GONTEXTUALIZAGIÓN

"Et liderazgo es Ia capacidad de transformar la visión en realidad*. warren Bennis

un sistema se puede definir en varios aspectos de la vida., uno de ellos es relacionarlo

con el organismo humano que se cÉsifica en subsistemas nervioso, digestivo,
circulatorio, inmunológico respiiatorio y otros; que al relacionarse entre sí
logran el
ser Pero cada subsistema tiene
oOi"tiro piincipal ,r-nt"n"r la vida del humano.
óOletivos'específicor por" ejemplo el nervioso ajusta y coordina las actividades del
y en armonía. El sistema
órianismo ságún las n'ecesibades para mantenerlo equilibrado
reépiratorio pio"""" el aire que respiramos y lo convierte en oxígeno a
través de los
pulmones, ai desechar las sustancias nocivas a nuestro organismo. Como se nota todos
pesar del
i¡"n"n objetivos y se interrelacionan. Se observa la separación de funciones a
grado de integración que tienen los subsistemas'
por actuar en un
Las organizaciones se estudiarán en este contexto como sistemas,
determinado ambiente, su existencia y su supervivencia dependerá de cómo se
relacione con é1. Además de su relación con la administración que estudia las
que gestionan los recursos, procesos y los
organizaciones para analizar las formas en
resultados de sus actividades.

Otro punto a tratar es el de la automatizaciÓn en las organizaciones que viene a

agilizar los proceso en producción y servicios al modificar los costos, al sustituir
la
mano de obra por máquinas o tecnología.

REFLEXIONES
./ ¿Cuál es el propósito de una organización?
./ [COrno influyen las organizacioñes existentes en
su entorno y viceversa?
,/ iCOrno benéficia la automatización de procesos a la organización?
./ iCrat es la importancia del control en un Sistema Administrativo?

8 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

 1,1 GONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y
ADMINISTRAGIÓN

1.1.1 ORGANIZACIÓN

Las organizaciones son entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos.
Existen diferentes tipos de organizaciones. Entre ellas las lucrativas y no lucrativas, por
ejemplo: universidades, empresas de servicios, cooperativas, empresas industriales,
etc.
Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un
resultado. Una organización se puede definir como un sistema abierto cuyas partes
están relacionadas entre sí y con su ambiente. La naturaleza de esta relación es de
interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan y son afectadas
mutuamente. Es decir, que un cambio en una parte del sistema (subsistema) afectará a
otras partes del mismo.
n
o
S
Stephen Robbins, en su libro "Administración. Teoría y Práctica", las define como "Una
S
¡rdenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objetivo específico" es
¡ecir, "cierta entidad que tiene un objetivo bien definido, que incluye a personas o
niembros y que tiene algÚn tipo de estructura sistemática."
o
d

Entre Ias características comunes están

3. Tipo de arreglo

2 .Compuestal
1. Pronóstico definido
personas

,
,1,2 LA ORGANIZACIÓN VISTA COMO UN SISTEMA

- _ organización actúa en determinado ' 'biente, por lo que su existencia

la ,

. -'::rvivencia dependen de cómo se relacior', -.¡n este ambiente.

-: , sión de las organizacionesy como sistemas es elsobreresultado de la influencia de la

-::,'a General de Sistemas de la Cibernética el campo de los estudios
_-;atizacionales. Bajo esta perspectiva, las organizaciones son capaces de detectar
-:lcios en el ambiente y desarrollar respuestas estratégicas apropiadas. Sobre la
';=tzación actúan fuerzas externas que corresponden a la influencia de su entorno

q
C.O\CEpToS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMIN{ISTRACIÓs
 i

\n\e¡nas \endren\es a sos\ener a \a orgaritzaitón en e\ cump\irrr.^'tento de sus

ir
drnárr.-ñrco e
propbsr\osba¡s con§rirsnes üe, cam§rs am§ren\a\. E\ üesanto\\q üe\ con\\rc\o en\re es\as b
fuerzas hace de \a organización una tota\idad dinámica por natura\eza.

La organizac¡ón puede ser vista como un s¡stema global, cuyo objetivo debe ser
conocido por sus dirigentes y las personas que laboran en ella. Dentro de una
organización se pueden distinguir varios subsistemas que comparten el objetivo general
de la organización y que, a su vez, tienen objetivos individuales definidos.

Las. organizaciones de negocios son sistemas dinámicos, que toman recursos

económicos como insumos y los transforman a través de diversos procesos
organizacionales para proveer de bienes y/o servicios como salidas.

En una organización los elementos interactúan para un fin común, que generalmente es
obtener una ganancia, aunque algunas veces existen otros objetivos inherentes a cada
empresa u organización. Todos los elementos reaccionan, se utilizan, o producen en
relación a un objetivo común. Cuando se dice que eITODO es más que la suma de sus
partes, se hace relación a la contribución que la interacción de sus partes proporciona al
sistema.

Si analizamos el ambiente de cerca podemos notar que, a su Figura 1.1 Sistema

vez, consiste
en
sistemas
interactúan con su
que
lnsumos + .>
*Li".,x",l."liu" Producto

t
ambiente. Por ejemplo,
el ambiente para una
empresa u organización +
está conformado por IMENTACION
otras empresas
',lri,iirriri,l§;iiiliiiirl:l:i:riiii

gubernamentales y privadas que, a su vez, son sistemas que interactúan con su

ambiente.

En una empresa ocurre lo mismo. A simple vista cuesta separar en subsistemas, pero
es necesario hacerlo. Una de las aplicaciones de la subdivisión de una organización en
subsistemas es que permite subdividir los problemas en más pequeños y darles
soluciones creativas.
Se analiza el caso de una empresa productora de vehículos. En este tipo de empresa
se puede separar la parte productiva, la que se encarga de realizar el producto, y la
parte administrativa, que se encarga de lograr los objetivos de la empresa. Estos son
dos grandes subsistemas: el productivo y el administrativo. Se puede seguir
subdividiendo. El subsistema administrativo consta de la parte que se encarga de la
contabilidad, las ventas, los empleados, la producción, y otras. Cada una de ellas se
puede examinar por separado. El subsistema contable, a su vez, puede verse como un
sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el registro contable
de todas las operaciones de la empresa. Se puede observar en la figura 1.2

10 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

E,lemplo figura1.2
:-cresa Productora de Vehículos:

Se separa en dos subsistemas

Subsistema Admi nistrativo:

Donde se logran los objet¡vos de la empresa.

Se puede seguir subdividiendo en

Vender el
producto

Producto o sal¡da esperada: i Venta del producto (que genera un ingreso a la organización)
Eñtradas o;n§u§o§: Productos a vender
Recursos con qua to etrenta: Productos a vender, personal de ventas, medios de publicidad,
etc,
Proc¿so Venta del producto

Sistema de Recurso Humano

Los pagos a cada

empleado y el
registro de todas las
acciones.

Estados
fnanc¡e
ros y
registros
contables
$srEitÁ de la
: CONTABLE
empresa
:':": ucto o salida esperada: Estados financieros y el registro contable de todas las
operaciones de la empresa
arr.das o lnsumo§l , Documentos que respaldan operaciones de la empresa

l,cssoo con quG se cr¡sstai , Personal que labora en el departamento, equipo,

computadoras, sumadoras, etc.
>eso: Elaboración de los estados financieros y el registro de todas las
operaciones de la empresa

IO\CEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACTÓX TT

"....* -fl
De continuar así subdividiendo sistemas en subsistemas, se identifican claramente las
entradas, procesos y salidas de cada uno de ellos. Más de alguna salida de un
subsistema sirve de entrada a otro subsistema. De esta manera se llega a comprender
el sistema global.

La organización debe ser capaz de recibir información acerca de su estado actual, de

manera que pueda enmendar, mediante acciones correctivas, sus diferencias respecto
del estado ideal; o incluso, modificar la definición de su misión y de su estado ideal. La
realimentación representa este proceso de flujo de información que resuelve el conflicto
entre lo dinámico y lo permanente en la organización.

I.2 ADMIN¡STRAG¡ÓN
La administración es un proceso donde se trabaja con personas y por medio de ellas.
Además, el cumplimiento de objetivos en forma eficiente distingue a la administración.
De acuerdo a Henry Fayol "Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar"

¿Qué diferencia existe entre eficiencia y eficacia?

Eficacia
.El término efectivo se refiere al
cumplimiento o logro de los
objetivos. La eficacia mide el uso
de los recursos para el logro de los
resultados. Se debe ser eficiente y
efectivo para ser eficaz.
Eficienc¡a
.Se refiere a medir el uso de los
recursos en el proceso de alcanzar
resultados. Se preocupa por hacer
correctamente las cosas y de la
mejor manera posible.

Más adelante, cuando se estudie la productividad, se retomarán estos términos

aplicados a la administración.

¿Quién es el administrador?

A una organización pertenecen miembros operativos y administrativos. Los operativos

están directamente relacionados con el producto yl o servicio que brinda la
organización. En nuestro ejemplo de la fábrica de vehículos, el personal operativo es
aquel relacionado directamente con Ia producción de dichos vehículos: los diseñadores,
ensambladores, pintores, etc. El personal administrativo es el que está involucrado en
que se logren los objetivos de la organización (producción de vehículos) de la forma
más eficiente posible. Dentro del personal administrativo se encuentran los contadores,
secretarias y jefes de operación, que con su trabajo aseguran un ambiente adecuado
para que se logren eficazmente los objetivos de la organización. El administrador es
quien dirige al personal administrativo.

12 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

 ACTIVIDADES ADM I N ¡STRATIVAS

Las actividades administrativas se realizan y se coordinan de manera eficiente y eticaz

incorporándolas con el trabajo de todas las personas de la organización.

m I .en ta planificación se establecen ffi

| .Es desarrollar
una
I la visión, la misión, los objetivos y I organización para llevar los
F I las metas de la organización.
e j planes afeliztérmino. La
rQ) I recursos de la empresa
.-
.6
.- 1 t'¡i::'Jl?,::',1?ñ?":",i11,","
{ .Establece el QUÉ: se establece i organizan las personas para
!{ | dela visión, la misión y los objetivos 9 j óá"*pi"üiiór irlrn"" y tógrar
fE i .Además,
la organización. f§ 1 los dO.¡etivos.
.Para lograr una efectiva
(¡ | se seleccionan las
.§
L | metas y se determinan
C
organización se deben
= I programas para alcanzarlas distribuir las actividades,
asignar responsables y señalar
.-f§ |I preguntas de qué trabajo
(COMO). Esto origina las fE claramente la participación de
CL uo cada una de las personas del
-- Ii se hará, qué recursos serán
necesita hacerse, cuándo y cómo
L grupo. También se deben
¡15 | ne^cesarios para llevarlo a cabo, o establecer y mantener
relaciones: qujén decide qué y
J lvrv' fE cuándo. ¡QUE HARA CADA
¡ J QUIEN! Es la asignación de
responsabilidades y funciones
a las personas que integran la
organización. Se establecen
claramente las líneas de
mando y de comunicación.

{-)\CEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN 13

 -*-l
F
I
t
E

.Para llevar a cabo las actividades que §

resultan de los pasos de planeación y . El control permite garantizar

organización, es necesario que se ,A que se está caminando en la
.A tomen medidas que inicien y continúen dirección correcta Y que se
c las acciones requeridas para que las tr lograrán los objetivos
\o personas involucradas ejecuten las
.I
rQ propuestos. Si existe alguna
a- tareas. desviación es necesario
u
rJ
."La dirección es el hecho de influir en los rJ .G averiguar qué lo causa Y
reorientar los esfuerzos Para
individuos para que contribuyan a favor
o del cumplimiento de las metas ,.ar
N enfocarse nuevamente en la
L organizacionales y gruPales", de consecución de objetivos. Para

a -fE
.I
acuerdo a Koontz. ello es necesario realizar una
. Es necesario liderar, motivar a que los fr, evaluación para determinar si lo
miembros de la organización hagan 1^ ejecutado está de acuerdo con
(E
J suyos los objetivos y actúen de manera
.I
rts lo planificado.
.Sise sale del camino haY que
qu-e se logren estos objetivos. lncluye la
Y motivación necesaria a todos los I
i(§ enderezar eltimón o lo que nos
c
\o
miembros de la organizaciÓn, para que
se sientan identificados con la misma, iV
i-
haya desviado de é1. Se mide
el desempeño en comParación
.I
(J
con sus valores, creencias y los hagan
suyos. Por otro lado, es necesario que io
i¡-
con las metas y los Planes
propuestos. Muestra en dónde
está la desviación, Pone en
I
J
se-adecue la filosofía a las necesidades'
objetivos y metas de la organización. ?iP marcha acciones Para corregirla
rJ L y ayuda a asegurar el logro de

.-o
Es otra función del administrador
garantizar la seguridad en el trabajo, io
ie los planes. El monitoreo
constante de las actividades
loqrar un sentimiento de pertenencia de
l¡J loé empleados, motivación gerencial, i- permite una fiscalización o
autorrealización en sus funciones, etc.
Ejecutar significa "poner en acción", y
io control más eficaz.

esta acción administrativa trata de

proporcionar poder estimulante al equipo
que llevará a cabo el Plan.

Tareas adm i n istrativas y activi dades ad m i n istrat¡vas

Las tareas son las labores que se rcalizan dentro de una organización, que en conjunto
y con una interrelación, logran el fin de la administración, los objetivos de la empresa.
É¡emptos de tareas realizadas en una organización son: escrib¡r cartas, redactar cartas,
réOaita, informes, llamar por teléfono, enviar faxes a proveedores, enviar un mensaje a
un compañero de trabajo, producir un informe de ventas, producir un resumen de horas
extras po¡, *"t y depaúamento, decidir a qué proveedor comprar, etc. Por sí Solas
y
fuera del marco Oé las actividades administrativas no se llegará a ningÚn lado'
Necesitan la guía que proveen las actividades administrativas, para saber hacia dónde
se dirigen y cuál es la razón de ser de cada tarea.

Los términos relativos a actividades administrativas varían de acuerdo al autor'

También son conocidas como funciones administrativas e incluso procesos
administrativos. En el presente texto les llamaremos actividades adm¡nistrativas.

Es importante resaltar que automatizar es la realizaciÓn de tareas apoyadas en nuevas

tecnolbgías. Dichas taieas anteriormente eran realizadas por el ser humano en forma
manual: Mientras menor sea la intervención humana, más automalizada se encuentra la
tarea.

14 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMIITISTRACIÓN

Así mismo, al automatizar procesos se logra una visión macro de la incidencia de una
tarea administrativa en el logro de los objetivos de la empresa. Como resultado de la
automatización, algunas tareas tradicionalmente "gerenciales" se han trasladado a las
secretarias y el personal de oficina, ya que éstos han liberado tiempo al realizar con
menor esfuerzo y en menor tiempo algunas tareas repetitivas.

La principal razón por la que una empresa debe emprender un proyecto de

automatización de sus procesos es la de aumentar la productividad. Además,
probablemente se desee dar una mejor impresión a sus clientes, o quiera efectuar más
eficientemente la atención al cliente o una infinidad de razones adicionales.

Esta productividad debe ser susceptible de medición para determinar si efectivamente

ha incrementado. No basta con especificar que un proyecto de automatización de
procesos incrementará la productividad en alto grado. Esta forma de enunciar nuestro
objetivo es llamativa pero es subjetiva ya que ¿quién decide cuándo el incremento de
productividad es alto o no lo es? Cuando se enuncian los objetivos de un proyecto de
automatización de procesos, éstos deben ser concretos, asimismo, debe ser factible su
comprobación.

Por ejemplo, se revisa el proceso a seguir para emitir los cheques de una nómina en una
empresa. En algunas empresas actualmente son elaborados con una máquina de escribir y
los cálculos son realizados con una sumadora electromecánica. Se registian en promedio-
cinco errores en cada nómina. Si se decide automatizar y se implementa un siste'ma que
calcule el. monto a pagar por medio de una computadora, los cheques son impresos a'
través del mismo sistema. Además de disminuir el tiempo que tonia la produc'ción de los
cheques, también se han disminuido la cantidad de errores de cálculo y el desperdicio de
formatos de cheques. Otro beneficio es que se dispone de datos que pueden'utilizarse
posteriormente para controly monitoreo. Se podría decir que se ha incrementado la
productividad,.ya que el tiempo se ha reducido y se ha mejorado la calidad de los cheques
impresos y la información producida. Por supuesto que pára automatizar esta tarea se
requiere, además de incluir el equipo de computación, capacitar al personal y establecer
debidamente los procedimientos que hagan factible la tarea.

1,2,2 SISTEMA ADMINISTRATIVO

I término sistema es asociado comúnmente con un computador. Aunque algunos

btemas cuentan con computadores como elementos para lograr sus objetivos, no todo
btema requiere de computadores para funcionar. Como se muestra en la figura 1.3 a
onünuación de Sistema Administrativo

Figura 1.3 Sistema Administrativo

lnsumo Sa Iida

Ambiente
Externo
CO\CEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN 15
 realiza
El enfoque de sistemas de la administración
¿Qué es un sistema administrativo? y subsistemas' así como de las
un análisis de las inüir"raciones de tos slstemas
interacciones de la organizaciÓn con su entorno
externo' Por ende' la administración
objetivo es el cumplimiento de los
puede verse como ,n iitt"*, aOministrátiro "ryo
objetivos de Ia organización. Dicho sistema
toma los insumos y a través del proceso
co! objetivos' Para realizarlo
administrativo permite que la organi=aáián cumpta -?ls
y reaccionar al mismo. Por ello, las
debe mantenerse en contacto con su ambiente
organizaciones son sistemas abiertos,
pótqr" se interrelacionan con su ambiente
potqr" cambian de acuerdo a su ambiente y
externo y además, ,on iirt"rnas dinámióot
a las necesidades propias del sistema'
Eiemplos de dichos
El sistema administrativo se integra por subsistemas'
financieros, de seguridad' contables'
subsistemas son los técnicos, comeróiales,
administrativos, entre otros'
acuerdo al tipo de componente central
Los sistemas, a su vez, pueden clasificarse de
mecánicos' electrónicos' etc'
que realiza Ia transformación. Así, pueden ser manuales,
con dichos subsistemas y coordina
El administrador es quien administra y-t" "órrnica
su interrelación.

Tambiénpodemosdefinirlaadministracióndesistemas,lacualsedaalvisualizarsela
como ,n cán¡unto o" tunti.tá*r. q'" debe
ser administrado' En esencia
organización
ü-q; se administra es un sistema para el logro de los objetivos'
pueden estudiarse desde el
De acuerdo al enfoque estructuralista, las organizaciones
*óO"to racional y el modelo del sistema natural' etc'
Niveles
poseen tres grandes niveles organizacionales'
Parson destaca que las organizaciones

fb Oe oeiéncia media' Cul Es el nivel más bajo. Se

Es el más elevado Y está
inteorado Por los directivos o
altoé funcionarios. Toman las
decisiones estratégicas Y
objetivos de la organización'
Se relaciona
de la rélación entre el nivel
estratégico Y el técnico.
Las decisiones del nivel
estratégico son
transformadas en Programas
para su ejecución.
Encontrar Y solucionar
problemas, caPtar los
recursos necesarlos,
distribución Y colocación, de
los productos Y/ o servicios
la
eWM y
Planes Programas.
eiecutan las tareas' se
' desarrollan los
programas Y se aPlican
las técnicas. Aqui se
eiecutan las oPeraciones
'y
tareas orientadas a
corto Plazo.
Operaciones.

Directores. Gerentes o mandos

medios.

Y ADMINISTRACIÓN
16 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN
 En ia figura 1.2 se puede ver gráficamente Ia pirámide de los niveles organizacionales:

Figura 1.2
Pirámide de los niveles
organizacionales

Decisiones

Gerentes I programas

Operadores
Supervisores

r'3 PRINGIPIOS DE LA ORGANIZAGIÓN

Previo a estudiar la estructura organizacional, es importante revisar algunos de los
principios que debe cumplir una organización eficaz.

Los principios organizacionales se encuentras detallados en la tabla 1.1

Principío Descripción
I epartamentalización bépartaméñtal¡zar es órganúat formárrnente á-uha empñsa en var¡os
departamentos (pueden recibir diversos nombres como unidades, o
secciones) y sus respectivas interrelaciones.
El objetivo en mente al departamentalizar es agrupar en unidades bien
definidas aquellas que tengan objetivos afines y con el mismo
propósito. Es decir, que los miembros que se agrupan en cada unidad
tienen muchas cosas en común que distinguen a dicha unidad de las
otras.
- erarquización Jerarqúzarés estao¡ecer un an',rglo dé la autoridad-áe ari¡ua rraóñ
abajo. Para ello, se establecen niveles y son los superiores los que
tienen mayor autoridad. En general, se forman pirámides de
autoridad, son pocos los que tienen la mayor dosis de poder y
muchos lo que tienen poco o ninguna autoridad. si se tiene el mismó
nivel de autoridad se debe estar en el mismo nivel en la estructura
jerárquica.

-ridad de mando y rstos oés pi¡nc¡p¡os son ésencñres [ara'er?xito áé'ra-estructura

:. ncipio escalar organizacional. Bajo el principio de unidad de mando se debe
identificar claramente ante los subordinados quién es su jefe y a quién
deben responder. De esta misma manera, un jefe debe- conocer
quiénes son sus subordinados.
El principio escalar es definido por Koontz como "cuanto más clara
sea la línea de autoridad desde el puesto gerencial más alto en una

CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN T7

¡.d
 Principio Descripción
empresa hasta el puesto de cada subordinado, más clara será la
responsabilidad de la toma de decisiones y más eficaz será la
comunicación organizacional".
De acuerdo al Profesor Beniamín Franklin, el tramo de control se
define como el "Número de funcionarios o unidades administrativas
que pueden depender directamente de un órgano superior, ya que la
capacidad para dirigir cierta cantidad de subordinados es limitada' Si
el trabajo es complejo el número de subordinados debe ser reducido.
En actividades más sencillas el número puede ser mayod'. Es decir,
que el tramo de control se refiere al número de subordinados a un
superior.
Se entiende por comunicación el intercambio de información con un
propósito determinado entre las distintas unidades que integran la
empresa.
La comunicación ayuda a que la planeación sea bien ejecutada, la
organización se ejecute con eficacia, la ejecución administrativa sea
seguida con diligencia y elcontrolse realice con efectividad.
Son líneas imaginarias íntimamente ligadas a la jerarquización, que
representan el enlace entre las distintas unidades que conforman la
empresa.
A través de los organigramas se puede presentar en forma gráfica la
estructura organizacional de la empresa, y son las líneas de mando,
precisamente, las que unen a las diversas unidades que la integran'
Estas líneas de mando identifican cómo fluye la comunicación, la
autoridad y responsabilidad.
Delegación, La delegación es fundamental en los conceptos de descentralización y
descentralización y desconcentración. Una organización se dice descentralizada si la
desconcentración toma de decisiones y la autoridad se dispersan a lo largo de la
estructura organizacional. En otras palabras, se ha delegado la
autoridad a las unidades subalternas.
Una organización centralizada es aquella que delega muy poco y que
conserva para los niveles superiores el control y las decisiones.
La desconcentración es una forma de organización administrativa en
que los órganos centrales mantienen sus funciones normativas de
planeación, coordinación y control, transfieren a las unidades técnicas
funciones de ejecución y operación así como facultades de decisión.
Es una forma limitada de la descentralización.
La autoridad funcional es un derecho que se delega a un individuo o a
un departamento para controlar las acciones (procesos, políticas, u
otras cuestiones) realizadas por otras personas en otros
departamentos. Generalmente, esta autoridad funcionalse delega en
unidades de servicio o staff, ya que están integradas por especialistas
cuyos conocimientos, en algunas ocasiones, no los posee el personal
de los otros departamentos. Las relaciones de staff son de asesoría.
Su papel principal es el de estudiar e investigar para dar consejo a las
unidades de línea.

Para aplicar el principio de jerarquía al diseño de la estructura organizacional o para la

interpretación adecuada de una estructura organizacional, las personas dentro de una
organización se integran en los niveles siguientes:

18 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

 . Función Estratégica
t^
td
i^
Alta Gerencia .Se requiere información más resumida para
td planeación estratégica
. FunciónTáctica
CA

VAS
Gerencia N/edia .Se requiere información resumida para planeación
y control
^t^
=td
Si . Función Operativa
ido.
:cir,
Baja Gerencia .Se requiere lnformación de detalle para supervisión
de sus subordinados
un

un
rla 1.3 CONCEPTOS FUNDAMENTALES DENTRO DE LAADMINISTRACIÓN
Y AUTOMAT¡ZACIÓN
r, la Es necesario aclarar algunos términos importantes para la administración y
sea Automatización que se usarán constantemente en los materiales de esta serie.
A
continuación se definen brevemente.
que
nla Visión:
Término definido por Goodstein como "Una fuente de inspiración, concentrada
:a la en el
ndo,
futuro, implica alto grado de éxito y es relativamente estable con el paso del tiempo, lo
que proporciona a la compañía una imagen preconcebida e idealizaáa
lran. de sí misma y su
l, la singularidad' Es un enfoque aspiracional de lo que nos gustaría ser. Es la principal
referencia y la más significativa ambición empresarial que ée va construyendo
día a día
ony a través del esfuezo planeado y coordinado. La visualización de la'organización a
si la largo plazo brinda la oportunidad de sentirse protagonista del procesó al cambio
ela planeado, de sentirse. partícipe en el logro de metas, oÜ¡etiros y
de consolidar el orgullo
ola de pertenencia de todos los colaboradores.,,

que
La misión de una organización es Ia razón misma de su existencia que Ia distingue
aen de
todas las demás. Robbins define la misión como un enunciado que "define su
sde frópósito
y en esencia, pretende contestar la pregunta ¿en qué negocio estamos? ia misión
licas
sión.
aclara el propósito de la organización a la administración.,,

loa Koontz define la Misión o propósito (términos gue suelen

]S, U usarse indistintamente) como et término en donde ,'se identifica
otros la función o tarea básica de una empresa o institución o de una
Ia en parte de ésta".
listas
sonal
;oría. r ropósito:
a las :apel primordial de Ia organización dentro de la sociedad, que puede compartir con
-:s organizaciones. La misión de la organizai;ión
se traduce en varias metes con elfi¡"¡
canzar sus objetivos.
la =
na 3 oletivos:
: - :: ns define los objetivos al decir que "Los objetivos trasladan la misión a términos
--:'etos' Los objetivos son metas. F¡nes deseados futuros que la administración
- -::a Ofrecen la dirección para tomar las decisiones administrativas y conforman
el

C O\CEPTOS GENERALES DE ORGAI\IZACIÓN Y ADMINISTRACTÓX Iq

CriteriorespectoalCualpuedenmedirseloslogrosreales.Porellosonfundamentode
Ia planeación'"
*"iá"-pt""isan los objetivos'"
Goodsteindefineunobjetivocomo,.Unenunciadoespecíficodeloquesedesealograr'
áá^tio d" l;'i*;liJuJ v rát
ob\erños están
-;.=;iá;;;"
Los iliru;d""t"tdo a Goods\ern' son"
"" "b)"\Ño'
de \o que define
Un atributo, es decir, dimensiÓn especifica
.Una escala de medida

Una norma o umbral

.Un horizonte temPoral

Eiemplo: Mejorar la rentabilidad

Un atributo: Rentabilidad
.una escala oe meoioá: Tasá de rentabiliáad neta de patrimonio
g

i Una norma o umbral 20%

a.. -.;Úññüíánté temPoral: un año
del
como: obtener una tasa de rentabilidad
Por Io tanto el objetivo queda redactado
2oo/o anual.

Meta:

Debe definirse acorde con el propósito,

Ia misión y lo.s objetivos de la organización'
y ób¡"tiuot-' Para mayor detalle véase
Atgunos autores - diférencia ""tiá 'ái'
""tr6I"""np"r" Koontz nó ex¡sté diferencia entre meta y obietivo.
ra definición oe oojüivó.
de jerarquía.._E:l?"i:::,que una
sin embargo, para átros autores hay una diferencia para
meta es específica, susceptible de.ser
t*áiO, y definidá en un tiempo específicopuede
meta es una norma cuantitativa' el objetivo
satisfacer o llenar uü necesidad. La
ser a la vez cualitativo y cuantitativo

Estrategia:
a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos
Es el conjunto de actividades
;; h;rgá"ización ya que orienta el uso de los recursos'
es. un ,Tpllo-:-nfoque general
que guía las
Goodstein declara "una gran estrate-gia se logran los planes
acciones de una Línea de Negocio
(LD'Ñi áinoi"u.lá.manera cómo
la implementación de la estrategia es
-óetine impofurntá "n
estratégicos Oe effá.- Eitactolmas "
la unidad oe compilmiso. etcórr¡o debemos orientarnos'
,,La determinación de ros objetivos básicos a rargo prazo de
Koontz ra describe como
una empresa y tá aoópcion de_ los óriror
de acción y la asignación de recursos
necesarios para su curnplimiento"'

Y ADMINISTRACIÓN
20 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN
 Chiavenato aclara que una estrategia es: "La movilización de todos los recursos de la
empresa globalmente, tratando de alcanzar objetivos a largo plazo. La estrategia se
refiere a la organización como un todo, pues busca alcanzar objetivos organizacionales
globales. Está compuesta por muchas tácticas simultáneas e integradas entre sí. Se
refiere a objetivos a largo plazo. Es definida por la alta dirección".
Liderazgo:
El liderazgo es la acción o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a
favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
Robbins la describe como "Toda organización incluye personas y es responsabilidad de
la administración dirigir y coordinar a estas personas. Cuando los administradores
motivan a sus subordinados, dirigen las actividades de otros, escogen el canal de
comunicación más adecuado, resuelven conflictos entre sus miembros o solucionan su
resistencia al cambio, realizan funciones de liderazgo.
Por otro lado, Chiavenato nos aclara que el liderazgo es: "Guiar y orientar al personal.
Es la tarea continua de tomar decisiones e incorporarlas en órdenes e instrucciones
específicas y generales, además asumir el liderazgo de la empresa (Asesoría y
dirección). Es la función de preparar y entrenar al personal y mantener condiciones
favorables de trabajo."
Proceso:
Es el conjunto de actividades que toma los insumos y los transforma hasta producir las
salidas. k!'.

el E\
ffia

tÉi:\
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F- -,-.__\
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d,.\

n. lnsumos
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o.
1a
ra PROCESO
¡^
JU

:- ,na organización existen diferentes procesos que se relacionan para producir una o
=-as salidas. Ejemplos de ellos: El proceso de manufactura, el de control interno, el
:-:Jeso de comercialización, etc.
OS

l: estudia a continuación el sistema de cobros en una organización que vende al

--:r io, electrodomésticos y artículos del hogar. El objetivo del sistema es efectuar los
. - : -3s
AS
de las cuotas e intereses dentro de la organización. Los insumos principales son
reS
ES
-::s negocios aprobados que serán objeto de cobro. Además, forman parte del
los
: :::Ta el personal que labora en el departamento de cobros, los recursos necesarios
'.'='zalizarlos, etc. La salida de este sistema es la recolección de pagos tanto al día
: -: -crosos.
de
ios

C O\CEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACTÓX ZT

Dentro del sistema existen varios procesos para el logro de sus objetivos:

1. REGEPCIÓN: La recepción de los negocios efectuados y registro de las

condiciones de pago.
2. GOBRO: Solicitud de los pagos a los clientes en las fechas establecidas.
3. CONTROL DE MORA: Dar seguimiento a los clientes que han caído en mora.
Este proceso puede subdividirse, a su vez, en cálculo de intereses moratorios y
multas.
A continuación se observa un sistema de cobro:

Procedimientos
Koontz nos manifiesta que "Los procedimientos son planes por medio de los cuales se
establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias
cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en
las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades." De
acuerdo con Robbins es la forma en que un administrador responde a un problema
estructurado a través de establecer claramente los pasos secuenciales que deben
seguirse.

Es un tipo de plan que establece el modo de trabajar las actividades futuras. Es una
serie cronológica de acciones requeridas. Orientan la acción. Detallan la forma exacta
en que se debe proceder para realizar determinadas actividades. Un procedimiento es
un conjunto de pasos que un individuo sigue para lograr un resultado. El procedimiento
detalla los pasos a seguir y se enfoca en cómo deben efectuarse. Además, es una
poderosa herramienta administrativa que permite establecer claramente los pasos que
debe efectuar una persona. Los procedimientos pueden describirse en variadas formas:
a través de diagramas de procedimientos, narrativos, con gráficos o dibujos, etc.

EI manual de procedimientos es un instrumento administrativo de carácter técnico que

contiene información de las operaciones para la realización de una función, actividad o
tarea específica en una organización. También se conoce con el nombre de "Manual
de normas y procedimientos", debido a que en ocasiones, se incluyen, además de los
procedimientos, normas y métodos o guías de trabajo. Es un documento que indica
cómo hacer el trabajo. Además, debe identificar quiénes participan, en cuánto tiempo
debe realizarse y en dónde se lleva a cabo.

Relación entre los términos previamente definidos.

En general, los términos definidos en esta sección guían la acción de los miembros de
la organización. En la pirámide de prioridades, la visión es la inspiración fundamental
que guía el resto de enunciados. De la visión se procede a definir la misión. Luego, se
establecen las metas y los objetivos. En el presente texto, se hace una diferenciación
entre meta y objetivo. Los objetivos deben ser definidos al inicio. Las metas son

22 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMIIVSTRACIÓN

concretas y se derivan de los objetivos. Se hace la presente aclaración ya que para
otros autores son sinónimos.
Guía de acciones para los miembros de la organización.

VISIÓN
PROPOSITO ES SITUACTÓN
SITUACION r.
A^-rr r^r
,

¡{U I ufll-
MlsloN ESTRATEGIAS DESEADA
'..:
: oBJETIVOS ESTRATEGIAS
,,'., METAS

) o líticas

- las describe como: "Enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el

-:"lz
- =-samiento en la toma de decisiones."

: : :: ns las menciona como: "Dar directrices para canalizar el pensamiento del

:-- I strador en una dirección específica. Establece parámetros para el tomador de
:: : s 3nes más que enunciar de manera específica lo que se debe hacer o no. "
:.'. ?', presente texto las políticas son criterios encaminados a la toma de decisiones,
: : : :'no los planes dirigen la acción, éstas orientan la toma de decisiones.

:':supuesto
¡l3ontz el presupuesto es la "formulación de resultados esperados expresada en
- : s numéricos"
:-erdo a Robbins: "La administración por lo general prepara presupuestos de
=s:s, gastos y requerimientos de gasto de capital como maquinaria y equipo. Sin
argo, no es raro que se utilicen presupuestos para mejorar la utilización del tiempo,
;: I \/ recursos materiales. Estos últimos tipos de presupuesto sustituyen números
- - -::arios por términos monetarios".
*reso de Control en Ia Administración
I yoceso de control es fundamental en un sistema administrativo. En general se
Mne por los siguientes pasos:

I stablecer estándares.

- ',1edrr el desempeño de acuerdo a los estándares establecidos.

-:r'r"ar acciones correctivas de acuerdo a desvíos no deseados del estándar.

- r'i- l-
- -- -- :estión implica al conjunto de diligencias o actividades que se llevan a cabo
::- ,e'un asunto o concretar uno La gestión es conocida por algunos autores
tr ::: cn de administrar una organización. En la tabla'1.2 se presenta la Reseña

\ CEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN 23

 Histórica Tabla 1.2
Reseña Histórica de La Automatización de Procesos y el Equipamiento

. FEcHA AMBIENTE .t- ADMINISTRACIÓN EQUIPAM¡ENTo DE-

CAMBIO
Antes La economía Pocos empleados y ' lntroducción
1800 era local. negocios familiares. El del
Negocios Propietario se encargaba ferrocarril
familiares de todos los asuntos. cambió el
Pocos empleados le negocio
ayudaban a llevar las local.
cuentas y realizar tareas
adm inistrativas.
1880- lnversiones a Empleados podían tomar Comunicaciones
1900 , través de ' decisiones. Actuaban vía telégrafo y Conflictos
accionistas. como propietarios sin correo por tren. La mundiales.
La economía serlo. Gran cantidad de escritura se Avance en
se expandió empleados de diversas i realizaba
I . .. ! I -
tecnología.
profesiones debía ser i generalmente a
coordinada. mano aunque ya
Surgieron los gerentes y I existían las
supervisores. Se j primeras máquinas
reinventaron los sistemas I de escribir. Papel
para llevar cuentas y se I carbón para
crearon los { efectuar copias.
departamentos para
hacer el trabajo de
oficina.
1 900- Economía La administración , Máquinas de Fin de la
I 945 afectada por científica aplicada en las escribir, teléfonos, Segunda
conflictos fábricas se trasladó a las máquinas de Guerra
mundiales. oficinas. Se dividieron las dictado. Copias a Mundial.
tareas y se especializó a través del
los trabajadores al mimeógrafo.
realizar tareas
específicas. Supervisión
constante y no se
permitía la comunicación
entre empleados porque
se creía que esto
disminuía su
productividad
1945- Marcada por la Oficinas acogedoras
ac y Equipos de oficina
1 960 posguerra. jefes amistosos.
amistr más modernos.
Competencia lncremento en salarios de Teléfonos más
' entre fábricas oficinas, se
seguros de salud sofisticados. Se
, y oficinas por y planes de
de retiro como transmitían ondas
trabajadores. motivación para
una motivar de radio, televisión
trabajar en oficinas. Se y datos de
mejoró ela
el ambiente y se computadora.
permitió que
qu los
empleados se
comunicaran entre sí. I

24 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓ¡{ Y ADMINISTRACIÓN

 ,.--.--"*.-?------'""^*-

FACTOR
)

FECHA AMBIENTE ADMINISTRACIÓN EQUIPAMIENTO DE

CAMBIO
-1980 Microcomputadoras Avances
Las oficinas Elconcepto más
abandonaron importante era tener , fotocopiadoras, tecnológicos
la oficinas que fax, etc. en las
funcionalidad impresionaran para Auge en redes de telecomuni-
e intentan dar inspirar confianza en el computadoras. caciones y
la imagen de poder y prestigio de la equipos de
la corporación. organización. Concepto cómputo
que el diseño de oficina
debía arreglarse de
acuerdo alflujo de
información y
comunicación. lmporta el
servicio o producto
elaborado y que se viera
muy bien.
Era de la lntenso nivelde
información. reemplaza la estructura comunicaciones y
Reducción de ; tradicionaljerárquica. No diversos estilos de i
operacrones existen límites físicos trabajo. La
para entre los jefes y los ubicación
mantenerse trabajadores. Los geográfica no es
competitivos. espacios de trabajo son una barrera para
más pequeños. Los hacer negocios.
gastos en equipo obligan
a reducir costos en
espacios físicos. Existe
una mayor conciencia en
los costos. La oficina se
guía por la fuerte
competencia, avances
tecnológicos rápidos y
cambios en las formas de
trabajar. La funcionalidad
se basa en el proceso de
trabajo y es más
importante que la imagen
de la corporación.
*
Früo l-Mundo Se centra en el valor del Equipo de oficina
I globalizado e ser humano y su más pequeño y ágil
j intercomunica creatividad. que llevará a cabo
I do, tareas con menor
intervención
humana: Mayor
grado de
automatización.

Co\CEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACTÓN ZS

Gaso
l-a en:presa "§lJpER CLTAN" se dedica a la eiaboraclén
de produet*s.par* llmpieza' A
ics dias lun*s para tratar
nivel administrativo tienen programadas reuniones semanales
§n la última reuniÓn de
temas de in:por{ancia de ac,.,eido a las neeesidades det*ctadas' qu*
qerencia el encargado de Auditoría le *ntregÓ un listaejn de reecmer:dacir:nes
elaboró después de realizar varias cbservaciones del desempeñ*
de los
.diferentes
*nccntrÓ el siguiente
departamento§ qLle confcrman la ernpresa. Al leerlo el Gerent*
listado:

Fara nrejorar las distintas funciones administrativas recomienrlo:

n y desarroliar
Realizar un resumen de datos base para determinar Cau§as
soluciones necesarias al detectar un problenna'
. Tomar decisiones permanente§ en relaciÓn con situaciones importantes'
. §isternatizar el método de comunicaciÓn'
. en diferentes
Establecer prioridades, secuencias y sincronizar pa§os a seguir
procedimientos.
r Establecer metas a alcanzar.
r Realizar un rastreo de metas.
r Entregar resultados finales'
. Capaóitar a los empleados que Se detecta necesitan mejorar'
o Definir líneas de enlace para facilitar la comunicacién.
. Definirexactamente atribuciones'
r Definir el perfil del personal para cada puesto de trabajc.
o Resolver conflictos lo más rápido posible"
r Estimular la creatividad y la innovaciÓn para alcanzar metas
gerente a clasificar
Después de leer el listado de recomendaciones debe ayudar al
las recomendaciones de acuerdo al proceso administrativo que a su criterio
pertenecen:

Planeación Dirección

Ejecución Gontrol

26 CONCEPTOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN