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Manuel en gestion de dossiers
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ARC-2008/WS/01
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Publié en 2008
par l’Organisation des Nations Unies
pour l’éducation, la science et la culture
7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP

Composé et imprimé dans les ateliers de l’UNESCO

© UNESCO 2008
Imprimé en France
(ARC-2008/WS/01)
TABLE DES MATIÈRES
Introduction ………………. 5

A. NORMES GÉNÉRALES

I. Stratégies et règles
1. Responsabilités ………………. 11
2. Procédures lors de l’arrivée et du départ du personnel ………………. 12

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3. Accès aux documents ………………. 13

4. Tableaux de conservation ………………. 14

II. Dossiers papier


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1. Règles générales ………………. 19
2. Transfert des dossiers inactifs aux archives ………………. 20
RS

3. Transfert aux archives : le formulaire 901 ………………. 21

4. Recherche et récupération : base de données RECMAN ………………. 22


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III. Courrier électronique


1. Règles générales ………………. 27
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2. Archivage et récupération : RISS ………………. 28

IV. Documents électroniques


1. Règles générales ………………. 33
2. Archivage et récupération : RISS ………………. 34
3. Règles de dénomination des documents électroniques ………………. 37
4. Règles de dénomination des dossiers électroniques ………………. 38

5. Directives sur l’archivage des sites web ………………. 39

Manuel en gestion de dossiers 3


B. RÈGLES POUR LES BUREAUX HORS SIÈGE

I. Dossiers papier
1. Règles générales ………………. 45
2. Conditions pour les dépôts d’archives ……………. 46

ED
3. Transfert aux archives : Le formulaire 901 hors Siège ………………. 47

II. Documents électroniques ED


1. Conservation des courriers électroniques ………………. 51
2. Conservation des documents électroniques ………………. 52
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III. Enregistrement du courrier


1. Directives ………………. 55
2. Tableau d’enregistrement du courrier ………………. 56
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Index ………………. 57
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4 Manuel en gestion de dossiers


INTRODUCTION

Ce manuel fournit des règles, procédures et directives en gestion de dossiers pour tous les
membres du personnel du Secrétariat de l’UNESCO, au Siège et dans les bureaux hors
Siège, instituts et centres.

En 2004, l’UNESCO a lancé un programme trans-organisationnel en gestion des dossiers


(records management) afin de garantir la responsabilité et la transparence à tous les
niveaux du Secrétariat. Cet objectif a été atteint par l'application des normes, des règles et
des pratiques concernant la création, l'organisation et la gestion des dossiers ainsi que leur

ED
transfert aux archives pour conservation permanente et utilisation par l'Organisation.

L’objectif de la gestion de dossiers est de traiter l’ensemble des documents papier,


électroniques et audiovisuels créés par l’UNESCO au Siège et hors Siège, aux instituts et
aux centres. Priorité est donnée à l’introduction de la gestion des dossiers électroniques de
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l’Organisation. Comme la plupart des communications et des documents sont de nos jours
créés électroniquement et que leur valeur légale est généralement reconnue, il est
indispensable de conserver ce capital documentaire dans son intégralité et authenticité et
de lui accorder sa valeur d’archive.

La première version du manuel en gestion de dossiers a été publiée en 2005 comme outil
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de formation pour les participants du cycle de formation en gestion de dossiers pour les
secrétaires et assistants au Siège et comme outil de référence pour tout le personnel au
Siège.

Depuis 2007, l'Unité des archives et gestion de dossiers déploie la gestion des dossiers
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dans les bureaux hors Siège, instituts et centres. Quatre missions ont été conduites avec le
financement de BFC pour analyser les pratiques et les besoins en gestion de dossiers.

L'Unité des archives et gestion de dossiers fournit avec cette nouvelle version du manuel
un guide sur les règles et procédures de la gestion de dossiers, sur les rôles, les
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responsabilités, les outils et les services pour tous les membres du personnel au Siège et
dans les bureaux hors Siège, instituts et centres.

Manuel en gestion de dossiers 5


A.

Normes générales

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I.

Stratégies

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et règles
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I. Stratégies et règles

1. RESPONSABILITÉS

L'Unité des archives et gestion de dossiers, ADM/DIT/ISS/ARC, est responsable de la mise


en œuvre et du développement du programme de gestion de dossiers de l’UNESCO.

Les documents (records) se définissent comme toute information créée ou reçue par les
membres du personnel de l’UNESCO durant l’exécution de leurs tâches pour l’Organisation.
Les documents constituent la preuve des décisions et actions prises lors de l’exécution ou
du soutien des activités du programme de l’UNESCO. Ces documents sont la propriété de
l’Organisation.

ED
La gestion de dossiers assure de manière systématique la création, l'organisation, la
gestion, la conservation et l’élimination des documents. L’objectif est d’assurer l’efficacité, la
responsabilité et la transparence dans l’exécution et le soutien des activités du programme
de l’Organisation, de protéger les intérêts opérationnels, légaux et financiers et de gérer la
connaissance et la mémoire de l’UNESCO. ED
Les membres du personnel de l’UNESCO, au Siège, aux bureaux hors Siège, aux instituts
et centres sont responsables de la création et la gestion de documents précis et complets
de leurs activités conformément aux normes et règles en vigueur.
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Le management est responsable de la bonne pratique en gestion de dossiers dans leur
unité et assure que le personnel supervisé est informé des règles et procédures existantes.

La connaissance de ces règles et procédures est accompagnée de différentes mesures


comme le programme d’induction, le check-in et check-out du personnel, les cycles de
formation régulières et la formation sur place pendant la préparation des transferts de
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dossiers aux archives.

Aucun document ne doit être détruit sans l’approbation de ARC. Un tel accord résulte soit
des tableaux de conservation préétablis et des directives émanant de l’unité des archives et
gestion de dossiers, soit il doit être spécialement requis.
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Manuel en gestion de dossiers 11


I. Stratégies et règles

2. PROCÉDURES LORS DE L’ARRIVÉE ET DU DÉPART


DU PERSONNEL

Lors de son arrivée chaque nouveau membre du personnel de l’UNESCO, au Siège et hors
Siège, est informé de ses responsabilités en gestion de dossiers et des services et les outils
disponibles de partage, de classement et d’archivage électronique et papier.

Dans le cadre des procédures de départ, chaque membre du personnel quittant


l’Organisation doit dûment archiver les documents appropriés selon les règles en vigueur.

A l’arrivée :

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♦ Au Siège, tous les nouveaux membres du personnel sont invités par l’Unité des archives
et gestion de dossiers à un briefing individuel sur leurs responsabilités pour la gestion des
documents électroniques et papier et des services et outils disponibles.

♦ Dans les bureaux hors Siège, instituts et centres, c’est de la responsabilité du Chef de
ED
bureau ou du Directeur d’établir des procédures similaires lors de l’arrivée du personnel.

♦ La gestion des dossiers fait également part du programme d’induction pour les nouveaux
membres du personnel au Siège et du briefing individuel pour le nouveau personnel
international hors Siège; ces programmes sont gérés par HRM.
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♦ Un e-tutoriel individuel en gestion de dossiers est disponible en l’Intranet à l’adresse :


http://intranet.unesco.org/records_management/
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Au départ :

Au Siège, tous les membres du personnel quittant l’UNESCO doivent obtenir la signature
de l’Unité des archives et gestion de dossiers sur leur feuille de départ. Les bureaux hors
Siège, instituts et centres doivent introduire des procédures similaires:
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♦ Les dossiers papier actifs: Remettre à la secrétaire de l'unité ou à la personne


responsable des activités en question.

♦ Les dossiers papier inactifs: Préparer ces dossiers pour le transfert aux archives selon les
procédures en force.

♦ Les documents électroniques: Transférer tous les documents importants d’un stockage
individuel sur PC dans les dossiers partagés de l’unité et rassembler ces documents sous
des dossiers nommés par sujet.

♦ Courrier électronique: Transférer tous les e-mails de travail des dossiers personnels sur
PC aux dossiers publics partagés de l’unité et rassembler ces emails sous des dossiers
nommés par sujet.

♦ Supprimer toutes les informations personnelles ou privées en papier ou en format


électronique.

12 Manuel en gestion de dossiers


I. Stratégies et règles

3. ACCÈS AUX DOCUMENTS

1. Dossiers papier

L’accès aux dossiers actifs gardés par l’unité1 concernée est restreint au personnel de cette
unité. L’accès au personnel qui n’appartient pas à cette unité peut être donné sur demande
par le chef d’unité ou par une autorité supérieure.

L’accès aux dossiers inactifs en dépôt à l’Unité des archives et gestion de dossiers est
restreint au personnel de l’unité qui a transféré les dossiers aux archives.

Le personnel d’une autre unité que celle ayant transféré les dossiers a besoin de l’accord de

ED
la susdite unité ou du Chef du bureau, Directeur ou ADG responsable pour consulter ces
dossiers.

L’accès aux documents des unités disparues est accordé par le Chef du bureau, Directeur
ou ADG responsable.
ED
Les dossiers inactifs sont enregistrés dans la base de données RECMAN et peuvent être
cherchés à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/basic.htm.

Les dossiers récupérés dans RECMAN peuvent être consultés sur place dans la salle de
lecture des archives ou prêtés par les membres du personnel de l’unité concernée.
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2. Documents électroniques

L’accès aux documents électroniques actifs dans des environnements partagés, comme les
dossiers publics d’Outlook ou le serveur partagé, est restreint à l’unité concernée.
PE

L’accès aux documents électroniques en dépôt à l’Unité des archives et gestion de dossiers
est restreint à l’unité concerné.

Le personnel d’une autre unité a besoin de l’accord de la susdite unité ou du Chef du


bureau, Directeur ou ADG responsable pour consulter ces documents.
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L’accès aux documents électroniques des unités disparues est accordé par le Chef du
bureau, Directeur ou ADG responsable.

Les documents électroniques inactifs sont gardés centralement dans RISS, le système
d’archives électronique de l’UNESCO, et peuvent être cherchés et récupérés à l’adresse :
http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/resctricted/

3. Archives UNESCO

Des règles détaillées sur l’accès du public aux archives historiques de l’UNESCO sont
établis dans l’appendice 9G du Manuel administratif à l’adresse :
http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001451/145137f.pdf

Pour plus d’informations sur les activités et services des archives de l’UNESCO voir :
http://www.unesco.org/archives/

1
Le terme unité est utilisé dans ce manuel comme terme générique qui fait référence à
l’organigramme de l’UNESCO avec ces différents niveaux, comme Unité, Section, Division, etc., et les
bureaux des Directeurs, Chefs de bureau, ADG, DDG et DG.

Manuel en gestion de dossiers 13


I. Stratégies et règles

4. TABLEAUX DE CONSERVATION

A. DOSSIERS DE CONSERVATION À COURT TERME


Les documents suivants ont une période de conservation de 2 à 5 ans, compté à partir de la date du
dernier document dans le dossier, de la fin du biennium (programme régulier) ou de la fin du projet
(fonds extrabudgétaires).

Ces documents ne sont pas transférés aux archives mais éliminés par l’unité concerné après consul-
tation avec l’Unité des archives.

Les périodes de conservation s’appliquent aux documents papier et aux documents électroniques, au

ED
Siège, aux bureaux hors Siège, instituts et centres.

Conservation Type de dossiers Description


(Siège/hors Siège) (électronique et papier)

2 ans
Toutes unités au
Siège et hors
Dossiers Chrono
ED
Dossiers chronologiques des copies du courrier sortant (et
entrant), comme les mémos, lettres, fax, etc. Les chronos
Siège de DG, DDG, ADG (Siège) et Directeurs et chefs de bureau
(hors Siège) sont gardés en permanence
RS
Unités de Dossiers de Dossiers des CV et documents liés à une candidature non
programme au candidatures non aboutie pour un prix, une bourse ou chaire UNESCO. Après
Siège et hors abouties pour prix, 2 ans seule une liste des candidatures non-aboutis et la
Siège correspondance importante en rapport est gardée
bourses et chaires
Toutes unités au Épreuves/manuscrits Epreuves/manuscrits des publications et documents
Siège et hors
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des documents et officiels UNESCO imprimés. Après deux ans seulement le


Siège publications premier (si résultat d’un contrat) et le dernier draft avec
UNESCO visas sont gardés
Hors Siège Dossiers du Drafts et copies de CV, demandes de congé, descriptions
personnel (si dossier de poste, formation personnelle, etc. A conserver pour 2
complet existe au ans après séparation. HRM/archives (Siège) gardent en
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Siège) permanence les dossiers personnel complets pour le


personnel du Siège et du personnel international hors Siège

5 ans
Unités de Dossiers Dossiers de drafts et copies des documents administratifs
programme au administratifs et et financiers, tels que des demandes de paiement, des
Siège et hors financiers (copies) purchase orders (PO), factures, les missions, vouchers,
Siège états financiers, taux de change, etc.
HRM Dossiers des postes Dossiers de CV, évaluation, recommandation, visas et de la
UNESCO correspondance jusqu’à la décision finale pour les
candidats de la short-list pour un poste à l’UNESCO
Unités de Dossiers de contrats Copies des contrats d’achat et des services de routine et
programme au (copies) documents financiers liés (sauf s’ils ont un valeur important
Siège et hors en exécution du programme). Les bureaux hors Siège
Siège gardent pour 5 ans les dossiers de contrats gérés du Siège
Toutes unités au Dossiers de Dossiers avec des documents non-UNESCO, coupures de
Siège et hors référence presse, copies des publications UNESCO, imprimes des
Siège personnelle pages web, etc. De tels dossiers contiennent ni d’originaux
de correspondance ni de documents sur l’exécution du
programme

14 Manuel en gestion de dossiers


I. Stratégies et règles

B. DOSSIERS DE CONSERVATION À LONG TERME


Les documents suivants ont une période de conservation d’au moins 10 ans, compté à partir de la
date du dernier document dans le dossier, de la fin du biennium (programme régulier) ou de la fin du
projet (fonds extrabudgétaires).

Ces documents sont transférés aux archives. Au Siège ce transfert est géré par l’Unité des archives,
aux bureaux hors Siège, instituts et centres par une personne ou un service désigné.

Les périodes de conservation s’appliquent aux documents papier et aux documents électroniques, au

ED
Siège, aux bureaux hors Siège, instituts et centres.

Conservation Type de dossiers Description


(Siège/hors Siège) (électronique et papier)

10 ans
Unités
administratifs au
Dossiers de
contrats originaux
ED
La période de conservation est de 10 ans ou aussi longtemps
que le contrat est valide. Ces dossiers contiennent des
Siège et hors contrats originaux, la correspondance et des documents
Siège financiers s’y référant. Hors Siège ceci concerne l’achat et les
services locaux
RS
Unités Dossiers Dossiers des documents administratifs et financiers originaux,
administratifs au administratifs et tels que des demandes de paiement, des commandes (PO),
Siège et hors financiers factures, les missions, vouchers, états financiers, taux de
Siège change. Hors Siège les dossiers de la gestion administrative
originaux
et financière locale sont concernés
PE

Permanent
HRM au Siège Dossiers du Dossiers originaux individuels du personnel avec trace
personnel complète des actions du personnel. HRM/archives au Siège
gardent des dossiers complets pour tout personnel du Siège
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et le personnel international hors Siège. Les bureaux hors


Siège gardent les dossiers du personnel local
BOC au Siège Dossiers de la paie Les dossiers originaux de la paie sont conservés par BOC/
archives
HRM au Siège Dossiers de Les dossiers originaux individuels du fond de pension. Les
pension dossiers sont gardés par HRM/archives
Unités de Candidatures Dossiers avec les CV, documents et correspondance relatifs
programme au
Siège et hors Siège
abouties pour prix, aux candidatures abouties de prix, bourse ou chaire
bourses, chaires UNESCO
Unités de Dossiers sur Ces dossiers contiennent des documents directement liés à
programme au l'exécution du l’exécution des programmes, tels que la correspondance
Siège et hors Programme entrante et sortante; les rapports (missions, consultants,
Siège projets, réunions); Pour les conférences UNESCO: Garder
correspondance, documents, rapport final et lettres
d’invitation (un exemplaire plus liste de distribution);
Conférences externes: Garder correspondance, rapport et
interventions du personnel de l’UNESCO
Toutes unités au Documents Un exemplaire de chaque document officiel et publication
Siège et hors officiels et UNESCO en papier est gardé par l’Unité des archives et un
Siège publications exemplaire électronique dans UNESDOC. Transfert aux
UNESCO archives et UNESDOC par CLD, BPI ou l'unité de production

Manuel en gestion de dossiers 15


II.

Dossiers papier

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II. Dossiers papier

1. RÈGLES GÉNÉRALES

♦ Conservez les documents papier sur un sujet ou une activité spécifique dans un classeur,
organisé chronologiquement avec le document le plus récent au-dessus.

♦ Pour éviter la duplication de l’information créez et conservez seulement un dossier par


sujet ou activité pour l’unité et conservez tous les dossiers de l’unité dans un lieu central.

♦ Indiquez clairement sur la couverture d’un dossier :


a) l’acronyme de l’unité (par exemple CLT/CIH/ITH)
b) un titre clair et compréhensible
c) les années couvertes

ED
d) le numéro de volume (le cas échéant).

♦ Le dossier doit contenir le courrier papier entrant et sortant en original ou copie, ainsi que
les documents essentiels relatifs à l’activité ou au sujet en question.

♦ Les dossiers papier doivent être conservés par les unités pour une période maximum de
ED
cinq ans après la clôture du projet ou du programme, puis transférés aux archives pour la
conservation à long terme ou l’élimination suivant les règles de conservation en vigueur.

♦ Les documents de l’administration, des finances, du budget et du personnel sont


conservés par les services administratifs ou centraux responsables (AO, BOC, HRM,
RS

etc.).

♦ Les documents sur l’exécution du programme sont conservés par l’unité responsable pour
l’activité du programme en question.
PE

♦ Pour éviter la duplication de l’information, ne conservez pas dans les dossiers


administratifs ou de programme les documents suivants :
a) Publications et documents officiels de l’UNESCO comme défini dans le Manuel
Administratif chapitres 8 et 13 (en cours de révision)
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b) Documents et publications non-UNESCO reçus pour information

c) Imprimés des documents électroniques, à moins de raisons spécifiques comme une


signature.

♦ Un exemplaire de chaque publication et document officiel de l’UNESCO doit être remis à


l’Unité des archives et gestion de dossiers pour la conservation par le membre du
personnel responsable, l’unité productrice, le service de publication ou le centre de
documentation concerné. Cette règle s’applique au Siège et au hors Siège.

♦ La version finale électronique de chaque publication et document officiel de l’UNESCO,


inclus le(s) fichier(s) source, doit être chargée dans UNESDOC, la base de données
documentaire de l’UNESCO, par le membre du personnel responsable, l’unité productrice,
le service de publication ou le centre de documentation concerné. Pour plus de détails sur
le chargement, la recherche et la récupération de l’information consultez :
http://unesdoc.unesco.org/

Manuel en gestion de dossiers 19


II. Dossiers papier

2. TRANSFERT DES DOSSIERS INACTIFS AUX ARCHIVES

♦ Ces règles s’appliquent à toutes les unités au Siège. Pour les bureaux hors Siège, instituts
et centres voir chapitre B de ce manuel .

♦ Avant de préparer un transfert de dossiers papier, l’Unité des archives et gestion de


dossiers (ADM/DIT/ISS/ARC) doit être contactée.

♦ Les dossiers papier sont transférés aux archives au plus tard cinq ans après leur clôture.
Les dossiers sont habituellement transférés par des séries définies, par biennum, par
phase de projet, etc.

ED
♦ Aucun dossier unique ne peut être éliminé sans autorisation de l’Unité des archives et
gestion de dossiers. Une telle autorisation peut se baser sur un plan de conservation
préétabli ou sur une consultation avant la préparation d’un transfert aux archives.

♦ Les dossiers sélectionnés pour le transfert doivent être organisés selon les règles
ED
générales de gestion des dossiers papier (voir ci-dessus).

♦ Retirez les documents des classeurs, disposez-les entre deux feuilles cartonnées et
serrez-les avec des pièces de serrage (capiclass) fournies par l’Unité des archives et
gestion de dossiers.
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♦ Placez les dossiers dans des boîtes spécifiques d'archives, commandées dans FABS par
l’unité concernée: Le fournisseur est Cauchard, Cartonnier d’archives 40x26x12, numéro
de matériel 1-000-672.

♦ Indiquez sur les étiquettes des boîtes l’acronyme de l’unité ou de la section, ainsi que le
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numéro de boîte, qui est attribué par l’Unité des archives et gestion de dossiers (par
exemple CLT/CIH/ITH/1).

Enregistrez tous les dossiers dans la liste électronique standardisée (formulaire 901, voir
ci-après) et envoyez le formulaire à l’Unité des archives et gestion de dossiers pour
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révision avant le transfert réel des dossiers. Le formulaire peut être téléchargé à partir du
site Intranet de la gestion de dossiers :
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form901.xls

♦ Envoyez la liste finale du transfert par email à l’Unité des archives et gestion de dossiers,
appelez le service des déménageurs de ADM/HQD pour transférer les boîtes aux archives
et collez une copie papier de la liste sur les boîtes. L’adresse de livraison dépendra de la
disponibilité de l’espace dans les dépôts d’archives.

♦ Les dossiers transférés au dépôt d’archives peuvent être recherchés dans la base de
données RECMAN à l’adresse : http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm et
peuvent être empruntés par l’unité concernée sur demande.

20 Manuel en gestion de dossiers


II. Dossiers papier

3. TRANSFERT AUX ARCHIVES : LE FORMULAIRE 901

Ce formulaire est valable au Siège. Pour les bureaux hors Siège, instituts et centres voir chapitre B
de ce manuel. Le formulaire est disponible sur le site Intranet en gestion de dossiers à l’adresse :
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form901.xls

Request for Transfer of Inactive Files to Archives


In compliance with Administrative Manual chapter 9

ED
Note: Prior to preparing paper files for transfer to archives, the Archives and Records
Management Unit must be consulted

Transfer Number Originating Sector/Division/ Date of Contact Name Contact


(assigned by
Archives)
Section
EDTransfer Extension

CLT/CIH/ITH 01/05/2005 Sandrine 84395


Niège
RS
Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc.
Location (assigned by Archives):
Box Number FileTitle (Subject) Part From (year) To (year)
PE

CLT/CIH/ITH/1 FIT 570/TAN/901 1 1990 1992


Conservation du patrimoine
immatériel en Tanzanie
SU

Indiquez Indiquez clairement le Remplir si Année du Année du


l’acronyme de titre et le code de vous document document
l’unité et le nu- l’activité. N’utilisez pas transférez le plus le plus
méro de boîte d’abréviations sauf plus d’un ancien récent
attribué par les des acronymes dossier ayant dans le dans le
archives officiels le même titre dossier dossier
de dossier

Manuel en gestion de dossiers 21


II. Dossiers papier

4. RECHERCHE ET RÉCUPÉRATION : BASE DE DONNÉES RECMAN

Les dossiers papier, sous l’autorité de l’Unité des archives, sont enregistrés dans la base
de données RECMAN.

Tous les dossiers indexés dans cette base de données peuvent être recherchés sur le
site Intranet en gestion de dossiers à l’adresse :
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/basic.htm

La recherche dans RECMAN consiste en recherche basique et avancée. Les dossiers


papier correspondant à la recherche pourront être empruntés sur demande par l’unité
concernée.

ED
ED
RS
PE
SU

Recherche par Entrez l’acronyme


mot-clé, pays, de Secteur, Division
nom d’un projet ou Section et/ou le
ou d’une activité numéro de boîte

Entrez les années Les champs localisation, Entrez l’année ou le Choix des types
couvertes par le plan de classement et nom de la personne de recherche: re-
dossier en ques- CDU sont utilisées par qui a transféré les cherche simple ou
tion (champs De les archivistes pour des dossiers aux archi- avancée
et A) recherches spécifiques ves

22 Manuel en gestion de dossiers


II. Dossiers papier

Résultats de la recherche

ED
ED
La page de résultats affiche par
ordre alphabétique les séries de
RS

dossiers et numéros de boîtes par


Secteur et Division et montre les
autres champs importants comme le
titre du dossier et les années
PE

couvertes dans le dossier


SU

L’affichage complet des résultats


affiche tous les champs d’indexation
et notamment les champs pour les
archivistes en localisation et
récupération des dossiers à partir
des différents dépôts d’archives

Manuel en gestion de dossiers 23


III.

Courrier

ED
électronique
ED
RS
PE
SU
III. Courrier électronique

1. RÈGLES GÉNÉRALES

Les règles suivantes s’appliquent au Siège et aux bureaux hors Siège, instituts et centres
connectés au serveur mail du Siège. Pour les bureaux non connectés au serveur mail du
Siège voir chapitre B dans ce manuel.

A. Votre boîte email (Serveur mail)

1) Il s’agit de l’espace individuel de création, envoi et réception du courrier électronique.


Dans votre boîte email vous créez, envoyez et recevez des emails liés aux actions et
activités de votre unité dans l’exécution ou le soutien des programmes de l’UNESCO.

2) L’espace des boîtes email individuels sur le serveur mail du Siège est limité.

ED
3) Ne gardez pas vos emails plus longtemps que nécessaire dans cet espace. Éliminez
des emails sans importance et transférez les emails importants dans les dossiers publics
ou dossiers personnels.

ED
B. Dossiers publics (Serveur mail et RISS)

1) Il s’agit de l’espace officiel structuré par unité de partage, de classement et d’archivage


des emails.

2) L’accès est limité à l’unité concernée.


RS

3) Les dossiers publics sont accessibles via webmail à l’adresse : http://mail.unesco.org

4) Vous accédez aux dossiers de votre unité comme suit :

Cliquez sur ‘Dossiers publics’


PE

Cliquez sur ‘Tous les dossiers publics’

Cliquez sur votre Secteur / Division / Section (/ Unité)

5) Partagez, classez et conservez dans cet espace tous les emails que vous avez
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envoyés ou reçus et qui sont directement liés aux actions et activités de votre unité dans
l’exécution ou le soutien des programmes de l’Organisation.

6) Rassemblez les emails dans des dossiers nommés selon l’activité ou le sujet en
question.

7) Les emails dans les dossiers publics sont archivés dans RISS, le système d’archives
électronique de l’UNESCO. Après une période de conservation générale de dix ans, ils
seront soit conservés à long terme comme archives électroniques soit éliminés
conformément aux règles en vigueur.

C. Dossiers personnels (Votre Ordinateur)

1) Il s’agit d’un espace de stockage temporaire individuel.

2) Gardez dans les dossiers personnels uniquement des emails de valeur transitoire, tels
que les annonces, les demandes de réunions, et les emails des affaires administratives
générales, les copies pour information (cc:) et tous les emails personnels.

3) Ne gardez pas les emails plus longtemps que nécessaire dans cet espace.

Manuel en gestion de dossiers 27


III. Courrier électronique

2. ARCHIVAGE ET RÉCUPÉRATION : RISS

1. RISS (Records and Information Storage System), le système d’archivage électronique de


l’UNESCO, fournit le stockage physique, la conservation, la gestion du cycle de vie de
l’information, la recherche et la récupération des emails placés dans les dossiers publics de
Outlook.

2. Accédez à RISS via le bouton « Explorer l’Archive » dans Outlook ou par Intranet à
l’adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/

3. Connectez-vous à RISS en entrant votre nom d’utilisateur (par exemple c_michotte) et votre
mot de passe.

ED
4. Le répertoire de votre unité dans RISS contient tous les emails et pièces jointes placés
dans les dossiers publics de Outlook par n’importe quel membre du personnel de votre unité.
Le répertoire de l’unité est accessible uniquement au personnel de l’unité. Tous les emails
dans les dossiers publics plus vieux de 30 jours sont archivés dans RISS et un raccourci est
placé à l’emplacement original. Les emails archivés dans RISS sont conservés pour une
ED
période de conservation générale de 10 ans, et ne peuvent pas être altérés ou manipulés.

Le bouton
« Explorer
l’Archive »
RS

dans Out-
look donne
l’accès
direct à
PE

RISS

Pendant un
mois les
SU

emails pla-
cés dans les
dossiers pu-
blics restent
affichés
avant d’être
capturés et
archivés
dans RISS

Les dossiers publics de Outlook sont Après un mois les emails dans les
structurés par Secteur / Division / dossiers publics sont archivés
Section (/Unité) et sont utilisés au dans RISS. Les raccourcis à l’en-
siège et aux bureaux hors siège qui droit original sont ensuite marqués
sont connectés au serveur mail du avec une icône particulière
siège

28 Manuel en gestion de dossiers


III. Courrier électronique

5. Votre répertoire individuel dans RISS contient tous les emails et pièces jointes qui ont votre
nom soit dans le champ De, A ou Cc et qui ont été classés dans les dossiers publics par
n’importe quel membre du personnel de l’UNESCO.

6. Réalisez des recherches en mode basique d’emails dans RISS de la façon suivante :

ED
a) Content Type : sélectionnez email
ED
b) Timeframe : établissez une période pour votre recherche
c) Where to Search : sélectionnez soit le répertoire d’emails de votre unité soit l’individuel
d) Search for : entrez les mots-clés du texte du message et/ou de la pièce jointe
RS
e) Cliquez sur ‘Find Now’ pour démarrer la recherche.

7. Vous réalisez une recherche avancée comme suit :


PE
SU

a) Cliquez sur ‘New Search’ dans la barre d’outils, et sélectionnez ‘Advanced’


b) Content Type : Sélectionnez ‘email’
c) Search For : entrez les mots-clés pour rechercher dans le texte du message

Manuel en gestion de dossiers 29


III. Courrier électronique

d) Subject : entrez les mots-clés pour rechercher dans le champ ‘objet’


e) From : entrez le nom de l’expéditeur
f) To : entrez le nom du/des destinataire(s) dans les champs A et Cc
g) Attachment: entrez le nom du fichier joint
h) By time frame/By date : entrez une période donnée ou sélectionnez des dates
spécifiques
i) Where to Search : Sélectionnez soit le répertoire de votre unité soit l’individuel.

8. Les résultats s’affichent dans l’ordre chronologique en commençant par le plus récent.

ED
ED
RS
PE
SU

a) Pour visualiser tous les champs du message recherché, cliquez sur le message en
question

b) Pour sortir des messages de l’archive, cochez le message puis cliquez sur ’More Options’
et sur ‘Send checked Item’. L’élément sera envoyé à votre boîte de réception email

c) Vous pouvez imprimer la liste des résultats en cliquant sur ‘Print Current Table List’ ou
l’email en question en cliquant sur ‘Print the page’

d) Vous pouvez télécharger les pièces jointes en cliquant sur le fichier joint en question et en
cliquant soit sur ‘Open’ ou ‘Save’

e) Pour faire une nouvelle recherche, cliquez sur ‘New Search’ sur la barre d’outils en haut
et sélectionnez ‘Simple Search’ ou ‘Advanced Search’.

9. Déconnectez-vous de RISS en cliquant sur le bouton ‘LogOut’ sur la barre du haut.

30 Manuel en gestion de dossiers


IV.

Documents

ED
ED
électroniques
RS
PE
SU
IV. Documents électroniques

1. RÈGLES GÉNÉRALES

Les règles suivantes s’appliquent au Siège et aux bureaux hors Siège, instituts et centres
équipés d’un serveur partagé de fichiers. Pour les bureaux non équipés d’un serveur
partagé, voir chapitre B dans ce manuel.

A. Mes Documents (Votre ordinateur)


1) Il s’agit de l’espace de travail individuel pour créer et finaliser des documents et pour
stocker des documents d’intérêt personnel.

2) Conservez dans ‘Mes Documents’ uniquement des avant-projets (projets de mémos,

ED
de rapports, etc.), des documents personnels et vos documents d’intérêt personnel.

3) Les versions finales de vos avant-projets et tous documents qui concernent le travail de
votre unité doivent être classés et conservés dans l’espace ’Public’ du serveur partagé de
votre unité. ED
B. Public (le partage de votre unité)
1) La structure standardisée sur le serveur partagé par Secteur / Division / Section (/Unité)
est l’espace officiel de partage, de collaboration, de classement et de conservation des
RS
documents d’une unité.

2) L’accès est limité à l’unité concernée.

3) Partagez, classez et conservez dans cet espace les documents que vous créez ou
PE

recevez et qui sont directement liés aux actions et activités de votre unité.

4) Rassemblez les documents dans des dossiers nommés selon l’activité ou le sujet en
question.

5) Ne conservez pas les documents plus longtemps que nécessaire (biennum actuel et
SU

dernier), à moins qu’ils aient une valeur d’archives.

6) Après une période de conservation générale de dix ans, ils seront soit conservés
comme archives électroniques soit éliminés conformément aux règles en vigueur.

C. Users (espace individuel sur le serveur)


1) C’est un espace de conservation personnel et temporaire.

2) L’accès est limité à l’utilisateur concerné.

3) Conservez dans cet espace uniquement les documents de votre ordinateur comme
sauvegarde temporaire en cas de mission, de changement d’ordinateur ou de bureau.

4) Ne conservez pas les documents plus longtemps que nécessaire dans cet espace.

Manuel en gestion de dossiers 33


IV. Documents électroniques

2. ARCHIVAGE ET RÉCUPÉRATION : RISS

1. RISS fournit le stockage physique, la conservation, la gestion du cycle de vie de l’informa-


tion, la recherche et la récupération des documents électroniques placés sur les serveurs
partagés de fichiers (U:-Drive).

2. Accédez à RISS via le bouton « Explorer l’Archive » dans Outlook ou par Intranet à l’a-
dresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/.

3. Connectez vous à RISS en entrant votre nom d’utilisateur (par exemple c_michotte) et
votre mot de passe.

ED
4. Le répertoire de votre unité dans RISS contient tous les documents placés sur le serveur
partagé de fichiers de votre unité par n’importe quel membre du personnel de votre unité et
est accessible uniquement au personnel de l’unité. Tous les documents dans le serveur par-
tagé de fichiers au delà de 30 jours sont copiés dans RISS. Tous les documents qui n’ont
pas été modifiés depuis deux ans sont physiquement transférés dans RISS et un raccourci
est placé à l’emplacement original. Les documents archivés dans RISS sont conservés pour
ED
une période minimale de conservation de dix ans, et ne peuvent pas être altérés ou manipu-
lés.
RS

Les docu-
ments dans le
partage des
PE

unités sont
régulièrement
copiés dans
RISS. Les
documents
SU

restent physi-
quement dans
le partage
pendant deux
ans

Le partage des unités est structuré par Une fois archivés, les raccourcis
Secteur / Division / Section (/Unité) et l’ac- dans le partage sont marqués
cès est limité au niveau correspondant par une icône particulière
dans l’organigramme de l’UNESCO

34 Manuel en gestion de dossiers


IV. Documents électroniques

5. Réalisez des recherches en mode basique de documents dans RISS de la façon suivante :

ED
a) Content Type : sélectionnez ‘document’
b) Timeframe : établissez une période pour votre recherche
c) Where to Search : sélectionnez le répertoire de votre unité
d) Search for : entrez les mots-clés du titre du fichier ou du texte du document
e) Cliquez sur ‘Find Now’ pour démarrer la recherche.
ED
6. Vous réalisez une recherche avancée comme suit :
RS
PE
SU

a) cliquez sur ‘New Search’ dans la barre d’outils et sélectionnez ‘Advanced’ ;


b) Content Type : sélectionnez ‘document’
c) Search For : entrez les mots-clés pour rechercher dans le texte du document

Manuel en gestion de dossiers 35


IV. Documents électroniques

d) Document name : entrez des mots-clés pour chercher des éléments du titre du fichier
e) Document Path : entrez les mots-clés du chemin du dossier de son emplacement
initial sur le serveur partagé de fichier
f) Extension : entrez l’extension du fichier du document recherché
g) Time search criteria : entrez soit une période donnée ou sélectionnez une date spéci
fique de début et de fin
h) Search location : Sélectionnez le répertoire de votre unité
i) Cliquez sur ‘Search now’.

7. Les résultats de la recherche s’affichent dans l’ordre chronologique en commençant par

ED
le plus récent :

ED
RS
PE
SU

a) Pour visualiser le nom du fichier, le type, son chemin d’accès, sa taille et dates, cli-
quez sur le document en question
b) Cliquez sur ‘Download’ soit pour ouvrir, soit pour télécharger le document de RISS
c) Vous pouvez imprimer la liste des résultats en cliquant sur ‘Print Current Table List’
d) Pour réaliser une nouvelle recherche, cliquez sur ‘New Search’ sur la barre du haut et
sélectionnez Simple Search ou Advanced Search.

8. Déconnectez-vous de RISS en cliquant sur le bouton ‘LogOut’ sur la barre du haut.

36 Manuel en gestion de dossiers


IV. Documents électroniques

3. RÈGLES DE DÉNOMINATION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Les directives suivantes s’appliquent à tous les documents bureautiques et aux fichiers audio-
visuels qui sont placés sur les serveurs partagés, chargés dans des systèmes de gestion de
contenus ou de documents, ou envoyés comme pièce jointe par email, et qui seront par la suite
archivés électroniquement dans RISS. Ces directives ne s’appliquent pas aux documents
officiels comme définis dans le chapitre 8 du manuel administratif et aux publications UNESCO.

Ces directives devraient aider à améliorer la création, la gestion et la révision, ainsi que le suivi,
l’archivage et la récupération de tous documents bureautiques en format électronique ou des
fichiers audio-visuels créés ou modifiés par un membre du personnel de l’UNESCO et placés
dans un environnement partagé ou communiqués électroniquement.

ED
1) Points essentiels

a) Titre : un nom de document court avec les principaux éléments du sujet du document
ED
b) Version : utilisez des acronymes comme rev (révision), prov (provisoire), add (addendum), corr
(corrigendum), etc.

c) Langue : si le document existe en plusieurs langues, utilisez les codes ISO de deux lettres
pour les langues, tels que en, fr, es, ru, ar, ch, plutôt que de traduire le titre
RS
d) Date : date de finalisation ou de distribution du document ou de l’événement en question;
utilisez les codes ISO pour la date comme suite : AAAA(-)MM(-)DD (par exemple 2007-03-14 ou
20070314)

e) Tous les éléments devraient être séparés par underscore (_) ou par un tiret (-)
PE

f) Format : le format du fichier est automatiquement attribué par l’application utilisée, par
exemple .doc, .xls, .pdf, .jpg, .mpeg, etc.

Exemple: mission_report_dakar_rev1_en_20070311.doc
SU

2) Eléments optionnels

a) Unité : acronyme du secteur_division_section selon l’organigramme de l’UNESCO, par


exemple clt_cih_mco

b) Pays : Pour les bureaux hors Siège, instituts et centres, cet élément est particulièrement
important et peut se substituer à l’élément optionnel ‘a) Unité’ ; Les code ISO de trois lettres
devraient être utilisées ;

c) Nom d’utilisateur : le nom d’utilisateur de la personne créant ou modifiant un document, par


exemple c_michotte ;

Exemple: adm_dit_c_michotte_mission_report_dakar_en_2007-03-11.doc

Manuel en gestion de dossiers 37


IV. Documents électroniques

4. RÈGLES DE DÉNOMINATION DES DOSSIERS ÉLECTRONIQUES

Les directives suivantes s’appliquent à tous les dossiers créés sur les serveurs partagés et
dans les dossiers publics d’Outlook et aident le personnel à améliorer et à harmoniser la crea-
tion, le partage, la gestion, et l’archivage de l’information électronique dans l’Organisation.

1) Les serveurs partagés et dossiers publics d’Outlook sont structurés de manière hierarchique
par Secteur / Division / Section (/ Unité).

2) L’accès aux dossiers partagés des unites est limité au personnel de la Section concernée.

3) Placez tous les documents relatifs à un sujet ou une activité dans un dossier.

ED
4) Donnez à chaque dossier un titre bref et précis avec les elements pertinents de l’acitivité ou
le sujet en question.

5) Limitez la quantité des dossiers et évitez des structures de dossiers trop profondes.

6) Pour les conférences, évenements, réunions et activités reccurantes par biennium ou par
ED
année, ajoutez dans le nom du dossier le biennium, l’année ou la date precise (AAAA-MM-JJ).

7) Les exemples suivants aident le personnel à appliquer une bonne pratique en nomination de
dossiers électroniques:
RS

Créez des struc-


tures de dossiers
claires et hierar- Combinez les éle-
chiques et créez
PE

ments du nom de
des sous-dossiers dossier par sous-
pour un classe- ligne ou par tiret
ment plus spéci-
fique
SU

N’utilisez pas des Evitez la duplica-


noms ou prénoms tion des dossiers et
comme titre de placez tous les
dossier documents sur un
sujet spécifique
dans un dossier

Evitez des abrevi- Mettez tous les


ations et acrony- documents dans
mes non officiels des dossiers

38 Manuel en gestion de dossiers


IV. Documents électroniques

5. DIRECTIVES SUR L’ARCHIVAGE DES SITES WEB

Le portail de l’UNESCO, Internet et Intranet, est conçu en tant que premier point d’entrée
pour accéder à l’information dans tous les domaines de compétence de l’UNESCO. Afin
de fournir des informations appropriées et de haute qualité au personnel et au public, le
contenu du portail devrait être régulièrement mis à jour et l'information obsolète devrait
être archivée et ensuite supprimée.

L’Unité des archives et gestion de dossiers a archivé depuis 2004 trois versions complètes
par an du portail de l’UNESCO (Internet et Intranet) en vue de préserver ce patrimoine
numérique important pour la consultation et la recherche interne et externe.

ED
Les archives du portail de l’UNESCO peuvent être consultées et parcourues sur le site en
gestion de dossiers dans l’intranet à l’adresse :
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/fre/portal_archives.htm

Les procédures suivantes devraient aider les équipes web de l’UNESCO au Siège et hors
ED
Siège à supprimer les contenus web en s’assurant que ces contenus ont été archivés
correctement :

a) Identifier l’URL du site web (ou de la page web) à supprimer

b) Parcourir la version la plus récente dans les archives du portail et vérifier la précision et
RS

la complétude du site web à supprimer

c) Si la copie la plus récente du site web est précise et complète, passez directement au
point suivant ci-dessous. Si la copie est incomplète ou incorrecte, faites une demande à
l’Unité des archives et gestion de dossiers d’archiver le site web. Veuillez fournir les
PE

détails suivants :

♦ URL de la page d’accueil du site web dans tous les langues

♦ Acronyme de l’unité responsable, Secteur/Division/Section(/Unité), ou nom du bureau


SU

hors Siège, institut ou centre

♦ Nom et numéro de téléphone de la personne à contacter

d) Fermez le site web dans l’application sur le serveur et clôturez sa génération en tant
que site statique

e) Supprimez le site web dans sa version statique

f) Au besoin, mettez un redirect pour le site web archivé soit vers son nouvel
emplacement, soit vers la page d’accueil du Secteur ou du bureau.

Manuel en gestion de dossiers 39


B.

Règles pour

ED
les bureaux
ED
hors Siège
RS
PE
SU
I.

Dossiers papier

ED
ED
RS
PE
SU
I. Dossiers papier

1. RÈGLES GÉNÉRALES

♦ Conservez tous les documents pertinents relatifs à un projet spécifique ou une activité dans
un dossier papier organisé chronologiquement, avec le document le plus récent en haut.

♦ Évitez la duplication de l’information: créez et conservez seulement un dossier papier par


sujet ou activité au sein de l’unité et conservez les dossiers dans un lieu centralisé.

♦ Indiquez clairement sur la couverture papier du dossier: a) l’acronyme de l’unité, b) un titre


clair et complet, c) les années couvertes, d) le numéro de volume (si applicable).

♦ Les dossiers papiers doivent contenir l’original ou la copie de la correspondance entrante et


sortante et les autres documents d’une valeur évidente pour l’activité en question.

ED
♦ Les documents sur l’administration, les finances, le budget et le personnel sont conservés
par le bureau administratif.

♦ Les documents sur l’exécution du programme sont conservés par les unités ou par le
spécialiste du programme en charge des activités en question.
ED
♦ Évitez l’information redondante, ne conservez donc pas dans des dossiers administratifs ou
d’activité du programme les documents du type suivants:
a) Documents et publications UNESCO (voir Manuel Administratif chapitre 8)
b) les publications non-UNESCO reçues pour information;
c) Imprimés des documents électroniques, à moins d’un besoin spécifique (signature).
RS

♦ Les dossiers papier sont conservés dans l’unité durant une période maximale de 5 ans
après la clôture du projet ou programme en question et sont ensuite soit détruits soit
transférés dans un dépôt d’archives pour une conservation à long terme selon les règles de
conservation en vigueur.
PE

♦ Avant le transfert des dossiers inactifs au dépôt, retirez les documents de leur classeur,
enlevez les documents redondants ou superflus, serrez le dossier entre deux feuilles
cartonnées avec un clip (plastique ou corde) et placez les dossiers dans des boîtes
SU

d’archives spécifiques.

♦ Nommez les boîtes avec le nom du bureau, l’acronyme de l’unité concernée et le numéro de
boîte des séries d’archives de l’unité, par exemple Almaty/CI/1, Almaty/CI/2, etc.

♦ Complétez le formulaire d’archives pour les bureaux hors Siège (voir ci-après), qui peut être
téléchargé du site Intranet en gestion de dossiers ; envoyez une copie à l’unité des archives
au Siège, conservez une copie dans votre unité et donnez l’autre copie à la personne en
charge du dépôt d’archives.

♦ Un exemplaire de chaque publication et document officiel de l’UNESCO doit être remis à


l’Unité des archives pour conservation par le membre du personnel responsable, l’unité
producteur, le service de publication ou le centre de documentation concerné.

♦ La version finale électronique de chaque publication et document officiel de l’UNESCO,


inclus le(s) fichier(s) source, doit être chargée dans UNESDOC, la base de données
documentaire de l’UNESCO, par le personnel responsable, l’unité productrice, le service de
publication ou le centre de documentation concerné. Pour plus des détails sur chargement,
recherche et récupération consulter: http://unesdoc.unesco.org/

Manuel en gestion de dossiers 45


I. Dossiers papier

2. CONDITIONS POUR LES DÉPÔTS D’ARCHIVES

Les bureaux hors Siège, instituts et centres doivent réserver des salles de stockage
appropriés pour les archives, et des responsabilités claires pour la gestion des dépôts
d’archives doivent être attribuées à un membre du personnel. Ces responsabilités incluent :

♦ La consultation avec les unités concernées sur les transferts des dossiers inactifs
aux dépôts d’archives

♦ Le stockage approprié des boîtes d’archives dans les dépôts et l’attribution de


l’espace disponible de façon cohérente et contrôlée

ED
La tenue des listes des boîtes et les inventaires des dépôts

♦ L’information régulière au Directeur du bureau sur les conditions d’environnement,


et les besoins d’espace et de sécurité des dépôts

♦ Au moins une fois par biennium et après consultation avec les unités concernées
ED
et l’Unité des archives, de détruire des dossiers conformément aux règles de
conservation en vigueur.

La salle d’archives doit correspondre aux conditions de base suivantes:


RS

♦ La salle d’archives doit procurer un environnement de stockage sec avec une


température approximative de 18° Celsius (64° Fahrenheit) et de 55% d’humidité

♦ La salle doit avoir une porte assez large pour un chariot de bureau (environ un
PE

mètre) et doit être fermée à clé. Pas plus de 3 copies de la clé ne doivent exister,
une pour la personne en charge, une pour le Directeur du bureau et une pour l’AO

♦ La salle doit être équipée d’étagères, si possible en métal, dont la taille correspond
à la taille des boîtes d’archives utilisées afin de fournir une capacité maximale de
SU

stockage. Il devrait y avoir suffisamment d’étagères pour conserver adéquatement


toutes les boîtes d’archives

♦ Pour des raisons de sécurité, la salle d’archives doit être située loin des bureaux
du personnel et sécurisée par des murs, portes et fenêtres qui donnent une
protection contre les incendies. Le sol, les entrées et les couloirs ne doivent pas
être utilisés pour stocker les archives

♦ Un détecteur d’incendie et des extincteurs devraient être installés à l’intérieur et en


face de l’entrée de la salle des archives.

46 Manuel en gestion de dossiers


I. Dossiers papier

3. TRANSFERT AUX ARCHIVES : LE FORMULAIRE 901 HORS SIÈGE

Le formulaire pour les bureaux hors Siège, instituts et centres peut être consulté sur le site
Intranet en gestion de dossiers à l’adresse:
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/form_901_field_en.xls/

ED
ED
RS
PE
SU

Indiquez Numéro Indiquez Année Année Période de Règles Code


l’acrony- du plan clairement le du docu- du docu- conserva- d’accès du dé-
me et le de clas- nom et le code ment le ment le tion confor- concer- pôt
numéro sement, de l’activité ; plus plus me aux nant le d’archi-
de boîte si un tel n’utilisez pas ancien récent tableaux de dossier ves et
attribué plan est d’abréviations dans le dans le conserva- en ques- des
par les utilisé sauf acronymes dossier dossier tion en vi- tion étagè-
archives officiels gueur res

Manuel en gestion de dossiers 47


II.

Documents

ED
ED
électroniques
RS
PE
SU
II. Documents électroniques

1. CONSERVATION DES COURRIERS ÉLECTRONIQUES

L’objectif d’une bonne conservation du courrier électronique est de garder la trace des
actions prises dans l’exécution et le soutien des programmes de l’Organisation. Les
directives suivantes devraient aider le personnel hors Siège à conserver les courriers
électroniques pertinents et à ne pas conserver des informations insignifiantes et
redondantes.

A. Les bureaux hors Siège qui sont connectés aux serveur mail du Siège

1) Votre boîte email sert pour créer, envoyer et recevoir des courriers électroniques liés

ED
aux actions et activités de votre bureau dans l’exécution ou le support des programmes de
l’Organisation.

2) Gardez les emails d’intérêt personnel (demandes de congé, famille, vie culturelle à
l’UNESCO), du valeur transitoire (demandes de réunion), ou d’intérêt général (annonces,
Unescommunications, STU, AIPU) dans des dossiers personnels sur votre ordinateur
ED
personnel.

3) Gardez tous les emails qui sont directement liés aux actions et activités de votre bureau
dans l’exécution ou le support des programmes de l’UNESCO dans les dossiers publics
de votre unité sur le serveur mail Exchange du Siège (voir chapitre A dans ce manuel).
RS

B. Les bureaux hors Siège sans connexion au serveur mail du Siège

Option 1 : Utilisez la connexion rpc-http au serveur mail du Siège


PE

Demandez à votre support informatique de créer des profils Outlook rpc-http sur les
ordinateurs de tous les membres du personnel ayant un compte d’utilisateur dans
l’annuaire électronique UNESDIR de l’Organisation. Avec ce profil et la connexion au
serveur mail du Siège, vous aurez accès à toutes les fonctions d’Outlook inclus l’option de
SU

partage et archivage des emails dans les dossiers publics d’Outlook.

Option 2 : Envoyez une copie des dossiers personnels email pertinents au Siège

Le support informatique du bureau devrait préparer une fois par année une série de CD ou
DVD qui contiennent une copie des emails du travail de chaque membre du personnel
(UNICODE fichiers pst) et les envoyer à l’Unité des archives au Siège pour l’archivage.
Les emails envoyés au Siège pourront être consultés dans RISS par l’unité concernée à
l’adresse : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/

Manuel en gestion de dossiers 51


II. Documents électroniques

2. CONSERVATION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

L’objectif d’une bonne conservation des documents électroniques est de garder la trace
des actions prises dans l’exécution et le soutien des programmes de l’Organisation. Les
directives suivantes devraient aider le personnel hors Siège à conserver les documents
électroniques pertinents et à ne pas conserver des informations insignifiantes et
redondantes.

A. Les bureaux équipés d’un serveur de fichiers

1) Votre support informatique devrait mettre en place une structure de dossiers

ED
standardisés par unité (ADM, ED, CLT, DIR pour Directeur ou Chef du bureau, etc.) avec
accès restreint à l’unité concernée, et un dossier « Common » accessible à tout le
personnel pour le partage et l’archivage des documents comme suite:

ED
RS

2) Partagez, classez et conservez les documents que vous créez ou recevez et qui sont
PE

directement liés aux actions et activités de votre unité dans l’exécution et le support des
programmes de l’UNESCO.

3) Rassemblez tous les documents dans des dossiers nommés selon l’activité ou le sujet
en question.
SU

4) Votre support informatique pourrait installer un logiciel de migration des fichiers, mis à
disposition par l’Unité des archives, pour copier automatiquement et régulièrement des
documents électroniques de votre serveur de fichiers dans l’archive électronique RISS
pour la conservation, recherche et récupération de l’information.

5) Une fois l’outil en migration de fichiers installé et actif, vous pouvez rechercher et
récupérer une copie archivée de tous les documents de votre unité dans RISS à l’adresse:
http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/common/restricted/

B. Les bureaux sans serveur de fichiers

Votre support informatique devrait préparer une fois par année une série de CD ou DVD
qui contient une copie des documents de travail de chaque membre du personnel et
envoyer ces CD ou DVD à l’Unité des archives au Siège pour l’archivage. Les documents
envoyés au Siège pourront être consultés dans RISS par l’unité concernée.

52 Manuel en gestion de dossiers


III.

Enregistrement

ED
du courrier
ED
RS
PE
SU
III. Enregistrement du courrier

1. DIRECTIVES

Les directives suivantes et le nouveau tableau d’enregistrement du courrier (voir page


suivante) devraient aider les bureaux hors Siège, instituts et centres à harmoniser,
standardiser et moderniser l’enregistrement du courrier entrant, la distribution, la gestion des
dates limites, les visas et les processus de drafting pour le courrier sortant.

♦ Les bureaux hors Siège, instituts et centres devraient utiliser le tableau standardisé

ED
d’enregistrement du courrier qui peut être téléchargé à partir de la page Intranet en gestion
de dossiers à l’adresse :
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/field_registry_table_fr.xls

♦ Le tableau d’enregistrement du courrier est mise à disposition comme tableau Excel et


comme base de données Access. Les deux versions sont disponibles en trois langues,
ED
Anglais, Français, Espagnol.

♦ Le tableau d’enregistrement fournit des champs standardisés pour gérer la correspondance


entrante et sortante basée sur les techniques d’enregistrement du courrier dans des
bureaux hors Siège sélectionnés et au Siège.
RS

♦ Le formulaire doit être utilisé par tout le bureau, placé dans un dossier partagé et géré joint
par les secrétaires des unités et assistants concernés.

♦ Toute correspondance qui demande l’action et le suivi doit être enregistrée, tracée et gérée
par un assistant, soit du registre central ou du bureau du Directeur ou Chef du Bureau,
PE

pour tout le cycle de la correspondance jusqu’à l’envoi final de la réponse.

♦ Tous les secrétaires des unités doivent avoir accès en lecture au tableau et peuvent
visualiser les entrées d’enregistrement, demandes d’action et dates limites liés à la
SU

correspondance.

♦ La correspondance entrante et sortante peut être numérisée, gardée sur un serveur de


partage et liée au tableau d’enregistrement du courrier.

♦ Si la correspondance entrante est numérisée et mise à disposition en format électronique,


l’original du papier entrant ne devrait plus être distribué mais retenu dans le registre
centrale dans un dossier chrono.

Manuel en gestion de dossiers 55


III. Enregistrement du courrier

2. TABLEAU D’ENREGISTREMENT DU COURRIER

Le tableau d’enregistrement du courrier pour les bureaux hors Siège, instituts et centres est
disponible sur le site web de la gestion de dossiers en Intranet à l’adresse :
http://recman.hq.int.unesco.org/recman/files/field_registry_table_fr.xls en format Excel et comme
base de données Access. Le tableau en Excel contient une page avec des exemples comme suit :

ED
ED
RS

Le tableau d’enregistrement du courrier en format Excel contient aussi une page avec la liste
PE

complète des champs, un index du contenu pour ces champs et les formats des champs proposés
(champ numérique, date, texte, etc.) :
SU

56 Manuel en gestion de dossiers


INDEX
♦ Archivage

Transfert d'archives n'ayant plus d'utilité courante dans un local de stockage ou au


service compétent pour les recevoir.

♦ Archives

Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou
organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. La conservation de ces
documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la
justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que

ED
pour la documentation historique de la recherche (loi sur les archives). Par extension, le
terme désigne aussi le service chargé de la gestion des archives ainsi que le bâtiment
d'archives. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de
documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.

♦ Conservation
ED
Une des fonctions fondamentales d'un service d'archives consistant à assurer la
protection matérielle des documents et leur accessibilité.
RS

♦ Document

Ensemble constitué d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable comme preuve
ou à des fins de consultation. Singulier du mot archives.
PE

♦ Dossier
SU

Ensemble de documents constitué soit organiquement par l'administration d'origine pour


la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du
classement aux archives.

♦ Records Management

L'ensemble des mesures visant à l'économie et à l'efficacité dans la création, le tri, la


conservation et l'utilisation des archives (traduction possible : gestion de dossiers ou
gestion de documents).

Notions reprises de la liste DAT III, établie pour le Conseil International des Archives
(ICA) : http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/franskamgl.htm

Manuel en gestion de dossiers 57