CREACIÓN DE FORMULARIOS

Unidad 1. Introducción

Actualización abril 2017

Creación de formularios IAAP
1 Introducción

Índice

1. Definiciones
1.1. ¿Qué son los formularios?
2. Tipos de formularios
2.1. Formulario impreso
2.2. Formulario electrónico
3. Usos de los formularios
4. Evolución de los formularios
5. El “Ciclo de la vida” de los formularios

Material elaborado por el

Instituto Asturiano de Administración Pública “Adolfo Posada”
Textos: David Álvarez García
Depósito Legal: AS-01380-17

Gobierno del Principado de Asturias - IAAP

www.asturias.es/iaap

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Competencias a adquirir

Identificar los distintos tipos de formularios que nos podemos encontrar.

Conocer la evolución de los formularios (del papel a internet).

El ciclo de la vida de los formularios.

Introducción

1. Definiciones

1.1. ¿Qué son los formularios?

Definición de la RAE:

Impreso con espacios en blanco.

 http://dle.rae.es/?id=IFkhbd7

Artículo en Wikipedia:

Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el

usuario introduzca datos estructurados (nombres, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del
documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.

 https://es.wikipedia.org/wiki/Formulario

2. Tipos de formularios

A partir de las definiciones anteriores podemos ver que tenemos dos tipos muy diferenciados de
formularios en función del formato final en el que decidamos distribuir el formulario.

2.1. Formulario impreso

El formulario clásico en papel (o que para su tratamiento tenga que ser impreso) al que hace
referencia la definición de la RAE. Se trata de un documento con espacios en blanco para ser
rellenado y entregado a la persona u organización correspondiente.

Un ejemplo de formulario en papel puro podría ser una hoja de recogida de firmas, donde la persona
que diseña ese formulario lo imprime, lo distribuye y los usuarios finales rellenan los campos
solicitados y firman.

Otro de formulario impreso sería el formulario de petición de permisos, licencias y vacaciones que
actualmente se utiliza en la Consejería de Presidencia y Participación Ciudadana del Principado de
Asturias. No podríamos definirlo como formulario impreso puro ya que la distribución y

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cumplimentación del mismo se puede hacer por medios electrónicos pero sin embargo el paso final
es imprimirlo para firmarlo y entregarlo al órgano gestor.

 Este documento lo iremos utilizando lo largo del curso para ilustrar distintos ejemplos de
campos y los problemas de diseño que puede tener. El documento es accesible en la intranet
del Principado de Asturias y también te puedes descargar una copia en la carpeta “Ejemplos”
de esta Unidad 1.

Inconvenientes del formulario impreso:

En algunas ocasiones los formularios tienen que ser obligatoriamente impresos (a día de hoy con un
uso adecuado de la tecnología disponible esa obligatoriedad de imprimir el formulario debería darse

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en muy pocas ocasiones) para su cumplimentación y posterior tratamiento, sin embargo este tipo de
formularios presenta una serie de inconvenientes que nos deberían invitar a tratar de minimizar su
utilización en la medida de la posible:

Gasto de papel innecesario.

Riesgo de extravío en los distintos “cambios de mano”.

No trazabilidad. Un formulario impreso una vez entregado no queda ningún registro que nos
permita hacer un seguimiento del mismo.

La persona que lo recibe tiene que introducir los datos de manera manual en el sistema de
gestión y comprobar que esos datos rellenados por el usuario en el formulario sean correctos.

Volviendo ejemplo del formulario de permisos, licencias y vacaciones, si nos paramos a pensar un
poco vemos que tiene todos los inconvenientes mencionados anteriormente. Gasto de papel y tóner
al ser necesario imprimirlo para su posterior presentación. Riesgo de extravío, normalmente se le
entrega a un superior jerárquico que lo da de paso y lo remite a la sección de personal, por el
camino pasará por muchas manos. Una vez entregado no sabemos nada de la solicitud hasta que la
devuelven aceptada o rechazada. En la sección de personal todos los datos con las fechas solicitadas
los tienen que “teclear” en el sistema y comprobar que se ajusten a la normativa y disponibilidad de
días del solicitante. Si en este último paso se detecta algún error la sección de personal debería
contactar con el usuario solicitante para intentar subsanarlo.

Una “evolución” de los formularios que soluciona todos estos problemas es la utilización de
formularios electrónicos que nos permitirán automatizar gran parte del proceso de recogida de datos
y tratamiento de los mismos.

2.2. Formulario electrónico

Un formulario electrónico es una versión informatizada de esos formularios clásicos que evitan la
necesidad de imprimir el mismo lo que hace que elimine o al menos minimice los inconvenientes del
formulario impreso:

No hay gasto de papel.

El riesgo de extravío es prácticamente inexistente ya que el formulario queda

automáticamente registrado en el sistema de gestión al que va dirigido.

Trazabilidad: De manera sencilla queda un registro de “cuándo, qué y quién”.

Los datos los introduce en el sistema el propio usuario sin necesidad de terceras personas.

De manera más genérica podemos afirmar que los formularios electrónicos añaden una serie de
ventajas tanto en la distribución, en la cumplimentación como en el posterior tratamiento de los
datos recopilados.

Distribución: Es mucho más sencillo y se llega más rápido y a más gente realizando la distribución
utilizando medios electrónicos (correo electrónicos, lápices de memoria, intranet, publicación en sitio
web,…) que el medio tradicional de imprimir y repartir.

Cumplimentación: Mayor comodidad al poder cumplimentarlo en el propio ordenador o dispositivo

móvil con la ventaja de que nos podemos quedar con una copia.

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Tratamiento de datos: Por un lado, a la hora de rellenar el formulario el propio sistema debería ser
capaz de detectar los posibles errores y avisar al usuario para su subsanación. Una vez enviado el
formulario el receptor recibe los datos ya en formato electrónico y no es necesario que los vuelva a
teclear para introducirlos en el sistema de gestión correspondiente.

Un ejemplo de un formulario electrónico sería el formulario que figura en la Sede Electrónica del
Principado de Asturias que nos permite solicitar cita previa para Atención Primaria
https://www28.asturias.es/solicitudCitaPrevia/action/inicio?method=solicitudCita:

En este caso el usuario solicitante de la cita previa sería el encargado de introducir los datos
solicitados, el sistema realizaría la comprobación de esos datos solicitando la subsanación y no
dejando continuar el proceso en caso de error, y una vez todos los datos cumplimentados de manera
correcta se procedería al envío de los datos del formulario para el registro de la fecha/hora solicitada
sin necesidad de ninguna otra intervención humana.

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Inconvenientes del formulario electrónico:

El gran inconveniente de los formularios electrónicos es que al hacer uso de las nuevas tecnologías
hace que no sean compatibles con algunos perfiles de destinatario bien por falta de conocimiento o
por falta de acceso a esas tecnologías. Por ejemplo si queremos realizar una encuesta dirigida a
personas mayores, en la mayoría de los casos no tendrían problema para cumplimentar un papel
pero sería mucho más complicado que accedieran a una página web para cumplimentar esa
encuesta.

Como muchos habréis pensado los formularios no siempre se pueden catalogar al 100% en una de
estas categorías (impreso o electrónico), sino que tenemos formularios que podríamos denominar
“Formularios mixtos” que en función del uso que el usuario le dé a ese formulario este podría encajar
en una u otra categoría. El ejemplo del formulario de permisos, licencias y vacaciones en realidad
podría definirse como un formulario mixto ya que la tanto la distribución como la cumplimentación
del mismo se puede realizar de manera electrónica mientras que para la parte final del proceso
(envío y tratamiento de datos) se convierte en un formulario impreso.

Otro ejemplo de estos “formularios mixtos” serían algún tipo de solicitud que en función de las
medios que dispongamos para identificarnos (DNI electrónico, firma digital, usuario/contraseña,…)
hace que el paso de presentación sea diferente siendo en unos casos automático y en otros
necesario imprimir y presentarlo en un registro físico.

 A modo de nota comentar que existen multitud de herramientas para la creación de

formularios (algunas de las cuales veremos en la Unidad 3 de este curso), sin embargo,
conviene tener en cuenta que esta división en tipos de formularios que aquí planteamos
depende más del uso final que le demos al formulario (imprimirlo, distribuirlo una red, por
correo electrónico, colgarlo en una web,…) que de la herramienta que utilicemos para
confeccionarlo.

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3. Usos de los formularios

Partiendo de las definiciones de formulario mostradas en el punto 1 podemos ver que el uso de los
formularios es la recopilación de datos para su posterior tratamiento.

Para ver las distintas aplicaciones de los formularios podemos ver algunos ejemplos que
habitualmente nos encontramos en nuestra vida cotidiana tanto a nivel personal como laboral:

Solicitud de permisos, licencias y vacaciones

Se trata de un documento en pdf que como habíamos comentado permite ser cumplimentado de
manera electrónica pero que, sin embargo, en el proceso de envío al destinatario se tiene que
obligatoriamente convertir en un formulario en papel. En este caso los datos recopilados son la
identificación del usuario solicitante y las fechas solicitadas; el tratamiento es la comprobación de
esos datos y la concesión o no del permiso.

Solicitud de cita previa

Un formulario 100% electrónico (online) accesible a través de una url que nos permite solicitar una
cita en el sistema de Atención Primaria. Los datos solicitados son permitir la identificación del
paciente (CIP y fecha de nacimiento) y la elección de personal; el tratamiento de los datos nos
devuelve la fecha/hora asignada.

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Acceso a la intranet del Principado de Asturias

Un formulario online que nos solicita usuario y contraseña para acceder a determinados servicios. Es
el formulario habitual para el acceso banca electrónica, correo web, áreas privadas,…

Los datos recopilados son el usuario y la contraseña del usuario que quiere acceder a ese servicio; el
tratamiento de los datos consiste en la comprobación del usuario y contraseña para permitir o no el
acceso o no a esos servicios protegidos.

Otro ejemplo de este tipo de formulario (usuario/contraseña) es el que nos permite identificarnos
para acceder al área privada de la web del Instituto Asturiano de Administración Pública “Adolfo
Posada”:

Formularios de contacto, comentarios, correo,…

Son formularios que nos permiten recopilar opiniones, quejas, sugerencias, comentarios,…

Un ejemplo de este tipo de formulario es el “Buzón de consultas” que figura en la web del Instituto
Asturiano de Administración Pública “Adolfo Posada”, en este tipo de formulario se recopilan los

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datos de identificación del usuario y la consulta; el tratamiento de los datos sería la respuesta y/o
resolución de esa consulta.

 En este caso se trata de un formulario online, pero este tipo de formularios también los
podemos encontrar en papel como por ejemplo un buzón de sugerencias, una encuesta final de
un curso presencial,…

Formularios de búsqueda

Se trata de un formulario que nos podemos encontrar en la mayoría de páginas webs para permitir al
usuario buscar información en el contenido de dicha web.

Un ejemplo de este tipo de formularios es el buscador que figura en la cabecera de la página web del
Gobierno del Principado de Asturias (www.asturias.es).

Otro ejemplo conocido por todos es el buscador de Google, el formato es similar, un cuadro para
introducir el texto a buscar y un botón para iniciar dicha búsqueda. La gran diferencia es el
tratamiento de los datos y los resultados devueltos en función de esos datos pero ese “algoritmo” es
uno de los secretos mejor guardados por Google.

 A modo de curiosidad, comentar que en este tipo de formularios existen cierto tipo de
datos que el usuario no proporciona de manera explícita, como pueden ser ubicación desde la

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que accede, hora, navegador, dispositivo,… pero que sin embargo son utilizados por el
buscador para mostrar unos u otros resultados.

 Como habréis podido observar en estos distintos ejemplos el tratamiento de los datos
recopilados por un formulario puede requerir intervención humana (formulario de permisos o
formulario de contacto) o ese tratamiento de los datos puede ser completamente automático
(cita previa o usuario y contraseña).

4. Evolución de los formularios

Los formularios han ido evolucionando para adaptarse al uso de las nuevas tecnologías. Los pasos de
esa evolución podrían ser:

Papel y bolígrafo: Originalmente el formulario se distribuía de forma manual (entrega en

mano, enviar fax, correo postal,…), se cumplimentaba a bolígrafo y se remitía al destinatario
también de manera completamente manual. Correspondería a un formulario impreso puro.

Documento de escritorio: La extensión del uso del ordenador permiten que todo o parte del
proceso de distribución, cumplimentación y envío de datos sea realizado de manera
electrónica. El documento de escritorio permite que el formulario sea distribuido de manera
electrónica, sea cumplimentado en el propio ordenador y que el envío se realice desde del
propio ordenador (enviar email, ftp,…) o que se imprima para su posterior presentación
(como sucede con el formulario de licencias) para que el receptor pueda proceder a registrar
los datos recibidos. Es un formulario a caballo entre impreso y electrónico.

Online: Es el último paso evolutivo, se trata de formularios en los que todo el proceso se
realiza de manera electrónica. La diferencia fundamental con el documento de escritorio
radica en cómo se realiza el envío del formulario desde el usuario que cumplimenta el
formulario al destinatario del mismo dispondrá de funcionalidades (normalmente un botón
“Enviar”) que de manera automática y totalmente transparente al usuario guarda los datos
del formulario en un sistema de gestión al que el destinatario podrá acceder para trabajar con
esos datos. Correspondería a un formulario electrónico puro.

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5. El “Ciclo de la vida” de los formularios

Con “Ciclo de la vida” nos referimos a los diferentes estados (desde el punto de vista del creador del
formulario) por los que pasa un formulario para cumplir su cometido que, como habíamos
comentado, no es otro que la recopilación de datos para su posterior tratamiento.

Creación del formulario: Diseño y maquetación del formulario con la herramienta elegida (en
unidades posteriores veremos las distintas herramientas y los distintos criterios a aplicar para elegir
una u otra herramienta). En esta etapa el formulario puede ser creado desde cero o a partir de las
plantillas de las que dispongan las distintas herramientas pero también es muy habitual el convertir
un formulario existente (en papel u otro formato) a un formato actualizado y con nuevas
funcionalidades. Un ejemplo sería el convertir el formulario de permisos, licencias y vacaciones a un
formulario 100% online, en cuyo caso no sería necesario crear el formulario desde cero sino que se
podría aprovechar añadiéndole las funcionalidades que le faltan.

Distribución del formulario: Una vez creado el formulario el siguiente paso es la distribución del
mismo haciendo que llegue a todos los destinatarios de los que necesitamos recopilar datos.

Rastreo del formulario: Un seguimiento de los formularios enviados, que personas o grupos lo han
recibido, quienes lo han devuelto cumplimentado y la incorporación de los datos devueltos (de
manera más o menos automatizada) a nuestro sistema de gestión.

Análisis/tratamiento de datos: El último paso en la vida del formulario sería la comprobación de

los datos devueltos y el tratamiento de los mismos. Como habíamos comentado el tratamiento de los
datos puede estar completamente automatizado como en el caso del formulario de solicitud de cita
previa o de un buscador o puede requerir la intervención humana para realizar las acciones deseadas
con esos datos (responder a una comentario, generar estadísticas en función de encuestas, conceder
o denegar permisos,…).

ideas clave
Definición de formulario
Tipos de formularios
Evolución de los formularios
Ciclo de la vida de los formularios

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