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PROCEDIMIENTO DE INCIDENCIAS - DOCUMENTACIÓN Versión: 1.0

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INDICE
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 3
ASPECTOS GENERALES ............................................................................................................. 3
1.1 INTRODUCCION ...................................................................................................................... 3
1.2 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 3
1.3 ALCANCE Y RESPONSABLES............................................................................................ 3
1.4 TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................... 3
1.5 BASE NORMATIVA................................................................................................................. 4
CAPITULO II ..................................................................................................................................... 5
REPORTE INCIDENCIA ................................................................................................................. 5
2.1 PERSONAS QUE REPORTAN ............................................................................................. 5
2.2 DESARROLLO DE INFORMES ............................................................................................ 5
2.3 PROCESO DE VALIDACIÓN ................................................................................................ 6
2.4 CORTE DE ATENCIÓN .......................................................................................................... 6
2.5 CONTROL DE LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS ............................................................. 6
CAPITULO III .................................................................................................................................... 8
DISPOSICIONES FINALES ........................................................................................................... 8
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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCION

La cooperativa dentro de su gestión diaria tiene como principal actividad la evaluación de

los préstamos donde se identifican incidencias documentarias, las mismas que según la
evaluación a efectuar se concluyen como omisión en la revisión o fraude por entrega de
información modificada. Es aquí donde la cooperativa requiere normar cuales son las
fuentes de información, áreas/departamento involucradas, mecanismo de evaluación y
validación, y las acciones disciplinarias a implementar para la mayoría de los casos
detectados, esto con el fin de estandarizar su proceso de atención y brindar mayor
transparencia en el tratamiento de cada caso.
1.2 OBJETIVOS

Los objetivos son los siguientes:

 Definir el proceso para determinar las acciones a seguir cuando se identifica incidencias
en la documentación adulterada en el proceso de créditos
 Brindar mayor transparencia en la gestión de evaluación, aprobación y revisión post
documentaria de los créditos
 Definir las acciones disciplinarias con el personal involucrado en incurrir en las
incidencias, brindando mayor transparencia a dicha gestión

1.3 ALCANCE Y RESPONSABLES

El alcance del presente documento aplica todas las áreas/departamentos y personal de la

cooperativa, así como socios involucrados y responsables en el subproceso de evaluación,
aprobación y revisión post documentaria de los préstamos.
1.4 TERMINOS Y DEFINICIONES

a. Reportantes: personal (cargos) que identifica la incidencia en el alcance de sus

funciones y es responsable de informar de las mismas al órgano competente (jefatura
inmediata y/o órgano que realiza la validación).
b. Validación: acción de contrastar la información respecto de la incidencia identificada, y
emitir un informe concluyente. Para el proceso de validación el personal encargado
debe de recabar toda la información necesaria de los involucrados (incluyendo el
descargo del área/departamento o personal acusado de cometer la incidencia).
c. Fraude; Engaño cometido de forma consciente buscando el beneficio propio, y con el
cual queda perjudicado una o varias personas.
d. Documentos adulterados: Es cuando una persona hace todo o en parte un documento
falso para acceder a un beneficio u otros derechos con la Cooperativa.
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e. Huellas dactilar fraguada: Cuando se presume que la huella dactilar impresa en un

documento no coincide con la huella dactilar esperada (contrastada en documento de
identidad -DNI).
f. Firma fraguada: Cuando la firma hecha en un documento no coincide con la esperada
(contrastada en documento de identidad - DNI).
g. RIT: Reglamento Interno del Trabajo de la COOPAC El Tumi.
h. Estatuto: Reglamento, ordenanza o conjunto de normas legales por las que se regula
el funcionamiento de la cooperativa.

1.5 BASE NORMATIVA

Todas las disposiciones establecidas en el presente procedimiento se elaboraron

tomando en consideración los siguientes aspectos legales
a) Texto Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas D.S. 074-90-TR.
b) Ley General del Sistema Financiero y orgánica de la Superintendencia de Banca,
seguros y AFP (Ley N°26702 y sus modificatorias)
c) Reglamento S.B.S Nº11356-2008 de fecha 19 de noviembre de 2008 “Nuevo
Reglamento para la Evaluación y Clasificación del Deudor y la Exigencia de
Provisiones” y sus modificatorias.
d) Decreto Legislativo Nº 29683, Articulo Nº1 “Acto cooperativo” (Publicada el 13 de
mayo del 2011 y vigente desde el 14 de mayo 2011).
e) Resolución SBS N° 2116-2009 - Reglamento de la gestión del riesgo Operacional.
f) Reglamento de las Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con
recursos del Publico Resolución SBS Nº 540 – 99 que entra en vigencia a partir del
16/06/1999 y su modificatoria Resolución S.B.S. Nº 621 – 2003 de fecha 20/05/2003.
g) Resolución S.B.S Nº 3780 - 2011, “Reglamento de la Gestión de Riesgo de Crédito”.
h) Estatuto de la Cooperativa.
i) Reglamento Interno de trabajo de la COOPAC Tumi.
j) Reglamento y Manual de Créditos.
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CAPITULO II
REPORTE INCIDENCIA

2.1 PERSONAS QUE REPORTAN

En el caso de la cooperativa, las áreas/departamentos reportantes que participan directa o

indirectamente en el proceso de otorgamiento y aprobación de las operaciones de crédito
y los colaboradores en general que tomen conocimiento de estos incidentes.
A continuación se detallan las áreas/Departamento que participan directamente en el
proceso de otorgamiento de las operaciones de crédito:

Área/Departamento Personal que reporta: A quien reporta

Jefe de OEP/Analista de Créditos/Jefe de Sectorista Senior
NEGOCIOS
Oficina Principal Zonal/Regional Convenio
Jefe de Departamento
Jefe del área de Créditos
Operaciones
OPERACIONES Jefe de Departamento de
Jefe de Sectorista
Operaciones
Sectorista Senior Zonal/Regional Convenio Jefe de Sectorista
Analista de riesgo crediticio convenio, Jefe de
Jefe de Departamento de
RIESGOS Riesgo Crediticio convenio y Jefe del Área de
Riesgos
Riesgo Operacional
AUDITORIA INTERNO Asistente auditoria (*) Auditor Interno

2.2 DESARROLLO DE INFORMES

 El personal que reporte la incidencia deberá elaborar un informe resumen del caso,
detallando el motivo de la incidencia y la documentación sustento de la misma. Dicho
informe deberá ser remitido a la Jefatura inmediata (*) siguiendo el orden jerárquico (se
hace referencia en el 2.1).
 La Jefatura del Reportante de la incidencia deberá solicitar informe de respuesta o
descargo a la incidencia por parte del personal vinculado o presunto responsable de la
incidencia en el término de las 24 horas Dicho informe acompañará el informe del
reportante.
 En el caso que la incidencia reportada incluya al socio se debe adjuntar la declaración
jurada del socio y su situación respecto a la incidencia.
 En el caso que el reportante no sea personal del Departamento de Operaciones o
Departamento de Negocios, su Jefatura deberá remitir una copia, a ambos
departamentos.
 La Jefatura de Operaciones informara al área de recursos humanos para realizar la
llamada de atención al colaborador involucrado (por la evaluación del crédito) y enviara
con copia a Auditoria Interna.
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2.3 PROCESO DE VALIDACIÓN

 La acción de validación de la información será ejecutada por la Jefatura de Auditoria

Interna. Asimismo este proceso no deberá tomar más 07 días calendario.
 La validación de Auditoria Interna determinara si fue el colaborador de la cooperativa,
socio o ambos quienes incurrieron en la falta de presentar documentación adulterada.
 Auditoria Interna remitirá un Informe al Consejo de Vigilancia sobre la validación
realizada.
 El Consejo de Vigilancia realizará las siguientes acciones según sea el caso:

a. De resultar el colaborador que incurrió en la incidencia, derivara el Informe a

Recursos Humanos para proceder a emitir la medida disciplinaria correspondiente
de acuerdo al RIT y previa coordinación con la asesoría legal (según corresponda).

b. De resultar el socio que incurrió en la incidencia, elevara el informe al consejo de

administración, quien determinará las sanciones aplicables, conforme al estatuto
vigente de la cooperativa.

c. El Departamento de Despacho Gerencial entregará una copia del informe Final al

Departamento de Riesgos y en caso hubiera ocurrido una pérdida económica
sustentara el registro en la Base de eventos de perdida por Riesgo Operacional
(BDEP).

2.4 CORTE DE ATENCIÓN

Hasta esclarecer que el socio no fue el responsable de la incidencia, se congelará el

proceso de evaluación y aprobación del préstamo.

2.5 CONTROL DE LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS

El Departamento de Recursos Humanos deberá llevar el control de las incidencias

encontradas, asimismo, de la aplicación de las medidas disciplinarias impuestas a los
colaboradores.
Las medidas o acciones disciplinarias se sujetarán a lo determinado en el Reglamento
Interno de Trabajo.
El Consejo de Vigilancia aplicará las medidas disciplinarias al socio según Estatuto de la
Cooperativa.
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A continuación se detalla medidas disciplinarias a considerar:

 OEPs
 Llamada de atención escrita u otra medida disciplinaria que el Departamento de
Recursos humanos determine previa coordinación con el departamento de
asesoría legal según la gravedad de la falta cometida.

 Sectoristas/Analista de Riesgos
 Llamada de atención escrita u otra medida disciplinaria que el Departamento de
Recursos humanos determine previa coordinación con el Departamento de
Asesoría Legal según la gravedad de la falta cometida.

 Cuenta Corriente
 Autorizará el registro del socio en la Lista negra (archivo negativo) al tomar
conocimiento de la incidencia.

 Al socio
1° Las faltas cometidas por los socios, serán sancionadas por el Consejo de
Administración de acuerdo a su gravedad con:
1) Amonestación.
2) Multas, por los montos que establezcan las normas internas de la Cooperativa,
por incumplimiento de sus obligaciones sociales.
3) Suspensión
4) Exclusión

2° Las sanciones serán aplicadas de acuerdo al siguiente procedimiento:

1. Conocida la falta, el Consejo de Administración resolverá el caso en su sesión
ordinaria más próxima, citando al socio en caso lo estime necesario, quien podrá hacer
los descargos a las faltas imputadas, ofreciendo las pruebas que estime conveniente.
2. La decisión aprobada por el Consejo de Vigilancia será notificada dentro de los
quince (15) días útiles siguientes de realizada dicha sesión.

3° Numeral 5 exclusión acordada por el concejo de Administración sustentada en causal

inciso e) del estatuto “Presentar documentación falsa adulterada, para acogerse de
algún beneficio, actividad o crédito de la cooperativa”.

4° “Las personas que pierdan la calidad de socio tendrán derecho a la devolución de sus
aportaciones, los intereses y excedentes aún no pagados que le correspondieren y se
debitarán las obligaciones a su cargo, la deuda de su garantizado que hubiera caído
en morosidad, y la parte proporcional de las pérdidas producidas a la fecha del cierre
del ejercicio anual dentro del cual renunciare o cesare”.
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5° Los asociados podrán interponer recurso de reconsideración ante el consejo de

administración dentro de los ocho (8) días de recibida la notificación de sanción; de no
surtir efecto esta reconsideración podrán presentar su apelación ante la asamblea
general, dentro del término de quince (15) días de recibida la notificación de ratificación
de la sanción, debiendo sustentar personalmente, durante la asamblea general
extraordinaria de delegados correspondiente, los fundamentos que amparen su
apelación, bajo apercibimiento de rechazarse su recurso.

6° Las sanciones a los socios, delegados y/o directivos serán aplicadas con estricta
observancia del debido proceso y derecho de defensa de los emplazados.

CAPITULO III
DISPOSICIONES FINALES

 Las áreas/departamentos vinculadas tendrán la alternativa de comunicar a Recursos

Humanos y Auditoría los descargos respectivos a solicitud de dicho departamento o
por evidenciar nueva información no considerada al momento de la validación.

 Los mecanismos de validación ejecutada por Auditoria Interna, queda a su criterio,

considerando o no la visita a la OEP para refrendar la información. Este hecho no
supondrá una menor calidad en la validación, quedando a responsabilidad expresa de
dicha área/departamento.

 Las áreas que realizarán la validación podrán solicitar información adicional de acuerdo
al caso.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
En el CAPITULO I; ASPECTOS GENERALES
V.1 22/11/2018
1.4 TERMINOS Y DEFINICIONES
Se adiciona el punto:
h. Estatuto: Reglamento, ordenanza o conjunto de normas legales por las que se regula el
funcionamiento de la cooperativa.
Se excluye el punto.
h. DIAFI.- Gestión de Denuncias e Investigación de Actividades Fraudulentas e Ilícitas
1.5 BASE NORMATIVA
Se excluye:
k) Reglamento de Gestión de Denuncias e Investigación de Actividades Fraudulentas e Ilícitas.

En el CAPITULO II: REPORTE INCIDENCIA

Se adiciona en:
2.1 PERSONAS QUE REPORTAN
En el caso de la cooperativa, las áreas/departamentos reportantes que participan directa o indirectamente
en el proceso de otorgamiento y aprobación de las operaciones de crédito y los colaboradores en general
que tomen conocimiento de estos incidentes.
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2.2 DESARROLLO DE INFORMES

El ítem:
• En el caso que la incidencia reportada incluya al socio se debe adjuntar la declaración jurada del
socio y su situación respecto a la incidencia.
• La Jefatura de Operaciones informara al área de recursos humanos para realizar la llamada de atención
al colaborador involucrado (por la evaluación del crédito) y enviara con copia a Auditoria Interna.
Se actualiza:
2.3 PROCESO DE VALIDACIÓN
• La acción de validación de la información será ejecutada por la Jefatura de Auditoria Interna. Asimismo
este proceso no deberá tomar más 07 días calendario.
• La validación de Auditoria Interna determinara si fue el colaborador de la cooperativa, socio o ambos
quienes incurrieron en la falta de presentar documentación adulterada.
• Auditoria Interna remitirá un Informe al Consejo de Vigilancia sobre la validación realizada.
• El Consejo de Vigilancia realizará las siguientes acciones según sea el caso:
a. De resultar el colaborador que incurrió en la incidencia, derivara el Informe a Recursos Humanos para
proceder a emitir la medida disciplinaria correspondiente de acuerdo al RIT y previa coordinación con la
asesoría legal (según corresponda).
b. De resultar el socio que incurrió en la incidencia, elevara el informe al consejo de administración, quien
determinará las sanciones aplicables, conforme al estatuto vigente de la cooperativa.
c. El Departamento de Despacho Gerencial entregará una copia del informe Final al Departamento de
Riesgos y en caso hubiera ocurrido una pérdida económica sustentara el registro en la Base de eventos
de perdida por Riesgo Operacional (BDEP).
2.5 CONTROL DE LAS MEDIDAS DISCIPLINARIAS
Se adiciona en:
 Cuenta Corriente
 Autorizará el registro del socio en la Lista negra (archivo negativo) al tomar conocimiento de la
incidencia.
 Al socio
1° Las faltas cometidas por los socios, serán sancionadas por el Consejo de Vigilancia de acuerdo a su
gravedad con:
1) Amonestación.
2) Multas, por los montos que establezcan las normas internas de la Cooperativa, por
incumplimiento de sus obligaciones sociales.
3) Suspensión
4) Exclusión
2° Las sanciones serán aplicadas de acuerdo al siguiente procedimiento:
1. Conocida la falta, el Consejo de Vigilancia resolverá el caso en su sesión ordinaria más próxima,
citando al socio en caso lo estime necesario, quien podrá hacer los descargos a las faltas imputadas,
ofreciendo las pruebas que estime conveniente.
2. La decisión aprobada por el Consejo de Vigilancia será notificada dentro de los quince (15) días
útiles siguientes de realizada dicha sesión.
4° “Las personas que pierdan la calidad de socio tendrán derecho a la devolución de sus aportaciones,
los intereses y excedentes aún no pagados que le correspondieren y se debitarán las obligaciones a
su cargo, la deuda de su garantizado que hubiera caído en morosidad, y la parte proporcional de las
pérdidas producidas a la fecha del cierre del ejercicio anual dentro del cual renunciare o cesare”.
5° Los asociados podrán interponer recurso de reconsideración ante el consejo de administración dentro
de los ocho (8) días de recibida la notificación de sanción; de no surtir efecto esta reconsideración
podrán presentar su apelación ante la asamblea general, dentro del término de quince (15) días de
recibida la notificación de ratificación de la sanción, debiendo sustentar personalmente, durante la
asamblea general extraordinaria de delegados correspondiente, los fundamentos que amparen su
apelación, bajo apercibimiento de rechazarse su recurso.
6° Las sanciones a los socios, delegados y/o directivos serán aplicadas con estricta observancia del debido
proceso y derecho de defensa de los emplazados.

REF. INFORME N°035-2018 /RIESGOS