Evidencia 3: “Identificación de las Tecnologías de la

Información”

Presentado por:
CARMENZA VARGAS GONZALEZ
GUSTAVO ADOLFO ROJAS HERNANDEZ
JAIR ALEXANDER GUERRERO RAMOS

Docente:
EDWARD ROJAS

SENA
BOGOTA, D.C
NOVIEMBRE, 2018
 Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 3: Identificación de las Tecnologías de información
En esta evidencia debe elaborar un informe acerca de las plataformas informáticas
requeridas por una empresa para el manejo de clientes, eslabones de la cadena, datos,
procesos y usuarios. En el informe debe determinar el software necesario para cubrir las
necesidades de la empresa, incluyendo software de simulación.
Elabore esta evidencia considerando lo siguiente:
Continuando con el caso de la empresa utilizada en las evidencias 1 y 2 de esta guía de
aprendizaje, relacione nuevamente las áreas de la empresa, los procesos y su relación
con el flujo de información.
Después de lo anterior, identifique las necesidades presentes en los sistemas de
información de la empresa, teniendo en cuenta la estrategia organizacional.
Indique qué software o tecnologías de la información servirían como apoyo en cada una
de las áreas de la empresa y establezca la respectiva plataforma informática a utilizar.
Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto,
justificando su elección.
Ahora, basado en los datos obtenidos tras el desarrollo de los ítems anteriormente
descritos, proceda con la elaboración del informe solicitado para la evidencia. Para esto,
debe analizar e incluir la información obtenida en los puntos previamente desarrollados y
luego detallar de forma específica la manera como la plataforma informática escogida
puede aportar al mejoramiento de los procesos desarrollados en cada una de las áreas de la
empresa, incluyendo los eslabones de la cadena, el tratamiento de datos y manejo de
clientes. Finalmente indique cómo estas mejoras pueden incidir en el desarrollo del plan
maestro de logística internacional.
NOTA: Para el desarrollo de esta evidencia se deben tener en cuenta el material de
formación “Procesos y Sistemas de Información” y los materiales complementarios
pertenecientes a esta actividad de aprendizaje.
Elabore esta evidencia en la herramienta de su preferencia y envíe el archivo al instructor a
través de la plataforma virtual de aprendizaje.
 Desarrollo de la Evidencia

Áreas de la Empresa y el Flujo de Información

Procesos
Marketing Planeamiento Gestión de Calidad
Elaboración del Producto Ctrl y mtto de maquinaria Distrib. De Productos
Selección y contratación de personal TIC
Gestión de Mantenimiento Capacitación del Personal
Se anexa archivo en Excel con el flujo de la información

Necesidades presentes en los Sistemas de Información

Los sistemas de información son indispensables en las empresas pues con ellos se puede
controlar todas las áreas y mantener la
información al día para poder cubrir con
todas las necesidades de los clientes.
Con los sistemas de información se
puede hacer seguimiento y control a las
materias primas, control y seguimiento a
los inventarios y al stock del producto
terminado, al igual que se puede realizar seguimiento al proceso de entrega del producto
terminado hasta llegar al cliente final o al almacén de distribución final. Con los sistemas
de información se controla de una manera más eficaz y eficiente todos los procesos en una
empresa y con ello conseguir satisfacer las necesidades de los clientes y lograr ser una
empresa rentable con la cual se da estabilidad y respaldo a todos los empleados. Es
necesario tener un sistema que mantenga el área administrativa en línea con las áreas de
producción y a su vez en línea con los clientes y así poder dar respuesta oportuna a las
necesidades.

Software y Tecnologías de Apoyo

Todas las empresas en la actualidad requieren del apoyo de las TIC para lograr un control
en cada una de las áreas.
Para el área financiera el vital contar con software
especializado en Contabilidad, Costos, Inventarios,
Activos Fijos, Comercial, entre otros; pues con ellos
podrán sacar los costos de las materias primas y así
manejar los precios de venta del producto terminado
de una manera más rentable y competitiva.
El área de Talento Humano requiere un software que
les facilite el control del tiempo laborado, los sueldos,
las deducciones a realizar a los empleados entre otras cosas (como pago de seguridad
social, aportes, control de novedades y ausentismo, etc).
Para que todos estos programas funcionen de manera óptima se debe contar con equipos de
comunicación actualizados y comunicación satelital para realizar el control y seguimiento
del producto terminado a nivel nacional e internacional esto con el fin de dar cumplimiento
a los tiempos de entrega del producto al cliente.
Debe contar con un sistema que verifique la logística de los procesos para tener la
posibilidad de identificar mejoras en la parte operativa.
En la parte de producción de debe contar con sistemas de información que agilicen los
procesos de la empresa en relación con los clientes internos y el área de logística y servicio
al cliente.

Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto,

justificando su elección.
Descripción del Software
El conocimiento de las tecnologías hoy en día no puede limitarse a un simple dominio
técnico, se requiere una reflexión sobre su potencial y el impacto que tienen en los sistemas
informáticos que se producen. Las relaciones entre sus componentes de software y de
hardware. Una falta de dominio puede definir arquitecturas de hardware/software poco
robustas que podrán dejar obsoletos gran cantidad de sistemas en poco tiempo o dejar atada
a una organización a sistemas de difícil mantenimiento.
 Para el manejo de la parte de Contabilidad, Activos Fijos, Comercial y Nómina se
podría utilizar el software SIESA.
 Para los procesos administrativos se podría utilizar el Software DARUMA, donde
se puede manejar costos, presupuestos, facturación, requisiciones, órdenes de
compra, tesorería y cartera.
 Implementación de tecnología, con funcionalidad WEB, radio frecuencia, y
tecnología de voz.
 Un software muy simple en la operación y en la capacitación del personal para su
utilización.
 Un sistema que incluye la revisión logística de los procesos con la posibilidad de
identificar mejoras operativas.
 El software ERP el cual permitirá solucionar todos los problemas de área
administrativa.
 El software SGA, este nos sirve para la parte de distribución de gestión de
almacenes en la cual nos va servir para apoyar todos nuestros procesos de
distribución.
SOFTWARE ERP FUNCIONES:

 Inventarios.
 activos fijos.
 Importaciones.
 Cotizaciones.
 Órdenes de compra y facturas.
 Nomina, exportaciones, cartera, tesorería.
 Bancos, puntos de venta, gestión de recursos humanos y costos y presupuesto.

SOFTWARE SGA FUNCIONES: Las funciones de entrada que ofrece el SGA deben
cubrir la recepción del producto, la captura de todos los datos de la logística y el etiquetado.

 Controla las ubicaciones de los productos en el almacén.

 Mejora de manera notable la labor de los operarios del almacén, así como los
movimientos de la maquinaria usada en el mismo.
 Supone una optimización del espacio destinado al almacenaje.
 Optimiza la preparación de los pedidos.

SOFTWARE DARUMA FUNCIONES: Software tecnológico para sistematizar los

modelos de mejora y de excelencia en las organizaciones, con el fin de reducir costos,
impulsar la eficiencia y alinear resultados hacia la toma de decisiones estratégicas.

 Gestión Integrada y sistematizada.

 Control de informes gerenciales.
 Aumento de la productividad y competitividad.
 Aumento de los niveles de satisfacción de los clientes.
 Gestión integral del talento humano.
 Evita la duplicidad de la información.
 Medición permanente del desempeño organizacional.
 Mitigación y control de riesgos corporativos.
  Ágiles procesos de auditorías y certificación.
 Reducción de los tiempos operativos de los colaboradores.

Informe Plataformas Informáticas

Una señal es cuando un gerente o socio solicita información para tomar una decisión y los
datos tardan mucho tiempo en estar listos. Contar con una plataforma ERP podría ofrecer la
información en cualquier momento.

No contar con un ERP también afecta a que la contabilidad no se desarrolle a tiempo y que
la experiencia de los clientes no sea la más afortunada.

Además, los procesos administrativos, de actualización y soporte de todos los

programas por separado consumen mucho tiempo y recursos, lo que representa un
obstáculo para el buen desenvolvimiento de los procesos operativos.
La dinámica empresarial actual requiere que las compañías se muevan al ritmo del
mercado. La mayor demanda de productos y servicios debe ser bien atendida, para que los
clientes tengan la mejor experiencia y se consiga su fidelidad.

La implementación de un ERP no es fácil, ya que afecta a diversas áreas de la empresa y,

por tanto, puede prolongarse durante varios meses. Además, introducir un software de
gestión de este tipo supone un coste económico que muchas pymes se resisten a asumir. Sin
embargo, los beneficios que se obtienen tras este primer periodo de adaptación al sistema
compensan el coste inicial:

1. Agiliza la toma de decisiones. El sistema ERP es capaz de centralizar y unificar

todos los datos de los distintos departamentos de la empresa, además, tanto directivos
como mandos intermedios tienen acceso a esa información en tiempo real. Por tanto,
será mucho más fácil tomar las decisiones sobre el negocio, ya que se dispone de la
información necesaria para valorar todas las opciones. Además, es fundamental para
anticiparse al futuro y planificar las acciones de la compañía a largo plazo.
2. Flexibilidad. Los sistemas ERP funcionan mediante módulos, es decir, se pueden
implementar los departamentos que se necesite en cada momento e ir creando otros
módulos o funcionalidades conforme se haga necesario. Se trata de un sistema de
gestión muy flexible.
3. Evita las duplicidades. Gracias al ERP, cada departamento de la empresa está al
tanto de las acciones que está realizando el resto de los equipos de trabajo, por tanto,
se acaba con las duplicidades de tareas o informes.
4. Mejor comunicación interna. En el mismo sentido que el punto anterior, el ERP
mejora la comunicación interna entre los distintos departamentos, facilitando
colaboraciones que pueden resultar muy productivas.
5. Personalización. Como se ha comentado, los sistemas ERP son modulares y, por
tanto, muy flexibles, esto facilita la implementación de una herramienta adaptada
completamente a las características de cada empresa.
 6. Mayor control y trazabilidad. Permite hacer un seguimiento del producto desde
principio a fin, es decir, desde que llega la materia prima hasta que el artículo llega a
los clientes. De esta forma, cuando se produce cualquier error en la cadena de
producción, se detecta inmediatamente en qué punto se ha producido el fallo para
resolverlo en el menor tiempo posible.
7. Las tareas se automatizan. Algunas de las tareas más mecánicas y costosas que se
realizaban a mano (facturas, albaranes,…) se automatizan y el equipo humano puede
dedicarse a funciones más productivas.
8. Se gana eficiencia. Con la automatización y la disminución de errores y de
duplicidades se reducen los costes y se gana en competitividad.
9. Integración de proveedores y clientes. Si se quiere, se puede dar un paso más en el
sistema ERP e incluir en la cadena a proveedores y clientes. La información que se
obtiene de estos agentes es de alto valor y permite mejorar el producto o servicio y
los procesos.
10. Todas las ventajas comentadas anteriormente se enfocan a un mismo
objetivo, mejorar el rendimiento de la empresa y, por tanto, aumentar los
beneficios.

En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las

estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus
procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas
competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se
encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.

Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir
un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística,
producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e
importantes podemos mencionar:

 Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

 Integración entre las funciones de las aplicaciones
 Reduce los costos de gerencia
 Incrementa el retorno de inversión
 Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

 Son muy caros.

 Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
 Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
 Hay pocos expertos en ERP.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que
desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.
 Bibliografía
www.google.com
Material suministrado por el SENA