GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

Secretaria da Administração

SUPERINTENDÊNCIA DE RECURSOS LOGÍSTICOS

COORDENAÇÃO DE CADASTRO E APOIO OPERACIONAL/COMISSÃO PROCESSANTE CENTRAL

Prezados Senhores,

O presente expediente trata de solicitação de instauração de processos administrativos por unidades gestoras que
de alguma forma sofreram transtornos ou prejuízos devido a irregularidades praticadas por fornecedores quando
da execução de contrato por ambos celebrado.

Este conteúdo foi elaborado com o intuito de orientar os diversos órgãos da Administração Pública Estadual Direta
e Indireta quanto à instauração e instrução de processos administrativos antes do encaminhamento à Comissão
Processante Central - CPC/SAEB.

Pontos que devem ser observados pela unidade contratante:

▪ A unidade contratante deve convidar a contratada para assinar a AFM sempre na sede do órgão
contratante, por meio de correspondência postada e com aviso de recebimento.

▪ A unidade contratante nunca deve enviar a AFM por fax para a contratada assinar, pois a mesma
pode alegar o não recebimento do documento.

▪ Todas as convocações feitas pela unidade contratante à contratada, tais como: (convite para
assinatura de AFM, notificação de atraso na entrega do material, notificação para informar que o
material entregue está fora de especificação, notificação para a empresa apresentar defesa
prévia, notificação informando cobrança de multa por atraso na entrega) deverão ser feitas por
correspondência postada e com aviso de recebimento.

▪ A unidade contratante deverá no ato da entrega do material por parte da contratada, conferir
imediatamente item por item do material recebido e dar quitação na nota fiscal somente
depois de finalizada a conferência, observando que o produto foi entregue dentro das
especificações contidas no edital e no contrato.

Caso a contratada incorra em alguma irregularidade, observar as orientações abaixo indicadas. Detalhamos
alguns tipos de irregularidades comumente praticadas por empresas licitantes, contratadas ou participantes de
processos de dispensa ou inexigibilidade de licitação, bem como a documentação necessária à instrução de
instrumentos processuais para apuração dos fatos, a fim de obtermos o máximo de agilidade processual. A prática
de irregularidades que porventura não conste neste Ofício deverá ser tratada de forma análoga àquelas que mais
se assemelhem.

O encaminhamento de processos administrativos instruídos com documentação completa à Comissão

Processante Central - CPC/SAEB assegura o cumprimento do princípio jurídico da celeridade processual,
contribuindo para que empresas que não possuem o perfil exigido para fornecedores do Estado sejam excluídas
do nosso cadastro em um curto lapso temporal, evitando assim novos prejuízos para a Administração Pública.

Salientamos porém, que a qualquer momento poderá ser solicitada documentação diversa daquelas a seguir
elencadas, seja pela Comissão Processante Central - CPC/SAEB, seja pela Procuradoria Geral do Estado - PGE.

Quaisquer esclarecimentos poderão ser solicitados através dos telefones (71) 3115-1782 (falar com Fabio Neves,
Lilian Rizzo ou Diego Lobão) ou do e-mail: comissao.cadastro@saeb.ba.gov.br.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA INSTRUIR PROCESSOS ADMINISTRATIVOS:

1. PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA APURAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA CONTRATUAL (LICITAÇÃO).

▪ Termo de Instauração de Processo Administrativo (Modelo 1)

▪ Edital de Licitação
▪ Resultado e Homologação
▪ Convite para assinatura do instrumento contratual
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▪ Contrato, AFM ou APS (assinado ou não)
▪ Contatos formais com o fornecedor (ofícios, e.mails, fax, etc)
▪ Notificação fornecendo prazo para que o fornecedor apresente defeso (Modelo 2).

2. PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA APURAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA CONTRATUAL

(DISPENSA DE LICITAÇÃO).

▪ Termo de Instauração de Processo Administrativo (Modelo 1)

▪ Autorização de dispensa
▪ Cotação
▪ Homologação
▪ Empenho
▪ Convite para assinatura do instrumento contratual
▪ Contrato, AFM ou APS (assinado ou não)
▪ Contatos formais com o fornecedor (ofícios, e.mails, fax, etc)
▪ Notificação fornecendo prazo para que o fornecedor apresente defesa (Modelo 2)

3. PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA APURAÇÃO DE INADIMPLÊNCIA CONTRATUAL

(DISPENSA DE LICITAÇÃO - COMPRASNET)

▪ Termo de Instauração de Processo Administrativo (Modelo 1)

▪ Pedido de Cotação Eletrônica - PCE
▪ Resultado do PCE
▪ Empenho
▪ Convite para assinatura do instrumento contratual
▪ Contrato, AFM ou APS (assinado ou não)
▪ Contatos formais com o fornecedor (ofícios, e.mails, fax, etc)
▪ Notificação fornecendo prazo para que o fornecedor apresente defesa (Modelo 2)

4. PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA APURAÇÃO DE FALSIFICAÇÂO DE DOCUMENTOS EM

PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

▪ Ofício contendo as informações constantes no Termo de Instauração de Processo Administrativo

(Modelo 1) endereçado à Comissão de Cadastro
▪ Edital de Licitação
▪ Documentos relativos ao fornecedor/licitante
▪ Diligências efetuadas
▪ Contatos formais com o fornecedor (ofícios, e.mails, fax, etc)

5. PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA APURAÇÃO DE AUTENTICIDADE DE CARTUCHOS/TONERS E

OUTROS CORRELATOS

▪ Termo de Instauração de Processo Administrativo (Modelo 1)

▪ Edital de Licitação
▪ Documentos relativos ao fornecedor
▪ Laudo de Avaliação Técnica do Fabricante
▪ Contatos formais com o fornecedor (ofícios, e.mails, fax, etc)

6. PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA APURAÇÃO DE FRAUDES DIVERSAS

▪ Termo de Instauração de Processo Administrativo (Modelo 1)

▪ Edital de Licitação
▪ Documentos relativos ao fornecedor/licitante
▪ Diligências efetuadas
▪ Documentos que comprovem a existência de fraude
▪ Contatos formais com o fornecedor (ofícios, e.mails, fax, etc)
▪ Notificação fornecendo prazo para que o fornecedor apresente defesa (Modelo 2)
▪
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MODELOS

Modelo 1:
TERMO DE INSTAURAÇÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO

À Comissão Processante Central - CPC/SAEB

Sr. Diego Souza Lobão
Presidente

A ........(autoridade que está solicitando a instauração do processo), no uso de suas atribuições, resolve instaurar o
presente processo com a finalidade de apurar as irregularidades praticadas pela empresa................., participante
da .......(modalidade de licitação), ocorrida na .....(unidade), em......(data), em virtude de haver a empresa em
epígrafe............(contar os fatos que deram ensejo à abertura do processo).

Local/Data
Assinatura/Cargo

Modelo 2:

NOTIFICAÇÃO (RESCISÃO CONTRATUAL/INADIMPLÊNCIA CONTRATUAL/APLICAÇÃO DE MULTA)

SECRETARIA .....................................
SETOR/DEPARTAMENTO .................

Salvador, ........ de ......... de ............

NOTIFICAÇÃO Nº ......../2009

À
( nome da empresa )

Prezados Senhores,

Notificamos esta empresa para apresentar defesa, inclusive indicando as provas que deseja produzir, no (local
onde deve ser entregue a defesa), no prazo de 05 (cinco) dias úteis, contados a partir do recebimento desta,
acerca da suposta prática de ilícito administrativo decorrente da.(tipo e nº da licitação), realizado por (órgão).

Advertimos que poderá ser rescindido unilateralmente o contrato, conforme disposto nos arts. 166, 167 e incisos
da Lei Estadual nº. 9.433/05 bem como em caso de revelia ou ficando provados os fatos acima alegados em
processo administrativo devidamente instruído, aplicadas as sanções previstas no art.186 e seus incisos.
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Modelo 03:

NOTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA VIA POSTAL (DEFESA)

SECRETARIA .....................................
SETOR/DEPARTAMENTO .................

Salvador, ........ de ......... de ............

NOTIFICAÇÃO Nº ......../2009

À
( nome da empresa )

Prezados Senhores,

Notificamos esta empresa para promover sua defesa, inclusive por meio de advogado legalmente constituído, se
assim desejar, bem como indicar as provas que pretende produzir, apresentando-a no (Endereço da comissão
processante), no prazo de 05 (cinco) dias úteis, contados a partir do recebimento desta, acerca da prática do
suposto ilícito administrativo instituído no art. XXX, inciso XX da Lei Estadual nº 9.433/05, a saber, (descrever o
ilícito administrativo ocorrido), com a (unidade), no (tipo de procedimento licitatório), no Processo Administrativo nº
xxxxxxxxxx, conforme documento anexo.

Advertimos que em caso de revelia, poderão ser imputados à empresa como verdadeiros, os fatos constantes no
supramencionado Processo, ratificando além das sanções previstas no art. 186 e incisos, também a rescisão do
contrato, conforme arts. 166, 167 e incisos, Lei Estadual nº 9.433/05.

Salientamos, ainda, que a falta de requerimento das provas a serem produzidas e a indicação das testemunhas na
apresentação da sua defesa, acarretará à empresa em tela a preclusão do referido direito, conforme art. 113, da
Lei estadual n° 12.209/2011.

Esclarecemos, também, que fica franqueado à empresa dar vista aos autos nesta Secretaria nos horários: de
09:00 às 11:00 e das 14:00 às 17:00, impreterivelmente.

Em tempo, informamos que para vistas ao processo se faz necessária a apresentação de documento
comprobatório, que permita acesso aos autos, acompanhado de documento oficial de identificação. Aos
Advogados, em caso de atos reputados urgentes, é permitido o acesso aos autos sem apresentação imediata do
respectivo documento, desde que apresentada a identificação fornecida pela OAB. Saliente – se que em caso de
mudança do Representante legal ou Advogado, a empresa deverá informar a esta Comissão sobre a revogação
do supramencionado documento.

Atenciosamente,

(nome)
Presidente da Comissão Processante
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Modelo: 04

NOTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA INDIVIDUAL VIA DOE (DEFESA)

A COMISSÃO xxxxx, constituída através da Portaria xxx nº. xxx de xx.xx.xx, com fulcro nos arts. 188 e seguintes
da Lei Estadual nº. 9.433/05 resolve NOTIFICAR a empresa (xxxxxx), para apresentação de defesa prévia, no
prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis, contados a partir da data da publicação deste ato, indicando, inclusive, as
provas que deseja produzir, acerca do suposto ilícito administrativo com a (unidade), constante nos Processos
Administrativos nos. (Xxxx e xxxx).
Fica franqueada vistas aos Autos do respectivo processo junto ao (Endereço da comissão processante),Centro
Administrativo da Bahia, Salvador, Bahia.
(nome do presidente) - Presidente da Comissão xxxxx.

Modelo: 05

NOTIFICAÇÃO ADMINISRATIVA POR GRUPO VIA DOE ( DEFESA )

A COMISSÃO DE CADASTRO, constituída através da Portaria xxxx nº. xxx de xx.xx.xxxx, com fulcro nos arts. 188
e seguintes da Lei Estadual nº. 9.433/05 resolve NOTIFICAR as empresas abaixo identificadas, para
apresentação de defesa prévia, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, contados a partir da data da publicação deste
ato, indicando, inclusive, as provas que desejam produzir, tendo em vista os fatos constantes nos respectivos
Processos Administrativos abaixo relacionados.
Nº DE
EMPRESA ASSUNTO
PROCESSO

Nome da empresa xxxxxxxxxxxxxx Prática do Ilícito Administrativo previsto

xxxxxxxxxxxxxx no art. xxx, Inciso xx com a xx/xxx/xxxx

Nome da empresa xxxxxxxxxxxxxx Prática do Ilícito Administrativo previsto

. xxxxxxxxxxxxxx no art. xxx, Inciso x , alínea “x”, com a
XX / XXX / XXXX

Fica franqueada vistas aos Autos do respectivo processo junto ao (Endereço da comissão processante),Centro
Administrativo da Bahia, Salvador, Bahia.
(nome do presidente) - Presidente da Comissão xxxxx
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Modelo 06:

INTIMAÇÃO VIA POSTAL (RAZÕES FINAIS)

SECRETARIA .....................................
SETOR/DEPARTAMENTO .................

Salvador, ........ de ......... de ............

INTIMAÇÃO Nº ......../2009

À
( nome da empresa )

Prezados Senhores,

Concluída a fase de instrução processual, notificamos esta empresa para tomar conhecimento dos
documentos acostados às fls. XX/XX(se tiver), bem como apresentar razões finais, por meio de
advogado constituído se assim desejar, no (Endereço da comissão processante), no prazo de 05 dias
úteis, contados a partir do recebimento desta, sobre os fatos constantes no Processo Administrativo n o
xxxxxxx, conforme determina o art. 190 da Lei Estadual n° 9.433/05.

Advertimos que em caso de revelia, poderão ser imputados à empresa como verdadeiros, os fatos
constantes no supramencionado Processo, ratificando além das sanções previstas no art. 186 e incisos,
também a rescisão do contrato conforme os arts. 166, 167 e incisos, todos contidos na Lei Estadual nº
9.433/05.

Esclarecemos, ainda, que fica franqueado à empresa dar vista aos autos nesta Secretaria nos horários:
de 9:00 às 11:00 e das 14:00 às 17:00, impreterivelmente.

(nome)
Presidente da Comissão Processante

Modelo 07:

NOTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA INDIVIDUAL VIA DOE (RAZÕES FINAIS)

A COMISSÃO DE CADASTRO, constituída através da Portaria XXX nº. XXX de XX.XX.XXXX, com
fulcro no art. 190 da Lei Estadual nº. 9.433/05 resolve NOTIFICAR a empresa XXXXXXX., para
apresentação de Razões Finais, no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis, contados a partir da data da
publicação deste ato, indicando, inclusive, as provas que deseja produzir, acerca do suposto Ilícito
Administrativo com a XXXXXXXXXXXXXXX – XX / XXXX, constante no Processo Administrativo no.
XXXXXXXXXXXXXXXXX.
Fica franqueada vistas aos Autos do respectivo processo junto ao XXX/XXXX, situado no (Endereço da
comissão), Centro Administrativo da Bahia, Salvador, Bahia.
XXXXXXXXXXX - Presidente da Comissão Processante.
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Modelo 08:

NOTIFICAÇÃO ADMINISTRATIVA POR GRUPO VIA DOE (RAZÕES FINAIS)

A COMISSÃO DE CADASTRO, constituída através da Portaria xxxx nº. xxx de xx.xx.xxxx, com fulcro no art. 190
da Lei Estadual nº. 9.433/05 resolve NOTIFICAR as empresas abaixo identificadas, para apresentação de
RAZÕES FINAIS, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, contados a partir da data da publicação deste ato, tendo em
vista os fatos constantes nos respectivos Processos Administrativos abaixo relacionados.
Nº DE ASSUNTO
EMPRESA
PROCESSO

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxx
Ilícito administrativo com o
xxxx

Ilícito administrativo com a

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxx
xxx / xxxx

Ilícito administrativo com o

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxx
xxx/xxx

Ilícito administrativo com a

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxx
xxx/xxx

Ilícito administrativo com a

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxx
xxx/xxx
Fica franqueada vistas aos Autos do respectivo processo junto ao (Endereço da comissão processante),Centro
Administrativo da Bahia, Salvador, Bahia.
(nome do presidente) - Presidente da Comissão xxxxx