Los diferentes tipos de motivación personal

Algo fundamental que debemos entender antes de describir los diferentes

tipos de motivación, es que el grado de motivación personal que sentimos
por una misma cosa puede tener intensidades distintas en cada uno de
nosotros. Es en realidad la importancia que le damos cada una de nosotras a
ese objetivo, lo que indica el nivel de motivación que sentimos por llevarlo a
cabo.
Ahora sí, te presentamos los diferentes tipos de motivación y las fuentes de
motivación que nos impulsan a actuar de la manera en que lo hacemos.
1. Motivación extrínseca
Como su nombre indica, cuando nos referimos al tipo de motivación
extrínseca estamos hablando de estímulos que nos impulsan a actuar, que
son provenientes del exterior y de la actividad que realicemos. En este
sentido, lo que nos motiva en realidad son las recompensas
externas que obtenemos al lograr el objetivo, como pueden ser el dinero o
el reconocimiento.
Vale la pena aclarar que cuando tenemos este tipo de motivación, no
necesariamente sentimos satisfacción al hacer todo aquello que debamos
hacer para lograr el objetivo que tenemos planteado; es únicamente la
recompensa que recibimos al cumplir con la meta lo que nos motiva.
Por ejemplo, podemos trabajar en algo que en realidad no nos guste, pero
nos motiva el dinero que recibimos por haber trabajado; o cuando estamos
en la universidad y estudiamos fuertemente para pasar una materia que nos
cuesta trabajo y no nos gusta, pero nos motiva y el haber logrado esa
materia que es necesaria para podernos graduar.
2. Motivación intrínseca
A diferencia de la motivación extrínseca, en este tipo de motivación el
impulso que sentimos para realizar una actividad proviene de nuestro
interior y no de alguna recompensa externa que podamos obtener con ello.
Este tipo de motivación personal está muy relacionada con nuestro
crecimiento personal y nuestra autorealización. En este caso, sentimos
placer y satisfacción en el proceso de estar realizando aquella actividad y no
únicamente cuando ésta termina.
Por ejemplo, cuando empezamos una práctica de yoga y seguimos asistiendo
a la clase mientras vamos mejorando en las posturas, tenemos una
motivación intrínseca, pues nos da placer estar practicando yoga.
Cuando tenemos este tipo de motivación personal no tenemos límites, pues
nos involucramos por completo y ponemos nuestro empeño en aquello que
estamos haciendo.
3. Motivación positiva
Hablamos de motivación positiva cuando tenemos el impulso de realizar
alguna actividad y ser constantes en ello, ya sea porque podemos obtener
una recompensa positiva en el caso de que sea una motivación extrínseca,
o por el placer de realizar ésta actividad si se trata de una motivación
intrínseca.
4. Motivación negativa
En el caso contrario, cuando la fuerza que nos motiva para realizar
alguna actividad es la de evitaruna consecuencia desagradable, como una
humillación o un castigo si se trata de motivación externa, o la sensación de
fracaso o frustración si es una motivación interna, se trata de un tipo de
motivación negativa.
5. Motivación básica
Cuando hablamos de motivación básica en deporte, estamos hablando de
aquel impulso o fuerza que tenemos que determina nuestro nivel de
compromiso como deportistas con la actividad física que realizamos. Es
decir, se trata del interés que ponemos en nuestro rendimiento físico y los
resultados positivos del deporte.
6. Motivación cotidiana
En el caso de la motivación cotidiana en deporte, hablamos del interés que
sentimos por la actividad física diaria y los resultados o gratificación que
obtenemos de ellos inmediatamente.
7. Motivación centrada en nuestro ego
En este tipo de motivación en el deporte, la fuerza que nos lleva a realizar la
actividad deportiva que practicamos es el de obtener resultados que
comparamos con otros deportistas, es decir, el impulso proviene de
nuestro ego.
8. Motivación centrada en la tarea
En este caso, el impulso por realizar nuestra actividad física lo sacamos de
nuestros retos y resultados personales y la impresión que nos hacemos
nosotras mismas del progreso y dominio en el deporte al que nos
dediquemos.

Algunas de las teorías o modelos más destacados que han intentado explicar la
motivación humana son:

1. Teoría de la jerarquía de necesidades de Maslow.

2. Teoría del factor dual de Herzberg.
3. Teoría de los tres factores de MacClelland.
4. Teoría X y Teoría Y de McGregor.
5. Teoría de las Expectativas.
6. Teoría ERC de Alderfer.
7. Teoría de la Fijación de Metas de Edwin Locke.
8. Teoría de la Equidad de Stancey Adams.

1. Teoría de la jerarquía de necesidades de

Maslow (Maslow, 1954) [10]
Es quizás la teoría más clásica y conocida popularmente. Este autor identificó cinco
niveles distintos de necesidades, dispuestos en una estructura piramidal, en las que las
necesidades básicas se encuentran debajo, y las superiores o racionales arriba.
(Fisiológicas, seguridad, sociales, estima, autorrealización). Para Maslow, estas
categorías de relaciones se sitúan de forma jerárquica, de tal modo que una de las
necesidades sólo se activa después que el nivel inferior esta satisfecho. Únicamente
cuando la persona logra satisfacer las necesidades inferiores, entran gradualmente las
necesidades superiores, y con esto la motivación para poder satisfacerlas.

Autoexpresión, independencia, competencia,

Autorrealización
oportunidad.

Reconocimiento, responsabilidad, sentimiento de

Estima
cumplimiento, prestigio.

Sociales Compañerismo, aceptación, pertenencia, trabajo en equipo.

Seguridad, estabilidad, evitar los daños físicos, evitar los

Seguridad
riesgos.
 Fisiológicas Alimento, vestido, confort, instinto de conservación.

2. Teoría del factor dual de Herzberg (Herzberg,

Mausner y Snyderman, 1967) [11]

Sus investigaciones se centran en el ámbito laboral. A través de encuestas observo

que cuando las personas interrogadas se sentían bien en su trabajo, tendían a atribuir
esta situación a ellos mismos, mencionando características o factores intrínsecos como:
los logros, el reconocimiento, el trabajo mismo, la responsabilidad, los ascensos,
etc. En cambio cuando se encontraban insatisfechos tendían a citar factores externos
como las condiciones de trabajo, la política de la organización, las relaciones
personales, etc. De este modo, comprobó que los factores que motivan al estar
presentes, no son los mismos que los que desmotivan, por eso divide los factores en:

– Factores Higiénicos: Son factores externos a la tarea. Su satisfacción elimina la

insatisfacción, pero no garantiza una motivación que se traduzca en esfuerzo y energía
hacia el logro de resultados. Pero si no se encuentran satisfechos provocan
insatisfacción.
– Factores motivadores: Hacen referencia al trabajo en sí. Son aquellos cuya
presencia o ausencia determina el hecho de que los individuos se sientan o no
motivados.
Los factores higiénicos coinciden con los niveles más bajos de la necesidad jerárquica
de Maslow (filológicos, de seguridad y sociales). Los factores motivadores coinciden
con los niveles mas altos (consideración y autorrealización) (Leidecker y Hall, 1989)[12].

Factores Higiénicos Factores motivadores

– Factores económicos: Sueldos, – Tareas estimulantes: Posibilidad de

salarios, prestaciones.
– Condiciones físicas del trabajo:
Iluminación y temperatura adecuadas,
entorno físico seguro.
– Seguridad: Privilegios de antigüedad,
procedimientos sobre quejas, reglas de
trabajo justas, políticas y
procedimientos de la organización.
– Factores Sociales: Oportunidades
para relacionarse con los de más
compañeros.
– Status: Títulos de los puestos,
oficinas propias, privilegios.
– Control técnico.
.
manifestar la propia personalidad y de
desarrollarse plenamente.
– Sentimiento de autorrealización:
Certeza de contribuir en la realización
de algo de valor.
– Reconocimiento de una labor bien
hecha: La confirmación de que se ha
realizado un trabajo importante.
– Logro o cumplimiento: La oportunidad
de realizar cosas interesantes.
– Mayor responsabilidad: El logro de
nuevas tareas y labores que amplíen el
puesto y brinden un mayor control del
mismo.

Tomado de Keith Davis, “Human Behavior of Work: Human Relations and

Organizational Behavior”, New York, McGraw Hill, 1979

De la teoría de Herzberg se deriva el concepto de job enrichment (enriquecimiento del

trabajo) que supone diseñar el trabajo de un modo más ambicioso de modo que permita
satisfacer motivos de mas alto valor. Para lograrlo se deben aplicar los siguientes
principios (Engel y Redmann, 1987)[13]:

– Suprimir controles.
– Aumentar la responsabilidad sobre las tareas a desarrollar.
– Delegar áreas de trabajo completas.
– Conceder mayor autoridad y mayor libertad.
– Informar sobre los avances y retrocesos.
– Asignar tareas nuevas y más difíciles.
– Facilitar tareas que permitan mejorar.
3. Teoría de McClelland (McClelland, 1989) [14]

McClelland enfoca su teoría básicamente hacia tres tipos de motivación: Logro, poder
y afiliación:

– Logro: Es el impulso de sobresalir, de tener éxito. Lleva a los individuos a imponerse

a ellos mismos metas elevadas que alcanzar. Estas personas tienen una gran
necesidad de desarrollar actividades, pero muy poca de afiliarse con otras
personas. Las personas movidas por este motivo tienen deseo de la excelencia,
apuestan por el trabajo bien realizado, aceptan responsabilidades y necesitan feedback
constante sobre su actuación
– Poder: Necesidad de influir y controlar a otras personas y grupos, y obtener
reconocimiento por parte de ellas. Las personas motivadas por este motivo les gusta
que se las considere importantes, y desean adquirir progresivamente prestigio y
status. Habitualmente luchan por que predominen sus ideas y suelen tener una
mentalidad “política”.
– Afiliación: Deseo de tener relaciones interpersonales amistosas y cercanas, formar
parte de un grupo, etc., les gusta ser habitualmente populares, el contacto con los
demás, no se sienten cómodos con el trabajo individual y le agrada trabajar en grupo y
ayudar a otra gente.

4. Teoría X y Teoría Y de McGregor (McGregor,

1966) [15]
Es una teoría que tiene una amplia difusión en la empresa. La teoría X supone que los
seres humanos son perezosos que deben ser motivados a través del castigo y que
evitan las responsabilidades. La teoría Ysupone que el esfuerzo es algo natural en el
trabajo y que el compromiso con los objetivos supone una recompensa y, que los seres
humanos tienden a buscar responsabilidades. Mas adelante, se propuso la teoría
Z que hace incidencia en la participación en la organización (Grensing, 1989) [16]

Hipótesis X Hipótesis Y

– La gente no quiere trabajar. – Bajo condiciones correctas el trabajo

– La gente no quiere responsabilidad,
prefiere ser dirigida.
– La gente tiene poca creatividad.
– La motivación funciona solo a los
niveles fisiológicos y de seguridad.
– La gente debe ser controlada y a
veces obligada a trabajar.
.
surge naturalmente.
– La gente prefiere autonomía.
– Todos somos creativos en potencia
– La motivación ocurre en todos los
niveles
– Gente Motivada puede autodirigirse

5. Teoría de las Expectativas.

El autor mas destacado de esta teoría es Vroom (Vroom, 1964)[17], pero ha sido
completada por Porter-Lawler (Porter y Lawler, 1968)[18]. Esta teoría sostiene que
los individuos como seres pensantes, tienen creencias y abrigan esperanzas y
expectativas respecto a los sucesos futuros de sus vidas. La conducta es resultado de
elecciones entre alternativas y estas elecciones están basadas en creencias y
actitudes. El objetivo de estas elecciones es maximizar las recompensas y minimizar
el “dolor” (Pinder, 1985)[19]. Las personas altamente motivadas son aquellas que
perciben ciertas metas e incentivos como valiosos para ellos y, a la vez, perciben
subjetivamente que la probabilidad de alcanzarlos es alta. Por lo que, para analizar la
motivación, se requiere conocer que buscan en la organización y como creen poder
obtenerlo (Laredo)[20]. Los puntos más destacados de la teoría son (Galbraith,
1977)[21]:

– Todo esfuerzo humano se realiza con la expectativa de un cierto éxito.

– El sujeto confía en que si se consigue el rendimiento esperado se sigan ciertas
consecuencias para él. La expectativa de que el logro de los objetivos vaya seguida de
consecuencias deseadas se denomina instrumentalidad.
– Cada consecuencia o resultado tiene para el sujeto un valor determinado denominado
valencia.
– La motivación de una persona para realizar una acción es mayor cuanto mayor sea
el producto de las expectativas, por la instrumentalidad y la valencia (¿rendiré?, ¿Qué
consiguiere si rindo? ¿Merece la pena?
– La relación entre el esfuerzo y el rendimiento depende de dos factores: Las
habilidades del sujeto y su percepción del puesto.
– Cada persona tiene una cierta idea del nivel de rendimiento que es capaz de alcanzar
en la tarea.
– Las personas esperan que quienes realicen los mejores trabajos logren las mejores
recompensas.
– La fuerza de la motivación de una persona en una situación determinada equivale al
producto entre el valor que la persona le asigna a la recompensa y la expectativa de su
posible logro.
Fuerza de la motivación = Valor de la recompensa * Probabilidad de logro.

Algunas de las consecuencias pueden ser:

– La definición de estándares, metas y objetivos deben responder a estimaciones

reales. Se trata de definir exigencias alcanzables pero con esfuerzo.
– Las recompensas por logro deben estar muy bien alineadas con las verdaderas
expectativas. Ello requiere conocimiento de la gente, su cultura, sus intereses, etc.

Es preciso que las personas estén convencidas que las recompensas que reciben son
justas, y que las personas tengan la confianza de que una persona que realiza un
desempeño muy pobre no ganara las mismas recompensas que ellos.

Otros conceptos de la teoría de las expectativas

Incentivo Definición Consecuencias

Normas que regulan la Contribuyen a que se

Las normas conducta de los miembros de la cumpla estrictamente con
organización la tarea.
Sueldos y Salarios Son aliciente para la
Inventivos Generales
incorporación y
permanencia
Incentivos Fomentar el esfuerzo por
individuales y de encima del mínimo.
grupo

“Iniciación a la estructura” Puede influir en la

(orientar definir y organizar el permanencia en la
Liderazgo
trabajo).“Consideración” organización
(Apreciar el trabajo, relaciones
personales, etc.)
Se deben tener en cuenta:La Influye en el
Aceptación del grupo cohesión.Coincidencia con las cumplimiento estricto, en
normas del grupo.Valoración el esfuerzo por encima
del grupo del mínimo
 Implicación: Identificación con Influye en la
Implicación en la
el trabajo.Identificación: Grado permanencia, esfuerzo
tarea e identificación
en que la persona a por encima del mínimo
con los objetivos
interiorizado los objetivos de la
organización.
Adaptado a partir de Rodríguez Porras, José María: “El factor humano en la
empresa”, Ediciones Deusto, Bilbao 2000.

6. Teoría ERC de Alderfer.

Esta muy relacionada con la teoría de Maslow, propone la existencia de tres

motivaciones básicas:

– Motivaciones de Existencia: Se corresponden con las necesidades fisiológicas y de

seguridad.
– Motivación de Relación: Interacciones sociales con otros, apoyo emocional,
reconocimiento y sentido de pertenencia al grupo.
– Motivación de Crecimiento: Se centran en el desarrollo y crecimiento personal.

7. Teoría de Fijación de metas de Locke (Locke,

1969) [22]
Una meta es aquello que una persona se esfuerza por lograr. Locke afirma que la
intención de alcanzar una meta es una fuente básica de motivación. Las metas son
importantes en cualquier actividad, ya que motivan y guían nuestros actos y nos
impulsan a dar el mejor rendimiento. Las metas pueden tener varias funciones (Locke
y Latham, 1985)[23]:

– Centran la atención y la acción estando más atentos a la tarea.

– Movilizan la energía y el esfuerzo.
– Aumentan la persistencia.
– Ayuda a la elaboración de estrategias.

Para que la fijación de metas realmente sean útiles deben ser: especificas, difíciles y
desafiantes, pero posibles de lograr. Además existe un elemento importante el
feedback, la persona necesita feedback para poder potenciar al máximo los logros
(Becker, 1978)[24].

8. Teoría de la Equidad de Stancey Adams.

Afirma que los individuos comparan sus recompensas y el producto de su trabajo con
los demás, y evalúan si son justas, reaccionando con el fin de eliminar cualquier
injusticia. Cuando existe un estado de inequidad que consideramos injusto, buscamos
la equidad. Si estamos recibiendo lo mismo que los demás nos sentimos satisfechos y
motivados para seguir adelante, de lo contrario nos desmotivamos, o en ocasiones
aumentamos el esfuerzo para lograr lo mismo que los demás.

Consecuencias para el voluntariado.

¿Cómo podemos aumentar la motivación del voluntariado en la tarea? Se trata de que
la tarea en sí produzca más motivación, haciendo la tarea más interesante para la
persona. Podemos tener en cuenta diferentes factores (Scheier, 1985)[25]:

– El equipamiento, la motivación para la tarea puede en ocasiones ser aumentada por

el material facilitado para desarrollarla, esto puede explicar la atracción del voluntarios
hacia cierto tipo de tareas, como por ejemplo los socorros y emergencias que requieren
de un equipamiento muy especializado.
– La división y combinación de las tareas: Una tarea puede tener componentes con
diferentes valores motivacionales que deben ser analizados independientemente, para
tratar que los elementos positivos contrarresten los negativos.
– La arquitectura del trabajo. Un trabajo adecuado debe dejar ver cual es el objetivo
final y tener cierta variedad, con la oportunidad de poder realizar trabajos
complementarios más motivadores que la tarea principal. Sobre todo, en objetivos a
largo plazo se deben tener previstas la consecución de objetivos parciales que puedan
dar la sensación de que nos estamos acercando progresivamente al objetivo. Y sobre
todo información constante y permanente sobre la calidad del trabajo realizado y sobre
la consecución de los objetivos parciales.

Un aspecto fundamental, es la definición de los objetivos de la organización y como

pueden contribuir a su consecución los voluntarios. Muchas veces damos por supuesto
los objetivos de la organización, pero sin embargo estos no son conocidos por los
voluntarios y sobre todo no saben como su trabajo contribuye a su logro. Por eso,
necesitan saber que se espera de ellos, que sistemas de evaluación y seguimiento
existen y fácil acceso a sistemas de apoyo y asesoramiento.

Las recompensas y el adecuado reconocimiento también son un importante elemento

motivador. Si se adopta un sistema de incentivos este debe ser equitativo y
concreto. Si los voluntarios consideran que las recompensas no son equitativas y justas
pueden provocar rápidamente desmotivación en los grupos.

El feedback sobre el trabajo desarrollado, también se configura como un importante

elemento motivador. Es importante conocer que se esta haciendo bien y que se esta
haciendo mal, como se podría mejorar el rendimiento, etc. Sin duda, uno de los factores
que producen mas desmotivación es no conocer si es están haciendo bien o mal las
cosas y si estas son valoradas. Y lo que en ocasiones es peor, no saber que tiene que
hacerse.
 Factores que favorecen la Factores que dificultan la motivación
motivación

– Clara comprensión y conocimiento del – Fuerte critica hacia el trabajo.

trabajo a desarrollar. – Escasa definición del trabajo a
– Proporcionar recompensas y desarrollar y de sus objetivos.
alabanzas. – Supervisón de las tareas no
– Facilitar tareas que incrementan el adecuada.
desafío, la responsabilidad y la libertad. – No dar respuesta sincera a las
– Animar y favorecer la creatividad. cuestiones planteadas.
– Involucrar a los voluntarios en la – Adoptar decisiones unilaterales.
solución de los problemas. – No estar dispuesto a aceptar nuevas
– Ayudar al desarrollo de habilidades ideas.
personales. – Ocultar la verdad.
– Indicar como el trabajo de los – No dar elogios por el trabajo bien
voluntarios contribuye al logro de los realizado.
objetivos de la organización. – Asignar trabajos aburridos o tediosos.
– Mediar en los conflictos que dificultan – Falta explicita de reconocimientos.
el desarrollo del trabajo. – Ausencia de comunicación entre los
– Tener los medios adecuados para diferentes niveles.
desarrollar las tareas eficazmente. – Sentimiento de no formar parte del
equipo.

Papeles de trabajo de auditoria

Concepto.- Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los
datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría, los resultados y las pruebas
realizadas.

Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas, películas u
otros medios (diskettes), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de
la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo.

Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentación,
(Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o
validando información o actuaciones físicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y
referencias previamente definidas, tales como:

√ Verificado y cruzado contra registros contables.

∑ Sumado

% Porcentaje observado.

₫ Totalizado

≈ Cifras verificadas.

∞ Soportes originales vistos.

... entre otras.

Los papeles de trabajo tienen los siguientes propósitos:

 Soportar por escrito la planeación del trabajo de auditoría.

 Instrumento o medio de supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
 Registra la evidencia como respaldo de la auditoria y de informe
 Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas.
 Memoria escrita de la auditoría.

En los papeles de trabajo se registran:

 La planeación.
 La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.
 Los resultados
 Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.
 Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión del auditor y los
hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditoría.

La NIA ¨Documentación¨ señala que la extensión de los papeles de trabajo es un caso de juicio
profesional por lo que es necesario y práctico documentar todos los asuntos importantes que el
auditor considere.

La SAS y NIA indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes
informaciones:

 Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.

 Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.
 Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los que opera
la entidad.
 Evidencia del proceso de planeamiento
 incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
 Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno.
 Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
 Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas.
 Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue supervisado y revisado.
 Análisis de transacciones y balances.
 Análisis de tendencias e índice importantes.
 Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditoría desarrollados
y de los resultados de dichos procedimientos.
 Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y cuando fueron
desarrollados.
  Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.
 Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados, o discutidos con la
entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno.
 Cartas de presentación recibidas de la entidad.
 Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la
auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados
por los procedimientos del auditor.
 Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor, etcétera.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo son de propiedad de los
órganos o firmas de auditoría. El auditor debe custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los
papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carácter
secreto de la información contenida en los mismos.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es
recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para cumplir con los
requerimientos legales en caso de litigios.

Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos básicos:
Archivos corrientes y archivos permanentes.

Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificación y supervisión
que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como:

 Revisiones corrientes de controles administrativos.

 Estados financieros motivo de auditoria.
 Análisis de información financiera
 Notas a los estados financieros.
 Correspondencia corriente. (Entrada y salida)
 Programas de auditoría y otros papeles que respaldan las observaciones y
 Preparación del informe, inclusive el borrador del informe.
Los archivos permanentes deberán contener informaciones importantes para utilizar en auditorias
futuras tales como:
 El historial legislativo sobre la creación de la entidad y sus programas y actividades
 La legislación de aplicabilidad continúa en la entidad, políticas y procedimientos de la entidad.
Financiamiento, organización y personal
 Políticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos, memorias
anuales, etc.
 Manuales, (Contable, presupuesto, tesoreria, contratación, almacén, procesos misionales,
entre otros).
 En general la información que no varia con el tiempo.
A manera de ejemplo, a continuación planteo tres clases de planillas a construir como papeles de
trabajo:

BG2 Planilla Sumaria- PASIVO – La cual descompone las cifras de Balance y se le asigna
referenciación a todas y cada una de las cuentas.

11 Subplanilla de disponible. La cual descompone la cuenta de disponible.

11105 Planilla analítica- la cual detalla el rubro de Bancos expresamente.

Lo anterior supone que los papeles de trabajo realizan una descomposición de los registros de
manera deductiva, es decir de lo general a lo particular.
PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida
por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y
conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

ü Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades

realizados por el auditor.

ü Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

ü Proporcionar la base para la rendición de informes.

ü Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.

ü Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.

ü Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se

efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás normatividad
aplicable.

ü Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas

revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS

Los papeles de trabajo deberán:

ü Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá

relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.

ü Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que sean
necesarios.

ü Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

ü Ser supervisados e incluir constancia de ello.

ü Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y
sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditoría.
ü Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones
adicionales.

ü Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

ü Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la
calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir los
siguientes requisitos:

Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los
resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.

Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y confiable; es decir, las
pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y características de las materias
examinadas.

Importancia. La información será importante cuando guarde una relación lógica y patente con el
hecho que se desee demostrar o refutar.

Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y

recomendaciones de la auditoría.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano de Control, por contener la evidencia de
trabajos de auditoría realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean utilizados
indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría deberán archivarlos en un sitio
designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán proceder los
auditores del Órgano de Control. Por contener información confidencial, el uso y consulta de los
papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores,
salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y archivados, se
formarán tantos legajos como sean necesarios, que se archivarán en compiladores tamaño carta.

Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las cédulas y demás papeles de
trabajo.

Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse por un período de cinco
años, en el archivo general a cargo del Centro de Informática, Documentación y Archivo con
excepción de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendación, permanezcan en la
oficina del Auditor Especial y/o en la Dirección de Auditoría correspondiente, quienes serán
responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente
o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. A continuación, se señalan las
características de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los

documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad
jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal, actas y documentos de
entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta información, debidamente actualizada, servirá
como instrumento de referencia y consulta en varias auditorías.

La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de la auditoría, cuando

se obtenga información general sobre el ente por auditar (organización, funciones, marco legal,
sistemas de información y control, etc.)

El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al ejecutar una auditoría o
al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integración deberá sujetarse a lo
dispuesto en el procedimiento para la Integración y Actualización del Archivo Permanente, emitido
por el Órgano de Control o de cada una de las áreas correspondientes.

Papeles de Trabajo del Período

Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la

auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del
estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos, operaciones,
tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoría; de la supervisión realizada; de la persona que aplicó los
procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del
informe de auditoría en que se incluyan las recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se clasifican de acuerdo a la Guía para
la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, de informe, de
observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

1. Cédulas sumarias o de resumen

En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área, programa,
rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones
presupuestales.

Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos de
la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito
de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran explicación,
aclaración o ampliación de algún procedimiento, antes de concluir con la revisión (véase la Guía
para la Elaboración de Papeles de Trabajo).

2. Cédula Analítica

Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o

movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información obtenida, las
pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita
detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se
agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.

Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones
necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las
cifras y datos asentados en la cédula sumaria.

En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación de algún

cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicación parte de
razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir, por
ejemplo, a razones de rentabilidad o producción per cápita, la determinación del costo-beneficio,
las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los resultados finales, representados por las
observaciones.

3. Cédulas Subanalíticas

Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos
en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cédula
subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión.

4. Cédula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisión, se

resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente identificados con el número de cédula
correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión.

5. Cédula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se presenten
las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se
expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y
sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por
emprender.

6. Cédula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será
necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y
después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de Observaciones).

FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las necesidades de la
revisión en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda
llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su
proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

A continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:

a) Objetiva: es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el
lector pueda formarse una opinión.

b) De fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y sustentar

debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y
subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.

ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes

datos:

a) Clave o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lógica los papeles de
trabajo.

b) Siglas del Órgano de Fiscalización Superior y de la Dirección a cargo de la auditoría; y nombre

del ente fiscalizado.

c) Cuenta Pública revisada. (Periodo o ejercicio)

d) Tipo de cédula.
e) Procedimiento o técnica de auditoría aplicada, junto con una descripción de su contenido y del
alcance de la prueba.
f) Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o rúbricas, a
fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que

durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cédula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por el

auditor y los resultados de la revisión. Regularmente, se incluirá los siguientes elementos:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente

fiscalizado.

c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles

establecidos por el ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto de los

hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras
cédulas relacionadas o complementarias.

3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan principalmente los
siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula, para
aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.

b) Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial para ello).

c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.

d) Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de información
(auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA

A efecto de que las cédulas que integrarán los papeles de trabajo reúnan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa,
algunas reglas o principios que servirán de guía general para su diseño y elaboración.

1. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados.

2. Efectuar un diseño previo a su elaboración.

3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a

revisión.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5. Anotar los datos en forma de columna.

6. Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes.

7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los
contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras.

9. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los correctos se
escribirán en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por eso
siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión.

11. Respetar el orden en que aparezca la información en los documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA

Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico, que permiten
clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su
identificación, localización y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría se utilizan a manera de
.cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podrá vincular la información contenida en dos o
más cédulas.

Los índices persiguen los siguientes propósitos:

ü Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y

permiten ir de lo general a lo particular.

ü Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se
elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente.

ü Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.

ü Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.

ÍNDICES DE AUDITORÍA

A manera de ejemplo, se mencionan los índices que se detallan a continuación, con carácter
enunciativo, más no limitativo; así, cuando se requiera un índice que no esté incluido en este
manual, se podrá utilizar en el entendido de que su significado se explicará en el documento
correspondiente:

Los índices correspondientes al gasto se identificarán de acuerdo con los capítulos de la

clasificación presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de
construcción, se pueden elaborar índices para cédulas sumarias o cédulas analíticas que muestren
un contenido más detallado (9).

ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.) ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORÍA

100 Sumaria de conclusiones.

200 Sumaria de ingresos.
300 Sumaria de costo de ventas.
400 Sumaria de gastos.
500 Activo.
600 Pasivo.
700 Capital contable.
800 Cuenta de orden.
900 Otros papeles que surjan con motivo de la revisión.
HT Hoja de Trabajo
BC Balanza de Comprobación
CP Control Presupuestal
A continuación se desglosan algunos de los índices:
200 Sumaria de ingresos.
CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS ANALÍTICAS
201 Determinación de ingresos no contabilizados.
CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS SUBANALÍTICAS
201.1 Relación de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran
registrados en los libros autorizados.

201.2 Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en

cantidades globales, ya sea por día, por semana o por mes, en libros (registros económicos) y los
que se encuentran contabilizados en libros autorizados.

Así, la clave de todas las cédulas que se elaboran, con relación a la auditoría de ingresos de la
Dependencia, Entidad o área revisada, quedarán dentro de la centena 200.