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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION Y EL DEPORTE


ISUM
SECCION CS8A

PRODESORA:
ARELYS HERNANDEZ ALUMNOS:
ARMAS FEDERICK. CI. 25.990.925
WENDY CERRADA CI. 26.818.038
SISTEMA SOTFWARE GALAC

Es una empresa en el mercado de software venezolano desde el año 1991, demostrando una
exitosa experiencia brindando soluciones oportunas a las necesidades de contadores,
administradores, pequeñas y medianas empresas; creando software financieros y tributarios.
Le permite llevar la administración y la contabilidad haciendo énfasis en su manejo de sus
impuestos (libros de compras y ventas, declaraciones, retenciones de IVA, ISLR, etc.) lleva control
de sus inventarios, facturación, cuentas por cobrar, pagos, cuentas por pagar y sus bancos.
 MISIÓN: Brindar soluciones oportunas a las necesidades de Contadores, Administradores,
Pequeñas y Medianas Empresas, creando software financiero y tributario, manteniendo
contacto permanente con los clientes, en un ambiente de trabajo de interrelación y calidez,
buscando crecimiento y bienestar de socios, empleados y asociados.
 VISIÓN: Llegar a ser la empresa líder en Venezuela en soluciones oportunas y de valor
agregado en el mercado de Software Financiero y Tributario. Fomentando alianzas con
empresas a nivel Nacional e Internacional y multiplicando a través de ellas nuestro estilo de
alto contacto y calidez.

Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Gálac


Software y su diseño está orientado para ofrecerle máxima rapidez y exactitud en el cálculo de la
contabilidad.
El Manual del Usuario es una guía de consejos prácticos que le permite obtener un mayor
rendimiento en el uso de su sistema.
El sistema es:

 Rápido y fácil de usar: Porque está diseñado para brindarle mayor rapidez y eficiencia en el
procesamiento de sus datos contables.

 Muy amigable: Las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para brindar a los usuarios
la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de sus tareas.
Cabe destacar que el manual está dirigido exclusivamente a la orientación funcional del sistema, es
decir, los procedimientos a seguir en la utilización del mismo, constituyendo una guía para crear y
trabajar con la contabilidad y no hace referencia en lo absoluto a la instrucción de los principios
contables.
CREACION DE USUARIO

 CONFIGURACIÓN
El sistema Contabilidad, efectúa operaciones de cálculos, las cuales para su correcto
funcionamiento requieren que ciertas opciones de la Configuración Regional de Windows se
encuentren con los valores adecuados, siguiendo los siguientes pasos:
1. Haga clic en Inicio.
2. Luego clic en Panel de Control
3. Seguidamente clic en configuración regional y de idioma, en la ventana que aparece haga clic en
configuración adicional; ingrese el formato para fecha. El formato recomendado para la fecha es:
“formato para número y moneda”, ejemplo: el (.) punto como separador de miles y la (,) coma como
separador decimal. Ej. 999.999,99
 ¿Cómo utilizar el SOFTWARE GÁLAC?

 Nomenclatura
Cuando un texto aparece escrito en letra negrita, es un comando, tecla o texto que aparece en su
computador. Ejemplo: Compañía (es un menú), (las teclas), contabilidad (es el comando que se
escribe para ingresar al sistema).
Cuando el texto aparece entre “<>” se refiere a una tecla que se encuentra en su teclado. Por
ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su teclado identificada
con “F6”.
En este manual las teclas significan lo mismo que en su teclado, solo que aparecen de una forma u
otra dependiendo de si está en español o en inglés.
 Entrar al sistema
1. Después de instalar el sistema se creó automáticamente un acceso directo del mismo llamado
Contabilidad, para ejecutar el sistema haga doble clic.
2. A continuación obtendrá la pantalla de presentación del sistema. Haga clic en el botón de
continuar para entrar al sistema.
3. El sistema le solicitará el Nombre del Usuario y Clave, coloque como nombre la palabra JEFE y
como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad.
4. Vaya al Capítulo Primeros Pasos en donde se le explica cómo comenzar a trabajar con el
software gálac.

 SEGURIDAD
El sistema Contabilidad contiene una opción de seguridad, la cual permite que cada uno de los
usuarios del sistema tenga una clave personal y un nivel de acceso definido según sus funciones.
Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del sistema.
Usted puede acceder la opción de seguridad o configuración de usuario, seleccionando haciendo
clic en la palabra Seguridad, ubicada en la parte lateral izquierda de la ventana (Ventana parámetros
de contabilidad).
Al hacer clic en la pestaña Seguridad se mostrará otra ventana (Ventana Usuario)

la cual muestra todos los usuarios registrados en el sistema, se puede apreciar por: el Nombre (log
in), Nombre y Apellido, Cargo, E-mail, Status y el tipo de usuario.
Al hacer clic en un determinado usuario puede:

 Reiniciar Password

 Insertar copia de usuario


Nota: También puede insertar, modificar, eliminar, consultar y desactivar usuarios
 Insertar Usuario
Para insertar un usuario al sistema haga clic en Insertar (Menú usuario)
El sistema le mostrará una ventana (Ventana insertar usuario)
Nombre (Log in): Ingrese en nombre o lo gin del usuario que va a insertar.
Nombre y Apellido: De igual manera ingrese el nombre y apellido del usuario.
Cargo: Ingrese el cargo del usuario dentro de la empresa.
Email: Ingrese una cuenta de correo del usuario que está insertando.
Es Supervisor: Active si el usuario que está agregando es supervisor.
Active las opciones necesarias para el nuevo usuario que está agregando.

Puede ayudarse con los botones ubicados en la parte superior de la ventana para “Marcar
Todo” o Desmarcar Todo” y “Expandir o Colapsar”

Al terminar de ingresar los datos solicitados haga clic en el botón insertar

El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Seguidamente haga clic en el botón activar usuarios

 Reiniciar Password

Otro de los beneficios de seguridad de su sistema Contabilidad es el reinicio de Password para


llevar a cabo este proceso seleccione el usuario al cual le reiniciara el Password luego haga clic

en el botón El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Ingrese y confirme el nuevo Password, luego haga clic en el botón Continuar.


 Cambiar Password

El sistema Contabilidad le ofrece la posibilidad de cambiar el Password de acceso de los


usuarios, para ello seleccione el usuario al cual desea cambiarle el Password, luego haga
clic en el botón cambiar Password. El sistema le pedirá ingresar el Password actual, luego
ingresar y confirmar el nuevo Password, seguidamente presione el botón Continuar

 Salir del Programa


Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el Menú Principal
del mismo, haga clic en el menú G, Salir del Programa o presionar Ctrl. Q.

El programa pedirá confirmación con relación a la salida, enviando el siguiente mensaje:


CREACION DE EMPRESA

 Ciclo Básico
Para que empiece a trabajar con el sistema Contabilidad debe seguir los siguientes pasos:

Crear y Escoger Configurar Crear Cuentas


la Compañía Parámetros Contables

Definir Cuentas

Insertar
Comprobante de
Apertura

Insertar Insertar
Solicitar
Comprobantes Comprobantes
Informes
de Ajustes Contables
 Crear Compañía
Una característica importante del programa de Contabilidad es que permite al usuario trabajar
con tantas compañías como desee, es decir, es multicompañía.
Para crear una compañía, usted debe seguir los siguientes pasos:
1. Desde el Menú Principal seleccione el menú Compañía Insertar, el programa le mostrará
la siguiente ventana.

Los siguientes datos solicitados:


Datos Cantables

Código de compañía: El programa sugiere un código para identificar la compañía. Usted puede
modificarlo en caso de ser diferente al que utiliza.

Nombre: Introduzca la razón social (nombre) de la compañía. El programa permite un máximo


de 50 caracteres.
N.RIF: Indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones.
N.NIT: Indique el número de RIF. No debe incluir ni puntos ni guiones. Tipo de
Contribuyente: Escoja entre Persona Natural o Jurídica.
Pestaña Módulos

Indique con el ratón haciendo Clic en el recuadro si:


 Usa costo de ventas
 Usa Módulo de Activos Fijos
 Usa Auxiliares
 Usa Centros de Costos Pestaña Datos Generales

Indique los datos generales que se indican en pantalla.


Dirección, Ciudad, Teléfonos, Estado, Zona Postal.
Una vez concluido esta carga de datos, haga clic en el botón Grabar o presionar F6
Acto seguido se le presentará la siguiente pantalla:

Presione el botón Aceptar aparecerá una pantalla en la cual le pedirá los siguientes datos:

Fecha de apertura: indique la fecha de apertura del ejercicio. Además, indique en el recuadro si
el primer período es un período corto (es decir, que su duración es menor a 12 meses).
Fecha de cierre: este campo será asignado automáticamente por el programa después de que
usted indique la fecha del ejercicio contable de la compañía.
Tipo de numeración: este campo se refiere a la forma en que usted numera los comprobantes
contables de la compañía. El programa trae tres posibles tipos de numeración de comprobantes:
• Tipo-Mes-Número: en esta opción el sistema le permite clasificar u organizar los
comprobantes contables por Tipo Comprobante, mes en que se registra y un número
sugerido por el sistema. Los tipos de comprobantes pueden ser definidos por el usuario
(Ver Personalización del Programa).
• Número Consecutivo: todos los comprobantes, sin importar el mes de registro serán
enumerados consecutivamente, iniciándose con el número 1 en cualquier período contable.
• Mes-Número Consecutivo: es parecido al punto anterior, con la salvedad que los
comprobantes son clasificados por mes y un número consecutivo. Pestaña Datos
Generales

Desea copiar el catálogo de una compañía ya existente: indique marcando en el recuadro si


usted quiere utilizar el catálogo de otra compañía registrada previamente en el programa. En caso
contrario usted deberá crear un catálogo de cuentas propio.
Si usted marcó esta opción entonces debe escoger la compañía de la cual copiará el catálogo.
Escriba el nombre de la empresa o * y haga <Clic> en buscar para obtener la lista de empresas.
Seleccione la deseada con Doble <Clic>
Cuentas con cero a la derecha: active esta opción, si desea utilizar en la codificación del
catálogo contable ceros a la derecha. Esta forma de trabajar es usualmente utilizada en la
administración pública.
Primer nivel para asientos: si indicó que no utilizará catálogo por defecto, indique después de
incluir la estructura, el primer nivel que desea se defina para tener asientos o movimientos
asociados.
Nivel para impresión: indique el primer nivel de detalle que se utilizará para la impresión de los
informes.
Pestaña Cierre de Mes

Si usted indicó que utiliza cierres mensuales, tendrá la posibilidad de no permitir ingresar,
modificar o eliminar comprobantes en un mes ya cerrado. Valide las fechas asignadas por el
programa.
CREACION DE CUENTAS

Si usted desea crear un catálogo de cuentas propio debe indicar previamente que
no utilizará catálogo por defecto y posteriormente incluir la estructura del catálogo de cuentas
que desea utilizar, para que el sistema de Contabilidad conozca la codificación para las distintas
cuentas con las cuales trabajará, de la precisión de la codificación dependerá la precisión del
código contable.

Es conveniente que, antes de continuar, usted revise la estructura de los catálogos de cuentas
contables pre-definidos por el programa.
Especificar los niveles de cuenta contable significa indicar la estructura del código de cuentas
que usted desea crear. La estructura de cuentas más simple suele dividir el código de cuentas en 4
niveles: Tipo, Mayor, Sub-Mayor y Auxiliar.
Ejemplos:

Tipo: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos, Gastos.


Sub-Tipo: Activo Circulante, Fijo, Pasivos Circulantes, Fijos, etc.
Mayor: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.
Sub-Mayor: Comerciales, Gobierno, Internacionales, etc.
Auxiliar: Clientes específicos, Por ejemplo: Informática Gálac, s.a.
Puede cargar con su sistema de Contabilidad hasta 10 niveles en la estructura de su código de
cuentas.
Al indicar los Niveles de Cuentas, usted debe indicar para cada nivel la longitud.

Por Ejemplo:
La longitud es la cantidad de dígitos que contiene un nivel. Una vez finalizado el proceso de
insertar compañía, usted NO PODRÁ cambiar la estructura del catálogo de cuentas.
Ejemplo: Cuentas por cobrar comerciales Cliente 001

1.3.01.01.001

Activo Cliente 001

Longitud 1 Longitud 3

Activo
Comerciales
Circulante
Longitud 2
Longitud 1 Cuentas por
Cobrar

Longitud 2
Pestaña Cuentas Informes
 Insertar Cuentas Contables

Para ingresar cuentas en su catálogo, desde el Menú Principal seleccione el menú Cuenta
Insertar, el programa le mostrará la siguiente pantalla:

Código: Escriba el código de la cuenta. Usted puede ingresar los números utilizando como
separador el punto.
Las cuentas contables deben cargarse en orden jerárquico, es decir, del nivel más general al más
detallado.
Ejemplo:
Debe ingresar primero la cuenta 1 (Activo) y después la 1.1 (Activo Circulante), etc.
Descripción: Escriba el nombre de la cuenta contable.

Naturaleza: seleccione entre Debe y Haber, para indicar si la naturaleza de la cuenta incluida es
deudora o acreedora. Esta información le permite al programa indicar el signo del saldo de la
cuenta en los informes financieros.

Tiene Sub-cuenta: si la activa es que la cuenta tiene otro nivel, esto quiere decir, que la cuenta
incluida es mayor en orden jerárquico.
Ejemplo:
La cuenta 1.1.2 es una subcuenta de la cuenta 1.1
Cabe destacar que las cuentas a las que se le indique que no tienen subcuentas son las que se
podrán utilizar en los asientos contables, pues las cuentas que tienen subcuentas son totalizadoras
y se les pueden asignar montos directamente.
Tiene Auxiliares: Los auxiliares manejan en forma operativa y detallada todas las transacciones
de la empresa.
El sistema Contabilidad, le permite manejar los auxiliares de sus clientes, proveedores y
personales.
(Ver Información Adicional Auxiliares, de su manual de usuario).
Es Activo Fijo: si la cuenta que está incluyendo es la cuenta del grupo de los activos fijos debe
activar esta opción y escoger el grupo de Activos correspondiente.
(Ver Información Adicional Activos Fijos, de su manual de usuario).
Haga Clic en el botón Grabar para guardar.

 Definir Cuentas Informes


Al insertar la compañía usted debe haber definido los números de las cuentas principales que van
a estructurar los Informes de Balance General y Ganancias y Pérdidas. Si desea hacer alguna
modificación debe:

1. Activar el modo avanzado. G Activar Modo Avanzado


Ir al menú Cuenta Definir Cuentas Informes, ahí podrá redefinir las cuentas que fueron
ingresadas al insertar la compañía
 Grupos de Inventario

Los inventarios representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios
tipos de empresa, por lo cual existen diferentes rubros de inventarios como por ejemplo el
inventario de mercancías, productos terminados, productos en procesos, etc.

El sistema Contabilidad realiza el cierre automático del inventario para lo cual usted debe
indicar en la opción del menú Cuenta Definir Grupos de Inventario el sistema le mostrara la
siguiente ventana:

Nombre del Grupo: Indique el nombre del grupo de inventario que utiliza su empresa. Ejemplo:
Materia Prima, Productos Terminados, En tránsito, etc.

Inv. de Mercancías: Este tipo de cuenta debe ser de Activo y permitirá al programa determinar
cuál es el inventario inicial de la empresa al momento de generar el comprobante de cierre del
inventario.

Inventario Inicial: El tipo de cuenta debe ser de costo y determina el saldo inicial de la cuenta
de inventario.

Inventario Final: El tipo de cuenta debe ser costo. Al momento de realizar el cierre el saldo de
esta cuenta pasará a ser parte del Inventario de mercancía.

Importante:

• Usted debe crear tantos grupos como inventarios maneje en su empresa. Después de haber
creado todos los grupos haga clic en el botón de grabar.
• Si no desea utilizar alguno de los grupos que vienen por defecto, no coloque ninguna, ya
que el programa la eliminará
 Sustituir Cuentas
El sistema Contabilidad le permite sustituir cuentas, para ello haga clic en el menú Cuentas
Sustituir Cuentas El sistema le mostrara la siguiente ventana:

Ingrese el código de cuenta original, de igual manera ingres el código de cuenta nuevo.
Seguidamente presione el botón Sustituir

 Sincronizar Naturaleza
Para sincronizar la naturaleza de cuentas haga clic en el menú Cuentas Sincronizar
Naturalezas El sistema realizará un proceso de forma automática, al finalizar le mostrará el
siguiente mensaje:

 Sincronizar Niveles de Cuentas


Para sincronizar los niveles de cuentas haga clic en el menú Cuentas Sincronizar Niveles de
Cuentas El sistema le mostrara el siguiente mensaje:
 Insertar Comprobantes
Para insertar los comprobantes contables, desde el <Menú Principal> seleccione el menú
Comprobantes Insertar. El programa le mostrará la siguiente ventana.

Indique los siguientes datos solicitados:


Fecha: Indique la fecha de registro del comprobante.
Número: Indique el número del comprobante. Los datos solicitados dependerán del tipo de
numeración de comprobante que usted definió cuando insertó la compañía. El sistema le sugiere
uno por defecto.
Descripción: Indique la descripción del comprobante.
Nombre de la cuenta: El programa le indicará automáticamente la descripción de la cuenta
utilizada en el asiento contable que este editando en este momento.
Status: El programa mostrará automáticamente si el comprobante está contabilizado y
descuadrado.
Centro de costos: Si tiene activada la opción de centros de costos el programa le mostrará esta
opción. La información del centro de costo será mostrada por el programa después que usted
indique en el asiento contable que este editando en ese momento el centro de costo asociado.
Utilice * <Intro> para ver la lista de Centro de Costos.
Generado por: Coloca automáticamente el nombre del usuario que lo creó.
Fecha Ult. Modo.: El programa coloca automáticamente el nombre del usuario que lo modificó
y la fecha del último cambio del comprobante.
Nombre del Auxiliar: Este campo será visible solamente si usted activo la opción de auxiliares
contables. Cada vez que usted se encuentre incluyendo una línea de asiento y el programa
determine que esa cuenta tiene auxiliar asociado le solicitará el código del auxiliar a utilizar.
Utilice * <Entre> para ver la lista de Auxiliares.
 Asientos
Los asientos del comprobante son los diferentes débitos y créditos (cargo y abonos) que
conforman el comprobante.

Por ejemplo:
Si la compañía realizó la adquisición de este sistema de Contabilidad, usted emitió un cheque a
nombre de INFOTAX, INFORMATICA TRIBUTARIA, S.A. por Bs.
XX.XXX,XX, los asientos del comprobante correspondiente serían:

Detalle Monto al Debe Monto al Haber

XX.XXX,XX
Gastos

Bancos XX.XXX,XX

Usted debe indicar la siguiente información:


Cuenta: Indique la cuenta contable a utilizar. Puede utilizar los mecanismos de ayuda, como, por
ejemplo: al colocar el carácter <*> y presionar <INTRO> el programa le mostrará todas las
cuentas del catálogo contable.
Fecha: Si la fecha del comprobante contable no corresponde con la fecha del asiento usted puede
indicarla.
Ref.: Escriba el número de referencia para el asiento. Este número será el que soporte al asiento,
por ejemplo, si el asiento corresponde a un crédito a bancos por un cheque, el número de
referencia sería el número del cheque. Este campo puede ser activado o desactivado por
parámetros generales.
Auxiliar: Si la cuenta contable está definida que maneja auxiliares, coloque el código del
auxiliar asociado a la cuenta contable.
C.C.: Coloque el signo de <*> o coloque el código del centro de costo asociado al asiento
contable.
Descripción: Indique la descripción del asiento contable. Si usted indicó en los parámetros de
comprobante que la descripción del asiento sea la misma del comprobante contable el programa
se la colocará automáticamente. Si no, coloque la descripción. (Ver parámetros del sistema)
Debe / Haber: indique el monto de la línea del asiento, donde corresponda.
Monto: Si usted indicó en Parámetros del Sistema Comprobantes que la presentación de los
montos era a 1 (una) columna indique el valor de la línea de asiento. Recuerde que los saldos
negativos denotan al haber y los positivos al debe.
Diferencia: El programa le mostrará los totales de los asientos que componen el comprobante. Si
existe alguna diferencia entre el saldo al debe o al haber se lo indicará en el campo de diferencia.
Los comprobantes que tengan status de descuadrado el programa no los contabilizará y por tal
motivo no aparecerán reflejados los saldos en ninguno de los informes.
El sistema sólo aceptará comprobantes descuadrados si la opción está activada en parámetros del
Sistema Comprobantes
Reversar Comprobantes Contables
El proceso de reversar un comprobante contable es generar, un comprobante inverso al
comprobante original. En otras palabras, es el proceso mediante el cual se mantienen las mismas
cuentas del comprobante original, pero se invierten la naturaleza de los montos incluidos: Debe
por Haber o viceversa.
El efecto ocasionado entre el comprobante original contabilizado y el reverso del mismo es nulo.
Para reversar un comprobante haga clic en el menú Comprobante Reversar. El sistema
mostrara la siguiente ventana de búsqueda:

Presione clic en el botón buscar, luego de la lista que aparece seleccione el comprobante y haga
clic en el botón Reversar, el sistema le mostrara la siguiente ventana:

Verifique los datos del comprobante y luego haga clic en el botón Grabar Importante:

• Un comprobante puede ser reversado únicamente si ha sido previamente contabilizado.


• El reverso debe ser contabilizado para que tenga efectos sobre los saldos de las cuentas. Se
realizará de manera automática si usted utiliza la contabilización automática, en caso contrario,
seleccione la opción de contabilización. (Ver contabilización manual).
PLAN DE CUENTAS
A continuación crearemos las cuentas con las que vamos a trabajar: Ir a
Comprobantes/Cuentas/Balances, seleccionar Cuentas, dar clic en Insertar, llenar los datos y
por ultimo Grabar
CODIGO DESCRIPCCION
1.03.01.0.001 ACTIVO CORRIENTE
1.01.01.0.001 BANCO M
1.01.01.0.002 BANCO P
1.01.01.0.003 CUENTAS POR COBRAR
1.03.01.0.004 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
1.04.01.0.005 INVENTARIO
1.04.01.0.006 INVENTARIO EN EXISTENCIA
1.07.01.0.007 CREDITOS FISCALES
1.07.01.0.008 IVA CRÉDITO FISCAL
1.09.01.0.009 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.10.01.0.10 VEHICULOS (Tildar que es un Activo Fijo) y seleccionar al
grupo al que pertenece (Vehículos)
1.11.01.0.011 DEPRECIACION ACUMULADA
1.11.01.0.012 DEPREIACION ACUMULADA VEHICULO
2.01.02.0.002 PASIVOS CORRIENTES
2.01.02.0.003 CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES
2.04.02.0.004 DEBITOS FISCALES
2.04.02.0.005 IVA DÉBITO FISCAL
2.04.02.0.006 RETENCIÓN DE ISLR
2.04.02.0.007 IMPUESTO POR PAGAR
4.01.03.0.008 VENTAS NACIONALES
4.01.03.0.009 VENTAS
4.01.03.0.010 Ventas Brutas Sector Publico
4.01.03.0.011 Ventas Brutas Sector Privado
5.01.04.0.012 COMPRAS
5.01.04.0.013 COMPRAS NACIONALES
5.01.04.0.014 INVENTARIO INICIAL
5.01.04.0.015 INVENTARIO FINAL
6.01.05.0.016 GASTOS
6.01.05.0.017 NOMINA
6.01.05.0.020 GASTOS DE ALQUILER
6.01.05.0.021 GASTOS DE ELECTRICIDAD
6.01.05.0.022 GASTO TELEFONO / INTERNET
6.01.05.0.030 GASTO DE DEPRECIACIÓN
¿Cómo realizar respaldos en tu sistema Gálac Software?
Existen tres maneras de realizar un respaldo según la aplicación que posea

a. Copia de seguridad: Se realiza por el Administrador de Base de Datos “Es el


respaldo más recomendable y confiable a realizar”.

- Ubicar en el escritorio el ícono del Administrador de Bases de Datos.


Cuando le aparezca la ventana de Administración de Bases de Datos (Login), ingrese
al mismo haciendo clic en el botón de Conectar.

Figura 1. Ícono y ventana de login en el Administrador de Base de Datos.

- Una vez en el Menú Principal debe seleccionar: Base de Datos -> Mantenimiento
-> Copia de Seguridad
Figura 2. Menú de acceso al proceso “Copia de Seguridad”.

- Seleccione la aplicación según el programa que posea y presione el botón


Grabar

Figura 3. Ventana para seleccionar la aplicación a respaldar.

- Aparecerá el siguiente mensaje, al cual le diremos Cerrar.

Figura 4. Mensaje para consultar el archivo con el reporte del proceso.

- Por último esperamos que nos indique que el respaldo finalizó con éxito. Hacemos
clic en Aceptar.

Figura 5. Mensaje indicando fin del proceso.

b. Respaldo mdf y ldf: se utiliza cuando la copia de seguridad presenta alguna


situación.
- Ubicar en el escritorio el ícono del Administrador de Bases de Datos.
Cuando le aparezca la ventana de Administración de Bases de Datos (Login), ingrese
al mismo haciendo clic en el botón de Conectar

Figura 6. Ícono y ventana de login en el Administrador de Base de Datos.

- Una vez en el Menú Principal debe seleccionar: Base de Datos - Mantenimiento -


Respaldar Archivos

Figura 7. Menú de acceso al proceso “Respaldar Archivos”.

- Seleccione el nombre de la aplicación a respaldar según el programa que


posea
Figura 8. Ventana para seleccionar la aplicación a respaldar.

- Una vez seleccionada la aplicación como se muestra en la pantalla siguiente le


decimos Respaldar y luego confirmamos que Sí.

Figura 9. Confirmación de inicio del proceso.

- Seguidamente aparecerá el mensaje de proceso finalizado; le decimos Cerrar.

Figura 10. Mensaje para consultar el archivo con el reporte del proceso.

- Finalmente debemos esperar el mensaje de que el respaldo culminó con éxito.


Hacemos clic en Aceptar.
Figura 11. Ventana de finalización del proceso.

c. Respaldo “.ZIP”: se realiza por el sistema según el programa que posee.

Hay varios tipos de Respaldos Zip:

a. Respaldo Total, es decir, de Todas Las Empresas (Compr. Texto)


b. Respaldo de Una Empresa, obviamente es el que se realiza de una solo empresa
c. Respaldo Todas las Empresas (Indiv.), el mismo se realiza de todas las
empresas de forma individual, es decir las muestra de forma separada.

Seleccionamos las opciones que se nos muestran en la siguiente pantalla

Figura 12. Opción “Respaldar / Importar-Exportar Datos” en el módulo Menús.

Seguidamente decimos Respaldar

Figura 13. Menú Respaldar.


Una vez que seleccionamos Respaldar como dice en la Figura 13 aparece la
siguiente pantalla (Ver Figura 14), donde vamos a escoger la cantidad de empresas
según el tipo de respaldo zip que deseamos realizar. En este caso es un Zip de Todas Las
Empresas (Compr. Texto) Lo podemos ver más claro en la Figura 15.

Figura 14. Respaldo en zip tipo “Todas las empresas (Compr. Texto).
Figura 15. Zip Todas Las Empresas (Compr. Texto).

A continuación todas las opciones disponibles para realizar Respaldo: Figura 16 y


Figura 17.
Figura 16. Zip de una empresa.
Figura 17. Zip de Todas Las Empresas
REPORTES CONTABLES DEL SISTEMA GALAC.

Balance General
El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado.
Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que
organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). La
finalidad de esta herramienta contable es saber cuál es la situación financiera de la empresa.

Estado de Resultado
Es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se
obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. Este reporte permite conocer
de forma detallada cuáles han sido las ganancias o pérdidas del ejercicio, lo cual contribuye en la
toma de decisiones.

Balance de comprobación
Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de
los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta
forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.

Mayor Analítico
El mayor analítico es un reporte detallado de Gálac que permite comprobar todas las
operaciones realizadas en el libro diario, pero de forma mucho más detallada y simple. La finalidad
es contar con un acceso rápido a esta información de valor.

Estado de resultado por Centro de Costos


El estado de resultado por centro de costos es igual al estado de resultados tradicional, solo
que cuenta con la diferencia de que brinda información por cada uno de los centros de costos.
Este reporte generado por Gálac es perfecto para las empresas que tienen un proceso productivo
con varios centros de costos o departamentos donde se realiza el proceso de producción.

Balance de comprobación por Centro de Costos


Al igual que sucede con el estado de resultado por centro de costos, el balance de
comprobación por centro de costos permite obtener información detallada sobre el estado
financiero de la empresa detallado por centro de costos. Permite elaborar el balance de situación
de la empresa y tener un mejor control sobre la situación financiera de forma más práctica, ya que
se permite obtener información por departamento o centro de costos.

Reportes generados por Gálac Software


Imprimir Comprobantes
Para imprimir los comprobantes haga clic en el menú Comprobante  Imprimir El sistema le
mostrará la siguiente ventana:

Ingrese los parámetros del informe, luego haga clic en el botón Pantalla para visualizarlo o
Impresora para imprimirlo.

Comprobante de Apertura del Ejercicio


Si usted desea indicar los saldos iniciales de las cuentas de balance, haga clic en el menú
Comprobantes  Apertura del Ejercicio.

Fecha, numeración y descripción del comprobante y asientos contables los coloca


automáticamente el programa.
La manera de ingresar la información es exactamente igual a la explicada en
comprobantes contables.

Comprobante de Reservas
Para modificar un comprobante de reserva haga clic en el menú Comprobante
Comprobante de Reservas

Balances
Por supuesto, Gálac también es capaz de imprimir y brindar información rápida de
visualización para balances.

Visualizar Balance General

Para visualizar un balance general haga clic en el menú Balances  Balance General
Se mostrará la siguiente ventana:

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Estado de Resultados

Para visualizar los estados de resultados haga clic en el menú Balances  Estados de
Resultados. Se mostrará la siguiente ventana

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Balance de comprobación
Para visualizar el balance de comprobación haga clic en el menú Balances  Balance de
Comprobación. Se mostrará la siguiente ventana.

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Mayor Analítico

Para visualizar el mayor analítico haga clic en el menú Balances  Mayor Analítico. Se
mostrará la siguiente ventana.

Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Estado de resultado por Centro de Costos

Para visualizar los resultados por centro de costos haga clic en el menú Balances 
Estado de Resultados por Centro de Costos. El sistema le mostrará la siguiente ventana:
Ingrese los parámetros que necesite luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Balance de comprobación por Centro de Costos

Para visualizar los balances de comprobación por centro de costos haga clic en el menú
Balances  Balance de comprobación por Centro de Costos. El sistema le mostrará la
siguiente ventana:

Informes
Gálac también permite visualizar informes de distintos tipos. A continuación, todos:

Informe de Resumen Diario

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Resumen Diario. El
software le mostrará la siguiente ventana:
Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Informe de Diario de Comprobante

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Diario de Comprobante. El
software le mostrará la siguiente ventana:

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para


imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Informe de Movimientos de Cuentas

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Movimiento de Cuentas. El
software le mostrará la siguiente ventana:
Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Informe Varios

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Varios. El
software le mostrará la siguiente ventana:

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para


imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Comprobantes de Contabilización Automáticos

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Comprobantes


de Contabilización Automáticos. El software le mostrará la siguiente ventana:
Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Informes Financieros

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Financieros. El
software le mostrará la siguiente ventana:

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para


imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Al activar el modo avanzado G  Activar Modo Avanzado encontramos los siguientes ítems
de menú.

Informe de Inconsistencias

Para visualizar este informe haga clic en el menú Informe  Informes Financieros. El
software le mostrará la siguiente ventana:
Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Informe de Depreciación

Para visualizar el informe de depreciación haga clic en el menú Activo Fijo  Informe de
Depreciación. El software le mostrará la siguiente ventana:

Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para


imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

Otros Informes (Activos Fijos)

Para visualizar otros informes presione clic en el menú Activos Fijos  Otros Informes.

El software le mostrara la siguiente ventana:


Escoja el informe de su preferencia luego presione clic en el botón Impresora para
imprimirlo o clic en el botón Pantalla para visualizarlo por pantalla.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS QUE PRESENTAN LA


CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADA

Contabilidad Manual
Debes hacer la contabilidad de tu pequeña empresa. Eso no significa que tengas
que comprar programas caros de contabilidad y una computadora con una gran cantidad
de memoria. En realidad, puedes llevar un libro de papel si lo deseas. La contabilidad
manual en un libro de papel tiene ventajas sobre la contabilidad computarizada, pero que
también tiene desventajas.

Curva De Aprendizaje

Si estás aprendiendo a hacer la contabilidad de empresas por primera vez, la


contabilidad manual te puede enseñar los entresijos de balancear los débitos y créditos y
mantenerte al día con las cosas tales como los costos de depreciación y los gastos
generales. Esta experiencia práctica te ayuda a comprender las operaciones contables si
después informatizas tu contabilidad.
Tiempo

Una de las desventajas de la contabilidad manual es la cantidad de tiempo que


tienes que poner en esta. Debido a que no tienes una computadora que categoriza y suma
las cifras, debes hacerlo tú mismo. Se necesitan más horas para hacer la contabilidad
manual que las que se necesitan con la contabilidad computarizada.

Trabajo Rutinario

La contabilidad manual puede parecer mucho más tediosa que la contabilidad


computarizada. Tienes que sumar columnas con precisión, comprobar dos veces tu trabajo
y escribir números físicamente. Estas tareas rutinarias son manejadas eficientemente por
los sistemas computarizados.

Costo

Una de las principales ventajas de la contabilidad manual es el ahorro de costos. El


software de contabilidad puede ser costoso. Si estás comenzando un negocio, puedes
ahorrar dinero al hacer la contabilidad en un libro de papel. Si haces el trabajo tu mismo,
puedes incluso ahorrar el gasto de tener un contador.

Libertad de las máquinas

Con la contabilidad manual, estas libre de las computadoras. Puedes hacer este tipo
de contabilidad en cualquier lugar, incluso en el hogar o durante un viaje de autobús o
tren. En realidad, esto puede liberar parte de tu jornada laboral. Además, no tienes que
preocuparte por problemas técnicos informáticos y accidentes de software.

Computarizada
La contabilidad es una función crucial para todas las empresas; grandes o
pequeñas. Hay dos tipos de sistemas de contabilidad: manual y automatizada. Donde las
funciones de contabilidad fueron realizadas a mano por profesionales capacitados, hoy
hay una amplia variedad de software de contabilidad disponible para ayudar a mantener
los registros contables necesarios. Optar por utilizar a un contador para realizar la
contabilidad manualmente o utilizar un sistema informático, dependerá de tus necesidades
específicas.

Ventajas que pueden ahorrar dinero

El sistema de contabilidad por computadora ofrece varias ventajas para las


pequeñas empresas. Los sistemas para pequeñas y medianas empresas pueden adquirirse
a bajo costo. Estos programas les permiten a los administradores ver la situación financiera
de la empresa en "tiempo real" y hacer ajustes a la estrategia de negocio según sea
necesario. Los sistemas computarizados también pueden proporcionar reportes
instantáneos sobre la evaluación de existencias, pérdidas y ganancias, cuentas de clientes,
planillas y análisis de ventas, una vez más, permitiendo rápidos ajustes en la estrategia de
tu negocio. Además, las transacciones necesitan ser ingresadas una sola vez, y, con cierto
entrenamiento, cualquiera en la empresa puede hacer los ingresos.

Ventajas que pueden ahorrar tiempo

Utilizando un sistema de contabilidad computarizado puedes ahorrar tiempo. El


software de contabilidad permite la entrada de datos más rápidamente que la contabilidad
manual y documentos tales como facturas, órdenes de compra y nómina para ser cotejadas
e impresos con rapidez y precisión. Debido a su eficacia y facilidad de uso, los sistemas
de contabilidad computadorizada también permiten mejorar el control de inventario y la
cobranza, ahorrar tiempo y mejor el flujo de efectivo. Debido a que los sistemas
computarizados actualizan automáticamente algunos registros, tus registros de cuenta
estarán siempre al día, ahorrando tiempo en la actualización.

Desventajas

El utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto


de problemas, como la necesidad de protegerte contra la pérdida de datos a través de
apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información. El fraude informático
es también una preocupación, y necesitas investigar un sistema de controles para quién
pueda tener acceso a la información, particularmente la información de los clientes. Si hay
una brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la
pérdida de información. También debes asegurarte de que han sido introducidos
correctamente los datos en el sistema, ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar
información incorrecta.
COMPARACIÓN
La contabilidad es una función necesaria para cualquier negocio. Todas las
empresas deben llevar un registro de sus ingresos y gastos, y los registros deben ser lo
más detallado posible. Para algunos, la idea de lidiar con hojas de cálculo, libros de diario
generales y hojas de contabilidad es aterradora. Para estas personas, la contabilidad
computarizada puede ser un alivio. Por el contrario, otros disfrutan el proceso manual del
registro en los libros de contabilidad, informes y hojas de trabajo. El proceso que elijas
depende totalmente de ti.
Contabilidad manual

Un sistema de contabilidad manual requiere que el contador o tenedor de libros


registre a mano las transacciones comerciales en el diario general, libro mayor y en la hoja
de trabajo. Este proceso puede ser completado por cualquiera utilizando papel real y hojas
de contabilidad o mediante la creación de estas hojas en un programa informático como
Excel. Se considera manual, ya que cada transacción se introduce en el sistema de manera
individual.
Contabilidad computarizada

Un sistema de contabilidad automatizado permite al usuario introducir la


transacción en el programa una sola vez y todas las cuentas se actualizarán según sea
necesario. Por ejemplo, si tu empresa compra US$1000 en material de oficina con una
combinación de efectivo de US$500 y un crédito de US$500, en lugar de ir a cada cuenta
y registrar la transacción, con un sistema computarizado marcarías el material de oficina,
dinero en efectivo y la cuenta de cuentas por pagar y las transacciones automáticamente
se registrarían a las cuentas.

Velocidad y precisión

Los programas computarizados de contabilidad son más rápidos en cuanto a la


introducción de información. Sin embargo, incluso con la detección de errores integrados
en los programas informáticos, a veces es más fácil cotejar los libros de diario en un
sistema manual, ya que puedes dar la vuelta a las páginas que necesitas e incluso revisar
los libros sobre la mesa si es necesario.
Informes del fin del período

Los paquetes computarizados de contabilidad elegirán automáticamente todos los


movimientos contables correspondientes a los informes de la época. Una contabilidad
manual toma más tiempo, pero puede ayudar a un tenedor de libros a entender mejor el
proceso de publicación y de fin de período. Esta es una razón por la cual los estudiantes
de contabilidad no pueden tomar un curso de contabilidad informatizada hasta que las
clases iniciales e intermedias de contabilidad se hayan completado.

Manipulación de datos

Con un sistema de contabilidad computarizado, la información para un


determinado período de tiempo puede ser compilada con rapidez. Con un sistema manual,
puede tomar tiempo para localizar la información de cada libro y poder compilarla en un
informe.

Cosas a tener en cuenta

Si no eres bueno con los números, la contabilidad te asusta y contratar a un


contador o contable no es una opción, un sistema informático hará más fácil el
mantenimiento de registros. Para las personas que se sienten cómodas trabajando con un
sistema contable, un sistema manual o computarizado estaría bien, pero el sistema
computarizado ofrece la ventaja de la velocidad. Si estás acostumbrado a los métodos
viejos y prefieres tener los libros en papel real, puedes utilizar un sistema de contabilidad
computarizado sólo para imprimir los libros de contabilidad, tomando lo mejor de ambos
mundos.