NOTARIADO Y REGISTRO

EDILMA

TEMAS:
 Fe Publica vs Fe Notarial
 Atribuciones del Notario (CGP asigna una jurisdicción Voluntaria)
 Diferencia entre Autenticación y Reconocimiento de Documento
Privado
 Registro de Estado Civil (Nacimiento, Matrimonio, Defunción)
 Proceso de Elaboración de la Escritura Pública (con los elementos se
puede pedir la Nulidad)
 Actos y Contratos que requieren Escritura Publica
 Estudio de Títulos
 Certificado de Tradición y Libertad

Los Libros Notariales pertenecen al Estado, no al Notario. No se puede sacar de la

notaria por ningún motivo.

Notarías que tienen Administrador: Aquellas Notarias que se someten a calidad

y tienen administrador de la notaria han de Presentar Informes.
No debe faltar el "Notario Encargado", quien es el Notario Principal o Titular,
muchas veces se nombra al mismo asesor jurídico porque la notaria no puede
estar sin notario. El "Notario Encargado" no debe entrar en Concurso ya que es el
Notario Encargado debe ser nombrado por el Notario Titular.

Cargo de Secretario: lo nombra el Notario Titular, tiene que tener un sello

propio como secretario. Tiene 2 funciones:
 Solo puede firmar copias de las escrituras públicas. Nunca lo podrá
hacer el original
 Además firmara las copias civiles cuando se lleven a la notaria
No tiene requisitos, por lo que puede ser un mismo empleado de la notaria.

¿Cómo se termina la Sociedad?

R/ La Sociedad de Hecho se termina por cualquier medio jurídico idóneo,
primero se disuelve y luego se liquida.
Cesan también los efectos civiles en la Unión Marital de Hecho y en el
Matrimonio.
Para pedir la Cesación de Efectos Civiles en Notaria tiene que ser de común
acuerdo.

¿Cómo se declara la Unión Marital de Hecho?

R/ se declara por los 3 medios idóneos:
1. Notaria mediante Escritura Pública de común acuerdo
2. Centro de Conciliación de común acuerdo autorizado
3. Proceso Judicial se debe de aportar la prueba.

Separación de Cuerpos - Separación de Hecho. Con la separación física se

termina la unión Marital de Hecho y a partir de ese día la pareja tiene 1 año
para reclamar bienes sociales de la sociedad patrimonial que surgió. Luego
del año prescribe la acción y queda a nombre de quien este registrado.
Cuando estén casados no prescribe la acción si hay separación de cuerpos,
porque la sociedad conyugal aún está vigente.
 Mientras que haya una Sociedad Conyugal vigente no puede surgir otra. Con
la Separación de Hecho no se Disuelve la Sociedad Conyugal.
La Separación de Cuerpo declarada Judicialmente por más de un año el
efecto es disolver la Sociedad Conyugal en Matrimonio.
EJ: Marta (vendedora) le vende a María una casa, al firmar la Escritura
Pública Marta hace la escritura a nombre de Juan (hijo) y aparecería
que Marta le vendió a Juan la casa a precio. María es quien paga pero
no aparece en ningún lado, allí habría una simulación porque Juan no
tiene el dinero para pagar. Si van a declarar la Unión Marital de Hecho y
hay hijos menores, se hace primero el inventario solemne y luego se
declara. Si se van a separar se disuelve y luego se liquida la sociedad
patrimonial, si es de común acuerdo, sino ante proceso judicial.

Administración de Justicia Notariado Grupo que tiene a los funcionarios

Juzgado Notaria Lugar físico
Juez Notario Persona elegida para eso

La Superintendencia de Notariado y Registro: como ente de Control adscrito al

Ministerio de Justicia, Oficina de Instrumentos Públicos. Curadores Urbanos.

-------------------------------LA NOTARIA-------------------------------
-----------------------------

Es un lugar físico, no es una Persona Jurídica, ni es un establecimiento de

comercio, pero si es "El Negocio del Notario", es un hibrido frente al Estado, pero
en la notaria es el empleado. Por lo que ante una demanda, se demanda es al
Notario o el Estado y no la Notaria, se demandaría ante el Min Publico porque el
Notario es un Particular con funciones públicas (no es un funcionario público pero
si es considerado como tal). El Notario depende de la Administración de Justicia.
Las notarías son reguladas por la Ley y parten de la Constitución,
descentralización por colaboración.
Los Costos Notariales son a nivel nacional, y los empleados son particulares
que dependen del Notario.

Las Notarías por Regla General no pueden cerrar cuando quieran y no pueden
salir a vacaciones, la Excepción (por superintendencia o por feria) se da en los
municipios, ya que es muy común que cierren los miércoles y que abran los
domingos, en Medellín siempre habrán 5 Notarias abiertas por turnos ( obligatorias),
el Notario puede elegir el horario (el horario debe tener resolución de aprobación por la
Superintendencia, por un min de 48 hrs a la semana).Los días sábados en Colombia es
día hábil, a no ser que la entidad o empresa diga que no se trabaja ese día y lo
establezcan por reglamento o estatuto, por tanto en Notaria se cuenta los
Sábados.

Las Notarías inician el 1er día del año (el 31 dic se cierra libros, se paga lo que
haya que pagar, porque el día hábil siguiente se comienza con archivos y
numeración nueva).
--------------------------------EL NOTARIO------------------------------
--------------------
El Notario es un particular que ejerce Función Pública, da Fe Pública y viene del
derecho constitucional.
Todas las responsabilidades que le caben al servidor Público se aplica al Notario,
y este percibe sus ingresos del arancel judicial fijado por el Min Justicia y la
Superintendencia de Notariado y Registro, es por decreto o resolución , el Estado
no le paga al Notario

Calidad de Notario se pierde:

1. Por Retiro Forzoso
2. Por la Muerte
3. La Renuncia

REQUISITOS PARA EL CARGO DE NOTARIO

Cada 5 años se elige por Concurso el puesto de Notario, y debe cumplir con:
1. Tener la edad mínima de 30 años
2. Ser abogado de excelente reputación
3. Haber trabajado en cargo relacionados.

Requisitos que no son jurídicos pero que son necesarios, son la Rosca
y la Plata.

DIVISION DE NOTARIOS:

1ro Categoría Ubicados en Ciudades Capitales y áreas Metropolitanas.

Estos reciben sus ingresos de todo lo que ingrese a la
notaria. Es requisito ser Abogado. Deben pagar el 10% del
ingreso bruto al Estado, por cada escritura debe pagar
aporte a la Superintendencia y al Fondo de Notariado (ya
que con el Fondo se subsidia la 2da y 3ra Categoría)
2da Categoría Ubicados en Municipios que no hacen parte de áreas
metropolitanas y municipios alejados, tanto los de 2da y 3ra
3ra Categoría Categoría, reciben un Subsidio, este se recauda de lo que
paga el usuario por cada escritura pública (en todas las
notarías). Ese subsidio va entre desde 5 y 8 millones de
pesos, más lo que usted haga dentro de la Notaria.

No es Requisito ser Abogado, sin embargo se requiere ser

de Excelente reputación y buen comportamiento

NOTARIO INTERINO: es el que no está en Propiedad y solo será Funcionario

temporal, una vez entre al Concurso de Notaria, llegara a ser Interino teniendo la
posibilidad de elegir entre 2 Notarias del lugar.

CONCURSO POR SER NOTARIO: cuando se va a concursar, quien gana decide

en que notaria desea estar, pero se debe de tener una 2da opción de notaria. EJ:
Edilma gana el concurso y quiere la notaria 12 y si no accede a esa tiene otra
opción que es la notaria 10.
SELLO NOTARIAL: el Notario debe enviar su hoja de vida a la Superintendencia
para que este tenga los Sellos (de autenticación y del Notario, escogiendo la forma y
las tintas, ya que esto se realiza por motivos de Seguridad), Sin tomar posesión se
debe mandar hacer el Sello del Notario y la información del Sello debe ser
conforme a la ley. Se debe informar que color de tinta se va a utilizar, para que se
diferencie entre las Copias y los Originales (no son colores Primarios, son colores
previamente entonados).

FIRMA DEL NOTARIO: El Notario debe registrar sus Firmas ante la

Superintendencia y será la que se debe utilizar en la Notaria. Por lo que existen 2
tipos de Firmas debidamente registradas:
 Firma Larga - Actos Protocolarios e Importantes , como Escrituras.
 Firma Corta - Para las copias. Excepto que solo tenga una sola firma

El Notario debe tener en cuenta quienes deben ser sus encargados que por lo
general son 2.

El Notario Encargado va a utilizar los mismos Sellos de la Notaria, pero lo único

que cambia es su sello personal y también debe registrar si Firma.

Después de que la Super Intendencia apruebe a Edilma, cuando hay cambio de

Notario se destina un día o dos (generalmente sábado y domingo) sin obstaculizar el
servicio, lo único que debe entregar el Notario Viejo al Nuevo Notario son los
libros.

Para identificar el cumplimiento de la obligación (en Contrato): Día - Mes - Año -

Hora - Lugar/Notaria. El Contrato no será con la Notaria sino con el Notario mismo.
Y este se identifica con un NIT. Debe declarar Renta como Persona Natural y
como Persona Jurídica. Es un agente retenedor del IVA en la fuente.
Debe abrir una cuenta bancaria a diferencia de la Personal, para así tener una
Cuenta Única de la Notaria donde ingrese el dinero que va dirigido a la Notaria.

Por lo tanto el Notario como sus trabajadores deben de verificar los elementos que
componen los documentos, se debe de igual forma abstener de realizar un acto
cuando genera nulidad absoluta, ya que si genera nulidad relativa debe de
informarlo.

El Notario debe liquidar todo el personal hasta que el día que ocupó el cargo de
Notario. Y se debe de realizar un nuevo contrato inmediatamente cambie de
Notario.

POSESION: El Notario debe tener la Resolución de Nombramiento y Acta de

Posesión, para así el Notario se posesiona ante el Alcalde o ante la Primera
Autoridad. Si el Notario no tiene el Acta de posesión no puede sentarse y todos
sus actos sufren de Nulidad Absoluta. Los Notarios tienen 90 días de licencia al
Año, y tienen permisos para asistir a estudios o permisos que no interfieren con
las Licencias, también por Calamidad o Incapacidad. Para poder hacer uso de sus
permisos debe escribir a la Superintendencia (O EL Juez ante alcalde o
notario)diciendo quien va a ser elNotario Encargado (debidamente inscrito en la
Superintendencia), por los mismos días en que no estará en la Notaria, el
encargado estará bajo la responsabilidad del Notario Titular. El Notario Encargado
debe tener la resolución de nombramiento y la posesión ante el alcalde o 2
testigos; se debe tener el Numero de Resolución, se puede solicitar a la
Superintendencia y puede ser por cualquier medio electrónico.
AUTENTICAR: Fe que da el Notario de que una firma puesta en un documento es
la de esa persona. En los poderes el sello se llama Presentación Personal.

Los Notarios no pueden salir de un Circulo Notarial porque genera Nulidad

Absoluta. El Notario de Medellín no puede celebrar Matrimonio en Copacabana.

Al notario lo puede sancionar, suspender o retirar solo quien lo nombro.

LIBROS NOTARIALES: En la parte de Notariado, el Notario debe llevar los
siguientes Libros Principales (aquellos que no son del notario pero que los tiene que
cuidar):
1. Protocolo: el libro más importante de la Notaria, se dice "libro del
Protocolo" pero que está formado por varios libros (tomos), el protocolo se
forma, Con el original y anexos de las Escrituras
2. Relación: desde el 1er día hábil del año debe empezar un libro de relación
(la norma dice que el 1er día hábil comienza)
Fecha Núm. 1er Otorgante (el que 2do Clase de acto
Escritura comparece en escritura Otorgante
y firma y ese acto se
llama otorgamiento. Ej:
en compraventa el 1er
otorgante es el
comprador y el 2do
otorgante el vendedor)
02- 001 Pérez Pedro (vendedor) Juan Compraventa
Ene- 002 Edilma Valdez Testamento
2017 003 -------------- Abierto
005 --
03- 006
Ene-
2017

Una Escritura se debe registrar en la zona a la cual pertenece, pero la

clase de acto se puede hacer en cualquier parte del país.
En la casilla del 1er otorgante se pide el apellido primero para luego
realiza la búsqueda en el Libro Índice.
Los Notarios están guardando los libros en Archivo Digital (debe tener
autorización de la Superintendencia). Hoy en día se permite que desde la
notaria se haga el registro en línea, mediante un escaneo, para hacer
cuentas en renta, por tanto las Notarías tiene los libros y el Archivo. Ante
una perdida se reconstruye el archivo en la oficina de registro (para
bienes inmuebles) para rehacer el archivo, si no se consigue copia
alguna, yaper…. XD. El Gobierno saco decreto que con el listado de
población, ordena a renovar la identidad.
EJ: cuando llega Pedro a registrar la Compraventa, es necesario
que este el comprador también, cuando pedro firma la escritura
inmediatamente con la firma, faltando la del comprador, la notaria
la debe relacionar (darle número e inscribirla). A partir de la fecha
de otorgada (de la firma) se tiene 2 meses de plazo para que vayan
a firmar los que faltan (el comprador tiene hasta el 2 de Marzo). El
3 de Marzo el Notario le coloca una nota a la escritura que dice:
"Pasa para el Protocolo esa escritura sin autorizarla por no haber
comparecido en el plazo estipulado el otro otorgante, (porque la
firma del notario se llama Autorización), sin embargo se tiene una
acción Ejecutiva por Obligación de Hacer para firmarla; si en este
tiempo muere Juan Valdez, los herederos tienen la acción de hacer
cumplir el contrato, de que le adjudiquen el bien, deben de
demostrar que son herederos y deben firmar (diferente es que si
pasan los 2 meses y el notario la puso como no autorizada los
herederos tienen la acción , me tengo que ir por un proceso para
demostrar que Juan pago el dinero).
 Radicada o Relacionada la escritura ya está en el protocolo aunque
físicamente no esté.

3. Índice: es el Libro que contiene de todos los Otorgantes

4. Actas de visita: son las actas que se elaboran con la visita de la
Superintendencia, de revisión y control. La superintendencia debe revisar
ordinariamente una vez al año y extraordinariamente cuando se amerite,
como una Auditoria. Lo primero es contar el número de empleados, que
tenga baños, avisos, que el notario tenga todo lo necesario. En los libros se
anotan procesos disciplinarios y anotaciones

--------------------------ESCRITURA PUBLICA---------------------
----------------------------
Es el instrumento que contiene declaraciones de los particulares en actos jurídicos
emitidas ante el notario (art13)

COMO SE ELABORA?:
 Documento será en tamaño carta, se escribe por ambos lados, de tal
modo que el notario da copias de la escritura (en Compraventa mínimo 3
copias obligatorias, comprador-oficina de Registro de instrumentos y la
Oficina de catastro municipal)
 Redactada ya la escritura vienen los otorgantes y firman junto con huella,
y luego la firma del Notario. Si se encuentran errores en las firmas, se
tendrá que hacer una Escritura Aclaratoria o de Aclaración, la cual genera
derechos notariales también y que esos dineros que genera lo paga quien
cometa el Error.
 Si hay un error antes de las firmas, se debe decir que fue lo enmendado
entre comillas o entre paréntesis, hay otra forma de enmendar, y es cuando
se está digitando. Si no se logra identificar el error se da a entender que
hubo una "Alteración en documento público" lo cual acarrea delito.

NOTAS:
Es importante no firmar un documento el cual no contenga información, es
decir, en una hoja en blanco, pues conllevaría a fraude.
El notario debe colocar el número de hojas que se elaboro
Cada hoja de papel tiene un Código de Barras, que al final de la Escritura
Pública se debe identificar el número en la que termino con las Firmas.
Toda escritura paga Derechos Notariales, Todos los documentos de bienes
inmuebles sujetos a registro (registro de instrumentos públicos y por registro
impuesto de registro), deben pasar por:
 Gastos Notariales, EJ: como el de Compraventa, la cual en la venta
genera Retención en la Fuente (donde hay que pagar el 100%)
 Rentas, EJ: en Compraventa se ha de pagar por mitades
 Impuesto de Registro, EJ: en una Compraventa se cobra el 100% al
comprador, sin embargo las partes de común acuerdo pueden
convenir al pago de los derechos notariales.
PROCESO PARA REALIZAR ESCRITURA PUBLICA:
1. Recepción: el usuario va a la notaria y le dice al notario cuál es su
propósito, es decir con una Declaración. Averiguar la voluntad de la
persona, el acto jurídico que va a realizar y el notario le pide los
documentos pertinentes para ello. EJ: venta de inmueble es necesario el
título y certificado de tradición y libertad, paz y salvos de la propiedad
(predial, valorización, administración en propiedad horizontal; y si es un lote
necesita paz y salvo de administración de tasa de aseo) los cuales deben
estar vigentes.
2. Extensión: redactar el documento, el notario debe saber cada acto, cuáles
son los requisitos esenciales, legales, formales, externos (papel notarial,
interlineado, tipo de letra, etc.)
EJ: en Compraventa los elementos son: los Sujetos - Precio - Objeto
3. Otorgamiento: los otorgantes son los que comparecen a realizar el Acto de
Aceptación (Firman). Por tanto cuando se suscribe o se firma, se acepta
EJ: en el Testamento, será el testador y testigos; en la Compraventa
serán el comprador y vendedor; en el Divorcio es el abogado.
4. Autorización: es la Firma del Notario luego de que lo anterior esta correcto
y no falta nada. Con la 1ra firma la escritura pública hay que radicarla y
darle el número de escritura (relacionarla con el consecutivo que se lleve
en notaria), así falte un otorgante por firmar.
EJ: Un otorgante

 Para finalizar el proceso Se Inserta al Protocolo - aquel que se forma

con los originales de las escrituras, por lo que debe estar en regla Todos
los documentos que se exigen para cada acto

En principio todo lo que versa sobre bienes inmuebles, todo acto de

disposición de gravámenes, de limitación al dominio que versen sobre bienes
inmuebles deberá otorgarse por escritura pública.
EJ: Usufructo, Compraventa, Hipoteca, Fideicomiso sobre bienes
inmuebles, Afectación a Vivienda Familiar, patrimonio de familia
inembargable.
Fuera de bienes inmuebles tenemos ciertos actos o contratos que deben
llevarse por escritura. EJ: como el cambio de nombre; En Sociedades como
la Sociedad Anónima o la Limitada; en Familia la declaración Marital de
Hecho o el Divorcio o Cesación de Efectos Civiles; la Liquidación de Herencia
por Notaria; en Administrativo el Silencio Administrativo Positivo, Testamento
Abierto.

DIFERENCIA ENTRE DOCUMENTO PUBLICO Y PRIVADO….

Divorcio X Notaria (decreto 4436 del 2005)

1.Matrimonio Civil - hay que realizar un demanda, anexando:
 Acuerdo sobre los hijos (menores)
 Poder, se va a decir cómo se liquidara la sociedad en
tanto no se haya hecho la sociedad conyugal
 Documentos de identidad
 Registros de Matrimonio y de nacimiento (hijos)

2.Cesación de Efectos Civiles

Religioso

NOTA: Separación de Cuerpos tiene que ser por trámite Judicial y

tienen que seguir siendo fieles
----------------------------AUTENTICACIONES----------------------
Todos decimos "Vaya a una notaría a Autenticar"

Es la verificación o comparación que hace el Notario de Firmas, Documentos,

Huellas. Por tanto el Notario puede Autenticar:
 La Copia de un documento Original. EJ: cuando voy a la notaria con mi
diploma de abogado y con la copia para que el Notario me autentique la
copia, sin el original no puede hacerse
 La fotógrafa de una persona que está en un Documento (casi no se hace)

Que se autentica?. Hay que tener en cuenta la distinción entre:

 Documentos Públicos: emanado por un particular con funciones públicos,
entidades, pero estos se presumen Auténticos.
 Documentos Privados: requerirán de Autenticación.
Poder Especial, la norma dice que debe llevar Presentación Personal (es
decir, que debe ir personalmente a autenticar la firma, y el sello será el de
Presentación Personal)

Antes del CGP los abogados registraban la Firma para no tener que ir siempre a
Autenticar y se llama Firma Registrada, los notarios tienen unas Fichas y se
llama Firma Registrada, los notarios tienen unas Fichas y el sello que ponía era la
de Sello de Firma Registrada, sin embargo no son necesarios en un proceso
porque debían hacer presentación personal. Los representantes de Entidades
deben Registrar sus Firmas ya que se les permite que se les lleve a su despacho
los documentos para autenticar y que ellos no tengan que venir a la Notaria (como
ocurre con un Alcalde), dentro del circulo notarial (por lo que el Notario no puede
salirse de su círculo porque si ocurre sería un acto viciado de Nulidad Absoluta.
Todo documento que contenga derechos y obligaciones lleva el sello Notarial -
"Reconocimiento de Contenido, Firma y Huella". EJ: como en la Promesa de
Compraventa, Contratos de Arrendamiento

"Nota de Vigencia" es una nota de la Notaria donde certifica que aún no está
revocado, y el cual tiene una vigencia por 1 año; se utiliza para Poderes
Generales, Testamentos y autorizaciones o permisos por escritura pública para
sacar un menor del país.
EJ: yo otorgo un poder para que me vendan la casa hoy 29 de agosto de
2017, pero en 3 meses mi poderdante aún no ha vendido, por lo que va a la
notaria y solicita que certifiquen que el poder aun no esté revocado y así
vender la casa posteriormente.

Ante-Firma: es el nombre en mayúscula legible que precede o antecede la firma.

Art 69 - firma Ruego

Decreto 1260 del 70 Huella plantar
-----------------------------APOSTILLA-----------------------------------
-------------------------
DEFINICION: es la legalización (mediante un Sello) de la firma de un funcionario
público en ejercicio de sus funciones cuya firma deberá estar registrada en la base
de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se apostilla la firma del
funcionario público impuesta en el documento mas no se certifica ni revisa su
contenido.
Un documento se debe apostillar cuando el país en el cual surtirá efectos es parte
de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para
Documentos Públicos Extranjeros de la Haya de 1961.
La apostilla también podrá imponerse sobre documento privado. La firma del
documento privado deberá ser reconocida por notario público, la firma de éste
último deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones
Exteriores.

Cada sello de apostille trae un numero de autenticación y para el trámite en

Colombia se apostilla en el MinRelExt (Bogotá), en Medellín existe una ofician
delegada, en el mismo lugar de Pasaportes o puede hacerse por Internet.

El Ministerio tiene una lista que contiene los países que están en el convenio para
el proceso de Apostillado, sino un país no está en dicha lista el documento no
llega Apostillado (solo lo realiza el Cónsul) sino Legalizado.

Legalizar es distinto de Apostillar; Legalizar es un documento en el exterior que se

debe llevar ante el cónsul colombiano, el cónsul autentica la firma, no el contenido
del documento.

Cuando el documento llega a Colombia con el sello del cónsul, debemos llevarlo al
Ministerio de Relaciones Exteriores (Bogotá) para que este avale la firma del
cónsul.
En Notarias y Juzgados reciben el documento con la firma del cónsul y este pasa
por encima del Código General del Proceso:
1. Cónsul
2. Abono del Ministerio de Relaciones Exteriores.

NOTA - Si viene en otro idioma debe hacerse traducción con un traductor

oficial, inscrito en el Min de Relaciones Exteriores.

El convenio de la Haya y mediante ratificación de la L455/98, en Colombia empezó

a regir en el 2001 la abolición de requisitos de legalización, es decir, si el Estado
firmo este convenio quita la legalización pero habla del apostille.
 ------------------------------REGISTRO CIVIL (Nacimiento-
Matrimonio-Defunción)-------------------------
El Registro del Estado Civil se rige por el Decreto 1260 de 1970. El Estado
Civil es Indivisible, Imprescriptible e Indisponible; y tiene 3 elementos:
1. Nacimiento
2. Matrimonio:
3. Defunción: se presenta desde 2 supuestos, Vivo o Muerto.

NACIMIENTO
En el cual puede ser hijo -Matrimonial, Extramatrimonial, Con Reconocimiento Paterno,
Sin Reconocimiento Paterno-. Puede ser también un Hijo Legitimado (aquel que es
concebido y nacido antes del matrimonio y legitimado con el matrimonio)

Requisitos:
 Para aquellos que nacieron antes del año 2000, se exigía el Certificado
Medico
 Los nacidos después del 2000 les exigen el "Certificado de Nacido Vivo",
suministrado por el DANE. Este doc. viene por Original (para la Madre, si lo
pierde debe ir a sacar un Extrajuicio y a la clínica para que le certifique el
parto) y Copia (para el DANE), el doc. no puede tener algún error y si lo
hace la Clínica debe expedir un certificado de corrección.

Notas de Reciproca Referencia: es aquella nota que va al final del documento,

utilizado para cuando se hace una corrección de registros y así decir por qué y
para que de su reemplazo.

 El Formato de Registro Civil de Nacimiento tiene un indicativo serial

(siempre preguntan para sacar el registro, y es el número más importante) e
identificación, el CIA dice que se debe registrar inmediatamente al
nacimiento, hoy en día se presta el servicio de registraduría en las clínicas
mediante el decreto 1260. este documento tiene Original (queda en la
Notaria o Registraduría) y Copia (va para Bogotá) y entregan una Copia
Autenticada a los padres. Con ese registro le entregaban un "colilla" de
color verde que traía el número de serial, fecha de nacimiento y la notaria
que la registro.
 Número de Identificación: 5 dígitos y el penúltimo me daba una identidad de
si era Impar(femenino) o Par(masculino).
 Ahora existe el NUIP (número de Identificación Personal) que se le asigna a
quien nace y será su número de identidad y numero de cedula.
 Hay personas que viven alejados de las clínicas, en ese caso deben hacer
uso de 2 testigos o mediante partera para certificar el nacimiento ante la
Notaria.
 Si el muchacho nació dentro del matrimonio se presume del marido
 Si en el Registro de Nacimiento se encuentra el DECLARANTE, basta con
que lo registre uno de los 2 padres, o puede ir un familiar que lleve el
registro matrimonial y así diligenciar el requisito.
 Si el niño no nace dentro del matrimonio el Padre puede ir a reconocerlo y
será él, el DECLARANTE, y se da un Nota que dice que se ha legitimado
(se lleva al Libro de Varios para indicar la Legitimación).
Adopción del Menor: El niño que se ingresa en adopción tiene un 1er registro,
el de los padres biológicos. Cuando comienza el proceso, dicho trámite lo
adelanta ICBF y luego ante el Juez de familia quine aprueba la adopción,
pasa a la Notaria para que se abra un nuevo registro. Al niño no se le cambia
ni la fecha ni sexo ni lugar de nacimiento, solo se le cambia el nombre (es
decir, los apellidos de los adoptantes). La norma establece que debe haber
Confidencialidad del menor, por lo que en la parte de "Documento
Antecedente" se pone "Documento Autentico" lo cual indicara que es
Adoptado, pero no se hacen las Notas de Reciproca Referencia. Además en
la Notaria se llena el Libro de Varios, para indicar que se inscribe la Adopción
y tiene toda la información del folio anterior y nuevo, y el juzgado.

OTROS DOCUMENTOS O ACTOS QUE SE REALIZA EN NOTARIA

En la Notaria se puede obtener el documento de, Fe de Vida o
Supervivencia, para las personas de la 3ra edad, gracias al decreto
2012 para los anti-tramites se elimina este documento de
Supervivencia, ahora se exige que lleve la Supervivencia cuando no
comparece el señor y envía a una 3ra para reclamar la Pensión.

Se hace en la notaria las Declaraciones Extra-proceso (Dto 1557/89),

como su nombre lo indica, es por fuera de un proceso, sirve como
medio de prueba sumaria para proceso judicial.

En la notaria se dan copia Autenticada, llamado Copia de Protocolo, es

diferente
Las copias que me dan son en color rosado, por ambos lados, en
las páginas impares el notario autentica con el sello personal y la
firma, y al final le coloca el "Sello Copia de Escritura" el cual se
maneja en Protocolo, y me indica a quien está dirigida.
De cada escritura se dan 3 copias (comprador- Oficina de Registro
- catastro; o 2 para la sociedad y cámara de comercio), a Catastro
solo se expiden documentos cuando se cambia la titularidad.

El notario emite Certificados de:

 En el Registro Civil - un certificado no me sirve de mucho porque
necesito es la fotocopia del folio
 Sobre Cancelaciones de Hipoteca -
 Mediante Acta de Hechos que el perciba - solamente del circulo
donde se solicite esa certificación. EJ: cuando estaban haciendo
una represa que se rompió y en la cual mueren varios obreros,
la compuerta piden un notario para que certificara el estado y
fotografías de la compuerta para que este certificara el daño de
la compuerta, sin ser un perito.

NOTA: si el notario actúa fuera de su círculo estos actos sufrirán

de Nulidad Absoluta.

Art99 del Estatuto del Notario: desde el punto de vista formal, son nulas
4 - cuando no aparezca:
Fecha y lugar de la autorización
5 - siempre que se hable de bien inmueble es necesario dar a
conocer las matriculas inmobiliaria, no podría existir 2 número de
matrícula para un solo bien, si no determino el bien es sujeto de
nulidad.
MATRIMONIO
Tenemos el Estado Civil de Soltero o Casado.
Soltero - no se puede decir que es solamente Soltero, sino decir,
Soltero sin Unión Marital de Hecho (es decir soltero a la orden); puede
existir el Soltero con Unión Marital de Hecho, pero ojido que ahí hay que
preguntar si existe:
Sin Sociedad Patrimonial porque previamente se hizo
Capitulaciones para que no surgiera
Tener Sociedad Patrimonial Vigente. EJ: Edilma compra
vivienda (SUMH) hay que pensar en Afectación a Vivienda
Familiar. Solamente procede en este caso particular
Unión Marital de Hecho en Sociedad Patrimonial Disuelta y sin
Liquidar, cuando muere el compañero y se liquida en la Sucesión, o
puede que se demande al compañero donde se decreta la
sociedad pero sin liquidar
Sociedad Patrimonial Disuelta y Liquidada, se da el caso cuando la
pareja convive juntos y hay sociedad patrimonial y a uno de los dos
le otorgan un subsidio, van a la notaria y disuelvan la sociedad y
liquiden en ceros para obtener el subsidio

Soltero por divorcio

Soltero por Cesación de Efectos Civiles del Matrimonio Religioso
Soltero por Viudez - en este caso se liquida la Sociedad en la Sucesión

Casado - el estado civil es Casado, pero agregando:

Casado sin Sociedad Conyugal por Capitulaciones, antes de casarnos
se hizo las Capitulaciones para que no surja la sociedad. Existen 3
formas de Capitulaciones
Casado con Sociedad Conyugal Vigente,
Casado con Sociedad Disuelta y sin liquidar, por separación de bienes
Casado con sociedad conyugal disuelta y liquidada, pero pueden seguir
casados.

EJ: mi papa casado con mi mama (cuando se dice que es casado y no

se advierte que hay capitulaciones se entiende que es casado y con
sociedad conyugal vigente), pero mi papa se va con la mona
conviviendo 5 años, Cual es el actual estado Civil. Papa tiene casado
con sociedad conyugal vigente y una unión marital de hecho sin
sociedad patrimonial. Cuando papa se muera los bienes se liquidan en
la Sociedad Conyugal y la mona tiene opción de Porción Conyugal de
acuerdo a una sentencia y además la pensión. (Cuando la pareja lleva 2
años se presume la sociedad patrimonial y 5 años para otorgar la
pensión).

Como registro el matrimonio

Religioso:
 Católico - otorga una partida de matrimonio y registrarlo en Notaria,
pero la tengo que llevar a la Curia (antecedente del matrimonio) y la
autentique, solo con la autenticación la llevo al registro Civil.
 Otras Religiones - casa mediante un Acta de Matrimonio, pero la
religión tuvo que haber tenido la Personería y esta la tiene que
protocolizar por una Escritura, y posteriormente con el Acta la llevo a
Notaria y protocolizarla por escritura pública y así adjuntar la copia de
la personería jurídica. El antecedente es la Escritura pública de la
protocolización del Acta
 Civil:
 Juez - otorga un Acta, y esta protocolizarla por escritura pública y esta
la llevo al registro.
 Notaria - por Escritura Pública y esta la llevo al Registro. La Escritura
es el Antecedente

DEFUNCION
Se tienen en cuanta para la muerte presunta y realizar una sucesión, ya que si uno
de los herederos vende lo que fuere a obtener en la sucesión, se lo vende a un
tercero, este tiene que tener en cuenta que si el señor reaparece y demuestra la
buena fe y los herederos no, el 3ro pierde
Cuando se necesita certificar la Muerte Cerebral, se habla de muerte en la Ley de
Trasplantes, se permite que el medico determine aun sin que el corazón se
detenga del todo, porque en temas de trasplantes deben los órganos estar en
completa función, siempre que se de autorización de las familias. cuando la
persona en estado de muerte cerebral dio su consentimiento para la donación,
para lo cual el medico dicta su muerte solo cuando secén todos los signos vitales.
El tiempo después de desconectarlo al médico se le autoriza que certifiquen la
hora de muerte en el momento que se desconecta.
 ------------------CERTIFICADO DE INSTRUMENTOS
PUBLICOS-------------------------
CERTIFICADO DE TRADICION Y LIBERTAD
Regulado en la Ley1579 de 2012

Pasos:
1. Radicación - Cuando llego a la Oficina de Registro hay que ubicarse
en la taquilla donde me reciben el paquete que contiene la Escritura
Pública, luego me dan un recibo con el número de turno
2. Calificación - lo harán personas con estudios en Derecho (abogados),
son servidores públicos puesto que son cargos netamente estatal.
Quien realiza la Calificación debe tener conocimiento de los requisitos
esenciales de la Escritura Pública.
EJ: Pedro le vende a Edilma un Apto (compra-venta)
3. Inscripción - o Registro por parte de la Oficina
4. Constancia de Inscripción - Cuando ya está registrada me dan la
constancia de Inscripción, es muy recibo parecido al certificado.
(OJIDO). En él, dan la calificación de la Escritura, y solo aparece el
acto que fueron a inscribir.

OFICINAS DE REGISTRO: en Medellín se encuentran divididas en 2 zonas:

 Zona Norte - aquí se inscriben aquellos bienes ubicadas en la calle 50
(Calle Colombia) hacia el Norte. Ubicado en el sótano de la Alpujarra
 Zona Sur - aquí se inscriben los bienes de la calle 50 (Calle Colombia)
hacia el Sur. Ubicado en la Av. Oriental

INTRODUCCION AL CERTIFICADO DE TRADICION Y LIBERTAD DE

MATRICULA INMOBILIARIA.
Para revisar puede cobrar 350 mil pesos.
El estudio de títulos sobre un bien inmueble comienza pidiendo el "certificado de
tradición y libertad de matrícula inmobiliaria"
 Tradición, es decir el historial del bien
 Libertad, que no tenga gravámenes

OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE MEDELLIN NORTE

CERTIFICADO DE TRADICION Y LIBERTAD DE
MATRICULA INMOBILIARIA
Nro Matricula: 01N-66289

El número de matrícula es el número que tiene cada bien inmueble por lo que
no hay dos inmuebles con el mismo número. El Nro de Matrícula es el número
que esta después del guion (-), antes del guion son los dígitos de la oficina de
registro 01(Medellín) N(norte). Sin embargo luego del guion le siguen 2 ceros
(00), puesto que se dice que el número de matrícula está compuesto por 10
dígitos.

Siempre que doy la opinión de un Certificado Tradición y Libertad, debo tener

en cuenta:
 En qué fecha fue expedido el certificado
 Cuantas anotaciones tiene?

Circulo Registral.
Fecha de Apertura. Del Certificado Tradición y Libertad, cuando la abrieron y
con qué Numero de radicado.
Código Catastral. En catastro todos los predios tienen un radicado de 20 o 30
dígitos, viene en los recibos del predial para efectos de impuesto. En los
certificados nuevos se está tratando la unión de catastro y registro para que en
las escrituras este vista dicho número de ambos registros.
Estado del Folio: si leemos un folio que diga cerrado quiere decir que el predio
no puede tener más anotaciones jurídicas, y queda solo como historia.
Como se cierra un folio?: Tengo un lote con número de matrícula, y
decido subdividir o lotear (segregados) con el área que me permita el
plan de ordenamiento territorial, y a cada uno me dan un número de
matrícula diferente, por lo que se denomina Matricula de Mayor
Extensión, lo que quiere decir se cierra el 1er predio y se indica Folio
Cerrado; al contrario existe cuando tengo varios lotes y quiero unirlos por
lo que se denomina Englobar. En una sucesión si se realiza una división de
lote sin el POT queda por Comunidad.

NOTA: "En el CTyL La información se divide en por iguales (=) y luego líneas (-
), sin embargo estas últimas no son simples líneas sino que son micro texto."

Descripción, cabida y linderos. Comprende la descripción del predio, y dice

cuál es el tipo de predio.
"Cabida" quiere decir el área. Cuando habla de "Varas" las tengo que
convertir a metros. Además hay unos certificados que dicen, "Ver
Descripción", por lo que hay que complementar la información.
Complementación. Son las que tienen los predios con más de 20 años, por lo
que complementa las demás anotaciones, dando a conocer su historia 20 años
atrás.

Dirección del Inmueble. Cuando son lotes y predios rurales no tienen

nomenclatura.

Matricula Abierta con Base en las Siguientes Matriculas, me está diciendo

que la matricula se abrió con base en una que se define en el doc., si no lo dice,
quiere decir que el predio es una casa o un apartamento y no tiene
sometimiento a propiedad horizontal, si no referencia otra matricula se
denomina "Matricula Matriz", pero si se da la info de la matricula quiere decir
que la matrícula de estudio es una "Matricula Segregado".

Anotación. Las anotaciones son en orden Consecutivo y Cronológico.

 Nro. 1: fecha y radicación. Cuando dice "SN" es sin número.
 Doc.: que se llevó para realizar el acto. Puede ser una escritura, una
resolución o sentencia, donde cada una de be tener la fecha, el lugar y
el valor.
 Especificación: se presenta los códigos de la oficina de registro, y el tipo
de acto
 Personas que intervienen en el acto: La "X" indica el Titular
 Firma del Registrador

Número total de Anotaciones

NOTA: "Para conocer los bienes de una persona me dirijo a Catastro, donde
dan la certificación de los bienes con número de matrícula".
Con un número de matrícula, construyeron 2 predios con número de
matrículas segregados, la Matriz se convirtió en Matricula de Mayor
Extensión (en el documento se identifica cuando procede al final) y luego del
número total de anotaciones, se dice "con base en esta matricula se crearon
los siguientes Matriculas Inmobiliarias".

 FOLIO POR COLUMNAS: formato antiguo que aun opera en varias

regiones del país, es igual al Certificado Tila
  FOLIO MAGNETICO: es el actual formato del Certificado Tradición y
Libertad.

Clase del Martes 17

P FAMILIA Inembargable: ley 70 del 31, se hacía por proceso judicial, ahora con
los cambios se hace voluntariamente
 Requisitos: tener la propiedad, hijos menores y que la propiedad no supere el
valor de 250 SMLMV (valor catastral).
 Cuando compro vivienda (de interés social o interés prioritario o desarrollo de
planes de vivienda) es obligatorio establecer PFI, de lo contrario el registro te
inadmite.
 Hay un Límite de Viviendas
 Se cancela por Escritura Publica
 Si los hijos son mayores de común acuerdo papa y mama van a notaria
y hacen la cancelación, nombrando curador.
 Si aún tienen hijos menores y necesitan cancelar el patrimonio para
enajenarlo, antes del CGP había que solicitar un Curador (por Juzgado)
para los menores y este fuera a la notaria para cancelar, ahora el CGP
le dio facultad a los notarios y que ellos mismos nombren el curador
(ART 617 se hace

AFECATCION A VIVIENDA FAMILIAR: si tenemos un requisito, Casados o con

Compañero permanente y que esté vigente la Sociedad Conyugal o Patrimonial. Si
efectuó capitulaciones no opera.
 ambos (SC o SP) tornan el bien inembargable, pero el Patrimonio de Familia
se considera Objeto Ilícito desencadenando en Nulidad Absoluta del Acto de
Registro
 Doble Firma: protegiendo a las mujeres. EJ si juan va a comprar y hay
Sociedad Conyugal procede la afectación
 Hay un Límite de Viviendas para la Afectación, y es de 1 vivienda
 Se constituye por Escritura pública, ministerio de Ley.
 No interesa si hay o no hijos.
 Se cancela de mutuo acuerdo

La afectación sirve para defraudar acreedores. EJ atropello a alguien con el

carro, voy a la notaria y afecto a vivienda familiar mi casa

NOTA: pueden coexistir el Patrimonio FI y la Afectación VF