ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual es decir el saber hace
que se ha adquirido con la experiencia por cuanto de no preservarse debidamente ese
conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podrá perder yaqué ay varias razones muy
importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad entre ellas
podemos destacar la estandarización delos procesos ya que para que un proceso sea
debidamente estandarizado debe estar documentado porque al hacerlo se asegurando que
las personas ejecútenlos procesos de acuerdo a como están escritos por lo que se hace
necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación
queso debe mantener para lograr los resultados esperados Por cuanto la planificación
organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar los elementos
importantes como lo son las acciones los recursos y el tiempos estamos direccionando o
enfocando a las personas a cargo a lograr alcanzar los objetivos y metas propuestas de igual
manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos
del sistema en el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los
registros que son un tipo especial de documento ya que básicamente es la información
contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar
evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros nos
permiten conocer y evaluar la gestión realizada. Igualmente se debe tener en cuenta que las
auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se
tengan por cuanto estos representan los criterios de auditoria y los registros representan las
evidencias de auditoria y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen
los hallazgos de auditoria que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad cumple
una importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven dentro de
la organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo
organizado, todo correcto, para cuando llegue el momento de algo que se concluye, se
tenga prueba de todo lo implementado dentro de la organización correspondiente a la
conformidad o no conformidad. Así, podemos decir, que la evaluación de la información
documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un Sistema de Gestión de
Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, o ha finalizado con la conformidad o
no conformidad.

Diana Marcela Rovira Giraldo.