AIM

MANUAL DE USUARIO
MÓDULO DE COMPRAS

 PROCESOS.

Autor: Sinetics
Fecha de Creación: 17 - Julio - 2018
Versión: 1.1

Aprobado por:
Jefe de Proyectos – SINETICS Philipp Pacheco
Jefe de Proyectos – Deltron Abel Curi

Copy No
______
Control de Documento

Registro de
Cambios Fecha Autor Versión Referencia del Cambio

29-122017 Jimmy Palomino 1.0 Versión Inicial.

Revisiones

Nombre Cargo

Distribución

No.Copia Nombre Ubicación

1

2
3
4
Contenido

Control de Documento............................................................................................................2

Introducción..............................................................................................................................4

Conexión....................................................................................................................................5

PO-01. ¿Cómo abrir y cerrar Periodos de Compras?.........................................................9

PO-02. ¿Cómo Registrar Personal con el rol de Comprador?........................................10

PO-03. ¿Cómo buscar Solicitudes Internas de Compra?.................................................12

PO-04. ¿Cómo Crear Solicitudes Internas de Compra?...................................................14

PO-05. ¿Cómo Crear una Orden de Compra, Asociando una Solicitud Interna de
Compra?..................................................................................................................................17

PO-06. ¿Cómo Crear una Orden de Compra Directa, verificando los aprobadores? 22

PO-07. Aprobación de Órden de Compra.........................................................................29

PO-08. ¿Cómo Registro la Recepción de una Orden de Compra?.................................31

PO-09. Reportes......................................................................................................................34

Puntos Abiertos y Cerrados para este Entregable............................................................41

Puntos Abiertos...............................................................................................................41
Puntos Cerrados..............................................................................................................41
Introducción
El presente documento describe los procesos que se realizan en la empresa
Grupo Deltron a la nueva versión del Oracle R12.2.4.

A continuación se detallan los pasos para los siguientes procesos:

Conexión
A continuación se detalla la manera de entrar a la aplicación:

-Se ingresa a la aplicación por medio de un browser, por ejemplo,

Internet Explorer. Ingresar la dirección de la aplicación en el browser.
(Ejemplo: http:// http://appprod.ebs.dnet.inf:8030/)

-Se despliega la pantalla de Conexión. Ingresar Nombre de Usuario y

Contraseña y hacer clic en botón Conexión
-Se despliega la pantalla del Navegador donde se muestran todas las
responsabilidades asignadas al usuario. Hacer clic en Responsabilidad
que tiene asignada de compras y hacer clic en un icono de formulario
para ingresar a la aplicación.
-2 pantallas de Internet Explorer se abrirán. Una ventana como la de
arriba se abrirá automáticamente al comenzar la aplicación. No cerrar
esta ventana mientras este utilizando la aplicación ya que esta dejara de
funcionar y perderá cualquier información que no haya grabado.
Puede minimizar la pantalla.

Luego de ingresar a la aplicación y desea ingresar a una

responsabilidad distinta a la ingresada, puede cambiar de
responsabilidad haciendo clic en el icono del menú superior:

Se despliega la ista de responsabilidad y busca a la que desea ingresar:

 Barra de Herramientas que son utilizadas:

Encontrar Grabar Responsab Cerrar Form Copiar limpiar edit campo localiza herramienta

Nuevo Menú Nav Sigu Paso Imp Pantalla Cortar Pegar borrar zoom anexos ayuda
PO-01. ¿Cómo abrir y cerrar Periodos de Compras?

Consideraciones

 Los periodos contables son creados en la responsabilidad de GL Contabilidad

 Un periodo contable de inventarios una vez cerrado no se puede revertir.

Pasos a seguir

1. Ingrese con su Usuario al modulo de PO Compras.

Navegue a: Configuración / Financiera / Contabilidad / Controlar Periodos de Compra

Aparece el panel de Controlar Periodos de Compra

Para cambiar el estado de un periodo contable, en la ventana de “Controlar periodos de Compra”, haga clic en el
campo de Estado de Período y use la lista de valores para actualizar el estado del periodo con alguno de los siguientes
valores;

o Cerrado - Use esta opción para cerrar el periodo de compras.

Importante: Cuando Ud. Cierra un periodo de compra no se permitirá ingresar transacciones de compras en
este periodo.

o Futuro – Use esta opción si Ud. Desea abrir un periodo de compras . Esta opción esta disponible si el
estado actual de un periodo es “Nunca Abierto”.

o Nunca Abierto – Por defecto el estado de un periodo es “Nunca Abierto” si tiene periodos pasados no
abiertos. Los periodos pasados se establecen en referencia a la fecha en curso.

o Abierto- Use esta opción para abrir un periodo de compra, En un periodo abierto se registran las
transacciones de compras.

o Cerrado permanentemente - Use esta opción si Ud. ya no quiere volver a abrir un periodo. Esta opción es
irreversible.

2. Salve sus cambios, haciendo clic en el botón “Grabar”.

PO-02. ¿Cómo Registrar Personal con el rol de Comprador?

Consideraciones

 Use la ventana Compradores para definir y mantener los compradores. Los compradores pueden revisar todas las
solicitudes utilizando la ventana Solicitudes y sólo los compradores pueden ingresar y crear automáticamente
documentos de compra.
 Para inscribir a una persona como comprador debe estar registrado como Empleado en EBS.

Pasos a seguir

1. Ingrese con su Usuario al modulo de PO Compras.

Navegue a: Configuración  Personal  Compradores

Aparece el panel de registro de Compradores

Registro de un Nuevo Comprador

a) Para registrar un nuevo comprador haga clic en el botón “Agregar Comprador”.

b) Busque y seleccione al Personal en la lista de valores
c) Importante: El personal debe estar registrado en EBS
d) Botón Grabar para registrar.

Dar de baja a un comprador

a) En el campo Fecha Final, colocar la fecha a partir del cual la persona ya no tendrá el Rol de Comprador.
b) Grabe para registrar.
PO-03. ¿Cómo buscar Solicitudes Internas de Compra?

Consideraciones

Use la ventana Encontrar Solicitudes Internas para:

 Acceder a la ventana Solicitudes Internas.
 Realizar las consultas de solicitud interna a niveles de cabecera, línea y distribución, para poder modificar una
solicitud esta tiene que estar en estado “Incompleta”.

Pasos a seguir

1. Ingrese con su Usuario al modulo de PO Compras.

Navegue a: Solicitudes Internas  Resumen de Solicitud Interna

Aparece el panel de registro de Encontrar Solicitudes Internas

Ingrese tantos criterios de búsqueda de solicitudes como desee, recuerde que a mayor información que Ud. incluya es
mas precisa la búsqueda.

Entre los principales criterios de búsqueda tenemos:

 Número de Solicitud Interna. Si ingresa un número de solicitud interna, también puede ingresar un número
de Línea.
 Preparador.
 Solicitante.
 Comprador.
 En el Panel Líneas puede ingresar un Artículo
 En el Panel Estado puede ingresar el estado de la solicitud (Aprobado, Incompleto, En Proceso).
 En el Panel Rango de Fechas puede ingresar el rango de fechas de creación, fecha de cierre, fecha de necesidad
3. Seleccionar el botón Encontrar una vez que ha ingresado los criterios de búsqueda, se mostrara el panel Resumen de
Cabecera de Solicitud Interna

4.- Si el estado de aprobación de una Solicitud es Incompleta UD. Puede abrir la Solicitud pulsando el botón Abrir y
completar la solicitud y aprobarla.

5.- Para consultar las líneas de una solicitud pulsar el botón Líneas y aparecerá el panel Resumen de Líneas de Solicitud
Interna.

6.- Para ingresar una nueva solicitud interna, Seleccione el botón Nuevo para abrir la ventana Solicitudes Internas.
PO-04. ¿Cómo Crear Solicitudes Internas de Compra?

Consideraciones
 La Solicitud Interna de Compra la registra en el EBS el personal que requeria solicitar un requerimiento por áerea.

Pasos a seguir

1. Ingrese con su Usuario al modulo de PO Compras.

Navegue a: Solicitudes Internas  Solicitud Interna

Aparece el panel de registro de Solicitudes Internas

2. Complete la información de Encabezamiento para el pedido de la compra.

 Numero; El número del pedido es engendrado automáticamente por el Sistema Integrado.

 Tipo (Por defecto Solicitud Interna de Compras)
 Descripción: Ingresar una descripción del pedido (no es requerida pero se recomienda colocar un texto que
ayude a identificar la solicitud)
 Estado, al registrar una Solicitud nueva, por defecto tendrá el estado “Incompleto”
 Preparador por defecto tomara al usuario que registra la solicitud.
 Total se genera en base a los importes registrado en cada línea de pedido.
3. Complete la información básica de las líneas de solicitud de compra.

 Tipo de Línea: Se debe elegir el tipo de Bien tanto para Bienes y Servicios, podrá seleccionar según el pedido
las siguientes líneas:

 Artículo: Consigne el código de artículo, utilizar las pociones de búsqueda para obtener el código de articulo.

NOTA: En caso no recuerde el código del artículo, ingrese un código de clase y luego le da clic en
“Combinaciones” y luego hacer clic en el botón “Aceptar”, para que busque según el filtro ingresado.

 Categoría: Tendrá un valor por defecto, la información es traída desde el maestro de artículos.
 Descripción: Por defecto aparece la descripción del Artículo seleccionado, está descripción no podrá ser
modificada.
 La Unidad de la Medida: tendrá un valor por defecto para el artículo seleccionado, este valor no será cambiado
y tomará el valor del maestro de artículos.
 Cantidad: registrar la cantidad que desea solicitar
 Precio: Registrar el precio de referencia, puede registra cero o un valor.

Otros campos
 Necesario para: puede registrar la fecha de necesidad para los artículos solicitados.
Para cada artículo se debe especificar:

 Tipo destino: Por defecto tendrá el valor “Gasto“, este valor será ingresado de forma automática por el tipo de
artículo que este seleccionando, el valor es traido según la configuración de la maestra de artículos.
 Solicitante: Se debe registrar el nombre Del solicitante. Por defecto saldrá el nombre del preparador.
 Organización Registre la Organización de destino que será enviado lo requerido.
 Dirección: Seleccione la dirección de entrega de la lista de valores.
 Tipo de Origen Por defecto es el valor “Proveedor”.
Para el tipo de origen Proveedor, ingrese el Proveedor, la Sucursal de Proveedor, el Contacto y el Teléfono
sugeridos.

5. Aprobar solicitudes internas, Seleccione el botón Aprobación para abrir la ventana Aprobar Documentos. Por defecto
tendrá seleccionado el check Ejecutar para aprobación, seleccione le botón Aceptar
IMPORTANTE: El proceso de Aprobación en Requerimientos no tendrá Jerarquía de Aprobación.
PO-05. ¿Cómo Crear una Orden de Compra, Asociando una Solicitud Interna de
Compra?

Consideraciones

 Usar esta opción para generar una orden de compra seleccionando líneas de una o varias Solicitudes Internas de
Compra.

Pasos a seguir

1. Ingrese con su Usuario al modulo de PO Compras.

Navegue a: Creación Automática

Aparece el panel de registro de Encontrar Líneas Solicitud Interna

2. Debe borrar el nombre por defecto del campo comprador e ingresar los criterios de búsqueda, luego pulsar el botón
Encontrar, se visualizara el panel Creación Automática de Documentos.

3. Seleccionar las líneas de la Solicitud Interna colocando un check en la columna izquierda, luego de seleccionar todas las
líneas deseadas pulsar el botón Automático.
4. En el Panel Nuevo documento pulsar el botón Crear.

Procedemos a llenar el Proveedor, Sucursal y Descripción de la Orden de Compra, recordar que también se debe de
llenar el campo adicional “Cabecera de OC”, donde los valores pueden ser: “ADM-01, ADM-02 y POA”.
6. Ingresar la Divisa y modificar los Términos si es necesario y grabar las modificaciones

 Botón “Divisa”, para introducir el tiepo de cambio.

 Botón “Términos”, para modificar los términos de pago.

7. Pulsar el botón Envíos, verificamos a donde será enviado el artículo comprado, recordar que esta acción se realiza por
cada línea de artículo.
8. Pulsar el botón Distribuciones, verificamos la cuenta y la distribución de los artículos.

9. Verificar la cuenta de Cargo y Grabar

10. Aprobar pasando por el flujo de aprobación, según la jerarquía asignada por compañía.

11. El proceso Finaliza al momento que el documento se encuentra Aprobado.

PO-06. ¿Cómo Crear una Orden de Compra Directa, verificando los
aprobadores?

Consideraciones

 Usar esta opción para generar una orden de compra directa, sin asociar una solicitud interna de compra.

Pasos a seguir

1. Ingrese con su Usuario al modulo de PO Compras.

Navegue a: Órdenes de Compra / Órdenes de Compra

Aparece el panel de registro de Órdenes de Compra

2. Ingresamos la siguiente información:

Campo Descripción
Proveedor Buscamos y seleccionamos el proveedor con el cual se genera el documento de
compra.
Sucursal Seleccionamos la sucursal del proveedor, la sucursal define la moneda del
documento de compra.
Descripción Ingresamos una breve descripción para el documento de compra.
Tipo de Documento de Compra En campo adicional, se ingresa el tipo de documento de compra, los valores
pueden ser: COMPRA, SERVICIO.

Nota: Para abrir e ingresar al campo adicional, hacer clic en el campo que indica la flecha.

Procedemos a llenar el Proveedor, Sucursal y Descripción de la Orden de Compra, recordar que también se debe de
llenar el campo adicional “Cabecera de OC”, donde los valores pueden ser: “ADM-01, ADM-02 y POA”.
3. Ingresar la Divisa y modificar los Términos si es necesario y grabar las modificaciones

 Botón “Divisa”, para introducir el tiepo de cambio.

 Botón “Términos”, para modificar los términos de pago.

4. Ingresamos la información de los artículos (detalle de líneas), ingresamos la siguiente información por línea de artículo:

5. Pulsar el botón Envíos, verificamos a donde será enviado el artículo comprado, recordar que esta acción se realiza por
cada línea de artículo.
 IMPORTANTE: Esta acción se debe de realizar antes de guardar, porque después de guardar no se podrá cambiar el
almacén de envío, se bloquea el campo al guardar la información.

6. Ejecutar el proceso de Aprobación, haciendo clic en el botón “Aprobar”, luego en “Aceptar”.

7. Visualizar el Proceso de Aprobación:

Navegar: Resumen de Orden de Compra

Luego de hacemos clic en “Encontrar”, muestra la siguiente pantalla con el detalle del documento de compra
pendiente de aprobar:
Hacemos clic en el registro y vamos al menú superior, hacemos clic en “Consultar” y luego en “Visualizar
Historial Proceso”.

Mostrando el siguiente detalle de aprobación:

Nota: Podemos visualizar que esta pendiente de aprobación por “Rengifo, MIss rossana”.
8. El proceso Finaliza al momento que el documento se encuentra Aprobado.
PO-07. Aprobación de Órden de Compra

Consideraciones

 Usar esta opción aprobar una Órden de Compra.

Pasos a seguir

1. Ingrese con su Usuario al modulo de PO Compras.

Navegue a: Resumen de Notificaciones

Puede utilizar la página de notificaciones o revisar la bandeja que aparece en la parte derecha de la siguiente
imagen:

2. Al ingresar por la opción de la página de notificación, nos muestra la siguiente imagen, donde tendremos que
seleccionar la notificación y luego hacer clic en el botón “GO”.
3. Nos muestra el detalle de la Orden de Compra y finalizamos haciendo clic en “Aprobar”.
PO-08. ¿Cómo Registro la Recepción de una Orden de Compra?

Pasos a seguir

1.- Ingresamos con un usuario de PO.

Navegue a: Recepción  Recepciones

Aparece el panel de selección de Organizaciones.
2. Se escoge el almacén para éste ejemplo escogemos “Lima Principal”.

Nota: Se detallas los almacenes por compañía.

3. En el panel Encontrar Recepciones Esperadas se busca el número de orden de compra a recepcionar.

4. En el panel Recepciones se activa con un check la recepción de orden de compra solicitada y se procede guardar la
transacción.
5. Al terminar de registrar la primera recepción (Existencia o Artículos por recibir) se mostrará el número de Recepción
y finalmente se procede a grabar.

NOTA: Ingresar en el campo “Envío” (número de Guía de Remisión y otro documento que reconozca el ingreso de
recepción), este número será mostrado en el Kardex de Soles y Dolares.
PO-09. Reportes

Pasos a seguir

1.- Ingresamos con un usuario de PO.

Menú: Ver  Solicitudes

Aparece el formulario de solicitudes.

Hacemos clic en “Ejecutar una Nueva Solicitud”.

Luego hacemos clic en “Aceptar”.

En la pantalla, podemos buscar los reportes que necesite ejecutar, a continuación se detalla la lista de reportes:
Reporte Descripción Parámetros

SNTCS Reporte de Ordenes El Reporte muestra las

de Compra Pendientes de ordenes de compra
Recepcionar pendientes por
recepcionar por línea de
artículo.

1.- Fecha Inicial: Ingresamos una fecha incial, recuerde que esta fecha
significa “Fecha de Creación de la Oden de Compra”.

2.- Fecha Final: Ingresamos una fecha final.

3.- Comprador: Ingresamos el Nombre compleo del comprador, este

campo no es requerido.

4.- Sucursal: Ingresamos la Sucursal del Proveedor, este campo no es

requerido.

Deltron PO Reporte Historico Reporte que muestra el

de Precios por Articulo historial de precios o
compras realizadas.

1.- Fecha Compra: Ingresamos una fecha incial, recuerde que esta fecha
significa “Fecha de Creación de la Oden de Compra”.

2.- Código de Artículo: Ingresamos el código del artículo que solo

deseemos consultar.

Deltron PO Reporte Reporte que muestra los

Administrativo requerimiento o detalle
de todas las ordenes de
compra, pago, facturas
asociadas fechas, y
compradores.

1.- Fecha Inicial: Ingresamos una fecha incial, recuerde que esta fecha
significa “Fecha de Creación de la Oden de Compra”.

2.- Fecha Final: Ingresamos una fecha final.

3.- Tipo de Documento: Ingresamos el tipo de documento, COMPRA,

IMPORTACIÓN, SERVICIO.

4.- Preparador: Ingresamos el preparador o el empleado que genero el

requerimiento.
Cotinuamos haciendo clic en “Aceptar” y luego en “Ejecutar”.

A continuación nos muestra un cuadro de “Decisión”, esto cuadro nos pregunta “si deseamos ejecutar otra
solicutud en paralelo”, como estamos ejecutand solo un reporte, hacemos clic en “No”.

Para poder ver nuestro reporte ejecutandose, hacemos clic en “Encontrar”, es importante saber bien el nombre
del Reporte para poder visualizar cuando acabe correctamente.
Ahora nos muestra que el reporte ejecuto correctamente, para poder visualizar el reporte en Excel, primero
marcamos el reporte que ejecutamos y luego hacemos clic en el botón “Visualizar Output”.

Podremos visualizar que muestra un mensaje de descarga, procemos a guardarlo o abrirlo.

Luego podremos visualizar el reporte al abrir el archivo excel.
Puntos Abiertos y Cerrados para este Entregable

Ninguno.

Puntos Abiertos

Código Punto Resolución Responsabilidad Fecha Objetivo Fecha de Impacto

Puntos Cerrados

Código Punto Resolución Responsabilidad Fecha Objetivo Fecha de Impacto