(Hojas de Cálculo) Microsoft Excel

Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de cálculo
electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de información
numérico o de texto. Se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamados
Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada a nivel global, hoy en día el
trabajo de cualquier ingeniero, financiero, matemático, físico o contable sería muy diferente sin la aplicación de cálculo
Excel.
Para iniciar Excel de clic en:
a. En el Botón Inicio (Este botón se encuentra en la esquina inferior Izquierda de la pantalla)
b. Clic en Todos los Programas
c. Clic en Microsoft Office
d. Clic en Microsoft Excel 2010

Partes de ventana de Excel

 Conceptos de Excel
Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se
almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el
ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro
de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de
título en la parte superior de la ventana verás cómo pone Libro1 - Microsoft Excel.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es como una gran
hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas
y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por
ejemplo: A, B, C, .......AA, AB, ........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de
datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que
pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo: la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por
lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda
activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda
activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más
celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones
se realizan a base de rangos.
 Movimiento rápido en la hoja.

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su
nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo, aunque el
número podría cambiarse.
Existen distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Uno es utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en este caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos
situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a
trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de
dicha barra para visualizarlas:

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los
pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor
para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial,
sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no
se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible
error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en
la barra de fórmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al
pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para
que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la
introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la
tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después
activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic
en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos
modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a
su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre ésta.

Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número,
una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones
con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes,
nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y
debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de
error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al anterior:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como esto: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente
el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error
sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por
ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la
opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que
puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
 Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como
diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación, encontrarás
algunos de los métodos de selección más utilizados.

Te recomendamos iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente
vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar

celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación: .

Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.
Selección de un rango de celdas:

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda
a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
después soltarlo y verás cómo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una
celda, mantén pulsada la tecla Mayús(Shift) y luego pulsa la otra.
Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.
Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Selección de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o
pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las
celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Añadir a una selección: Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que
queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la
tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo: podemos seleccionar una fila y
añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección: Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la
selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic
donde queremos que termine la selección.
Ejercicio paso a paso: Selección de celdas
Objetivo. Practicar los distintos métodos de selección de celdas en Excel2010.

1. Si no tienes abierto Excel2010, ábrelo para realizar el ejercicio.

Ahora supongamos que queremos seleccionar la celda D6:

2. Haz clic sobre la celda D6, automáticamente el recuadro aparecerá alrededor de dicha celda indicándonos que
se encuentra seleccionada.
Vamos a realizar ahora una selección que englobe las celdas A1, A2, A3, A4, A5, A6, B1, B2... B6:
3. Sitúate sobre la celda A1, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta la celda B6, donde
ya podrás soltar el botón del ratón.
Al realizar una nueva selección se ha eliminado la anterior.

Observa como las celdas aparecen de otro color excepto la celda activa, pero están todas seleccionadas.
Si lo que queremos es añadir otra celda u otro rango a nuestra selección:
4. Pulsa la tecla CTRL, y manteniéndola pulsada, haz clic sobre la celda D6 .
Observa como ahora la selección anterior no se ha eliminado.
5. Pulsando la tecla CTRL, añade el rango E1:E5.
6. Haz clic sobre la celda A1 y así sólo tendrás seleccionada la celda A1.
Si queremos seleccionar la columna B entera.
7. Sitúate sobre el identificativo de la columna B en la parte superior de la hoja de cálculo, y haz clic.
También podemos seleccionar varias columnas consecutivas, como por ejemplo desde la columna C hasta la E:
8. Sitúate sobre el identificativo de la columna C, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta
la columna E .
También se pueden seleccionar columnas no consecutivas, por ejemplo si queremos seleccionar la columna A y
la D:
9. Selecciona la columna A.
10. Manteniendo pulsada la tecla CTRL, haz clic sobre el identificativo de la columna D.
Lo mismo ocurre con las filas.
Vamos a seleccionar la fila 2:
11. Haz clic sobre el identificativo de la fila 2, para seleccionar esta fila entera.
Vamos a seleccionar desde la fila 4 hasta la 7, como son consecutivas:
12. Sitúate sobre el identificativo de la fila 4, pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrástralo hasta la
fila 7.
Vamos a seleccionar ahora la fila 1 y la 5, como no son consecutivas:
13. Selecciona la fila 1.
14. Manteniendo pulsada la tecla CTRL, haz clic sobre el identificativo de la fila 5.
Si nos interesa seleccionar la hoja entera:
15. Haz clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja, situado entre la columna A y fila 1.
En ocasiones, la selección que queremos realizar es demasiado grande y no caben todas las celdas en pantalla,
por ejemplo desde la celda A1 hasta la celda L40.
16. Prueba a situarte en la celda A1 y arrastrar manteniendo pulsado el botón del ratón hasta la celda L40.
Cuando se sobresale de la pantalla, la selección va muy rápida y a lo mejor nos perdemos en la selección. Si no
quieres tener este problema, sigue estos pasos:
17. Selecciona la celda A1.
Ahora ampliaremos el rango hasta la celda L40:
18. Desplázate por la hoja con las barras de desplazamiento hasta que se vea en pantalla la celda donde queremos
que termine nuestra selección, en nuestro caso, L40. Cuidado, no hay que hacer clic sobre ninguna celda.
19. Pulsa la tecla MAYUS y manteniéndola pulsada, haz clic sobre la celda L40.
Observa el resultado de la operación.
Este método también sirve para reducir la selección, por ejemplo si nuestra selección debía haber sido hasta
la K38 en vez de L40:
19. Pulsa la tecla MAYUS y manteniéndola pulsada, haz clic sobre la celda K38.
Observa el resultado.
20. Cierra el libro de trabajo sin guardar los cambios.