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XLS:
1- Cadastro de empresas
2-. Plano de contas
3- Histórico Padrão
4- Cadastros dos bens do Ativo Imobilizado
5- Saldos Contábeis Iniciais
6- Lançamentos Contábeis
6.1- Com até um rateio centro de Custo por Conta contábil.
6.2- Com vários rateios centros de Custo por conta Contábil
7- Plano por Centro de custos.
8- Saldos Iniciais por Centro de Custo
9- Lançamentos entre Centros de Custos
Informações preliminares:
-Para conseguirmos importar os dados, devemos criar os arquivos texto de
acordo com os respectivos Leiautes, com a nomenclatura e extensão
estabelecida no mesmo.
- Copiar o arquivo a ser importado para um diretório que quiser. Entrando na tela
de importação, informar esse diretório onde estão os arquivos a serem
importados. Feito isso, os campos correspondentes aos arquivos texto
existentes nesse diretório ficarão habilitados. Se algum campo não ficar
habilitado, verifique se o arquivo que se deseja importar está no diretório
informado, e se o mesmo está com a nomenclatura e extensão exatamente
como o determinado no leiaute. Se houver alguma inconsistência no arquivo
após a tentativa de importação, o botão “Verificar Inconsistências” fica habilitado,
para que possamos analisar os detalhes a serem corrigidos no arquivo texto e
fazer a importação com sucesso. Estando habilitados os campos, devemos
checá-los e seguir as orientações abaixo para cada importação:
- Plano por centro de custos: Informar um número para identificar o Plano por
centro de Custo a ser importado, ainda não cadastrado no sistema. Clicar no
importar.
- Plano de Contas: Informar um número para o plano de contas ainda não
cadastrado no sistema. Devemos informar o número para identificação de cada
Grupo, devendo utilizar apenas os dígitos 3, 4 e 5 para identificar Despesas,
Receitas e Custos, na ordem em que estiverem no arquivo texto.
- Plano de Contas OPS: Informar um número para o Plano de Contas para OPS
ainda não cadastrado no sistema. Clicar no importar.
- Lançamentos Contábeis: Informar um número de lote que ainda não tenha sido
utilizado para importação no sistema no ano ativo.
Enquanto estiver sendo feita a importação o sistema mostra uma tela de
“aguarde”. Atenção: No caso dos lançamentos contábeis, se houver erros, logo
abaixo na tela será indicado que não foi possível fazer a importação. Clicando
no botão “Visualizar Inconsistências”, poderemos analisar quais os lançamentos
com problemas e retificá-los diretamente nessa tela de análise. Após corrigir
todos os lançamentos com problemas (Indicados em rosa), devemos clicar por
dentro dessa mesma tela no botão “Importar”, para que o sistema importe os
dados do arquivo texto, considerando as correções. Ou então corrigir no próprio
arquivo texto e importá-lo novamente.
Com a finalidade de facilitar a identificação dos lançamentos importados, após a
importação dos lançamentos, o sistema renomeia o arquivo importado, incluindo
ao final o numero do lote informado na importação. Se precisar importa-lo
novamente, seria necessário retornar ao nome anterior, para que o sistema o
reconheça.
Exemplo:
Apelido_Ano_Lctos.XLS = 001_2018_Lctos.Xls
1- Cadastro de Empresas
Importação em XLS.
Campos Obrigatórios:
Apenas os campos 01 e 02, e no caso das contas analíticas, o campo 03.
05- Plano Referencial: Para as contas contábeis analíticas, deve ser informado
o código da conta do Plano Referencial correspondente a ela pelo código auxiliar
do Contábil Phoenix. Esse código pode ser encontrado no menu Cadastro,
configurações complementares ao Plano de contas, Plano referencial SPED, na
coluna Cód. Auxiliar. Essa configuração é utilizada para a geração do SPED
ECD até o ano calendário 2013. A partir do ano calendário 2014, a geração do
ECD deve utilizar a mesma configuração dos Planos ECF.
06- Opção FCONT: Se a conta contábil tiver que ser expurgada no FCONT,
deve ser indicado o número 1 nesse campo. Senão deixar em branco.
Não há mais esse campo no cadastro do Plano, deixar em branco.
9 - PJ em Geral:
12 – Lucro Presumido;
19 - Natureza da Conta
Informar D se a conta for de Natureza Devedora ou C se a conta for de Natureza
Credora.
20 - Código da Natureza
Esses códigos são de acordo com a definição da RFB para a ECD e ECF
conforme segue:
Código natureza da conta/grupo de contas:
01 – Contas do Ativo
02 – Contas do Passivo
03 – Contas do Patrimônio Líquido
04 – Contas de Resultado
05 – Contas de Compensação
09 – Outras
Modelo:
Escolher um dos modelos disponíveis: Padrão, OPS, Plano Terceiro Setor e
Plano ME/EPP CFC 1418/12. Qualquer plano diferente desses, importar como
Plano padrão.
Geral ou Individual:
Selecionar se esse plano será geral ou individual. Um plano geral pode ser
utilizado por mais de uma empresa, e qualquer alteração feita nele se aplica a
todas as empresas que o utilizar. Um plano individual fica na pasta da Empresa,
se aplica apenas a uma empresa. Por esse motivo para importar um plano de
contas individual é obrigatório informar o apelido da empresa que irá utilizá-lo e
o ano a partir do qual a empresa irá utilizá-lo.
Feito isso, clicar em “importar” e aguardar a mensagem de que o Plano foi
importado com sucesso.
3- Histórico padrão
4 - Cadastro de Bens
O nome do arquivo deve ser: Apelido_CadBens.Txt, onde “Apelido” é o apelido
da empresa para a qual desejamos importar os bens.
Observações:
1 - Ao início do registro e ao final de cada campo deve ser inserido o caractere
delimitador "|” (Pipe ou Barra Vertical: caractere 124 da Tabela ASCII);
2 – Os campos podem ter até o limite informado de caracteres, não sendo
necessário completar com zeros caso o valor não atinja o limite.
Finalidade da Importação de bens:
A importação do arquivo texto de bens tem por finalidade:
1 – Importar o cadastro de bens vindo de outros sistemas/ módulos de controle
de ativo imobilizado;
2 – Completar as informações de cadastro dos bens previamente cadastrados
no sistema, relativas às alterações impostas pela adesão a CPC 27. Para unir as
novas informações ao cadastro de bens já existente, o usuário deverá criar um
arquivo texto preenchendo apenas o código do bem (Ordem 01) e do campo
data de ajuste CPC 27 em diante (ordem 14).
|32|||||||||||||1|01/01/2012|937,74|01/01/2012|01/01/2012|10,0000|200,00||||
|33|||||||||||||1|01/01/2012|937,74|01/01/2012|01/01/2012|10,0000|200,00||||
|34|||||||||||||1|01/01/2012|937,74|01/01/2012|01/01/2012|10,0000|200,00||||
|35|||||||||||||1|01/01/2012|937,74|01/01/2012|01/01/2012|10,0000|200,00||||
|36|||||||||||||1|01/01/2012|937,74|01/01/2012|01/01/2012|10,0000|200,00||||
|37|||||||||||||1|01/01/2012|937,74|01/01/2012|01/01/2012|10,0000|200,00||||
Funcionalidade da importação:
A Importação do cadastro de bens para o Sistema contábil Phoenix deve ser
feita no Menu Auxiliar, Importações, Lay Out Contmatic.
Para que a opção “Bens do Ativo imobilizado” fique habilitada é necessário:
- Ter uma empresa ativa;
- No diretório onde estão os arquivos de importação selecionado tenha um
arquivo apelido.bem, com o apelido da empresa ativa.
Obs: Embora não tenha campo no leiaute para data de implantação, a
informação do campo data inicio depreciação é gravada nesse campo também
do cadastro de bens.
Observações adicionais:
Campos Obrigatórios: 01, 02, 06, 07, 08. Se houver informações no campo 10, o
campo 09 é obrigatório.
Obs: Se for importar bens que já esteja em depreciação em outros sistemas,
deve ser informado o campo 11.
Campos 22,23 e 24: Referentes ao Controle de Crédito Pis/ Cofins:
Se campo 22 preenchido então campo 23 é obrigatório.
Se campo 23 preenchido, campo 22 é obrigatório.
Campo 24 é obrigatório quando o campo 23 diferente de 1.
campo 23 - Tipos:
1 - Sobre a depreciação do mês.
2 - 1/48 avos do valor de aquisição do Bem.
3 - 1/24 avos do valor de aquisição do Bem.
4 - 1/12 avos do valor de aquisição de vasilhames.
Campo 25: Caso o bem seja um agregado, informar nesse campo o código do
bem principal
5-Saldos iniciais
Na importação no formato texto, o nome do arquivo deve ser:
"Apelido_Ano_SaldoInicial.txt."
Na Importação no formato xls, o nome do arquivo deve ser:
"Apelido_Ano_SaldoInicial.xls".
6- Lançamentos Contábeis
6.1- Com até um rateio por centro de custos por conta contábil:
No caso da importação no formato texto, o nome do arquivo deve ser:
Apelido_Ano_Lctos.txt, onde apelido = Apelido da empresa, Ano = ano de
referencia do arquivo.
Leiaute:
Ordem Campo Tam. Formato Inicio Final
01 Lançamento 7 9999999 1 7
02 Data 5 DD/MM 8 12
03 Debito 7 9999999 (Código reduzido da conta a ser debitada) 13 19
04 Credito 7 9999999 (Código reduzido da conta a ser creditada) 20 26
06 Valor 17 99999999999999.99 27 43
07 Histórico Padrão 5 99999 (Alinhado à direita) 44 48
08 Complemento 200 Alfanumérico 49 248
09 CCDB 42 Número e símbolos 249 290
10 CCCR 42 Número e símbolos 291 332
6.2- Com vários rateios por centro de Custos por conta Contábil em XLS
No caso de haver mais de um rateio por centro de custo para uma conta
contábil, a planilha deve ser composta por duas fichas, a primeira como descrita
no item anterior e a segunda com o seguinte leiaute:
Na primeira coluna o numero do lançamento contábil informado na planilha
anterior, na segunda coluna o número da linha do lançamento, na terceira coluna
o código do centro de custos a ser rateado, no campo o valor, o rateio
correspondente a esse centro de custo para a conta contábil. Na quinta coluna a
coluna “Natureza” serve para indicar se o rateio corresponde a conta débito ou a
conta crédito desse lançamento.
6.3- Com vários rateios por centro de Custos por conta Contábil em texto
O nome do arquivo deve ser “Apelido.NAA”
Essa opção não esta disponível para importação em XLS.
Observações: Onde Apelido= Apelido da empresa, N= Letra N, AA= Ano de
referencia dos lançamentos do arquivo texto.
No leiaute anterior, só é possível vincular um único centro de custos para cada
conta contábil do lançamento, em qualquer tipo de lançamento (Simples/
Múltiplos). Utilizando esse leiaute é possível ratear até 25 centros de custos para
cada conta contábil do lançamento.
Com esse leiaute o lançamento terá no mínimo 1 Registro do tipo 1 e 2 registros
do tipo 2.
O registro do Tipo 1 é o cabeçalho do lançamento, o registro do tipo 2, é o
detalhamento de cada conta, e se houver rateios por centros de custo nessa
conta, montar o registro 3, uma linha para cada rateio por centro de custo:
No caso dos lançamentos Simples o HP e o Complemento e o valor deve vir
apenas no registro 1.
No caso dos Lançamentos SM, MS e MM o HP e o Complemento é desobrigado
no Registro 1, devendo ser preenchido apenas no Registro 2.
Observação: O campo Conta Contábil é obrigatório para quem Utiliza rateios em contas
Patrimoniais. Para importar esses dados tem que marcar no cadastro da empresa, ficha Cont a
opção “Utiliza Rateios por centro de custo em Conta Patrimonial”. Se quiser definir o saldo inicial
por centro de custos por conta contábil deve preencher o Código do centro de Custos, o valor o
Tipo (D ou C) e a conta contábil correspondente a ele. Pode haver varias vezes o mesmo centro
de custos, desde que vinculados a contas contábeis diferentes.
Exemplo do arquivo:
No caso da importação em XLS, o arquivo deverá ter as mesmas informações do Arquivo texto,
disposta em 04 colunas, com a quantidade máxima de caracteres especificados para campo e o
formato determinado. Cada campo tem um formato máximo de caracteres, mas não há uma
quantidade mínima. As colunas que não houver informações a serem preenchidas devem ser
mantidas em branco. O nome do arquivo deve ser Apelido_Ano_SaldoCtCC.xls, onde apelido=
apelido da empresa, Ano= ano de referencia do arquivo.
Exemplo:
Data..............: 19/04
CC Débito: 1.01.001
CC Crédito: 1.01.002
Valor.............: 5000.00
Código Histórico: 1
Histórico.........: Complemento do histórico do Lançamento de Centro de Custo