POE-01 ELABORACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

F. Efecto: 01-09-2018 F. Revisión: 01-09-2019 Versión 01 Pag. 1/4

Aprobado por: Álvarez Carhuaricra Jaime

Elaborado y Revisado por: Jorge Escudero Moreira Carlos

OBJETIVO: Elaborar y establecer un control de la documentación del almacén de manera tal que
permita mantener el orden, y cumplimiento de los procedimientos operativos estándar en cada etapa
del sistema de almacenamiento de los productos, así como de las funciones de las personas que
laboran en el almacén.

ALCANCE: Se aplica toda la documentación que tiene relación con el almacén.

RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la empresa redactar el Manual de Funciones y de

Procedimientos Operativos Estándar (P.O.E.), así también como hacer cumplir los pasos que en ella se
detallan.

FRECUENCIA: Los documentos tales como: procedimientos, registros, manuales, guías y etiquetas
tendrán una vigencia de 2 años a partir de su emisión, debiendo someterse a una revisión regular
para evaluar su efectividad.

DOCUMENTOS:
 Registros/Formatos
 Manuales
 Guías
 Procedimientos

MATERIALES FISICOS:
 Útiles de escritorio
 Papelería

PROCEDIMIENTO:

1. El Manual de Calidad y los Procedimientos Operativos Estándar deben tener la siguiente

estructura:
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Encabezado:

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Seguido de:

Objetivo: Es lo que se espera conseguir del procedimiento.

Alcance: A que aplica, lugar o cosa

Frecuencia: cada que tiempo se aplica

Documentos: Los documentos que se utilizan para la aplicación y cumplimiento del

procedimiento, cuando aplique

Materiales Físicos: Los materiales que se utilizan para la aplicación y cumplimiento del
procedimiento, cuando aplique

Procedimiento: Se describe las acciones y la forma cómo se realizarán.

Registros: Los documentos en los cuales se registran las acciones realizadas, cuando
aplique.

Hoja de control de cambios: Aquí se registran las modificaciones efectuadas al POE,

debiendo ser registrado al final de cada procedimiento, indicando el motivo de la
modificación realizada las razones de las actualizaciones o cambios y colocándose una
breve reseña de a quienes se distribuye sus copias y quienes la aplicarán en sus funciones.

2. El contenido de los documentos debe ser claro y preciso.

3. Debe archivarse los documentos de todas las adquisiciones, compras, canjes, ventas de
productos, Quejas y reclamos, devoluciones, muestras para clientes hasta por 1 año.

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4. Las actualizaciones y/o modificaciones del Manual y Procedimientos Operativos Estándar

deberán ser registradas codificando el número de versión, debiendo cada actualización ser
siempre revisada y aprobada por el más alto nivel de la empresa.
Ejemplo Segunda actualización o modificación del POE 01, la codificación del procedimiento
será POE 01 Versión 01
5. La documentación que ha sido actualizada debe ser sellada para indicar su reemplazo o
anulación. Adicionalmente, cada actualización documentaria debe ser registrada en Registros
de Control de Cambios.

6. Se debe llevar un registro manual y/o computarizado de todos los controles efectuados en el
almacén y se deben revisar regularmente.

7. En caso de pérdida de algún tipo de documentación el procedimiento será ir a la fuente base

o procedimiento o proceso que generó la documentación, y debe reportarse la incidencia
para establecer las medidas preventivas y/o correctivas correspondientes.

REGISTRO:

Hoja de control de cambios, copias y lecturas.

 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS, COPIAS Y LECTURAS

DOCUMENTO:

CODIFICACIÓN
TÍTULO

CONTROL DE MODIFICACIONES:

VERSIÓN FECHA MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

CONTROL DE COPIAS DE DISTRIBUCIÓN:

COPIA N° ASIGNACIÓN FIRMA FECHA

CONTROL DE LECTURA:

LEÍDO POR FIRMA FECHA

DIRECTOR TECNICO