MANUAL DE USUARIO

Sistema de Presupuestos
Contenido
MANUAL DE USUARIO PLANILLA PRESUPUESTOS. ....................................................................... 2

Inicio de la planilla Excel................................................................................................................ 2

Estado de Pago. ............................................................................................................................. 2

PRESUPUESTO ............................................................................................................................... 4

Análisis de Precios Unitarios (APU) ............................................................................................... 6

Solicitud de cotización................................................................................................................... 7

Base de datos Proveedores. .......................................................................................................... 8

Base de datos Clientes. ................................................................................................................. 8

Base de datos Lista de Precios. ..................................................................................................... 8

Control de Gastos: ......................................................................................................................... 9

Calculo de Sueldos Hora Hombre.................................................................................................. 9

Hoja Otros Costos........................................................................................................................ 10

Carta Gantt .................................................................................................................................. 10

Búsqueda por filtros. ................................................................................................................... 13

Búsqueda con la tecla control + B ............................................................................................... 13

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MANUAL DE USUARIO PLANILLA PRESUPUESTOS.
El sistema de presupuestos es una plantilla sencilla que se encuentra automatizada para el uso
esencial de la preparación de presupuestos.

En esta se encuentran 13 hojas, las cuales se encuentran enlazadas y automatizadas para que el
usuario pueda elaborar un presupuesto sencillo, con su análisis de precios unitarios y que pueda
controlar la obra, además cuenta con un estado de pago, automatizado, donde solo se deberá
ingresar las cantidades avanzadas por cada periodo.

El presente documento tiene por finalidad entregar una pequeña capacitación del uso de esta
plantilla Excel, la cual será de mucha utilidad.

Cada hoja esta lista para ser impresa como PDF. Aunque es necesario que por cada presupuesto
se vaya guardando el libro Excel con el nombre de la obra, esto con el fin de poder mantener el
seguimiento total de la obra.

Inicio de la planilla Excel.

La primera entrada es el detalle donde se encuentran los botones para que te lleve a las hojas
las cuales se desean trabajar, estas se encuentran listas, solo debes presionar el botón y te
llevara al lugar requerido.

Estado de Pago.
En la hoja de estado de pago, se encuentra lista para ir generando los pagos correspondientes
según el avance real de la obra.

En este estado de pago se indica lo avanzado en el periodo o mes además del avance total de la
obra, automáticamente indica lo que se debe cobrar de acuerdo con las cantidades ingresadas.

Esta hoja se compone de lo siguiente:

 Contrato inicial: El cual se va llenando de acuerdo con lo ingresado en el presupuesto

aceptado.
 Obras adicionales: Donde se deja espacios libres para ser llenados, aquí se ingresa todo
lo demás que no está en el contrato inicial.
 Descuentos: Aquí se ingresan manualmente todos los descuentos que pueda incurrir en
la obra.

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 En el sector amarillo solo debe ingresar
el encargado de la obra, lo demás se
llena automáticamente desde la base
del presupuesto.

Debe ingresar las cantidades totales Debe ingresar las cantidades totales
avanzadas desde el inicio de la obra. avanzadas al periodo anterior

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 Las celdas amarillas permiten llenado manual de adicionales y descuentos, las demás
formulas se llenarán automáticamente, aquí se debe ingresar detalle, cantidad, unidad y
El sistema automáticamente hará la fórmula matemática para que se llenen las cantidades a
cobrar en el periodo, tanto en cantidades, como también en precios.
precio unitario. Y al igual que el anterior, al costado se deben ingresar solo las cantidades
correspondientes.

PRESUPUESTO
En la hoja itemizado se encuentra el presupuesto para entrega al cliente.

En esta hoja es necesario tener previamente llenado las hojas de Clientes y APU, ya que se enlaza
a estas para ir llenando el formato.

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El encabezado se encuentra previamente configurado, para que este se rellene, debes contar
previamente ya con el llenado del cliente, aquí puedes modificar el logo, datos de tu empresa,
nombre del presupuesto y en los espacios amarillos debes indicar código del cliente (el cual se
genera solo en la base de clientes) aquí solo debes ingresar el número, no es necesario poner el
código completo (Ejemplo: C0040, solo debes ingresar el número 40)

Para la celda obra, esta debe estar previamente rellena en la hoja APU.

En el espacio de llenado del presupuesto, solo debes ingresar el código generado previamente
en el APU, al igual que en el caso anterior, solo debes ingresar los últimos números, lo demás se
realizará solo.

Además, debes ingresar la cantidad total a presupuestar y el nombre de la unidad, la cual se

encuentra listada.

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Este espacio ira realizando los cálculos automatizados, lo único que se podría modificar en el
tiempo, es el porcentaje IVA, es por ello que queda listo para ser modificado en caso de ser
necesario.

Análisis de Precios Unitarios (APU)

Esta es la base del presupuesto, en este caso es importante que puedas llenar los espacios
correspondientes para que puedas elaborar un presupuesto bien detallado y sea un valor acorde
a la obra. Debido a que existen muchos problemas a la hora de presupuestar una obra, creamos
esta hoja, la cual esta enlazada a una base de precios actualizada a la fecha.

Ingresar cantidad de
Ingresar nombre de obra. materiales y/o Mano de Obra

Ingresar detalle de lo que se

requiere informar al cliente,
esto aparecerá en el
Presupuesto
posteriormente.
Ingresar utilidad deseada

Ingresar código del insumo

o material, estos se
encuentran en la base de
datos de precios en el
mismo libro.

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El sistema ira rellenando todos los demás campos.

Es muy importante destacar que el detalle de lo que se está presupuestando es unitario,

posteriormente en el ITEMIZADO se debe ingresar la cantidad total de ese ítem.

El código y todo lo que está en blanco se ira rellenando automáticamente.

Ingresar la utilidad que se

desea agregar a los
materiales.

Solicitud de cotización.
La solicitud de cotización es una hoja previamente ya automatizada, en el primer campo solo
debe ingresar en los espacios amarillos el código del proveedor, el cual debe estar previamente
lleno en la hoja “Proveedores” lo demás se llenará automáticamente.

Posteriormente contamos con el espacio de llenado, el cual solo debe ingresar el código del
producto a cotizar, la planilla realizará la suma total desde el APU, así podrá contar con la
cantidad exacta. Para que ello ocurra, debe ingresar el código del producto desde el APU.

La impresión quedara sin la columna del código del producto.

Solo debe ingresar el código

del material cotizado y este
lo sumara automáticamente.

Solo deberá insertar el código y la unidad, posteriormente el precio unitario.

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Base de datos Proveedores.

Aquí debe rellenar manualmente todos los campos necesarios, esto le permitirá posteriormente
rellenar la hoja de Cotizaciones o Compras.

El código del proveedor se creará solo.

Base de datos Clientes.

Al igual que el anterior, se deberá llenar manualmente sus clientes, el código se ira generando
automáticamente.

Base de datos Lista de Precios.

Esta base de datos tiene los precios actualizados de la mayoría de los materiales eléctricos,
además se agregaron equipos de iluminación LED.

Esta cuenta con más de 6180 productos con sus respectivos precios unitarios actualizados.

Este es el código del producto que se

debe ingresar en el APU y en Compras.

Debe ingresar el margen de perdida que

estime conveniente.

El APU tomara el valor neto con perdida

incluida.

Ya que la base cuenta con más de 6.180 productos, la base cuenta con filtros de acuerdo con lo
que se desea buscar. Opcionalmente cuenta con varias alternativas más eficientes y rápidas.

Para ello se indica la forma de realizar.

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Control de Gastos:
Se incluye una hoja libre para el control de gastos de la obra.

Solo debe rellenar los espacios amarillos y se irán realizando las sumatorias y multiplicaciones
correspondientes.

En la parte inferior, se irán ingresando los datos solos, la planilla le entregara el detalle de
ingresos, egresos y gastos.

Calculo de Sueldos Hora Hombre.

En la hoja cálculo de sueldos, solo debe ingresar el cargo, sueldo líquido y otros sueldos, esto es
para poder calcular el valor Hora Hombre y poder analizarlo en el APU.

La hoja cuenta con 100 espacios para llenar de acuerdo con cada profesional.

Nota:

Esta hoja solo es para calcular el costo de Hora Hombre, no es una planilla de sueldos, ya que
esta varía de acuerdo con sueldos mínimos, previsión salud y previsión AFP. Por lo que se debe
considerar un sueldo promedio líquido.

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Hoja Otros Costos.

Esta hoja esta lista con 100 filas para llenar otros servicios anexos a materiales y sueldos, como
por ejemplo el arriendo de maquinaria.

Esta debe ser llenada por cada profesional, de acuerdo a su región y sus valores.

Carta Gantt
La carta Gantt, esta enlazada al Presupuesto, por lo que solo deberá agregar la fecha de inicio y
los días que cálculo para el ítem a realizar, esto automáticamente, le dará la fecha de término.
Posteriormente, le ira indicando cuanto es el avance de la obra y cuanto es el tiempo % que falta
por finalizar.

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Diagrama de Carta Gantt:
Este grafico se realizara de mantera automatizada, enlazada a la carta Gantt, la única
modificación que tendrá que realizar es cambiar la fecha de inicio y la fecha de término, lo demás
se ira rellenando y actualizando de manera automática.

Para actualizar la fecha de inicio y fecha de término, deberá realizar lo siguiente:

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Lo primero a realizar es con el botón izquierdo del mouse presionar solo 1 vez sobre la fecha,
luego con presionar el botón derecho y presionar sobre “DAR FORMATO AL EJE” esto lo
mostrara en un costado

Debe estar en OPCIONES DEL EJE y donde dice Límites deberá poner lo siguiente:

Limites

 Mínimo La fecha de Inicio con el siguiente formato 01/12/2018

 Máximo la fecha de término, con el siguiente formato 05/12/2019

Las fechas de Inicio y término, se darán de manera automática y se indicara en la misma hoja
de diagrama de Gantt.

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Búsqueda por filtros.
Solo debes presionar la flecha y posteriormente te indicara el grupo que deseas buscar, el
subgrupo, etc.

Búsqueda con la tecla control + B

Al presionar ambas teclas se abrirá un buscador el cual podrás ir indicando palabras claves,
como, por ejemplo, cemento y este te llevara a las celdas donde aparezca esas palabras y buscar
siguiente te llevará a la siguiente celda.

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Para cualquier duda o consulta, favor escribir a mlavanderos@gmail.com o en el fanspage
https://www.facebook.com/excelpresupuestos

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