Especificaciones Técnicas Libro de Obra Digital (LOD)

Este documento contiene las especificaciones técnicas para la contratación del servicio y uso del
Libro de Obras Digital (LOD) en los contratos de obras del Ministerio de Obras Públicas. En una
primera parte se estipulan los requerimientos mínimos para la correcta contratación e
implementación del servicio por parte del contratista; en la segunda parte se detallan un conjunto
de consideraciones para el uso de la herramienta; y, por último, se anexa información adicional.

I. Contratación del Servicio por parte del Contratista

1. Generalidad del Servicio a Contratar

La contratación e implementación del servicio de Libro de Obra Digital será de cargo del
contratista, debiendo considerar los costos de ello en sus gastos generales, y consiste en la
provisión de un libro de obras por medio de una plataforma tecnológica digital con visualización
web a través de acceso por internet público.

El Libro de Obras es un libro que contiene toda comunicación que el Inspector Fiscal (IF) dirija al
contratista en relación al cumplimiento del contrato, además de las anotaciones relativas al
desarrollo de un contrato de obras, tales como la resolución de adjudicación del contrato,
identificación del inspector fiscal, del profesional residente, subcontratistas que participaron en la
obra con sus correspondientes autorizaciones, especialistas que participaron en el contrato de
obra, prevencionista de riesgos, etc.

El servicio de LOD deberá ser contratado y dispuesto por el contratista luego de la adjudicación
del contrato de obra y hasta 5 días hábiles antes de la entrega del terreno, y permanecerá abierto
hasta la fecha de la recepción definitiva de la obra, o recepción única si fuese el caso.

El Libro de Obras Digital estará conformado por un libro maestro de carácter unidireccional, que
solo podrá escribir el Inspector Fiscal, y que contiene las comunicaciones o instrucciones dadas
por él al Profesional Residente de la obra (contratista). Las anotaciones deberán ser foliadas, con
registro de fecha y hora, y suscritas con firma electrónica avanzada. El Profesional Residente
podrá únicamente dejar constancia de la lectura de cada folio emitido por el IF, también
mediante firma electrónica avanzada. Ambas partes podrán visualizar en tiempo real todo lo que
se registre.

El LOD estará conformado además por todos los libros auxiliares que a juicio del Inspector Fiscal
sea necesario autorizar, los que serán bidireccionales y tendrán por finalidad registrar las
comunicaciones entre otros agentes relevantes del contrato. El acceso de esos otros agentes
(usuarios) deberá estar sujeta a la aprobación previa del IF, los que tendrán acceso con nombre
de usuario y clave.

El LOD deberá implementar el uso de la firma electrónica avanzada otorgada por el Ministerio
Secretaria General de la Republica (MINSEGPRES) para todo funcionario público que acceda al
LOD y que tenga que realizar firmas sobre él. Para usuarios que no sean funcionarios públicos y
que tengan que realizar firma electrónica avanzada en el LOD, estos deberán seguir utilizando la
actual modalidad que otorga la aplicación. Por lo tanto el servicio de LOD deberá otorgar las 2
modalidades de firma electrónica avanzada, la que actualmente se utiliza, por medio de token y
también la nueva otorgada por la MINSEGPRES.

2. Requerimientos Mínimos del Servicio

– Capacidad suficiente para almacenar todas las anotaciones con todos sus contenidos, con
todos sus vínculos electrónicos, con capacidad mínima de 40mb por transacción y un mínimo
de 20 archivos adjuntos a cada transacción (excepto archivos *.exe por motivos de seguridad)
con sus firmas electrónicas y la fecha y hora de proceso de cada anotación, mientras se
desarrolle el contrato.
– Servicios de mantención, Housing y Hosting de la plataforma tecnológica.
– Periodicidad de respaldo de la información, por parte del proveedor del servicio, deberá ser
diaria en forma incremental y completa en forma semanal.
– Mecanismos de autentificación de usuarios que aseguren la privacidad, confidencialidad,
unicidad y seguridad del ingreso de información.
– Mesa de Ayuda (24 horas del día / 7 días a la semana) para la atención de consultas y gestión
de solución de posibles problemas, tanto de uso como de fallas de la plataforma.
– Capacitación a los usuarios en el uso de la plataforma digital (de ser necesaria).
– Firmas electrónicas avanzadas del residente y de su subrogante.
– Acceso vía nombre de usuario y clave para las demás personas autorizadas por el IF.
– Todas las licencias de uso y servicios complementarios por la duración efectiva del contrato.
– La solución debe encontrarse operativa y con acceso remoto las 24 horas del día los 7 días de
la semana, con un uptime mínimo de 98,5% promedio medido de manera mensual.
– Una vez escrita la anotación en el libro, el usuario debe poder pre-visualizar la página antes
de su firma y emisión definitiva, como una instancia de validación de lo registrado.
– Un respaldo digital mensual que considere todas las anotaciones y documentos adjuntos,
dispuesto en el lugar y forma que establezca el Ministerio (se dispone del software Alfresco,
que es un administrador de contenidos; el respaldo deberá ser entregado en un medio digital
que soporte el Ministerio, publicado bajo un ftp seguro).
– Respaldo digital de toda la información al momento del cierre del LOD (en la recepción
definitiva de la obra), dispuesto en el lugar y forma que establezca el Ministerio (se dispone
del software Alfresco, que es un administrador de contenidos; el respaldo deberá ser
entregado en un medio digital que soporte el Ministerio, publicado bajo un ftp seguro).
– Una vez cerrado el LOD, se deberá poder visualizar en la web por un período adicional de 5
años a través de la misma plataforma tecnológica del proveedor del servicio.

3. Perfiles de Usuarios

El sistema debe soportar la utilización de distintos perfiles de usuario, permitiendo para cada parte
crear, al menos: un administrador del Libro de Obras Digital Maestro (Inspector Fiscal y Residente
de empresa contratista, respectivamente), un administrador suplente, un asistente que genere
borradores de transacciones para el Libro de Obras Digital Maestro sin capacidad de firmarlos
digitalmente, un administrador de cada Libro Auxiliar adicional, un perfil de responsable superior
con atribución para modificar a los administradores del contrato; y perfiles limitados a la
visualización.
Debido a que tanto el residente del contratista como el IF pueden ser reemplazados por un
delegado o suplente durante el transcurso del contrato, el sistema debe permitir mediante la
herramienta de gestión de usuarios la respectiva administración de esta situación. La solución
deberá, además, posibilitar la incorporación de otro tipo de usuarios o roles, siempre y cuando
éstos se encuentren dentro de lo permitido por la reglamentación vigente para el MOP.

4. Confidencialidad de la Información

Respecto a la información que se registre a través del LOD, en cualquiera de sus libros, debe
considerarse plena confidencialidad y reserva por parte del adjudicatario del servicio contratado.
Ninguna anotación, anexo, folio, registro, transacción, dato, archivo o elemento contenido en el
LOD puede ser empleado para otros fines que no sean los estrictamente considerados, ni ser
entregados a terceros sin el consentimiento escrito del representante del Ministerio para los
efectos. Conforme a lo anterior, queda establecido que el Ministerio de Obras Públicas será el
propietario de toda la información contenida en todos los documentos y libros.

5. Requerimientos Adicionales Deseados

- Envío de notificaciones vía email: aviso automático al Profesional Residente de la obra, de

cada anotación hecha y firmada por el Inspector Fiscal.
- Capacidad de edición de texto.
- El Contratista deberá tener en la obra, a disposición de todos los usuarios del LOD y de todos
aquellos intervinientes autorizados, un computador conectado a la red de internet con
factibilidad en el área y con todas las condiciones necesarias que permitan un eficiente y
correcto uso del Libro de Obras Digital.
- Categorización de Notificaciones: contar con una categorización antes de generar un registro
en el Libro de Obras para efectuar resúmenes por tipo de instrucción.

II. Principales Consideraciones Respecto del Uso del LOD

1. Generalidades

La comunicación entre las partes se estructurará en base al intercambio de información

(instrucciones, notas relevantes, documentos adjuntos, consultas y respuestas, etc.) contenida en
mensajes suscritos con Firma Electrónica Simple o Avanzada, que serán enviados a través de la
plataforma tecnológica digital contratada. Para esto, tanto el IF como el Profesional Residente
deberán poseer un dispositivo con su Firma Electrónica Avanzada y su correspondiente certificado.

Toda documentación escrita, cursada entre las partes tales como cartas, oficios o correos
electrónicos, planos ò esquemas, planos As Built e imágenes, entre otros, se incluirán como
archivos adjuntos, anexos al Folio respectivo y deberán estar claramente identificadas.
2. Posibles Tipos de Libros Auxiliares y Períodos de Mantención

Durante el desarrollo del contrato, el IF podrá autorizar la apertura de otros libros (libros
auxiliares) que operen en la plataforma, a fin de mantener una eficiente comunicación con otros
intervinientes del contrato. El IF deberá dejar constancia en el Libro de Obras Maestro, tanto de la
apertura de otros libros auxiliares, como de los profesionales autorizados para escribir en ellos,
quienes deberán actuar mediante usuario y clave.

LIBRO DE COMUNICACIONES: Será mantenido abierto un Libro de Comunicaciones Digital, desde la

fecha en que se haya realizado la entrega de terreno al Contratista, hasta la fecha de término de la
Obra.

LIBRO DE TOPOGRAFÍA: Si la Obra contempla el involucramiento de esta especialidad, y cuenta

con Asesoría Técnica a la Inspección Fiscal, será mantenido abierto un Libro de Topografía Digital,
desde la fecha más posterior entre la que se haya realizado la entrega de terreno al Contratista y
la de inicio del contrato de Asesoría, hasta la fecha de término de la Obra.

LIBRO DE LABORATORIO: Si la Obra contempla la participación de laboratorista(s) dentro del

equipo del Contratista, y cuenta con Asesoría Técnica a la Inspección Fiscal, será mantenido
abierto un Libro de Laboratorio Digital, desde la fecha más posterior entre la que se haya realizado
la entrega de terreno al Contratista y la de inicio del contrato de Asesoría, hasta la fecha de
término de la Obra.

LIBRO DE PREVENCIÓN DE RIESGOS: Si la Obra cuenta con Asesoría Técnica a la Inspección Fiscal,
será mantenido abierto un Libro de Prevención de Riesgos Digital, desde la fecha más posterior
entre la que se haya realizado la entrega de terreno al Contratista y la de inicio del contrato de
Asesoría, hasta la fecha de término de la Obra.

LIBRO MODALIDAD USUARIOS QUE TIPO DE PUEDEN ESCRIBIR RECIBEN

INTERVIENEN FIRMA ANOTACIONES
ELECTRÓNICA
LIBRO DE Unidireccional 1. Inspector Firma Inspector Fiscal Responsable
OBRAS Fiscal (titular Electrónica (titular o designado por
o subrogante) Avanzada. subrogante) el contratista.
2. Responsable
designado
por el
contratista.
LIBRO DE Bidireccional 1. Inspector Nombre Inspector Fiscal Inspector Fiscal
COMUNICA Fiscal (titular usuario y (titular o (titular o
CIONES o subrogante) clave. subrogante) subrogante)
2. Responsable
designado Requieren Responsable Responsable
por el autorización designado por el designado por
contratista. de IFO. contratista. el contratista.
3. Otros
 usuarios Otros usuarios Otros usuarios
autorizados autorizados por autorizados por
por IFO. IFO. IFO.
LIBROS Bidireccional 1. Inspector Nombre Inspector Fiscal Inspector Fiscal
AUXILIARES Fiscal (titular usuario y (titular o (titular o
o subrogante) clave. subrogante) subrogante)
2. Responsable
designado por Requieren Responsable Responsable
el contratista. autorización designado por el designado por
3. Otros de IFO. contratista. el contratista.
usuarios
autorizados Otros usuarios Otros usuarios
por IFO. autorizados por autorizados por
IFO. IFO.

3. Usuarios

Los únicos usuarios permitidos serán los siguientes, para los respectivos libros digitales:

3.1. Libro de Obras: Inspector/a Fiscal y Residente del Contratista. Sólo el/la Inspector/a Fiscal
podrá realizar anotaciones y luego firmar; el Residente sólo podrá firmar como también
agregar, si lo desea, “Tomé conocimiento”.
3.2. Libro de Comunicaciones: Inspector/a Fiscal, Residente del Contratista, Jefe de la Asesoría,
y las personas que visiten la Obra. Las comunicaciones pueden ser entre todos estos
usuarios que podrán ser tanto emisores como receptores de las mismas, excepto el/la
Inspector/a Fiscal, quien podrá ser solamente receptor y firmarla.

Otros libros: Los respectivos profesionales de una misma especialidad del Contratista y de la
Asesoría, siendo aquellas las especialidades de Topografía, Laboratorio, Prevención de Riesgos, y
todas las demás que sean establecidas según lo especificado en el punto 2. De acuerdo a lo
anterior, todos los profesionales podrán realizar anotaciones en el libro digital respectivo de su
especialidad, pudiendo actuar como emisor y receptor.

III. Información Anexa

1. Normativa y Reglamentos Aplicables

- DS MOP N° 75, de 2004, Reglamento para Contratos de Obras Públicas.

- Ley N° 19.799, de 2002, del MINSEGPRES (*), Sobre firma electrónica.
- DS N° 26, de 2001 del MINSEGPRES, sobre reserva de los actos y documentos de la
Administración del Estado.
- DS N° 81, de 2004 del MINSEGPRES, que aprueba norma técnica para los órganos de la
administración del Estado sobre interoperabilidad de documentos electrónicos.
- DS N° 77, de 2004 del MINSEGPRES, que aprueba norma técnica sobre eficiencia de las
comunicaciones electrónicas entre órganos de la administración del Estado y entre éstos y los
ciudadanos.
- DS N° 83, de 2005 del MINSEGPRES, que Aprueba norma técnica para los órganos de la
administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos.

(*) Ministerio Secretaría General de la Presidencia.