GUÍA PRÁCTICA DE LABORATORIO

FECHA: 10/2018 VERSIÓN: 1 FACULTAD: Ingeniería Industrial

CURSO: Sistemas de Gestión ELABORADO POR: Ibet Patricia Bustamante Correa

1. TÍTULO O NOMBRE DE LA PRÁCTICA: Aplicando sistemas de gestión – Caso Empresa de Energía

2. OBJETIVO DE LA PRÁCTICA: Reforzar el concepto de los sistemas de gestión y la comprensión de la importancia de un desarrollo
adecuado de estos cumpliendo las exigencias de la normatividad que los rige.

3. INSTRUCCIONES:

a. Requerimientos conceptuales (anexos, referencias): Para el desarrollo de la práctica es necesario que el estudiante posea los
conceptos básicos de la gestión por procesos, los sistemas de gestión.

b. Recursos materiales, equipos, espacio, software: Recursos materiales: caso empresarial, instrucciones para elaborar el producto
o servicio, formatos que cada proceso debe diligenciar. Recursos de espacio: Laboratorio de producción y calidad

c. Procedimiento para el desarrollo de la práctica (Paso a paso)

Caso empresarial: La empresa ENERGÍA S.A.S se dedica a la prestación de servicios relacionados con la generación y transporte
de energía, para ello cuenta con un grupo administrativo alineado a su estructura de procesos, la cual se puede visualizar en el
“mapa de procesos”.

Según cada proyecto negociado con el cliente, la empresa contrata el personal, la maquinaria y compra los materiales necesarios
para tal fin; por lo tanto, los únicos costos fijos son la mano de obra administrativa, el valor de la oficina y los servicios públicos.

En este caso, se contratará con el cliente la construcción e instalación de torres de energía, las cuales deberán abarcar un mínimo
de 3 mt, con una distancia entre sí de mínimo 60 cm. Adicional a ello, el cliente requiere que las torres se sostengan solas y sean
lo más altas posible, con la mayor optimización del recurso, los cual se verá reflejado en los costos del proyecto y el valor final.
Además, será estricto con el cumplimiento de los plazos acordados previamente y cuenta con un presupuesto máximo de $
700.000

Desarrollo de la actividad
 Se conformarán grupos que representarán la organización, para ello, se deberán organizar por equipos en cada proceso,
analizando sus capacidades y competencias; cada equipo de proceso deberá analizar la caracterización específica y los
registros asociados, para determinar el modo de actuación.
 Para iniciar la actividad se requiere determinará quién será la alta dirección, ellos deberán articular el trabajo y enfocarlo al
logro del proyecto contratado.
 La alta dirección es quien inicia el liderazgo del trabajo asegurando que se cumpla el objetivo de entregar un producto de
excelente calidad que satisfaga al cliente optimizando los procesos.
 Cada proceso, según las directrices de la alta dirección y Control del riesgo, deben planear su proceso e iniciar el trabajo.
 Cada proceso deberá llevar a cabo su función, interrelacionado con los demás y dejando evidencia en los formatos
establecidos para ello.
 Para llevar a cabo el proyecto, la empresa debe cumplir todo su sistema de gestión de la calidad y entregar un reporte con
los registros necesarios y la conclusión del trabajo.
 Para esta actividad la totalidad de los estudiantes del grupo deben participar.
 La práctica finaliza cuando se le hace entrega al cliente de las torres cumpliendo con las especificaciones acordadas.
 Al finalizar se deben analizar la siguiente información

o Planeación: capacidad que tuvo el grupo de planear el trabajo de la empresa y el propio del proceso.
o Comunicación: capacidad del grupo para lograr una comunicación fluida que permitiera el logro del objetivo.
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o Organización: capacidad de diseñar el flujo de trabajo y cumplirlo a cabalidad.

o Liderazgo: identificación de líderes adecuada y capacidad de ellos de dirigir la empresa y/o el proceso.
o Evidencias: logro en la recolección de las evidencias exigidas para cada proceso de forma coherente, lógica y dentro
del flujo del proceso.
o Ética: actuación de todos los integrantes en pro del beneficio del cliente y de la empresa, sin aplicar prácticas
inadecuadas.
o Pensamiento sistémico: capacidad de interrelacionarse como partes de un todo y lograr el objetivo planteado.
o Optimización de recursos: Capacidad de cumplir los objetivos con el mínimo de recursos.

 Sacar conclusiones del trabajo, aplicadas a la vida diaria.

d. Duración: La práctica se desarrolla en un tiempo máximo de 2 horas.

4. PAUTAS PARA EL INFORME

El informe final debe contener:

- Integrantes de cada uno de los procesos
- Evidencias de cada proceso
o Formato Plan de Trabajo
o Formato identificación de las necesidades
o Formato negociación con el cliente
o Formato diseño del proyecto
o Formato aceptación del diseño por parte del cliente
o Formato inventario y solicitud de recursos
o Formato Costos del proyecto
o Formato Acta de inicio del proyecto
o Formato Identificación de riesgos
o Formato Acta de entrega y satisfacción
o Formato Verificación del Producto Comprado
- Identificación de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 que cumplen en cada proceso y con cada evidencia
- Análisis de la información
- Conclusiones
o De la actividad
o Del cumplimiento de los objetivos
o De la adecuación de la empresa a los requisitos de la norma
o De la conveniencia del SGC para la empresa
o De la eficacia del SGC de la empresa

5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Criterio de evaluación %
Participación y desarrollo de la actividad 40%
Completitud, exactitud y coherencia en los registros 30%
Análisis de resultados 20%
Conclusiones 10%
Total 100%

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6. ANEXOS

Caracterizaciones de procesos

1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

a. Objetivo: Dirigir la organización y proveer de los recursos necesarios para su adecuado funcionamiento y asegurar el
mejoramiento continuo
b. Responsable: Gerente General

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Direccionamiento
o Información del entorno Entorno estratégico
o Estudios de mercado o Presupuesto de asignación Todos los procesos
o Legislación Estado de recursos
o Informes de gestión

d. Secuencia de actividades:
 Análisis del entorno para identificar el estado del sector frente a los aspectos de: clientes, competencia, economía, político-
legal, internacional, entre otros.
 Identificación de variables de diferenciación
 Establecimiento de los lineamientos estratégicos y metas de la organización.
 Establecer objetivos organizacionales
 Planificar y ejecutar el mejoramiento continuo y el sistema de gestión
 Planificar y hacer seguimiento al plan operativo
 Costear los productos adecuadamente
 Definición de recursos necesarios para el funcionamiento de la organización.
 Asignación de los recursos necesarios para el funcionamiento de la organización
 Vigilancia y control del cumplimiento de los lineamientos estratégicos
 Toma de decisiones para el mejoramiento de la organización.

e. Documentos o Registros:

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 Plan de trabajo
2. PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN:

a. Objetivo: Administrar todas las actividades del SGC, supervisando su cumplimiento, garantizando la conformidad con los
requisitos de la norma y de ley, y mejorando constantemente la efectividad del SGC.
b. Responsable: Coordinador del SGC

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Acciones correctivas y
o Resultados de los
preventivas
procesos
o Todos los procesos o Planes de gestión del
o Quejas y satisfacción del
riesgo o Todos los procesos
cliente
o Cliente o Informes de auditorías
o Necesidades de
o Informe de resultado de
documentación
indicadores

d. Secuencia de actividades:
 Diseño e implementación de procesos
 Control a los procesos
 Identificación, control y tratamiento del riesgo en cada proceso
 Auditorías al sistema de gestión
 Evaluación de la satisfacción del cliente y servicio al cliente
 Evaluación del desempeño ambiental
 Control e investigación de accidentes de trabajo
 Control de quejas y sugerencias
 Control de la documentación de la empresa
 Seguimiento a los indicadores de gestión
 Identificación de aspectos por mejorar y propuesta de planes de acción (correctivos o preventivos)

e. Documentos o Registros:
 Formato Identificación de riesgos

3. PROCESO GESTIÓN COMERCIAL

a. Objetivo: Identificar los nichos de mercado, públicos objetivo y/o nuevos productos, para generar estrategias de atracción,
retención y fidelización de clientes
b. Responsable: Director Comercial

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Información del entorno Entorno
o Necesidades del cliente
o Necesidades, oportunidades Proceso Gestión de proyectos
o Contrato con el cliente y
o Diseño del proyecto Proceso Gestión Financiera
factura
Proceso Gestión de proyectos

d. Secuencia de actividades:
 Análisis del entorno para identificar los nichos de mercado y público objetivo.
 Identificación de las necesidades y expectativas de los clientes y demás partes interesadas
 Diseñar estrategias atracción, retención y fidelización de clientes
 Vender los servicios
 Negociar con el cliente
 Cerrar los negocios
 Facturar al cliente
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 Hacer seguimiento al cumplimiento de las necesidades y expectativas de los clientes

 Toma de decisiones para el mejoramiento de la organización.

e. Documentos o Registros:
 Formato identificación de las necesidades
 Formato negociación con el cliente

4. PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS

a. Objetivo: Entregar al cliente el producto o servicio que requiera cumpliendo sus necesidades y expectativas.
b. Responsable: Líder de proyectos

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Diseño del producto/servicio Gestión comercial
o Cambios aprobados
o Necesidad del cliente o Acta de inicio Cliente
Gestión comercial
o Cambios al proyecto o Producto/ servicio a
satisfacción
o Seguimiento al proyecto Direccionamiento estratégico

d. Secuencia de actividades:
 Revisar las necesidades del cliente
 Hacer el diseño del proyecto
 Aprobar diseño por parte del cliente
 Elaborar acta de inicio del proyecto
 Ejecutar el proyecto
 Hacer seguimiento al proyecto
 Verificar producto final y liberar
 Entregar al cliente
 Evaluar satisfacción del cliente

e. Documentos o Registros:
 Formato diseño del proyecto
 Formato aceptación del diseño por parte del cliente
 Formato inventario y solicitud de recursos
 Formato Acta de inicio del proyecto
 Formato Acta de entrega y satisfacción

5. PROCESO CONTRATACIÓN:

a. Objetivo: Establecer los criterios para realizar la selección y evaluación de proveedores y su desempeño al verificar que los
productos adquiridos cumplan con las especificaciones solicitadas para el buen funcionamiento de cada uno de los procesos.
b. Responsable: Coordinador administrativo

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Necesidad de insumos y Todos los procesos o Insumos y materia prima Gestión de proyectos
materia prima inventariados y almacenados
o Insumos y materia prima Proveedor o Evaluación de proveedores Proveedor

d. Secuencia de actividades:
 Identificar productos o servicios a comprar

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 Seleccionar proveedores
 Comprar
 Evaluar los productos o servicios comprados
 Evaluar el desempeño de los proveedores
 Almacenar los productos y controlar su calidad
 Mantener y controlar el inventario
 Abastecer a los procesos oportunamente

e. Documentos o Registros:
 Formato Verificación del Producto Comprado

6. PROCESO MANTENIMIENTO:

a. Objetivo: Asegurar que se cuenta con los recursos físicos y tecnológicos pertinentes y adecuados con el fin de garantizar su buen
funcionamiento
b. Responsable: Coordinador de mantenimiento

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Necesidad de mantenimiento o Infraestructura física y
o Reporte de daño en los Todos los procesos tecnológica adecuada y Todos los procesos
equipos funcionando

d. Secuencia de actividades:
 Identificación de los equipos e infraestructura
 Diseño del plan de mantenimiento
 Ejecución del plan de mantenimiento
 Seguimiento permanente al funcionamiento de los equipos y de la adecuación de la infraestructura.
 Atención de incidentes en los procesos referentes a los equipos e infraestructura

e. Documentos o Registros:
 Plan de mantenimiento
 Hojas de vida de los equipos y la infraestructura

7. PROCESO RECURSO HUMANO

a. Objetivo: Seleccionar, contratar y coordinar el entrenamiento y la capacitación del personal requerido por la empresa, para el
adecuado funcionamiento de los procesos.
b. Responsable: Coordinador administrativo

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Necesidad de personal
o Necesidad de capacitación o Todos los procesos o Personal competente Todos los procesos
entrenamiento

d. Secuencia de actividades:
 Diseño de la estructura organizacional y los perfile de cargo
 Identificación de necesidades del personal.
 Realización de las convocatorias
 Selección de personal
 Contratación de personal
 Inducción al personal
 Capacitación al personal
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 Desarrollo del ambiente laboral

 Vigilancia de las condiciones ocupacionales en que se debe desempeñar el empleado.
 Evaluación de desempeño del empleado
 Evaluación de los riesgos ocupacionales
 Cálculo y pago de nómina
 Desvinculación de personal

e. Documentos o Registros:
 Registros de la selección de personal
 Hojas de vida de los empleados con sus soportes
 Plan de inducción y capacitación
 Resultados de la evaluación de desempeño
 Registros de asistencia a la inducción y capacitación.
 Registros de la nómina

8. PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

a. Objetivo: Asegurar la disponibilidad de recursos financieros para el adecuado desarrollo de la organización.

b. Responsable: Gerente financiero

c. Interrelación con otros procesos:

Entrada Proveedor Salida Cliente
o Pagos a proveedores,
o Proyecto aprobado Gestión comercial
nómina y bancos Contratación, Recurso Humano
o Factura
o Estados financieros Direccionamiento estratégico
o Pago de clientes Clientes

d. Secuencia de actividades:
 Recibir facturas de gestión comercial y contabilizar
 Recibir pagos de clientes y contabilizar
 Elaborar estados financieros
 Pagar a proveedores, nómina, bancos, y otras obligaciones.
 Verificar estados financieros

e. Documentos o Registros:
 Formato Costos del proyecto

LISTADO DE PRECIOS

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