Manual Proc Adm Almacenes v-2

PRELIMINARES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión V-2
ADMINISTRATIVOS DE ALMACENES
Página i
INDICE
1. GENERALIDADES ................................................................................................................1—1
1.1. OBJETIVOS .........................................................................................................................1—1

1.1.1. Compra de materiales para stock de almacenes. ........................................................ 1—1
1.1.2. Compra de materiales no previstos ............................................................................. 1—1
1.1.3. Salida de material de almacenes................................................................................. 1—1
1.1.4. Devolución de materiales dañados ............................................................................. 1—1
1.1.5. Faltantes y sobrantes en inventarios ........................................................................... 1—2
1.1.6. Baja de materiales obsoletos o en desuso ................................................................... 1—2
1.2. ALCANCE ...........................................................................................................................1—2
1.3. RESPONSABILIDAD ............................................................................................................1—2
1.4. MARCO LEGAL ..................................................................................................................1—2
2. PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL PARA STOCK DE ALMACENES .....

...................................................................................................................................................2—1
2.1. DESCRIPCIÓN NARRATIVA .................................................................................................2—2

2.1.1. Participantes ............................................................................................................... 2—2
2.1.2. Procedimiento a Desarrollar ...................................................................................... 2—2
3. PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES NO PREVISTOS......................3—1

3.1.1. Participantes ............................................................................................................... 3—3
4. PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE MATERIAL DE ALMACENES ...........................4—1

4.1.1. Participantes ............................................................................................................... 4—2
5. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DAÑADOS ......................5—1
Elaborado por: CRS/DPG Revisado por: MVM/UALM Aprobado por: Comité Ejecutivo
Diciembre 2009
PRELIMINARES
Versión V-2
Página ii

5.1.1. Participantes ............................................................................................................... 5—2
6. PROCEDIMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES EN INVENTARIOS ................6—1

6.1.1. Participantes ............................................................................................................... 6—2
7. PROCEDIMIENTO DE BAJA DE MATERIALES OBSOLETOS O EN DESUSO .......7—1

7.1.1. Participantes ............................................................................................................... 7—2
8. FIRMAS ...................................................................................................................................8—1
9. ANEXOS ..................................................................................................................................9—1
9.1. FORMULARIO DE SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

GENERALES .........................................................................................................................................9—1
Diciembre 2009
Código M-ADM-ALM-4.3.0
Versión V-2
Página 1—1
1. Generalidades
El presente Manual comprende los siguientes procedimientos administrativos de

almacenes:
1. Compra de materiales para stock de almacenes
2. Compra de materiales no previstos
3. Salida de material de almacenes
4. Devolución de materiales dañados
5. Faltantes y sobrantes en inventarios
6. Baja de materiales obsoletos o en desuso
Abarca principalmente diagramas de flujo y descripción narrativa de los procedimientos a

nivel de detalle, además de proporcionar registros como formularios y documentación generada
durante su formulación.
1.1. Objetivos
1.1.1. COMPRA DE MATERIALES PARA STOCK DE ALMACENES.
Tiene por objetivo realizar la función administrativa que comprende actividades relativas, al
ingreso, verificación, registro y almacenamiento de los bienes de consumo en la institución,
manteniendo constante y actualizado el stock de almacenes.
1.1.2. COMPRA DE MATERIALES NO PREVISTOS
Tiene por objetivo realizar la compra de materiales no previstos, considerando la existencia

en almacenes.
1.1.3. SALIDA DE MATERIAL DE ALMACENES
Tiene por objetivo realizar la atención de las solicitudes con artículos existentes y la
autorización de los mismos en forma inmediata.
1.1.4. DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DAÑADOS
Tiene por objetivo lograr que cualquier funcionario realice la devolución de un material en
mal estado para su correspondiente baja en la Unidad de Almacenes.
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 1—2
1.1.5. FALTANTES Y SOBRANTES EN INVENTARIOS
Es el resultado de la realización de inventarios de almacenes semestrales, anuales o a

requerimiento, tomando en cuenta en los recuentos físicos las diferencias (faltantes o sobrantes)
que pudieran existir.
1.1.6. BAJA DE MATERIALES OBSOLETOS O EN DESUSO
Tiene por objetivo dar de baja los materiales sin movimiento, tomando en cuenta los informes
técnico y legal que respaldan esa decisión.
1.2. Alcance
El ámbito de acción que delimita los procedimientos descritos, está referido a actividades que
se realizan dentro de la institución, cuyo desarrollo involucra a las áreas y unidades
organizacionales en coordinación con la Unidad de Almacenes, para cumplir con los objetivos
descritos.
1.3. Responsabilidad
El cumplimiento y aplicación de los requisitos establecidos en los procedimientos es

responsabilidad de la Gerencia de Gestión y Sistemas a través de la Unidad de Almacenes,
dependiente del Departamento de Administración.
1.4. Marco Legal
Se sustentan en:
• La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental de 20 de julio de 1990.
• D.S. 23318-A Responsabilidad por la Función Pública de 3 de noviembre de 1992 y D.S.

26237 de 29 de junio de 2001 que lo modifica.
• D.S. 0181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de 28 de junio
de 2009.
• Reglamento Específico de Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS),

vigente, en lo relativo al manejo de bienes o administración de almacenes.
Diciembre 2009
PROCESO DE ADMINISTRACION DE
DIAGRAMA DE FLUJO
ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL VERSION:V-2
PARA STOCK DE ALMACENES PAGINA:2-1
JEFE DE GERENTE DE GESTION RESPONSABLE DEL PROFESIONAL EN BIENES Y UNIDAD DE

ENCARGADO DE ALMACENES
ADMINISTRACION Y SISTEMAS PRESUPUESTO SERVICIOS CONTABILIDAD
INICIO
Realiza solicitud
Aprueba solicitud
de compra en Autoriza solicitud Asigna partida
en
formulario en presupuestaria
F-DAD-CBS-01
F-DAD-CBS-01 F-DAD-CBS-01
Inicia
Existe procedimiento
si de compra o
Saldo? adquisición
no
Devuelve Compra >
solicitiud y 20.000?
si
termina
procedimiento
no
Emite orden de
compra
Emite
Form C’31
Emite
orden de
compra
Envía
orden de
compra
Recibe
Recibe la documentación, nota
orden de de remisión y factura
compra del proveedor Imprime
Adjudica
Orden de compra
Verifica
Carga
automáticame especificaciones
nte el material técnicas
Remite toda la
documentación
Registra
Asocia a manualmente el
un C-31 material
Verifica Aprueba
registro de registro de
ingreso ingreso
Imprime registro de Verifica

ingreso aprobado material
adquirido
Firma
Formulario de
ingreso
Adjunta formulario a Recibe y verifica la

la documentación documentación
Identifica, codifica,
clasifica y cataloga Solicita pago en
el material la modalidad
correspondiente
ELABORADO POR:CRS/DPG REVISADO POR:MVM/UALM APROBADO POR: Comité Ejecutivo

Versión V-2
Página 2—2
2.1. Descripción narrativa
El procedimiento de compra de material para stock de almacenes describe las actividades

necesarias a desarrollar a nivel de detalle.
2.1.1. PARTICIPANTES
• Encargado de Almacenes
• Jefe de Administración
• Gerente de Gestión y Sistemas
• Responsable de Presupuesto
• Profesional en Bienes y Servicios
• Unidad de Contabilidad
2.1.2. PROCEDIMIENTO A DESARROLLAR
♦ Encargado de Almacenes
o Realiza la solicitud de compra en formulario de Solicitud de Contratación de Bienes,

Obras y Servicios Generales F-DAD-CBS-01 (ver anexos), quién tendrá la custodia y
registro correlativo de los mismos.
o Lo remite al Jefe de Administración para que autorice en el mismo formulario.
♦ Jefe de Administración
o Recibe formulario F-DAD-CBS-01 autoriza o rechaza la solicitud refrendando con su

firma.
o Deriva a Gerente de Gestión y Sistemas para que apruebe.
♦ Gerente de Gestión y Sistemas
o Recibe formulario, en el mismo día analiza solicitud y aprueba la misma cuando

corresponda, firmando el formulario respectivo.
o Deriva al Responsable de Presupuesto.
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 2—3
♦ Responsable de Presupuesto
o Según formulario asigna partida presupuestaria y verifica saldo, si no existe devuelve

la solicitud y termina el procedimiento, si existe lo remite al Profesional en Bienes y
Servicios.
♦ Profesional en Bienes y Servicios
o Recibe formulario con todas las firmas que conciernan e inicia el proceso de compra o
adquisición correspondiente, predefinido en el Manual de Procedimientos
Administrativos de Contrataciones.
o Si la solicitud de compra excede o es mayor a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100

bolivianos) según el D.S. 0181, la orden de compra se emite manualmente.
o Cuando la solicitud de compra es igual o menor a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100
bolivianos) según el D.S. 0181, la orden de compra se realiza en el módulo de
compras menores SIGMA, generando el formulario C-31 de registro de ejecución de
gastos en su momento preventivo.
o En ambos casos adjudica y remite toda la documentación al Encargado de

Almacenes.
o Recibe la documentación
o Recepciona el material cotejando con la nota de nota de remisión del proveedor y la

factura original
o Verifica la cantidad, especificaciones técnicas, físicas, funcionales o de volumen de los

bienes
o Si se trata de compras mayores a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100 bolivianos) el

registro de ingreso en el modulo SIGMA es manual.
o Si se trata de compras iguales o menores a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100

bolivianos) la información es recuperada o importada de la orden de compra generada
en el módulo de compras menores SIGMA.
o Asocia el ingreso al formulario C-31.
o Verifica registro de ingreso en el módulo SIGMA

Diciembre 2009
Versión V-2
Página 2—4
o Ratifica registro de ingresos en el sistema SIGMA de Almacén, este es enviado al Jefe

de Administración
o Aprueba el registro de Ingreso en el módulo SIGMA
o Imprime registro de ingreso aprobado por el Jefe de Administración y lo remite a la

Unidad de Contabilidad
♦ Unidad de Contabilidad
o Recibe registro de ingreso impreso
o Verifica el material adquirido en el SIGMA.
o Firma formulario de ingreso y lo remite al Encargado de Almacenes
o Adjunta formulario de ingresos a la documentación y lo remite al Profesional en Bienes

y Servicios.
o Recibe y verifica la documentación para iniciar el procedimiento de pago.
o Solicita pago en la modalidad correspondiente.
o Realiza la identificación del bien según la denominación básica asignada y su

descripción de acuerdo a sus características propias.
o Codifica asignando un símbolo a cada rubro de bienes, según normas nacionales

vigentes o internacionales.
o Clasifica en grupos de características afines.
Diciembre 2009
DIAGRAMA DE FLUJO
ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE VERSION:V-2
MATERIALES NO PREVISTOS PAGINA:3-1
JEFE INMEDIATO RESPONSABLE DE JEFE DE

UNIDAD SOLICITANTE GERENTE DE AREA ENCARGADO DE ALMACENES
SUPERIOR PRESUPUESTO ADMINISTRACIÓN
Entrega material
INICIO
SI
Realiza consulta de
existencia en Tiene en
almacenes de existencia?
material requerido
NO
Recomienda llenar
Llena
Es por caja formulario de
formulario de SI chica? solicitud de
solicitud
materiales
NO
Llena formulario de Según el

Asigna partida
solicitud de compra Autoriza solicitud requerimiento
de material aprueba solicitud presupuestaria
Toma conocimiento
Existe
si y procede según
Saldo? normativa vigente
no
Devuelve 1
solicitiud y
termina
procedimiento

DIAGRAMA DE FLUJO
ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE VERSION:V-2
MATERIALES NO PREVISTOS PAGINA:3-2
JEFE DE PROFESIONAL EN BIENES Y UNIDAD DE

ENCARGADO DE ALMACENES
ADMINISTRACIÓN SERVICIOS CONTABILIDAD
Inicia
procedimiento
de
adjudicación
Compra >
20.000? si
no
Realiza Form.
C-31
Emite orden de
momento compra
preventivo
Emite Orden Adjudica

de Compra
Envía Orden Remite toda la

de compra documentación
Recibe
Recibe la documentación, nota
orden de de remisión y factura
compra del proveedor
Verifica
Carga
automáticame especificaciones
nte el material técnicas
Registra
Asocia a manualmente el
un C-31 material
Verifica
Aprueba registro de
registro ingreso
Imprime registro de Verifica

ingreso aprobado material
adquirido
Firma
Formulario de
ingreso
Adjunta Formulario a Recibe y verifica la

la documentación documentación
Identifica y codifica Solicita pago en

el material la modalidad
correspondiente
Notifica a Unidad
Solicitante de la
compra

Versión V-2
Página 3—3
El procedimiento de compra de materiales no previstos describe las actividades necesarias a

desarrollar a nivel de detalle.
• Unidad Solicitante
• Jefe Inmediato Superior
• Gerente de Área
• Responsable de Presupuesto
• Profesional en Bienes y Servicios
♦ Unidad Solicitante
o Realiza consulta de existencia del material requerido en la Unidad de Almacenes.
o Verifica si tiene saldos del material solicitado, en existencias
o Si cuenta con existencia, entrega el material a la Unidad Solicitante.
o Si no cuenta con existencia, recomienda a la unidad solicitante llenar el formulario de

Solicitud de Contratación de Bienes, Obras y Servicios Generales F-DAD-CBS-01 (ver
anexos).
♦ Unidad Solicitante
o Si decide comprar por caja chica llena formulario de solicitud y sigue procedimiento
predefinido en el Manual de Procedimientos de Registros Contables.
o De lo contrario llena formulario F-DAD-CBS-01.
o Remite al Jefe Inmediato Superior
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 3—4
♦ Jefe Inmediato Superior
o Autoriza solicitud en formulario
o Remite al Gerente de Área
♦ Gerente de Área
o Según la necesidad del requerimiento, aprueba la solicitud.
o Remite al Responsable de Presupuesto.
♦ Responsable de Presupuesto
o Según formulario asigna partida presupuestaria y verifica saldo, si no existe devuelve

la solicitud y termina el procedimiento, si existe lo remite al Jefe de Administración.
o Toma conocimiento y según normativa vigente, autoriza la adjudicación.
o Lo remite al Profesional en Bienes y Servicios
o Recibe formulario con todas las firmas que conciernan e inicia el proceso de compra o
adquisición correspondiente, predefinido en el Manual de Procedimientos
Administrativos de Contrataciones.
o Si la solicitud de compra excede o es mayor a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100

bolivianos) según el D.S. 0181, la orden de compra se emite manualmente.
o Cuando la solicitud de compra es igual o menor a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100
bolivianos) según el D.S. 0181, la orden de compra se realiza en el módulo de
compras menores SIGMA, generando el formulario C-31 de registro de ejecución de
gastos en su momento preventivo.
o En ambos casos adjudica y remite toda la documentación al Encargado de

Almacenes.
o Recibe la documentación
o Recepciona el material cotejando con la nota de nota de remisión del proveedor y la

factura original
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 3—5
o Verifica la cantidad, especificaciones técnicas, físicas, funcionales o de volumen de los

bienes. Convoca al funcionario de la Unidad Solicitante para la verificación
o Si se trata de compras mayores a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100 bolivianos) el

registro de ingreso en el modulo SIGMA es manual.
o Si se trata de compras iguales o menores a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100

bolivianos) la información es recuperada o importada de la orden de compra generada
en el módulo de compras menores SIGMA.
o Asocia el ingreso al formulario C-31.
o Verifica registro de ingreso en el módulo SIGMA
o Ratifica registro de ingresos en el sistema SIGMA de Almacén, este es enviado al Jefe

de Administración
o Aprueba el registro de Ingreso en el módulo SIGMA
o Imprime registro de ingreso aprobado por el Jefe de Administración y lo remite a la

Unidad de Contabilidad
o Recibe registro de ingreso impreso
o Verifica el material adquirido en el SIGMA.
o Firma formulario de ingreso y lo remite al Encargado de Almacenes
o Adjunta formulario de ingresos a la documentación y lo remite al Profesional en Bienes

y Servicios.
o Recibe y verifica la documentación para iniciar el procedimiento de pago.
o Solicita pago en la modalidad correspondiente.
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 3—6
o Realiza la identificación del bien según la denominación básica asignada y su

descripción de acuerdo a sus características propias.
o Codifica asignando un símbolo a cada rubro de bienes, según normas nacionales

vigentes o internacionales.
o Clasifica en grupos de características afines.
o Notifica a la Unidad Solicitante de la compra
Diciembre 2009
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE
DIAGRAMA DE FLUJO
ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE MATERIAL VERSION:V-2
DE ALMACENES PAGINA:4-1
SECRETARIA/
UNIDAD DE
ASISTENTE JEFE INMEDIATO SUPERIOR ENCARGADO DE ALMACENES
CONTABILIDAD
UNIDAD SOLICITANTE
INICIO
Recibe
Realiza
solicitud
pedido
de pedido
Modifica Recibe
NO
cantidad? Autoriza solicitud
autorizada
SI
Existe en Modifica
Acepta? SI
Almacenes?
NO según stock
de
existencias
NO SI
Aprueba
Anula salida de
material
Emite
formulario
de entrega
de pedido
Imprime original y
dos copias
Recibe material
Notifica a Unidad
solicitado con
Solicitante
formularios adjuntos
Están en Recibe artículos Emite nota de

NO
buen estado? defectuosos recepción
SI
Recibe original y una

Firma copia
original y
copias
Archiva
copia Remite original para
Recibe original
descargo semanal
Archiva Archiva
copia formulario
original

Versión V-2
Página 4—2
El procedimiento de salida de material de almacenes describe las actividades necesarias a

• Secretaria/Asistente Unidad Solicitante
• Jefe Inmediato Superior
♦ Secretaria/Asistente de la Unidad Solicitante.
o Realiza el pedido a través del sistema SIGMA, llena por pantalla el formulario de
pedidos, especificando a la Unidad a la que pertenece.
o Una vez terminado envía por el SIGMA a su jefe inmediato superior.
♦ Jefe Inmediato Superior
o Recibe solicitud del pedido en el SIGMA
o Decide si modifica el pedido

o Si no lo modifica, autoriza el pedido en el módulo SIGMA
o Si considera necesario realiza alguna modificación, la cual aprueba o anula.
o Envía al Encargado de Almacenes.
o Recibe vía SIGMA solicitud autorizada
o Determina el grado de cumplimiento que es posible dar al pedido.
o Si el pedido no se encuentra completo en almacenes, lo modifica de acuerdo al stock

de existencias y aprueba la salida de almacenes.
o Si verifica que el pedido existe en almacenes, aprueba salida de almacenes
o Emite el formulario de entrega del pedido vía SIGMA
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 4—3
o Imprime un original y dos copias.
o Notifica a la Unidad Solicitante.
♦ Secretaria/Asistente Unidad Solicitante
o Recibe material solicitado con formularios adjuntos
o Verifica si están en buen estado
o Si no encuentra errores, firma el formulario en su original y copias
o Archiva una copia en el correlativo
o Si encuentra artículos defectuosos, los devuelve al Encargado de Almacenes
o Recibe artículos defectuosos y emite nota de recepción
o Si los artículos no tienen ninguna observación, recibe el original del formulario con una
copia
o En el descargo semanal remite a la Unidad de Contabilidad el original del formulario
o Archiva la copia en el correlativo
o Recibe el formulario original de entrega de pedido
o Archiva en el correlativo el formulario original
Diciembre 2009
DIAGRAMA DE FLUJO
ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE VERSION:V-2
MATERIALES DAÑADOS PAGINA:5-1
JEFE DE ENCARGADO DE
FUNCIONARIO
ADMINISTRACIÓN ALMACENES
INICIO
Emite nota
Recibe nota
interna
Revisa y deriva interna y material
señalando el
en mal estado
daño del material
Cambia artículo
dañado a funcionario
Solicita reposición
del artículo dañado
al proveedor

Versión V-2
Página 5—2
El procedimiento de devolución de materiales dañados describe las actividades necesarias a

• Funcionario
♦ Funcionario
o En el lapso de 48 horas de haber recibido el material, emite nota interna al Jefe de

Administración, señalando la falla respectiva y devolviendo el artículo.
o Recibe y adjuntando al material dañado coloca proveído a la nota para su atención al

Encargado de Almacenes
o Recibe nota interna y el material en mal estado
o Verificado el daño existente, cambia el artículo al funcionario
o Solicita el cambio o devolución al proveedor si corresponde (tomando en cuenta la

temporalidad de la compra)
Diciembre 2009
DIAGRAMA DE FLUJO
ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE FALTANTES Y VERSION:V-2
SOBRANTES EN INVENTARIOS PAGINA:6-1
GERENTE DE
UNIDAD DE JEFE DE GERENTE DE
ENCARGADO DE ALMACENES JEFE DE FINANZAS GESTIÓN Y
CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN FINANZAS
SISTEMAS
INICIO
Participa en el
Coloca
inventario de cantidad
recuento físico contada
Reinicia
funciones con los
saldos de
inventario A
Continua con su
Existe
Kardex con
Emite informe Si faltantes o NO
sobrantes? saldos de
inventario
Toma
conocimiento y Instruye
remite a verificación
Administración
Verifica y
presenta
descargos
Con Contabilidad
realizan
conciliación
Hay
diferencias?
NO A
Si
Elaboran informe Evalúa informe e

instruye abrir cargo
sobre la Revisa Toma conocimiento
de cuenta cuando
diferencia hay faltante
Autoriza realizar
Realiza ajuste
contable ajuste contable
correspondiente correspondiente
Efectúa el cargo
de cuenta a
Almacenes en
caso de faltante

Versión V-2
Página 6—2
El procedimiento de faltantes y sobrantes en inventarios describe las actividades necesarias

a desarrollar a nivel de detalle.
• Jefe de Finanzas
• Gerente de Finanzas
o Participa en el inventario del recuento físico del material existente, utilizando como
documento base el “recuento de inventarios”.
o Coloca la cantidad contada en el sistema SIGMA
o Reinicia sus funciones con los saldos del inventario
o Si no existen faltantes ni sobrantes, continua con su kardex (bincard)
o En caso de existir diferencia, emite un informe y lo remite al Jefe de Finanzas
♦ Jefe de Finanzas
o Toma conocimiento y deriva al Jefe de Administración haciendo constar las diferencias

encontradas
o Instruye al Encargado de Almacenes verificar y presentar los descargos

correspondientes
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 6—3
o Verifica y presenta descargos
o Juntamente con la Unidad de Contabilidad realizan la conciliación respectiva.
o Si no encuentran diferencias continua con su kardex (bincard) con los saldos de

inventarios
o En caso de encontrar diferencias, elevan conjuntamente por conducto regular a los

Gerentes de Finanzas y de Gestión y Sistemas un informe y la apertura de cargo de
cuenta por el faltante que previamente es revisado por el Jefe de Administración.
o Toma conocimiento, firma la vía y lo remite al Gerente de Finanzas
♦ Gerente de Finanzas
o Evalúa el informe e instruye al Jefe de Finanzas abrir el cargo de cuenta al Encargado

de Almacenes en caso de materiales faltantes o realizar las altas contables en caso de
sobrantes
♦ Jefe de Finanzas
o Autoriza realizar el ajuste contable correspondiente a la Unidad de Contabilidad
o Procede a elaborar el ajuste contable en el sistema SIGMA
o Efectúa el cargo de cuenta al Encargado de Almacenes cuando hay faltante
Diciembre 2009
DIAGRAMA DE FLUJO
ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE MATERIALES VERSION:V-2
OBSOLETOS O EN DESUSO PAGINA:7-1
GERENTE DE
ENCARGADO DE JEFE DE
GESTIÓN Y ASESORIA LEGAL COMITE EJECUTIVO
ALMACENES ADMINISTRACIÓN
SISTEMAS
INICIO
Elabora listado
de materiales sin
movimiento
NO
Emite informe Solicita

técnico adjuntando autorización de Autoriza?
listado valorado baja
Si
Recibe solicitud
Solicita informe
analiza
legal
pertinencia
Es
pertinente?
NO
Elabora informe
Si justificando
decisión
Emite informe
legal respaldando
solicitud de baja
Formula
Resolución
Ejecutiva Firma
Da de baja los
Remite al Instruye proceder
materiales Remite Resolución
Encargado de a la baja
obsoletos o en Ejecutiva firmada
Almacenes correspondiente
desuso
Elabora acta de
baja de materiales
Registra la
baja en el
sistema
SIGMA
Verifica el
registro

Versión V-2
Página 7—2
El procedimiento de baja de materiales obsoletos o en desuso describe las actividades

necesarias a desarrollar a nivel de detalle.
• Asesoría Legal
• Comité Ejecutivo
o Elabora un listado de materiales sin movimiento
o Emite un informe técnico justificando la solicitud de baja al Jefe de Administración,

adjuntando el listado valorado
o Envía informe al Gerente de Gestión y Sistemas, solicitando autorización para la baja

de materiales
o Analiza la solicitud y si considera que no corresponde, con nota interna lo comunica al

Jefe de Administración justificando la decisión
o Si considera que si corresponde, envía la documentación a Asesoría Legal solicitando

informe legal
♦ Asesoría Legal
o Recibe solicitud y analiza pertinencia
o Si no es pertinente, elabora informe, explicando los aspectos que justifican esa

determinación.
o Si es pertinente, elabora informe legal que respalda la solicitud de baja de materiales

Diciembre 2009
Versión V-2
Página 7—3
o Emite Resolución Ejecutiva, y agenda para su tratamiento en Comité Ejecutivo

incluyendo ambos informes (técnico y legal) para su firma.
♦ Comité Ejecutivo
o Motivado por los informes técnico y legal firman la Resolución Ejecutiva que autoriza
la baja de materiales cuando corresponde.
o Remite a Asesoría Legal.
♦ Asesoría Legal
o Envía la Resolución Ejecutiva firmada que autoriza al Gerente de Gestión y Sistemas

proseguir con la baja de materiales
o Instruye proceder con la baja correspondiente al Jefe de Administración, adjuntando la

Resolución Ejecutiva
o Envía Resolución al Encargado de Almacenes para proceder con la baja
o Da de baja los materiales obsoletos o en desuso, retirándolos de los estantes de

existencias, descartándolo en presencia de un funcionario de la Unidad de
Contabilidad y el Jefe de Administración
o Elabora un acta de baja de materiales que respalda el procedimiento
o Se procede al registro de materiales dados de baja en el módulo SIGMA
o Verifica registro SIGMA
Diciembre 2009
Versión V-2
Página 8—1
8. Firmas
Elaborado por: Lic. Adm. Celia de los Angeles Rada

Responsable de Unidad de Gestión
Departamento de Planificación y Gestión
Revisado por: Lic. Mery Veizaga M.

Encargada de Almacenes
Departamento de Administración
Lic. Eduardo Calvimontes

Jefe de Planificación y Gestión a.i.
Departamento de Planificación y Gestión
Arq. Ma. Elena Angeleri

Gerente de Gestión y Sistemas a.i.
Gerencia de Gestión y Sistemas
Aprobado por: Comité Ejecutivo

Fondo Nacional de Desarrollo Regional
Diciembre 2009
FORMULARIO ADMINISTRACION
F-DAD-CBS-01
SOLICITUD DE CONTRATACION PEDIDO N°
DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS GENERALES DIA MES AÑO
(Llenar un Formulario por Partida Presupuestaria)
1.- IDENTIFICACION UNIDAD SOLICITANTE (a ser llenado por la unidad solicitante)
Dirección Ejecutiva Gerencia de Gestión y Sistemas Gerencia de Operaciones Gerencia de Finanzas
2. DESCRIPCION DE LA SOLICITUD Y PRECIO REFERENCIAL PRECIO

UNID. CANT.
REFERENCIAL
NOTA: El precio referencial deberá estar respaldado y los respaldos adjuntos a la presente solicitud.
Si la solicitud cuenta con mas de un item de la misma partida, detallar los mismos y establecer su precio referencial por item, debidamente respaldado.
PRECIO REFERENCIAL
NRO. DESCRIPCION DEL ITEM CANTIDAD
UNITARIO TOTAL X ITEM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Total:
NOTA: La sumatoria total debe ser igual al precio referencial del punto 2.
3. ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL SERVICIO O BIEN A SER CONTRATADO (Deben detallarse las especificaciones Técnicas en Términos de medida, color,
tamaño, etc., velando por la eficacia de la contratación, de no ser suficiente el espacio, adjuntar anexo)
4. METODO DE SELECCIÓN (Debe definirse el método de selección marcando solo un cuadro)
Calidad Calidad, Propuesta Técnica y Costo Menor Costo Presupuesto Fijo Precio Evaluado mas Bajo
5. METODO DE ADJUDICACION (Debe definirse el método de adjudicación marcando solo un cuadro)
Por el Total Por Item Por Lote Por Tramo Por Paquete
____________________________ _________________________________ __________________________________

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
SOLICITANTE INMEDIATO SUPERIOR GERENTE DE AREA
INFORMACION COMPLEMENTARIA ACERCA DEL PEDIDO _____________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
6. CERTIFICACION PRESUPUESTARIA (a ser llenado por la Unidad de Presupuestos)

OBJETO
DEL GASTO Se certifica que el presente objeto del gasto SI NO cuenta con el respectivo presupuesto inscrito para la presente gestión.
FECHA DE CERTIFICACION
NOMBRE Y FIRMA
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
7. AUTORIZACION INICIO DE PROCESO Y VERIFICACION DE REGISTRO (a ser llenado por el Responsable del Proceso de Contratación - RPA)
La solicitud de contratación se encuentra instricta en: POA SI NO PAC SI NO Requiere inscripción en el PAC: SI NO
El Responsable del Proceso de Contratación Autoriza Rechaza el inicio del proceso:
Responsable del Proceso de Contratación
8. SELLOS DE RECEPCION (Deben registrarse en la parte posterior del formulario)

Manual Proc Adm Almacenes v-2

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manual Proc Adm Almacenes v-2

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

PRELIMINARES

1. GENERALIDADES ................................................................................................................1—1

1.1. OBJETIVOS .........................................................................................................................1—1

2. PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAL PARA STOCK DE ALMACENES .....

2.1. DESCRIPCIÓN NARRATIVA .................................................................................................2—2

3. PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES NO PREVISTOS......................3—1

3.1. DESCRIPCIÓN NARRATIVA .................................................................................................3—3

4. PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE MATERIAL DE ALMACENES ...........................4—1

4.1. DESCRIPCIÓN NARRATIVA .................................................................................................4—2

5. PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DAÑADOS ......................5—1

5.1. DESCRIPCIÓN NARRATIVA .................................................................................................5—2

6. PROCEDIMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES EN INVENTARIOS ................6—1

6.1. DESCRIPCIÓN NARRATIVA .................................................................................................6—2

7. PROCEDIMIENTO DE BAJA DE MATERIALES OBSOLETOS O EN DESUSO .......7—1

7.1. DESCRIPCIÓN NARRATIVA .................................................................................................7—2

8. FIRMAS ...................................................................................................................................8—1

9. ANEXOS ..................................................................................................................................9—1

9.1. FORMULARIO DE SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

El presente Manual comprende los siguientes procedimientos administrativos de

1. Compra de materiales para stock de almacenes

2. Compra de materiales no previstos

3. Salida de material de almacenes

4. Devolución de materiales dañados

5. Faltantes y sobrantes en inventarios

6. Baja de materiales obsoletos o en desuso

Abarca principalmente diagramas de flujo y descripción narrativa de los procedimientos a

1.1.1. COMPRA DE MATERIALES PARA STOCK DE ALMACENES.

1.1.2. COMPRA DE MATERIALES NO PREVISTOS

Tiene por objetivo realizar la compra de materiales no previstos, considerando la existencia

1.1.3. SALIDA DE MATERIAL DE ALMACENES

1.1.4. DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DAÑADOS

1.1.5. FALTANTES Y SOBRANTES EN INVENTARIOS

Es el resultado de la realización de inventarios de almacenes semestrales, anuales o a

1.1.6. BAJA DE MATERIALES OBSOLETOS O EN DESUSO

El cumplimiento y aplicación de los requisitos establecidos en los procedimientos es

1.4. Marco Legal

• La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental de 20 de julio de 1990.

• D.S. 23318-A Responsabilidad por la Función Pública de 3 de noviembre de 1992 y D.S.

• Reglamento Específico de Sistema de Administración de Bienes y Servicios (RE-SABS),

JEFE DE GERENTE DE GESTION RESPONSABLE DEL PROFESIONAL EN BIENES Y UNIDAD DE

Imprime registro de Verifica

Adjunta formulario a Recibe y verifica la

ELABORADO POR:CRS/DPG REVISADO POR:MVM/UALM APROBADO POR: Comité Ejecutivo

2.1. Descripción narrativa

El procedimiento de compra de material para stock de almacenes describe las actividades

• Gerente de Gestión y Sistemas

• Profesional en Bienes y Servicios

2.1.2. PROCEDIMIENTO A DESARROLLAR

o Realiza la solicitud de compra en formulario de Solicitud de Contratación de Bienes,

o Lo remite al Jefe de Administración para que autorice en el mismo formulario.

o Recibe formulario F-DAD-CBS-01 autoriza o rechaza la solicitud refrendando con su

o Deriva a Gerente de Gestión y Sistemas para que apruebe.

♦ Gerente de Gestión y Sistemas

o Recibe formulario, en el mismo día analiza solicitud y aprueba la misma cuando

o Deriva al Responsable de Presupuesto.

o Según formulario asigna partida presupuestaria y verifica saldo, si no existe devuelve

♦ Profesional en Bienes y Servicios

o Si la solicitud de compra excede o es mayor a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100

o En ambos casos adjudica y remite toda la documentación al Encargado de

o Recepciona el material cotejando con la nota de nota de remisión del proveedor y la

o Verifica la cantidad, especificaciones técnicas, físicas, funcionales o de volumen de los

o Si se trata de compras mayores a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100 bolivianos) el

o Si se trata de compras iguales o menores a Bs. 20.000.00 (Veinte mil 00/100

o Asocia el ingreso al formulario C-31.