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IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO


PARA AGROPECUARIA EL PALAMAR CORDIEZ S.A
EN EL MUNICIPIO DE FRONTINO PARA EL CUARTO TRIMESTRE DEL 2018

GLENYS SOFIA LOPEZ VILLA

Informe de la Práctica Profesional Como Trabajo de Grado.

Asesora temática
MARÍA LUCILA PULGARÍN ARCILA
Especialista. Contadora Pública

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON


CONTADURÍA PÚBLICA
TRABAJO DE GRADO
APARTADÓ
2018
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Contenido

Introducción…………………………………………………………………………………… 3
1. Objetivos…………………………………………………………………………………….. 4
1.1 Objetivo general …………………………………………………………………………. 4
1.2 Objetivos específicos……………………………………………………………………. 4
2. Justificación………………………………………………………………………………….. 5
3. Planteamiento del problema…………………………………………………………………. 6
4. Marco de referencia de la propuesta aplicada ……………………………………………….. 7
4.1 Marco empresarial……………………………………………………………………….. 7
4.1.1 Organización empresarial…………….……………………………………………….. 7
4.1.2 Servicios ofrecidos……………………….………………………………………… 7
4.1.3 Análisis externo……………………………………………………………………… 8
4.1.4 Análisis interno……………………………………………………………………… 8
4.2. Marco teórico……………………………………………………………………………..9
4.3 Marco legal……………………………………………………………………………… 17
5. Diseño metodológico………………………………………………………………………… 25
5.1 Fuentes primarias……………………………………………………………………… 27
5.2 Fuentes secundarias…………………………………………………………………… 27
6. Recursos……………………………………………………………………………..……… 28
6.1 Talento humano ………………………………………………………………………. 28
6.2 Recursos institucionales………………………………………………………….…… 28
6.3 Recursos económicos……………………………………………………………..…... 28
6.4 Recursos logísticos………………………………………………………………..…... 28
7. Análisis y discusión de resultados …………………………………………………….……. 29
7.1 Análisis……………………………………………………………………………......... 29
7.2 Recomendaciones……………………………………………………………………… 29
8. Conclusiones………………………………………….……………………………..…...… 31
Bibliografía…………………………………………………….………………………..…….. 32
Anexos…………………………………………………………………………………………. 33
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Introducción

En los últimos años se han presentado grandes avances en la tecnología a nivel mundial, con la
cual va de la mano con los cambios que surgen en las nuevas demandas de información existente
en este nuevo entorno. Todo esto sirve para la contabilidad y el profesional contable, pues la
contabilidad es quizás una de las actividades más importante del campo de los negocios, dada su
naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento
de las empresas en los ámbitos competitivos.

La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos,
tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos
de la información. Dicha importancia es reconocida y aceptada por cualquier ente privado o
gubernamental considerando beneficios en la productividad y aprovechamiento del patrimonio, así
como para cualquier información de carácter legal son imprescindibles los servicios prestados por
la contabilidad.

Se debe señalar que actualmente las entidades, con la finalidad de efectivizar sus actividades,
se han visto en la necesidad de aplicar técnicas y métodos que permite el registro y control
sistemático de todas las operaciones que se registran en la empresa, para lo cual se requiere de un
sistemas de información contable que comprendan los procedimientos y recursos utilizados por
una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirla en forma útil para la
toma de decisiones. Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo beneficio.

Para los efectos de conseguir un sistema adecuado a las necesidades de cada empresario, se
sugiere recibir las orientaciones y asesorías y personas calificadas en conocimientos y experiencias
que implementen un sistema adecuado a las expectativas de cada empresa o empresario.
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1. Objetivos
1.1. Objetivo General

Implementar un sistema contable Computarizado para la empresa Agropecuaria El


Palmar Cordiez S, A, para mejorar el proceso contable y obtener información confiable y
oportuna que sirva de instrumento para la toma de decisiones.

1.2. Objetivos Específicos

 Identificar la información económica y financiera de la empresa Agropecuaria El


Palmar Cordiez S, A.

 Aplicar principios y normas de contabilidad que serán utilizados en el sistema de


inventario permanente.

 Elaborar un sistema contable computarizado que ayude a optimizar los recursos,


conocer el proceso contable y obtener una información verdadera oportuna.

 Elaborar el balance inicial libros auxiliar y los estados financieros correspondiente


al cuarto trimestre del 2018.
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2. Justificación

Al observar de cerca el funcionamiento de la empresa, se percibió objetivamente las


deficiencias existentes dentro del control contable y financiero que lleva la entidad, la cual no lleva
un buen manejo de la información, como tener una fuente permanente de consulta para una buena
toma de decisiones.

Es así que se consideró importante implementar un sistema de contabilidad computarizado que


baya acorde con las actividades económicas y financieras que realiza día a día la entidad, el mismo
que arroje resultados verídicos al momento de tomar decisiones empresariales, durante toda su
existencia, facilitando la evaluación y el control de los recursos económicos y financieros, y
proporcionando a los directivos un conocimiento permanente del flujo de la información contable.

Es necesario implementar todos los métodos y recursos que sean posibles para una mejor
administración de sus finanzas con los elementos básicos como lo son: la planeación, el control,
medición y evaluación de las actividades y procesos informativos. Además se cuenta con los
conocimientos y fuentes de información suficientes que permitirán que la implementación sea muy
productiva y provechosa.

La constante actualización de los métodos de gestión financiera y contable, le permitirá a la


empresa a estar más competente a los cambios en el mercado y aprovechar toda oportunidad de
crecimiento que se le presente.
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3. Planteamiento del problema

¿Cómo implementar un sistema contable computarizado para la empresa Agropecuaria


el Palmar Cordiez S.A, que posibilite una mejor gestión financiera y contable?

Actualmente la empresa Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A obtiene unos ingresos de


la actividad ganadera, como la venta de ganado leche y demás derivaciones de esta, hasta
el momento ha manejado sus cuentas a través de un programa obsoleto muy manual. Nunca
existió la implementación de un sistema contable computarizado razón por la cual es
necesaria la implantación de dicho sistema por la exigencia del mundo competitivo en la
actualidad.

A través de la implementación de este sistema contable computarizado la empresa


tendrá un mejor beneficio en la organización de la información contable y financiera. Un
sistema contable a través del procesamiento de información tiene como finalidad mejorar
las actividades rutinarias de la empresa ya que facilita en gran manera el manejo de los
ingresos y egreso, la cual le permitirá tener un mejor mando en la compañía y para la toma
de decisiones de la misma.

Este sistema contable no está proyectado a imponer procesos, más bien procura orientar
la aplicación de los mismos para facilitar su asimilación y contar con un sistema de control
eficiente, ajustándose a sus necesidades del área contable y a su vez aportar con
información financiera que sea un apoyo a la gerencia.
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4. Marco de referencia de la propuesta aplicada

4.1. Marco empresarial o contexto empresarial

La empresa Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A, obtiene la mayor parte de sus ingresos de su
actividad ganadera la venta de ganado, leche y demás derivaciones de esta. Régimen común del
municipio de frontino lleva desarrollando sus labores comerciales desde el año 2010, prestando
sus servicios como empresa ganadera en toda la región.

4.1.1. Organización

La empresa Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A perteneciente al régimen común, recibe sus
ingresos de la operación derivada de la ganadería, como la venta de ganado y leche, actualmente
tiene como gerente al señor Juan Diego Diez Escobar. La compañía está ubicada en una finca a la
afueras del municipio.

Tiene como encargado un administrador el cual se encarga de la parte comercial y una secretaria
que es la encargada de la parte financiera y contable.

4.1.2. Servicios ofrecidos

 Venta de ganado

 Venta de leche

 Alquiler de caballos
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4.1.3. Análisis externo

4.1.3.1 Amenazas

 Se han incrementado el número de empresas en la región que se dedica a la misma


actividad ganadera con mayor crecimiento y modernización del sector productivo que la
empresa Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A.

 Por su actividad está obligada a llevar una contabilidad clara y concisa ya que debe de
cumplir con las declaraciones de ley, las cuales no se puede realizar racionalmente sin tener
soportes fiables.

 Variación en los precios de los insumos de producción.

4.1.3.2 Oportunidades

 En la actualidad la parte ganadera cuenta con una gran tecnología gracias a la globalización
y una apertura comercial como oportunidad de entrar a nuevos mercados.

 Actualmente, la ganadería es una actividad económica muy importante que tuvo su gran
crecimiento gracias a la mejora de la producción.

4.1.4. Análisis interno

4.1.4.1 Fortalezas:

 El alimento del ganado es producido en gran parte de forma orgánica.

 Empresa familiar con tradición y cultura ganadera, experiencia administrativa y excelentes


relaciones intrafamiliares. Excelente calidad en la venta de sus productos.
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4.1.4.2 Debilidades

 Poco uso de la tecnología

 Bajo nivel educativo e insuficiente formación técnica de los administradores y obreros que
laboran en la finca.

 Altos costos de la producción y deterioro de la rentabilidad.

4.2. Marco teórico

4.2.1 Sistema Contable

4.2.1.1 Definición de los sistemas contables

Un sistema es un módulo ordenando de componentes que interactúan entre si y que se hallan


interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace referencia a aquello vinculado a la
contabilidad (el método que permite llevar las cuentas de una organización).

La noción de sistema contable, de este método, puede entenderse de distintas maneras. En su


sentido más amplio se trata del conjunto de elementos que registran la información financiera y
las interrelaciones de estos datos. Esta estructura, por sus características, contribuye a la toma de
decisiones en el ámbito de la gerencia. Los sistemas contables se componen de diversos tipos de
documentos e implican la participación de especialistas (contadores) que se encarga del registro
preciso y del análisis de la información. Los contadores suelen trabajar en conjunto con los
gerentes o los responsables de tomar las decisiones de la empresa.

En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa informático que


permite registrar la información. El software contable cuenta con diferentes módulos para que una
empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital con herramientas que facilita los
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cálculos. Incluso es posible realizar un sistema contable básico en planilla de cálculo. Así es
posible registrar los ingresos y egresos económicos de una familia, destinando una hoja para el
mes en curso. Los movimientos del periodo, a su vez, pueden reflejarse de manera automática en
otra hoja donde se incrementan o se reducen los ahorros de la familia. Como se puede advertir,
la planilla de cálculo funciona como un sistema contable.

En pocas palabras un sistema contable computarizado es el que se vale de medios informáticos,


como computadores, para llevar a cabos movimientos contables de las organizaciones y estas
produzcan informaciones finales que son de gran utilidad para la entidad.

4.2.1.2 ventajas y desventajas del sistema contable

a. Ventajas
Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales.

 Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora
realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen de forma
manual.
 Volumen de producción
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su
rapidez de procesamiento.
 Protección contra errores
Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor
exactitud que un ser humano. Están diseñadas con las características de minimizar los errores.
 Pases automáticos al mayor
Los pases al mayor se realizan de forma automática en un sistema computarizado, con un enorme
ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, si no
que puede causar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura
cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada,
pasar un debito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
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 Preparación rápida de informes


En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente,
tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros e Informes especiales que ayuden a la
administración a tomar decisiones para la gerencia.
 Impresión automática de documentos
Un sistema computarizado proporciona muchos de los documentos que se usan en un negocio:
tales como facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nómina,
estados de ingresos de los empleados, entre otros de gran importancia para la compañía.
 Menores costos
Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se concentra en menos personas, debido a
que muchas actividades que se realizaban ahora son generadas directamente por el software.

b. Desventajas
Las principales desventajas son:

 El costo del mantenimiento es alto y complejo


El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas empresas, ya que muchas veces los software
y hardware con que cuentan no son suficientemente actualizados tecnológicamente para el
software contable a implementar, en todo caso debe hacerse el estudio de factibilidad económica
para prever la rentabilidad que tendrá dentro de la empresa.
 El alto costo en el entrenamiento del personal
Se debe mantener una constante capacitación del personal que manipulara el sistema, ya que de
ellos dependerá la información resultante. Estos costos se incrementarían si existiera en el puesto
una rotación continua del personal.
 Los programas deben de ser confiables
Contar con un programa que reúna los requisitos idóneos que la misma organización pueda
entender es indispensable, puesto que se ha visto que existe el mal manejo de programas que no
tengan nada que ver con los resultados esperados de la entidad.
 Disminución en la confiabilidad de la información contable
Los errores de la computadora son posibles al hacer el registro contable original en el sistema. La
posibilidad de error se agrava cuando la entrada se ajusta. El programa puede rechazar el cambio
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y volver a la cantidad original. El programa no puede guardar el ajuste correctamente los errores
humanos en las entradas cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a
errores que afectan en última instancia a los ingresos.
 Perdida de datos
Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrónico, la posibilidad de la perdida de datos
aumenta. Los datos pueden ser perdidos por el fuego, la actividad electromagnética y otros
acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el ajuste de entrada sea aún más difícil, porque no
solo se ha perdido la entrada original, sino también el ajuste, por lo que la recuperación correcta
de entrada será mucho más difícil.

4.2.1.3 Análisis de los sistemas contables

a. Análisis contable:
El análisis de un sistema contable, es verificar que la información procesada por el sistema se está
efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Esta información es el
procesamiento de los documentos, así como las facturas, el movimiento de las cuentas bancarias,
desembolsos, etc.

b. Principales objetivos del análisis


 Asegurar la integridad de los datos
 Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones
 Presentar la información financiera en forma confiable
 Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.

Recordemos que un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos y detallados acerca de la actividad económica de una empresa.
La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos tanto
como para la toma de decisiones de los socios de las empresas y como para aquellos usuarios
externos de la información.
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4.2.2 soportes contables

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser
utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o
razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción
del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:

 Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo


recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para
el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo


con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado
ya que para ellas el soporte es la factura.
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 Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales
y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes
de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
lo exijan

 Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques
de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.

 Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes
e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias,
una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente
como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).
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Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de
expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad
de retenedor del impuesto sobre las ventas.

 Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco
llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiarios”.

 Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad


que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una
empresa

 Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
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En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a


crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

 Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero
en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

 Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados
por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

 Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o


cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara
en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

 Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado
caja menor.
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 Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en


el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes
que lo justifiquen.

4.3 Marco legal


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5. Diseño Metodológico

5.1 Fuentes primarias

 Asesora temática profesora María Lucila Pulgarin Arcila de la Corporación Universitaria


Remington.
 Visitas programadas al Gerente (Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A).
 Entrevistas al Gerente (Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A).
 Conversatorios con el Gerente (Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A).
 Material suministrado por el Gerente (Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A).

5.2 Fuentes secundarias

 Soportes legales: facturas de ventas y gastos, comprobantes de depósitos y retiro de cuentas


de ahorros, recibo de caja, comprobante de pago.
 Plan Único de cuentas.
 Archivos del propietario.
 Estatuto tributario
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6. Recursos

6.1 Talento humano

 Glenys Sofía López Villa, Practicante Asesora, Estudiante de contaduría Publica


 Juan Diego Diez Escobar Gerente de la compañía Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A
 María Lucila Pulgarin Arcila., Asesora temática de la Corporación Universitaria
Rémington.

6.2 Recursos institucionales

 Empresa Agropecuaria el Palmar Cordiez S.A


 Cámara de Comercio de Urabá
 Corporación Universitaria Remington

6.3 Recursos económicos

 Estudiante contaduría pública $ 200.000


 Corporación Universitaria Remington $ 450.000
 Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA $ 150.000

6.4 Recursos logísticos

 Computador portátil
 Memoria USB
 Vehículo (Moto)
 Impresora
 Dispositivos móviles
 Útiles (cuadernos, lapiceros, resmas. Etc.)
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