GESTÃO DE DOCUMENTOS

Apresentação

O Sistema de Gestão de Documentos da MPS Informática - GeDoc - realiza a administração de todas as

atividades associadas ao controle dos acervos documentais de empresas e órgãos públicos, envolvendo as
etapas de criação, movimentação, destinação e arquivo/eliminação. Sua adoção assegura total integridade e
disponibilidade às informações armazenadas, proporcionando às empresas economia com a diminuição do
espaço físico necessário a arquivos, localização rápida e precisa de documentos, inclusive os de natureza legal,
além de contribuir significativamente para agilizar o processo de tomada de decisões.

O GeDoc incorpora as mais modernas tecnologias para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED),
o que envolve a criação de documentos já na forma eletrônica, a digitalização daqueles que se encontram em
papel, a indexação do acervo e os correspondentes mecanismos de pesquisa para sua localização, além de
mapear os trajetos e controlar o status do fluxo documental (Workflow). Com essas funcionalidades as empresas
podem preservar todos os seus documentos, manuseá-los com freqüência e extrema facilidade,
independentemente do volume existente, além de poder eliminar grande parte do volume de papel que nelas
circula.

Dentre os diversos benefícios proporcionados pela adoção do GeDoc, destacam-se:

! Eliminação de todos os mecanismos de controle e acompanhamento que sejam realizados manualmente,

tais como livros e fichários.
! Digitalização e incorporação dos documentos que se encontram em papel (notas fiscais, contratos,
correspondências, entre outros).
! Produção eletrônica e automática de documentos que se inserem no controle e acompanhamento do fluxo
documental.
! Transferência
Definição de tecnologia
de um cadastro documental abrangente e completo, permitindo a localização do acervo por
diversos e experiência
critérios em negócios
(nome dos personagens - modalidade fonética - assunto, origem, entre outros).
! Registro único do histórico de andamento, fornecendo relatórios de acompanhamento e análises
estatísticas de produtividade.
! Controle dos prazos de tramitação, identificando aqueles que estejam em atraso em relação ao prazo
padrão (definido de acordo com a natureza / assunto do objeto) - Workflow.
! Controle automático da remessa entre setores, bem como a emissão das respectivas guias de
encaminhamento - Workflow.
! Em órgãos públicos, permite completo controle das atividades inerentes aos Protocolos Administrativos
(processos constituídos a partir da protocolização de documentos no protocolo geral da instituição).
! O GeDoc permite que sejam criados textos padrões para utilizar quando do cadastro de documentos. Estes
textos são vinculados aos documentos e o acompanharão em todo o trâmite, podendo o seu conteúdo ser
visualizado a qualquer momento.
! Estabelecimento de classificação de temporalidade para os assuntos que devem ser associados a cada
documento ou processo. O GeDoc já têm incorporada a facilidade de verificar os tempos de arquivamento
de cada documento ou processo, de modo que automaticamente, a partir de uma determinada data, os
expedientes sejam eliminados, evitando acumulo de papel na organização.
 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Funcionalidades
REGISTRO
Cadastro de Documentos:
Realiza os procedimentos de cadastramento e
manutenção das informações relativas ao acervo
documental que tramita na organização. Dentre as
principais funcionalidades, têm-se a possibilidade
de anexar um texto no formato Word que
acompanhará todo o trâmite do documento e a
Nossos
classificação de clientes são
temporalidade do assunto a
ele referente.nossos principais parceiros
Registro e Autuação de Processos:
Para se obter o controle do acervo documental
consistido de processos administrativos é
necessário efetuar o cadastro das principais
informações. Esta rotina é utilizada para este fim,
permitindo ao usuário separar os processos em
três tipos: processo administrativo, processo
financeiro ou de pessoal. Após o registro, pode-se
fazer o acompanhamento de todo o seu trâmite
Transferência de tecnologia
dentro da organização.
e experiência em negócios
Personagem:
Para identificar cada personagem que faz parte do
documento ou processo, o GeDoc possui uma
rotina que cadastra os personagens. Isso tanto
para personagens internos (funcionários) como
externos (outras organizações / empresas). Caso
exista integração com o Sistema MPS de Recursos
Humanos, o GeDoc pode automaticamente utilizar
os funcionários existentes neste aplicativo.
Encaminhamento:
Para cada documento ou processo criado, deve-se
proceder ao encaminhamento a fim de registrar e
garantir o trâmite do mesmo dentro da
organização. Têm se a opção de encaminhar
somente um ou vários expedientes.
Recebimento:
Após o documento encaminhado, há necessidade
de se proceder ao recebimento a fim de registrar
este evento e, assim, permitir ao usuário a
movimentação necessária para o setor/seção dar
o seu parecer a respeito. Como na rotina de
Encaminhamento, a fim de facilitar e agilizar o
trâmite também pode-se efetuar o recebimento de
um ou vários expedientes.
Vinculação:
Documentos ou processos que têm o mesmo
assunto, a mesma natureza e envolvem os
mesmos personagens podem ser vinculados, e,
para isso, foi elaborada a rotina de Vinculação.
Após tal procedimento os documentos e/ou
processos associados tramitarão juntos até o seu
arquivamento.
GESTÃO ELETRÔNICA
Digitalização:
Realiza todos os processos inerentes à
digitalização do acervo documental que se
encontra em papel, transformando-os em
imagens que ficarão armazenadas no banco de
dados do sistema.
Indexação:
Classifica os documentos digitalizados,
identificando as palavras-chaves que servirão
para viabilizar o processo de consulta ao acervo..
Workflow
Define os trajetos, prazos e demais informações
necessárias ao controle do fluxo e andamento dos
documentos na empresa.
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MOVIMENTAÇÃO
Informação e Despacho de Documentos:
Esta rotina cuida especificamente do trâmite de
documentos, isto é, após a realização do
cadastramento dos dados básicos, torna-se
necessário cadastrar cada fase, incluindo os
despachos e os departamentos aos quais ele
passou, para que seja possível o
acompanhamento dos andamentos que ele irá
tomar.
Informação e Despacho de Processos:
Devido ao fato de nos processos existirem
detalhes que merecem um tratamento
diferenciado, foi criada rotina com a finalidade
específica de cuidar da sua movimentação. No
entanto, ela tem o mesmo objetivo da rotina de
movimentação de documentos, isto é, se
encarrega de registrar cada fase do processo.
Encerramento / Reabertura:
É responsável pelo procedimento que indica se o
documento ou processo como encerrado. Após
isso, o mesmo não poderá ser mais movimentado,
somente consultado. Caso seja necessá
ria nova movimentação, deve-se fazer a reabertura
do expediente encerrado.
Estorno de Movimentação:
Para os casos onde há necessidade de reverter um
movimento cadastrado erroneamente. Ela retorna
para a situação anterior ao último movimento
cadastrado.
Comentários:
As informações seqüenciais dos eventos,
independentemente dos setores onde os mesmos
se realizam, são arquivadas de modo integrado, o
que permite a composição de um histó
rico unificado de movimentação. Com isto torna-se
possível a “visualização”, para consultas e
análises de desempenho, de toda a trajetória
percorrida por um documento ou processo, desde
sua entrada até a decisão e arquivamento. É
através das informações registradas neste módulo
que poderão ser feitas pesquisas que apontem
quais estão sem andamento há mais de “x” dias
(verificação de atrasos), quais estão fora da
lotação do usuário e inúmeras outras modalidades
de consultas orientadas à auditoria dos serviços.
No que se refere ao controle do encaminhamento
entre os setores, o aplicativo emite,
automaticamente, guias de remessa que
obsoletam e substituem os controles manuais
normalmente empregados.
CONSULTAS E RELATÓRIOS
Através deste módulo são disponibilizadas diversas
alternativas de pesquisa e formas de disseminação
de informações, de modo a facilitar ao público usuário
(interno e externo) o acompanhamento das atividades
de controle dos documentos e dos processos. São
exemplos de consultas, relatórios e recursos
presentes:
5 Consulta através de parâmetros como:
assunto, data de registro, origem, nome dos
personagens (consulta fonética), situação
atual, entre outras.
5 Funções específicas para permitir consultas
na modalidade de auto-atendimento, com o
uso de terminais multimídia.
5 Pesquisas otimizadas para que atendentes
especialmente treinadas possam fornecer
informações por telefone.
5 Envio automático de e-mail para avisar a fase
em que se encontra toda vez que houver a
movimentação de processos (para que isto
seja possível, os personagens deverão
fornecer seu endereço Internet no momento
do registro).
 GESTÃO DE DOCUMENTOS

5 Emissão de relatórios de acompanhamento

dos documentos ou processos, tais como:
registrados por período, com possibilidade de
seleção de assunto, origem e outros
parâmetros; relação de processos ou
documentos sem movimentação, relação de
processos ou documentos por localização
física, relação de arquivados, relação dos que
se encontram em entidades externas, Plataformas
emissão de etiquetas.
Arquitetura de hardware
5 Emissão de relatórios estatísticos e de
! RISC
auditoria. ! INTEL

Sistemas Operacionais
CADASTROS E TABELAS ! Unix
! MS Windows 2000

Bancos de dados
Trata-se de um módulo de apoio do GeDoc, cujo uso ! Oracle
deve ser restrito a usuários que possuam funções de ! MS SQL Server
! Sybase
administração e suporte. ! InterSystems Caché

O GeDoc, em seus diversos módulos, faz uso de

elementos codificados que servem para padronizar e
organizar a forma de alimentação dos dados. A
utilização de códigos para a identificação de
informações e eventos é que viabiliza a obtenção de
análises da quantidade e qualidade dos serviços
realizados, pois não seria fácil, e às vezes nem
mesmo possível, a emissão de relatórios de
produtividade que se baseassem em campos
textuais.
Curitiba
Rua Tapajós, 186 CEP 80510-330
Exemplos de cadastros e tabelas utilizados pelo Tel.: (41) 2141-9500 Fax: (41) 2141-9511

GeDoc: cadastro de assuntos e tipos de assunto; Rio de Janeiro

Rua Uruguaiana, 39 CEP 20050-093
destinos e entidades externas; temporalidade; Tel./Fax: (21) 2224-2664

órgãos; pareceres e decisões padrão; configuração São Paulo

Calçada das Acácias, 65 Alphaville
do ambiente. Tel./Fax: (11) 4193-6063

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