplan determinados criterios. Es posible ver los
registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la consulta.

¿Cómo relacionar Tablas?

Diferencia de una base de datos relacional

La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de

datos plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una
tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se
quiera.

Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente
se realizará en todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo,
espacio y exactitud en los datos que siempre estarán actualizados
independientemente de la tabla en la que estemos.

Tipos de relaciones

Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación. Más adelante

se verá cómo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access.

Relación uno a uno

Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y

cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A.

Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de

la otra tabla con la que mantiene la relación.

Volver al índice

Relación uno a varios

Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y
cada registro de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla
A.

Aplicando esto al ejemplo2 de este manual, una relación de este tipo se daría
entre la tabla pacientes y la tabla médicos, ya que el mismo médico se hará
cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de médicos se relaciona
con varios registros de la tabla de pacientes. Pero un registro de la tabla de
pacientes sólo se relaciona con un registro de la tabla médicos.

Relación varios a varios

Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de

la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un
registro de la tabla A.

Si existiera una base de datos con dos tablas: médicos y pacientes, con una
relación directa entre ellos, un médico atendería muchos pacientes y un mismo
paciente podría ser atendido por varios médicos. Varios registros de la tabla de
médicos se relacionarían con varios registros de la tabla de pacientes.

Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se

colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de
utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica,
etc. En el ejemplo 1 esta tabla Volver al es
especial índice
la tabla Visitas, donde aparecen
tanto el código del médico como el del paciente.

Crear relaciones ente dos tablas

Para crear una relación entre las tablas de una base de datos primero es
necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o
modificar una relación. Para poder utilizar la integridad referencial será
necesario que las tablas no tengan ningún registro.

Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botón o se selecciona el menú

Herramientas / Relaciones. Automáticamente se abrirá la ventana Relaciones
totalmente vacía.

Para añadir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botón Mostrar
tabla o se selecciona el menú Relaciones / Mostrar Tabla. Aparecerá una
ventana con el listado de las tablas:

Se seleccionan aquellas tablas/consultas que van a formar parte de una

relación y se pulsa Agregar. Después de pulsar Agregar en la ventana
Relaciones aparecerá la tabla en un recuadro con todos los campos.
 Volver al índice

Cuando ya no se quieran agregar mas tablas/consultas se pulsa el botón

Cerrar. Quedará abierta únicamente la ventana Relaciones.

En este caso se van a incluir las tres tablas del ejemplo 1: Médicos, Pacientes y
Visitas.

Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionará primero médicos
con visitas y luego pacientes con visitas.

Para relacionar médicos con visitas el campo en común es el código del doctor.
Este dato está almacenado en la tabla médicos, por tanto, el campo se
arrastrará desde médicos hasta Visitas. Para arrastrar el campo primero se
selecciona, se hace clic, y sin soltar el botón del ratón se arrastra hasta situar el
cursor sobre el campo Código del doctor de la tabla Visitas. Al arrastrar el
campo el cursor se convertirá en un rectángulo pequeño.
 Volver al índice

Tras arrastrar el campo se abrirá esta ventana:

Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un
contenido similar. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido.
Médicos es la tabla primaria en esta relación (es la que contiene los datos) y
Visitas es la tabla secundaria (tomará los datos de médicos a través del campo
común).

Si se pulsa el botón Tipo de combinación...se abrirá una ventana explicando los

tres tipos de combinaciones. Automáticamente aparece seleccionada la primera
combinación. En este ejemplo se puede dejar así.
 Volver al índice

Exigir integridad referencial

La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de

datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:

1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria.

2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la

secundaria.

Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es

necesario que:

1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.

2. Los campos contengan el mismo tipo de datos (si es autonumérico-

numérico).

3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.

Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya
integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que
esa relación tenga integridad referencial.

Actualizar en cascada los campos relacionados se está indicando que si se

modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se
actualicen en todos los registros relacionados.

Eliminar en cascada los registros relacionados si se borra un registro de un

lado de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que
estaban relacionados con él.
 Volver al índice

Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa el

botón Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. Esta línea
simboliza la relación entre las dos tablas. Si la relación cumple la integridad
referencial la línea será más gruesa.

A continuación se creará la relación entre Pacientes y Visitas. Y se exigirá

integridad referencial en las dos relaciones. Para exigir la integridad referencial
se hace doble clic sobre la línea de relación, se volverá abrir la ventana de la
relación.

Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan.
Para guardar se selecciona el botón guardar o el menú Archivo / Guardar.
 Volver al índice

Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. Si se cierra

antes de guardar, se abrirá un mensaje de aviso.

Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto será muy
importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos
se tenga en cuenta que las relaciones están presentes entre los mismos y no
se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes.

Los Informes

Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan información, sólo

son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados
en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los
datos. El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la
utilidad que se le vaya a dar al impreso.

Diferentes formas de crear un informe

Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la pestaña de Informes

. Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botón
Nuevo. Para modificar el diseño de un informe ya creado se selecciona Diseño.
Para ver cómo se imprimirá el informe se selecciona Vista Previa.

Tras seleccionar Nuevo aparecerá la ventana dónde se indican los diferentes

modos de creación de un informe:
 Volver al índice

1. Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los

asistentes.

2. Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de

varios modelos de informes.

3. Autoinforme en columnas: es una forma automática de crear un informe en

columnas. Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a
extraerse los datos. Los nombres de los campos aparecen en la columna
izquierda y a la derecha el dato. En cada registro vuelven a aparecer los
nombres de los campos.

4. Autoinforme en tablas: esta opción crea de forma automáticamente un

informe. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. En la
primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los
datos.
 Volver al índice

5. Asistente para gráficos: es un asistente que crea informes gráficos. El

asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico
que se quiere.

Con este asistente se seleccionarán campos que se desea que pasen a formar
parte de un gráfico donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre
datos visualmente.

6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creación de informes tipo etiquetas.

Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente
ayuda a la elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la
misma.
 Volver al índice

Asistente para Informes

Con este asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados.

Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo

Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar
el informe:

Se pulsa Aceptar.
 Volver al índice

En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el

informe. Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar
campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan estos
botones:

Pasar un campo
Pasar todos los campos

Eliminar un campo
Eliminar todos los campos ya seleccionados

Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se

pulsa Siguiente:

En esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. Por ejemplo

agrupar los registros por la Código. Para añadir o quitar un agrupamiento se
utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros.

Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados para el informe.

Recuadro derecho: muestra los campos del informe agrupados según se haya
seleccionado. Si no se toca nada los campos aparecerán sin agrupación, tal y
como están en la imagen superior.
 Volver al índice

Botones de Agrupamiento:

Sitúa en el nivel superior el campo seleccionado, creando dos

grupos en el recuadro derecho.
Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campo con los
demás.
Aumenta la prioridad del grupo seleccionado.

Disminuye la prioridad del grupo seleccionado.

Para agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo
especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa .

La ventana quedará así:

Volver al índice

Una vez determinado el agrupamiento de los campos se hace clic sobre

Siguiente:
En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que
aparecerán los registros. Se pueden ordenar por uno o por varios campos de
forma ascendente o descendente. En los campos en blanco se selecciona el
nombre del campo y pulsando la tecla variará a , varía
el orden a aplicar, ascendente o descendente.

Tras haber determinado el orden de los registros se hace clic sobre Siguiente
para continuar.

Volver al índice

En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe.

Seleccionando cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará
gráficamente de qué se trata. Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de
distribución. También se puede modificar la orientación de la página.

Con la opción "Ajustar el ancho del campo..." cabrán todos los campos en una
sola línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el contenido
completo. Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el
tamaño de la letra, o bien seleccionando menos campos.

Tras pulsar Siguiente aparecerá esta ventana para seleccionar un diseño

predeterminado de los que presenta el programa.

Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto

del recuadro izquierdo variará. Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se
podrá modificar posteriormente. Se selecciona un diseño y se pulsa Siguiente.
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En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y

se decide si se quiere ver el aspecto del informe; "Vista previa" o si se quiere
modificar el diseño del informe.

Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar.
La creación del informe ha finalizado.

Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se verá será esto.
Para modificarlo se pulsa en el botón de cambio de vista .

Si se ha seleccionado modificar el diseño del informe la ventana que se abrirá

será ésta. Para ver cómo va quedando se pulsa el botón cambio de vista.
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Si una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer algún cambio,

se selecciona la pestaña Informes y se pulsa el botón Diseño.

Desde Vista Diseño se hacen todos los cambios referentes al aspecto del
informe. Se pueden modificar las fuentes de los campo, añadir logotipos, texto.

Para cambiar un campo se selecciona el campo haciendo clic sobre él. A

continuación, se busca en la hoja de propiedades la que se quiera modificar.

Para ver cómo quedará el informe impreso se utiliza la Vista preliminar.

Asistente para Etiquetas

Las etiquetas es un tipo de informe de Access que permite imprimir información

de una tabla o consulta en forma de etiquetas.

La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual

que con el asistente para informes sólo hay que ir completando las pantallas
que aparezcan.

Para comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en la carpeta informes
pulsando la pestaña , aparecerá la ventana donde se elige el
tipo de informe que se va a crear y el modo de crearlo:

Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas. La

tabla que se va a utilizar es la de Pacientes. Tras seleccionar el asistente y la
tabla se pulsa Aceptar.
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En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas. Todo depende del
papel de impresión de etiquetas que se tenga. Dependiendo del modelo habrá
una, dos o tres etiquetas por fila. En la caja de las etiquetas suele venir el
nombre del modelo, que está en la primera columna.

En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para

seleccionar por medida. Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de
medidas, inglesa o métrica. Dependiendo de la que esté seleccionada en
Unidad de medida.

Además del tamaño de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en el que

se imprimirán las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas.

Tras seleccionar todo se pulsa Siguiente.

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En esta ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas. El nombre

de la fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita..., y el color de la letra.

A continuación se seleccionarán los campos que aparecerán en la etiqueta.

Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos que interesen.

Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza
el botón que hay entre los dos recuadros.

Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la tecla Enter

después de insertar un campo.

En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con este orden:

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En la primera línea se han insertado dos campos. En las siguientes se ha

pulsado Enter después de añadir cada campo.

El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se
introdujeron los datos u otro distinto.

En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se ordenarán

las etiquetas para la impresión. En este caso se ha decidido ordenar las
etiquetas de los pacientes por el apellido.

En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dará a

continuación, bien ver la vista previa de las etiquetas, o bien modificar el diseño
de las etiquetas en Vista Diseño. Tras seleccionar todo se pulsa Aceptar.
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Las Macros

Una macro es un objeto más de la base de datos. Este objeto ejecuta unas
instrucciones concretas de forma automática, en el orden determinado por el
usuario.

Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir
automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar
automáticamente una consulta.

Las macros se ejecutan a través de botones de comando, estos botones se

pueden incluir en un informe o un formulario.

¿Cómo se crea una macro?

Las macros se crean exactamente igual que los demás objetos de Access. Se
selecciona la pestaña Macros y se pulsa Nuevo. Se abrirá la ventana para
definir las macros.

Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la
celda de Acción:
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En la columna Acción se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar

en secuencia.

En la columna Comentario se puede escribir una explicación de lo que realiza

esa acción.

En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una acción,

aparecen los Argumentos de Acción. Dependiendo de la acción seleccionada
tendrá más o menos argumentos.

Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos. Un

argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo
del objeto sobre el que actúe.

Argumentos de acción

Nombre del informe/Formulario/Tabla: objeto de la base de datos sobre el que

recae la acción. Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona
derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la
base de datos (si la Acción es Abrir Informe).

Vista: indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. Variará según

el objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene
cuatro vistas.

Formulario Informe Tabla

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Nombre del filtro: con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma
sólo se obtendrán determinados datos por sus características. Se puede utilizar
un filtro o una consulta existente, con la condición de que coincida en número
de campos con el objeto que se desee abrir.

Condición WHERE: es una cláusula del lenguaje SQL, que permite

seleccionar determinados registros de una tabla o consulta.

Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se ejecutará

sobre el resultado de aplicar el filtro.

Un ejemplo de la condición WHERE:

Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrirá
el generador de expresiones:
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Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta

que corresponda. Luego se selecciona el campo y después la condición que
debe cumplir para que sea seleccionado.

Modo de datos: en esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar

sobre los datos que se muestren:

Agregar: permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté basado el

formulario, el informe o la consulta.

Modificar: permite agregar nuevos registros y modificar los existentes.

Sólo lectura: no permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir

ninguno, sólo consultar los registros existentes.

Modo de la ventana: esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto

seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. El modo
normal muestra el objeto según las propiedades normales.

Guardar una macro

Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos
de acción de cada acción, se guarda la macro pulsando el botón guardar .
Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe adjudicar un nombre a la
macro creada:

Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana de la macro Access

preguntará si se desea almacenar la macro o no:
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Ejecutar una macro

Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaña macros,

aparecerán todas las macros creadas.

Se selecciona la macro que se desee ejecutar.

Se pulsa el botón Ejecutar. Automáticamente se ejecutará la macro

correspondiente.

Si aún se está en la ventana de la macro se puede ejecutar seleccionando el

botón ejecutar o el menú Macro / Ejecutar.

Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de una sola vez. Si se
desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el
botón paso a paso y después se pulsa el botón ejecutar .

Aparecerá cada acción en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de

ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso
de que tenga algún error.

Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la acción que se muestre en ese
momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción.

Detener: para detener la macro. Se cerrará la ventana de Paso a paso y se

cancelará la macro.

Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a

paso antes de realizar cada acción.
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Para modificar una macro, se selecciona la carpeta macros en la ventana de la

base de datos. Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botón
Diseño. Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.

Los Módulos

Los módulos permiten ampliar las posibilidades de Access. Con ellos se

pueden hacer procedimientos y funciones que no estén ya creados en Access
para efectuar distintas operaciones en la base de datos.

Los procedimientos y funciones se programan en lenguaje Visual Basic, que

escapa al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la Ayuda o
bien los manuales completos en el caso de querer crear módulos.

Protección de una Base de Datos

El método de protección más simple es habilitar una contraseña para abrirla,

una vez que se haya habilitado la contraseña, se mostraré un cuadro de
diálogo que pida la contraseña cada vez que se abra la base de datos.
Sólo los usuarios que escriban la contraseña correcta podrán acceder a la base
de datos, una vez abierta, todos los objetos quedarán disponibles.

¿Cómo hacerlo?

1. Clic en el menú archivo / abrir.

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2. Clic en la lista desplegable del botón , a continuación Clic en

modo exclusivo.

3. Clic en Herramientas / Seguridad / establecer contraseña para base de

datos.

Aparecerá la siguiente ventana:

4. en el cuadro contraseña introduzca la contraseña a usar, éstas distinguen

entre mayúsculas y minúsculas. En el cuadro confirmar contraseña escriba
nuevamente la contraseña anterior y haga clic en aceptar.

La contraseña quedará habilitada, la próxima vez que se abra la base de datos,

pedirá la contraseña. Si se pierde u olvida la contraseña, no podrá ser
recuperada.
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Definición

PowerPoint es un programa que contiene un conjunto completo de

herramientas para preparar presentaciones gráficas (diapositivas,
transparencias, presentaciones en la pantalla de un PC o con proyector de
pantalla gigante, etc.), del tipo de las que son utilizadas normalmente en
exposiciones orales. La función principal de trabajo con PowerPoint es la
creación de presentaciones.

Las presentaciones se crean redactando texto y diseñando las diapositivas o

transparencias. En PowerPoint toda la presentación se encuentra en un solo
archivo, es decir, todo está bajo el mismo techo. Esto incluye todas las
diapositivas, el esquema, las notas para el presentador y los apuntes o copias
para repartir a los asistentes, así como toda la información acerca del formato
que se haya incluido en la presentación.

PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, debido a que

permite la inclusión de texto, gráficos, fotografías y hasta sonido y vídeo.
Además puede generar presentaciones que se desarrollan de forma
automática. Incluye también diversos efectos especiales para introducir las
distintas diapositivas (transición), así como para ir introduciendo el contenido
de cada una de las diapositivas.
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Pasos para entrar a Power Point

Si posee un Acceso Directo en el Escritorio, solo haga clic sobre él.

De lo contrario siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en el Botón Inicio.

2. Ubíquese en la Opción Programas.
3. Haga clic en Microsoft PowerPoint.

La ventana de Power Point

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Área de diapositivas: aquí es donde escribirá y diseñará su presentación.

Barra de títulos: contiene el nombre que le ha dado al documento, si hasta el

momento no lo ha guardado con ningún nombre aparecerá con el nombre de
Presentación 1.

Barra de menús: contiene los menús Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato,
Herramientas, Presentación, Ventana…

Barra de herramientas: contiene una serie de botones que permiten realizar

las funciones y tareas más usuales de Power Point. También puede
personalizar la barra de herramientas para que aparezcan las funciones que le
resulten más útiles. Para ello haga clic en el menú Ver, luego en la opción
Barras de herramientas y por último en Personalizar.

Panel de tareas: es la ventana de las aplicaciones Office que proporciona

comando utilizados frecuentemente.

Panel de diapositivas y esquema: fichas que permiten visualizar rápidamente

las diapositivas introducidas hasta el momento.

Panel de notas: en esta zona de la pantalla podrá escribir las notas que
acompañen a cada diapositiva.

Barras de desplazamiento: permiten desplazarse por las diferentes

diapositivas y mostrar las zonas que quedan fuera de la pantalla.
Power Point ofrece las siguientes vistas:
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Normal: Es la vista habitual de trabajo de Power Point. Muestra la diapositiva

actual e incluye un panel con dos fichas.

Clasificador de diapositivas: Muestra el conjunto de diapositivas de la

presentación.

Página de notas: Muestra una página que incluye la diapositiva junto a su nota.

Presentación: Se trata de ejecutar la presentación en sí.

La vista normal incluye dos paneles que pueden ocultarse o mostrarse sin más
que arrastrar el extremo de sus ventanas:

Panel de notas. Situado en la parte inferior, permite agregar una nota a cada
diapositiva.

Panel de fichas. Situado a la izquierda, incluye dos fichas que facilitan la

organización de la presentación. La ficha Esquema muestra el texto principal
de las diapositivas en distintos niveles. La ficha Diapositivas muestra el
conjunto de diapositivas que componen la presentación.

Para seleccionar una vista:

Elegir la vista en el menú Ver o hacer clic en alguno de los botones de vistas
situados en la parte inferior izquierda de la ventana de la aplicación.

Guardar el Documento

La forma de guardar un documento en Power Point es similar a la de otras

aplicaciones. Habrá que ir al menú Archivo / Guardar como para asignar un
nombre y una localización al archivo y hecho esto, hacer un clic sobre el botón
Guardar.

Si el documento ya estaba creado y se quiere guardar los cambios bastará con

ir al menú Archivo / Guardar.
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¿Cómo crear una Diapositiva Nueva?

Para crear una diapositiva nueva hay que ir al menú Insertar y seleccionar la
opción Nueva Diapositiva, o hacerlo a través del botón que a tal efecto
aparece en la barra de estado . Al hacerlo se muestra una
ventana en la que se debe elegir, como ya se ha hecho al principio, el diseño
que más se ajuste al tipo de diapositiva con la que se va a trabajar.

Formato de la diapositiva

Antes de comenzar a trabajar, hay que tener en cuenta cuál va a ser el destino
que se va a dar a las diapositivas que se creen: si se van a filmar
convirtiéndolas en diapositivas físicas, se les ha de dar unas dimensiones,
mientras que si el objetivo es una presentación en pantalla, éstas serán otras.
Para definir las dimensiones de las diapositivas se irá al menú
Archivo / configurar página.

Tamaño de diapositivas para: determina el tamaño. Si se van a filmar las

diapositivas seleccionará un tamaño de 35 mm. Si van a crear transparencias
elegirá un tamaño A4 o carta.

Por último, si se va a hacer una presentación en pantalla habrá que elegir la

opción Presentación en pantalla.

Numerar las diapositivas desde: Indica desde qué número se quiere numerar
las presentaciones.

Orientación: Indica la orientación, horizontal o vertical, de las diapositivas.

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Cambiar color a la diapositiva

Para cambiar la apariencia de una diapositiva puede cambiar el color de fondo

o bien asignarle una combinación de colores completa.

Para aplicar una combinación de colores completa, haga clic en el botón Estilo
de la diapositiva y en el panel de tareas seleccione Combinaciones de colores.

Si desea aplicar la combinación sólo a algunas diapositivas, selecciónelas

primero y luego elija la combinación de colores que desee aplicar.
Para cambiar solamente el fondo, haga clic en el menú Formato y en Fondo.
En el cuadro relleno de fondo haga clic en la flecha situada a la derecha del
cuadro. Seleccione un color en la combinación de colores que se aplica en ese
momento, haciendo clic sobre el color sugerido y luego en Aplicar.
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El programa presenta una serie de colores estándar. Si se desea otro color

distinto, se deberá hacer un clic en Más colores para elegir dentro de toda la
gama de colores de que disponga el ordenador.

Especificados los colores que interesan,

se pueden aplicar las modificaciones a
una sola diapositiva - a la diapositiva en
la que se estuviera al acceder a este
menú - o a todas las diapositivas del
documento.

Para ello se debe elegir el botón

adecuado en la ventana Combinación
de colores: Aplicar a todo o Aplicar.

Por otro lado, una vez especificados los

colores que se quieren utilizar para
cada uno de los elementos, se puede hacer que esa combinación de colores
sea la estándar. Para ello, en Personalizada de la ventana de Combinación de
colores, hay un botón que dice Agregar como combinación estándar.

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¿Cómo Imprimir las Diapositivas?

El modo de imprimir las diapositivas es muy parecido al de cualquier otro

programa. Se acude, en el menú Archivo, a la opción Imprimir.
Impresora: pregunta cuál va a ser la impresora que se va a utilizar para
imprimir.

Además, a través del botón Propiedades se controla el tamaño del papel de la

impresora, la orientación, etc.

Intervalo de impresión: permite determinar las diapositivas que se van a

imprimir: una, varias o todas.

Copias: desde aquí se le indica a la impresora el número de copias que tiene

que hacer del documento.

Imprimir: éste menú desplegable recoge diferentes opciones de impresión

como, por ejemplo, el número de diapositivas por página.
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Activar y Seleccionar Diapositivas

Para activar una diapositiva existen diversas maneras:

Hacer clic sobre el icono de la diapositiva en la ficha esquema.

Utilizar la barra de desplazamiento vertical del área de la diapositiva o los

botones y , situados debajo.

Para seleccionar varias fichas, utilizar el método habitual de selección en

Windows con los iconos de la ficha esquema o con las miniaturas.

Para seleccionar diapositivas consecutivas, mantener pulsado la tecla

Mayúsculas. Para seleccionar diapositivas no consecutivas, mantener pulsado
la tecla Control.

Añadir y eliminar diapositivas

Para añadir una nueva diapositiva:

Hacer clic entre dos miniaturas de diapositiva o, en la ficha esquema activar la

diapositiva previa a la nueva diapositiva. Elegir Nueva diapositiva en el menú
insertar o en el menú contextual.

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Para eliminar diapositivas:

Seleccionar las diapositivas que se desean eliminar. Elegir Eliminar diapositiva
en el menú Edición o en el menú contextual asociado a la selección.
O bien, pulsar la tecla Suprimir o la tecla Retroceso.

Diseño de la Diapositiva

Una diapositiva puede incluir diversos objetos. Los diseños de Power Point
facilitan la tarea de incluir y organizar cada uno de estos objetos en la
diapositiva.

Seleccionas las diapositivas a las que se desea aplicar un diseño determinado.

Elegir Formato / Diseño de la diapositiva.

Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva. Hacer clic sobre

cualquiera de los diseños ofrecidos en el panel de tareas.

Utilizar la barra de desplazamiento para moverse por la ventana y ver todos los
diseños.
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Los diseños se encuentran clasificados según el tipo de contenido: sólo texto,

sólo objetos, texto y objetos y otros diseños.

Las diapositivas tienen un diseño asociado. Para crear un diseño propio,

seleccionar en blanco dentro del grupo Diseños de objetos del panel de tareas
de diseño de la diapositiva.

Aunque los marcadores de posición de texto están vacíos, una pequeña

muestra indica el formato que tendrá el texto al introducirlo.

Al seleccionar un diseño que incluya algún objeto, se puede decidir el tipo

deseado sin más que hacer clic en alguno de los botones que aparecen dentro
del área reservada al objeto.

Asistente de Autocontenido

Seleccionar Archivo / Nuevo o pulsar la combinación Control+U para abrir el

panel de tareas Nueva Presentación.

Hacer clic en la opción del asistente para autocontenido que aparece en la

sección nuevo.
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Tras leer la página de presentación del asistente, hacer clic en siguiente.

Hacer clic sobre alguno de los botones de la izquierda correspondientes a

distintos tipos de presentación o hacer clic en Todos.

Seleccionar el tipo concreto en la lista de la derecha. Hacer clic en siguiente.

En la siguiente página indicar el medio en el que se realizará la presentación:

en pantalla, para la Web, en transparencias de blanco y negro o a color, o
mediante diapositivas. Hacer clic en siguiente.
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Escribir en la nueva página un título para la presentación y si desea, algunos

elementos comunes, como un pie de página o el número de cada diapositiva.
Hacer clic en siguiente y después en Finalizar o directamente en Finalizar.
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Plantillas

Power Point incorpora dos tipos de plantillas:

Plantillas de Presentación: Crean una presentación genérica basada en un

tema específico y utilizando cierto diseño.

Plantillas de Diseño: Son un conjunto de estilos correspondientes a los

diferentes elementos que componen una diapositiva y que se aplican a todas
las diapositivas o a las que estén seleccionadas.

Para crear una nueva presentación basada en una plantilla de presentación:

Seleccionar Archivo / Nuevo o pulsar control+U para abrir el panel de tareas
Nueva presentación.

Bajo la sección nuevo a partir de una plantilla de diseño, hacer clic sobre
alguna de las plantillas recientemente utilizadas.
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Para aplicar una plantilla de diseño a un conjunto de diapositivas de una

presentación:

Seleccionar las diapositivas a las que se desea aplicar los estilos de una
plantilla.

Elegir Formato / Estilo de la diapositiva o hacer clic en el botón de la barra

de herramientas Formato, aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

Hacer clic sobre cualquiera de las plantillas de la lista ofrecida en el panel de

tareas. Utilizar la barra de desplazamiento para ver todas las plantillas
disponibles en la ventana.
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Trabajar con Texto

¿Cómo Escribir?

Una vez creado el archivo, se puede empezar a introducir el texto en la

presentación. Se hace simplemente un clic con el ratón en el recuadro
correspondiente al título ("Haga clic para agregar título") o al cuerpo ("Haga clic
para agregar texto"), que aparece marcado por unas líneas discontinuas. Cada
uno de estos recuadros se denomina marcador de posición. A continuación, ya
se puede escribir el texto utilizando el teclado.

Hay dos cuadros de marcaje: en el primero se escribe el título de la diapositiva

y en el segundo las ideas que se quieren expresar. Es importante tener en
cuenta que la utilidad fundamental de esta aplicación (en lo que respecta a los
textos), no es la de funcionar como un procesador de textos, sino como apoyo
en la explicación de conceptos, por tanto, el formato va a ser el de un
esquema, en el que cada párrafo representará una idea.

Cómo cambiar el texto

Una vez escrito un texto, éste no es definitivo, es decir, puede ser modificado o
corregido. Para poder cambiar un texto en primer lugar habrá que seleccionar
el cuadro de marcaje, haciendo un clic sobre él. A continuación se hará un
nuevo clic sobre el texto con el que se quiera trabajar. Aparecerá así un cursor,
indicando cuál es la posición del texto. A partir de este momento todo
funcionará como en cualquier procesador de textos a la hora de cambiar el tipo
de fuente, el tamaño o el tipo de la letra, la alineación, etc. Para cualquiera de
estas opciones se acudirá a la primera parte del menú Formato.
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Esta aplicación contempla además la posibilidad de introducir de forma

automática, un símbolo al comenzar cada nuevo párrafo, representando el
inicio de una nueva idea. Para seleccionar o desactivar esta opción basta con
hacer un clic en el icono de la barra de herramientas que representa un listado
.

Del mismo modo este símbolo puede ser modificado acudiendo en el menú
Formato a la opción Numeración y Viñetas y pinchando en el botón
personalizar aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, en el cual se podrá
cambiar el tipo de letra, el color, el tamaño y, si se quiere, utilizar un símbolo de
comienzo de párrafo.

La Herramienta Cuadro de texto

En el botón cuadro de texto de la barra de herramientas de dibujo permite

introducir textos en cualquier punto de la pantalla, sin necesidad de tener que
limitarse únicamente a los dos cuadros de marcaje que vienen dados por
defecto. Su modo de empleo es muy sencillo. Basta con hacer un clic sobre el
icono y después otro clic en el lugar de la diapositiva donde se quiera añadir el
texto.
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Inmediatamente aparecerá un cursor parpadeando: ya se puede añadir el texto

a través del teclado.

Si desea insertar en la diapositiva Word Art, pulse el botón Word Art en la barra
de herramientas Dibujo . Seleccione el efecto que desee y haga clic en
aceptar.

A continuación en el cuadro de texto Modificar texto de Word Art escriba el

texto que desee incluir, así como el tipo de letra y tamaño, y pulse aceptar.
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¿Cómo insertar textos elaborados en Word?

La forma más cómoda con la que cuenta en esta aplicación para traer textos
elaborados en Word es la de copiarlo en el procesador de textos y pegarlo en
la diapositiva, con las opciones Edición / copiar y Edición / pegar.

Insertar Objetos

Seleccionar algún diseño de diapositiva que incluya un marcador de posición

de objetos.

Hacer clic en alguno de los botones contenidos en el área del objeto dentro de
la diapositiva según el tipo de objeto a incluir.

También se puede hacer clic en alguno de los botones de la barra de

herramientas estándar.

Para insertar un gráfico , para insertar una tabla precisando con el ratón el
número de filas y columnas o para crear una tabla compleja con la barra de
herramientas tablas y bordes .

También clic en alguno de los botones de la barra de herramientas Dibujo o

elegir alguna de las opciones disponibles en el menú Insertar:
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Imagen: permite insertar imágenes , organigramas , autoformas y

Word Art .

Diagrama: puede insertar un diagrama u organigrama.

Cuadro de texto: en los cuadros de texto se puede introducir un texto

independiente situado en cualquier parte de la diapositiva.

Películas y sonidos: las diapositivas pueden incluir sonidos y clips de vídeo.

Los clips pueden reproducirse o no automáticamente.

Gráfico: esta opción permite insertar un gráfico en Power Point.

Tabla: tras definir el número de columnas y de filas, la barra de

herramientas.

Tablas y bordes: permite realizar tablas más complejas.

Objeto: permite insertar objetos procedentes de otras aplicaciones.

Trabajar con objetos

Una vez incluidos los objetos que han de componer la diapositiva, Power Point
ofrece herramientas para ordenarlos y distribuirlos.

El botón desplegable de la barra de herramientas que aparece en la

parte de abajo incluye las siguientes opciones:
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Agrupar, desagrupar y reagrupar: con estas opciones se pueden crear y romper

grupos de objetos.

Ordenar: permite determinar el orden relativo del objeto seleccionado en

relación con aquellos otros objetos entre los que se halle intercalado.

Cuadrícula y guías: con la cuadrícula y las guías se pueden colocar los objetos
en la diapositiva de forma más precisa.

Alinear o distribuir: se pueden alinear y distribuir uniformemente los objetos

seleccionados.

Para mostrar la regla que facilita la colocación de los objetos, elegir la opción
regla del menú ver.

Animación de Objetos y Texto

Para aplicar una combinación de animaciones preestablecidas:

-Seleccionar las diapositivas a las que se desea aplicar la combinación de

animaciones.

-Elegir el menú Presentación / Efectos de animación. Aparecerá el apartado

combinaciones de animación del panel de tareas Estilo de la diapositiva.
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-Seleccionar alguna de las combinaciones ofrecidas en la lista.

-Para aplicar la combinación a toda la presentación hacer clic en Aplicar a

todas las diapositivas.

Para crear una animación personalizada:

-Activar en la vista normal la diapositiva en la que se encuentra el objeto o el

texto que se desee animar.

-Elegir el menú Presentación / Personalizar animación.

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-Seleccionar el objeto u objetos a animar y elegir alguna de las opciones del

botón desplegable agregar efecto del panel de tareas personalizar animación.

En el que aparecen:

Entrada: ofrece efectos para incluir el objeto en la diapositiva.

Énfasis: son efectos para resaltar los objetos seleccionados dentro de la

diapositiva.

Salir: con estos efectos se sacan de la diapositiva los objetos seleccionados.

Trayectoria de desplazamiento: este menú incluye opciones para definir el

desplazamiento del objeto en la diapositiva.

Para configurar las opciones de cada uno de los efectos aplicados, como la
velocidad de una entrada, el momento de iniciar el efecto o su orden relativo,
se selecciona el efecto a cambiar y se oprime el botón

Cambiar el Fondo

Seleccionar las diapositivas a las que se desea aplicar el fondo.

Elegir Formato / Fondo.
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En el cuadro de la lista desplegable de la sección Relleno de fondo, seleccionar

alguno de los colores ofrecidos o hacer clic en Más colores para elegir otro
color.

También en el mismo cuadro de la lista, seleccionar Efectos de relleno para

configurar un degradado, una textura, una trama o una imagen como fondo.
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Diapositivas Patrón

¿Qué es una diapositiva patrón?

Un patrón de diapositivas es una diapositiva que almacena información acerca

de la plantilla de diseño utilizada. La finalidad es permitir que los cambios
globales se apliquen a todas las diapositivas de la presentación. Generalmente,
el patrón de diapositivas se utiliza para cambiar la fuente o las viñetas, insertar
algún objeto, como un logotipo, para que aparezcan en todas las diapositivas.
Cada vez que se cree un documento nuevo, el programa aplicará una
diapositiva patrón por defecto.

Para acceder a la diapositiva patrón ha de dirigirse en el menú Ver / Patrón /

Patrón de Diapositivas.

La diapositiva patrón se compone de 5 áreas:

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Título: controla el tipo de letra, color, tamaño y alineamiento del título, los
atributos del objeto (relleno, bordes y sombra) y su localización en la
diapositiva.

Cuerpo: controla los mismos parámetros pero en lo que al cuerpo de la

diapositiva se refiere. En él se puede dar el formato a cada uno de los
subepígrafes.

Área de fecha: para insertar la fecha en todas las diapositivas.

Área de pie de página: para añadir un pie de página a las diapositivas.

Área de número: para numerar las diapositivas.

Además, se pueden añadir todos los elementos de fondo que se precisen. Se

consideran elementos de fondo de la diapositiva patrón, todos los que se
añadan a ésta y que no sea ninguno de los 5 elementos que acabamos de ver.
Todos estos elementos añadidos aparecerán en todas las diapositivas que se
vayan creando. Son por ejemplo la imagen de un logotipo o un título genérico
que se quiera que aparezcan en todas las diapositivas. También se define el
esquema de color patrón.

Power Point utiliza tres tipos de patrones:

Patrón de diapositivas: se trata de una diapositiva cuyos formatos y elementos

se utilizarán como modelo en todas las diapositivas basadas en un
determinado diseño. El patrón de notas incluye un patrón de título que
determina el diseño de las diapositivas de título.

Patrón de documentos: este patrón define el diseño de los documentos creados

con Power Point para la impresión de diapositivas o del esquema.

Patrón de notas: es una página de notas utilizada como modelo. En ella se

puede definir el formato y posición de los encabezados y pies de página, entre
otros elementos propios de las páginas de notas.
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¿Cómo modificar la diapositiva patrón?

Se puede modificar el formato de cada elemento de la diapositiva patrón tal y

como se ha explicado en los distintos apartados anteriores. Es importante
recalcar que no se trata de una diapositiva de contenido, sino de formato. No
se introduce información sino que se le da a cada elemento un formato. Por
ejemplo, en el título, no se pone el título de la presentación sino que se
especifica el tamaño, el tipo de letra, el color, etc. de manera que al hacer las
distintas diapositivas, sólo sea necesario introducir la información,
encargándose el programa de aplicar el estilo automáticamente.

De la misma manera se pueden incluir elementos de fondo, es decir elementos

distintos del cuerpo y del título. Estos elementos pueden ser de cualquier tipo,
imágenes, texto, etc. Con la peculiaridad de que aparecerán en todas las
diapositivas. A la hora de hacer las diapositivas, estos elementos no se podrán
modificar en la propia diapositiva, sino que cualquier cambio tendrá que
hacerse en la diapositiva patrón, y esas modificaciones afectarán a todas las
diapositivas.

Una vez establecida la diapositiva patrón, habrá que ir al menú Ver /

Diapositivas. La barra de estado le indicará que se encuentra en la diapositiva
nº "x", y se podrá comprobar que los elementos de la diapositiva siguen el
patrón que se acaba de crear.

Las Herramientas de Dibujo

PowerPoint, además de las posibilidades de insertar fotografías y dibujos

elaborados fuera de la aplicación, incorpora una serie de herramientas que
permiten crear dibujos propios con los que enriquecer las diapositivas. Son
varias las herramientas disponibles. Así, se puede dibujar líneas rectas, curvas,
polígonos, rectángulos, elipses, flechas, etc.

Ya se ha visto cómo utilizar la herramienta de texto. El funcionamiento de los

restantes iconos que ofrece la barra de herramientas de dibujo es muy similar.

Para utilizar una u otra, en primer lugar hay que seleccionarla haciendo un clic
sobre ella. A continuación se hace un clic sobre el cuerpo de la diapositiva y se
arrastra el ratón sin soltarlo hasta darle las dimensiones que interesen.

Tal vez la herramienta más interesante sea la de crear formas automáticas;

también aparece haciendo Insertar / Imagen / Autoformas. Con esta
herramienta se pueden crear hasta 24 formas distintas automáticamente:
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Cuadrados, trapecios, cubos, triángulos, estrellas,

flechas... Para elegir una u otra figura basta con hacer
un clic sobre el icono de las formas automáticas y, sin
soltarlo, se mueve el ratón hasta seleccionar una de
las figuras. La figura seleccionada aparecerá en el
icono cuando suelte el ratón. Para hacer un dibujo, hay
que ir al cuerpo de la diapositiva y hacer un clic
arrastrando el ratón hasta darle el tamaño adecuado.

Una vez hecho el dibujo deseado, se tendrá que

determinar sus bordes, rellenos y sombras.

Bordes, Rellenos y Sombras

Los objetos de Power Point tienen una serie de atributos que pueden ser
aplicados y modificados. Dichos atributos son el borde o línea, el relleno y la
sombra. Todos ellos pueden ser utilizados o no, ninguno es imprescindible.

Por lo que respecta a la línea (y siempre con el dibujo seleccionado), desde el

menú Formato / Colores y líneas puede hacer que sea de un color o de otro
(Color), regular su grosor (Estilo), hacerla intermitente (Tipo) o convertirla en
una flecha (Flechas).

El formato puede ser de objeto, imagen, autoforma,... dependiendo de la

procedencia del objeto seleccionado.

En el caso de figuras geométricas los bordes funcionan como líneas y pueden

ser modificados de la misma manera que éstas, salvo la opción de flechas, que
aparecerá inactiva.

Desde el mismo menú Formato / Colores y líneas se puede rellenar el objeto

de un color determinado. Al abrir el menú desplegable del color aparecen varias
opciones: Sin relleno; Automático; Seleccionarlo; Más colores; Efectos de
relleno; Fondo.

Los efectos de relleno, permiten hacer degradados y sombras (Degradado);

darle una textura predeterminada (Textura); elegir un entramado (Trama); o
usar de relleno una imagen predeterminada (Imagen).

Para el degradado hay que ir a la opción Sombreado y especificar en el cuadro

de diálogo el que más guste.
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Por lo que respecta a la sombra de la figura, se puede modificar su

localización: en la parte superior-izquierda, inferior-derecha, etc. su grosor y su
color, a través del menú Formato / Sombra.

Opciones:

Color: en esta parte se establece si el degradado va a ser de un color a otro o

dentro de un solo color, jugando con la tonalidad del mismo. También permite
combinar dos colores.

Estilos de sombreado: se especifica la forma del degradado, ya sea en vertical,

horizontal, etc.

Para la trama hay que ir a la opción Entramado y elegir la trama que más guste
y el color que van a tener el fondo y la línea de esa trama.

Para la textura se va al menú Textura, donde se podrá dar al objeto

seleccionado una textura de corcho, nogal, etc.

De todas formas, si en algún momento se necesita que una determinada

diapositiva no siga a la diapositiva patrón bastará con modificarla.

Presentaciones en Pantalla

Otra de las aplicaciones de Power Point es la de una presentación en pantalla,

es decir, la de crear un carrete de diapositivas no para filmarlas, sino para
utilizarlas como apoyo en una exposición, por medio de la pantalla del
ordenador. Se puede, efectivamente, encadenar las distintas dispositivas,
uniéndolas por medio de transiciones, para crear una presentación.

A partir de este momento va a ser muy útil una forma de trabajo que hasta
ahora no se había visto: el Clasificador de diapositivas (en el menú Ver). Se
trata de una manera distinta de ver las diapositivas, no de una en una, sino en
conjunto.
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En primer lugar, desde aquí se puede cambiar el orden de las diapositivas,

moviéndolas de un lugar a otro simplemente haciendo un clic sobre el icono de
la diapositiva y arrastrándola, sin soltar el ratón, hasta el lugar que deba
ocupar. Una vez establecido el orden adecuado de las diapositivas, será
necesario establecer las transiciones entre las diapositivas, de forma que el
cambio entre una y otra no sea brusco.
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Transiciones

Para aplicar una transición hay que situarse en la diapositiva destino, pues la
transición afectará al paso desde la diapositiva anterior a la seleccionada.

A continuación hay que ir al menú Presentación / Transición de diapositiva.

Inmediatamente aparecerá un cuadro de diálogo

en el que se deberá elegir el efecto que quiere
aplicar entre una variada lista de ellos.

Además de esto se puede indicar la forma de

pasar de una diapositiva a otra: por medio de un
clic del ratón, o automáticamente tras el paso de
cierto tiempo.

Se repite esta operación con todas las

diapositivas para lograr una presentación de
mejor calidad.

¿Cómo insertar Películas?

A diferencia de una presentación con un proyector de diapositivas, en la que

sólo se pueden mostrar imágenes estáticas (fotografías), en una presentación
de PowerPoint se puede insertar un movie, una pequeña película. Para ello
basta con ir a Insertar / película y seleccionar el archivo.
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Se inserta la imagen de modo normal, y una vez insertada, se hace clic con el
botón derecho encima del recuadro de la imagen del vídeo. Aparecerá un menú
desplegable en el que busca la opción de personalizar la animación, se hace
un clic en ella. Si se quiere que la animación arranque de forma que se visione
como vídeo, se marca el check box de Reproducir según el orden de
animación.

Pero si se quiere además que la animación arranque automáticamente al

visionar la presentación de la diapositiva, se entra por la pestaña de Intervalo,
seleccionando ahí las opciones de Animar / Automáticamente, en ella se
marca 0 segundos para que comience automáticamente.

Es entonces cuando se puede Aceptar, y así el vídeo se reproducirá de manera

automática.

Cuando la presentación llegue, la diapositiva que contiene la película no pasará

a la siguiente hasta que la "película" haya concluido.

¡Otras Funciones Interesantes!

¿Cómo utilizar guías?

Las guías son un sistema de alineamiento de objetos en la diapositiva para

usarlas de referencia cuando se insertan estos objetos. Se componen de dos
líneas discontinuas, una vertical y otra horizontal, que se cruzan en el centro de
la diapositiva (punto 0,00) formando dos ejes.

Para visualizar las guías hay que dirigirse, en el menú Ver / cuadrículas y
guías.
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Estas guías pueden desplazarse. Para ello hay que hacer clic sobre la guía y
sin soltar el botón del ratón, desplazarla. En el momento de hacer clic sobre la
guía, aparecerán unas cifras que indican la distancia con respecto al eje que
pasa por el punto de referencia 0,00.

Por otro lado, también está la opción dentro de los cuadros de texto o de
imágenes para que el tamaño del cuadro en que se inserta el texto o la imagen
se ajuste a lo que se escribe y/o inserta. Para determinar esa posición, se hace
clic dos veces sobre la imagen o, con el botón derecho sobre el texto se elige
Formato de autoforma.

¿Cómo numerar e incluir fecha en las diapositivas?

Para numerar las diapositivas existe la opción Insertar Número de diapositiva.

Como existe la posibilidad de aplicarlo a todas las páginas, ofrecerá la
posibilidad de remitir automáticamente a Ver / Encabezado y pie de página.

Desde ahí, se podrá incluir la fecha y la hora, el número de diapositiva y el pie

de página. Si no, preguntará dónde se quiere colocar: en el encabezado o en el
pie de página. Si se le responde que sí entonces abrirá este menú, donde será
necesario especificar, entre otras cosas, la posición en la que se quiere colocar
la numeración.
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Crear un álbum de fotografías

Power Point permite crear una presentación consistente en un álbum de

fotografías.

Seleccionar la opción del menú Insertar / imagen / Nuevo álbum de fotos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Álbum de fotografías.

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 Para agregar una imagen guardada en archivo, hacer clic en el botón archivo
o disco.

 Para insertar un cuadro de texto en el que poder escribir el comentario de

una foto del álbum, hacer clic en el nuevo cuadro de texto.

Las imágenes y cuadros de texto insertados aparecen en la lista imágenes del

álbum. Utilizar los botones de flechas para cambiar la posición de las imágenes
dentro del álbum y el botón quitar para eliminar una imagen.

En la sección diseño de álbum, seleccionar el número de imágenes por

diapositiva. Indicar también una forma para el marco de cada foto y una
plantilla de diseño que aplicar a la presentación.

Hacer clic en crear. Una vez creado el álbum, introducir el texto en los títulos de
diapositivas o en los cuadros de texto.

Agregar un sonido a una animación

Para realizar éste proceso, primero debe haber aplicado una animación a un
objeto o a un texto.

 Seleccione el texto u objeto al que desea

agregar un efecto adicional.

 Clic en el menú Presentación /

Personalizar animación.

 En el panel de tareas “personalizar

animación” hacer clic en la flecha del
elemento seleccionado y a continuación
clic en opciones de efectos.

Aparecerá la siguiente ventana:

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Después de la Animación: establece que se realice una acción después de la

animación.

Animar Texto: establece que la animación de texto se realice por palabras, por
letras o todo a la vez.

 Se hace clic en la ficha Intervalos. Aparecerán las siguientes opciones:

Inicio: establece la acción que inicia la reproducción de la animación

Retardo: duración del retardo antes de iniciarse la reproducción de la

animación.

Velocidad: establece la velocidad o la duración del efecto.

Repetir: establece el número de veces que se reproduce un efecto de

animación.

 Una vez establecidos todos los parámetros, hacer clic en Aceptar.

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Botones de Acción

Son botones predefinidos que se pueden insertar en una presentación y para

los que se pueden definir Hipervínculos.

En Power Point, los botones de acción se activan cuando se ejecuta la

presentación. No al momento de crearlas.

Utilice los botones de acción cuando desee incluir botones con símbolos
convencionales, por ejemplo; para ir a la diapositiva siguiente, a la primera, a la
última, etc.

¿Cómo se inserta un botón de Acción?

 Clic en el menú Presentación / botones de acción.

 Escoger el botón deseado

haciendo clic sobre el.

 Arrastrarlo al lugar de la
diapositiva donde queremos
que aparezca.

 Elegir el Hipervínculo.

 Clic en aceptar.
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Veamos la lista completa de los botones de acción y su uso predeterminado:

Recomendaciones

Es aconsejable que a la hora de realizar presentaciones se sigan una serie de

pasos:

1- Guardar el documento al principio y cada cierto intervalo de tiempo.

2- Determinar el formato de la diapositiva. Tener en cuenta que si después de

haber diseñado las diapositivas se cambia el tamaño de las mismas, la
disposición de los distintos elementos cambiará y será necesario volver a
revisarlas todas.

3- Determinar el esquema de colores. Ahorra mucho trabajo.

4- Utilizar plantillas. Bien las del programa o las suyas propias.

5- Si se comete un error, éste puede ser subsanado con la opción Deshacer del
menú Edición.
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Definición

Es un sistema multiempresas y multiperiodos que le permite al usuario manejar

una cantidad de empresas o contabilidades y dentro de cada empresa
mantener información de los años contables que el usuario desee.
Para cada empresa o contabilidad, el sistema crea un subdirectorio o carpeta
independiente que depende directamente del directorio principal donde se
encuentra instalado el programa.
El nombre de ésta carpeta estará formado por un prefijo (MVTO) y un sufijo que
será el año correspondiente en formato de cuatro (4) dígitos.

Pasos para entrar a Trident

 Clic en Inicio.
 Clic en todos los programas.
 Seleccionar Trident Millennium.
 Clic en Trident (ejecutable).

Aparecerá lo siguiente:

En login se introduce la palabra: Manager.

En Password se escribe: Milenium y se da doble enter.
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Inicio de Sesión

En esta opción del sistema aparece la pantalla que se presenta a continuación,

en la cual el usuario podrá seleccionar la empresa con la que va a trabajar, si
es el usuario administrador podrá ver todas las empresas definidas en el
sistema y tendrá acceso a la opción de crear nuevas empresas, opción que se
explica en su apartado correspondiente en el presente manual, de lo contrario
solo podrá ver la(s) empresa(s) a que el administrador le haya otorgado
acceso.

Después de elegir la empresa el usuario deberá seleccionar el periodo

contable, para esto puede dar clic con el Mouse en la lista 'Año' y seleccionar
de la lista el año sobre el cual va a trabajar, enseguida deberá seleccionar el
mes de la misma forma. En la lista aparecen los años y meses que hayan sido
definidos en la opción de periodos contables de la empresa.

Dando clic en el botón Aceptar aparece la pantalla principal del sistema que se
muestra a continuación.
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En la parte superior de la pantalla se encuentra el menú principal, por medio

del cual se puede acceder a las diferentes opciones de la aplicación; también
se puede apreciar una o varias barras de botones 'Rápidos', que permiten al
usuario acceder directamente a las opciones más comunes de la aplicación; las
opciones contenidas en la barra o barras de botones rápidos puede ser
personalizada por el usuario.

Bajo la barra de botones rápidos se puede ver la información correspondiente a

la empresa sobre la que se está trabajando, así como el año y el mes. En la
parte inferior de la pantalla se encuentra la información correspondiente al
nombre del usuario que está trabajando en la aplicación y el directorio donde
se encuentra la base de datos. Esta información está disponible para el
usuario durante todo el tiempo que esté trabajando.

Barra de Controles

Los botones tienen las siguientes funciones:

Primero: Se ubica el primer registro, también se puede ejecutar con la

combinación (Ctrl + P).

Anterior: Se traslada al registro anterior. (Ctrl + A).

Siguiente: Se traslada al siguiente registro. (Ctrl + S).

Último: Se ubica en el último registro. (Ctrl + U).

Crear empresa: Crea un nuevo registro y habilita los campos para que se
puedan ingresar los datos. (Ctrl + Insert).

Borrar empresa: Borra el registro actual. (Ctrl + Supr).

Modificar empresa: Habilita los campos para que el usuario pueda

modificar los datos del registro actual. (Ctrl + M).
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Guardar cambios: Graba en la base de datos la información ingresada por

el usuario. Éste botón se habilita cuando se está insertando un nuevo registro o
modificando uno existente. (Ctrl + G).

Cancelar cambios: Cancela los cambios hechos por el usuario en el

registro actual. Éste botón se habilita cuando se está ingresando un nuevo
registro o modificando uno existente. (Ctrl + C).

Refrescar vista: Refresca la información. (Ctrl + R).

Buscar: Activa la pantalla de búsqueda. (Ctrl + B).

Imprimir: Muestra por pantalla el reporte relacionado con la tabla que se

esté trabajando. (Ctrl + L).

Salir: Cierra la pantalla actual. (Ctrl + T).

Personalización del Entorno de Trabajo

En la parte superior izquierda de la pantalla principal aparece una barra de

botones rápidos que permite acceder a las opciones de cerrar e iniciar como
otro usuario, iniciar una nueva sesión, cambiar contraseña y salir de la
aplicación de izquierda a derecha respectivamente.

Para las demás opciones de menú el usuario puede adicionas nuevas barras
de controles y nuevos botones tal como se explica a continuación.

Ubicando el cursor o puntero del Mouse en cualquier parte de la pantalla y

dando clic derecho aparece un menú como el que muestra la siguiente figura.
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Las opciones Estándar y Contabilidad corresponden a las barras de botones

que hay actualmente en la aplicación, dando clic sobre ellas se pueden ocultar
o hacer visibles las barras de botones rápidos.

Dando clic sobre la opción Personalizar... aparece la siguiente pantalla

En la parte izquierda aparece una lista de todas las barras de botones, para
crear una nueva barra se da clic sobre el botón Nueva y aparece la siguiente
pantalla en la cual se digita el nombre de la nueva barra de botones. Es
necesario tener en cuenta que el sistema no permite crear dos barras de
botones con el mismo nombre.

Para borrar una barra de botones se la debe seleccionar y dar clic en el botón
eliminar, la barra será eliminada junto con todos los botones que contiene. La
única barra que no se puede borrar es la Estándar, aunque si se puede ocultar
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Una vez digitado el nombre de la nueva barra se debe dar clic en el botón OK
y enseguida aparece la gráfica de la nueva barra.

Ubicando el puntero del Mouse sobre la nueva barra y sosteniendo presionado

el botón izquierdo se puede desplazar la nueva barra a la parte del escritorio
que el usuario desee.

Ya creada la nueva barra de botones, el siguiente paso consiste en seleccionar

las opciones de menú que queremos que aparezcan en esta nueva barra. Para
esto seleccionamos la página Opciones de la pantalla de personalización tal
como la muestra la siguiente figura.

En la parte izquierda aparece una lista de las opciones de cada uno de los
módulos de la aplicación y en la parte derecha aparece la lista de opciones del
módulo seleccionado. Ubicamos el puntero del Mouse sobre la opción que
deseamos adicionar a la barra de botones y manteniendo presionado el botón
izquierdo del Mouse lo desplazamos sobre la barra y soltamos el botón,
enseguida debe aparecer sobre la barra un nuevo botón que corresponde a la
opción de menú seleccionada tal como se muestra a continuación.
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Plan Único de Cuentas (PUC)

El puc es un documento que rige a las empresas obligadas a llevar

contabilidad.

La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los

siguientes niveles:

Clase: El primer dígito.

Grupo: Los dos primeros dígitos.
Cuenta: Los cuatro primeros dígitos.
Subcuenta: Los seis primeros dígitos.

Las clases que identifican el primer dígito son:

Clase 1: Activo.
Clase 2: Pasivo.
Clase 3: Patrimonio.
Clase 4: Ingresos.
Clase 5: Gastos.
Clase 6: Costos de ventas.
Clase 7: Costos de producción o de operación.
Clase 8: Cuentas de orden deudoras.
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras.

¿Cómo ingresar el PUC en trident?

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información del PUC.

 Clic en el menú contabilidad.

 Clic en mantenimiento.
 Clic en plan de cuenta.
 En el campo “código de la cuenta” debe escribir el código de la cuenta
asignado en el Puc.
 Escribe el nombre de la cuenta.
 Selecciona el tipo de la cuenta, una cuenta es general cuando forma grupos
de cuentas y de detalle cuando no forma grupos de cuentas.
 Selecciona el nivel, los niveles son los siguientes:

1 dígito: nivel 1
2 dígitos: nivel 2
4 dígitos: nivel 3
6 dígitos: nivel 4
8 dígitos: nivel 5
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 Escribe la dependiente de la cuenta. Todas las cuentas con excepción de las

de nivel 1 deben tener una cuenta dependiente.
Para saber la cuenta dependiente, quite los dos últimos dígitos del código de
la cuenta y los que queden serán los números de la cuenta dependiente, si
es de nivel 2 quite nada más el último número.
 Escoja la clase de cuenta, éste campo sólo se aplica a las cuentas de nivel 1
y su valor podrá ser seleccionado de la lista.
 Escoja el tipo de interfase, éstas se aplican solamente a las cuentas de
detalle y su valor podrá ser seleccionado de la lista.

En la parte izquierda de la pantalla se puede ver todo el plan de cuentas

presentado por medio de una estructura de árbol, se puede navegar a través
de esta estructura utilizando las teclas de control (Flecha Arriba, Flecha abajo)
y la tecla Enter para abrir las carpetas que tienen subcuentas o navegando en
la tabla por medio de la barra de controles o las combinaciones de Teclas.

En la parte derecha de la pantalla están los campos que contiene cada cuenta

Descripción de Campos

Código de la Cuenta: Es el número asignado a la cuenta contable, puede

contener caracteres numéricos con una longitud de hasta 20 dígitos.

Nombre de la Cuenta: Corresponde al nombre que identificará la cuenta dentro

del Plan Único de Cuentas, puede contener caracteres alfanuméricos con una
longitud de hasta 32 caracteres.
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Tipo de Cuenta: Permite al sistema identificar la disponibilidad y forma de la

cuenta en afectaciones contables y se deberá definir con uno de los valores
(General o Detalle).

Una cuenta General o de Resumen es aquella que no recibirá afectación

directa por transacciones y su saldo será la sumatoria de los saldos de sus
cuentas dependientes de nivel inferior. En ella pueden resumir otras cuentas
Generales y/o Cuentas de Detalle.

Una Cuenta de Detalle o Auxiliar, es aquella cuyo saldo es afectado

directamente por transacciones y al mismo tiempo, puede actualizar, si así
requiere, acumulados por un número de identificación de tercero, ó bien
cuentas dependientes de análisis o un código de centro de costo.

Nivel: Sirve para indicar al sistema el grado de jerarquía que posee la cuenta
dentro del Plan de Cuentas, de acuerdo a la estructura del plan contable su
valor puede estar entre Uno (1) y Diecinueve (19), dependiendo del número de
dígitos asignados a cada código contable.

Clase de Cuenta: o Categoría Financiera, para la clasificación y adecuada

presentación del balance de Prueba. Este campo aplica solamente para
cuentas de nivel uno y su valor podrá ser seleccionado de la lista que aparece
al dar clic sobre la lista 'Clase de Cuenta', y podrá ser:

Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Gastos
Costos de Ventas
Costos de Operación
De orden deudor
De orden acreedor

Dependiente de la Cuenta: Corresponde al código de una cuenta de jerarquía

inmediatamente superior y su valor corresponderá siempre a una porción o raíz
del código de la cuenta en proceso. Toda cuenta con excepción de las cuentas
de nivel 1, deben tener una cuenta general donde resumen. Se puede digitar
directamente o buscar dando clic en el botón que aparece al lado de la caja de
texto 'Dependiente de la Cuenta' cuando se está creando una nueva cuenta.

Cuenta de Cierre: Se deberá llenar con el código correspondiente a la cuenta

de Patrimonio, "Utilidad o Perdida del ejercicio en curso", cuando la cuenta en
proceso corresponde a una cuenta de Pérdidas y Ganancias o de Reservas,
que por fin de periodo anual deben cancelarse y llevarse a cero (0).
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Será utilizada por el sistema como cuenta contrapartida para efectuar los
asientos de cierre automáticos de fin de ejercicio anual. Si una cuenta del tipo
enunciado es creada o mantenida dentro del sistema sin hacer referencia a
ésta cuenta de cierre, no será actualizada al final del ejercicio anual por cierre
automático y en consecuencia los acumulados se acarrearán para el ejercicio
siguiente.

Tipo de Interfase: Este campo aplica solamente para cuentas de detalle y su

valor podrá ser seleccionado de la lista que aparece al dar clic sobre el combo
'Tipo de Interfase'. Sirve para indicar que las transacciones realizadas sobre
esta cuenta afectan otros módulos como Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar o Inventario.

Pagos a Terceros: Permite al sistema validar si las transacciones que afectan

esta cuenta requieren identificación de tercero beneficiario o no al momento de
ser realizadas. Deberá activar la opción 'Pagos a Terceros' si necesita exigir
identificación de tercero y en caso contrario inactivarla.

Las afectaciones a cuentas que tengan activa ésta opción serán acumuladas
por Nit beneficiario en el archivo de pagos a terceros por cuenta afectada, de
manera que los reportes fiscales o de índole interna que puedan requerirse a
un corte determinado puedan ser elaborados correctamente.

Cierra Saldos a Terceros: Esta opción esta disponible sólo para aquellas
cuentas que manejan Pagos a Terceros y sirve para determinar si en el cierre
anual los saldos de los terceros asociados a la cuenta son saldados, es decir,
puestos en cero (0).

Maneja Análisis: Permite al sistema validar si las transacciones que afectan

esta cuenta requieren cuenta de análisis o no al momento de ser realizadas.
Deberá activar la opción 'Maneja Análisis' si necesita exigir cuenta de análisis y
en caso contrario inactivarla. Será útil agrupar una cuenta bajo esta definición
cuando se desea descomponer un auxiliar en sus elementos integrantes, sin
tener que recurrir a que se constituyan ellos por sí mismos, cada uno en cuenta
auxiliar, con un nivel jerárquico dentro del plan de cuentas, con la implicaciones
y requerimientos que particularmente se hacen implícitos al abrir un nivel más
dentro del plan de cuentas.

Caben en esta definición por ejemplo las cuentas de “Ordenes de trabajo en

proceso” para las cuales sería engorroso abrir un auxiliar por cada orden, los
cuales realmente solo subsisten mientras ésta se liquida y se afectan las
cuentas definitivas producto, que podrían incluir tanto ingresos como costos de
diverso Orden.

Las cuentas de detalle para contener subcódigos de análisis le permitirán al

usuario, identificar a nivel cada uno, sus propias transacciones, saldo anterior y
final, visualizar o listar el contenido de la cuenta auxiliar por cada análisis y
como una relación de cuentas dependientes, cuando así desee.
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Su uso esta limitado por las necesidades particulares de cada usuario y la

imaginación y recursividad de su contador para la mejor administración y
acceso de la información por los interesados en cada empresa.

Afecta Centros de Costo: Permite al sistema validar si las transacciones que

afectan ésta cuenta requieren código de un Centro de Costo o no al momento
de ser realizadas. Deberá activar la opción 'Afecta Centros de Costo' si
necesita exigir el código del Centro de Costo y en caso contrario inactivarla

Crear una cuenta

Para crear una nueva cuenta se debe dar clic en el botón de Insertar de la
barra de controles o con las teclas Ctrl+Insert, una vez hecho esto se puede
comenzar a ingresar la información correspondiente a la cuenta que se está
creando considerando las siguientes reglas de validación:

Los campos Código, Nombre, Tipo y Nivel de la cuenta son de uso

obligatorio y por lo tanto no pueden quedar vacíos.

Si la cuenta es Tipo = General y Nivel = 1 se debe seleccionar un valor para

el campo 'Clase de Cuenta'.

Si la cuenta es general de Nivel mayor a 1 o de detalle se debe ingresar un

valor para el campo 'Dependiente de la Cuenta', este valor debe corresponder
al código de una cuenta general y debe estar contenido dentro del código de la
cuenta que se está ingresando.

Si la cuenta es de detalle se pueden llenar los campos 'Cuenta de Cierre',

'Tipo de Interfase', 'Pagos a Terceros', 'Cierra Saldos Terceros', 'Maneja
Auxiliares' y 'Afecta Centros de Costo'.

El Código de la Cuenta es único, por lo tanto no se pueden ingresar dos

cuentas con el mismo Código.

Modificar una cuenta

Para modificar una cuenta se debe dar clic en el botón Modificar de la barra de
Controles o con las Teclas Ctrl+M, el Sistema solamente habilitará para
modificar los campos que no alteren la consistencia de la información existente
en la Base de Datos.

Cuando hayan sido ingresados todos los datos se puede grabar el registro
dando clic en el botón Aceptar de la barra de controles o con las teclas Ctrl+G.
Para cancelar la operación se debe dar clic en el botón Cancelar o con las
teclas Ctrl+C.
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Cualquier violación a las reglas de validación ocasionará que el sistema

muestre un mensaje de error indicándole al usuario como corregirlo y no
permitirá grabar el registro.

Eliminar una cuenta

Para eliminar una cuenta se debe dar clic en el botón Eliminar de la barra de
Controles o con las Teclas Ctrl+Supr, solamente se pueden borrar cuentas
generales que no tengan cuentas dependientes asociadas o cuentas de detalle
que no tengan movimiento.

Buscar una cuenta

Para buscar una cuenta se debe dar clic en el botón buscar de la barra de
controles o con las teclas Ctrl+B o dando clic en la página 'Listado PUC',
enseguida aparece la siguiente pantalla en la cual basta con digitar el código
de la cuenta o los primeros dígitos y el sistema automáticamente se ubica en la
cuenta deseada, si la cuenta no existe el sistema se ubica en la más parecida a
la cuenta digitada.

También es posible efectuar la búsqueda por nombre, basta con dar clic en el
Título 'Nombre' y enseguida efectuar la búsqueda de la misma forma que por
código.
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Comprobantes Válidos

Permite Adicionar, Modificar y Eliminar los tipos de documentos que se

manejan en el sistema

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los Comprobante Válidos.

Clic en contabilidad / mantenimiento / comprobantes válidos.

Los comprobantes válidos son las fuentes de origen de documentos, es decir,

todos los tipos de documentos que se van a manejar en el sistema para el
registro contable de las operaciones de la empresa o usuario, en este orden de
ideas para adelantar el registro de las transacciones de una empresa se
requerirían de diversos Documentos o Comprobantes Válidos como:

 Notas Contables.

 Consignaciones.

 Recibos de caja.

 Facturas de Ventas.

 Devoluciones de clientes.

 Comprobantes de pago, y muchos más de acuerdo a las necesidades de la

empresa.
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Descripción de Campos

Código: Contiene el código de clasificación de comprobantes por fuente de

origen de transacciones, se pueden ingresar caracteres con una longitud de
hasta dos (2) posiciones.

Nombre: Corresponde al nombre asociado al Tipo de Comprobante válido, se

pueden digitar caracteres con una longitud de hasta treinta y dos (32)
posiciones, se utiliza para identificar los resúmenes de movimiento diario por
fuente y como cabeza de grupo de transacciones en el Libro Diario.

Tipo: Corresponde al Tipo de documento predefinido por el sistema que se

utilizará como origen a fin de que el sistema pueda validar su utilización de
manera correcta, la lista de documentos estándar aparece al dar clic sobre la
lista desplegable 'Tipo de Documento', tenga en cuenta que diferentes fuentes
de origen definidas por el usuario pueden corresponder a un mismo tipo de
documento.

Tipo Numeración: Por cada comprobante válido se puede definir el tipo de

numeración que se llevará para todos los documentos asociados a él, las
opciones son consecutivo mensual, consecutivo Anual o Numeración Manual.

Crear un comprobante válido

Para crear un nuevo Comprobante Válido se debe dar clic en el botón de

Insertar de la barra de controles o con las teclas Ctrl+Insert, una vez hecho
esto se puede comenzar a ingresar la información correspondiente al
Comprobante Válido que se está creando considerando las siguientes reglas
de validación:

Los campos Código, Nombre y Tipo de Documento son de uso obligatorio y

por lo tanto no pueden quedar vacíos.

El Código del Documento es único, por lo tanto no se pueden ingresar dos

Tipos de Documento con el mismo Código.

Solamente se puede seleccionar un tipo de Numeración: Mensual, Anual o

Manual, una vez que se ha seleccionado una de estas opciones no es posible
modificarla.

Modificar un comprobante válido

Para modificar un Tipo de Documento se debe dar clic en el botón Modificar de

la barra de Controles o con las Teclas Ctrl+M , el Sistema solamente habilitará
para modificar los campos que no alteren la consistencia de la información
existente en la Base de Datos.
 Volver al índice

Cuando hayan sido ingresados todos los datos se puede grabar el registro
dando clic en el botón Aceptar de la barra de controles o con las teclas Ctrl+G.
Para cancelar la operación se debe dar clic en el botón Cancelar o con las
teclas Ctrl+C.

Cualquier violación a las reglas de validación ocasionará que el sistema

muestre un mensaje de error indicándole al usuario como corregirlo y no
permitirá grabar el registro.

Eliminar un comprobante válido

Para eliminar un Tipo de Documento se debe dar clic en el botón Eliminar de la

barra de Controles o con las Teclas Ctrl+Supr, solamente se pueden borrar
Tipos de Documento que no tengan documentos contables asociados.

Buscar un comprobante válido

Para buscar un Tipo de Documento se debe dar clic en el botón buscar de la

barra de controles o con las teclas Ctrl+B o dando clic en la página 'Tabla',
enseguida aparece la siguiente pantalla en la cual basta con digitar el código
del Tipo de Documento o los primeros dígitos y el sistema automáticamente se
ubica en el Tipo de Documento deseado, si el Tipo de Documento no existe el
sistema se ubica en el más parecido al código digitado.

También es posible efectuar la búsqueda por nombre, basta con dar clic en el
Título 'Descripción Documento' y enseguida efectuar la búsqueda de la misma
forma que por código.
 Volver al índice

En la Página 'Consecutivos' se puede apreciar una tabla con el siguiente

número de documento para cada uno de los diez diferentes consecutivos que
se manejan por fuente, si el tipo de documento maneja numeración mensual
entonces aparece el detalle de consecutivos por mes.

Clases de comprobantes válidos

Trident tiene definido 20 comprobantes válidos, son a saber:

 Volver al índice

Cuentas por Cobrar

Para empezar a trabajar esta opción, debe haber definido su plan de cuentas y
dentro de éste manejar cuentas que poseen interfaces con cuentas por cobrar
para poder realizar transacciones por este módulo y que automáticamente
afecte la cuenta contable respectiva definida para cada cliente o deudor.
Debe hacer Clic en C x C / parámetros C x C

Parámetros Cuentas por Cobrar

Tipo de identificación

En esta opción podrá

configurar las tablas básicas
que se necesitan para poder
crear los clientes:

Permite Adicionar, Modificar

y Eliminar los Tipos de
Identificación del cliente.

En la parte superior de la
pantalla está la barra de
Controles por medio de la
cual se puede manipular la
información de los Tipos de
Clientes

Tipo Id cliente: En este campo podrá definir los tipos de identificación de los
clientes como puede ser el documento de identificación si es persona natural o
el nit o documento de identificación de la empresa. Es un campo de 2
posiciones alfanuméricas.

Nombre: En este campo podrá colocar la descripción o nombre del tipo de

identificación definido anteriormente. Es un campo carácter de 34 posiciones.
 Volver al índice

Zona de ventas

Las zonas se utilizan para

realizar transacciones de
ventas que afecten
cuentas contables de tipo
de resumen o general y
poder contabilizar con el
auxiliar según la zona del
cliente. Ejemplo:
La cuenta de ventas es la
413505 y la zona de
Bogotá es 01, Cali 02,
Medellín 03 que son
ciudades a las cuales se
les vende o por cuales se
quiere el reporte de la
cuenta contable, si define
en los parámetros de
inventario las cuentas de
ventas generales o de
resumen el programa le adicionara la zona para poder llevar la transacción a
una cuenta auxiliar, retomando el caso anterior el programa formara la cuenta
de contabilización de la siguiente manera: si el cliente es de Bogotá
41350501 y sobre esta cuenta auxiliar contabilizara. Y así con cada una de las
ciudades.

Si no define en la interfase de ventas cuentas generales la zona solo le servirá

para realizar reportes por la opción de cartera o estadísticas.

Esta opción permite Adicionar, Modificar y Eliminar las Zonas de Ventas

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de las Zonas de Clientes

Código: Este campo posee 2 posiciones numéricas en el cual podrá crear el

código de la zona que esta definiendo.

Nombre: Es el nombre de la zona o descripción de esta, es un campo de 34

posiciones alfanuméricas.
 Volver al índice

Títulos

Permite Adicionar, Modificar y

Eliminar los Títulos o cargos de
los contactos de clientes.

En la parte superior de la
pantalla está la barra de
Controles por medio de la cual
se puede manipular la
información de los Tipos de
Clientes

Código: Este campo posee 2

posiciones alfanuméricas en el
cual podrá crear el código de
cargo o titulo.

Nombre: Es el nombre o
descripción del cargo o titulo,
es un campo de 34 posiciones
alfanuméricas.

Motivos de Cheques Devueltos

Esta opción le permite definir los

motivos por los cuales una entidad
bancaria devuelve un cheque o
documento consignado, permite
Adicionar, Modificar y Eliminar los
motivos de cheques devueltos
definidos por Ud.

En la parte superior de la pantalla

está la barra de Controles por
medio de la cual se puede
manipular la información de los
Motivos de Cheques Devueltos

Código: Este campo posee 2 posiciones alfanuméricas en el cual Ud. Podrá

crear el código del motivo de cheque devuelto.
 Volver al índice

Nombre: Es el nombre o descripción del motivo por el cual fue devuelto el

cheque, es un campo de 34 posiciones alfanuméricas.

Listas de Precios

Esta opción le permite

definir los tipos de lista
de precios que Ud. Va
atener para trabajar con
cada uno de sus
clientes, permite
Adicionar, Modificar y
Eliminar las listas de
precios definidas por Ud.

En la parte superior de la
pantalla está la barra de
Controles por medio de
la cual se puede
manipular la información
de las listas de precios.

Código: Este campo posee 2 posiciones alfanuméricas en el cual Ud. Podrá

crear el código de la lista de precios.

Nombre: Es el nombre o descripción de la lista de precios, es un campo de 34

posiciones alfanuméricas.

Tipos de Cliente

Esta opción le permite

crear tipos de clientes
según su criterio, puede
Adicionar, Modificar y
Eliminar las los tipos de
clientes definidos por Ud.

En la parte superior de la
pantalla está la barra de
Controles por medio de
la cual se puede
manipular la información
de los tipos de clientes.

Código: Este campo

posee 2 posiciones alfanuméricas en el cual Ud. Podrá crear el código del tipo
de cliente.
 Volver al índice

Nombre: Es el nombre o descripción del tipo de cliente, es un campo de 34

posiciones alfanuméricas.
Ciudades

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar Ciudades de destino para el embarque

de la mercancía de los clientes.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de las ciudades de destino.

Descripción de campos

Código: en este campo podrá colocar el código que Ud. Desea asignar a la
ciudad que va crear para despacho. Posee 3 caracteres para hacerlo

Nombre: En este campo podrá colocar el nombre de la ciudad que esta

creando, posee 20 caracteres para hacerlo.

País: En este campo podrá colocar el nombre del país a que pertenece la
ciudad que esta creando, posee 20 caracteres para hacerlo.
 Volver al índice

Transportadores

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar los Transportadores con los cuales podrá
despachar la mercancía a sus clientes y las tarifas respectivas a como van a
transportar la mercancía por peso.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de las ciudades de destino

Descripción de campos

DATOS
En esta carpeta podrá crear su transportador y definir los datos básicos de
éste.

Código transportador: En este campo podrá colocar el código que Ud. Desea
asignar al transportador que desea crear. Posee 2 caracteres para hacerlo.

Nombre: En este campo podrá colocar el nombre del transportador, posee 30

caracteres para hacerlo.

Vía de transporte: Esta opción le permite registrar como se va a realizar el

transporte puede ser aéreo, terrestre, marítimo u otro que seria otro tipo de
 Volver al índice
transporte si lo hay. Para seleccionar el deseado debe ubicarse sobre este y
dar clic.

TARIFAS

En esta carpeta podrá definir cinco tarifas, con las cuales el transportador
puede llevar la mercancía a las diferentes ciudades según el peso o volumen.
En la parte inferior de la pantalla podrá encontrar la barra de Controles por
medio de la cual se puede manipular la información de las ciudades y tarifas
respectivas.

Descripción de Campos

Ciudad: En esta opción Ud. Podrá seleccionar la ciudad a donde va a

despachar la mercancía, al dar clic sobre el botón permita ubicarla y
signársela al cliente.

Tarifa 1: En este campo debe colocar el tipo de tarifa con la cual se puede
enviar por medio de este transportador a la ciudad definida anteriormente

Valor tarifa 1: En este campo debe colocar el valor de tarifa definida

anteriormente. Posee un campo de 999’999.999.99 para hacerlo.

Estos dos campos anteriores se repiten para las cinco tarifas siguientes que se
pueden definir por ciudad de destino y transportador.
 Volver al índice

Representantes de Ventas

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar los Vendedores o representantes de

ventas que van a tender a sus clientes.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los representantes de ventas.

Descripción de campos

Código: En este campo podrá colocar el código que Ud. Desea asignar al
representante de ventas que desea crear. Posee 2 caracteres para hacerlo

Nombre: En este campo podrá colocar el nombre del representante de ventas,

posee 30 caracteres para hacerlo.
 Volver al índice

Líneas de Crédito

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar las Líneas de Crédito con las cuales van
a trabajar los clientes.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los las líneas de crédito

Descripción de campos

Código: En este campo podrá colocar el código que Ud. Desea asignar a la
línea de crédito que desea crear. Posee 2 caracteres para hacerlo

Nombre: En este campo podrá colocar el nombre de la línea de crédito, posee

24 caracteres para hacerlo.

Entidad: En este campo podrá colocar el nombre de la entidad que otorga el

crédito, posee 24 caracteres para hacerlo.

Tipo de Soporte: En este campo podrá ubicar los tipos de crédito que maneja el
programa debe escoger uno de estos según la línea de crédito que este
creando, dando clic en el botón Volver al índice
, despliega los tipos de líneas de crédito
permitidas por el programa para que Ud. Escoja la indicada.

Los tipos de líneas permitidos por el programa son contado, crédito y crédito en
cuotas, para este último en facturación hay una opción para determinar el
periodo entre cada cuota que podrá ser definido por el usuario.

Plazo Máximo: En este campo podrá colocar el número de días máximo que
podrá tener un cliente con esta línea de crédito que esta creando. Posee 8
dígitos para hacerlo.

Actualización de Clientes

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar Clientes u Otros Deudores

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los clientes o deudores
 Volver al índice

Datos Básicos

Esta opción le permitirá grabar la información básica del cliente la cual será
descrita a continuación:

Dirección: Permite registrar 3 campos de 34 caracteres en los cuales podrá

registrar la dirección y ciudad del cliente o deudor.

E-mail: Permite registrar la dirección electrónica del cliente, posee un campo de

34 caracteres para hacerlo.

Teléfonos

Pbx No: Permite registrar el Pbx o número del conmutador del cliente, posee 15
caracteres para hacerlo.

Ext. No: Permite registrar él número de la extensión, posee 15 caracteres para

hacerlo.

Direct No: Permite registrar él número del teléfono directo del cliente, posee 15
caracteres para hacerlo.

Fax No: Permite registrar el número del Fax del cliente, posee 15 caracteres
para hacerlo.

Identificación
Tipo: Permite registrar el tipo de identificación que posee el cliente el cual
debió crearse en las tablas de tipo de identificación, posee 15 caracteres para
hacerlo. Dando clic sobre el botón desplegara la tabla de los tipos creados
anteriormente y ubicar el indicado.

Nro: Permite registrar el número de identificación que posee el cliente, para lo

cual tiene un campo de 12 posiciones.

Clase

Cuenta Cartera Asociada: Permite registrar él número de cuenta a la cual va a

reportar su movimiento el cliente cuando se realicen transacciones, esta cuenta
debe haberse definido en la creación del plan de cuentas en la opción de
interfase como “1 cuentas por cobrar” para que el programa al dar clic sobre el
botón permita ubicarla y asignársela al cliente.
Volver al índice
Zona: Permite asignar la zona a la que pertenece el cliente según las zonas
creada en la opción de tablas De ventas básicas. Con el botón le permitirá
escoger la indicada.

Rep. Ventas: Permite asignar el representante de ventas al cliente según las

representantes creados en la opción de tablas de ventas básicas. Con el botón
Le permitirá escoger el indicado.

Lista de Precios: Permite asignar la lista de precios con la cual se va vender a

este cliente según las creadas en la opción de tablas de ventas básicas. Con el
botón le permitirá escoger la indicada.

Retenciones en facturación:

Esta opción le permite definir a que clientes se le puede realizar la retención

en la facturación.

R en la fuente: Deberá escoger esta opción cuando cree un cliente al cual se

le puede realizar la retención en la fuente automática en la facturación.

R. de IVA: Deberá escoger esta opción cuando cree un cliente al cual se le

puede realizar la retención de IVA automática en la facturación.

R del ICA: Deberá escoger esta opción cuando cree un cliente al cual se le
puede realizar la retención de ICA automática en la facturación.

Embarque

Esta opción le permitirá definir la información referente al despacho del cliente

con su dirección, seguro, transportador y cobro de los fletes.
 Volver al índice

Dirección de Embarque: Permite colocar la dirección a la cual se le va a

despachar la mercancía al cliente, tres campos de 34 caracteres cada uno.

Instrucciones de embarque: Esta opción le permite escoger si la mercancía va

a ser despachada al cliente o este la va a recoger, para escoger cualquiera de
los dos se ubica en el botón deseado y le da clic para seleccionarlo.

En la opción local, externa le permite seleccionar si se le despacha local o

fuera de la ciudad. Para escoger cualquiera de los dos se ubica en el botón
deseado y le da clic para seleccionarlo.

Instrucciones de flete: Esta opción posee tres opciones a escoger si los fletes
son a cargo del cliente, a cargo de la compañía que factura o prepagados por
el cliente con la factura. Para escoger cualquiera de los dos se ubica en el
botón deseado y le da clic para seleccionarlo.

Transportador predefinido: En esta opción podrá escoger los datos del

transportador por el cual se va enviar la mercancía al cliente.

Ident: Este campo permite escoger el transportador dando clic en el botón ,

para que nos los despliegue en esta opción los transportadores

Ciudad: Este campo permite escoger la ciudad a donde se dirige el despacho

proveedor dando clic en el botón, para que nos las despliegue en esta
opción las ciudades deben estar creadas en la opción de ciudades
Tarifa: Este campo permite escoger la tarifa que maneja el transportador para
este cliente dando clic en el botón, para que nos las despliegue en esta
opción las tarifas deben estar creadas en la opción de tarifas.

Cuenta No: En este campo debe definir la cuenta del cliente con el
transportador si existe.

Instrucciones de aseguramiento: Esta opción le permite escoger una de las

cuatro opciones si los seguros de la mercancía se cubren con una póliza que
posee el cliente, o con la póliza del transportador, preparado en la factura por el
cliente o a riesgo del despachador de la mercancía (nosotros). Para escoger
cualquiera de los dos se ubica en el botón deseado y le da clic para
seleccionarlo.

Volver al índice

Contactos

Esta opción le permite definir los contactos con los cuales Ud. Se comunica
donde el cliente. Para adicionar un contacto debe ubicarse escoger la carpeta
contactos y en la parte inferior de la pantalla aparece el siguiente botón con
el cual presenta la pantalla de adición de contactos.
Descripción de campos

Nro: En este campo podrá colocar él número de contacto a crear, posee dos
caracteres para ello.

Nombre: En este campo podrá colocar el nombre del contacto que esta
creando, posee 32 caracteres para hacerlo.

Titulo: En este campo podrá escoger Volver

él altitulo
índicedel contacto que debió ser
definido en las tablas de ventas básicas. Dando clic en el botón, nos las
despliegue en esta opción los títulos.

Cargo: En este campo podrá definir el cargo del contacto posee 32 posiciones
para hacerlo.

Teléfono: En este campo podrá definir él número telefónico de su contacto,

posee 15 posiciones para hacerlo.

Extensión: En este campo podrá definir el número de la extensión telefónica de

su contacto, posee 15 posiciones para hacerlo.

Directo: En este campo podrá definir el número telefónico directo de su

contacto, posee 15 posiciones para hacerlo.

Móvil No: En este campo podrá definir él número telefónico del celular o
teléfono móvil de su contacto, posee 15 posiciones para hacerlo.

Beeper No: En este campo podrá definir el número del beeper de su contacto,
posee 15 posiciones para hacerlo.

Fax: En este campo podrá definir él número telefónico del fax de su contacto,
posee 15 posiciones para hacerlo.

E-mail: En este campo podrá definir la dirección electrónica directo de su

contacto, posee 31 posiciones para hacerlo.

Dirección: En estos tres campos podrá definir la dirección y ciudad de su

contacto, posee 96 posiciones para hacerlo.
Notas: En este campo podrá escribir notas referentes a su contacto, posee un
campo memo posiciones para hacerlo.

Para grabar la información deberá dar clic en el botón o clic en el botón

para cancelar

Volver al índice

Condiciones de Crédito

Esta opción le permite definir con que líneas de crédito se va trabajar el cliente,
según las creadas por Ud. en la opción de líneas de crédito del menú de
cuentas por cobrar. Para ingresar una línea de crédito a su cliente debe dar clic
en la carpeta de condiciones de crédito y dar clic en el botón con el cual
se despliega la pantalla de creación de la línea de crédito para el cliente.
Descripción de campos:

Línea: En este campo Ud. Podrá ubicar las líneas de crédito creadas con
anterioridad y asignarle al cliente la indicada, dando clic sobre el botón Ud.
El programa desplegara las líneas creadas.

Volver al índice

Después de escoger la línea el programa desplegara la información como lo

indica la pantalla anterior en la cual le reflejara la descripción, entidad, tipo de
línea de crédito y los días de plazo que podrán ser cambiados a un menor
valor al estipulado en la línea pero no mayor.

Monto: En este campo Ud. Podrá asignar el monto hasta cuanto le pueden
despachar a este cliente con esta línea de crédito, este campo posee una
capacidad de almacenar 99.999.999’999.999.99 para definirlo.

Fecha Apertura: Reflejara la fecha del sistema en cual Ud. Esta creando la
línea de crédito.

Para grabar la información deberá dar clic en el botón o clic en el botón

para cancelar

Actividad

Esta es una opción solo informativa que le permitirá ver el comportamiento de

su cliente en cuento a su fecha y valor de la ultima compra, fecha y valor de su
último pago, la actividad de la cuenta que son el número de facturas, valor de
ventas y costos de los 3 últimos años Y del mes en que sé esta trabajando.
 Volver al índice

Anotaciones

En esta carpeta el programa reflejara la información de los cheques devueltos

que posee el cliente y en la parte inferior -anotaciones- podrá hacer
comentarios al respecto del cliente o de cada cheque devuelto.

Tabla

Esta opción le permite buscar uno de sus Clientes por código o nombre, si se
ubica sobre la titulo Nombre o Código y da clic el programa cambiara la forma
de búsqueda por cualquiera de los dos campos, luego debe ubicarse en el
campo “Buscar” y digitar el código o el nombre según la elección anterior que
desee localizar.

Volver al índice

Cuentas por Pagar

Para empezar a trabajar esta opción Ud. Debe haber definido su plan de
cuentas y dentro de este manejar cuentas que poseen interfaces con Cuentas
por Pagar para poder realizar transacciones por este módulo y que
automáticamente afecte la cuenta contable respectiva definida para cada
proveedor u otras cuentas por pagar.

Tablas Básicas

Títulos
Permite Adicionar, Modificar y Eliminar los Títulos o cargos de los contactos de
proveedores.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los Proveedores. Posiciones
alfanuméricas en el cual Ud. Podrá crear el código de cargo o titulo.

Descripción de campos

Código: Este campo posee 2

posiciones alfanuméricas en el
cual Ud. Podrá crear el código de
cargo o titulo.

Nombre: Es el nombre o Volver al índice

descripción del cargo o titulo, es
un campo de 34 posiciones
alfanuméricas.

Rep. Compras

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar los representantes de compras que lo

van a atender donde su proveedor.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los representantes de compras

Descripción de campos

Código: En este campo podrá colocar

el código que Ud. Desea asignar al
representante de compras que desea
crear. Posee 2 caracteres para
hacerlo

Nombre: En este campo podrá colocar

el nombre del representante de
compras, posee 30 caracteres para
hacerlo.
Tipos de Proveedor

Esta opción le permite crear tipos de clientes según su criterio, puede

Adicionar, Modificar y Eliminar las los tipos de proveedor definidos por Ud.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los Tipos de Proveedor

Descripción de campos

Código: Este campo posee 2

posiciones alfanuméricas en el cual
Ud. Podrá crear el código del tipo de
Proveedor.

Nombre: Es el nombre o descripción

del tipo de Proveedor, es un campoVolver
de al índice
34 posiciones alfanuméricas

Zona Compras

Esta opción permite Adicionar, Modificar y Eliminar las Zonas de compras o de

los proveedores.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de las Zonas de compras

Descripción de campos

Código: Este campo posee 2

posiciones numéricas en el cual
Ud. Podrá crear el código de la
zona que esta definiendo.

Nombre: Es el nombre de la zona o

descripción de esta, es un campo
de 34 posiciones alfanuméricas.
Tipo Crédito Proveedor

Esta opción permite Adicionar, Modificar y Eliminar los Tipos de Crédito que el
proveedor nos ofrece.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los tipos de proveedores.

Descripción de campos

Código: Este campo posee 2

posiciones numéricas en el cual
Ud. Podrá crear el tipo de crédito
del proveedor que esta definiendo.

Nombre: Es el nombre oVolver al índice

descripción del Tipo de crédito del
proveedor, es un campo de 34
posiciones alfanuméricas.

Actualización de Proveedores

Permite Ingresar, Modificar y Eliminar Proveedores u Otras Cuentas por pagar

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de los Proveedores u Otras cuentas por
pagar.

Datos Básicos

Esta opción le permitirá

grabar la información básica
del Proveedor la cual será
descrita a continuación:

Dirección: Permite registrar 3

campos de 34 caracteres en
los cuales podrá registrar la
dirección y ciudad del
proveedor u otra cuenta por
pagar.
E-mail: Permite registrar la dirección electrónica del proveedor, posee un
campo de 34 caracteres para hacerlo.

Teléfonos

Pbx No: Permite registrar el Pbx o número del conmutador del Proveedor,
posee 15 caracteres para hacerlo.

Ext.No: Permite registrar él número de la extensión, posee 15 caracteres para

hacerlo.

Direct No: Permite registrar él número del teléfono directo del Proveedor,
posee 15 caracteres para hacerlo.

Fax No: Permite registrar el número del Fax del Proveedor, posee 15
caracteres para hacerlo.
Volver al índice

Identificación

Tipo: Permite registrar el tipo de identificación que posee el Proveedor el cual

debió crearse en las tablas de tipo de identificación, posee 15 caracteres para
hacerlo. Dando clic sobre el botón desplegara la tabla de los tipos creados
anteriormente y ubicar el indicado.

Nro: Permite registrar el número de identificación que posee el Proveedor, para

lo cual tiene un campo de 12 posiciones.

Cuenta Por Pagar Asociada: Permite registrar él número de cuenta a la cual va

a reportar su movimiento el Proveedor cuando se realicen transacciones, esta
cuenta debe haberse definido en la creación del plan de cuentas en la opción
de Interfase como “2. Cuentas por pagar” para que el programa al dar clic
sobre el botón permita ubicarla y asignársela al proveedor.

Zona: Permite asignar la zona a la que pertenece el Proveedor según las zonas
creada en la opción de tablas básicas compras. Con el botón le permitirá
escoger la indicada.

Rep. Compras: Permite asignar el representante de Compras que nos atiende

donde el Proveedor, según las representantes creados en la opción de tablas
básicas compras. Con el botón le permitirá escoger el indicado.
Condiciones de Crédito

Esta opción le permite definir la línea de crédito que posee con su proveedor y
la información respectiva de esta.

Descripción de campos

Monto: En este campo podrá definir el

monto de crédito que tiene con su
proveedor

Plazo: En este campo podrá definir los

días de plazo para pago que posee con
su Proveedor

%Descuento: Este campo le permite

definir el descuento que le realiza el
proveedor por pronto pago. Volver al índice

Términos: En este campo Ud. Podrá buscar uno de los tipos de crédito de
compras definidos anteriormente en las tablas básicas de compras. Con el
botón le permitirá escoger la indicada.
Número de Cuenta: Es el número de cuenta o crédito asignado por su
proveedor. Posee 15 posiciones para hacerlo.

Contactos

Esta opción le permite definir los contactos que posee donde su proveedor y la
información respectiva de este.

En la parte inferior de la
pantalla está la barra de
Controles por medio de la cual
se puede manipular la
información de los Contactos.

Descripción de campos:

Nro: En este campo podrá

colocar él número de contacto a
crear, posee dos caracteres
para ello.
Nombre: En este campo podrá colocar el nombre del contacto que esta
creando, posee 32 caracteres para hacerlo.

Titulo: En este campo podrá escoger él titulo del contacto que debió ser
definido en las tablas de básicas de compras. Dando clic en el botón ,
nos las despliegue en esta opción los títulos.

Cargo: En este campo podrá definir el cargo del contacto posee 32 posiciones
para hacerlo.

Teléfono: En este campo podrá definir él número telefónico de su contacto,

posee 15 posiciones para hacerlo.

Extensión: En este campo podrá definir el número de la extensión telefónica de

Volver
su contacto, posee 15 posiciones para al índice
hacerlo.

Directo: En este campo podrá definir el número telefónico directo de su

contacto, posee 15 posiciones para hacerlo.

Móvil No: En este campo podrá definir

él número telefónico del celular o
teléfono móvil de su contacto, posee
15 posiciones para hacerlo.

Beeper No: En este campo podrá

definir el número del beeper de su
contacto, posee 15 posiciones para
hacerlo.

Fax: En este campo podrá definir él

número telefónico del fax de su
contacto, posee 15 posiciones para
hacerlo.

E-mail: En este campo podrá definir la

dirección electrónica directo de su
contacto, posee 31 posiciones para
hacerlo.

Dirección: En estos tres campos podrá definir la dirección y ciudad de su

contacto, posee 96 posiciones para hacerlo.

Notas: En este campo podrá escribir notas referentes a su contacto, posee un

campo memo posiciones para hacerlo.

Para grabar la información deberá dar clic en el botón o clic en el botón

para cancelar
Tabla

Esta opción le permite buscar uno de sus

proveedores por código o nombre, si se
ubica sobre la titulo Nombre o Código y
da clic el programa cambiara la forma de
búsqueda por cualquiera de los dos
campos, luego debe ubicarse en el
campo “Buscar” y digitar el código o el
nombre según la elección anterior que
desee localizar.
Volver al índice

Comprobante de Compra Crédito

Permite Adicionar, Modificar y Eliminar los comprobantes de compras a crédito

este tipo de transacción se utiliza para contabilizar compras que sean de
servicios u otro tipo de compras que no afecten el inventario.

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de las compras a crédito.
Para crear una nueva Compra a Crédito se debe dar clic en el botón de
Insertar de la barra de controles o con las teclas Ctrl+Insert, una vez hecho
esto se puede comenzar a ingresar la información correspondiente a Compras
a Crédito, para esto se debe tener en cuenta que el documento consta de un
encabezado y un detalle. A continuación se detalla el procedimiento para
ingresar cada sección del documento.

Encabezado del Documento

En la siguiente figura se muestran los campos que constituyen el encabezado

del documento.

Volver al índice

Para insertar un nuevo registro de detalle basta con dar clic en el botón insertar
que aparece en la parte inferior de la pantalla, enseguida se deben ingresar los
valores de los campos teniendo en cuenta las siguientes reglas de validación:

- El campo cuenta corresponde al código de una cuenta de detalle, se puede

digitar el código o buscar la cuenta dando clic en el botón de búsqueda que
aparece al lado del campo, este campo es de uso obligatorio.

- El campo descripción es un comentario acerca del movimiento si la cuenta

no es de interfaces, si la cuenta escogida anteriormente es la cuenta de cartera
el programa activara el botón de búsqueda, dando clic sobre este el programa
le permitirá ver el estado de cuenta del proveedor y escoger el documento que
desea afectar o si desea ingresar un nuevo documento a cartera debe dar clic
en el botón de adicionar documento

- El Campo Tipo corresponde al código del tipo de documento que se va a

generar, se puede digitar o buscar dando clic en el botón de búsqueda que
aparece a un lado del campo.

- El Campo Número corresponde al consecutivo del documento y es generado

de acuerdo al tipo de consecutivo que se haya definido para documento de la
siguiente forma:

a) Si es numeración mensual los dos primeros dígitos corresponden al mes, el

tercer dígito es un número entre 0 y 9 el cual debe ser digitado por el usuario y
corresponde al número de consecutivo del tipo de documento, los restantes
cinco dígitos son generados por el sistema.
b) Si es numeración anual los dos primeros dígitos son '00', los demás son
generados de la misma forma que para la numeración mensual.

c) Si es numeración manual los dos primeros dígitos son '00', los restantes seis
deben ser digitados por el usuario.

- El campo Fecha debe ser un valor entre el primero y el último día del mes en
que se está trabajando, esta información aparece en la parte superior de la
pantalla principal del sistema.

- El Campo Cuenta corresponde al código de la cuenta contable a la cual está

asociado el proveedor que desea realizarle la transacción.

- El campo Concepto es una descripción del documento.

Volver al índice
- El campo Proveedor corresponde al código del Proveedor al cual está
asociado el documento, se puede digitar o buscar el Cliente dando clic en el
botón de búsqueda que aparece al lado del campo.

Todos los campos del encabezado son de uso obligatorio y por lo tanto
ninguno puede quedar vacío.

Detalle del Documento

Una vez que se han ingresado los campo del encabezado se puede proceder a
ingresar el detalle del documento, la siguiente figura muestra la sección de la
pantalla donde se ingresan los registros del detalle.

Para insertar un nuevo registro de detalle basta con dar clic en el botón insertar
que aparece en la parte inferior de la pantalla, enseguida se deben ingresar los
valores de los campos teniendo en cuenta las siguientes reglas de validación:

- El campo cuenta corresponde al código de una cuenta de detalle, se puede

digitar el código o buscar la cuenta dando clic en el botón de búsqueda que
aparece al lado del campo, este campo es de uso obligatorio.
- El campo descripción es un comentario acerca del movimiento si la cuenta no
es de interfaces, si la cuenta escogida anteriormente es la cuenta de
Proveedores el programa activara el botón de búsqueda, dando clic sobre este
el programa le permitirá ver el estado de cuenta del Proveedor y escoger el
documento que desea afectar o si desea ingresar un nuevo documento a
cartera debe dar clic en el botón de adicionar documento

Volver al índice

Si da clic en la opción de adicionar documento el programa le desplegara la

siguiente ventana en la cual deberá registrar los campos del nuevo documento

Tipo: Es el código del tipo de documento con el cual Ud. desea que refleje en el
estado de cuenta del Proveedor esta transacción. Este campo es obligatorio.

Prefijo: Es él numero del mes o el indicador del año en el cual se realiza la

transacción 00, 01 etc. Este campo es obligatorio.

Documento: Es él numero del documento con el cual Ud. reflejara la

transacción en el estado de cuenta del Proveedor. Este campo es obligatorio.

Fecha: Debe colocar la fecha del documento o de vencimiento del documento.

Este campo es obligatorio.

Referencia: Es el numero de la cuota si es a plazos, o un numero de referencia

que Ud. desee colocar, es opcional, tiene 6 posiciones para hacerlo.
Cuando termine de digitar estos datos debe realizar clic en el botón de OK o en
el de cancelar si no desea realizar la transacción.

Al dar OK en la descripción se mostrara el documento digitado anteriormente y

deberá digitar su débito o crédito.

Los campos Débitos y Créditos corresponden al valor del movimiento, solo uno
de ellos debe tener un valor en cada registro, este valor debe ser mayor que
cero, no pueden quedar ambos en cero.

Los Campos Tercero, Análisis y Centro de Costo son opcionales dependiendo

de la definición de la cuenta a la cual se está asociando el movimiento, por
ejemplo si en su definición la cuenta tiene que afecta Terceros entonces los
movimientos asociados a esa cuenta deben llevar incluido el código del
Tercero.

Grabar un registro Volver al índice

Para grabar el Registro basta con dar clic en el botón de Aceptar que aparece
en la parte inferior de la pantalla

Modificar el encabezado

Para modificar el encabezado de una Compra a Crédito se debe dar clic en el

botón Modificar de la barra de Controles o con las Teclas Ctrl+M, el Sistema
solamente habilitará para modificar los campos que no alteren la consistencia
de la información existente en la Base de Datos.

Los Registros del detalle de la Compra a crédito no se pueden modificar, se

pueden insertar y borrar únicamente.

Borrar el registro

Para eliminar una Compra a Crédito se debe dar clic en el botón Eliminar de la
barra de Controles o con las Teclas Ctrl+Del, el sistema borra automáticamente
el encabezado y el detalle. Si desea eliminar un registro del detalle debe dar
clic en el botón de Eliminar que se encuentra en la parte inferior del detalle.

Buscar un registro

Para buscar una Compra a Crédito se debe dar clic en el botón buscar de la
barra de controles o con las teclas Ctrl+B o dando clic en la página 'Listado
Documento', enseguida aparece la siguiente pantalla en la cual basta con
digitar el número de la Compra a Crédito o los primeros dígitos y el sistema
automáticamente se ubica en la Compra a crédito deseada, si el documento no
existe el sistema se ubica en el más cercano al código digitado.
 Volver al índice

Notas Crédito a Proveedores

Permite Adicionar, Modificar y Eliminar las Notas Débito a Proveedores

En la parte superior de la pantalla está la barra de Controles por medio de la

cual se puede manipular la información de las Notas Crédito a Proveedores

Para crear una nueva Nota Crédito a Proveedores se debe dar clic en el botón
de Insertar de la barra de controles o con las teclas Ctrl+Insert, una vez echo
esto se puede comenzar a ingresar la información correspondiente a Notas
Crédito a Proveedores, para esto se debe tener en cuenta que el documento
consta de un encabezado y un detalle. A continuación se detalla el
procedimiento para ingresar cada sección del documento.
Encabezado del Documento

En la siguiente figura se muestran los campos que constituyen el encabezado

del documento.

Volver al índice

Para insertar un nuevo registro de detalle basta con dar clic en el botón insertar
que aparece en la parte inferior de la pantalla, enseguida se deben ingresar los
valores de los campos teniendo en cuenta las siguientes reglas de validación:

- El campo cuenta corresponde al código de una cuenta de detalle, se puede

digitar el código o buscar la cuenta dando clic en el botón de búsqueda que
aparece al lado del campo, este campo es de uso obligatorio.

- El campo descripción es un comentario acerca del movimiento si la cuenta

no es de interfaces, si la cuenta escogida anteriormente es la cuenta de cartera
el programa activara el botón de búsqueda, dando clic sobre este el programa
le permitirá ver el estado de cuenta del proveedor y escoger el documento que
desea afectar o si desea ingresar un nuevo documento a cartera debe dar clic
en el botón de adicionar documento
- El Campo Tipo corresponde al código del tipo de documento que se va a
generar, se puede digitar o buscar dando clic en el botón de búsqueda que
aparece a un lado del campo.

- El Campo Número corresponde al consecutivo del documento y es generado

de acuerdo al tipo de consecutivo que se haya definido para documento de la
siguiente forma:

a) Si es numeración mensual los dos primeros dígitos corresponden al mes, el

tercer dígito es un número entre 0 y 9 el cual debe ser digitado por el usuario y
corresponde al número de consecutivo del tipo de documento, los restantes
cinco dígitos son generados por el sistema.

b) Si es numeración anual los dos primeros dígitos son '00', los demás son
generados de la misma forma que para la numeración mensual.

c) Si es numeración manual los dos primeros dígitos son '00', los restantes seis
deben ser digitados por el usuario.

- El campo Fecha debe ser un valor entre el primero y el último día del mes en
que se está trabajando, esta información aparece en la parte superior de la
pantalla principal del sistema.

- El Campo Cuenta corresponde al código de la cuenta contable a la cual está

asociado el proveedor que desea realizarle la transacción.

- El campo Concepto es una descripción del documento.

Volver al índice
- El campo Proveedor corresponde al código del Proveedor al cual está
asociado el documento, se puede digitar o buscar el Cliente dando clic en el
botón de búsqueda que aparece al lado del campo.

Todos los campos del encabezado son de uso obligatorio y por lo tanto
ninguno debe quedar vacío.

Detalle del Documento

Una vez que se han ingresado los campo del encabezado se puede proceder a
ingresar el detalle del documento, la siguiente figura muestra la sección de la
pantalla donde se ingresan los registros del detalle.

Para insertar un nuevo registro de detalle basta con dar clic en el botón insertar
que aparece en la parte inferior de la pantalla, enseguida se deben ingresar los
valores de los campos teniendo en cuenta las siguientes reglas de validación:
El campo cuenta corresponde al código de una cuenta de detalle, se puede
digitar el código o buscar la cuenta dando clic en el botón de búsqueda que
aparece al lado del campo, este campo es de uso obligatorio.

El campo descripción es un comentario acerca del movimiento si la cuenta no

es de interfaces, si la cuenta escogida anteriormente es la cuenta de
Proveedores el programa activara el botón de búsqueda, dando clic sobre este
el programa le permitirá ver el estado de cuenta del Proveedor y escoger el
documento que desea afectar o si desea ingresar un nuevo documento a
cartera debe dar clic en el botón de adicionar documento.

Volver al índice

Si da clic en la opción de adicionar documento el programa le desplegara la

siguiente ventana en la cual deberá registrar los campos del nuevo documento.

Tipo: Es el código del tipo de documento con el cual Ud. desea que refleje en el
estado de cuenta del Proveedor esta transacción. Este campo es obligatorio.
Prefijo: Es él numero del mes o el indicador del año en el cual se realiza la
transacción 00, 01 etc. Este campo es obligatorio.

Documento: Es él numero del documento con el cual Ud. reflejara la

transacción en el estado de cuenta del Proveedor. Este campo es obligatorio.

Fecha: Debe colocar la fecha del documento o de vencimiento del documento.

Este campo es obligatorio.

Referencia: Es el numero de la cuota si es a plazos, o un numero de referencia

que Ud. desee colocar, es opcional, tiene 6 posiciones para hacerlo.

Cuando termine de digitar estos datos debe realizar clic en el botón de OK o en

el de cancelar si no desea realizar la transacción.

Al dar OK en la descripción se mostrara el documento digitado anteriormente y

deberá digitar su débito o crédito.

Los campos Débitos y Créditos corresponden al valor del movimiento, solo uno
de ellos debe tener un valor en cada registro, este valor debe ser mayor que
cero, no pueden quedar ambos en cero.

Los Campos Tercero, Análisis y Centro de Costo son opcionales dependiendo

de la definición de la cuenta a la cual se está asociando el movimiento, por
ejemplo si en su definición la cuenta tiene que afecta Terceros entonces los
movimientos asociados a esa cuenta deben llevar incluido el código del
Tercero.

Grabar un registro Volver al índice

Para grabar el Registro basta con dar clic en el botón de Aceptar que aparece
en la parte inferior de la pantalla

Modificar el encabezado

Para modificar el encabezado de la Nota Crédito a Proveedores se debe dar

clic en el botón Modificar de la barra de Controles o con las Teclas Ctrl+M, el
Sistema solamente habilitará para modificar los campos que no alteren la
consistencia de la información existente en la Base de Datos.

Los Registros del detalle de la nota Crédito a Proveedores no se pueden

modificar, se pueden insertar y borrar únicamente.

Eliminar un registro

Para eliminar una nota Crédito se debe dar clic en el botón Eliminar de la barra
de Controles o con las Teclas Ctrl+Del, el sistema borra automáticamente el
encabezado y el detalle. Si desea eliminar un registro del detalle debe dar clic
en el botón de Eliminar que se encuentra en la parte inferior del detalle.

Buscar un registro

Para buscar una Nota Crédito a proveedores se debe dar clic en el botón
buscar de la barra de controles o con las teclas Ctrl+B o dando clic en la
página 'Listado Documento', enseguida aparece la siguiente pantalla en la cual
basta con digitar el número de la Nota Crédito a proveedores o los primeros
dígitos y el sistema automáticamente se ubica en la Nota Crédito deseada, si el
documento no existe el sistema se ubica en el más cercano al código digitado.

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Informes de Proveedores

En esta opción podrá encontrar los reportes que puede realizar él modulo de
Cuentas por Pagar.
Directorio de Proveedores

Este Reporte muestra un listado de los

Proveedores con sus principales datos.

En la parte superior de la pantalla se

puede apreciar una barra de controles
que permite manipular el Reporte.

Para realizar este reporte puede

escoger si lo desea por Proveedor, por
Tipo de Proveedor por zona.

Por Proveedor el programa le pedirá el

rango de proveedores, si desea todos
los proveedores debe dejar el código Volver al índice
inicial y final de proveedores en blanco.

Por zona el programa le pedirá el rango

de proveedores y la zona respectiva, si
desea todos los proveedores de una
zona en el rango de proveedores no
define nada y solo define la zona, para ubicarla puede realizarlo con el botón
de búsqueda.

Por tipo de Proveedor le permite

realizar el reporte clasificado por tipo de
proveedor según los creados en las
tablas básicas de cuentas por pagar y
asignados a los proveedores, si desea
ubicarlo debe dar clic en el botón de
búsqueda.

Reporte:

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Extracto de movimiento de la cuenta

Este Reporte muestra un listado de los movimientos de un proveedor durante el

año.
En la parte superior de la pantalla se puede apreciar una barra de controles
que permite manipular el Reporte

Generación del reporte por proveedor:

Le permite colocar el proveedor inicial y el

proveedor final de los cuales desea sacar
el reporte y adicionalmente la cuenta si
desea sacar el extracto de los
proveedores de una cuenta contable
especifica, si desea sacar el extracto de
todos los clientes que maneja en este
modulo, no debe colocar ningún dato y
generar el reporte

Generación del reporte por zona:

Además de la información definida en la

opción anterior deberá escoger la zona a
la cual pertenecen los proveedores de los
cuales desea el extracto. Si desea ubicar
la zona debe dar clic en el botón de
búsqueda.

Reporte:

Volver al índice

Estado de Cuenta

Este Reporte muestra un listado de los documentos pendientes del proveedor

al día que lo generen clasificado por proveedor o por zona.
En la parte superior de la pantalla se puede apreciar una barra de controles
que permite manipular el Reporte

Por cliente le permitirá generar el reporte por un rango de proveedores, para

los cuales puede utilizar el botón de búsqueda, si desea que el reporte le
incluya todos los proveedores debe dejar el inicial y el final en blanco.

Por Zona le permitirá generar el reporte de proveedores que pertenecen a una

zona específica, para los cuales puede utilizar el botón de búsqueda.

Reporte:

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Análisis de Vencimientos por edades

Esta opción le permite ver sus cuentas por pagar por edades a 30-60-90 y
más días de vencidos, puede clasificarlos por proveedor o zona a una fecha
de corte especificada por Ud.
Por Proveedor le permite generar un análisis de vencimiento por edades y
escoger un rango de proveedores, utilizando el botón de búsqueda, o si desea
generar el reporte de todos los proveedores, debe dejar en blanco el código
inicial y final.

Por zona le permite generar el análisis de vencimiento por edades de los

proveedores que pertenecen a una zona específica utilizando el botón de
búsqueda.

Reporte:

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Relación de Compra por Proveedor

Esta opción le permite listarlas compras acumuladas realizadas al proveedor

durante el año que se esta trabajando.
Etiquetas para Correspondencia

Esta opción le permite generar los labels o etiquetas para la correspondencia a

los proveedores. Puede clasificarse por proveedor, zona o tipo de proveedor.

Por proveedor le permite generar las etiquetas a un rango de proveedores o si

desea generar el reporte de todos los proveedores debe dejar en blanco el
código inicial y final.

Por zona le permite generar las etiquetas de los proveedores que pertenecen a
una zona específica utilizando el botón de búsqueda.

Por tipo de proveedor le permite generar las etiquetas de los proveedores que
tenga asignado un tipo de proveedor especifico según los creados en las tablas
básicas de cuentas por pagar, puede utilizar el botón de búsqueda.

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Reporte:
Estadísticas por proveedor y producto vendido

Esta opción le permite generar las estadísticas de compras clasificadas por

producto y proveedor tanto en el día que se están generando como el
acumulado del mes en valores y cantidades.

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CONCLUSIÓN
Los antecedentes de los ordenadores son sin duda los mecanismos para la
resolución de dichos problemas creados en épocas posteriores.

El ordenador actual, nacido a fines de los años setenta, está adquiriendo cada
vez más importancia dentro de las empresas pequeñas, medianas y de
grandes dimensiones, donde permite a muchos usuarios realizar toda clase de
trabajo en el menor tiempo posible.

No obstante, el desarrollo tecnológico actual permite prever que, de aquí a

pocos años, estos ordenadores dejarán su sitio a algo más potente y
sofisticado, de costos cada vez más reducidos.

Hoy en día se puede disponer de ordenadores personales que, respecto a los

primeros modelos, presentan una capacidad de trabajo elevadísima. Mañana
dispondremos de ordenadores más perfectos, y esto ocurrirá con todos los
productos Hardware que se necesite utilizar. El escáner, por ejemplo adquiere
también en los modelos a bajo costo la posibilidad de tratar el color, por lo que
existen así mismo impresoras de gran calidad a bajo precio. El propio ratón hoy
en día tan cómodo, ya está siendo sustituido por mandos gobernados por la
voz. Ya estas perspectivas no deben crear dudas; ya hoy se puede hacer
mucho, por no decir muchísimo, si establecemos una comparación con las
posibilidades que había hace tres o cuatro años. Pero el tener presente qué
nos reservará el futuro pude ayudarnos a tomar mejores decisiones en el hoy.
Será mejor escoger instrumentos que puedan evolucionar en función del
desarrollo electrónico y que utilicen sistemas operativos y programas muy
extendidos, de forma que los instrumentos electrónicos sean compatibles entre
los clientes y los proveedores.

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BIBLIOGRAFIA
 Apuntes Introducción a la Informática. Capitulo 4 y Capitulo 8, historia de la
informática. 2005/06. Universidad de Murcia (España). Rafael Barzanallana.

 Apuntes Periféricos de un ordenador. Capítulo 6. Introducción Informática

(GAP) 2004/05. Universidad de Murcia (España).

 Aprenda Microsoft Excel 7.0 como si estuviera en Primero, Escuela superior

de ingenieros industriales, Universidad de Navarra, San Sebastián, 27 de
Noviembre de 1995.

 "Aprenda acerca de Office", Armando Segoviano, Editoriales Santillana,

Pág. 14-65 y Pág. 190-234.

 Centro de tecnología Informática. Universidad de Navarra, Microsoft Access

7.0.

 Tutorial de Trident Millennium.

 Enciclopedia Encarta 2006.

 Consultor del Estudiante – Explorer. Editorial Zamora.

 Manual Práctico de Computación. Editorial educativa Kingkolor Ltda.

 www. Google.com

 www.Monografías.com