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RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL NQ 789 -GG-IPSS-96

Lima, 29 de Abril de 1996

CONS 1DERANDO:

Que, mediante Resolución de Gerencia General NQ 506-GG-I PSS-95, se


aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Gerencia Central
de Desarrollo 1nstitucional;

J_~~~~Que, el Manual de Organización y Funciones constituye un documento de


gestión institucional que describe la estructura, funciones principales de
cada cargo y las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y
externas;

Que es necesario actualizar la normatividad vigente, orientada a la


formulación de Manuales de Organización y Funciones, acorde con los
lineamientos de política institucional;

Que, la Subgerencia de Racionalización con la opinión favorable de la


Gerencia Central de Desarrollo Institucional, ha actualizado la referida
Directiva;

SE RESUELVE:

~,.,..

~o Aprobar la Directiva NQ006 -GG-IPSS-96 que norma la formulación y


fOAJIN,..111
' tualización de los Manuales de Organización y Funciones del IPSS y que
........'-- ~ rma parte de la presente Resolución.

2Q Dejar sin efecto a partir de la fecha, todos los dispositivos que se


opongan a la presente Resolución.

hta. MIGUEL . MONTERO ONETO


Gerente General •

Resol. 789-GG-IPSS-96

DIRECTIVA NQ 006 -GG-IPSS-96

NORMAS PARA LA FORHULACION DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION

Y FUNCIONES EN EL INSTITUTO PERUANO DE SEGURIDAD SOCIAL

I. - OBJETIVO :

1 . 1 • DE LA NORMA

Establecer los lineamientos básicos del contenido y


•e procedimientos para la formulación, aprobación,
actualización, control y difusión de los Manuales de

• Organización y Funciones (MOF) en el Instituto Peruano


de Seguridad Social.
1 . 2. DE LA APLICACION DEL MANUAL

Asegurar de que el IPSS disponga de un documento


operativo, ágil y consistente para las acciones de
responsabilidad, funciones, tareas o actividad es de
sus funcionarios, profesionales, técnicos y
auxiliares, debidamente definidos.

II.- FINALIDAD:

2 .1. Asegurar que los órganos componentes de la Institución


adopten un proceso uniforme en la elaboración de los
Manuales de Organización y Funciones.
2.2. Definir con claridad las tareas, funciones o
actividades y responsabilidades consignadas a los
cargos en la institución, orientándolos hacia
objetivos de flexibilidad, coherencia, calidad y
competitividad.
2.3. Contribuir a la correcta ejecución de las tareas, con
el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo.
2.4. Facilitar el seguimiento, evaluación y control de las
tareas o actividades permanentes de cada unidad
orgánica.

III. -BASE LEGAL:

Ley NQ 24 786 Ley del Instituto Peruano de Seguridad


Social

fiYAllZANOO
, , º'

Resolución de Presidencia Ejecutiva NQ 051-PE-IPSS-94,


del 18. 04. 94, que dispone la vigencia de la nueva
Estructura Orgánica y Reglamento de Organización y
Funciones del Instituto Peruano de Seguridad Social.
Resolución de Gerencia General NQ 506-GG-IPSS-95, del
12.05.95, que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones de la Gerencia Central de Desarrollo
Institucional.
Decreto Supremo NQ 74-95-PCM que dispone la
transferencia de funciones desempeñadas por el INAP.
Directiva NQ 004-GG-IPSS-96 Guía Metodológica para la
Formulación de Directivas en el IPSS.

IV. - ALCANCE:
El contenido normativo y procedimental de la presente
Directiva, es de aplicación en todas las dependencias
integrantes del Instituto Peruano de Seguridad Social.

v.- RESPONSABILIDAD:
Las Gerencias Centrales, Oficinas Generales, Gerencias
Departamentales, Gerencias Generales de Hospitales
Nacionales, Entidades de Salud (Institutos, Centros y
Programas) y demás unidades orgánicas del IPSS, son las
responsables directas de la formulación y ejecución de los
Manuales de Organización y Funciones (MOF).
La Gerencia Central de Desarrollo Institucional, a través
de la Subgerencia de Racionalización de la Gerencia de
Planificación asesorará y supervisará el proceso de
formulación de los Manuales de Organización y Funciones
(MOF).
El Organo de Control del IPSS, supervisará y evaluará el
cumplimiento de la presente norma.

VI.- CONCEPTOS DE REFERENCIA:


6.1 La jerarquía de las normas del Instituto Peruano de
Seguridad Social, para efectos de la presente
directiva, es la siguiente:
- Ley Orgánica de creación del IPSS.
- Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
- Cuadro para Asignación de Personal (CAP).
- Manual de Organización y Funciones (MOF).
,AYA/IZANDO
,- oZ

6. 2 El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un


documento operativo que detalla las tareas,
actividades y/o funciones especificas de las
diferentes unidades organicas que componen la
Institución; consignados a nivel de cargos
predeterminados dentro de la estructura orgánica y
definidos en el Cuadro para Asignación de Personal
(CAP).
También señala las relaciones de coordinación,
jerarquía y grado de responsabilidad que le compete.

6.3 Son objetivos del Manual de Organización y Funciones:


a) Definir las funciones, responsabilidades,
actividades y/o tareas que desarrolla real y

• efectivamente cada uno de los funcionarios,


profesionales, técnicos y auxiliares en cada
cargo que ocupan, delimitando la competencia del
trabajo.
b) Determinar la ubicación y las funciones
especificas que deben cumplir los cargos.
c) Precisar las interrelaciones jerárquicas y
funcionales internas y externas de cada unidad
orgánica.
d) Proporcionar información a los funcionarios y
servidores del IPSS, sobre su ubicación dentro de
la estructura de la unidad organica, sus
responsabilidades y actividades dentro del cargo
que le ha sido asignado, así como su dependencia,
jerarquía y nivel de responsabilidad.
e) Servir como instrumento básico para la
simplificación de los procedimientos y procesos
administrativos.

6.4 Ventajas del Manual:


Ser fuente permanente de información técnica: que
presenta en forma clara y definida la estructura
orgánica y las funciones, actividades y tareas de la
unidad orgánica.
Para el Jefe
Le permite asignar funciones y distribuir el
trabajo con mayor precisión .





Facilita la capacitación y orientación del nuevo
personal.
Permite la normalización, evaluación y control de
la ejecución de las actividades.
Facilita el proceso de conducción de las personas
y la solución de los conflictos.
Facilita ubicar si hay duplicaciones de labores
o si hay olvido de la asignación de algunas
responsabilidades e igualmente facilita los
procesos de reorganización ya que claramente se
puede establecer que cambios se necesitan, que
nuevos puestos/cargos hay que crear y cuales
eliminar.
Para el Personal
Permite que el personal conozca con claridad los
deberes y responsabilidades del cargo que se le
ha asignado.
Disminuye enormemente los roces humanos en la
organización ya que clarifica los niveles de
autoridad de las personas y sus niveles de
dependencia.

VII.-DISPOSICIONES:
7.1 DISPOSICIONES GENERALES
7.1.1 El Manual de Organización y Funciones debe
mantener directa concordancia y coherencia con
la Ley Orgánica de creación, con el Reglamento
de Organización y Funciones {ROF) y finalmente
con el Cuadro para Asignación de Personal
{CAP) vigente.

7.1. 2 Los requerimientos de cargos clasificados y


estructurales a considerar por Unidades
Orgánicas, se sujetarán a la estructura de
cargos prevista en el Manual Normativo de
Clasificación de Cargos Institucional.

7.2 DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.2.1 Las etapas técnicas para la formulación del


Manual de Organización y Funciones {MOF) son:

,,AYA/IZANDO
,,. oY
a) ESTUDIO PRELIMINAR Y PLANEAMIENTO
Etapa que determina los pasos a seguir que
permitan:
Tener una idea integral del contenido
del manual.
Determinar el propósito del manual.
Determinar usuarios del manual.
Asignación de la responsabilidad en su
elaboración.
Evaluar las acciones programadas .

b) RECOLECCION DE INFORMACION
Se emplearán diversas técnicas de
investigación como:
Uso de Hojas de Descripción de Cargos.
(Anexo 1)
Investigación documental de los
archivos.
Entrevista con los trabajadores y
jefes de los órganos.
Observación directa del funcionamiento
de la dependencia.

c) ESTUDIO Y ANALISIS DE LA INFORMACION


Se inicia con el análisis de las técnicas
de investigación empleadas, para determinar
las funciones generales y especificas de
cada una de las unidades orgánicas, hasta
llegar a las actividades y tareas de los
cargos .

d) ELABORACION
Se realiza en base a la presenta Directiva,
que norma la formulación, contenido y
desarrollo de los Manuales de Organización
y Funciones.

El lenguaje a utilizar debe ser claro,


sencillo y breve, utilizando el infinitivo
de los verbos al inicio de cada párrafo.
La Gerencia Central de Desarrollo
Institucional a través de la Subgerencia de
Racionalización de la Gerencia de
Planificación a nivel central, y las
Oficinas que hagan sus veces a nivel
desconcentrado orientarán y supervisarán el
desarrollo de las actividades del proceso
de formulación de los proyectos de Manual
de Organización y Funciones (MOF).

•e e) APROBACION
• La aprobación
Organización y
de los Manuales
Funciones
de
(MOF)
corresponderá al Gerente General, previa
opinión favorable de la Gerencia Central
de Desarrollo Institucional a través de la
Subgerencia de Racionalización de la
Gerencia de Planificación.
f) DIFUSION
La Secretaría General y Coordinación
imprimirá y distribuirá el Manual de
Organización y Funciones (MOF) aprobado a
todas las unidades orgánicas conformantes
del órgano al que norma el manual.
Copia del Manual de Organización y
Funciones (MOF) deberá remitirse:
A la Gerencia Central de Desarrollo
Institucional.
Al Organo de Control.
Al CENDIPSS.
Cada trabajador deberá recibir la
descripción de las funciones del cargo que
le corresponde.
g) REVISION Y ACTUALIZACION
La Gerencia Central de Desarrollo
Institucional a través de la Subgerencia de
Racionalización de la Gerencia de
Planificación y las Oficinas de
Racionalización o las q~~};~}t~~es

,,- º'

a

a nivel órganos desconcentrados son
responsables de la revisión y actualización
periódica de los Manuales de Organización
y Funciones (MOF), en coordinación con los
Jefes de las Unidades Orgánicas
conformantes de la AFIPSS y de los Organos
Desconcentrados.

Se procederá a la actualización del Manual


por efectos de la aprobación de
disposiciones que directa o indirectamente
afecten la estructura orgánica funcional de
las unidades orgánicas conformantes del
IPSS o los niveles de autoridad.

7.2.2 Los Manuales de Organización y Funciones


deberán ceñirse al siguiente esquema:

EXPOSICION DE MOTIVOS

I.- GENERALIDADES

* MISION
* NATURALEZA - FINALIDAD
* OBJETIVOS
* BASE LEGAL
* FINALIDAD DEL MANUAL
* AMBITO
I I. -DE LA ORGANI ZACION

* FUNCIONES GENERALES
* ESTRUCTURA ORGÁNICA
* CARGOS
* LINEA DE AUTORIDAD Y COORDINACION
* FUNCIONES GENERALES DE UNIDADES ORGANICAS
Y ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

7.2.3 El desarrollo del esquema descrito en el punto


anterior se describe en documento adjunto.
(Anexo 2).

7.3 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7.3.1 El Manual deberá ser impreso en hojas de


tamaño DIN A-4, el mismo que será anillado.

7.3.2 El tamaño de la letra deberá facilitar su


lectura y comprensión; asimismo la numeración
de las páginas será correlativa y
correspondiente a cada capítulo o asunto.
,AYA/IZANDO
' of

7.3.3 De preferencia, el Manual de Organización y


Funciones deberá ser editado utilizando el
procesador de textos Word Perfect 6.0, a
efectos de facilitar su actualización.

III.-PROCEDIHIENTO: (Anexo 3)


ANEXO 1-A
FORMULARIO DE DESCRIPCION DEL CARGO

Cargo:
Unidad Orgánica:
Apellidos~ Nombres :
Responsabilidad Estratégica :
(Describe la función del cargo en relación a los lineamientos de
política institucional)

Responsabilidad Táctica :
.. (Describe la función principal del cargo)

Responsabilidad Operacional :
(Describe las funciones especificas del cargo)

Relaciones
Reporta a
Supervisa a

*Para el responsable de Dirección.


' .

'•
ANEXO 1-B
FORMULARIO DE DESCRIPCION DEL CARGO

Cargo:
Unidad Orgánica:
Apellidos, Nombres
Responsabilidad Táctica :
(Describe la función principal del cargo)

Responsabilidad Operacional :
(Describe las funciones especificas del cargo)

Relaciones
Reporta a
Supervisa a

. *Para el resto del ,AYAllZANIJO


, l()
"

ANEXO 2

DESARROLLO DEL ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL MANUAL DE


ORGANIZACION Y FUNCIONES

EXPOSICION DE MOTIVOS
Indicar la razones que motivaron la formulación del Manual de
Organización y Funciones.
Las expectativas de la dependencia/ en relación a la aceptación/
impacto/ implantación y cumplimiento del Manual de Organización
.. e y Funciones/ dentro del ámbito de su competencia.
I.- GENERALIDADES

" 1.1 MISION


Esp.e cificar la razón de existencia del IPSS.

1.2 NATURALEZA - FINALIDAD


1.1.1 NATURALEZA
Determinar el nivel organizacional y de
responsabilidad que asume la dependencia.

1.1.2 FINALIDAD
Especificar la razón de existencia de la
dependencia en relación al contexto
institucional.

1.3 OBJETIVOS
Definir el propósito fundamental de la dependencia/ en
relación con los lineamientos de política
institucional.

1.4 FINALIDAD DEL MANUAL


Especificar lo que se pretende alcanzar a través de la
aplicación del contenido del manual.

1.5 BASE LEGAL


Puntualizar los dispositivos legales y/o
administrativos que aprueben los documentos de gestión
referidos a la organización.

,AYA/IZANDO
r 11

1. 6 AMBITO
Determinar el campo de aplicación del Manual de
Organización y Funciones formulado.

I I. - DE LA ORGANI ZACION

2.1 FUNCIONES GENERALES


Describir las funciones generales que le compete
desarrollar al órgano como parte integrante de la
organización institucional, guardando correspondencia
con las funciones señaladas en el Reglamento de
Organización y Funciones (ROF).

2.2 ESTRUCTURA ORGANICA


Señalar las Unidades Orgánicas que comprende la
dependencia en orden decreciente desde el más al to
nivel de decisión estructural hasta el último escalón
organizacional:
Organo de Dirección
Organo de Asesoría :
Organo de Apoyo :
Organos de Línea :

2.3 CARGOS
Consignar la relación de cargos que conforman cada una
de las unidades orgánicas, según el Manual Normativo
de Clasificación de Cargos Vigentes.
2.4 LINEAS DE AUTORIDAD Y COORDINACION
Precisar los niveles de autoridad y dependencia.
2.5 FUNCIONES GENERALES DE UNIDADES ORGANICAS y
ESPECIFICAS DE LAS CARGOS
Describir las funciones generales de las unidades
orgánicas que constituyen la dependencia, las que
guardarán correlación con las establecidas en el ROF.
En los casos de las unidades orgánicas de menores
ni veles de desagregación, se establecerán las
funciones en forma clara y específica, sin perder su
carácter integral, ni los fines y objetivos
institucionales.

~YAllZANDO
" J7...

.
•,

Determinar las funciones especificas, definidas según


nivel de responsabilidad de los cargos, observando la
naturaleza del trabajo, funciones típicas y relaciones
de coordinación.

fiYAllZANDO
, 13

Instituto Peruano de ANEXO 3
LlJ~~RlWIA DEL PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, APROBACION Y
DIFUSION DE MANUALES DE ORGANIZACION Y FUNCIONES
GERENCIA CENTRAL DE DESARROLLO
UNIDAD INSTITUCIONAL GERENCIA
ORGANICA GENERAL
GERENCIA DE SUBGERENCIA DE
USUARIA DESPACHO
PLANIFICACION RACIONALIZAC.

INICIO

Elabora Proy.
de MOF y
remite a GCDI
Rei::epcíona
'-----1-.i Proy. de MOF
y deriva a SGR
Recepciona y
L-.....---1---------+-+1 analiza Proy.
de MOF.

Coordina con Coordina con


Subger. de u. organica
Racionalizac. usuaria

SI

Visa Proy. de
MOF y remite
a G.Planificac.
Recepcionay
visa Proy. de _....___ ___,
MOF y remite
Recepciona,
aGCDI
visa Ptoy. de
MOF y eleva a _.,.___ __,
Gerencia
General Recepciona y
aprueba
Manual de
Organizac. y
Funciones

Remite copia
de MOF a
SEGECO para
su difusión .



ESTRUCTURA ORGANICA
Es un conjunto de órganos ordenados e interrelacionados
racionalmente entre sí, para cumplir funciones pre-establecidas
que permitan el logro de la misión asignada determinando y
adjudicando grados de autoridad y responsabilidad.

FUNCIONES DIRECTIVAS
Son las funciones generales que se cumplen en todo órgano o
unidad administrativa, formal o informalmente como instrumento
de trabajo; siendo las principales: Planeamiento, Organización,
Dirección y Control.

CIONES FINALES O DE LINEA


Son aquellas que sirven para producir bienes o servicios estando
directamente vinculadas con el objeto económico y/o propósito

• final a que se dedica la entidad. Las funciones de linea o final


generalmente están ligadas a los órganos ejecutivos.

CIONES GENERALES O DE APOYO


C:~::::="';~~'S'cornn
aquellas funciones cuya misión es apoyar y complementar la
accion de las funciones finales al mismo tiempo que actúan como
medios de control e información.

NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD


Jerarquías en que se divide horizontalmente una Empresa y en cada
una de las cuales hay labores específicas que cumplir.

NIVELES JERARQUICOS
Son las diversos escalones o posiciones que ocupan en la
estructura organizac ional los cargos o las personas que los
ejercen y que tienen suficiente autoridad y responsabilidad para
dirigir o controlar una o más unidades administrativas.
OBJETIVO
En términos genéricos es el propósito o fin, que se pretende en
una institución o un organismo. En términos específicos es el
propósito o fin que se pretende alcanza al realizar los procesos,
las funciones, las actividades, los procedimientos, etc.

ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
Institución o Entidad. El Organigrama como documento formal
refleja la estructura administrativa escogida y la interrelación
funcional entre sus componentes. Se le conoce también como cartas
o gráficos de la organización .
• ~YANZANDO
, '~

GLOSARIO DE TERHINOS

SUB-GERENCIA DE RACIONALIZACION

ACCIONES
Conjunto de tareas necesarias para cumplir con los objetivos y
metas programadas. No existe un método preciso para su
formulación, sin embargo es necesario que responda a los
siguientes requisitos: claridad, precisión y coherencia con los
objetivos y políticas.

Es la facultad de obrar. Es el conjunto de acciones que nos


permiten ejecutar los programas trazados.

ANALISIS DE PUESTOS
Es la técnica que en base a la observación, entrevista y/o
estudio, registra la información relativa a la naturaleza y
complejidad de los puestos, las tareas que el puesto implica y
los requisitos necesarios para su normal desempeño. Es necesario
señalar que esta técnica analiza el puesto, independientemente
de la persona que lo ocupa.

ANALISIS SISTEMICO DE ESTRUCTURAS


Consiste en el estudio tendiente a visualizar si los órganos y
sus relaciones (estructura) permiten cumplir en forma eficiente,
eficaz y oportuna las funciones encomendadas.

ANALISIS SISTEMICO DE FUNCIONES


Consiste en establecer el grado de aproximación entre las
funciones que se cumplen y no están formalizadas, las funciones
formales que se cumplen o no y las funciones que no se dan formal
ni informalmente pero que son necesarios para el cumplimiento de
la misión y objetivos.

,.

...
4
ASESORAMIENTO
Es el servicio de expertos cuyas acciones están dirigidos a
facilitar la solución de problemas científicos o tecnológicos en
diferentes campos y a transferir experiencias y capacidades.

AUTORIDAD

Es la célula básica de una organización, caracteriza por un


conjunto de tareas dirigidas al logro de un objetivo que exige
el empleo de una persona que, con un mínimo de calificaciones
acorde con el tipo de función puede ejercer de manera competente
las atribuciones que su ejercicio le confiere.
CLASIFICACION DE CARGOS
Proceso de ordenamiento de los cargos de la Administración
Pública con fundamento en el análisis técnico de sus deberes y
responsabilidades y en los requisitos minimos exigidos para su
eficiente desempeño.

DESCRIPCION DE CARGOS
Relación escrita de las diversas operaciones y deberes, equipo,
sistema, condiciones de trabajo, responsabilidades y demás
factores esenciales incluidas en un cargo o puesto, incluyendo
el esfuerzo y la responsabilidad, así como su relación con los
demás cargos.

DIS~O DE FUNCIONES
Consiste en crear actividades contando con la información
necesaria (misión y objetivos de la organización).

ESTRUCTURA DE CARGOS CLASIFICADOS


Conjunto interrelacionado de criterios sobre el tipo de función,
el nivel de responsabilidad y los requisitos minimos requeridos,
que rigen la clasificación de cargos.

-- ,,
,AYA/IZANDO
.
• ORGANO
Es una unidad administrativa que tiene a su cargo el ejercicio
de una o varias funciones, o parte de ellos que pueden estar
integrados por un o varios puestos.
La función siempre se asigna al órgano, para que las actividades
que la componen sean ejecutadas por las personas que integran el
órgano, en forma de labores individuales, aplicando el principio
de división del trabajo.
Son las los departamentos,

órganos de consulta de una


el sector público, el sector

ORGANOS DE DIRECCION

~~$~~~tá
, _;'"
conformado
institución.
por los órganos máximos de decisión de la

ORGANOS DE LINEA

Es el que está conformado, generalmente, por los órganos


sustantivos de la entidad y constituyen la razón de su
existencia.
PUESTO

Es la ubicación física donde un servidor realiza un conjunto de


tareas ti operaciones.
Un puesto representa uno o un conjunto de tareas asignadas a un
individuo determinado. Así el puesto de chofer de camion
involucra varias tareas: conducir el vehículo, limpiarlo
periódicamente, efectuar las operaciones de mantenimiento
necesarias, etc. Un grupo de choferes de camión puede ejecutar
las mismas tareas pero tienen diferentes puestos .

• ~YAHZANDO
r I~