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Manuel d’utilisation du logiciel


Gestion commerciale
2

Pour une première utilisation, vous pouvez utiliser le


paramétrage déjà installé. Ensuite, si vous souhaitez
utiliser le logiciel, vous pouvez personnaliser le logiciel.

Le logiciel évolue régulièrement : suite à une


mise à jour, consultez la rubrique ‘ ?,
‘Nouveauté’.

Si une fonctionnalité n’existe pas, envoyer nous un mail à


infos@afiga.fr en décrivant ce que vous souhaitez. Nous nous ferons
un plaisir de faire évoluer le logiciel afin de répondre à votre
demande.

AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012


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Sommaire
1. Remarques générales ............................................................................................................ 4
2. Enregistrer des chiffrages « Type » et les réutiliser ............................................................. 5
3. Importer un document Excel en chiffrage ............................................................................ 7
4. Modifier l’entête des documents édités ................................................................................ 8
5. Enregistrer automatiquement les éditions en PDF ............................................................... 9
6. Enregistrer les documents externes par clients. ................................................................. 10
7. Intégrer un fichier d’articles d’un fournisseur .................................................................... 11
8. Passer un devis en facture .................................................................................................. 14
9. Modifier les ventilations comptables d’un chiffrage.......................................................... 19
10. Relance clients sur prestation ............................................................................................. 21
11. Edition des traites ............................................................................................................... 23
12. Recherche d’un article vendu ............................................................................................. 25
13. Journal des mouvements de stock ...................................................................................... 26
14. Mention sur devis/facture ................................................................................................... 27
15. Insérer une remise dans un chiffrage.................................................................................. 28
16. Temps passé sur les chantiers............................................................................................. 30
17. Attestation ‘service à la personne’ ..................................................................................... 31
18. Saisie, édition et facturation des bons de livraisons ........................................................... 33
19. Edition des documents (factures,…) en lots....................................................................... 36
20. Module suivi de chantier réalisé par plusieurs artisans ...................................................... 37
21. Montant des achats réalisés auprès des fournisseurs .......................................................... 44

Le prix du logiciel et le bon de commande sont en fin de document.

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1. Remarques générales

Clic sur le nom de l’entête : tri Clic sur la loupe puis saisir les Clic sur l’icône dans l’angle :
croissant ou décroissant suivant premières d’un critère de export de la liste du tableau
le critère recherche : affiche la liste vers des logiciels de
commençant par les lettres bureautique.
saisies

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2. Enregistrer des chiffrages « Type » et les réutiliser


Saisir un chiffrage « Normal »

Puis lors de l’enregistrement, choisir un chiffrage « type ».

Cliquer sur « imprimer et enregistrer le chiffrage type »

Donner un nom à votre chiffrage « Type »

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Rappeler un « chiffrage type »

Dans le menu Chiffrage, choisir «Chiffrage Type »

Puis choisir votre chiffrage dans la liste, puis valider

Vous ainsi le chiffrage type dans la grille de saisie d’un chiffrage.

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3. Importer un document Excel en chiffrage


Option Chiffrage, Importer un document, Document Excel

Vous devez compléter les zones de l’écran d’importation

Toutes les zones de saisie doivent être renseignées. Indiquez les colonnes du fichier Excel
correspondant.

Cliquez sur « valider »

Allez ensuite dans chiffrage, puis « F12 » pour afficher le document intégrer.

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4. Modifier l’entête des documents édités

Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Paramétrer, ‘Personnaliser les paramètres’

Puis l’onglet ‘Edition’

Vous avez toutes les options concernant les éditions.

Vous pouvez
Cochez ou ‘dé modifier l’entête
cochez’ suivant des documents
votre souhait.

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5. Enregistrer automatiquement les éditions en PDF


Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Paramétrer, ‘Paramètres complémentaires’

Puis l’onglet ‘Gestion commerciale

Cochez pour générer le fichier PDF


automatiquement et choisir le lieu de
stockage.

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6. Enregistrer les documents externes par clients.

- Le stockage sera fait dans un répertoire choisi par l’utilisateur, avec une création
automatique d’un sous dossier par client (le nom du client + le code sera le nom du répertoire)

Exemple
C:\AFIGA\DocClients\Dupond (125)\

- Recherche des documents : doit se faire par client, par date, par type de document…
Il faut prévoir
- la recherche avec l’explorateur de Windows
- la recherche sur la fiche client (bouton)
- la recherche sur AFIGA suivant des critères : retrouver un document suivant
des clefs de recherche

- Entrée des Documents sur AFIGA


Les documents peuvent venir
- d’un logiciel de bureautique
- d’un scan d’un document
- D’une pièce jointe d’un mail

L’enregistrement doit se faire correctement dans le bon répertoire.

On peut imaginer effectivement un bouton sur la fiche client qui ouvre un écran avec la liste
des documents pour ce client classés par type de document, le type de document est donné par
l’utilisateur lors de l’enregistrement des documents.

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7. Intégrer un fichier d’articles d’un fournisseur

Vous pouvez intégrer dans le logiciel un fichier d’articles d’un fournisseur (COVAP,
laplateforme.fr,…)

Votre fournisseur vous a fourni un fichier avec une explication concernant les renseignements
des articles.
Avant de lancer cette procédure, faites une sauvegarde de votre dossier.

Sur l’écran d’accueil, choisir ‘tarifs’, ‘Importer’, ‘Fichier fournisseurs’, ‘fiches articles’

Puis

Cliquez sur suivant

Choisir le séparateur
des rubriques : voir la
documentations du
fournisseur

Suivant

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Renseigner chaque zone


concernant les rubriques :
voir documentation du
fournisseur

Paramétrage par ‘Défaut’ du Suivant


fichier issu de la COVAP

Indiquez l’emplacement du fichier


des articles de votre fournisseur :
Cocher les options choisies : dossier sur l’ordinateur, CD Rom,
Mettre à zéro … : cette Clé USB,…
option vide votre base
articles noté « coché
importé»

Ce bouton, permet d’affecter les


articles vendus à un code comptable

La ventilation comptable est importante : lors de l’établissement d’un chiffrage (devis,


facture), le code enregistré lors de l’importation servira pour l’enregistrement comptable.
Il pourra être modifié en saisi du chiffrage.
Le bouton ‘Ventilation comptable’ donne la fenêtre suivante :
Choisir une ligne puis cliquer sur
‘Valider’

Lancer le traitement en cliquant sur le bouton ‘Lancer le traitement’

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L’écran de validation des informations apparaît : vous pouvez parcourir les premiers articles à
importer en vérifiant que les données sont correctes.
Si cela est correct, cliquer sur ‘Valider’ : l’importation est lancée.

Les articles en court de traitement sont affichés :

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8. Passer un devis en facture


Rappeler le devis (comme si vous souhaitez le modifier)

Choisir votre devis

1-Sélectionner votre devis

2-Sélectionner Facturer ou
modifier et enregistrer

3-Valider

Lorsque votre devis est à l’écran vous pouvez éventuellement le modifier.


Puis enregistrer le devis en facture

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1 –Sauvegardez en cliquant sur


la disquette

1 –Choisir ‘Facture ‘

4 – Cochez pour faire apparaître une ligne en fin


d’édition de facture pour la retenue de garantie

2 – Créer ou choisir les lignes de pied de facture 3 – Cliquez pour saisir les acomptes éventuels

5 – Cliquez pour choisir le client

Choisir le client
Recherchez le client à facturer puis cliquez sur ‘Quitter’
1 – Choisir le client

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2 – Quitter

La facture apparaît à l’écran

1 – Bouton d’impression

Pour quitter l’impression, cliquez en haut à droite de la fenêtre sur la croix.

1 – Vous pouvez conserver


le devis ou le supprimer.

Vous revenez sur le devis : vous pouvez quitter

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1 – Cliquez sur ‘Quitter‘.

Si vous avez cochez dans ‘paramétrage ‘, ‘paramétrage complémentaire

Onglet ‘gestion commerciale’

1 – Cocher cette case pour


avoir l’historique en format
PDF sur la fiche du client.

Les éditions des devis et factures se retrouvent sur la fiche du client.

1 – Fiche client.

Sur le bouton ‘Document’

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1 – Bouton ‘Document’ :
liste des documents.

Tableau des documents

En double cliquant sur un document, vous pouvez le consulter (Format PDF : il faut donc que sur
votre ordinateur vous ayez un utilitaire de lecture de ces fichiers)

Vous avez un bouton pour ajouter des documents externes.

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9. Modifier les ventilations comptables d’un chiffrage


EN cours de saisie vous pouvez modifier les ventilations comptables d’un chiffrage afin que
l’enregistrement en comptabilité soit correct.

Plusieurs procédures pour faire cette modification :

Sur l’écran de saisie du chiffrage

En modifiant une ligne de chiffrage, en validant la colonne prix unitaire


La fenêtre de choix de ventilation apparait :

Sélectionnez la ventilation comptable

Sélectionnez le mode d’application de


la ventilation

Bouton valider

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L’application de la ventilation peut se faire soit sur tous le document : chaque ligne du
chiffrage se verra affectée la ventilation choisie sans avoir à selectionner la ventilation à
chaque ligne.
Le libellé apparait en bas de la grille de saisie du
chiffrage. En cliquant dessus, vous pouvez annuler cette ventilation automatique.

L’application de la ventilation se fait dans le chiffrage à partir de la ligne en cours de saisie


jusqu’à la fin du document. La ventilation sur tout le document est annulée.

Le bouton du choix de ventilation permet de créer de nouvelle ventilation à


partir du plan comptable. Veuillez à bien resseigner le taux de TVA de la ventilation.

Saisir le taux de TVA, qui doit être créer dans le


paramétrage du dossier.

Vous pouvez modifier les ventilations comptables de lignes que vous avez sélectionnées.

Sélectionnez les lignes pour lesquelles vous souhaitez modifier les ventilations (touche C
CTRL +clic sur la ligne à sélectionner ou clic gauche appuyé et sélection des lignes).

Puis clic droit sur une des lignes sélectionnées :


Vous retrouvez l’écran de sélection de la ventilation.

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10. Relance clients sur prestation


Ce module permet d’avoir la liste des clients ayant acheté une prestation à une période
donnée. Cela permet de relancer les clients et leur rappeler que vous existez.

Dans la base des articles, certains articles que vous souhaitez suivre doivent être ‘coché’.

Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Clients, ‘Relance clients sur prestation’

Dans l’écran de suivi des articles, sélectionnez les articles que vous souhaitez
1-Sélectionnez les articles

3-Choisir la période de traitement


4-Choisir le
2-Choisir l’exploitation que positionnement de la
vous voulez faire de la date début (début de
sélection des clients mois en cours f/ fin de
mois en cours)

La consultation écran permet l’exportation des données sous Excel.


Le double clic sur une ligne permet d’afficher la fiche client.
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5-Icône d’exportation
des données.

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11. Edition des traites


Avant d’utiliser l’édition des traites, paramétrez l’adresse de l’entreprise et le lieu de l’édition.

1-Cliquez sur l’option

1-Onglet ‘Gestion
commerciale’

2-Renseigner les différents


zones

3-Initialisation des zones


avec l’adresse de l’entreprise

Le paramétrage est terminé. Cliquez sur ‘fermer’

Dans le module chiffrage vous avez accès à l’édition des traites.

Accès à l’édition des traites

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1-Liste des clients ayant des factures
Cliquez sur un client

2-Coordonnées du client que vous pouvez


modifier

3-Renseignements bancaires du client que


vous pouvez modifier (mettre à jour sa fiche
dans le module ‘Client’)

4-Cochez les factures du client à faire


apparaître sur la traite, vérifiez les dates puis
cliquez sur ‘imprimer’

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12. Recherche d’un article vendu


Vous pouvez retrouver la liste des clients ayant acquis un article. Cette article doit être
référencé dans le fichier des articles.

1-Ouverture de la fenêtre de recherche

1-Choisir le référence. La description


de l’article s’affiche dans le cadre.

2-Saisir des dates de recherche

3-Cliquez sur recherche

4-Liste des factures ayant l’article :


double clic sur une ligne pour
afficher la facture

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13. Journal des mouvements de stock


Si vous souhaitez gérer les quantités en stocks, vous devez choisir dans paramétrages le mode
de mise à jour des stocks

Allez dans le paramétrage

Cliquez sur le second onglet

Choisir le mode mise à jour des


stocks

Le journal des mouvements de stock est alimenté uniquement si vous gérez des stocks.

L’édition du journal des stocks est consultable dans le menu ‘Tarifs’

Choisir cette option

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14. Mention sur devis/facture


Exemple : mention particulière pour un changement de taux de TVA
(Exemple : le taux risque d’évoluer entre le moment du devis et la facturation)

Si vous souhaitez ajouter une mention (un texte spécifique) sur les devis ou factures, vous
avez plusieurs solutions :
1- Soit vous ajoutez un libellé en pied de devis/facture :

Lors de l’enregistrement du chiffrage, utilisez le bouton ‘Modifier textes au pied’

Accès au pied de documents

Remarque :
- Si vous souhaitez avoir un pourcentage du TTC dans la mention, mettre le
signe % dans cette mention
o Exemple : je veux avoir 20% exprimé en €, saisir 20% dans la mention
«Acompte de 20 % » imprimera « Acompte de 20 % , soit XXXX Euros »

2- Soit vous créez un article sans lui mettre un prix :

En fin de chiffrage, vous ajouterez cet article comme un article normal mais vous ne
lui aurez pas mis de prix. Cet article peut avoir 3 lignes de désignations et 3 lignes
d’annotation (en bas à gauche de la fiche article).
N’oublier pas de cocher ‘Ajoutées en chiffrage’ si vous voulez voir apparaitre
ces lignes dans le chiffrage.

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15. Insérer une remise dans un chiffrage


Il existe plusieurs méthodes de faire une remise sur un chiffrage

1- Vous pouvez saisir un taux de remise dans la colonne ‘remise’.

Colonne ‘Remise’

2 Vous pouvez saisir un taux de remise dans la colonne ‘remise’.

Vous pouvez insérer une ligne dans le corps du chiffrage (à l’intérieur ou en fin de chiffrage)
Dans le menu ‘Lignes’, cliquez sur l’option ‘Appliquer un % sur lignes(s)’

Indiquez sur quels montants la remise doit porter.

Sur l’écran suivant, vous choisir le type de remise :

Saisir le montant de la remise

Indiquez sur quels montants la remise doit porter.

Vous pouvez éventuellement faire une augmentation

Vous pouvez créer une ligne en bas de document avec la remise

Vous avez la ligne de la remise qui apparait

Après avoir validé, une ligne supplémentaire apparait en bas de chiffrage :

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16. Temps passé sur les chantiers


Le logiciel vous permet d’enregistrer les temps passés sur caque chantier par les différentes
personnes et de ressortir une édition (suivant différents critères : intervenant, période,…).
De plus dans le cadre d’un service à la personne, vous pouvez éditer en début d’année
l’attestation à remettre aux clients.

Choisir ‘Saisie des interventions’

Menu permettant d’ajouter un intervenant

Zone de saisie des critères de filtres

Grille contenant l’historique des saisies

Grille de saisie : zone activité : vous devez avoir


dans la base article, au moins un code ‘coché
main d’œuvre’,
Zone salarié : vous devez avoir au moins un
intervenant enregistré

Pour ne pas lier les devis aux temps passés

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17. Attestation ‘service à la personne’

Option d’accès au module d’édition des


attestations

Paramétrages des éditions

Avant d’éditer les attestations, vérifier le paramétrage

Fond de l’entête de l’entreprise coloré

Imprime la date de l’édition sur l’attestation

Cochez si vous souhaitez ne faire apparaitre


qu’une seule ligne de prestation sur l’attestation

Fenêtre d’édition
Cliquez sur un nom de client pour voir apparaitre les prestations réalisées pour ce client et les
règlements. Choisir d’abord une année.

Liste des clients


Liste des prestations par client

Liste des règlements par client

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Lors que vous cliquer sur le bouton ‘Imprimer’, si il y a plus de 12 lignes de prestation ou si
vous souhaitez ne faire apparaitre qu’une ligne de prestation dans l’édition, la fenêtre suivant
apparait :

Choisir un libellé que vous avez déjà saisi ou


saisir un nouveau libellé puis ‘Valid’ez

L’édition apparait à l’écran : vous pouvez l’imprimer. Le format d’édition est paramétrable.
Contactez nous pour personnaliser l’édition.

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18. Saisie, édition et facturation des bons de livraisons


La saisie d’un bon de livraison se fait sur le même écran qu’un chiffrage normal (devis ou
facture).

1er bouton de l’onglet ‘Chiffrage’

Vous pouvez saisir les articles dans l’écran de chiffrage :


Saisir vos articles

Si vous utilisez la base articles (la liste des articles en stock ou simplement en référence près
saisie), saisir les premières lettres de la référence, puis cliquez sur le menu ’Tarifs’ ensuite
sélectionné le mode de recherche
Choisir le mode de recherche

Vous pouvez utiliser les raccourcis ‘F1’, ‘F2’ et ‘F3’.


Si vous avez saisi des caractères faisant références à un seul tarif, il apparaitra directement
dans la grille de saisie ; si cela correspond à plusieurs tarifs, vous aurez à sélectionner l’article
que vous souhaitez.

Si vous etes certains que le premier caractère est uniquement par article (par exemple, il n’y a
qu’un seul article dont la référence commence par un ‘1’), vous pouvez indiquer au logiciel
qu’il inscrive dans la grille de saisie le libellé de l’article dès que vous tapez un caractère.
Vous devez ainsi le paramétrer :

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Choisir ce menu

Cocher l’option

La saisie sera plus rapide : en saisie le logiciel inscrira le libellé et passera directement sur la
quantité.

Lorsque vous avez saisi tous vos articles, il faut maintenant l’enregistrer pour un client et
éventuellement l’éditer.
La procédure est identique au point 8, à partir de la sauvegarde du document.

Vous pouvez choisir de ne pas éditer un bon de livraison :

Lors de l’enregistrement, indiquer que vous ne souhaitez pas l’éditer :

Choisir ‘Bon de livraison’ et


cocher ‘Ne pas l’éditer’

Vous devez choisir le client : le logiciel enregistre la bon de livraison sans édition.

Vous pouvez rappeler le bon de livraison pour le compléter ou le rééditer.

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Consultation de la liste des Bons de livraison

L’édition en lot des bons de livraison se fait par le menu ‘Chiffrage’

Facturation en lot

Sélectionner les différentes options.

Si vous avez beaucoup de bons, prévoir suffisamment de papier dans l’imprimante.


La suppression des bons de livraisons après édition est irréversible.

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19. Edition des documents (factures,…) en lots

Cliquez sur l’option..

Sélectionner le type de document à éditer.

Indiquer la n° de la 1ére et de la dernière


facture

Saisir les dates limites de ces factures.

Prévoir assez de papier dans l’imprimante.

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20. Module suivi de chantier réalisé par plusieurs artisans


(Exemple : coopérative d’artisans)

Chaque artisan réalise ses devis pour le chantier, ces devis étant destinés à la coopérative pour
une présentation centralisée des devis auprès des clients

Vous devez d’abord créer les artisans travaillant sur les chantiers dans la fenêtre
« fournisseur »

Sur l’onglet « Autre »

Accès au ficher Fournisseur

Créer les fournisseurs

Compléter les fichiers fournisseurs : ne pas


oublier de renseigner les ventilations
comptables pour les affectations dans le
tableau de suivi de chantier.

Le logiciel permet de récupérer tous les devis (format Texte, Excel,…)


Dans le module AFIGA, rappel de devis, le bouton , permet de
générer un devis unique contenant les devis des artisans.

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Regroupement des devis intégrés dans le logiciel

Pour avoir un suivi comptable de l’avancement des chantiers (module AFIGA, suivi de
chantier, Coût comptables des chantiers) vous devez créer le chantier que vous voulez suivre.

Remarque : Pour avoir accès à cette option il faut l’activer


(Module Paramètres, Paramètres complémentaires, Onglet bâtiment)
Cette option permet d’affecter un devis, une facture, une situation de chantier à un
chantier.

Pour chaque artisan de la coopérative, il doit avoir une ventilation différente suivant le taux de
TVA et de l’artisans.
Exemple : si vous avez 5 artisans à suivre sur les chantiers, il doit y avoir 2
ventilations (19.6 et 7) pour chaque artisan. Ces ventilations comptables doivent correspondre
à ce que vous avez saisis sur la fiche de l’artisan sur l’écran fournisseur.

Dans la fenêtre d’enregistrement des devis ou des factures

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39

Choisir le chantier

Lors de l’enregistrement d’une situation intermédiaire de chantier, sur l’écran des montants à
ajouter ou à déduire, indiquer les situations précédentes ou le cumuls des situations
précédentes.

Saisir les situations


précédentes, ne pas oublier les
taux de TVA

Ensuite il faut de même choisir l’affectation du chantier sur la fenêtre d’enregistrement de la


situation :

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40

Saisir le numéro de la situation,


l’affectation de la situation à un chantier

Si vous voulez que cela génère


une facture cocher la case

La partie client du tableau de suivi des chantiers sera allimentés.

Vous pouvez saisir les factures reçues (les charges) pour le chantier (factures des artisans du
chantier, EDF,…)

En saisie express des factures d’achat (facture des artisans), vous devez affecter la facture au
chantier.

Saisie express

Choisir l’artisan

Accès à la saisie de la facture

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41

Saisir un libellé personnel : attention,


Saisir le montant si c’est une facture de travaux
complémentaire, commencer votre
libellé par TMTS

Affecter la facture au chantier

Ajouter les ventilations comptables


correspondant au fournisseur.

Les règlements aux artisans (ou autres fournisseurs) pour un chantier :

Sur l’écran d’accueil AFIGA

Accès à la saisie des règlements

Puis saisir votre règlement au fournisseur.

L’affectation des reglements se fait dans la consultation des comptes fournisseurs.

Accès à la consultation des comptes fournisseurs

Choisir un compte fournisseur, puis les dates de consultation.

Sur le compte fournisseur, double clic sur le règlement à affecter :

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Cliquer sur le bouton affectation, choisir


l’affectation puis valider

Ensuite cliquer sur valider la modification.

Si vous avez saisis toutes ces informations, le logiciel aura enregistré toutes les informations
pour suivre le chantier.

Pour enregistrer des travaux en mois ou en plus : faire un devis unique pour ces travaux

Tableau de suivi comptable :

Accès au tableau des coûts

Cliquer pour choisir les


artisans du chantier :

Choisir un chantier, le % de marge et


le devis des travaux en mois ou en
plus

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Artisans du chantier :
Cliquer pour fermer la fenêtre

Sélectionner les artisans (1


par ligne et les devis de cet
artisan pour ce chantier)

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21. Montant des achats réalisés auprès des fournisseurs

1 - Onglet « Autres

2 - Bouton « Fournisseurs »

1 – Choisir le Fournisseur :
vous pouvez utiliser
l’ascenseur, ou la loupe de
recherche

Valeur HT sur l’année en cours + 3 ans

Graphique de l’évolution des coûts

Liste des écritures comptables

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45

BON DE COMMANDE

Logiciels Assistance Total


Logiciels seuls Annuelle

Gestion commerciale 135 € 65 €


Comptabilité 135 € 65 €
Paye 135 € 65 €
Point de Vente-caisse code-barres 150 € 65 €
Bâtiment 300 € 103 €
Garages 390 € 103 €
Salon de coiffure 270 € 65 €
Gestion de camping 270 € 65 €
Packs gestion avec comptabilité intégrée
Mini Pack 210 € 108 €
Pack Bâtiment 335 € 150 €
Pack Garages 415 € 150 €
Pack Point de Vente-caisse code-barres 450 € 160 €
Ajout des fonctionnalités Point de vente-caisse
codes-barres au pack Bâtiment ou Garages 300 € 52 €
Salaires en option pour l’un des packs gestion 115 € 55 €
TOTAL HT :
Supplément pour licence réseau jusqu’à 6 postes + 50 % .
TOTAL HT :
Douchette (lecture code-barres) 220.00 €
TOTAL HT :
TVA 19.6 % :
TOTAL TTC A REGLER PAR CHEQUE JOINT :
Date Votre agent :
Mention « lu et approuvé »
Cachet de l’entreprise

Nos logiciels sont régulièrement actualisés :


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de la gestion qui ont conçu les logiciels mais aussi de la fourniture gratuite et systématique de ces mises à jour,
conservant ainsi toute la valeur de votre investissement.
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