EVIDENCIA

ESTUDIO DE CASO “DISTRIMAY”

Autor (ES):

Jhon Fredy Torres Medina

Diciembre 2018

Presentado a:

Instructor CARLOS ALBERTO TORRES CARTAGENA

Programa Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Formación

Ficha No 1668087

Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”

Centro de Comercio y servicios Regional Tolima

 INTRODUCCION

Este documento presenta un proceso de aplicación de caso de uso que muestra

cómo mejorar proceso en una empresa óptimamente y abarca todo aquello que se
emplea a manera de análisis de requerimientos, planteamiento de casos, paso a
paso de implementación corrección y evaluación de casos y se muestra como una
herramienta para el buen proceder al momento de realizar una mejor necesaria en
la empresa, es importante tener en cuenta que esta herramienta es analítica y es
una herramienta de las cuales podemos utilizar en cualquier caso ya que es una
de las pocas herramientas de análisis que no tiene costo y aparte que es vigente
hoy en día es muy completa.
 OBJETIVO GENERAL

Como objetivo general tenemos presente que este documenta muestra una forma
muy optima como realizar un buen análisis a una empresa con una necesidad
puntual nuestro objetivo sería tener un presente como realizar ese análisis y saber
implementar ya que solo no es hacer por hacer si no saber que se hacer y por
qué, aparte tener muy presente los pasos y el objetivo del proyecto si perder las
causas de lo que lo origina para hacer un estudio mas profundo.

OBJETIVO ESPECIFICO

- Lo importante es saber cómo se realiza los análisis a las empresas y tener claro
como montar requerimientos con esos análisis.

- Tener presente como concluir un proyecto en cuanto a la necesidad de cliente y

verificar que necesidades se presentan en el post.

- Mantener activo los procesos de planteamiento para así poder conocer mejor la
empresa y montar buenos análisis al momento previo de empezar a implementar
DESCRIPCIÓN DEL CASO:
Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no estaban contemplados
como temas prioritarios para el desarrollo y la competitividad de los empresarios o comerciantes
medianos de nuestro país. Por lo tanto, no se incluían como un rubro dentro del presupuesto anual
de inversión, ya que en ese entonces los costos de desarrollo e implementación de sistemas
requerían de inversiones importantes. Solo las grandes empresas tenían el privilegio de sistematizar
los procesos administrativos, de ventas y producción. Esto redunda en mejoras sustanciales en los
procesos con un gran impacto en los resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores
posibilidades de acceder a nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación
con el resto. Hoy, luego de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es mucho más
accesible para el pequeño empresario contar con tecnología que le permita reducir la brecha
competitiva que lo separa de la gran empresa. Sistematizar la administración de una empresa
significa por ejemplo contar con herramientas que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes
de clientes, proveedores, registrar las compras y las ventas, llevar libros de caja y banco, emitir
reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de Abastos” de la ciudad de
Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de primera necesidad, ella misma comercializa los
productos a nivel local y regional, buscando alcanzar la plena aceptación y fidelización de sus
clientes.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el negocio llevando
todas las operaciones financieras y administrativas, prácticamente se evidencia una contabilidad de
bolsillo y solo le basta con algunas anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su
actividad productiva por muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso.
Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en el día, se pasa
buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos, además a medida que la empresa
crece ya no puede almacenar toda la información en la cabeza, por la cantidad de productos que
posee en el punto de venta y bodega, sin embargo, trata de mantener un control sobre todas las
actividades más importantes, como son: vender, cobrar, comprar, pagar proveedores, impuestos al
Estado. muy seguramente cuenta con una base mucho más sólida de información para seguir
llevando los números en su cabeza, pero con una reducción importante del trabajo operativo
necesario para obtener dichos números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo tan limitado y
deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es por ello que la mayoría de estos
se vienen realizando en forma manual, el cual implica disponer de mayor tiempo de llevarlo a cabo.
Otro punto a tener en cuenta es que no hay un control estricto del inventario, una presentación ante
la DIAN, de la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones económicas a la
empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial, disminuyendo su
competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para mejorar todos los procesos en la
empresa “Distrimay” significa reducir las tareas de ingreso y registro de las operaciones al mínimo
necesario, reducir errores, eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil para
mejorar la toma de decisiones comerciales, económicas y financieras con relación al negocio y
aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y capacitada en esta área,
se dispone a consultar por diferentes medios, con quién puede contratar este servicio y de acuerdo
a las recomendaciones de sus conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado “Analista” y acordó
una fecha y hora para una entrevista.
Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y equipos de cómputo:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un kardex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.

IDENTIFICACION EL PROBLEMA

Se logran identificar casos como:

- El propietario maneja la contabilidad.

- Se lleva contabilidad de bolsillo
- Fallas o tiempos largo al momento de generar reportes de ventas, cobros, pagos a
proveedores, o pagos a impuestos.
- Faltas de almacenamientos de registros
- No hay buena conclusión en los procesos.
- Desgaste de tiempos excesivos en las tareas contables.
- No se tienen control en los inventarios lo que lleva a sanciones por parte de entidades del
gobierno.
- Excesos de tareas al momento de trabajar con la contabilidad.
- Falta de tecnología óptima para las funciones que se requieren.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Una pregunta clara sobre el inconveniente presentado seria ¿Por qué se debería optimizar la
operación contable en la empresa?

El problema en general se enfatiza en no tener un programa contable y falta de tecnología que le

genere una función elemental de trabajo, siendo más específico esto deriva en la falta de
generación de reportes de ventas, de almacenamiento al momento de crear listas o datos, no
poder generar comprobantes de rápida visualización de ventas, cuentas por cobrar, pago a
proveedores, he impuestos del estado, esto significa no poder plantear una buena conclusión de
los procesos, genera mayor desgaste de tiempo innecesario por otro lado está la falta de control de
inventarios por lo que esto puede llevar a perdidas en la empresa y a lo que puede llevar a una
deficiencia en la contabilidad, por otro lado tenemos la falta de tecnología en la empresa ya que
esta siempre es necesaria y más en estos tiempos ya que todo es bueno tenerlo optimo y digital.
DISEÑO DE LAS ESTRATEGIAS

OBJETIVO GENERAL

Plantear una solución contable y tecnología para una optimización de los recursos y manejo de la
contabilidad de la empresa y así poder afinar los que son tiempos, eficiencia y recursos al
momento de ejecutar procesos en el área contable.

OBJETIVO ESPECIFICO

- Crear una base de datos alimentable y consultable para poder mejorar el proceso de
almacenamientos, manejo de la información y apropiamiento de la misma.
- Optimizar tiempos al momento generar tareas o procesos contables.
- Bajar las sanciones con la buena administración de la operación.
- Manejar una herramienta que aumente el rendimiento del área y así descender errores y
mal manejo de documentación.
- Poder brindarle al cliente una posibilidad de planificación del trabajo al momento de poder
ver su posibilidad de consulta de información más óptimas.
- Mejoras de tiempos al momento de ejecutar tareas contables.
- Mejorar el nivel tecnológico de la empresa para que tenga un rendimiento planificado a 5 o
más años.

DEFINIR LA ESTRATEGIA

¿CÓMO LO LLEVARÁ A CABO?

Para llevar a cabo las mejoras primero se tienen que tener presente los errores y las deficiencias de
las tareas que se ejecutan y arrancar de allí, analizando profundamente cada ítem de los objetivos y
teniendo presente el planteamiento del problema como tal, de allí sale a relucir las mejo0ras que se
tienen que implementar y empezar el diseño de la estrategia unificando toda la información obtenida
y armando herramientas que permitan la optimización en procesos contables y tecnológicos.

Se realizará mediante paso a paso en la resolución de la identificación de planteamiento y

combinándolos con los objetivos que se quieren finalizar así definir la estrategia lo cual nos llevara a
levantar unos procesos que se deben de seguir manejando con forme a su prioridad, claro está que
al final todo tienen que quedar resuelto, pero es bueno definir prioridades para ir montando todos los
procesos que requiere y dar optimización con forme al desarrollo y a las modificaciones tecnológicas
que surjan. .
¿CUÁNDO SE HARÁ?

Se hará a partir de la identificación ya que teniendo presente lo que se debe hacer se tiene presente
los procedimientos a realizar siguiendo de un plan estratégico estructurado, con tener claras las
necesidades y montando los procesos de cada una de las necesidades a aplicar se puede llegar a
resolver la necesidad en los cronogramas planteados.

¿QUIÉN LO LLEVARÁ A CABO?

Se llevará a cabo en conjunto ya que el analista debe realizar el levantamiento y la implementación

de la herramienta, pero a su vez el cliente tiene que estar presente para poder que el analista vea
las necesidades que pueden ir surgiendo y colocarlas en el plan de necesidades para la creación de
un software optimo y fino a sus necesidades.

¿CÓMO SE EJECUTARÁ?

De manera estratégica teniendo en cuenta partir de un punto donde las necesidades son lo primero
siguiendo por los requerimientos específicos que nos entrega la situación y construyendo una
herramienta pensada a la medida por medio de las necesidades asociadas a lo que se quiere llegar
como lo son los objetivos por ultimo implementaremos el software partiendo de tener las necesidades
clara y medidas a la necesidad que nos pide el cliente.

¿CON QUÉ RECURSOS CUENTA?

En el momento contamos con recursos limitados como los son:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un kardex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.

La idea es implementar también un plan de trabajo para que el cliente vea la necesidad de mejora
con respecto a varias situaciones que mejorarían el desempeño y la optimización de la empresa.
DISEÑAR LA PLANEACIÓN
ASPECTOS INTERNOS
FORTALEZAS
- Disponibilidad de la información.
- Disponibilidad de
implementación de software
- Conocimiento de las falencias
- Conocimiento de las
consecuencias
- Disponibilidad económica para
cambios
DEBILIDADES
- Insuficiencia al manejar
registros y reportes
- Falta de almacenamiento de
registro al tenerlos físicos
- Errores de procedimientos
- Mal manejo de inventarios de la
empresa
- Se lleva contabilidad de bolsillo
- Fallas en tiempos de entregas
de proceso de la empresa.
- Insuficiencia en tecnología
ASPECTOS EXTERNOS
OPORTUNIDADES
- Mejor planificación del trabajo
- Buen manejo de recursos he
inventarios
- Formalidad ante entes
gubernamentales
- Almacenamiento digital de
informes
- Consultan de informes más
puntuales
- Optimización en tiempos de
gestión
- Mejoras en tecnologías para
gestión
AMENAZAS
- Multa por parte de entes
gubernamentales
- Sanciones o cierre de la
empresa por mala gestión
contable
- Perdida de información
importante de la compañía
- Perdida de proveedores y
clientes por malos pagos
- Quiebre de la compañía por
malos manejos contables
 FO
La principal fortaleza para las
oportunidades es saber y tener clara la
necesidad de mejor al momento de
ejecutar acciones contables ya que
hay muchas falencias aplicadas
contantemente y que deben ser
solucionadas para que la empresa
pueda crecer y ser más organizada
contablemente.
DO
Por medio de las debilidades presente
se puede asumir que con la adaptación
de tecnología se corrige la función de
optimización de proce4sos para poder
mejorar como empresa y dar un buen
perfil contable a las demás. Y siendo
centrado en que se necesita un
sistema contable como tal para
organizar la información y tener un
óptimo trabajo y más si tenemos un
referencia de búsqueda de registros
se le pueden cumplir a todo tipo de
proveedor y cliente.

FA
Para reforzar las amenazas es
indispensable tener presente que los
objetivos son puntuales para llegar a la
creación de software ya que si no se
resuelve el tema del software contable
es difícil dar soluciones optimas al
tema de las amenazas ya que estas
depende de la perfecta función y es
indispensable esto para las entidades
que nos evalúan y dependen de
nosotros.
DA
En punto inicial se asume que sacando
de por medio las malas adaptaciones
que se dan se pueden aplicar la
metodología del software ya que de
aquí arranca la mejora y la unificación
de trabajos que no permiten crecer la
empresa, tomado esto como base no
hay amenazas y por ende las
debilidades se vuelven fácilmente
disueltas.

Misión

La misión del desarrollo es dar resolución a las necesidades contables

optimizando los procesos y mostrando las mejoras tecnológicas que pueden dar
resultados satisfactorios al momento de los ajustes y actividades contables,
sacando a relucir mejoras en tiempos y nivel de recursos contables.
Visión

Ver la empresa con un área contable estructurada y organizada para la cual no

tenga duda de ser reconocida por nuestros clientes y nuestros proveedores como
un área cumplida y puntual con manejo efectivo en sus registros y tecnologías.

Programación, recursos, roles, instrumentos, herramientas y

asesoramientos

Por ultimo tenemos claro que el tiempo depende primero de la contratación del
analista, el tiempo lo podemos colocar de 3 a 6 meses ya que no solo es
construirlo y entregarlo si no también analizarlo a lo largo del tiempo y también
llevarlo a mejoras constantes para así poder ayudarlo a crecer y mejorar.

Nuestros recursos son lo que tenemos definidos como compras de tecnología

partiendo de unos buenos servidores, firewall y computadores que nos den
solvencia al momento de utilizar el software. Llevando así el buen manejo de las
herramientas entregadas para alimentar el software como los son los reportes los
kardex… etc.

Y por último los asesoramientos los manejamos por medio de nuestros

proveedores ya que con un trabajo contigua a ellos y claro está el cliente que en
este caso es el dueño de la empresa podemos construir una herramienta que afine
los modelos contables de la empresa y los mejore paso a paso con el pasar del
tiempo.

La responsabilidad de los actores es clara ya que como principal el analista debe

dar el análisis y los respectivos diagnósticos para la construcción del software
contable, por otro lado, los dueños de la compañía tienen información importante
ya que el proceso que el maneja hay que sistematizarlo para que no cambien
mucho si trabajo y le ahorre algunos procesos
PLAN DE ACCIÓN

¿Cuáles son las medidas más importantes que deben ser tomadas en cuenta
para poner en marcha el plan de acción?

En primera estancia debemos tener muy en cuenta el análisis y el diagnóstico

inicial ya que de allí sale la base principal, una vez tenida esa base es donde
empezamos a realizar las planificaciones y la estructura del plan es así como
podemos medir de alguna manea las mejoras y al final evaluar que es otra medida
principal para así poder tener una buena funcionalidad.

¿Cómo se deben transmitir al equipo de trabajo estas medidas?

Se debe transmitir de manera propia y puntual ya que es importante desde un

principio tener claros los lineamientos para reducir los errores al mínimo, por otra
parte, es importante también trasmitirlos con seguridad de lo que se va a realizar
ya que si al momento de transmitir no hay apropiamiento es difícil que el equipo
trabaje conjunto y mentalizado en los objetivos

¿Quiénes son los actores comprometidos en la puesta en marcha del plan?

Los actores son los que llevan acciones en el proceso para lo cual se identifican
como el analista, el solicitante o jefe de la empresa y los operarios que se vayan a
tener en cuenta para el manejo del mismo.

¿Qué eventualidades pueden resultar durante el desarrollo plan acción?

Puede surgir falta de módulos de apoyo ya se por olvido del solicitante o al

momento del análisis no se tuvo en cuenta, falta de presupuesto temporal es otro
de los factores para la compra de tecnología, cambios en los precios de
cotización, daño de último momento, modificación de fechas de entrega por
motivos de aplicación del diseño inicial solicitado por el cliente o por el analista.

¿Cuáles limitantes pueden surgir dentro del proceso?

El principal puede ser el presupuestal ya que pueden existir variaciones iniciales y

aparte de esto se necesita un alto nivel de inversión, otro podría ser no encontrar
el tipo de tecnología necesario para adaptación al software y por último la
adaptación del software a otros softwares.
EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS

NIVEL DE RESULTADO MEDIOS

INDICADOR
OBJETIVO NARRATIVO VERIFICACIÓN
Plantear una
solución contable y
tecnología para una
optimización de los
Implementacion
recursos y manejo
de software
de la contabilidad de Evalucion de los
contable para
FIN la empresa y así procesos despues
optimizacion del
poder afinar los que de la implemetacion
trabajo contable
son tiempos,
de la compañía
eficiencia y recursos
al momento de
ejecutar procesos en
el área contable.
Crear una base de
datos alimentable y
consultable para
poder mejorar el Organización de
evaluando procesos
proceso de la informacion
del operario del
almacenamientos, para mejor
software
manejo de la consulta
información y
apropiamiento de la
misma.
Optimizar tiempos al
Mejoras en verificando tablas de
momento generar
redimiento en entregas de
PROPOSITO tareas o procesos
procesos documentacion
contables.
Bajar las sanciones
verificacion en
con la buena evitar saciones
costos mensuales o
administración de la del estado
anulaes
operación.
Manejar una
herramienta que Evitar errores y
verificacion de
aumente el falsa informacion
productividad con
rendimiento del área para mantener el
los operadores y
y así descender rendimiento
gerencia
errores y mal manejo optimo
de documentación.
 Poder brindarle al
cliente una
posibilidad de
planificación del verificacion de
Planificacion de
trabajo al momento estados laborales de
trabajo mas
de poder ver su los empleados u
eficas y lineal
posibilidad de operarios
consulta de
información más
óptimas.
Mejoras de tiempos Entregas de verificacion de
al momento de reportes he tiempo de entrega
ejecutar tareas informes a con gerencias y
contables. tiempo proveedores
Adaptar la
Mejorar el nivel
empresa al hoy
tecnológico de la
en tecnologia
empresa para que Seguiemiento
para que los
tenga un rendimiento postimplementacion
medios
planificado a 5 o más
magneticos sean
años.
eficases
presentacion de
Planificacion de
Mejor planificación cronogramas de
trabajo mas
del trabajo actividades
eficas y lineal
cumplidas
tener un contro Presentacion de
Buen manejo de
optimo en los reportes de
recursos he
inventarios de la inventario y
inventarios
compañía seguiemintos
Formalidad ante verificacion de
entes evitar sanciones sanciones a la
gubernamentales empresa
COMPONENTES
ahoro de
apliacion de
espacios en la
Almacenamiento espacios por medio
oficina y
digital de informes del almacenamiento
digitalizar mas
digital
por seguridad
Consultan de Consultas verificacion de
informes más rapidas y informes a entregar
puntuales puntuales y tiempos
verificacion de
Optimización en Tener gestiones
cronogramas de
tiempos de gestión m,as eficaces
entrega
 tener claro los
reporte de
Planteamiento de la puntos iniciales
planteamiento de
situación son la base del
estado
proyecto
Datos de la
compañía son
verificacion de
Recolección de fundamentales
reporte de
datos para la estroctura
requerimientos final
primaria del
software
Que pasa en
queda aspecto
de los procesos
de area contable Docuemntacion de
Diagnostico de
es importante diagnosticos del
situación
para manejos area contable
mas eficaces y
decisiones mas
acertadas
Del analisis salen
las soluciones entrega de los
Análisis de importantes para analisis n base a lo
ACTIVIDADES requerimientos el planteamiento presentado
d los procesos anteriormente
del area contable
Puesta en
cronograma de
marcha de la
Ejecución de tareas actividades y
contruccion del
entregable de tareas
proyecto
por medio de
Verificacion de documentacion se
Adaptación de casos
casos puntuales formaliza el ingres
específicos
a incluir de la solicitud
adicional
Evaluar
Entregable de
deswpues de
Evaluación de docuemto de
implemetar para
estado evaluacion
sacar
postimplementacion
concluciones
Verificacion de
estados y
apliacion de lo Propuestas de
Análisis de mejoras
faltante o mejos a realizar
refuerzo en las
falencias.
 CONCLUSIONES

- Como conclusión podemos decir que al momento de querer montar proyectos es

importante tener muy presenta cada uno de los fundamentos que este la compone
ya que todo es una torre y se empieza por la base para tener bien estructurada la
sima de la misma, teniendo presente esto podemos ver e implementar grandes
proyectos.

- Por otro lado, podemos ver como se reconoce que no solo es un problema
común de cualquier emprendedor si no es algo general que se nos podría
presentar en cualquier momento de la carrera y es importante tener clara estas
iniciativas o proceso para que nos podamos destacar como unos buenos
profesionales.

- Por ultimo me pareció una actividad amena y de exploración muy eficaz para
despertar ciertas actitudes curiosas de una analista y arman una fascinación por la
ampliación de posesos puntuales tales como son los proyectos a gran escala.