Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
2do Nivel
(Intermedio)
I. Uso de Funciones Complejas y Anidaciones
1. Repaso de Operaciones
2. Utilizar Funciones
3. Ejemplos de Funciones
4. Funciones más Comunes
5. Insertar Funciones con Autocompletar
6. Aplicando Funciones Lógicas
7. Usar Funciones de Búsqueda
8. Uso de Funciones de Texto
9. Utilizar Funciones de Fecha y Hora
10. Conociendo Funciones Estadísticas
11. Usando Funciones de Información
1. Administrador de Nombres
2. Ventana de Inspección
3. Auditoria de Datos: Rastrear Dependientes, Rastrear Precedentes y
quitar Flechas
4. Evaluar Formula
5. Mostrar Formulas
6. Esquemas
7. Subtotales
1. Texto en columnas
2. Quitar Duplicados
3. Validación de Datos
4. Lista despegable
5. Cuadro combinado
IV. Crear Gráficas de Excel
1. Introducción
2. Ajustar gráficos con rapidez
3. Etiquetas de datos más enriquecidos
4. Tipos de gráficos
5. Minigráficos
6. Crear una plantilla de Grafico
I. Uso de Funciones Complejas y Anidaciones
1. Repaso de Operaciones
a. Operadores
Son los que permiten que las formulas puedan realizar las diferentes operaciones
con los datos.
Operadores Matemáticos:
Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del
tipo numérico.
Operadores de Relación:
Las fórmulas que usan operadores de relación arrojan respuestas lógicas del tipo
Verdadero o Falso, según como sea evaluada la comparación. Los datos a
comparar pueden ser numéricos o de texto
Operador de Texto:
Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases.
Los datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o también numérico, pero
el resultado de estas fórmulas son datos del tipo texto.
Operadores de Referencia:
Los operadores de referencia se utilizan en las fórmulas para indicar que se debe
hacer con las celdas o los rangos de celdas.
Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer
referencia a un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular.
El punto y coma (o la coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que
se desean unir para una operación determinada.
El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea
realizar una operación solamente con la intersección de ambos rangos, y no con
todas las celdas en conjunto.
b. Fórmulas
Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos
escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los
operadores.
De este modo se podrán escribir entonces todos los cálculos que uno desee
utilizando para ello las fórmulas de Excel.
Sin embargo, si estas fórmulas son muy comunes en nuestros cálculos, o si éstas
llegan a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso
de las “funciones”, que es un método abreviado para escribir fórmulas.
Una fórmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u
operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir
de otros ya existentes.
A continuación se muestra
el ejemplo de una fórmula
que contiene algunos de
los elementos mencionados.
Automáticamente
cuando se comete
un error al escribir una
función aparece un
código de error y una
etiqueta inteligente con
la que puede desplegar
las opciones de
corrección.
Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia absoluta
es decir, que aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la
celda C15 no cambie nunca.
Referencias relativas en Excel
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha
referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula.
Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:
Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se
mantiene hacia $C$1. Es decir, aun cuando se halla copiado la fórmula a filas
diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es
importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias
porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.
2. Utilizar Funciones
Una función es una fórmula especial que ya está escrita dentro de Excel y realiza
una operación que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o
como componentes para construir fórmulas más extensas. Los valores sobre los
cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos.
A continuación
se presenta un
ejemplo de una
función y cómo
debe escribirse.
De las 329 funciones que ya existían en Excel, la versión 2007 a 2016 ha agregado
10 funciones más haciendo un total de 339 funciones, las cuales se clasifican ahora
en las siguientes categorías:
Insertar funciones
El cuadro de diálogo Insertar función en Excel simplifica el uso de las funciones
en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar
la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.
Usar funciones
Existen algunas funciones más utilizadas que otras. Ya sea por su funcionabilidad
o por su uso especializado en resultados.
• Suma
• Promedio
• Potencia
• Máximo o Mínimo
• Si condicional
Función =Suma(
Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de cálculo, razón por la
cual se proporciona con múltiples acceso y formas.
Función =PROMEDIO(
Está muy relacionada con la función suma, funciona exactamente igual que la
suma, pero no existe ninguna tecla predefinida, por lo que debemos introducirla
manualmente, o formularla por medio de la combinación de las funciones =suma(
, y =contar(. Cuando introducimos una función mediante el teclado, podemos
escribirla por completo o hacer lo siguiente:
1. Borra el contenido de la última fórmula
2. Escribe lo siguiente:
=PROMEDIO(
Estas funciones son de las primeras formas de encontrar información en una tabla
o grupo de datos ordenados. Entregan el valor solicitado dentro de un grupo de
datos ya sean números, fechas o resultados de funciones. Y Contar cuenta la
cantidad de datos sin importar su tipo.
Las funciones como cualquier fórmula deben empezar con un signo igual, y el
resultado de la ésta aparecerá en la misma celda donde se escribe la función.
La Función SUMA
Suma de las edades de todos los pacientes:
=SUMA(B4:B11) Rpta: 35
Esta función considera solo las celdas con datos numéricos (ignora la celda B6)
La Función PROMEDIO
Promedio de edades de todos los pacientes:
=PROMEDIO(B4:B11) Rpta: 8.75
La Función MAX
Edad máxima de un paciente:
=MAX(B4:B11) Rpta: 11
=MIN(B4:B11)Rpta: 3
Encuentra el mínimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del bebé
porque no es un dato numérico)
La Función CONTAR
Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada
=CONTAR(C4:C11) Rpta: 5
Esta función cuenta cuántas celdas tienen datos numéricos (las fechas son
números)
La Función CONTARA
Cantidad Total de pacientes
=CONTARA(C4:C11) Rpta: 6
Esta función en cambio cuenta cuántas celdas en total están ocupadas sin
importar el tipo de datos
La Función ENTERO
Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales:
=ENTERO(PROMEDIO(B4:B11)) Rpta: 8
=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0) Rpta: 9
La función Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor
calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear
el resultado.
5. Insertar Funciones con Autocompletar
Estos valores se utilizaran en funciones como SI, O y NO (IF, OR, NO). Estas
funciones reciben entradas lógicas y proporcionan una salida lógica. Aparte de
poder introducir los valores VERDADERO y FALSO directamente, como
constantes, existen también las funciones VERDADERO() y FALSO(), que
devuelven el valor que su nombre indica. Por ejemplo, si escribimos
=VERDADERO() en la celda D4, quedará escrito “Verdadero”.
Función Si
La función SI permítenos testar una o varias pruebas lógicas y, en función de los
valores de estas pruebas, decidir, que poner en una celda. Por ejemplo, en la
Figura, si el salario es más de 800 es suficiente, por lo que en la tercera columna
ponderemos un “Si”, mientras que si no llega a ese valor pondremos “Non creo”.
La cuarta columna de la misma figura muestra el valor que falta para 800, pero
solo para aquellos empleados con un salario menor de 800.
Tanto el Valor si verdadero como el Valor si falso pueden omitirse (el resultado
sería “” o la celda en blanco), o ser a su vez fórmulas. Así, en la a tercera columna
(“¿suficiente?”) de la Figura, tanto el Valor si verdadero como el Valor si falso son
constantes de texto, mientras que la cuarta columna (“¿Canto falta para 800?”),
el Valor si verdadero es la resta de 800 menos el valor de la celda
correspondiente.
Esta fórmula se copió para los demás empleados, por lo que en la tercera fila
tenemos en la celda C3 la fórmula =SI(C2>800;”Si”;”Non creo”). En este caso:
− Sentencias SI anidadas
− Uso de tres operadores lógicos: Y, O, NO.
Sentencias SI anidadas
Supón que en la hoja de cálculo anterior no deseamos indicar “Si” o “Non creo”
para saber si el salario es suficiente o no, sino que queremos ser más precisos,
indicando lo siguiente:
Excel nos permite escribir fórmulas que realicen este tipo de operaciones. Para
ver cómo se puede hacer, veamos de una manera más formal cómo podemos
describir el criterio anterior.
Es decir, el proceso se desdobla en dos:
Existen casos en los que la prueba lógica de la función SI no es sencilla, sino que
debe verificar más de una condición,
para ello hay más funciones lógicas
(que cumplen el papel de operadores
lógicos en los lenguajes informáticos), y
que son AND (Y), OR (O) y NOT (NO).
− O(valor_lógico1[;valor_lógico2;…])
− Y(valor_lógico1[;valor_lógico2;…])
− NO(valor_lógico)
Por supuesto, cada uno de los parámetros puede ser un valor lógico como
VERDADERO o FALSO, condiciones que se evalúan (como B2<600) o más
complejas, como el resultado de evaluar una función que devuelve un valor lógico.
Así, las siguientes fórmulas son válidas:
O(VERDADERO;FALSO)=VERDADERO
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar
con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones
específicas para realizar búsquedas de datos.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos
devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al
número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a
partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como
argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que
contenga una fecha.
10. Conociendo Funciones Estadísticas
Las funciones Estadísticas sirven para realizar el análisis de los datos almacenados
en una hoja de cálculo. Permitiendo por ejemplo obtener el número de entradas
de datos o el valor promedio de los mismos. La estadística es una disciplina
matemática que estudia las formas de recopilar, resumir y sacar conclusiones de
los datos. Las funciones estadísticas de Excel permiten realizar el análisis
estadístico de información, ya que este requiere de fórmulas para obtener la
media, varianza mediana, desviación estándar y otras.
Las principales funciones estadísticas comúnmente utilizadas en Excel son:
PROMEDIO, CONTAR, FRECUENCIA, MAX, MEDIANA, MIN y MODA
11. Usando Funciones de Información
Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca
de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja,
,su formato, el tipo de valor que contiene una celda ó inclusive si la celda tiene el
valor de error.
Ejemplos
II. Herramientas para administración de datos
1. Administrador de Nombres
Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los
nombres definidos y los nombres de tabla del libro.
Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar el valor
y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o
determinar el ámbito. También puede ordenar y filtrar la lista de nombres y
agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicación con facilidad.
Excel ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser
de gran utilidad.
La ventana de
inspección mostrará el
resultado actualizado
de la celda D13 (de la
hoja “Reporte
Ventas”) para cada
cambio que realice:
5. Mostrar Formulas
Para ver las fórmulas que usamos nos dirigimos a la pestaña de fórmulas
Podríamos definir un esquema como un resumen preciso que refleja los conceptos más
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser perfectamente el índice de un libro, donde vemos
todos los puntos tratados en el libro. También podemos ver como ejemplo de esquema
el índice de este curso, que contiene los puntos más importantes que se tratan en él y,
además, está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto,
es decir, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.
Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de
una estructura por niveles. Por ejemplo, si tenemos datos sobre las precipitaciones
ocurridas a lo largo del año en toda España con las precipitaciones mensuales de todas
las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si
únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una
estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para
hacer un esquema.
- En una hoja sólo podemos incluir un esquema. Para tener más de un esquema
sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2013 pueda crear el esquema de
forma automática:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezcladas.
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20,
D20 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 aparecen los totales de los subtotales.
Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema, como podemos ver a
continuación:
En la imagen anterior, podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona
situada a la izquierda de las filas y otra línea sobre las
columnas de la tabla.
Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican
cuántos niveles tiene el esquema.
- por autonomías
Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos
- y + de cada nivel.
Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer
trimestre, comprimiremos ese trimestre. Si hacemos lo mismo sobre los niveles de
cada autonomía, el esquema se nos quedaría como vemos en la imagen.
6.3. Creación manual de esquemas
La segunda opción es la de crear el esquema manualmente.
Para crear un grupo, debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de
las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos
a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan
fórmulas de sumario.
Para trabajar un poco más rápido, podemos utilizar las teclas para agrupar y
desagrupar.
Borrar un esquema.
Ocultar un esquema.
Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2013 nos ofrece para minimizar el
problema y así trabajar de una manera más cómoda con los datos introducidos.
Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaña Vista y
pulsar el botón Nueva ventana. Si la ventana que teníamos estaba maximizada, no
nos daremos cuenta de que haya ocurrido algún cambio en la ventana pero, si nos
fijamos en la barra de título, podemos ver que ahora el nombre del documento
además tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo
documento.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo, hacemos clic en Organizar todo y
seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de cómo estén
situados los datos en la hoja.
Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es
utilizando las barras de división:
arriba del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris que está
encima de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón toma el aspecto ,
indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo.
- La barra de división vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal
a la derecha del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris vertical
que está a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón adopta la
forma , indicando el desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la
izquierda.
Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así
desplazarnos únicamente sobre ellos teniendo siempre disponible la vista de las
cabeceras, podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.
1. Texto en columnas
Para poder separar cada información en una columna con la que poder trabajar
debemos irnos en primer lugar señalar toda la información, para ello simplemente
haremos clic izquierdo en la primera celda con información y mantendremos
pulsado el botón del ratón y arrastraremos la selección hasta la última celda con
datos.
Después nos dirigiremos a la pestaña de
Datos.
Se nos abrirá una nueva ventana, en ella debemos decirle a Excel como están
separada la información, en este caso está separada por comas por lo que
seleccionaremos la opción de Delimitados y pulsamos el botón siguiente.
En la siguiente ventana
elegiremos como
separadores la coma y
Excel nos ofrecerá una
vista previa de cómo
quedarán los datos en
la parte baja de la
venta. Si la información
se adapta a lo que
necesitamos pulsamos
el botón siguiente
En esta ventana nos permite elegir el formato de datos de cada columna para
adaptar el resultado a nuestras necesidades. En este ejemplo lo dejaremos todo
como esta y
pulsaremos el botón de
finalizar.
Supongamos que nos han enviado una tabla en donde nos aparece la
información duplicada y queremos eliminar dicha información, Excel puede
ayudarnos a hacerlo. En la siguiente tabla podemos observar como la información
de los meses esta duplicada.
Se nos abrirá una nueva ventana. En ella debemos elegir que información
queremos utilizar como referencia para proceder a eliminar la información
duplicada. En nuestro caso marcaremos solo la casilla del mes.
Esto nos eliminará todas las filas que tengan duplicadas el mismo texto. En este
caso los meses. Pulsamos el botón de aceptar y obtendremos el resultado.
3. Validación de Datos
Está herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos en las celdas
que contengan la validación, es decir, solo permiten la escritura o selección de
datos válidos, por ejemplo no se permitirán números con decimales en celdas
donde se hayan validado para datos enteros. Para validar datos en las celdas,
realice lo siguiente:
2. Colóquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que
llevarán la misma validación, selecciónelas todas.
NOTA Cabe mencionar que el estilo Grave es el más restrictivo de todos los
estilos, ya que por ningún motivo permitirá la entrada de los datos que no
cumplan con la regla de validación, mientras que los otros estilos
Advertencia e Información si lo permitirán.
4. Lista Desplegable
Las listas desplegables en Excel nos ayudan a garantizar que los usuarios elegirán
un solo valor de la lista en lugar de ingresar sus propios valores.
Para crear una lista desplegable debemos colocar la lista de elementos dentro de
un rango de celdas y posteriormente indicar dicho rango como el origen de datos
de la lista. A continuación, enlistaré los pasos exactos que debemos seguir:
Ahora que hemos creado la lista desplegable en la celda B2, cualquier usuario de
la hoja podrá seleccionar alguno de los valores de la lista o podrá dejarla en
blanco, pero no podrá ingresar un valor diferente.
La siguiente imagen muestra el resultado después de haber ingresado el texto
“Domingo” en la celda B2 y pulsar la tecla Entrar. Excel sabe que no podemos
ingresar un valor diferente a los elementos de la lista y por lo tanto muestra un
mensaje de error.
De esta manera, la lista desplegable nos ayuda a asegurar que los usuarios de la
hoja solamente ingresarán alguno de los elementos de la lista.
Si copiamos y pegamos una celda que contiene una lista desplegable, entonces
la celda destino también tendrá la misma lista desplegable. Excel copiará la regla
de validación de datos a la nueva celda, pero cada una será independiente y podrá
tener un valor diferente.
En la siguiente
imagen puedes
observar que he
agregado los
días sábado y
domingo al final
de la columna E.
Una vez que hemos modificado las celdas que contienen los elementos de la lista,
debemos actualizar el origen de la lista con el nuevo rango de celdas. Para hacer
este cambio debemos seleccionar la celda que contiene la lista desplegable y
pulsar el comando Datos > Validación de datos.
Cómo eliminar la lista desplegable
Cuando tenemos una celda con una lista desplegable, la tecla Suprimir eliminará
la selección realizada en la lista, pero no desaparecerá la lista de la celda. Si
quieres eliminar una lista desplegable, debes eliminar la regla de validación de
datos y para eso debes ir a Datos > Validación de datos y en las opciones para
Permitir deberás elegir la opción Cualquier valor.
También puedes
hacer clic en el botón
Borrar todos que se
encuentra en la
esquina inferior
izquierda del cuadro
de diálogo. Y si lo
prefieres, puedes
evitar abrir este
cuadro de diálogo y
eliminar la lista desde
la pestaña Inicio >
Editar > Borrar > Borrar todo. Con cualquiera de estos métodos se eliminará la
lista desplegable de la celda y podrás ingresar cualquier valor en ella
5. Cuadro combinado
Un cuadro combinado muestra una colección de uno o más elementos de entre
los cuales podemos elegir una opción. Un cuadro combinado es diferente a una
lista de validación de datos ya que nos permite conocer la opción que el usuario
ha seleccionado en el momento.
Ahora, utilizando el puntero del ratón, deberás dibujar sobre la hoja el Cuadro
combinado que necesitas. De inmediato observarás en pantalla el control de
formulario recién creado. Aún después de haber dibujado el control, puedes
modificar su tamaño arrastrando cualquiera de las esquinas hasta obtener el
tamaño deseado.
Para configurar las opciones del cuadro combinado debemos hacer clic en el
botón Propiedades que también forma parte del grupo Controles dentro de la
ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Formato de control.
En la opción Rango de entrada seleccionaremos las celdas que contienen los
valores de texto que se desplegarán dentro del cuadro combinado. Y en el cuadro
de texto Vincular con celda seleccionaremos una celda que mostrará el número
de la opción que se haya elegido. Al aceptar los cambios se creará el control con
el funcionamiento que necesitamos, observa su comportamiento.
Observa cómo la celda vinculada (C7) muestra el número del elemento de la lista
que ha sido seleccionado. Si se selecciona el primer elemento se mostrará el
número 1 y así sucesivamente hasta el final de la lista. La celda vinculada puede
ser de gran utilidad para tomar alguna decisión en base a la selección del usuario.
IV. Crear Gráficas de Excel
1. Introducción
Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores
numéricos.
Nota que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es
necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los
datos de las celdas adyacentes.
Una vez hecha la selección, clic en Insertar > Gráficos y hacer clic sobre el botón
del tipo de gráfico que desea insertar, seguidamente se mostrará un menú donde
permitirá seleccionar el gráfico deseado
Por ejemplo, para crear el gráfico de líneas mostrado en la sección anterior pulsé
el botón Gráfico de líneas y posteriormente seleccioné la opción Línea con
marcadores tal como se muestra en la siguiente imagen:
Con estos simples pasos se aprende cómo hacer gráficos en Excel. Tal vez la parte
más complicada del proceso es saber elegir el gráfico adecuado para nuestros
datos pero si se encuentra en esta situación, Excel tiene una nueva funcionalidad
que nos ayudará en el proceso de selección de un gráfico.
Una vez creado el gráfico y hacemos clic sobre él se mostrará una ficha
contextual llamada Herramientas de gráfico la cual contendrá comandos
específicos para trabajar con los gráficos creados.
Los comandos están agrupados en las fichas Diseño y Formato que contienen
comandos para cambiar el estilo del gráfico y su diseño así como el comando
necesario para cambiar el tipo de gráfico. Como cualquier otra ficha contextual,
al momento de remover la selección del gráfico, la ficha Herramientas de gráfico
se ocultará.
Al pulsar el botón Aceptar podrá notar que se inserta una nueva hoja en el libro y
lo único que existirá en dicha hoja será el gráfico de Excel. Si desea regresar al
gráfico incrustado en la hoja debes seguir el procedimiento inverso seleccionando
de nuevo el comando Mover gráfico pero en esta ocasión seleccionando la opción
Objeto en Hoja.1
2. Ajustar gráficos con rapidez
3. Etiquetas de datos más enriquecidos
4. Tipos de gráficos
Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus
puntos fuertes y por eso mismo los señores de Microsoft no paran de
inventar nuevos tipos de gráficos. A continuación te explicamos cuales son
los diferentes tipos de gráficos Excel que puedes crear.
Columnas agrupadas
En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas
sencillo, en el que sólo tenemos una única serie de datos que va a de Enero
a Julio (categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en
vertical aquellos meses con mayores valores y permite comparar muy
fácilmente con el resto de los meses.
Columnas agrupadas con varias series
En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año
anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a
año. En este caso hemos mantenido los mismos meses.
Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de
hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la
suma de dos series de valores.
El truco para mejor este gráfico es crear una serie intermedia con un color
que resalte mucho.
2. GRÁFICO CIRCULAR (O DE QUESITOS)
Estos gráficos
circulares son de los
más utilizados en
Excel.
Gráfico de áreas
Como puede verse en la
siguiente imagen este
gráfico de Excel nos
permite representar las
series como valores. Por
ejemplo, en este ejemplo,
podríamos comparar las horas dedicadas a una tarea en el Año 1 frente al
Año 2. También lo podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra
comparativa.
Áreas apiladas
Este tipo de gráfico
Excel nos permite
acumular ciertos
valores de manera muy
gráfica. Es muy
frecuente usarlo para
ver volúmenes que se
usan de manera continua. Podría usarse para ver el volumen de agua
acumulado en diferentes pantanos por ejemplo. Como puedes ver, el
volumen de agua acumulado en este caso disminuye en los meses de Junio
y Julio. El gráfico de áreas en Excel es uno de los más utilizados, debido a
la gran claridad que aporta.
4. GRÁFICOS DE LÍNEAS
Líneas
Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este
gráfico Excel está muy indicado cuando en las categorías tenemos
cualquier referencia de tiempo como días, años, meses, horas, minutos…
Esta tercera variable está representada por el tamaño del punto como
puede verse en la siguiente imagen.
6. GRÁFICO COMBINADO
Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos
podemos tener dos de los gráficos anteriormente explicados en un único
gráfico. Normalmente se usan para representar variables que son
completamente diferentes. Por ejemplo, podríamos comparar el
porcentaje de dedicación a una tarea frente al resto y el coste de dicha
tarea. Como ves, no parecen características similares y por eso las usamos
con gráficos de diferente naturaleza.
Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico
de araña se vería de la siguiente manera en Excel:
Histograma
El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores
de una única serie de datos histórica. Por ejemplo, se usa mucho para
comparar series pluviométricas (de lluvias) en una región a lo largo de un
año.
Las características tan peculiares de este gráfico en Excel hacen que tenga
este aspecto tan peculiar.
10. GRÁFICOS DE JERARQUÍA
Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar
aquellos valores que sobresalen del resto de una manera muy visual.
EL MAPA DE LOS GRÁFICOS
Estoy seguro de que después de ver más de 10 tipos de gráficos de Excel
diferentes te sientes un poco mareado, pero no te preocupes. Hemos
preparado el mapa de los gráficos para que puedas guiarte en tú aventura
con las gráficas para que siempre puedas apoyarte en ello a la hora de
hacer gráficos en Excel. Este mapa te servirá para saber qué tipo de gráfico
es mejor en cada situación. Guárdalo porque es el mapa que te llevará hacia
el gran tesoro: acertar con el tipo de gráfico de Excel que necesitas en cada
momento.
GRÁFICOS EN 3D
Casi todos los tipos de gráficos que hemos visto en esta guía pueden
hacerse en 3D, o al menos, dar aspecto de relieve a las diferentes formas.
Te aviso desde ahora, tengo una manía persecutoria contra los gráficos 3D.
No se muy bien de donde viene pero lo que sí que te puedo decir es que
no he visto gráficas más feas que las que son en 3D. Te garantizo que he
visto muchos gráficos y todavía no he visto un informe que tenga gráficos
en 3D hechos con Excel que no me hayan hecho tener pesadillas.
Ahora bien, otra cosa son los gráficos con relieve, esos sí que me gustan.
Y si los haces bien pueden tener un efecto muy chulo, muy moderno. Por
ejemplo, un gráfico de columnas como el que veíamos antes puede ser muy
sencillo de hacer y, en ocasiones, puede parecer poco trabajado. En la
siguiente imagen vamos a ver un gráfico hecho con relieve. Bueno, una
comparación del antes y el después y estoy seguro de que te gustará lo
que vas a ver.
No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el gráfico de la
derecha te parece mucho más trabajado. Efectivamente, tiene unos pocos
cambios además de poner las columnas con relieve pero ya te digo que la
diferencia entre uno y otro pueden ser 30 segundos, no más.
5. Minigráficos
usaremos el icono de
Rango de datos para
seleccionar el rango de celdas
que contiene los datos a
representar, y el de Ubicación
para indicar la celda en que se
creará el minigráfico, para
después hacer click en el
botón Aceptar.
Cuando tengamos seleccionado un minigráfico se mostrará la pestaña Diseño,
desde cuya cinta de opciones podremos configurar diversos aspectos del mismo.
6. Crear una plantilla de Grafico
Pero además, si siempre haces los mismos gráficos y retoques, no hace falta que
estés todo el día haciéndolos. Excel te da la posibilidad de que guardes un modelo
de gráfico que hayas modificado tú como plantilla para que después puedas
reutilizarlo siempre que quieras, en el mismo libro en el que estás trabajando o
posteriormente en otro libro. Personalmente yo suelo crear un montón de
plantillas. Después me vienen muy bien como punto de partida para no tener que
modificar todo el gráfico.