PROCESOS

ADMINISTRATIVO
 ¿QUÉ ES PLANEAR?

u Es definir un futuro
deseado y los
medios para llegar
a él
u Es un proceso de
toma de
decisiones
 ¿Qué es la planeación
estratégica?

Proceso formal y sistemático que lleva a

las organizaciones a definir su visión de
largo plazo y las estrategias para
alcanzarla, a partir de un diagnóstico
interno y externo, mediante el cual se
identifican los factores claves de éxito para
lograr la posición competitiva
 Eficiencia superior.

Calidad superior.
OBJETIVO Superior capacidad de satisfacer clientes.
DE LA
Innovación superior.
ESTRATEGIA
Timing superior.

Orientación superior.
 u La empresa parece no tener una misión o
visión clara, o carece de ella.
u Existe un débil compromiso con la misión y
la visión, o se carece de él.
u El desempeño de toda la organización,
PROBLEMAS compleja en sí, se mide de manera
simplista.
MAS u Se da excesiva atención a detalles y
COMUNES cuestiones internas de corto plazo y se
olvida el conjunto, el largo plazo y la
dependencia del medio ambiente.
u La empresa no aprende de su
experiencia, se resiste a cambiar y se limita
a sobrevivir.
PLANES

u “Los Planes son el resultado del

proceso de planeación y pueden
definirse como diseños o esquemas
detallados de lo que habrá de hacerse
en el futuro, y las especificaciones
necesarias para realizarlos. "
 NIVEL DE PLANES
Estratégicos.
• Los lineamientos generales
de la planeación,
• Diseñados por los miembros
de mayor jerarquía de la
empresa
• La función consiste en regir
la obtención, uso y
disposición de los medios
necesarios para alcanzar
los objetivos generales de la
organización,
• Largo plazo
• Empresa.
Tácticos o funcionales. Operativos.
• Planes más específicos • Formulación y asignación
• Son establecidos y de actividades más
coordinados por los desarrolladas
directivos de nivel medio • Desarrolladas últimos
• Mediano plazo niveles jerárquicos de la
• Área de actividad empresa.
específica o • Corto plazo
departamentos de la • Unidades en que se divide
empresa un área de actividad
PLANEACIÓN

LARGO
§
ESTRATÉGICA
PLAZO § DIRECCIÓN

MEDIANO
PLAZO TÁCTICA GERENCIA

CORTO
PLAZO OPERATIVA SUPERVISIÓN
CLASES DE PLANEACION

NIVEL EN LA HORIZONTE NIVEL DE

CLASE PERSPECTIVA
ORGANIZACIÓN (TIEMPO) PROFUNDIDAD

EXTERNA / INTERNA
LARGO
ESTRATÉGICA ALTO INTEGRAL GENERAL
PLAZO
NEGOCIOS

INTERNA
OPERATIVA CORTO
MEDIO DIVISIONAL MEDIO
(TÁCTICA) PLAZO
EFICIENCIA

STAFF
MISIÓN
PROYECTO ESPECIALI- TEMPORAL DETALLADO
ESPECÍFICA
ZADO
MISIÓN (negocio)

Es la razón de ser de la organización, para qué existe, cuál es

su función social, qué hace o debe hacer
Es el punto de partida de la estrategia y lo que le da cohesión
e integridad a la organización

La Misión debe:
Tener estabilidad en el tiempo aunque puede ser ajustada
Quedar claramente definida, escrita y divulgada a todos los
trabajadores de la organización
MISIÓN (negocio)

Cuál será Cuál debiera ser Quién es /

Cuál es nuestro
nuestro nuestro debiera ser el
negocio?
negocio? negocio? cliente?

Qué es lo que el
Dónde se Cómo se logra
cliente necesita,
encuentra el satisfacer al
busca, espera,
cliente? cliente?
valora, compra?
 ¿Qué es la visión?

Es un conjunto de ideas que proveen

el marco de referencia de lo que una
organización quiere y espera ver en
el futuro

ES UN SUEÑO
”Ver después no vale,
lo que vale es ver antes
y estar preparado

José Martí
VALORES

Todos y cada uno de los valores universales

que quiera adoptar y practicar la
institución.
Los valores pueden ser morales,
intelectuales o estéticos, por ejemplo:
u Honestidad es valor moral
u Capacitación constante es valor
intelectual
u Producir un artículo bello es valor
estético
 Representan los resultados que la empresa
espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido
un tiempo específico.

Objetivos
Ejemplo: Lograr
Indican los resultados o una utilidad neta
fines que la empresa de 150 millones
desea lograr en un de pesos durante
los dos próximos
tiempo determinado. años.
Objetivos

SON ENUNCIADOS DEBEN SER

CLAROS Y PRECISOS OBSERVABLES

LA SUMA DE LOS
HAY OBJETIVOS
OBJETIVOS
GENERALES Y
ESPECIFICOS= EL
ESPECÍFICOS
OBJETIVO GENERAL
Asentarlos por escrito.

Formularse con verbos en infinitivo

Marcarse cuantitativamente
Lineamientos
No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
para
Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la
establecer
administración. ¿Que, Como, Donde, Quién, Cuando, Por que?.
objetivos
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por
todos los miembros de la organización.

Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan

conflictos y confusiones.
 En función del área que abarquen y del
tiempo al que se establezcan
pueden ser:

u Estratégicos o generales.
u Organización

CLASIFICACIÓN u Responsable: directivos

DE LOS u Largo plazo.

OBJETIVOS
u Ejemplo

1. Consolidar los procesos de

calidad sustantivos de la
organización
2. Incrementar la participación
en el mercado meta
 u Tácticos o departamentales.
u Departamento de la empresa,
u Responsables: jefes área
u Mediano plazo.

u Ejemplo
CLASIFICACIÓN u Capacitar al 100% del
personal en la metodología
DE LOS de Gestión de Calidad
OBJETIVOS u Diseñar e implementar el
100% de procedimientos
de calidad del área
u Visitar al 60% de clientes
potenciales mayoristas de
la zona centro del país
u Incrementar en un 30% la
cartera de clientes
mayoristas
 u Operacionales o específicos
u Personal (preferentemente)
u Responsabilidad personal
u Corto Plazo

u Ejemplo:
CLASIFICACIÓN u Aprobar el curso de
DE LOS capacitación de Gestión
de la calidad
OBJETIVOS u Diseñar el 100% de
procedimientos de las
funciones del áreas
u Visitar a 12 posibles
clientes mayoristas
u Incrementar a 3 clientes
mayoristas la cartera
personal de clientes
CONGRUENCIA DE OBJETIVOS

ESTRATÉGICO
PLANTEAMIENTO
INFORMACIÓN Y
TÁCTICO DATOS

OPERATIVO

LOGRO
 Adopción de los cursos de acción que
se van a tomar para lograr los objetivos.
Ejemplos, no cobrar la reinscripción, no
realizar examen de admisión, etc.

ESTRATEGIAS
Son caminos a seguir para lograr los
objetivos.
 Posicionamiento de la
empresa en el mercado: La
estrategia competitiva

Estrategia de crecimiento

ESTRATEGIAS
Estrategia de liderazgo para
aumentar la productividad

Estrategia de certificación
de calidad para exportar la
producción
 u Las políticas, son enunciados o
criterios generales que orientan
o encausan el pensamiento en
Políticas la toma de decisiones. Pueden
ser a discreción de quien toma
las decisiones, ejemplo: dar o
no dar un permiso de acuerdo
a la actuación del empleado.
 Facilitan la delegación de autoridad.

Motivan y estimulan al personal otorgando margen de libertad

ciertas decisiones.

Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las

Importancia
consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

de las
políticas Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.

Facilitan la inducción del nuevo personal.

 u Establecerlos por escrito y darles validez.

u Redactarse claramente y con precisión.

u Darse a conocer a todos los niveles donde se

va a interpretar y aplicar.

Lineamientos u Coordinarse con las demás políticas.

para su u Revisarse periódicamente.

formulación
u Ser razonables y aplicables en la práctica.

u Estar acordes con los objetivos de la empresa.

u Ser flexibles.
 EJEMPLOS DE POLÍTICAS
u Realizar todo trabajo con excelencia.
u Brindar trato justo y esmerado a todos
los clientes, en sus solicitudes y reclamos
considerando que el fin de la empresa
es el servicio a la comunidad.

POLÍTICAS u Definir por escrito, el tiempo máximo de

respuesta de todo requerimiento
interno o externo, es responsabilidad de
cada una de las áreas.
u Atender al cliente es responsabilidad
de todos los integrantes de la empresa,
para lo cual deberán conocer los
procedimientos a fin de orientarlos.
 PROCEDIMIENTOS

Son métodos para el manejo de

actividades repetitivas, con la
secuencia cronológica de las
acciones requeridas para cumplir un
objetivo
 u Un diagrama de flujo es una forma de
PROCEDIMIENTOS representar gráficamente los detalles de
un procedimiento o de un proceso.
PROCEDIMIENTOS

u EJEMPLO:
 u Favorecen la comprensión del proceso a
través de mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce fácilmente los
dibujos. Un buen diagrama de flujo
reemplaza varias páginas de texto
Ventajas del u Permiten identificar los problemas y las
oportunidades de mejora del proceso. Se
diagrama de identifican los pasos redundantes, los flujos
flujo de los reprocesas , los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, los
cuellos de botella, y los puntos de
decisión.
u Son una herramienta para la
capacitación de los empleados
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS

u ---- Operación
u ----Transportación
u ---- Inspección
u -----Almacenamiento
u -----Espera
REGLAS

Las reglas, exponen

acciones u omisiones En este rubro se
específicas, no sujetas encuentra el
a la discrecionalidad Reglamento interior de
de cada persona, trabajo
ejemplo “No fumar”
 u Los programas, es el seguimiento de
tareas en orden cronológico, deben incluir
responsables, actividades fechas, etc.
PROGRAMAS Ejemplo, la promoción de la institución,
quien es responsable, cuando la va a
realizar, al finalizar un semestre o al iniciar
otro.
PRESUPUESTOS

u Los presupuestos, que son la

formulación de resultados
esperados expresado en
términos numéricos. Es decir
cuanto va a costar un evento
o cuantos ingresos y egresos
vamos a tener
 u Tanto para el programa como para el
presupuesto, se puede utilizar el diagrama
de Gantt, que consiste en una
DIAGRAMA representación gráfica sobre dos ejes; en
el vertical se disponen las tareas del
DE GANTT proyecto o los importes en dinero y en el
horizontal se representa el tiempo.
DIAGRAMA
DE GANTT
EJEMPLO
 u El análisis FODA es una herramienta que
permite conformar un cuadro de la
situación actual de la empresa u
ANÁLISIS organización, permitiendo de esta
manera obtener un diagnóstico preciso
FODA que permita en función de ello tomar
decisiones acordes con los objetivos y
políticas formulados.
 u El término FODA es una sigla
conformada por las primeras letras de
las palabras Fortalezas, Oportunidades,
ANÁLISIS FODA Debilidades y Amenazas (en inglés
SWOT: Strenghts, Weaknesses,
Oportunities, Threats).
ANÁLISIS FODA
ANÁLISIS FODA

¿ Qué oportunidades
¿ Cuáles son las externas pueden
F fortalezas internas de la O movilizar al grupo y/o
organización? organización
positivamente?

¿ Qué amenazas
¿ Cuáles son las externas pueden
D debilidades internas de A entorpecer y retrasar el
la organización? proyecto del grupo y/o
de la organización?
 u Oportunidades: son aquellos factores
que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en
ANÁLISIS FODA el entorno en el que actúa la empresa,
y que permiten obtener ventajas
competitivas.
 u Amenazas: son aquellas situaciones que
ANÁLISIS provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la
FODA permanencia de la organización.
 u Fortalezas: son las capacidades
especiales con que cuenta la empresa,
y por los que cuenta con una posición
privilegiada frente a la competencia.
ANÁLISI FODA Recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se
poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, etc.
 u Debilidades: son aquellos factores que
provocan una posición desfavorable
ANÁLSIS frente a la competencia. recursos de los
que se carece, habilidades que no se
FODA poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.
 Contesta la pregunta
¿Cómo se va a lograr el
objetivo?
ORGANIZACIÓN

Es la estructura intencional
de funciones en una
empresa formalmente
organizada:
 u La organización formal, es la
estructura intencional de funciones
de una empresa, es decir que va a
hacer cada persona (Descripción
de puestos).
ORGANIZACIÓN
u La organización informal, es una
red de relaciones personales y
sociales no establecida
formalmente en la Institución, que
surge espontáneamente.
IMPORTANCIA

u Es un medio a través del cual se establece la mejor

manera de lograr los objetivos del grupo social
u Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente
§ Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
§ Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
delimitar funciones y responsabilidades
 ORGANIZACIÓN

Etapas de organización del

trabajo
 DIVISIÓN DEL TRABAJO
u Es la separación y delimitación
de las actividades, con el fin de
realizar una función con la mayor
ORGANIZACIÓN
precisión, eficiencia y el mínimo
de esfuerzo, dando lugar a la
especialización y
perfeccionamiento en el trabajo.
 JERARQUIZACIÓN
• Es la disposición de las funciones de
una organización por orden de rango,
grado o importancia, agrupados de
acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que posean,
ORGANIZACÍÓN
independientemente de la función
que realicen.
• La jerarquización implica la definición
de la estructura de la empresa por
medio del establecimiento de centros
de autoridad que se relacionen entre
si con precisión.
 ORGANIZACIÓN

u EJEMPLO DE NIVELES
JERARQUICOS
ORGANIZACIÓN

u EJEMPLOS DE NIVELES
JERARQUICOS
ORGANIZACIÓN

u EJEMPLO DE NIVELES
JERARQUICOS
 uDepartamentalización,
es decir la agrupación
de actividades
similares y las personas
ORGANIZACIÓN que las ejecutan en
unidades específicas
de trabajo y ubicación
DEPARTAMENTALIZACIÓN

Por Función Por Territorio Por Cliente Por Proceso

Virtual, por
Por
Secuencial Matricial medio de la
Producto
tecnología
DEPARTAMENTALIZACIÓN

Consiste en
agrupar las
FUNCIONAL actividades
análogas según su
función principal.
DEPARTAMENTALIZACIÓN

u FUNCIONAL
DEPARTAMENTALIZACIÓN

En este caso la
departamentalización
TERRITORIAL O se realiza en base a las
GEOGRÁFICA zonas geográficas en
las que se encuentra
presente la empresa
DEPARTAMENTALIZACIÓN
 u POR CLIENTE
u Por lo general se aplica en
empresas comerciales,
principalmente almacenes,
DEPARTAMENTALIZACIÓN y su función consiste en
crear unidades cuyo interés
primordial es servir a los
distintos compradores o
clientes.
DEPARTAMENTALIZACIÓN

u POR CLIENTE
 POR PROCESO

DEPARTAMENTALIZACIÓN

En la industria, el agrupamiento de
equipos en distintos departamentos
reportará eficiencia y ahorro de
tiempo; así como también en una
planta automotriz, la agrupación por
proceso.
DEPARTAMENTALIZACIÓN

u POR PROCESO
 POR PRODUCTO

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es característica de las empresas

fabricantes de diversas líneas de
productos, la departamentalización
se hace en base a un producto o
grupo de productos relacionados
entre si.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es utilizada en empresas
productoras que trabajan sin
interrupción los tres turnos,
para controlar cada uno de
POR SECUENCIA
los turnos; o cuando se trate
de labores que manejen una
gran cantidad de números o
letras.
DEPARTAMENTALIZACIÓN

u POR SECUENCIA
 u SE REFIERE A LOS DISTINTOS
TIPOS DE TIPOS, SISTEMAS O MODELOS DE
ESTRUCTURAS
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIONALES QUE SE
PUEDEN IMPLANTAR EN UN
ORGANISMO SOCIAL
 ORGANIZACIÓN FORMAL. Es la
que ha sido definida
conscientemente para hacer
frente a los objetivos de la
empresa, designando a todos los
miembros de la empresa su
respectiva responsabilidad.

TIPOS DE
ORGANIZACIÓN INFORMAL.
ORGANIZACIÓN Conjunto de relaciones
personales y sociales que no
están preestablecidas por la
dirección y organización de la
empresa, pero que surgen
espontáneamente cuando las
personas se asocian entre sí. pero
que surgen espontáneamente cuando las
personas se asocian entre sí”
TIPOS DE
ORGANIZACIÓN

u ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR

u ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE
TAYLOR
u ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL
u ORGANIZACIÓN STAFF O DE ASESORIA
u ORGANIZACIÓN POR COMITÉS
u ORGANIZACIÓN POR PROYECTOS
u ORGANIZACIÓN MATRICIAL
u ORGANIZACIÓN VIRTUAL
OUTSOURCING

u Outsourcing es el proceso en el cual una firma identifica

una porción de su proceso de negocio que podría ser
desempeñada más eficientemente y/o más
efectivamente por otra corporación, la cual es
contratada para desarrollar esa porción de negocio.

u Esto libera a la primera organización para enfocarse en la

parte o función central de su negocio.
 OTROS EJEMPLOS DE OUTSOURCING PUEDEN SER:

COMEDOR INDUSTRIAL

LA CONTABILIDAD

OUTSOURCING LA LIMPIEZA

LA SEGURIDAD

LA JARDINAERIA

EL MANTENIMIENTO,ETC.
 u Consiste en asignar los diversos asuntos
administrativos a un cuerpo de personas de
COMITÉS varias áreas de la empresa, que se reúnen
para discutirlos y tomar una decisión en
conjunto.
COMITÉS

u Clasificación:
u a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.
u b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los
acuerdos que ellos toman.
u c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la
labores de los empleados de la empresa.
u d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos
emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
COMITÉS

u Ventajas
u 1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de
varios criterios.
u 2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité,
no recayendo aquella sobre una sola persona.
u 3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
u 4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.
COMITÉS

u Desventajas:
u 1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
u 2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
u 3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen
del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.
 u La organización basada en proyectos
u Una opción que han emprendido todavía
pocas empresas en nuestro país, pero que
está teniendo mucho éxito, dada su
ORGANIZACIÓN simplicidad y lógica natural, es el reorganizar
y estructurar toda la empresa por proyectos
POR PROYECTOS y no por funciones. El resultado de la
organización es la suma de las
rentabilidades y beneficios de cada uno de
los proyectos.
 u MATRICIAL
u Esta estructura consiste en la agrupación
de los recursos humanos y materiales que
ORGANIZACIÓN son asignados de forma temporal a los
diferentes proyectos que se realizan, se
MATRICIAL crean así, equipos con integrantes de
varias áreas de la organización con un
objetivo en común: El Proyecto, dejando
de existir con la conclusión del mismo.
ORGANIZACIÓN
MATRICIAL

u MATRICIAL
 u ORGANIZACIÓN VIRTUAL
u Término genérico para describir la
habilidad de utilizar la tecnología móvil
que no esta físicamente conectada a
ORGANIZACIÓN un ambiente estático
VIRTUAL u Es una estructura en que los empleados
trabajan en sus casas o en otras oficinas
y a través de la red o se comunican,
informan y entregan sus trabajos a la
organización o matriz.
ORGANIZACIÓN VIRTUAL

u ORGANIZACIÓN VIRTUAL
u Red de agentes enlazados por la tecnología para compartir
conocimientos, costos y acceso de mercados, orientados a la satisfacción
la necesidad de un mercado específico
ORGANIZACIÓN VIRTUAL

u ORGANIZACIÓN VIRTUAL
u Organización distribuida geográficamente cuyo trabajo es coordinado
por medio de la comunicación electrónica
ORGANIZACIÓN VIRTUAL

u VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL:

u No presencia física de los trabajadores
u Horarios flexibles para los trabajadores, que pueden realizar actividades
personales en el horario que tendrían que estar en la oficina
u Ahorro de costo, tiempo y espacio (aumento de productividad)
u Menos estrés
ORGANIZACIÓN VIRTUAL

u VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL:

u Menor contaminación ambiental porque reduce el tiempo y uso del
automovil
u Mayor flexibilidad y manejo de información
u Rápido poder de información y constante actualización
u Estar a la vanguardia
u Desarrolla estilos gerenciales nuevos
 ORGANIZACIÓN VIRTUAL

u DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL:

Seguridad de información
Reducción de relaciones interpersonales cara a cara
Sensación de aislamiento
Necesidad de mucha autodisciplina
ORGANIZACIÓN
VIRTURAL
GRUPOS AUTOADMINISTRADOS

u Los equipos de trabajo autoadministrados

generalmente están compuestos por 10 a 15 personas
que asumen las responsablidades de sus supervisores
anteriores. En general, esto incluye el control colectivo
sobre el ritmo de trabajo, la determinación de las
asignaciones, la organización de las pausas y la
selección colectiva de procedimientos de inspección.