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fax: 02 22 44 10 42

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- E-Mail : assistance@afiga.fr

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www.afiga.fr -

02 22 44 10 42 - - E-Mail : assistance@afiga.fr - www.afiga.fr - Manuel d’utilisation du

Manuel d’utilisation du logiciel Gestion commerciale

2

Pour une première utilisation, vous pouvez utiliser le paramétrage déjà installé. Ensuite, si vous souhaitez utiliser le logiciel, vous pouvez personnaliser le logiciel.

Le logiciel évolue régulièrement : suite à une mise à jour, consultez la rubrique ‘ ?, ‘Nouveauté’.

Si une fonctionnalité n’existe pas, envoyer nous un mail à infos@afiga.fr en décrivant ce que vous souhaitez. Nous nous ferons un plaisir de faire évoluer le logiciel afin de répondre à votre demande.

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21/11/2012

 

3

Sommaire

1. Remarques générales

4

2. Enregistrer des chiffrages « Type » et les réutiliser

5

3. Importer un document Excel en chiffrage

7

4. Modifier l’entête des documents édités

8

5. Enregistrer automatiquement les éditions en PDF

9

6. Enregistrer les documents externes par

10

7. Intégrer un fichier d’articles d’un fournisseur

11

8. Passer un devis en facture

14

9. Modifier les ventilations comptables d’un chiffrage

19

10. Relance clients sur prestation

21

11. Edition des traites

23

12. Recherche d’un article vendu

25

13. Journal des mouvements de stock

26

14. Mention sur devis/facture

27

15. Insérer une remise dans un chiffrage

28

16. Temps passé sur les chantiers

30

17. Attestation ‘service à la personne’

31

18. Saisie, édition et facturation des bons de livraisons

33

19. Edition des documents (factures,…) en lots

36

20. Module suivi de chantier réalisé par plusieurs artisans

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21. Montant des achats réalisés auprès des fournisseurs

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Le prix du logiciel et le bon de commande sont en fin de document.

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1. Remarques générales

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Clic sur le nom de l’entête : tri croissant ou décroissant suivant le critère
Clic sur le nom de l’entête : tri
croissant ou décroissant suivant
le critère
Clic sur la loupe puis saisir les premières d’un critère de recherche : affiche la
Clic sur la loupe puis saisir les
premières d’un critère de
recherche : affiche la liste
commençant par les lettres
saisies
Clic sur l’icône dans l’angle : export de la liste du tableau vers des logiciels
Clic sur l’icône dans l’angle :
export de la liste du tableau
vers des logiciels de
bureautique.
: export de la liste du tableau vers des logiciels de bureautique. AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

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2. Enregistrer des chiffrages « Type » et les réutiliser

Saisir un chiffrage « Normal »

Type » et les réutiliser Saisir un chiffrage « Normal » Puis lors de l’enregistrement, choisir

Puis lors de l’enregistrement, choisir un chiffrage « type ».

lors de l’enregistrement, choisir un chiffrage « type ». Cliquer sur « imprimer et enregistrer le

Cliquer sur « imprimer et enregistrer le chiffrage type »

Donner un nom à votre chiffrage « Type »

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6 Rappeler un « chiffrage type » Dans le menu Chiffrage, choisir «Chiffrage Type » Puis

Rappeler un « chiffrage type »

Dans le menu Chiffrage, choisir «Chiffrage Type »

type » Dans le menu Chiffrage, choisir «Chiffrage Type » Puis choisir votre chiffrage dans la

Puis choisir votre chiffrage dans la liste, puis valider

» Puis choisir votre chiffrage dans la liste, puis valider Vous ainsi le chiffrage type dans

Vous ainsi le chiffrage type dans la grille de saisie d’un chiffrage.

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3. Importer un document Excel en chiffrage

Option Chiffrage, Importer un document, Document Excel

Option Chiffrage, Importer un document, Document Excel Vous devez compléter les zones de l’écran

Vous devez compléter les zones de l’écran d’importation

devez compléter les zones de l’écran d’importation Toutes les zones de saisie doivent être renseignées.

Toutes les zones de saisie doivent être renseignées. Indiquez les colonnes du fichier Excel correspondant.

Cliquez sur « valider »

Allez ensuite dans chiffrage, puis « F12 » pour afficher le document intégrer.

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4. Modifier l’entête des documents édités

Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Paramétrer, ‘Personnaliser les paramètres’

choisir ‘Paramétrer, ‘Personnaliser les paramètres’ Puis l’onglet ‘Edition’ Vous avez toutes les options

Puis l’onglet ‘Edition’

Vous avez toutes les options concernant les éditions.

Vous avez toutes les options concernant les éditions. Cochez ou ‘dé cochez’ suivant votre souhait. AFIGA
Cochez ou ‘dé cochez’ suivant votre souhait.
Cochez ou ‘dé
cochez’ suivant
votre souhait.

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Vous pouvez modifier l’entête des documents
Vous pouvez
modifier l’entête
des documents

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5. Enregistrer automatiquement les éditions en PDF

Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Paramétrer, ‘Paramètres complémentaires’

choisir ‘Paramétrer, ‘Paramètres complémentaires’ Puis l’onglet ‘Gestion commerciale Cochez pour générer

Puis l’onglet ‘Gestion commerciale

Cochez pour générer le fichier PDF automatiquement et choisir le lieu de stockage.
Cochez pour générer le fichier PDF
automatiquement et choisir le lieu de
stockage.

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6. Enregistrer les documents externes par clients.

- Le stockage sera fait dans un répertoire choisi par l’utilisateur, avec une création

automatique d’un sous dossier par client (le nom du client + le code sera le nom du répertoire)

Exemple C:\AFIGA\DocClients\Dupond (125)\

- Recherche des documents : doit se faire par client, par date, par type de document… Il faut prévoir

- la recherche avec l’explorateur de Windows

- la recherche sur la fiche client (bouton)

- la recherche sur AFIGA suivant des critères : retrouver un document suivant des clefs de recherche

- Entrée des Documents sur AFIGA Les documents peuvent venir

- d’un logiciel de bureautique

- d’un scan d’un document

- D’une pièce jointe d’un mail

L’enregistrement doit se faire correctement dans le bon répertoire.

On peut imaginer effectivement un bouton sur la fiche client qui ouvre un écran avec la liste des documents pour ce client classés par type de document, le type de document est donné par l’utilisateur lors de l’enregistrement des documents.

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7. Intégrer un fichier d’articles d’un fournisseur

Vous pouvez intégrer dans le logiciel un fichier d’articles d’un fournisseur (COVAP, laplateforme.fr,…)

Votre fournisseur vous a fourni un fichier avec une explication concernant les renseignements des articles. Avant de lancer cette procédure, faites une sauvegarde de votre dossier.

Sur l’écran d’accueil, choisir ‘tarifs’, ‘Importer’, ‘Fichier fournisseurs’, ‘fiches articles’

‘Fichier fournisseurs’, ‘fiches articles’ Puis Cliquez sur suivant Suivant Choisir le séparateur des

Puis

Cliquez sur suivant
Cliquez sur suivant
Suivant
Suivant
Choisir le séparateur des rubriques : voir la documentations du fournisseur
Choisir le séparateur
des rubriques : voir la
documentations du
fournisseur

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Paramétrage par ‘Défaut’ du fichier issu de la COVAP
Paramétrage par ‘Défaut’ du
fichier issu de la COVAP
Renseigner chaque zone concernant les rubriques : voir documentation du fournisseur
Renseigner chaque zone
concernant les rubriques :
voir documentation du
fournisseur
Suivant
Suivant
Indiquez l’emplacement du fichier des articles de votre fournisseur : dossier sur l’ordinateur, CD Rom,
Indiquez l’emplacement du fichier
des articles de votre fournisseur :
dossier sur l’ordinateur, CD Rom,
Clé USB,…
Ce bouton, permet d’affecter les articles vendus à un code comptable
Ce bouton, permet d’affecter les
articles vendus à un code comptable
Cocher les options choisies : Mettre à zéro … : cette option vide votre base
Cocher les options choisies :
Mettre à zéro … : cette
option vide votre base
articles noté « coché
importé»

La ventilation comptable est importante : lors de l’établissement d’un chiffrage (devis, facture), le code enregistré lors de l’importation servira pour l’enregistrement comptable. Il pourra être modifié en saisi du chiffrage. Le bouton ‘Ventilation comptable’ donne la fenêtre suivante :

‘Ventilation comptable’ donne la fenêtre suivante : Choisir une ligne puis cliquer sur ‘Valider’ Lancer le
Choisir une ligne puis cliquer sur ‘Valider’
Choisir une ligne puis cliquer sur
‘Valider’

Lancer le traitement en cliquant sur le bouton ‘Lancer le traitement’

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L’écran de validation des informations apparaît : vous pouvez parcourir les premiers articles à importer en vérifiant que les données sont correctes. Si cela est correct, cliquer sur ‘Valider’ : l’importation est lancée.

cliquer sur ‘Valider’ : l’importation est lancée. Les articles en court de traitement sont affichés :

Les articles en court de traitement sont affichés :

est lancée. Les articles en court de traitement sont affichés : AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

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8. Passer un devis en facture

Rappeler le devis (comme si vous souhaitez le modifier)

14

Rappeler le devis (comme si vous souhaitez le modifier) 14 Choisir votre devis 3-Valider 1-Sélectionner votre

Choisir votre devis

(comme si vous souhaitez le modifier) 14 Choisir votre devis 3-Valider 1-Sélectionner votre devis 2-Sélectionner
3-Valider
3-Valider

1-Sélectionner votre devis

2-Sélectionner Facturer ou modifier et enregistrer
2-Sélectionner Facturer ou
modifier et enregistrer

Lorsque votre devis est à l’écran vous pouvez éventuellement le modifier. Puis enregistrer le devis en facture

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éventuellement le modifier. Puis enregistrer le devis en facture AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

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1 –Sauvegardez en cliquant sur la disquette
1 –Sauvegardez en cliquant sur
la disquette
1 –Choisir ‘Facture ‘ 3 – Cliquez pour saisir les acomptes éventuels
1 –Choisir ‘Facture ‘
3 – Cliquez pour saisir les acomptes éventuels

4 – Cochez pour faire apparaître une ligne en fin d’édition de facture pour la retenue de garantie

2 – Créer ou choisir les lignes de pied de facture

5 – Cliquez pour choisir le client
5 – Cliquez pour choisir le client

Choisir le client Recherchez le client à facturer puis cliquez sur ‘Quitter’

1 – Choisir le client
1 – Choisir le client

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à facturer puis cliquez sur ‘Quitter’ 1 – Choisir le client AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012
à facturer puis cliquez sur ‘Quitter’ 1 – Choisir le client AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012
2 – Quitter La facture apparaît à l’écran 16 1 – Bouton d’impression Pour quitter
2 – Quitter
2 – Quitter

La facture apparaît à l’écran

16

1 – Bouton d’impression
1 – Bouton d’impression

Pour quitter l’impression, cliquez en haut à droite de la fenêtre sur la croix.

cliquez en haut à droite de la fenêtre sur la croix. 1 – Vous pouvez conserver
1 – Vous pouvez conserver le devis ou le supprimer.
1 – Vous pouvez conserver
le devis ou le supprimer.

Vous revenez sur le devis : vous pouvez quitter

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17 1 – Cliquez sur ‘Quitter‘. Si vous avez cochez dans ‘paramétrage ‘, ‘paramétrage complémentaire Onglet
1 – Cliquez sur ‘Quitter‘.
1 – Cliquez sur ‘Quitter‘.

Si vous avez cochez dans ‘paramétrage ‘, ‘paramétrage complémentaire

dans ‘paramétrage ‘, ‘paramétrage complémentaire Onglet ‘gestion commerciale’ 1 – Cocher cette case

Onglet ‘gestion commerciale’

complémentaire Onglet ‘gestion commerciale’ 1 – Cocher cette case pour avoir l’historique en format
1 – Cocher cette case pour avoir l’historique en format PDF sur la fiche du
1 – Cocher cette case pour
avoir l’historique en format
PDF sur la fiche du client.

Les éditions des devis et factures se retrouvent sur la fiche du client.

des devis et factures se retrouvent sur la fiche du client. 1 – Fiche client. Sur
1 – Fiche client.
1 – Fiche client.

Sur le bouton ‘Document’

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1 – Bouton ‘Document’ : liste des documents. Tableau des documents 18 En double cliquant
1 – Bouton ‘Document’ : liste des documents.
1 – Bouton ‘Document’ :
liste des documents.

Tableau des documents

18

: liste des documents. Tableau des documents 18 En double cliquant sur un document, vous pouvez

En double cliquant sur un document, vous pouvez le consulter (Format PDF : il faut donc que sur votre ordinateur vous ayez un utilitaire de lecture de ces fichiers)

Vous avez un bouton

utilitaire de lecture de ces fichiers) Vous avez un bouton pour ajouter des documents externes. AFIGA

pour ajouter des documents externes.

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9. Modifier les ventilations comptables d’un chiffrage

EN cours de saisie vous pouvez modifier les ventilations comptables d’un chiffrage afin que l’enregistrement en comptabilité soit correct.

Plusieurs procédures pour faire cette modification :

Sur l’écran de saisie du chiffrage

cette modification : Sur l’écran de saisie du chiffrage En modifiant une ligne de chiffrage, en

En modifiant une ligne de chiffrage, en validant la colonne prix unitaire La fenêtre de choix de ventilation apparait :

prix unitaire La fenêtre de choix de ventilation apparait : Sélectionnez la ventilation comptable Sélectionnez le
Sélectionnez la ventilation comptable
Sélectionnez la ventilation comptable
Sélectionnez le mode d’application de la ventilation
Sélectionnez le mode d’application de
la ventilation
Bouton valider
Bouton valider

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L’application de la ventilation peut se faire soit sur tous le document : chaque ligne

L’application de la ventilation peut se faire soit sur tous le document : chaque ligne du chiffrage se verra affectée la ventilation choisie sans avoir à selectionner la ventilation à chaque ligne.

Le libellé

chiffrage. En cliquant dessus, vous pouvez annuler cette ventilation automatique.

dessus, vous pouvez annuler cette ventilation automatique. apparait en bas de la grille de saisie du

apparait en bas de la grille de saisie du

automatique. apparait en bas de la grille de saisie du 20 L’application de la ventilation se

20

L’application de la ventilation se fait dans le chiffrage à partir de la ligne en cours de saisie jusqu’à la fin du document. La ventilation sur tout le document est annulée.

document. La ventilation sur tout le document est annulée. Le bouton partir du plan comptable. Veuillez

Le bouton

partir du plan comptable. Veuillez à bien resseigner le taux de TVA de la ventilation.

du choix de ventilation permet de créer de nouvelle ventilation à

de ventilation permet de créer de nouvelle ventilation à Saisir le taux de TVA, qui doit
Saisir le taux de TVA, qui doit être créer dans le paramétrage du dossier.
Saisir le taux de TVA, qui doit être créer dans le
paramétrage du dossier.

Vous pouvez modifier les ventilations comptables de lignes que vous avez sélectionnées.

Sélectionnez les lignes pour lesquelles vous souhaitez modifier les ventilations (touche C CTRL +clic sur la ligne à sélectionner ou clic gauche appuyé et sélection des lignes).

Puis clic droit sur une des lignes sélectionnées :

Vous retrouvez l’écran de sélection de la ventilation.

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10. Relance clients sur prestation

Ce module permet d’avoir la liste des clients ayant acheté une prestation à une période donnée. Cela permet de relancer les clients et leur rappeler que vous existez.

Dans la base des articles, certains articles que vous souhaitez suivre doivent être ‘coché’.

que vous souhaitez suivre doivent être ‘coché’. Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Clients, ‘Relance
que vous souhaitez suivre doivent être ‘coché’. Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Clients, ‘Relance

Sur l’écran d’accueil, choisir ‘Clients, ‘Relance clients sur prestation’

choisir ‘Clients, ‘Relance clients sur prestation’ Dans l’écran de suivi des articles, sélectionnez les

Dans l’écran de suivi des articles, sélectionnez les articles que vous souhaitez 1-Sélectionnez les articles

les articles que vous souhaitez 1-Sélectionnez les articles 3-Choisir la période de traitement 4-Choisir le
les articles que vous souhaitez 1-Sélectionnez les articles 3-Choisir la période de traitement 4-Choisir le
3-Choisir la période de traitement 4-Choisir le positionnement de la date début (début de mois
3-Choisir la période de traitement
4-Choisir le
positionnement de la
date début (début de
mois en cours f/ fin de
mois en cours)
2-Choisir l’exploitation que vous voulez faire de la sélection des clients
2-Choisir l’exploitation que
vous voulez faire de la
sélection des clients

La consultation écran permet l’exportation des données sous Excel. Le double clic sur une ligne permet d’afficher la fiche client.

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22 5-Icône d’exportation des données. AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012
5-Icône d’exportation des données.
5-Icône d’exportation
des données.

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11. Edition des traites

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Avant d’utiliser l’édition des traites, paramétrez l’adresse de l’entreprise et le lieu de l’édition.

l’adresse de l’entreprise et le lieu de l’édition. 1-Cliquez sur l’option 1-Onglet ‘Gestion commerciale’
1-Cliquez sur l’option
1-Cliquez sur l’option
et le lieu de l’édition. 1-Cliquez sur l’option 1-Onglet ‘Gestion commerciale’ 2-Renseigner les
1-Onglet ‘Gestion commerciale’
1-Onglet ‘Gestion
commerciale’
2-Renseigner les différents zones
2-Renseigner les différents
zones
3-Initialisation des zones avec l’adresse de l’entreprise
3-Initialisation des zones
avec l’adresse de l’entreprise

Le paramétrage est terminé. Cliquez sur ‘fermer’

Dans le module chiffrage vous avez accès à l’édition des traites.

chiffrage vous avez accès à l’édition des traites. Accès à l’édition des traites AFIGA
Accès à l’édition des traites
Accès à l’édition des traites

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1-Liste des clients ayant des factures Cliquez sur un client 2-Coordonnées du client que vous
1-Liste des clients ayant des factures
Cliquez sur un client
2-Coordonnées du client que vous pouvez
modifier
3-Renseignements bancaires du client que
vous pouvez modifier (mettre à jour sa fiche
dans le module ‘Client’)
4-Cochez les factures du client à faire
apparaître sur la traite, vérifiez les dates puis
cliquez sur ‘imprimer’
sur la traite, vérifiez les dates puis cliquez sur ‘imprimer’ AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

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12. Recherche d’un article vendu

Vous pouvez retrouver la liste des clients ayant acquis un article. Cette article doit être référencé dans le fichier des articles.

doit être référencé dans le fichier des articles. 1-Ouverture de la fenêtre de recherche 1-Choisir le

1-Ouverture de la fenêtre de recherche

1-Choisir le référence. La description de l’article s’affiche dans le cadre. 2-Saisir des dates de
1-Choisir le référence. La description
de l’article s’affiche dans le cadre.
2-Saisir des dates de recherche
3-Cliquez sur recherche
4-Liste des factures ayant l’article :
double clic sur une ligne pour
afficher la facture

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l’article : double clic sur une ligne pour afficher la facture AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

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13. Journal des mouvements de stock

Si vous souhaitez gérer les quantités en stocks, vous devez choisir dans paramétrages le mode de mise à jour des stocks

dans paramétrages le mode de mise à jour des stocks Allez dans le paramétrage Cliquez sur
Allez dans le paramétrage
Allez dans le paramétrage
Cliquez sur le second onglet
Cliquez sur le second onglet
Allez dans le paramétrage Cliquez sur le second onglet Choisir le mode mise à jour des
Choisir le mode mise à jour des stocks
Choisir le mode mise à jour des
stocks

Le journal des mouvements de stock est alimenté uniquement si vous gérez des stocks.

L’édition du journal des stocks est consultable dans le menu ‘Tarifs’

journal des stocks est consultable dans le menu ‘Tarifs’ Choisir cette option AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc
Choisir cette option
Choisir cette option

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14. Mention sur devis/facture

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Exemple : mention particulière pour un changement de taux de TVA (Exemple : le taux risque d’évoluer entre le moment du devis et la facturation)

Si vous souhaitez ajouter une mention (un texte spécifique) sur les devis ou factures, vous avez plusieurs solutions :

1- Soit vous ajoutez un libellé en pied de devis/facture :

Lors de l’enregistrement du chiffrage, utilisez le bouton ‘Modifier textes au pied’

chiffrage, utilisez le bouton ‘Modifier textes au pied’ Accès au pied de documents Remarque : -
Accès au pied de documents
Accès au pied de documents

Remarque :

- Si vous souhaitez avoir un pourcentage du TTC dans la mention, mettre le signe % dans cette mention

o Exemple : je veux avoir 20% exprimé en €, saisir 20% dans la mention

«Acompte de 20 % » imprimera « Acompte de 20 %

, soit XXXX Euros »

2- Soit vous créez un article sans lui mettre un prix :

En fin de chiffrage, vous ajouterez cet article comme un article normal mais vous ne lui aurez pas mis de prix. Cet article peut avoir 3 lignes de désignations et 3 lignes d’annotation (en bas à gauche de la fiche article). N’oublier pas de cocher ‘Ajoutées en chiffrage’ si vous voulez voir apparaitre ces lignes dans le chiffrage.

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15. Insérer une remise dans un chiffrage

Il existe plusieurs méthodes de faire une remise sur un chiffrage

1- Vous pouvez saisir un taux de remise dans la colonne ‘remise’.

Colonne ‘Remise’
Colonne ‘Remise’
de remise dans la colonne ‘remise’. Colonne ‘Remise’ 2 Vous pouvez saisir un taux de remise

2 Vous pouvez saisir un taux de remise dans la colonne ‘remise’.

Vous pouvez insérer une ligne dans le corps du chiffrage (à l’intérieur ou en fin de chiffrage) Dans le menu ‘Lignes’, cliquez sur l’option ‘Appliquer un % sur lignes(s)’

cliquez sur l’option ‘Appliquer un % sur lignes(s)’ Indiquez sur quels montants la remise doit porter.
Indiquez sur quels montants la remise doit porter.
Indiquez sur quels montants la remise doit porter.

Sur l’écran suivant, vous choisir le type de remise :

Saisir le montant de la remise Indiquez sur quels montants la remise doit porter. Vous
Saisir le montant de la remise
Indiquez sur quels montants la remise doit porter.
Vous pouvez éventuellement faire une augmentation
Vous pouvez créer une ligne en bas de document avec la remise
Vous avez la ligne de la remise qui apparait
avec la remise Vous avez la ligne de la remise qui apparait Après avoir validé, une

Après avoir validé, une ligne supplémentaire apparait en bas de chiffrage :

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29 AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

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16. Temps passé sur les chantiers

Le logiciel vous permet d’enregistrer les temps passés sur caque chantier par les différentes personnes et de ressortir une édition (suivant différents critères : intervenant, période,…). De plus dans le cadre d’un service à la personne, vous pouvez éditer en début d’année l’attestation à remettre aux clients.

Choisir ‘Saisie des interventions’
Choisir ‘Saisie des interventions’
remettre aux clients. Choisir ‘Saisie des interventions’ Menu permettant d’ajouter un intervenant Zone de saisie
remettre aux clients. Choisir ‘Saisie des interventions’ Menu permettant d’ajouter un intervenant Zone de saisie
Menu permettant d’ajouter un intervenant Zone de saisie des critères de filtres
Menu permettant d’ajouter un intervenant
Zone de saisie des critères de filtres
Grille contenant l’historique des saisies
Grille contenant l’historique des saisies
Grille de saisie : zone activité : vous devez avoir dans la base article, au
Grille de saisie : zone activité : vous devez avoir
dans la base article, au moins un code ‘coché
main d’œuvre’,
Zone salarié : vous devez avoir au moins un
intervenant enregistré
Pour ne pas lier les devis aux temps passés
Pour ne pas lier les devis aux temps passés

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17. Attestation ‘service à la personne’

31 17. Attestation ‘service à la personne’ Option d’accès au module d’édition des attestations Paramétrages
Option d’accès au module d’édition des attestations
Option d’accès au module d’édition des
attestations
Paramétrages des éditions
Paramétrages des éditions
d’édition des attestations Paramétrages des éditions Avant d’éditer les attestations, vérifier le

Avant d’éditer les attestations, vérifier le paramétrage

d’éditer les attestations, vérifier le paramétrage Fond de l’entête de l’entreprise coloré Imprime la
Fond de l’entête de l’entreprise coloré Imprime la date de l’édition sur l’attestation Cochez si
Fond de l’entête de l’entreprise coloré
Imprime la date de l’édition sur l’attestation
Cochez si vous souhaitez ne faire apparaitre
qu’une seule ligne de prestation sur l’attestation

Fenêtre d’édition Cliquez sur un nom de client pour voir apparaitre les prestations réalisées pour ce client et les règlements. Choisir d’abord une année.

Liste des clients Liste des prestations par client Liste des règlements par client
Liste des clients
Liste des prestations par client
Liste des règlements par client

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Lors que vous cliquer sur le bouton ‘Imprimer’, si il y a plus de 12 lignes de prestation ou si vous souhaitez ne faire apparaitre qu’une ligne de prestation dans l’édition, la fenêtre suivant apparait :

prestation dans l’édition, la fenêtre suivant apparait : Choisir un libellé que vous avez déjà saisi
Choisir un libellé que vous avez déjà saisi ou saisir un nouveau libellé puis ‘Valid’ez
Choisir un libellé que vous avez déjà saisi ou
saisir un nouveau libellé puis ‘Valid’ez

L’édition apparait à l’écran : vous pouvez l’imprimer. Le format d’édition est paramétrable. Contactez nous pour personnaliser l’édition.

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18. Saisie, édition et facturation des bons de livraisons

La saisie d’un bon de livraison se fait sur le même écran qu’un chiffrage normal (devis ou facture).

le même écran qu’un chiffrage normal (devis ou facture). 1 er bouton de l’onglet ‘Chiffrage’ Vous
1 er bouton de l’onglet ‘Chiffrage’
1 er bouton de l’onglet ‘Chiffrage’

Vous pouvez saisir les articles dans l’écran de chiffrage :

Saisir vos articles
Saisir vos articles
articles dans l’écran de chiffrage : Saisir vos articles Si vous utilisez la base articles (la

Si vous utilisez la base articles (la liste des articles en stock ou simplement en référence près saisie), saisir les premières lettres de la référence, puis cliquez sur le menu ’Tarifs’ ensuite sélectionné le mode de recherche

menu ’Tarifs’ ensuite sélectionné le mode de recherche Choisir le mode de recherche Vous pouvez utiliser
Choisir le mode de recherche
Choisir le mode de recherche

Vous pouvez utiliser les raccourcis ‘F1’, ‘F2’ et ‘F3’. Si vous avez saisi des caractères faisant références à un seul tarif, il apparaitra directement dans la grille de saisie ; si cela correspond à plusieurs tarifs, vous aurez à sélectionner l’article que vous souhaitez.

Si vous etes certains que le premier caractère est uniquement par article (par exemple, il n’y a qu’un seul article dont la référence commence par un ‘1’), vous pouvez indiquer au logiciel qu’il inscrive dans la grille de saisie le libellé de l’article dès que vous tapez un caractère. Vous devez ainsi le paramétrer :

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34 Choisir ce menu Cocher l’option La saisie sera plus rapide : en saisie le logiciel
Choisir ce menu
Choisir ce menu
Cocher l’option
Cocher l’option
34 Choisir ce menu Cocher l’option La saisie sera plus rapide : en saisie le logiciel

La saisie sera plus rapide : en saisie le logiciel inscrira le libellé et passera directement sur la quantité.

Lorsque vous avez saisi tous vos articles, il faut maintenant l’enregistrer pour un client et éventuellement l’éditer. La procédure est identique au point 8, à partir de la sauvegarde du document.

Vous pouvez choisir de ne pas éditer un bon de livraison :

Lors de l’enregistrement, indiquer que vous ne souhaitez pas l’éditer :

indiquer que vous ne souhaitez pas l’éditer : Choisir ‘Bon de livraison’ et cocher ‘Ne pas
Choisir ‘Bon de livraison’ et cocher ‘Ne pas l’éditer’
Choisir ‘Bon de livraison’ et
cocher ‘Ne pas l’éditer’

Vous devez choisir le client : le logiciel enregistre la bon de livraison sans édition.

Vous pouvez rappeler le bon de livraison pour le compléter ou le rééditer.

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35 Consultation de la liste des Bons de livraison L’édition en lot des bons de livraison
Consultation de la liste des Bons de livraison
Consultation de la liste des Bons de livraison

L’édition en lot des bons de livraison se fait par le menu ‘Chiffrage’

Facturation en lot
Facturation en lot
se fait par le menu ‘Chiffrage’ Facturation en lot Sélectionner les différentes options. Si vous avez
se fait par le menu ‘Chiffrage’ Facturation en lot Sélectionner les différentes options. Si vous avez
Sélectionner les différentes options.
Sélectionner les différentes options.

Si vous avez beaucoup de bons, prévoir suffisamment de papier dans l’imprimante. La suppression des bons de livraisons après édition est irréversible.

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19. Edition des documents (factures,…) en lots

36 19. Edition des documents (factures,…) en lots Cliquez sur l’option Sélectionner le type de document
Cliquez sur l’option
Cliquez sur l’option
des documents (factures,…) en lots Cliquez sur l’option Sélectionner le type de document à éditer. Indiquer
Sélectionner le type de document à éditer. Indiquer la n° de la 1ére et de
Sélectionner le type de document à éditer.
Indiquer la n° de la 1ére et de la dernière
facture
Saisir les dates limites de ces factures.
Saisir les dates limites de ces factures.

Prévoir assez de papier dans l’imprimante.

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20. Module suivi de chantier réalisé par plusieurs artisans

(Exemple : coopérative d’artisans)

Chaque artisan réalise ses devis pour le chantier, ces devis étant destinés à la coopérative pour une présentation centralisée des devis auprès des clients

Vous devez d’abord créer les artisans travaillant sur les chantiers dans la fenêtre « fournisseur »

Sur l’onglet « Autre »

la fenêtre « fournisseur » Sur l’onglet « Autre » Accès au ficher Fournisseur Créer les
Accès au ficher Fournisseur
Accès au ficher Fournisseur

Créer les fournisseurs

» Accès au ficher Fournisseur Créer les fournisseurs Compléter les fichiers fournisseurs : ne pas oublier
Compléter les fichiers fournisseurs : ne pas oublier de renseigner les ventilations comptables pour les
Compléter les fichiers fournisseurs : ne pas
oublier de renseigner les ventilations
comptables pour les affectations dans le
tableau de suivi de chantier.

Le logiciel permet de récupérer tous les devis (format Texte, Excel,…)

Dans le module AFIGA, rappel de devis, le bouton générer un devis unique contenant les devis des artisans.

générer un devis unique contenant les devis des artisans. , permet de AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

, permet de

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38 Regroupement des devis intégrés dans le logiciel Pour avoir un suivi comptable de l’avancement des
Regroupement des devis intégrés dans le logiciel
Regroupement des devis intégrés dans le logiciel

Pour avoir un suivi comptable de l’avancement des chantiers (module AFIGA, suivi de chantier, Coût comptables des chantiers) vous devez créer le chantier que vous voulez suivre.

Remarque : Pour avoir accès à cette option il faut l’activer (Module Paramètres, Paramètres complémentaires, Onglet bâtiment) Cette option permet d’affecter un devis, une facture, une situation de chantier à un chantier.

Pour chaque artisan de la coopérative, il doit avoir une ventilation différente suivant le taux de TVA et de l’artisans. Exemple : si vous avez 5 artisans à suivre sur les chantiers, il doit y avoir 2 ventilations (19.6 et 7) pour chaque artisan. Ces ventilations comptables doivent correspondre à ce que vous avez saisis sur la fiche de l’artisan sur l’écran fournisseur.

sur la fiche de l’artisan sur l’écran fournisseur. Dans la fenêtre d’enregistrement des devis ou des

Dans la fenêtre d’enregistrement des devis ou des factures

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Choisir le chantier
Choisir le chantier

Lors de l’enregistrement d’une situation intermédiaire de chantier, sur l’écran des montants à ajouter ou à déduire, indiquer les situations précédentes ou le cumuls des situations précédentes.

précédentes ou le cumuls des situations précédentes. Saisir les situations précédentes, ne pas oublier les taux

Saisir les situations précédentes, ne pas oublier les taux de TVA

Ensuite il faut de même choisir l’affectation du chantier sur la fenêtre d’enregistrement de la situation :

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du chantier sur la fenêtre d’enregistrement de la situation : AFIGA manuel_GestionCommerciale.doc 21/11/2012

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Saisir le numéro de la situation, l’affectation de la situation à un chantier Si vous
Saisir le numéro de la situation,
l’affectation de la situation à un chantier
Si vous voulez que cela génère
une facture cocher la case
Si vous voulez que cela génère une facture cocher la case La partie client du tableau

La partie client du tableau de suivi des chantiers sera allimentés.

Vous pouvez saisir les factures reçues (les charges) pour le chantier (factures des artisans du chantier, EDF,…)

En saisie express des factures d’achat (facture des artisans), vous devez affecter la facture au chantier.

des artisans), vous devez affecter la facture au chantier. Saisie express Choisir l’artisan Accès à la
Saisie express
Saisie express
vous devez affecter la facture au chantier. Saisie express Choisir l’artisan Accès à la saisie de
Choisir l’artisan
Choisir l’artisan
Accès à la saisie de la facture
Accès à la saisie de la facture

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Saisir un libellé personnel : attention, si c’est une facture de travaux complémentaire, commencer votre
Saisir un libellé personnel : attention,
si c’est une facture de travaux
complémentaire, commencer votre
libellé par TMTS
Saisir le montant
Saisir le montant
Affecter la facture au chantier
Affecter la facture au chantier
Ajouter les ventilations comptables correspondant au fournisseur.
Ajouter les ventilations comptables
correspondant au fournisseur.

Les règlements aux artisans (ou autres fournisseurs) pour un chantier :

Sur l’écran d’accueil AFIGA

pour un chantier : Sur l’écran d’accueil AFIGA Accès à la saisie des règlements Puis saisir
Accès à la saisie des règlements
Accès à la saisie des règlements

Puis saisir votre règlement au fournisseur.

L’affectation des reglements se fait dans la consultation des comptes fournisseurs.

se fait dans la consultation des comptes fournisseurs. Accès à la consultation des comptes fournisseurs Choisir
Accès à la consultation des comptes fournisseurs
Accès à la consultation des comptes fournisseurs

Choisir un compte fournisseur, puis les dates de consultation.

Sur le compte fournisseur, double clic sur le règlement à affecter :

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42 Cliquer sur le bouton affectation, choisir l’affectation puis valider Ensuite cliquer sur valider la modification.
Cliquer sur le bouton affectation, choisir l’affectation puis valider
Cliquer sur le bouton affectation, choisir
l’affectation puis valider

Ensuite cliquer sur valider la modification.

Si vous avez saisis toutes ces informations, le logiciel aura enregistré toutes les informations pour suivre le chantier.

Pour enregistrer des travaux en mois ou en plus : faire un devis unique pour ces travaux

Tableau de suivi comptable :

devis unique pour ces travaux Tableau de suivi comptable : Accès au tableau des coûts Cliquer
Accès au tableau des coûts
Accès au tableau des coûts
Tableau de suivi comptable : Accès au tableau des coûts Cliquer pour choisir les artisans du
Cliquer pour choisir les artisans du chantier : Choisir un chantier, le % de marge
Cliquer pour choisir les
artisans du chantier :
Choisir un chantier, le % de marge et
le devis des travaux en mois ou en
plus

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Artisans du chantier :

Cliquer pour fermer la fenêtre
Cliquer pour fermer la fenêtre
Artisans du chantier : Cliquer pour fermer la fenêtre Sélectionner les artisans (1 par ligne et
Sélectionner les artisans (1 par ligne et les devis de cet artisan pour ce chantier)
Sélectionner les artisans (1
par ligne et les devis de cet
artisan pour ce chantier)

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21. Montant des achats réalisés auprès des fournisseurs

44 21. Montant des achats réalisés auprès des fournisseurs 2 - Bouton « Fournisseurs » 1
2 - Bouton « Fournisseurs »
2 - Bouton « Fournisseurs »
1 - Onglet « Autres
1 - Onglet « Autres
1 – Choisir le Fournisseur : vous pouvez utiliser l’ascenseur, ou la loupe de recherche
1 – Choisir le Fournisseur :
vous pouvez utiliser
l’ascenseur, ou la loupe de
recherche
Valeur HT sur l’année en cours + 3 ans
Valeur HT sur l’année en cours + 3 ans
de recherche Valeur HT sur l’année en cours + 3 ans Graphique de l’évolution des coûts
Graphique de l’évolution des coûts
Graphique de l’évolution des coûts
Liste des écritures comptables
Liste des écritures comptables

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45 BON DE COMMANDE   Logiciels Assistance Total Logiciels seuls Annuelle Gestion commerciale 135

BON DE COMMANDE

 

Logiciels

Assistance

Total

Logiciels seuls

Annuelle

Gestion commerciale

135

65

 

Comptabilité

135

65

 

Paye

135

65

 

Point de Vente-caisse code-barres

150

65

 

Bâtiment

300

103

 

Garages

390

103

 

Salon de coiffure

270

65

 

Gestion de camping

270

65

 

Packs gestion avec comptabilité intégrée

     

Mini Pack

210

108

 

Pack Bâtiment

335

150

 

Pack Garages

415

150

 

Pack Point de Vente-caisse code-barres

450

160

 

Ajout des fonctionnalités Point de vente-caisse codes-barres au pack Bâtiment ou Garages

300

52

 

Salaires en option pour l’un des packs gestion

115

55

 
 

TOTAL HT :

 

Supplément pour licence réseau jusqu’à 6 postes + 50 % .

 
 

TOTAL HT :

 

Douchette (lecture code-barres) 220.00 €

 
 

TOTAL HT :

 
 

TVA 19.6 % :

 

TOTAL TTC A REGLER PAR CHEQUE JOINT :

 

Date Mention « lu et approuvé » Cachet de l’entreprise

Votre agent

: :

Nos logiciels sont régulièrement actualisés :

Évolution de la législation, bonnes idées des utilisateurs et de leurs cabinets comptables. En souscrivant l’assistance maintenance proposée, vous bénéficiez, non seulement de l’appui des professionnels de la gestion qui ont conçu les logiciels mais aussi de la fourniture gratuite et systématique de ces mises à jour, conservant ainsi toute la valeur de votre investissement.

L’assistance AFIGA se fait sur une ligne téléphonique non surtaxée.