PROCEDIMIENTO DE ALMACÉN

CODIGO: VERSION: PAGINA:

1. OBJETIVO
Hacer uso eficiente y ordenado del suministro de bienes, papelería, insumos, materiales, equipos , entre
otros, a todas las aéreas de la entidad que son indispensables para el cumplimiento de la misión
institucional y a su vez prestar un optimo servicio a los usuarios internos y externos de la ESE Hospital
Santa Margarita de Copacabana.

2. ALCANCE
 El proceso de entradas en el almacén inicia con la recepción de las solicitudes o requisiciones de las
dependencias en el formato de necesidades de compras y/o contratación de servicios, código FCO01 y
finaliza con el almacenamiento de los bienes hasta su entrega al cliente final. El proceso de baja inicia con
la recepción de la necesidad y finaliza con la salida definitiva del bien del patrimonio de la E.S.E. Hospital
Santa Margarita

3. RESPONSABLE
Almacenista

4. CONDICIONES PARA INICIAR EL PROCEDIMIENTO

- Resolución 018539 de diciembre 04 de 1995 de la Contraloría General de la Nación
- Acuerdo No 01 de 2009, Estatuto de Contratación
- Procedimiento a Nivel Administrativo
- Soporte a la Función de compras y el área financiera
- Control inventarios
- Recibo y Suministro de documentación controlada
- Flujo de información sistema Sx Advanced
- Control del ingreso de productos manufacturados, insumos, equipos, repuestos , materiales,
suministros, papelería, otros bienes
- Manejo de Activos fijos.

6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA 7. RESULTADOS ESPERADOS

-Facturas de proveedores que soportan las - Soporte para la gestión del control interno
compras, entradas y salidas de almacén y auditoria y planeamiento de la Empresa.
farmacia por compra, devolución, traslados o - Informes veraces y oportunos para el área
reintegros de mercancía. administrativa.
-Aceptaciones de oferta, contratos, - Registro actualizado del sistema.
requisiciones y demás documentación que - Información valida y confrontado con
garantice el trámite interno de la operación de documentos.
compras.
-Recursos tecnológicos (Software y Hardware),
que garantice el proceso.

REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE Claudia María Zapata Arango Carlos Arturo Zapata Zapata
CARGO Subgerenta Administrativa Gerente (E)
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FECHA Febrero 20 de 2012
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8. CONTENIDO

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 ENTRADA POR COMPRAS AL AMACEN

1.1. Recibir de las diferentes dependencias las
solicitudes o requisiciones diligenciadas en el
formato de necesidades de compras y/o
contratación de servicios, código FCO01; para el Almacenista y comité de compras
suministro de bienes, insumos, equipos,
repuestos, materiales, suministros, papelería,
entre otros.
1.2. Clasificar las solicitudes o requisiciones de
acuerdo a la necesidad, analizando el tipo de Almacenista
bien pedido y cantidades a despachar.
1.3 Verificar en las existencias si los bienes, insumos,
equipos, repuestos, materiales, suministros,
Almacenista
papelería, entre otros; se encuentran en el stock
o si se debe realizar una compra o contratación.
1.4 Emprender un proceso de compra o contratación
cuando los bienes, insumos, equipos, repuestos,
materiales, suministros, papelería, entre otros; no
se encuentran en el Almacén; teniendo en cuenta
que de acuerdo a su cuantía representada en Almacenista y Subgerente Administrativo
S.M.M.L.V. establecidos en el Manual de
Contratación vigente, antes debe pasar a ser
aprobada por el subgerente administrativo o
comité de compras según el caso.
1.5 Proceder a contactar al proveedor para efectuar
Almacenista
la compra, luego de ser aprobada.

1.6 Realizar la compra de productos aplicando los

Almacenista
formatos establecidos para ello; código PCO01 Y
PCO02.
1.7 Recibir de los proveedores externos bienes,
insumos, equipos, repuestos, materiales,
suministros, papelería, entre otros; cotejando Almacenista
cantidad, calidad, referencia y otros datos en
documentación generada entre las partes
1.8 Verificar datos entre la orden de compra interna y
la remisión y/o factura del proveedor externo,
Almacenista
validando que cumpla con las condiciones
requeridas y firmar la factura o comprobante de

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recibo que le entregue el proveedor.

1.9 Elaborar el comprobante de entrada con base en
la factura (OPA, CA) y registrar en el sistema
institucional en el manejo de inventarios la
Almacenista
operación de entrada al almacén de bienes,
insumos, equipos, repuestos, materiales,
suministros, papelería, entre otros.
1.10 Entregar inmediatamente documentación al área
financiera para su seguimiento, registro y pago Almacenista – auxiliar administrativo
posterior.
1.11 Identificar con placa de activo fijo todo lo que se
compra excepto los servicios e intangibles que no Almacenista
corresponden a esta área. .
1.12 Colocar placa de activo fijo se levanta un acta de
entrega incluyendo los siguientes datos: número
Almacenista - Subgerente Administrativo
de la factura de compra, costo y número de placa
para la posterior entrega al contador
1.13 Archivar los documentos de las necesidades de
Almacenista - Subgerente Administrativo
compra adjuntándole la factura.
1.14 Almacenar los bienes, insumos equipos,
requisitos, materiales. Suministro, papelería,
Almacenista
entre otros hasta la fecha en que este producto
es consumido por el cliente interno.
2. ENTRADA POR DONACIONES
2.1 Elaborar el respectivo comprobante de entrada
Almacenista
(C.A.), efectuando los registros correspondientes.
2.2 Se levanta acta de recibo de bienes; detallando
su estado, características, valores unitarios y Almacenista
unidades por grupos de inventarios.
2.3 Registrar en el sistema institucioanl en el manejo
de inventarios la operación de entrada al almacén Almacenista
de los bienes donados.
2.4 Entregar inmediatamente documentación al área
Almacenista - Subgerente Administrativo
financiera.
2.5 Identificar con placa de activo fijo todo bien que
Almacenista
ingresa a la E.S.E. Hospital Santa Margarita.
2.6 Archivar los documentos generados en la
donación y enviar copia al encargado del modulo Almacenista
de archivos fijos para su registro correspondiente.

2.7 Almacenar los bienes donados hasta el momento Almacenista

que sean requeridos por el cliente interno.
3. ENTRADAS POR REINTEGROS
3.1 Recibir del líder del proceso solicitud escrita Almacenista
donde se especifique claramente las Líder del proceso
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características del bien a devolver.

3.2 Recibir el bien de la dependencia que ya no lo
requiere y constatar su estado, clase, calidad,
Almacenista
marca, modelo y demás características de
Líder del proceso
acuerdo con el comprobante de salida (DAI) con
que fue entregado el bien.
3.3 Elaborar documento de reintegro y diligenciar al
comprobante de entrada (CA) cuando ingresa el Almacenista
bien al almacén y la devolución es justificada.
Registrar en el sistema institucional en el manejo
3.4 de inventarios la operación de entrada al almacén
Almacenista
del bien objeto del integro.

4. ENTRADA POR BIENES RECUPERADOS

4.1 Dar entrada al almacén aquellos que han sido
declarados como perdidos y son recuperados,
mediante el comprobante de entrada (CA);
Almacenista
detallando las mismas características y
especificaciones contempladas en los
documentos de entrada y salida iníciales.
4.2 Registrar en el sistema institucional en el manejo
de inventarios la entrada de los bienes Almacenista
recuperados con sus datos correspondientes.
4.3 Entregar inmediatamente documentación al área Almacenista-
financiera. Auxiliar Administrativo
4.4 Almacenar los bienes recuperados. Almacenista - Subgerente Administrativo

5. SALIDA POR SUMINISTRO DE PAPELERIA Y

UTILES DE OFICINA PARA DEPENDENCIAS
DE LA ENTIDAD
5.1 Elaborar por escrito la solicitud o requisiciones en
el formato establecido, código FCO01; en donde
se especifique clara y detalladamente la clase de Líder del proceso
bienes requeridos y el número de unidades; luego
la envían al almacén.
5.2 Recibir de las diferentes dependencias las
solicitudes y clasificarlas de acuerdo la
Almacenista
necesidad, analizando el tipo de bien pedido y
cantidades a despachar
5.3 Verificar en las existencias si los bienes
solicitados, se encuentran en el stock y en las Almacenista
cantidades suficientes

5.4 Luego con base en esta información se elabora el Almacenista

comprobante de salida (DAI) a nombre de quien
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recibe.
5.5 Separar y despachar los bienes haciendo la
Almacenista
entrega formal de los bienes.
5.6 Levantar acta de entrega debidamente firmada
por el almacenista y la persona que recibe los Almacén líder del proceso
bienes.
5.7 Registrar la operación de salida y/o entrega de
Almacenista
los bienes, en el sistema Sx Advanced.
Entregar la documentación respectiva al área
5.8 financiera. Almacenista-
Auxiliar Administrativo
6. SALIDAS POR SUMINISTRO DE VESTUARIO
PARA EMPLEADOS
6.1 Descargar del inventario la dotación entregada
los overoles, blusas, calzado, delantales y en
general todas las prendas que por ley deban
suministrarse periódicamente a los empleados se
Almacenista
descargan en forma definitiva de los listados de
las existencias del almacén y de los registros,
mediante la orden de entrega debidamente
tramitada y firmada por el usuario.
6.2 Llevar registros extracontables, buscando que no
se autoricen nuevos suministros hasta su Almacenista
vencimiento.
7. SALIDA POR SUMINISTRO DE REPUESTOS
7.1 Indicar claramente el elemento en el
comprobante de salida para la entrega de
repuestos de equipos el elemento y su destino de Almacenista
acuerdo con lo contemplado en la solicitud de
pedido debidamente tramitado.
7.2 Exigir la presentación del repuesto a remplazar. Almacenista
7.3 Hacer firmar por las personas que realizan el
Almacenista
retiro el comprobante de salida.

9. TERMINOS Y DEFINICIONES
Almacén: lugar físico ubicado estratégicamente al interior de la E.S.E. Hospital Santa Margarita donde
se guardan temporalmente bienes, insumos, equipos, repuestos, materiales, suministros, papelería,
entre otros; con el fin de abastecer a las dependencias que integran la entidad para que éstas cumplan
los objetivos propuestos.
Almacenamiento: es la distribución física y el registro de artículos desde que ingresan o se adquieren
hasta que se requieran para su utilización.
Almacenista: es el funcionario encargado del manejo, custodia, organización, administración,
recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad.
Bajas: es el retiro definitivo de un bien inservible u obsoleto o simplemente que la entidad no lo requiere
para su normal funcionamiento. La baja es diferente a la salida, pues en ella sólo se transfiere la
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responsabilidad del almacenista al funcionario que recibe; en cambio en la baja, el bien sale
definitivamente del patrimonio de la entidad.
Compra: toda operación mercantil en la cual se adquiere bienes mediante erogación de dineros, de
conformidad con las normas legales.
Comprobante de entrada: es el documento que acredita la entrada real del bien al almacén.
Comprobante de salida: es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y
real de un bien del almacén, terminando así la responsabilidad del almacenista trasladándose a quien
recibe.
Reintegro: es la devolución de los bienes que no se requieren en una dependencia.
Traslado: es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes, ocasionando por tal
motivo la cesación de responsabilidad de quien entrega y transfiriéndola a quien recibe.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Factura o cuenta de cobro
 Entrada y Salida del almacén
 Copia del contrato y sus anexos
 Gerencia de farmacia y almacén
 Disponibilidad y registro presupuestal
 Acuerdo 01 de 2009

11. REGISTROS

Formato de necesidades de compras y/o contratación de servicios, código FCO01

Formato de base de datos e proveedores de productos insumos y / servicios, código FCO02
Formato cuadro comparativo de cotizaciones, código FCO03

 Formato control de recepción de productos e insumos comprados, código FCO04

 Formato OPA, orden de compra
 Formato CA, comprobante entrada almacén
 Formato DAI, despacho interno almacén
 Formato orden de trabajo, código FRF08

12. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO

13. LISTADO DE ANEXOS

No aplica

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