Regional Cauca - Comercio y Servicios

Taller Producción Documentos GTC-185

Ingrid Viviana Pizo

Leidy Yohana Medina

Técnico Asistencial en organización de archivo

Instructora: Emile Rodríguez Erazo

SENA
Servicio Nacional De Aprendizaje
Popayán-cauca
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2019
1) ¿Qué es la GTC-185

Esta guia tecnica colombiana tiene como proposito brindar herramientas que
faciliten la gestion documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y
organizar la presentacion y el manejo de las comunicaciones impresas y
electronicas.
2) ¿Qué es el ICONTEC?

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC,

Son una organización con amplia cobertura internacional sin ánimo de lucro,
creado en 1963, con el objetivo de responder a las necesidades de los diferentes
sectores económicos, a través de servicios que contribuyen al desarrollo y
competitividad de las organizaciones, mediante la confianza que se genera en
sus productos y servicios.

3) ¿Qué es una ABREVIATURA?

El término abreviatura tiene su origen en la lengua latina, y se trata de un

procedimiento de tipo ortográfico que supone la reducción de una palabra a
través de la supresión de letras finales o centrales y que, por lo general, finaliza
con un punto. Algunos ejemplos son: Atte. (Por “atentamente”), Sr. (por “señor”),
Dra. (Por “doctora”).
4) ¿Qué un ACRÓNIMO?

Un acrónimo es una clase de sigla cuya pronunciación se realiza del mismo

modo que una palabra. Las siglas, por otra parte, son los términos que se
componen con las primeras letras de los conceptos que forman una expresión.
5) ¿Qué una SIGLA?

Una sigla es una palabra que se forma con las letras iniciales de una frase o de
una expresión. En algunos casos, no se toman todas las palabras, sino sólo los
términos más importantes (sustantivos, verbos y adjetivos). De este modo, se
dejan de lado términos secundarios (conjunciones, preposiciones, etc.).
6) ¿Qué es ACTA?

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son

documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde
el momento de su creación.
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7) ¿Qué es un ANEXO y que se redacta en él?

Los anexos son agregados de un trabajo que podemos incluir al final del
documento, colocándose antes de la bibliografía. Los anexos no son
obligatorios, solo se agregan cuando se cree que puedan aportar algo extra y
elaborar más profundamente en el estudio. Los anexos generalmente son
documentos que se valen por sí mismos y ofrecen información adicional que
contiene el documento principal.

8) ¿Qué es un ASUNTO y como se redacta?

Es todo tema exclusivo al que le debemos dar una atención especial. La

variedad de asuntos es muy grande y prácticamente a cualquier tema se le
puede considerar como asunto, así que se pueden dividir en infinidad de
conceptos:
Jurídico
Escolar
Administrativo
Comercial
Médico, etc.
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir
del último dato del destinatario.
9) ¿Qué es la BIBLIOGRAFÍA?

La bibliografía es la descripción y el conocimiento de libros. Se trata de la ciencia

encargada del estudio de referencia de los textos. La bibliografía incluye, por lo
tanto, el catálogo de los escritos que pertenecen a una materia determinada. Un
escritor puede referirse a la bibliografía para hacer referencia a algún
documento que utilizó como fuente en su tarea de redacción o para citar
contenidos que, si bien no utilizó en su trabajo, pueden complementar y
enriquecer sus escritos al ampliar la información que estos presentan.
10) ¿Qué es una CARTA?
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Una carta es un tipo de comunicación escrita entre dos personas, que ha

presentado significativas variaciones a lo largo del tiempo. Sin embargo, la
estructura de su escritura no ha variado de manera notable, aunque sí lo han
hecho sus soportes y modos de envío. Si antes necesitábamos un trozo de
papel y bolígrafo para escribir una carta, hoy con una computadora y un
procesador de textos, es suficiente.
11) ¿Qué es una CIRCULAR?

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida

a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
12) ¿Qué es un MEMORANDO?

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,

orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales
e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
13) ¿Qué es una CONSTANCIA?

Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en

ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué
clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata.
14) ¿Qué es un CERTIFICADO?

El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que

asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento
acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
15) ¿Qué es un CÓDIGO y donde va ubicado?

Sistema convencional que identifica el departamento, el area o la sección que

produce el documento con sus respectivas series. Este responde al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.
16) ¿Qué es un CONTENIDO?

En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel
y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden
en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
17) ¿Qué es el DESARROLLO?
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La palabra desarrollo es visto como sinónimo de evolución y se refiere al

proceso de cambio y crecimiento relacionado con una situación, individuo u
objeto determinado. Al hablar de desarrollo podemos referirnos a diferentes
aspectos: al desarrollo humano, desarrollo económico, o desarrollo sostenible.
Por lo que se analizará cada uno de ellos a fin de poder entender de qué tratan.
18) “Descripción de los asuntos tratados en una reunión”

El acta de una reunión es el documento escrito que registra los temas tratados
y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de
certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.
19) ¿Qué es el DESTINARIO?

Como destinatario designamos a la persona o entidad a quien va destinada o

dirigida una cosa, que puede ser una llamada, una carta, un discurso o un envío.
20) ¿Qué es el ENCABEZADO?

Encabezado suele ser la sección superior de una página en la que se destina

algún tipo de información, tal como los logos o membretes que identifican a una
empresa, institución o persona que emite el documento.
21) ¿Qué es un ESPACIO?

Distancia horizontal de la escritura, entre palabra o cifras, o ambas.

22) ¿Qué es un ESTILO?

Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

23) ¿Qué es PÁGINA?

Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.

24) ¿Qué es PAGINAR?

Acción de numerar páginas.

25) ¿Qué es la FUENTE y cuál es el número para redactar?

Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara,

agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el de no
presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitación y microfilmación.
Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizando en los
procesadores de texto.
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26) ¿Qué es un INFORME y cuántas clases de informe existen?

Documento que describe datos precisos sobre el estado de la cualquier

actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer
resultados de procesos administrativos. Clases de informe:
A) Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas
B) Informe corto que consta de una a diez páginas
C) Informe extenso, de once paginas en adelante
27) ¿Qué es una INTERLÍNEA?

Distancia vertical entre dos renglones.

28) ¿Qué es una INTERLÍNEA LIBRE?

Renglón sin escritura.

29) ¿Qué es un MARGEN?

Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página
impresa.
30) ¿Qué son las LÍNEAS ESPECIALES?

Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.

31) ¿Qué es un MEMBRETE?

Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural
o jurídica.
32) ¿Qué es la RADICACIÓN?

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo
a las comunicaciones recibido o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibido o de envió propósito de oficializar el trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.
33) ¿Qué es una RAZÓN SOCIAL?

Nombre que identifica una organización.

34) ¿Qué es un REDACTOR y donde va ubicado?

Persona que genera y pasma ideas en una comunicación.

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35) ¿Qué es el TRANSCRIPTOR y donde va ubicado?

Persona responsable de laborar, digitar o transcribir la comunicación.

36) ¿Qué es el REMITENTE y dónde va ubicado el remitente?

Los datos del destinatario deben colocarse en el frente del sobre y los del
remitente deben figurar al dorso, en el cierre del sobre. Si se desea colocar a
ambos en el frente del sobre, el remitente debe colocarse en la parte superior
izquierda y el destinatario, en la parte inferior derecha.
37) ¿Qué es una RÚBRICA?

Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte
de la firma, después de su nombre o título.
38) ¿Qué es el TABULADO?

Espacio determinado para escribir datos en columnas.

39) Describa cada zona.

Zona 1: Espacio destinado para el membrete: razón social número de

identificación ´´NIT´´ Zona
2: Espacio destinado para la impresión de dirección: correo, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen, país.
Zona 3: Espacio superior destinado al registro y radicación del documento es
complementaria la zona 1.
40) ¿Cuántos estilos existen para la producción de los documentos?

Existen cuatro tipos: Bloque extremo: todas la líneas parten del margen
izquierdo Bloque: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración,
firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho Semibloque: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer
renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacio a 10.
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“El brillo de cada día, no depende del sol, sino de la sonrisa que sale de tu corazón”
Anónimo