Vous êtes sur la page 1sur 93

EASY_Contable – V.20.

9
Software

MANUAL DEL USUARIO.

Software integrado

Contabilidad, facturación compras, ventas, inventario, ingresos, egresos,


nómina, punto de venta, control taller, producción,

Soporte gratuito vía E_mail – WhatsApp - telefónico


Para el soporte es necesario que el usuario se identifique con:
NUMERO de FACTURA emitida por MAKRO BITS

A todo comprador se envía:


Software – Licencia – Manual y FACTURA.

Al final de cada modulo, se encuentra una sección que se llama:


MENSAJES Y SOLUCIONES (en estas secciones se encuentran bien explicados
los mensajes que el programa le saca al usuario y).

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE.
El programa trabaja en cualquier computador que tenga:
Windows Xp – Windows 7 – 8 – 10

Soporte gratuito a dudas que tenga el usuario sobre la operación del


programa y el manual no las resuelva.

Para el soporte es necesario que el usuario se identifique con:


NUMERO de FACTURA emitida por MAKRO BITS

soportemakro@yahoo.com

1
ÍNDICE GENERAL

Instalación............................................................................................. 4

Entrar al programa - contraseña............................................................ 6

Creación empresas................................................................................ 8

Digitación datos de terceros……......................................................... 11

Digitación datos de inventario.............................................................. 14

Modificación precios de inventario…....….……………….………..…….20

Informe general de inventario.............................................................. 21

Informe de Kardex.................................................................................22
.
Facturación compras.............................................................................25

Grabar facturas anuladas en compras ………………………...……... 27

Ajustes al inventario (entradas)……...……………………………….. 29

Pagos a proveedores.............................................................................30

Facturación ventas............................................................................... 37

Grabar facturas anuladas en ventas ……..……………………….....…...40

Ajustes al inventario – salidas.. ….……....………………………….…...44

Insertar logo ………………....…………………………………..…. ...…...43

Pagos de clientes............................................................................... 49

Informes.................................................................................................53

Contabilidad................. ...................................................................... 54

Ejemplo digitación comprobante contable……..…………….....….……59

Ejemplo digitación saldos iníciales en contabilidad general…........….…. 63

2
..
Modificación – eliminación – códigos contables…..………..............…… 66

Ejemplo creación códigos contables……......……………………..……..… 68

Cierre de saldos iníciales…….…......………………………………….……...71


.
Facturación punto de venta....................................................................... 74

Nómina......................................................................................................76

Producción…......................................................................................... . ..79

Mantenimiento……...…...…………………………......................................,,81

Adición de tablas………...………………………...........................................81

Impresión – eliminación de documentos…...............................…..........83

Copia de seguridad de los datos…….. ....................................................84

Restauración copia de seguridad de los datos..….. …..…….…..….... 84

Control taller……….………………………………………………………… 86

Control propiedad Horizontal...…….……….………………….…......... 90

Observaciones………………………………………………………………...93

Soporte técnico………..……………………………………………………….95

3
INSTALACIÓN

El programa va comprimido en WIN RAR (normalmente en todos los


computadores existe) de lo contrario favor bajarlo de internet (es gratis,
no requiere derechos de autor.)

Se recomienda hacer un recorrido por el manual y seguro que el usuario


va a poder operar el programa sin ningún inconveniente.
Si el usuario pretende operar el programa solo por partes, no lo va a lograr
óptimamente, ya que en el manual se explica una determinada operación
de un documento y en otro documento no se repite lo que ya se había
explicado anteriormente. O sea, se recomienda un paseo por todo el
manual desde el principio hasta el final.

Es recomendable que el computador esté funcionando perfectamente. Lo


ideal es que tenga UPS para evitar el apagado abrupto del computador por
fallas en el fluido eléctrico. Como también se recomienda que no apaguen
el computador estando dentro del programa EASY_Contable, favor cerrarlo
y luego apagar el computador.

No nos responsabilizamos por pérdida de información por fallas eléctricas o


apagado abrupto del computador, favor consultar la sección de: Copias de
seguridad de los datos.

El programa se debe instalar en el disco duro C:\

Ejemplo:

Ejemplo: C:\EASY_Contable = Correcto.

C:\Archivos de programa\EASY_CONTABLE = incorrecto

Por ningún motivo debe guardar el programa instalado dentro de otra u


otras carpetas, ya que el programa no le funcionará correctamente.
Ejemplo:
C:\archivos de programas\ EASY_Contable = incorrecto

Procedemos a la instalación:

Localizar el archivo: EASY_Contable

Favor doble clic sobre el archivo que se llama:EASY_Contable


Aparece la siguiente pantalla:

4
El software debe instalarse en el disco duro C:\

Clic en: Extraer

Cerrar todas las ventanas abiertas

Buscar en el disco duro C:\


La carpeta: C:\EASY_Contable
Clic: sobre dicha carpeta.

El usuario podrá observar todos los archivos que componen el programa ya


instalado, doble clic sobre el archivo que se llama: EASY_Contable (Tiene
una figura de un zorro)

Se puede observar que aparece una pantalla = Control del sistema donde
se podrá entrar al programa.

5
ENTRAR AL PROGRAMA

El programa se entrega con el usuario administrador del sistema autorizado:


SYSTEM.

Para entrar al programa: clic sobre SYSTEM - luego clic en Digitar


contraseña y escribir la palabra SYSTEM, igual como aparece inicialmente
(en mayúscula), clic en: Aceptar.

6
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------
Si por algún motivo usted digita mal la contraseña o la digita en minúscula, el
programa le muestra el mensaje: Contraseña incorrecta, por favor inténtelo
nuevamente pero esta vez correctamente.

Si digitó correctamente la palabra: SYSTEM:

Aparece: la pantalla principal del programa.

NOTA. Es recomendable que se cree acceso directo del programa y


enviarlo al escritorio de Windows para mayor comodidad del usuario.

Crear acceso directo del archivo que se llama: “EASY_Contable.exe.

Nota: cuando el usuario ya ha digitado información, no olvidar hacer copias


de seguridad, favor consultar la sección:
COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS

CREACION EMPRESAS

7
Para llevar control de varias contabilidades (debe instalar el programa en
otras carpetas (en cada carpeta lleva una contabilidad)
Ejemplo: C\EASY_Contable_Pedro
C:\EASY_Contable_Juan (y así sucesivamente)

CREACION USUARIOS.
Aparece la siguiente pantalla:

Nombre = se digita el nombre del usuario que se desea agregar al sistema.

Nivel autorización = Se puede digitar = 01 o 02

Si es 01 podrá operar en todo el programa. Si es 02 no podrá operar en todo


el programa.= Se deshabilitaran los botones Creación Usuarios,
Inventario, Contabilidad y Mantenimiento

Contraseña = digitar la clave deseada.

Pueden ser solo letras o números. Preferiblemente máximo hasta 8


caracteres.

8
Nota. El sistema convierte a mayúsculas la contraseña digitada, por lo
tanto en el momento de digitar nuevamente la contraseña para entrar al
programa se debe digitar en mayúsculas.

Luego de haber digitado todos los datos, enter o clic sobre el botón:
Grabar.

Si deseamos modificar o eliminar un usuario del sistema, digitamos en el


campo localizar: El nombre del usuario igual como lo digitamos
anteriormente y enter.

De lo contrario el sistema le advertirá NOMBRE NO ENCONTRADO y le


permitirá intentarlo nuevamente.

Si digitó el nombre de usuario correctamente:

Aparecen en pantalla todos los datos del usuario localizado.

Si queremos modificar: clic sobre el campo deseado y cambiar el dato.


Luego clic en botón: Modificar.

Podrá observar que puede cambiar: Nivel de autorización y contraseña


para cambiar el nombre, hay que dar clic en botón: Eliminar
y volver a crear el usuario deseado pero ésta vez
correctamente.

Después de haber creado el usuario administrador o nivel 01, se puede


eliminar al l usuario: SYSTEM

Favor no olvidar el nuevo usuario y su contraseña (de nivel 01)

Si lo olvida, no podrá entrar al programa.

Con mucho gusto damos soporte a ese error de usuario, pero tiene costo.

Además de estos botones, tenemos los siguientes: Retornar, Eliminar, Salir.

9
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------
Si digita nivel de autorización diferente a 01. El sistema lo tomará como
nivel = 02 por lo tanto va a tener restricciones en la operación del
programa.
Si digita nivel = 1 = Incorrecto
Si digita nivel = 01 = correcto

Si digita nivel = 2 = Incorrecto


Si digita nivel = 02 = correcto

Si digita nivel = 3 = Incorrecto


Si digita nivel = 4 = Incorrecto

Si al tratar de entrar al programa le sale el siguiente mensaje:

El usuario eliminó la carpeta datos que se encuentra dentro de la carpeta


donde se instaló el programa (o eliminó el contenido de dicha carpeta).

Simplemente debe instalar el programa nuevamente, en otra carpeta (si ya


tenía datos digitados – pasarle los datos de su copia de seguridad), consultar
la sección: Restauración copia de seguridad de los datos

Cuándo sale el siguiente mensaje “No se puede actualizar el objeto


cursor es porque el usuario está tratando de modificar unos datos que
fueron “Quemados”. Por favor quitarle la propiedad de solo lectura a la
carpeta (datos) del programa EASY_Contable. Favor consultar con su
técnico de confianza.

En el momento de ejecutar el programa o sea doble clic en el archivo


EASY_Contable.exe o en el acceso directo que tiene el usuario en el
escritorio
de Windows y sale un mensaje parecido a éste: Acceso al archivo
denegado: es porque el usuario ya ha ejecutado anteriormente el programa
y está abierto o está minimizado, hay que cerrar todo y volverlo a ejecutar.

10
DIGITACION DATOS DE TERCEROS

Son los clientes, proveedores, personas o empresas con las cuales se tiene
alguna relación comercial.

Clic botón: Terceros

Clic botón: Creación terceros

Aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla encontramos los campos: Nit y/o cédula = digitar la cédula o
Nit del tercero a crear.

Se recomienda que en la digitación de las cedulas o nit, no utilizar


símbolos extraños como: ¡ / - ° ¿ & espacios etc.

En el nombre o razón social:

Ejemplo: Comerciantes unidos ltda. = correcto


Comerci antes unidos ltda. = incorrecto

11
Campo: DV = al digito de verificación (si es el número de identificación tiene
dicho digito )
Se recomienda asesoría contable.

Se aconseja llenar todos los campos del formulario.

Podemos observar los siguientes botones:


Grabar, Retornar, Imprimir, modificar, eliminar salir y no olvidemos el
campo: Localizar que es para localizar un tercero por medio del código
asignado.
Si desea modificar la información de un tercero, favor digitar en el campo
Localizar la cédula o Nit y enter. Le aparecerá en pantalla dicha información
y el usuario podrá modificar dicho contenido y luego clic en el botón:
Modificar.

El sistema no le permite modificar el código (si desea modificarlo) por lo


tanto se recomienda eliminar al tercero por el botón eliminar y crearlo
nuevamente con el código correcto.

Informe listado general de terceros.

Clic en botón: Imprimir:


Debe aparecer un informe general de los terceros digitados (obviamente si
ya ha grabado terceros).

En la parte superior del informe en pantalla se puede observar una barra de


herramientas que ofrece: Windows. Entre esas herramientas aparece la
figura de una impresora, favor clic sobre dicha figura y Windows le
preguntará cuantas copias desea del informe, favor seguir instrucciones de
la pantalla.
Salir de esta pantalla.

MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------
Si sale un mensaje: FALTA DIGITAR DATOS es porque no ha digitado la
cédula y/o N.i.t. o el nombre.

Si sale un mensaje refiriéndose a Infracción de índices - program error   


Uniqueness of index CC_NIT is violated o algo parecido:

Favor: clic en botones: P. Especiales - M. Tablas.


Si se pretende modificar algún dato de terceros, si los podrá modificar,
pero no la Cédula o N.i.t, solo se podrá hacer dicha modificación

12
eliminando por completo todo el registro y volviéndolo a digitar
correctamente.

Si al tratar de ELIMINAR un tercero, sale el siguiente mensaje:

El usuario ya digitó facturas de COMPRAS o VENTAS a ese TERCERO y


por lo tanto no se debe eliminar, ya que se presentarían inconvenientes en
los informes de cartera.

En ese caso al final del periodo contable (después del cierre), y antes del
inicio del nuevo periodo = se pueden eliminar TERCEROS.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.
Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor
póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.
Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de
venta y podrá ver sus informes completos, no necesariamente tiene que
tener la impresora instalada en su computador.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar


hasta no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea
cerrarlos.
Salir de esta pantalla
Clic botón: Saldos iníciales:

Saldos de clientes: se utiliza para digitar los saldos de terceros anteriores a


la a fecha de digitación de documentos actuales de la empresa.

13
Lo ideal es digitar factura por factura, como también puede, si es gusto del
usuario digitar un valor total de la deuda del cliente en un solo número de
factura. Se recomienda asesoría contable.
Salir de este formulario.

Clic en botón: Saldos a proveedores

El mismo funcionamiento que el anterior pero en este caso son los


saldos iníciales a proveedores.

DIGITACION DATOS DE INVENTARIO

Ir a la pantalla: Principal

Clic en botón: Inventario

Aparecen los botones: D. inventario - Categorías – I. Categorías -


Kardex - Informes - auditoría

Clic en botón: Categorías

Si el usuario desea crear grupos para el inventario, primero debemos crear


las categorías. (Opcional.)
Es con el fin de poder ver informes del inventario por grupos de
mercancías.

Aparece la siguiente pantalla:

14
Ejemplo creación de categorías.

Claro que el usuario tiene libertad de crear o no categorías.

Se digita el código de la categoría


Descripción categoría
Clic en botón: Grabar.

Nota: en el campo Localizar = se digita la categoría que el usuario desee


traer a pantalla para modificarla o eliminarla

Salir de esta pantalla.

Clic en botón: D. Inventario.

Aparece la siguiente pantalla:

15
Nota: se pueden crear códigos de artículos: numéricos (preferiblemente)
alfanuméricos, hasta 16 caracteres, es decisión del usuario.

Los códigos creados no deben ser menores a tres caracteres, se


recomienda que en la digitación de los códigos de inventarios no
utilizar símbolos especiales como: ¡ / - ° ¿ & espacios etc. Como
tampoco puntos (.) o espacios

Descripcion artículo: Se digita el nombre del articulo o su descripción.

Nota: Si no tenemos un inventario físico al día podemos digitar: código del


artículo, descripción.

El usuario puede crear códigos de inventario como también códigos de


servicios.

Los códigos de servicios deben llevar como primer carácter = un *


(asterisco),el resto de caracteres es de libre decisión.

Nota: después de haberles causado facturas de compras o ventas a los


artículos, no se pueden modificar o eliminar.

Cod.Categoría = digitar el código de categoría que se desea asignar al


artículo que está creando.

16
Existencia = digitar la existencia actual del artículo que se está creando.

Costo unitario = digitar el costo (el valor por el cual compra el articulo.) y
enter .

Si el usuario oprime la tecla tab = no le queda el valor correctamente.

NOTA: En todos los campos de valores = después de digitado el valor =


oprimir la tecla ENTER ( la tecla tab = no. )

Precio venta uno = digitar el precio de venta numero uno .

Precio venta dos = digitar el precio de venta dos ( si el usuario desea asignar
dos precios de venta.)

% I.v.a. = digitar el porcentaje de iva que corresponde al articulo que está


creando (obviamente si está grabado con i.v.a.), se recomienda al usuario
consultar con su asesor contable.

% Ipoconsumo = digitar el porcentaje con el cual está grabado el artículo que


se está creando (si es que está grabado con ipoconsumo, de lo contrario
dejar en blanco), se recomienda al usuario consultar con su asesor contable.

MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------

Si sale un mensaje: FALTA DIGITAR DATOS es porque no ha digitado el


Código del artículo o su descripción.

Al salir un mensaje refiriéndose a Infracción de índices - program error   


Uniqueness of index CC_NIT is violated o algo parecido:
Favor: clic en botones: P. Especiales - M. Tablas.

Si al digitar una cantidad o valor y nota que no quedó el valor digitado


“”correctamente” (aparentemente) es porque está tratando de ponerle
“puntico o coma” a la cantidad o al valor digitado, o está digitando y utiliza

17
la tecla TAB (no se debe utilizar esta tecla al momento de digitar cantidades
o valores).
Favor digitar la cantidad o valor y ENTER.
No utilizar la tecla Tab.

Ejemplo: vamos a digitar la cantidad: 100

Enter

Se puede observar que la cantidad quedó correctamente digitada.

Si vamos a digitar el valor: 1500

(Aparentemente está mal.)


Enter

Así de sencillo.

Se puede observar que el valor quedó correctamente digitado.

Si se pretende modificar algún dato de algún artículo, si los podrá


modificar, (siempre y cuando no haya información digitada de ese artículo)
pero no el código.

Digitar el código a modificar en el campo: Localizar y enter , el programa trae


a pantalla todos los datos del código digitado.

Hacer el cambio requerido y clic en el botón: Modificar

18
Para cambiar el código de un artículo, es necesario eliminar por completo
todo el registro y volverlo a digitar correctamente.

Si sale el siguiente mensaje:

El usuario ya digitó facturas de COMPRAS o VENTAS a ese ARTICULO y


por lo tanto no se debe eliminar, ya que se presentarían inconvenientes en
los informes de inventario.

En ese caso al final del periodo contable (después del cierre), y antes del
inicio del nuevo periodo = se pueden eliminar códigos de inventario.
Se recomienda que en la digitación de los códigos de inventarios no
utilizar símbolos extraños como: ¡ / - ° ¿ & espacios etc.
Como tampoco puntos (.)

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos.

19
MODIFICACION PRECIOS DE VENTA - INVENTARIO

Para modificar precios de ventas - ipoconsumo:

Ir a la pantalla principal:

Clic en botón: Inventarios


Clic en botón: A. Precios venta - impuestos

Aparece la siguiente pantalla:

En el campo: Localizar = digitar el código del articulo a modificar y enter.

Si existe (si está creado) = aparecen los datos en pantalla.

Proceder a digitar los precios de venta deseados e ipoconsumo., retefuentes


= enter, grabar.

Salir de esta pantalla

20
INFORME GENERAL DE INVENTARIO

Para ver un informe general de existencias de inventarios:

Ir a la pantalla: Principal

Clic en botón: Inventario

Clic en botón: D. inventario

Clic en botón: Imprimir

Debe aparecer un informe general de las existencias del inventario.

Obviamente si ya ha digitado códigos de artículos.

En la parte superior del informe en pantalla se puede observar una barra de


herramientas que ofrece Windows, entre esas herramientas aparece la
figura de una impresora, clic sobre dicha figura y Windows le preguntará
cuantas copias desea del informe, favor seguir instrucciones de la pantalla.

El programa costea promedio ponderado, (si tiene dudas, consulte con su


asesor contable.)

MENSAJES Y SOLUCIONES
-----------------------------------------

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

21
Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor
póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de


venta y podrá ver sus informes completos, no necesariamente tiene que
tener la impresora conectada a su computador.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado, o sea cerrarlos.

Salir de esta pantalla.

Clic en botón: I. Categorías

Por medio de esta pantalla podemos ver informe de inventario según las
categorías creadas.

Si ya digitó códigos de artículos en el inventario y le asignó la categoría a


los códigos digitados le saldrá en pantalla el listado de todos los artículos
que pertenecen a la categoría seleccionada.

INFORME DE KARDEX

Ir a la pantalla principal.

Clic en botón: Inventario


Clic en botón: Kardex

Aparece la siguiente pantalla:

22
Por medio de éste pantalla podemos ver un informe detallado de artículos
creados en el inventario.

Clic en el artículo deseado y clic en: Aceptar


Podrá ver en pantalla un informe detallada del artículo seleccionado.

MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

23
Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de
venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos
Salir de este pantalla.

Clic en botón: Informes – auditoria

Los siguientes botones de éste formulario son completamente intuitivos.

Se coloca el Mouse sobre cada botón y le saldrá un comentario indicando


la función de dicho botón.

Para generar listado de toma de inventario físico

Clic en botón L. Inv. Físico

Si ya se crearon códigos de inventario, debe salir el informe donde aparece:

Código Descripción Existencia

Es con el fin que con éste informe el usuario haga un inventario físico de las
existencias de sus artículos.

En el campo: Existencia (aparece en blanco) = escribir la cantidad


existente de cada artículo y así sucesivamente.

Nombre archivo plano de inventario

Si el usuario desea mandar a MS Excel un informe de inventario:


En el recuadro blanco puede escribir el nombre que desee asignarle al
informe.

Ejemplo: inventario2014

24
Nota. Se puede elegir el nombre libremente, este es un ejemplo.

Clic en: Aceptar, que está en la parte de abajo del recuadro donde digitó el
nombre de archivo que desea mandar a MS Excel.
El programa le genera un mensaje: Proceso realizado.

Si sale el siguiente mensaje: Código de error OLE 0X80030003 código de


estado de COM desconocido o parecido es porque el programa no
encuentra la carpeta Planos creada en el disco duro.

Debe haber una carpeta creada en el disco duro que se llame: Planos.
Ejemplo: C:\Planos.

Es donde el programa guarda todos los archivos que el usuario ha creado y


los quiere mandar a MS Excel.

Para ver el informe que está en MS Excel, favor salir del programa
EASY_Contable y ejecutar el programa MS Excel, buscar el o los archivos
planos guardados en la carpeta: C:\Planos

Abrir el archivo deseado. (Seguir las instrucciones del asistente de MS-


Excel para abrir dicho archivo.

Nota. La creación de dicha carpeta se debe hacer con el explorador de


Windows, si el usuario no lo sabe hacer, por favor consulte con su técnico
de confianza.
Salir de esta pantalla

FACTURACIÓN COMPRAS

Ir a la pantalla: Principal

Clic en botón: Compras

Clic en botón: Facturación compras

Aparece la siguiente pantalla:

25
Esta pantalla es para digitar las facturas de los proveedores

Fecha. = Digitar la fecha de la factura del proveedor.

Vcto. = Se digita la fecha de vencimiento de la factura. (Opcional )


Nro. Factura = Se digita el numero de la factura. (Del proveedor)
Cédula o Nit = Se digita la cédula del proveedor, si lo conocemos, de lo
contrario se oprime la tecla de función F2 (que se encuentra en la parte
superior del teclado) para localizar al tercero por el nombre.

Aparece una pantalla donde podemos digitar el nombre y el sistema lo trae a


pantalla, clic en el código deseado.

Cuando ya el cursor está ubicado sobre la cédula o nit del tercero deseado
para llevarlo al formulario de compras, oprimimos la tecla de función F2.
Cuando ya hemos llevado la cédula o n.i.t. del tercero al formulario de
compras = Enter.

Nota = Si no aparece un listado de terceros, sencillamente no han sido


creados.

26
En éste momento el cursor está ubicado en el campo: Cód. Articulo,
podemos digitar el código del artículo que queremos comprar, al digitarlo si
existe, el sistema nos trae la descripción y la existencia, si no conocemos
el código podemos localizarlo con la tecla de función F2. Opera igual que
la búsqueda de los proveedores, caben hasta 22 ítems en la factura.

En el campo: Cantidad, digitar la cantidad que estamos comprando, en el


campo C. Unitario: digitamos el costo del artículo y enter.

El cursor se ubica nuevamente en el campo Cód. Articulo.

Si ya no va a digitar mas códigos de articulo = clic en el campo: Ipoconsumo


= digitar el valor del ipoconsumo que viene liquidado en la factura del
proveedor ( si lo hay ) y enter , enter, hasta finalizar la factura y enter en el
botón: Grabar

El cursor pasa al botón Retornar, (normalmente las facturas de proveedores


no se imprimen.) clic botón retornar, el cursor se ubica nuevamente en el
campo Fecha, para digitar mas facturas si así el usuario lo desea.

Grabar facturas anuladas en compras.


Si se necesita grabar una factura anulada en el sistema, favor hacerla
como se explica anteriormente pero con cantidad en ceros (0) para que el
sistema le pregunte si la desea grabar en cero y decirle que sí.

Ajuste al inventario (entrada).

Si necesita adicionar mercancía (sin haber hecho compras) al inventario, se


hace una factura con los códigos deseados (sin=valor costo) y se graba la
factura con valor cero.

Para este caso, lo ideal es crear un tercero = que se llame: entrada al


inventario.

Si el usuario desea imprimir la factura:


Clic en el botón = Imprimir:

27
En la parte superior de la pantalla se podrá observar varias herramientas
entre ellas una figura de: Impresora clic en dicha figura y el Windows le
preguntará cuantas copias desea del documento a imprimir, seguir
instrucciones de la pantalla.
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------

En la factura de proveedores caben hasta 22 ítems.


Favor tener en cuenta que antes de digitar información, el usuario debe
revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, hacerlos,
ya que después que los códigos contables tengan información, obviamente
el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
Consultar la sección: Creación – modificación – eliminación – códigos
contables, se recomienda asesoría contable.

Faltan datos = no se ha digitado el numero de factura del proveedor o N.it. y/


o cédula del proveedor.

También es necesario digitar el número de centro de costo (es necesario


digitar por lo menos el numero 1, no se puede dejar en blanco.

Está seguro de guardar factura en ceros? = no se ha digitado cantidad y/o


costo unitario.

Si observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el


momento de empezar a digitar los datos de la factura salió un mensaje de
error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a digitar
datos errados en la factura.

Clic en botón: Retornar y grabar correctamente la factura.

Nota: En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora

28
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de


venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora conectada físicamente a su computador.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado, o sea cerrarlos.
Salir de esta pantalla.

Clic en botón: Notas débito

Es para causar las devoluciones a proveedores.

El funcionamiento es igual al formulario de compras con la diferencia que


estamos devolviendo mercancía a un proveedor. En el campo: Nro
factura digitamos el número de factura de la cual estamos devolviendo la
mercancía y proceder a llenar los campos restantes del formulario y grabar.

Ajustes al inventario - entrada

Si deseamos hacer ajustes de entradas al inventario, pero no facturas de


proveedores: creamos un tercero que se llame: Entradas al inventario

Causamos la factura a ese proveedor con sus respectivas cantidades pero


con costo en ceros y grabamos la factura con valor ceros.

29
Lo mismo sucede con ajustes de salidas del inventario

Creamos un cliente que se llame: Salidas de inventario


Y hacemos el mismo procedimiento pero por la opción: Facturación
estándar

PAGOS A PROVEEDORES.

Ir a la pantalla: Principal

Clic en botón: Egresos.

Clic en botón: Proveedores.

Aparece la siguiente pantalla

En esta pantalla aparecen todas las facturas que hemos causado a


proveedores y que tengan saldos pendientes por pagar.

30
Clic sobre el número de factura que deseamos abonarle o cancelar.

Podemos observar que en la parte intermedia del formulario aparecen los


datos del proveedor de la factura seleccionada, Esto es con el fin de
verificar si realmente es el proveedor al que deseamos pagar la factura.

En éste momento el cursor estará ubicado en Nro. Recibo. Enter, debe


aparecer el número de consecutivo = 00001 El programa se entrega para
que arranque todos los consecutivos de documentos que genera en el:
00001

Fecha: es = a la fecha del pago. Valor pago = digitar valor del pago.
Digitar sucesivamente el valor correspondiente en los siguientes campos.
Podemos observar el código contable que corresponde al banco, cheque =
al número de cheque correspondiente. Cód. Banco. = digitar el código del
banco. En el campo concepto = digitar el concepto del pago Ejemplo:
cancel. Fra. 00001 (Si éste campo se deja en blanco, como también si
tratamos de pagar un mayor valor a la deuda. o en el momento de entrar a
hacer el pago no le dimos clic en el número de la factura que vamos a
pagar: saldrá el siguiente mensaje: DATOS ERRADOS.

Nota. El programa automáticamente descarga del: Banco. Si paga en


efectivo, se recomienda que digite en el campo que dice: C. Contable
banco: la cuenta de caja o sea la 110505 si el usuario no ha cambiado ésta
cuenta en el PUC del programa.
En caso contrario digitar la cuenta de caja que haya creado...
Clic en botón: Grabar

Clic en botón: Imprimir


Para imprimir el comprobante de egreso: clic sobre la gráfica de la
impresora que aparece en la parte superior de la pantalla.

Nota: En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión de
documentos.
Para causar nuevamente un comprobante (si lo eliminó y lo desea volver a
causar).
Podemos proceder a causarlo nuevamente, obviamente que el sistema le
mostrará en el momento de causarlo el siguiente consecutivo pero el

31
usuario puede digitar ahí encima del consecutivo que le aparece, el número
del consecutivo del comprobante eliminado.
Aparece un mensaje: NUMERO DE RECIBO NO CONCIDE CON EL
CONSECUTIVO, DESEA CONTINUAR?

El usuario decide = SI o NO.


Si le sale el siguiente mensaje: NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE es
porque está tratando de causar un documento que anteriormente ya causó
y no ha sido eliminado.

NOTA: Con un comprobante de egreso no se puede abonar o cancelar más


de una factura.

Si desea cancelar dos facturas, entonces hay que hacer dos comprobantes
de egresos.
Si desea cancelar tres facturas, entonces hay que hacer tres comprobantes
de egresos y así sucesivamente.

MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------

Si sale el mensaje: DATOS ERRADOS.

En el campo concepto = digitar el concepto del pago: ejemplo:


cancelación fra. 000000001. (Este campo no debe quedar en blanco)
Como también si tratamos de pagar un mayor valor a la deuda. o en el
momento de entrar a hacer el pago no le dimos clic en el número de la
factura que vamos a pagar.
Como también se presenta este mensaje de: DATOS ERRADOS, si no ha
totalizado el pago total (o sea darle enter a todos los campos hasta llegar al
campo de: Neto pagado

En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

Si se observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el


momento de empezar a digitar los datos del comprobante salió un mensaje
de error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a
digitar datos errados..
Clic en botón: Retornar y grabar correctamente el comprobante.

32
Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen
completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.
Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor
póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.
Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de
venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora.

Como se ha podido observar, que se puede eliminar un documento y


volverlo a causar. Obviamente el programa va llevando un consecutivo
ascendente por lo tanto en el momento de entrar a causar nuevamente el
documento podrá observar que el consecutivo no corresponde al que
desea hacer por lo tanto favor digitar manualmente el número de
documento deseado

En el momento de digitar manualmente el número, el programa le va a


generar un mensaje diciéndole: el número de documento no coincide con
el consecutivo “ Desea continuar? Si o No.

Si el usuario le da clic en el botón de: Si. El programa le va a permitir


causar nuevamente ese documento.

Si sale un mensaje que dice: “NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE”


Sencillamente el usuario está tratando de causar un comprobante que ya fue
causado y no lo ha eliminado.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos
Salir de esta pantalla.

33
NOTA: Con un comprobante de egreso no se puede abonar o cancelar más
de una factura, si desea cancelar dos facturas, entonces hay que hacer dos
comprobantes de egresos.
Si desea cancelar tres facturas, entonces hay que hacer tres comprobantes
de egresos y así sucesivamente.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ir a la pantalla: Principal

Clic en botón: Egresos


Clic en botón: Otros pagos.
En esta pantalla podemos causar todos los egresos que no afecten a
facturas de proveedores causadas.

Ejemplo: Pago de servicios, agua, luz, arriendo, etc.


Aparece una pantalla que pide la fecha (aparece automáticamente la fecha
del sistema o si no la cambiamos de acuerdo a la necesidad del usuario y
enter, nro.documento = enter.

CC / Nit. = Digitamos el Nit del tercero y si no existe por favor crearlo y


luego digitarlo o localizarlo con F2.
Si digitamos el Nit de un tercero y no existe, el botón: Grabar se
deshabilitará y por lo tanto no va a poder grabar el registro, entonces clic en
el botón Retornar e intentar nuevamente.

Luego pasamos a: Concepto. Favor escribir el concepto del pago. Luego el


cursor se ubica en: C. Contable, en éste campo debemos digitar el código
contable que nos interesa afectar, o podemos localizar con F2 dicho
código.
Nota. Si tratamos de afectar un código contable tipo de cuenta Mayor o de
grupo el sistema no lo permitirá, El sistema le sacará el siguiente mensaje:
CUENTA NO EXISTE O ES DE GRUPO. Debemos afectar códigos
contables de tipo auxiliar o detalle.
Por favor digitar los códigos contables que nos interesa afectar y su
correspondiente valor Debito o Crédito.
Se recomienda asesoría contable.

34
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------

Favor tener en cuenta que antes de digitar información, el usuario debe


revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, por favor
hacerlos, ya que después que los códigos contables tengan información,
obviamente el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
Consultar la sección: Creación – modificación – eliminación – códigos
contables
Se recomienda asesoría contable.

DATOS ERRADOS.= Si el documento no está cuadrado o sea la diferencia debe


ser igual = o
También es necesario digitar el número de centro de costo (es necesario
digitar por lo menos el numero 1, no se puede dejar en blanco.

También puede ser por que faltó digitar el nit. del tercero
O no ha digitado nada, los campos están en blanco
Solo se puede causar un pago para cada nit, no se puede causar con un
solo comprobante pagos a varios facturas.

En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

Si se observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el


momento de empezar a digitar los datos del comprobante salió un mensaje
de error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a
digitar datos errados. .
Clic en botón: Retornar y grabar correctamente los datos.
Salir de este formulario.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

35
Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor
póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de


venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora.

Como se ha podido observar, que se puede eliminar un documento y


volverlo a causar. Obviamente el programa va llevando un consecutivo
ascendente por lo tanto en el momento de entrar a causar nuevamente el
documento podrá observar que el consecutivo no corresponde al que
desea hacer por lo tanto favor digitar manualmente el número de
documento deseado.

En el momento de digitar manualmente el número, el programa le va a


generar un mensaje diciéndole: El número de documento no coincide con
el consecutivo “ Desea continuar? Si o No.

Si el usuario le da clic en el botón de: Si. El programa le va a permitir


causar nuevamente ese documento.
Si sale un mensaje que dice: “NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE”
Sencillamente el usuario está tratando de causar un comprobante que ya fue
causado y no lo ha eliminado.

Si sale el siguiente mensaje: “NUMERO DE DOCUMENTO MAYOR QUE


CONSECUTIVO “. Sencillamente el usuario está tratando de digitar
manualmente un número de documento mayor que el consecutivo que
corresponde. (el programa los lleva automáticamente.)

36
FACTURACIÓN VENTAS

Ir a la pantalla principal.

Ahora procedemos a causar una factura de venta.

Clic en botón: Ventas.

Clic en botón: Facturación Stantard

Aparece la siguiente pantalla:

Esta pantalla es para digitar las facturas de los clientes.


Caben hasta 20 ítem en el formato tamaño carta.

Enter en: Nro. Factura = el programa trae automáticamente el numero de


consecutivo: 000000001. El software va llevando automáticamente los
consecutivos.

Fecha. = Digitar la fecha en que se está causando la factura.

Vcto. = Se digita la fecha de vencimiento de la factura (opcional)


Cédula o Nit = Se digita el numero de cédula o nit del cliente, también
tenemos la opción de buscar oprimiendo la tecla de función F2 (que se

37
encuentra en la parte superior del teclado) para localizar al cliente por el
nombre.

Aparece una pantalla donde podemos digitar el nombre, y el programa lo


trae a pantalla, clic en la cédula o nit deseado.

Cuando ya el cursor está ubicado sobre la cédula o nit. del cliente deseado,
para llevarlo a la pantalla de ventas, oprimimos la tecla de función F2.
Cuando ya hemos llevado la cédula o nit del cliente a la pantalla de ventas =
Enter.

Nota = Si no aparece un listado de terceros, sencillamente no han sido


creados.

En el campo: vendedor = enter (si no desea llevar control de comisión para


vendedores, de lo contrario consultar: creación vendedores.

En este momento el cursor ya está ubicado en el campo: Cód. Artículo,


podemos digitar el código del artículo que queremos vender, al digitarlo si
existe, el sistema nos trae automáticamente la descripción y la existencia,
si no conocemos el código del artículo, podemos localizarlo con la tecla de
función F2, opera igual que la búsqueda de los clientes, caben hasta 20
ítems en la factura.

En el campo: Cantidad, digitar la cantidad que está vendiendo.

El cursor estará ubicado en el campo: Precio venta = enter, el cursor se


ubicar nuevamente en el campo: Cod.Articulo para seguir digitando nuevos
códigos.

NOTA: El usuario tiene plena libertad de cambiar el: Precio venta en el


momento de causar la facturas, solo tiene que digitar el nuevo Precio y
enter.

Cuando ya no vamos a digitar más códigos de artículos en la factura, clic


en el campo: Ret_Iva (digitar porcentaje de retención = si lo hay = enter,
igualmente en Ret_Ica , enter , el cursor se ubica en el campo:
Observaciones = digitar la observación que el usuario desee y tab = el
cursor se ubica en el botón: Grabar y enter.

38
El cursor se ubica en el botón: Imprimir, enter (si desea imprimir la factura)
aparece una pantalla de Windows donde el usuario tiene la opción de elegir
impresora número de copias etc. (Esto ya es operación de Windows) por lo
tanto, si no puede imprimir la factura, favor pedir asesoría a su técnico de
confianza, ya que esta es una operación de Windows y no corresponde a
soporte del programa: EASY_Contable.

En el momento de dar clic en el botón: Imprimir:

Si sale el siguiente mensaje:

Este mismo mensaje también puede salir en ingles:


INVALID PATH

Es porque el usuario borró el logo (de la carpeta datos) de ejemplo que ya


lleva el programa.

O en el peor de los casos: el usuario copió el logo de su empresa en la


carpeta datos y lo incluyó en el formato de la factura (siguiendo las
instrucciones del MANUAL) = correcto.

Pero:

Luego fue y borró el logo de la carpeta datos, obviamente el programa no


encuentra el archivo de logo y por lo tanto sale el anterior mensaje.

Solución: Volver a copiar el logo borrado (en la carpeta datos.)

Si no desea imprimir la factura, clic en retornar, el cursor se ubica


nuevamente en el campo fecha, para digitar mas facturas.

Se puede observar que en la pantalla: Facturación a clientes aparece una


opción: Remisiones - en la parte inferior del formulario, es para convertir

39
una remisión en factura estándar, es con el fin que no descuente del
inventario (por que en el momento de causar la remisión ya se hizo ese
movimiento).

Como nos debimos dar cuenta que en el momento de causar compras y


ventas se afecta directamente el inventario.

Si se necesita causar una factura anulada en el sistema, favor hacerla


como se explica anteriormente pero con cantidad en ceros (0) para que el
sistema le pregunte si la desea grabar en cero y decirle que sí.

Nota: Si sale el siguiente mensaje: Error de sintaxis (y obviamente no


muestra la factura en pantalla y mucho menos da la opción de imprimir) es
porque el usuario insertó un logo muy grande.

Grabar facturas anuladas en ventas.

Si se necesita grabar una factura anulada en el sistema, favor hacerla


como se explica anteriormente pero con cantidad en ceros (0) para que el
sistema le pregunte si la desea grabar en cero y decirle que sí.

Ajuste al inventario (salida.)

Si necesita sacar mercancía (sin haber hecho ventas) al inventario, se hace


una factura con los códigos deseados (sin=valor costo) y se graba la factura
con valor cero.

Para este caso, lo ideal es crear un tercero = que se llame: salida de


inventario.

40
En la parte superior de la pantalla se podrá observar varias herramientas
entre ellas una figura de: Impresora clic en dicha figura y el Windows le
preguntará cuantas copias desea del documento a imprimir, seguir
instrucciones de la pantalla.

MENSAJES Y SOLUCIONES
---------------------------------

En el momento de dar clic en el botón: Imprimir:

Si sale el siguiente mensaje:

Este mismo mensaje también puede salir en ingles:


INVALID PATH

Es por que el usuario borró el logo (de la carpeta datos) de ejemplo que ya
lleva el programa.

O en el peor de los casos: el usuario copió el logo de su empresa en la


carpeta datos y lo incluyó en el formato de la factura (siguiendo las
instrucciones del MANUAL. )

Luego fue y borró el logo de la carpeta datos, obviamente el programa no


encuentra el archivo de logo y por lo tanto sale el anterior mensaje.

Solucion: Volver a copiar el logo borrado (en la carpeta datos.)

En la factura a clientes caben hasta 22 ítems.


Favor tener en cuenta que antes de digitar información, el usuario debe
revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, hacerlos,
ya que después que los códigos contables tengan información, obviamente
el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
Consultar la sección: Creación – modificación – eliminación – códigos
contables, se recomienda asesoría contable.

41
Faltan datos = no se ha digitado el numero de N.it. y/o cédula del
proveedor.

Está seguro de guardar factura en ceros? = no se ha digitado cantidad y/o


precio de venta.

En el momento de dar clic en el botón: Imprimir = sale el siguiente mensaje:


LA RUTA O EL NOMBRE DEL ARCHIVO NO ES VALIDO:

El usuario cambió el nombre del directorio donde inicialmente se instaló el


programa, o trasladó, copió, arrastró etc., el directorio donde está instalado el
programa a otra carpeta (lo metió en otra carpeta).

Solución: Seguir indicaciones del MANUAL = sobre la instalación correcta


del programa.

Si observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el


momento de empezar a digitar los datos de la factura salió un mensaje de
error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a digitar
datos errados en la factura.

Clic en botón: Retornar y grabar correctamente la factura.

Nota: En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

42
O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene
configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de


venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora conectada físicamente a su computador.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado, o sea cerrarlos.
Salir de esta pantalla.

INSERTAR LOGO

El programa le permite al usuario insertar logo en la factura de venta.

Medidas del logo:


Dimensión: 154 Ancho X 116 Alto Píxeles - en JPEG.

Ya definido el Logo de su Empresa y en formato JPG, favor copiarlo en la


carpeta datos de su programa:

Ejemplo1:
Si el programa fue instalado en la carpeta:
EASY_Contable\datos

Ejemplo2:
C:\EMPRESA01\datos

La carpeta donde fue instalado el programa, siempre se va a observar una


carpeta que se llama: datos = en esta carpeta se debe copiar el logo de la
empresa.

Para proceder a insertar el Logo:

Primero diríjase al botón: Procesos especiales, estando allí encontrará el


botón: Logo, presiónelo, ahora encuentra un botón llamado Aceptar, el cual
lo llevará a abrir una ventana en donde verá en la ventana Buscar en: el
nombre del Programa EASY_Contable (si fue instalado en esa carpeta) y en
la parte de abajo encontrará la subcarpeta datos, proceda a abrir esta

43
carpeta, va a encontrar el nombre de su logo, por favor elíjalo
seleccionándolo y luego clic en OK, el programa produce el aviso:

Con este aviso se confirma el cargue de su Logo correctamente.

Clic en aceptar y luego salir.


Con estas indicaciones queda cargado el Logo de su empresa en el
programa EASY_Contable

MENSAJES Y SOLUCIONES
-----------------------------------------

Favor tener en cuenta que antes de digitar información, el usuario debe


revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, por favor
hacerlos, ya que después que los códigos contables tengan información,
obviamente el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
Consultar la sección: Creación – modificación – eliminación – códigos
contables
Se recomienda asesoría contable.

En el momento de dar clic en el botón: Imprimir:

Si sale el siguiente mensaje:

44
Este mismo mensaje también le puede salir en ingles:
INVALID PATH

Es por que el usuario borró el logo (de la carpeta datos) de ejemplo que ya
lleva el programa.

O en el peor de los casos: el usuario copió el logo de su empresa en la


carpeta datos y lo incluyó en el formato de la factura (siguiendo las
instrucciones del MANUAL. )

Luego fue y borró el logo de la carpeta datos, obviamente el programa no


encuentra el archivo de logo y por lo tanto sale el anterior mensaje.

Solucion: Volver a copiar el logo borrado (en la carpeta datos.)

Nota: Si sale el siguiente mensaje: Error de sintaxis (y obviamente no


muestra la factura en pantalla y mucho menos da la opción de imprimir) es
porque el usuario insertó un logo muy grande o entró por: Modificación
factura y no siguió las instrucciones del MANUAL para hacer dichas
modificaciones.

Está seguro de guardar factura en ceros? = no se ha digitado cantidad y/


o precio de venta.

Como puede ser que le oprimió el botón Grabar sin haber digitado
absolutamente nada, obviamente es decisión del usuario si la guarda en
ceros.

En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

45
En el caso que salga el siguiente mensaje: No se encuentra la variable
Vcod_Cont_Fact”. Sencillamente el usuario de nivel 01, entró por
Mantenimiento y borró el plan contable.
Solución: restaurar la copia de seguridad anterior al daño.
Consultar la sección: Restauración copia de seguridad de los datos
En caso que el usuario no haya hecho copia de seguridad como lo aconseja
el manual, entonces hay que instalar el programa nuevamente y empezar de
nuevo.

Si el usuario observa que en el momento de tratar de grabar la factura,


botón grabar está deshabilitado es porque en el momento de empezar a
digitar datos le salió un mensaje de error y por lo tanto automáticamente
dicho botón se deshabilita.
Clic en el botón: Retornar, y volver a intentar digitar correctamente los datos
de la factura para así poderla grabar.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.
Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de
venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora

Como se ha podido observar, que se puede eliminar un documento y


volverlo a causar. Obviamente el programa va llevando un consecutivo
ascendente por lo tanto en el momento de entrar a causar nuevamente el
documento podrá observar que el consecutivo no corresponde al que
desea hacer por lo tanto favor digitar manualmente el número de
documento deseado

En el momento de digitar manualmente el número, el programa le va a


generar un mensaje diciéndole: El número de documento no coincide con
el consecutivo “ Desea continuar? Si o No.

46
Si el usuario le da clic en el botón de: Si. El programa le va a permitir
causar nuevamente ese documento.

Si sale un mensaje que dice: “NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE”


Sencillamente el usuario está tratando de causar un comprobante que ya fue
causado y no lo ha eliminado.

Favor no minimizar los informes, ya que el programa no le va a trabajar


hasta no salir correctamente de los informes que ha minimizado, o sea
cerrarlos

En caso que el usuario intente imprimir los cambios que acaba de realizar y
salga el siguiente mensaje:

Quiere decir que no ha hecho, no ha causado, ninguna factura y obviamente


no tiene nada que imprimir.
Se recomienda hacer los cambios y: Guardar los cambios

El botón: Notas crédito. Tiene el mismo funcionamiento que el botón: Nota


debito pero en éste caso el cliente está devolviendo la mercancía.

Clic en botón: Remisiones. Su funcionamiento es parecido a la facturación.


Se descuenta del inventario, pero no se afecta la contabilidad general
como tampoco cartera etc.

47
Clic en botón: Vendedores
Nos aparecen los botones: D. vendedores = Para digitar los datos de los
vendedores si el usuario quiere tener un directorio de vendedores con su
respectivo porcentaje de comisión para las ventas.

Botón: C. vendedores = Para el informe de comisión de cada vendedor.

Las Cotizaciones. El mismo nombre lo dice: son para producir cotizaciones


del inventario o servicios pero no afecta contabilidad ni inventario.

PAGOS DE CLIENTES

Ir a la pantalla: Principal
Clic en botón: Ingresos
Clic en botón: Clientes

En esta pantalla aparecen todas las facturas que hemos causado a


clientes y que tengan saldos pendientes por pagar.

48
NOTA: Con un recibo de caja no se puede abonar o cancelar más de una
factura.

Si desea causar cancelación de dos facturas, entonces hay que hacer dos
recibos de caja.
Si desea causar cancelación de tres facturas, entonces hay que hacer tres
recibos de y así sucesivamente.

Clic sobre el número de factura que deseamos abonarle o cancelar.

Podemos observar que en la parte intermedia de la pantalla aparecen los


datos del cliente de la factura seleccionada, esto es con el fin de verificar si
realmente es el cliente al cual le deseamos causar el abono o cancelación de
la factura.

En éste momento el cursor estará ubicado en Nro. Recibo. Enter, debe


aparecer el número de consecutivo = 00001 El programa se entrega para
que arranque todos los consecutivos de documentos que genera en el:
00001

Fecha: es = a la fecha del pago. Valor pago = digitar valor del pago.
Digitar sucesivamente el porcentaje (si hay que causarlos) y enter, hasta
llegar al final de la pantalla (para totalizar), en campo concepto = digitar el
concepto del pago: Ejemplo: cancel. Fra. 000000003, en el campo:
Efectivo, digitamos una X, (opcional) si el pago es en efectivo y clic en el
botón Grabar.

Si el campo: Concepto se deja en blanco, como también si tratamos de


pagar un mayor valor a la deuda. o en el momento de entrar a hacer el pago
no le dimos clic en el número de la factura que vamos a pagar: saldrá el
siguiente mensaje: DATOS ERRADOS.

En ese caso clic en el botón: Retornar y volver a intentar causar el pago,


pero esta vez correctamente.

También es necesario digitar el número de centro de costo (es necesario


digitar por lo menos el numero 1, no se puede dejar en blanco.

Clic en botón: Imprimir


Para imprimir el recibo de caja: clic sobre la gráfica de la impresora que
aparece en la parte superior de la pantalla.

49
Nota: En el momento de causar los documentos se pueden imprimir
inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Reimprimir – eliminar
documentos.

Para causar nuevamente un recibo de caja (si lo eliminó y lo desea volver a


causar).

Podemos proceder a causarlo nuevamente, obviamente que el sistema le


mostrará en el momento de causarlo el siguiente consecutivo pero el
usuario puede digitar ahí encima del consecutivo que le aparece, el número
del consecutivo del comprobante eliminado.
Aparece un mensaje: NUMERO DE RECIBO NO CONCIDE CON EL
CONSECUTIVO, DESEA CONTINUAR?

El usuario decide = SI o NO.


Si le sale el siguiente mensaje: NUMERO DE DOCUMENTO YA EXISTE es
porque está tratando de causar un documento que anteriormente ya causó
y no ha sido eliminado.

MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------

Si sale el mensaje: DATOS ERRADOS.

La causa es:

En el campo concepto = digitar el concepto del pago Ejemplo:


cancelación Fra. 000000001, este campo no debe quedar en blanco.
Como también si digitamos un mayor valor a la deuda, o en el momento de
entrar a causar el recibo de caja no le dimos clic en el número de la factura
de la cual estamos recibiendo el pago del cliente.
Como también se presenta este mensaje de: DATOS ERRADOS, si no ha
totalizado el pago total (o sea darle enter a todos los campos hasta llegar al
campo de: Neto recibido

En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

Infracción de índices - program error    Uniqueness of index CC_NIT is


viólate o algo parecido:
Favor: clic en P. Especiales - clic M. Tablas.

50
Si se observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el
momento de empezar a digitar los datos del recibo de caja salió un mensaje
de error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a
digitar datos errados en el documento.
Clic en botón: Retornar y grabar correctamente la factura.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos
Salir de esta pantalla.

También podemos observar el botón: Otros ingresos.


Precisamente es para causar todos los ingresos que no tengan nada que
ver con facturas de clientes causadas.

Su operación es muy parecida a: Otros egresos, explicado anteriormente.


MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------

Favor tener en cuenta que antes de digitar información, el usuario debe


revisar su plan contable y si nota que tiene que hacerle cambios, por favor
hacerlos, ya que después que los códigos contables tengan información,
obviamente el programa no le va a permitir los cambios al plan contable.
Consultar la sección: Creación – modificación – eliminación – códigos
contables
Se recomienda asesoría contable.

DATOS ERRADOS.= Si el documento no está cuadrado o sea la diferencia debe


ser igual = o

También puede ser por que faltó digitar el N.i.t. del tercero
O simplemente está tratando de grabar sin haber digitado absolutamente
nada.

Solo se puede causar un recibo de caja para cada N.i.t, no se puede causar
con un solo comprobante abonos o pagos de varios clientes.

En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

51
Si se observa que el botón Grabar está deshabilitado es porque en el
momento de empezar a digitar los datos del recibo de caja salió un mensaje
de error y el botón: Grabar se deshabilita para que el usuario no vaya a
digitar datos errados en el documento.
Clic en botón: Retornar y grabar correctamente la factura.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.
Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto
de venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos
Salir de esta pantalla.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

INFORMES

Ir a la pantalla principal

Clic en botón: Informes


Encontramos los botones: Proveedores y Clientes
Clic en el botón: Proveedores

Clic en botón: Individual

Clic en el código del proveedor del que queremos el informe.


Digitar: Fecha Inicial y Fecha final

52
Clic en: Aceptar
Si el proveedor tiene facturas causadas, el programa le mostrará en
pantalla los saldos que están pendientes con relación a ese proveedor.

Se puede observar que todos los botones de estos formularios son


intuitivos, todo depende de los informes que se deseen ver en pantalla o
imprimir.

ENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------
Si se observa que el programa trata de sacar el informe pero definitivamente
no sale nada, sencillamente ese proveedor seleccionado no tiene facturas
causadas o saldos pendientes.

Si no sale algún informe que está tratando de generar, posiblemente es


porque no hay información en el margen de la fecha inicial y fecha final que
está digitando, o en el peor de los casos no ha digitado ningún
comprobantes y por lo tanto no hay información.

Se recomienda crear la siguiente carpeta en el disco duro: C:\Planos.

Es para que en el momento que el usuario genere archivos planos, el


programa guarda esos archivos en dicha carpeta. Si no está creada, el
programa le va a generar un mensaje de error. Sencillamente porque no
encuentra donde guardar los archivos planos.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos
Salir de esta pantalla.

CONTABILIDAD
Ir a la pantalla principal

NOTA: El módulo que pasamos a explicar a continuación está diseñado para


que los señores contadores lleven sus contabilidades.

Por lo tanto si el usuario no es contador, favor pedir asesoría contable,


obviamente a los contadores.

Clic en botón: Contabilidad

Clic en botón: E. / financieros

53
Clic en botón: Balances

Nota: El usuario puede elegir periodos de fechas para consultar sus


informes: (días, semanas, meses etc.)
Opción NIVELES (aplica para balance general y P/G)
Clic en la flechita negrita que apunta hacía abajo, se podrán observar:

1–2–4

Es para generar: Balance general o Estados de resultados. Si el usuario


elige: 1
El programa generará informe de las cuentas contables que sean de: Un
digito y si elige: 2 = cuentas de dos dígitos. Si elige 4 = cuentas de cuatro
dígitos. .

Para el balance general no aplican las fechas: Fecha inicial – Fecha final, el
programa no las tiene en cuenta, genera el informe desde el primer día que
se digitó información hasta el último día digitado.

Si desea mandar a MS Excel algún informe de los que produce el


programa y en la parte abajo de dicho informe aparece: Nombre archivo
plano: en ese recuadro blanco puede escribir el nombre que desee
asignarle al informe.

Ejemplo si es balance de prueba: Bprueba010113


“ “ “ “ “ “ “: “: Bprueba2014

Nota. El usuario puede elegir el nombre libremente. Este es un ejemplo.

Clic en: Aceptar, que está en la parte de abajo del recuadro donde digitó el
nombre de archivo que desea mandar a MS Excel.
El programa le genera un mensaje: Proceso realizado.

Si sale el siguiente mensaje: Código de error OLE 0X80030003 código de


estado de COM desconocido o parecido es porque el programa no
encuentra la carpeta Planos creada en el disco duro.
Debe haber una carpeta creada en el disco duro que se llame: Planos.
Ejemplo: C:\Planos.

Es donde el programa guarda todos los archivos que el usuario ha creado y


los quiere abrir con MS Excel.

54
Para verlos en MS Excel, favor salir del programa EASY_Contable y ejecutar
el programa MS Excel, buscar el, o los archivos planos guardados en la
carpeta: Planos

Nota. La creación de dicha carpeta se debe hacer con el explorador de


Windows, si el usuario no lo sabe hacer, por favor consulte con su técnico
de confianza.
Salir de esta pantalla.

MENSAJES Y SOLUCIONES
-----------------------------------------

No se presta soporte gratuito a errores de usuario.

Si al tratar de sacar un balance de prueba, general etc., no sale nada:

1. Posiblemente está digitando un periodo de fechas en el cual no hay


información
2. O simplemente no ha digitado ninguna clase de documentos y por lo tanto
no hay información para mostrar.

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de


venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora físicamente conectada al computador, obviamente que si
desea imprimir los informes si la debe tener conectada.

55
Si al tratar de guardar un archivo plano:

Sale el siguiente mensaje: Código de error OLE 0X80030003 código de


estado de COM desconocido o parecido es porque el programa no
encuentra la carpeta Planos creada en el disco duro (no existe dicha
carpeta) por lo tanto proceder a crearla según indicaciones anteriores.

Si al tratar de generar archivo plano, sale el siguiente mensaje:


Código de error OLE 0X80030003 código de estado de COM
desconocido o parecido es porque el programa no encuentra la carpeta
Planos creada en el disco duro, seguir instrucciones anteriormente
mencionadas para la creación del esta carpeta.
Salir de esta pantalla

Clic en botón: Libros


Aparece una pantalla para producir los informes de los libros que genera el
programa.
Cada botón produce un informe diferente, el usuario debe tener en cuenta la:
Fecha inicial – Fecha final o si no el programa no genera el informe
deseado.

Ya sabemos, como lo explicamos anteriormente que en los recuadros donde


aparece:
Nombre archivo plano: Es para digitar el nombre del informe que deseamos
mandar a MS Excel y luego abrirlo ejecutando el programa MS Excel
MENSAJES Y SOLUCIONES
---------------------------------
Si el usuario observa que no sale el libro mayor y balance completo es
porque no ha generado primero el balance de prueba.
Salir de esta pantalla.

Clic en botón: C. auxiliares

Por medio de éste botón podemos consultar el movimiento Individual de


cada código contable.

En: código contable =: digitar el número deseado, enter, digitar fecha


inicial, fecha final.

56
Clic en: Aceptar, se podrá observar el informe del código digitado.

MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------
Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen
completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente, consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de


venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora

Si observamos alguna inconsistencia en el movimiento del código contable


consultado, o sea algún saldo errado etc., favor clic en el botón: A Saldos.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos
Salir de esta pantalla.

EJEMPLO DIGITACION COMPROBANTE CONTABLE.

57
Por medio de esta pantalla se puede digitar comprobantes de contabilidad y
hacer todas las causaciones que desee.

Como también para la digitación de saldos iníciales, consignaciones etc.


Ajustes a la contabilidad, traslados de saldos entre cuentas etc.
Se recomienda asesora contable.

Por medio de esta pantalla, el usuario puede llevar toda la información


contable de la empresa sin causar facturas de clientes, proveedores etc. (es
de libre decisión por parte del usuario).

Nro.Comprobante = Enter = el programa trae automáticamente el


consecutivo configurado en parametrizacion. .

Después de haber digitado la fecha deseada o haberle dado enter en la


fecha que le presenta el programa el cursor se ubica en Cód. Contable.
El usuario tiene plena libertad de digitar el código contable que desea
afectar, si no lo sabe lo puede buscar con la tecla de función: F2

El programa le mostrará el plan único de cuentas, donde aparecen los


códigos contables con su respectiva descripción.
Solo se pueden afectar los códigos contables de tipo = D. o sea las
auxiliares, los códigos contables de tipo G o sea las mayores se afectan
automáticamente de acuerdo al movimiento contable que el usuario vaya
digitando.

En definitiva toda cuenta que sea de un digito, dos dígitos o cuatro dígitos,
son cuentas de grupo, solo se permite en este formulario digitar códigos
contables auxiliares o de detalle. (Consulte con su asesor contable).

También hay cuentas de: Seis dígitos como la cuenta de: MONEDA
NACIONAL, que es de grupo y por lo tanto no se puede afectar
manualmente. Por favor toda cuenta que sea de grupo no se puede
afectar manualmente.
También se presenta el caso que el usuario haya creado cuentas de: Ocho
dígitos como grupo, obviamente tampoco se pueden afectar manualmente.

NOTA: Se puede observar que en la parte superior derecha de la pantalla


aparece el campo: Localizar.

58
Si por alguna razón se necesita modificar un comprobante ya grabado, por
favor digitar en dicho campo el número del comprobante y Enter.

Observamos que el programa le trae nuevamente el comprobante a


pantalla, por favor hacer la modificación correspondiente y clic en grabar.

Se recomienda digitar enter en todos los artículos o ítems que tiene en


pantalla para que el programa le totalice correctamente el comprobante, si
el usuario no tiene en cuenta ésta recomendación obviamente que el
comprobante va a ir con un total errado.

Si necesita agregar ítems a dicho comprobante, favor clic en el botón


agregar y el programa le permitirá agregar un ítem más y así sucesivamente.

O lo contrario: si necesita quitar algún ítem, favor borrar el c.contable y los


valores debito - crédito y enter.

MENSAJES Y SOLUCIOENES
-----------------------------------
Si al digitar un código contable y sale: Cuenta es de grupo o no existe, es
porque digitó un código contable que es de Tipo = G. (Estos códigos
contables se afectan internamente).
Los códigos contables de tipo = D si pueden ser afectados directamente por
el usuario.

Como también se presenta el caso que se está digitando un código contable


que no está creado en el PUC.

Datos errados = no ha seleccionado el tipo de comprobante o el


comprobante está descuadrado, o sea la diferencia debe ser igual a 0
(cero) o Las sumas de los campos: DEBITO Y CREDITO son diferentes.
Como también puede estar tratando de grabar sin haber digitado
absolutamente nada.

En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos posteriormente = consultar la sección: Impresión – eliminación
de documentos.

59
DATOS ERRADOS.= Si el documento no está cuadrado o sea la diferencia debe
ser igual = o

Si en el momento de ver los informes en pantalla dichos informes no salen


completos o sea que aparentemente están cortados y los últimos campos
de la derecha no alcanzan a salir es porque en Windows no hay impresora
instalada o configurada correctamente. Consulte con su técnico de
confianza.

Si el problema continúa es por la resolución de la pantalla, por favor


póngale resolución mínimo 1024 x 768. Consulte con su técnico de
confianza.

O si los informes salen incompletos y con xxxxxx = Es por que tiene


configurada una impresora punto de venta y obviamente esos informes no
caben en esa configuración.

Favor configurar como predeterminada una impresora que no sea punto de


venta y podrá ver sus informes completos. No necesariamente tiene que
tener la impresora.

Favor no minimizar los informes ya que el programa no le va a trabajar hasta


no salir correctamente de los informes que ha minimizado. O sea cerrarlos

En el momento de crear códigos contables: La cuenta mayor debe ser tipo =


G: quiere decir que el usuario está tratando de crear un código contable
dependiendo de otro código contable de tipo: D o sea auxiliar.

Si el botón: Grabar esta deshabilitado = clic en: Retornar, este botón se


deshabilita cuando sale algún mensaje de error.

Salir de esta pantalla


-------------------------------------------------------------------------------------------------------

60
EJEMPLO DE DIGITACION DE SALDOS INICIALES EN CONTABILIDAD
GENERAL

Ir a la pantalla: Principal

Recomendación: Favor hacer limpieza de todos los datos digitados


(Obviamente si no son reales.)

Clic en botón: Mantenimiento


Clic en botón: B. comprobantes

Revisar los terceros, inventario digitados, si son datos ficticios favor


eliminarlos y digitar los códigos reales. La operación de estos botones ya
fue explicada anteriormente.

Ahora procedemos a digitar los saldos iníciales en contabilidad general. (Se


recomienda asesoría contable.)

El usuario debe tener en cuenta que los saldos iníciales de clientes,


proveedores e inventarios que digitó por medio de su modulo
correspondiente no afecta contabilidad, o sea que en los saldos iníciales
de contabilidad general hay que tener en cuenta: saldos iníciales de
clientes, proveedores, inventarios en forma global. Ejemplo: si la suma de los
saldos iníciales de proveedores fue de 650.000.00 = digitar este valor en el
código contable No. 220501 y así mismo hacemos con la suma de clientes e
inventarios.(obviamente al código contable que corresponde.) Favor
consultar con su asesor contable.

Clic en botón: Contabilidad.

Clic en botón: C. contables

Nro.Comprobante = Enter = el programa trae automáticamente el


consecutivo configurado en parametrizacion. .

Fecha. = Digitamos la fecha en la cual vamos a digitar los saldos iníciales.

El cursor debe estar ubicado en: C. contable. Digitamos el código de cuenta


que queremos afectar. Ejemplo:

61
C. contable Descripción Nit. Tercero Mvto. debito Mvto. Crédito.
130505 Saldos iníciales 1000.000.00
220501 Saldos iníciales 650.000.00
110505 Saldos iníciales 50.000.00
11100501 Saldos iníciales 600.000.00
143505 Saldos iníciales 2000.000.00
311505 Saldos iníciales 3.000.000.00

Observación: Estos son datos ficticios a modo de ejemplo. En ésta parte


el usuario debe digitar los saldos reales de clientes, proveedores, inventario
y los saldos reales de caja bancos etc. (si es que va a empezar con saldos
iníciales.

Clic en botón: Grabar

Clic en botón: Imprimir

Ir a la pantalla: Principal.

Clic en botón : Balances / Libros

Clic en botón: Balances.

Favor digitar en: Fecha Inicial y en: Fecha final el rango de fechas que el
usuario desea ver.

Ejemplo: si digitó saldos iníciales a diciembre 31 del 2013:

Fecha inicial = 30 12 2013

Fecha final = 31 12 2013

Clic en botón: B/ce prueba

Podemos ver un balance de prueba en pantalla.

Si el usuario no realiza ésta operación antes de cerrar los saldos


iníciales el programa no mostrará los saldos iníciales como saldo anterior
digitados (después de haber hecho el cierre de saldo iníciales) en el
momento de consultar balance de prueba.

62
Nota. La fecha inicial y fecha final solo aplica en éste caso para el balance
de prueba y estado de resultados.

Para el balance general no aplican dichas fechas. El programa lo genera


desde el primer día que empezaron a digitar documentos hasta el último.
Hay que tener en cuenta en no olvidar seleccionar el nivel por medio del cual
desea ver el balance general o el P/G.

Ir a la pantalla: Principal
El siguiente paso es cerrar los saldos iníciales...
Se recomienda hacer copia de seguridad antes de proceder al cierre.

Clic en botón: Proc. Especiales


Clic en botón: C.Contabilidad.

Aparece un campo: Digitar próxima fecha de cierre: Digitamos la fecha en


que deseamos cerrar los comprobantes que vamos a digitar durante el
período contable. Normalmente es al final del año. Ejemplo: 31 12 2014

Clic en botón: Aceptar

En éste momento ya podemos digitar comprobantes. Ya sabemos digitar la


mayoría de los comprobantes en el programa.

En éste momento ya estamos en capacidad de operar el programa


correctamente.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

MODIFICACION – ELIMINACION - CODIGOS CONTABLES.

Para crear, modificar códigos contables, es recomendable que lo haga el


asesor contable de la empresa. Ya que debe saber, tener bien claro
conceptos contables con relación al plan único de cuentas.

No se presta soporte gratuito a errores de usuarios.

El programa clasifica los códigos contables de la siguiente forma:

63
Control de tercero = es para llevar el control de pagos a terceros (se
recomienda asesoría contable).

En caso que si sea de control pagos a terceros en ese campo: digitar S, en


caso contrario digitar: N

Códigos contables mayores o de grupo digitar en el campo:Tipo cuenta = G.

Códigos contables auxiliares o de detalle, digitar en el campo: Tipo cuenta =


D

Ir a la pantalla principal

Clic en el botón: Contabilidad

Clic en botón: P.U.C

64
Aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla podemos agregar - modificar eliminar códigos contables


del plan contable comercial que ya lleva el programa.

Salir de esta pantalla.

Ahora vamos a modificar un código contable de tipo G


Tomemos como ejemplo el código contable: 519595:
Localizarlo y enter (seguir instrucciones anteriores sobre localización de
códigos contables).

Paso número uno, se observa que el código contable es de tipo G, por lo


tanto sacar un informe en pantalla (puede ser) y analizar que códigos
contables auxiliares o detalle dependen de ella

Se observa que el código contable: 51959505 depende de 519595, o sea


este código contable es parte del grupo: 519595

Entonces procedemos a quitar de la interface el código: 51959505(seguir


instrucciones anteriores para quitar de la interface un código contable).

65
Luego que quitamos el código contable: 51959505 de la interface
procedemos a localizarlo y eliminarlo, como también eliminar los otros
códigos contables que dependan del código: 519595

Salir por completo del programa (para que hagan efecto los cambios
realizados).
Volver a entrar al programa.
Cuando el código contable: 519595 ya no tiene códigos dependientes, lo
localizamos y lo tratamos de MODIFICAR
En el campo: Tipo cuenta, le cambiamos la G por D.

Esta es la forma de modificar, eliminar, crear códigos contables

MENSAJES Y SOLUCIONES
---------------------------------
Si sale el siguiente mensaje: Program error uniqueneses of index COD-
CONT is violted.
Clic en el botón: M.TABLAS

EJEMPLO - CREACION CODIGOS CONTABLES

Código = 8
Descripción = CUENTAS DE ORDEN
Tipo cuenta = G
Clic en botón grabar
Código = 81
Descripción = DERECHOS CONTINGENTES
Control tercero = Digitar S (si el código contable es de control a terceros)
Se recomienda asesoría contable.
Tipo cuenta = G
Clic en botón grabar

Código = 8105
Descripción = BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN CUSTODIA
Tipo cuenta = G
Clic en botón grabar

Código = 810505
Descripción = Valores mobiliarios

66
Tipo cuenta = D
Clic en botón grabar

Se puede crear códigos contables de hasta 12 dígitos.


Obviamente que el código contable de 6 dígitos que está en el ejemplo: tipo
cuenta = D. Habría que dejarlo: = G. Para poder crearle el código contable
de 8 dígitos dependiente y así sucesivamente, esta es la lógica para la
creación de códigos contables.

MENSAJES Y SOLUCIONES
-----------------------------------------
En el momento de crear códigos contables: La cuenta mayor debe ser tipo
= G: quiere decir que el usuario está tratando de crear un código contable
dependiendo de otro código contable de tipo: D o sea auxiliar.

Si el botón: Grabar esta deshabilitado = clic en: Retornar, este botón se


deshabilita cuando sale algún mensaje de error.

Si sale el siguiente mensaje: Program error uniqueneses of index COD-


CONT is violted
Clic en el botón: M.TABLAS

Salir de esta pantalla.

Clic en botón: T. Comprobantes

Por medio de ésta pantalla, podemos crear más tipos de comprobantes para
que en el momento de causar comprobantes contables, los podamos
encontrar y elegir el tipo de comprobante deseado. Se recomienda asesoría
contable

En código. Se digita el código que el usuario desea asignar al tipo de


documento a crear. Dicho código puede ser numérico o alfabético.

En: Descripción. Se digita la descripción del código a crear y enter, el


cursor se ubica en el botón: Grabar. (Si el usuario se arrepiente de guardar
ese registro podemos dar un clic en el botón: Retornar y no se guardará el

67
registro en pantalla digitado, clic en botón: Imprimir. Se podrá ver en
pantalla todos los tipos de documentos ya creados.
Si no aparece ningún informe en pantalla es porque el usuario eliminó
todos los tipos de documentos.
En la parte superior del informe aparecen unas herramientas que produce
Windows, entre ellas aparece la figura de una impresora, favor dar clic en
dicha figurilla para imprimir el informe en pantalla.

Botón: Modificar. Aparece deshabilitado. La función de éste botón es para


modificar algún documento que tengamos en pantalla.

Si queremos modificar algún tipo de comprobante ya creado hacemos lo


siguiente: digitamos el código que tiene dicho tipo de comprobante en el
campo: Localizar y enter., si el tipo de comprobante digitado existe, aparece
en pantalla y el botón: Modificar se habilitará.

Por favor hacer la modificación deseada y clic en el botón: Modificar.

Solo se puede modificar la descripción del tipo de comprobante, si el


usuario definitivamente desea es cambiar el: Código, favor eliminarlo y
volverlo a crear correctamente.

Botón: Eliminar

El funcionamiento es igual al botón Modificar, pero con la diferencia que


elimina el registro en pantalla.
Salir de esta pantalla.

Botón = Foliación libros.


Para marcación de los libros oficiales, se recomienda asesoría contable
Salir de esta pantalla

Botón = A. contable.

Si el usuario nota que hay descuadre en balances o libros, por medio de


éste botón el programa muestra si hay comprobantes descuadrados. Es un
caso muy raro, ya que el programa no permite digitar comprobantes
descuadrados pero en caso que haya información alojada en alguna parte
del disco duro con problemas se puede presentar el descuadre de algún
comprobante, si esto llega a ocurrir , el usuario detecta cuál es el
comprobante descuadrado, proceder a eliminarlo y volverlo a causar.
Salir de esta pantalla.

68
CIERRE DE SALDOS INICIALES

Si ya el usuario digitó el comprobante de saldos iníciales, entonces los pasos


para el cierre son los siguientes:

Primero que todo sacamos un balance de prueba (mínimo en pantalla) o


imprimirlo si así se desea.
Ir a la pantalla principal.

Clic en botones: Contabilidad – E/Financieros – Balances


Ejemplo 1: Si digitó saldos iníciales a diciembre 31 de 2013:
Digitar en fecha Inicial = 30 – 12 – 2013

“ “ Final = 31 – 12 – 2013
Y clic en B/Prueba

Debe aparecer el balance de prueba de los saldos iníciales digitados (en


campos débitos y créditos).

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ejemplo 2: Si digitó saldos iníciales a junio 30 de 2014:

Digitar en fecha Inicial = 30 – 06 – 2014

“ “ Final = 30 – 06 – 2014

Y clic en B/Prueba

Debe aparecer el balance de prueba de los saldos iníciales digitados (en


campos débitos y créditos).

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ejemplo 3: Si digitó saldos iníciales a marzo 31 de 2014:

Digitar en fecha Inicial = 30 – 03 – 2014

69
“ “ Final = 31 – 03 – 2014

Y clic en B/Prueba

Debe aparecer el balance de prueba de los saldos iníciales digitados (en


campos débitos y créditos).
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Estos son ejemplos, lo importante es que el usuario tenga una guía y la


aplique para sacar balances de saldos iníciales de acuerdo a la fecha en
que los digitó.

Después de haber sacado balance en pantalla (o haberlos impreso):


Ir a la pantalla principal

Clic en botones Proc. especiales – D. contabilidad – Cierres

Si va a hacer cierre de los saldos iníciales digitados al 31 de marzo

DIGITAR PROXIMA DE CIERRE = 31 – 12 – 2014

Clic en botón: Aceptar


-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Si va a hacer cierre de los saldos iníciales digitados al 30 de junio

DIGITAR PROXIMA DE CIERRE = 31 – 12 – 2014

Clic en botón: Aceptar


-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Si va a hacer cierre de los saldos iníciales digitados al 30 de noviembre

DIGITAR PROXIMA FECHA DE CIERRE = 31 – 12 – 2014

Clic en botón: Aceptar

70
Estos son ejemplos, lo importante es que el usuario tenga una guía y la
aplique para hacer cierre de los saldos iníciales de acuerdo a la fecha en
que los digitó.

Después de haber hecho el cierre de los saldos iníciales procedemos a


sacar un balance de prueba en pantalla (o imprimirlo si así se desea).

Ir a la pantalla principal

Clic en botones: Contabilidad – E/Financieros – Balances

Si el usuario realizó cierre al 31 de marzo de 2014

Digitar en fecha: Inicial = 31 – 03 – 2014

“ “ “Final = 31 – 03 – 2014

Debe aparecer en el campo: SALDO INICIAL = los saldos iníciales digitados


y los campos débitos y créditos en ceros.

El programa está listo para recibir información del periodo contable:


Del 1 de abril hasta el 31 de diciembre del 2014

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Si el usuario realizó cierre al 30 de junio de 2014

Digitar en fecha: Inicial = 30 – 06 – 2014

“ “ “Final = 30 – 06 – 2014

Debe aparecer en el campo: SALDO INICIAL = los saldos iníciales digitados y


los campos débitos y créditos en ceros.

El programa está listo para recibir información del periodo contable:


Del 1 de julio hasta el 31 de diciembre del 2014

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Si el usuario realizó cierre al 31 de diciembre de 2014


Digitar en fecha: Inicial = 31 – 12 – 2014
“ “ “ Final = 31 – 12 – 2014

71
Debe aparecer en el campo: SALDO INICIAL = los saldos iníciales digitados
y los campos débitos y créditos en ceros.

El programa está listo para recibir información del periodo contable:


Del 1 de enero hasta el 31 de diciembre del 2014

Para hacer cierre de fin de periodos contables, favor consultar la sección:


Cierre fin de año.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Clic en botón: Salir
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------------
Si sale el mensaje: Falta digitar datos= es necesario que la mayoría de los
campos estén llenos (los únicos que son opcionales son: cargo, Nro cuenta
banco, dirección, teléfono, ciudad.

FACTURACIÓN PUNTO DE VENTA


Ir a la pantalla: Principal
Clic en botón: Punto de venta

Aparece la siguiente pantalla:

72
Por medio de éste pantalla podemos causar todas las ventas de contado
por mostrador, estilo supermercado, ferreterías, droguerías etc., el
funcionamiento es muy parecido a la factura de: Venta estándar, pero con la
diferencia que todas las ventas son de contado.

No afecta la cuenta de: Cartera en contabilidad general sino que afecta


caja automáticamente, en la parte inferior se puede observar: Neto caja – T.
crédito – T. Debito – Cheques.

El usuario puede clasificar el pago del cliente según lo recibido.

Abran casos que pagan una parte en: Tarjetas de crédito, entonces el
usuario digita la cantidad recibida en: T. crédito y lo mismo con los otros
pagos los digita en donde corresponde, el programa clasificará
automáticamente en contabilidad general los pagos recibos según la
digitación del usuario en cada opción.

En el campo: Recibido. Digitar el total del monto recibido y enter, el


programa automáticamente le mostrará las vueltas que hay que dar en el
campo: Cambio, si axial es necesario.

Si el usuario no digita en el campo: RECIBIDO ningún valor el programa le


sacará en pantalla un mensaje de error y no grabará la factura.

Luego clic en botón: Grabar

Clic en botón: Imprimir, aparecerá en pantalla una factura estilo: Tiquete de


supermercado para imprimir en impresora: punto de venta standard
comercial de 58 mm. (Ancho de impresión)

Si el usuario tiene impresora punto de venta y cajón monedero conectado a


la impresora ( Cajón Paralelo ) por favor en el momento de entrar al
formulario de : Punto de venta : clic en la opción : Abrir cajón monedero
el programa quedará configurado para que en el momento de imprimir un
tiquete de venta abra el cajón automáticamente.

Para leer con lectora de códigos de barras: Simplemente conecte la


lectora en el puerto USB o en el puerto PS2 de su CPU. (Consulte con su
técnico de confianza.)

A cambio de digitar el código del artículo, el usuario acerca la lectora al


código de barras que trae el artículo y lo lleva automáticamente.

73
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------
Si sale el siguiente mensaje: DATOS ERRADOS

No deben quedar en blanco los siguientes campos:


édula o nit del cliente, número de factura, código de artículo, precio de venta,
cantidad etc., enter en el campo cantidad, enter en el precio de venta, en el
campo recibido debe ir un valor y dicho valor no debe ser menor al total de la
factura .

Si al imprimir la factura “tirilla” no sale bien = es porque el usuario no ha


configurado correctamente la impresora con su driver original, o está
utilizando una impresora punto de venta diferente a: 58 mm (Ancho)

NOMINA.

Clic en botón: Nómina


Clic en botón: D. empleados
Procedemos a digitar los datos de los empleados.

En el campo: Tipo de contrato: aparece una ventanilla, por favor: clic en la flechita
que está señalando hacia abajo. Aparecen las opciones de tipo de contrato favor: clic
en la deseada

En el campo: Auxilio de transporte se pide que digite: S / N. Si el empleado


recibe auxilio de transporte... S = si recibe. N = no recibe auxilio de
transporte.

En los siguientes campos donde aparezca la ventanilla con la flechita hacia


abajo, favor seguir el mismo procedimiento del campo: Tipo de contrato.

Si está afiliado al fondo de empleados, por favor clic en la opción:

Afiliado fondo empleados. De lo contrario dejar la opción como viene o sea


en blanco.

La opción: Activo viene en negrita. En esta opción le indicamos al programa


que el empleado es activo y por lo tanto en cada causación de pagos a
empleados se le liquida su respectivo pago con sus novedades.

Después de haber digitado los datos del empleado, clic en el botón Grabar.

74
Si deseamos modificar datos de empleados digitar la cédula en el campo:
Localizar y enter, aparecen los datos en pantalla y proceder a hacer los
cambios requeridos.

Nota. cuando hay retiro de empleado, favor localizarlo por medio del campo:
Localizar y clic en la opción: Activo, para que dicha opción quede en blanco.

Es con el fin que en el momento de causar pagos a empleados, el programa


no les liquide ningún pago a dicho empleado que se le haya hecho esa
modificación.
Nota. El botón imprimir le muestra en pantalla los datos de los empleados
digitados, si se necesita imprimirlos, en la parte superior del informe que
está en pantalla aparece una barra de herramientas, clic en la gráfica de la
impresora, seguir las instrucciones de la pantalla para imprimir el informe.

No se puede eliminar empleado si ya tiene información causada. Por eso


es necesario que antes de digitar información por favor verificar
minuciosamente los datos de cada empleado y modificarlos o eliminarlo
según la necesidad.
Clic en botón: Salir

Clic en botón: P. nomina


Nos aparece un formulario con los ítems allí expuestos ya configurados de
acuerdo a la ley.

Obviamente que el usuario tiene libertad de modificar si hay cambios de


porcentajes o valor del auxilio de transporte.
Se recomienda asesoría contable.

A los siguientes campos no se les digita ningún porcentaje o valor:


Comisiones, Bonificaciones, Préstamo, Permiso no remunerado, básico.

Estos campos que aparecen en éste formulario son para efectos internos de
programación.
Cuando el usuario desea afectar a un empleado con algunos ítems de los
anteriores es por medio del formulario: Novedades, que más adelante los
vamos a ver.

Clic en botón: Salir

Clic en botón: Novedades

75
Por medio de este formulario el usuario puede digitar las diferentes
novedades que afecten el pago de cada empleado, con el fin que el
momento de causar el pago de la nomina sea afectado no solo con su sueldo
básico sino con las novedades digitadas para ese periodo.

Nota. En el campo: Valor y/o cantidad se digita una cantidad o un valor.

Ejemplo: Si es una novedad de hora extra o recargo nocturno etc. Se digita


la cantidad en horas de la novedad.
Si es una novedad de una comisión, bonificación, descuento de préstamo,
descuento de un permiso no remunerado digitar el valor.

Salir de este formulario


Clic en botón: C. pagos

Por medio de este formulario el usuario puede configurar el número de


pagos que hace en el mes a sus empleados. Es con el fin que el programa
vaya haciendo el cálculo respectivo del pago que le corresponde a cada
empleado según el básico correspondiente.

Ejemplo: Si un empleado tiene un sueldo básico de: $ 500.000 y la empresa


paga nomina quincenalmente, quiere decir que son dos pagos en el mes,
por lo tanto cada quincena corresponde a; $ 250.000 mas las respectivas
novedades.

Salir de este formulario.

Clic en botón: C. apropiaciones.

Por medio de este formulario se tiene acceso a los códigos contables que se
van a afectar en contabilidad general para las apropiaciones.
Como también se tiene acceso a los porcentajes de cada ítem ahí expuesto.

Favor analizarlos y si el usuario considera que debe hacer algún cambo


contable, por favor hacerlo antes de digitar información.

Se recomienda asesoría contable.

Salir de este formulario.

Clic en botón: C. provisiones


Por medio de este formulario se tiene acceso a los porcentajes y códigos
contables de los diferentes ítems ahí expuestos. Si el usuario considera
hacerle cambios por favor:

76
Clic en botón: C. nómina

Por medio de este formulario se causa la nomina.


Enter en el campo: Nro. documento

Digitar fecha inicial – fecha final y clic en botón: Grabar

Clic en botón imprimir para ver el informe en pantalla de la nomina causada.


Y clic en la gráfica de una impresora que aparece en la parte superior del
informe y seguir las instrucciones de la pantalla para definitivamente
imprimir el informe general de los pagos a empleados.

Nota. Para eliminar el pago general causado o imprimirlo nuevamente salir


de este formulario e ir al formulario principal:
Clic en Proc.Especiales - Idocumentos – Nómina

PRODUCCION

Ir a la pantalla: Principal

Si el usuario no ha creado bodegas, como mínimo debe crear la bodega 01.

Clic en botón: Bodegas

Botón: C. bodegas = Para crear bodegas, si el usuario desea llevar control


de traslados entre bodegas.

Botón: I. Bodegas = Para informes de bodegas


.
Transformación. Nos permite hacer transformaciones o ensambles de
materia prima o producto terminado en otros códigos de artículos.

Ejemplo.

77
Si necesitamos ensamblar: Smoking.
Concepto: Ensamble de Smoking.
En la grilla que está debajo del texto:

ARTICULOS QUE SE TRANSFORMAN:


Digitamos los códigos de los artículos que salen del inventario para el
ensamble de los Smoking.

En éste caso no solo necesitamos sacos, también necesitamos camisas,


pantalones, etc.

En éste ejemplo de inventario no hemos creado varios códigos a los que


hago referencia, favor crear los que el usuario necesite para llevar su control

Favor digitar en la Grilla que está debajo del texto:


ARTICULO TRANSFORMADO QUE ENTRA AL INVENTARIO.

El código que se le asignó al: Smoking, como también digitar la cantidad


que entra.

El usuario podrá observar un campo que se llama núm_bode = (Número de


bodega)

Es con el fin de llevar un control de operación de bodegas (de donde sale y


en que bodega entra).

Si no necesita llevar control de bodegas, digitarle 01 en la primera grilla y


01 en la segunda grilla. El programa no le grabará el documento si deja éste
campo en blanco. Clic botón grabar.
Obviamente que mínimo debe estar creada la bodega 01.
MENSAJES Y SOLUCIONES
----------------------------------

Si sale el siguiente mensaje: DATOS ERRADOS

Los campos código no deben quedar en blanco, digitar cantidad y enter,


número de bodega no debe quedar en blanco (si no ha creado bodegas,
mínimo crear la bodega 01)

78
MANTENIMIENTO

Ir a la pantalla: Principal

Clic en botón: Mantenimiento.

A este botón solo tiene acceso el usuario de nivel 01, es recomendable que
sea el usuario administrador del programa o el contador ya que por medio de
éste botón hay opciones de borrado de información, actualizaciones o
borrado de plan contable.

El botón: B. comprobantes si por alguna causa el usuario desea borrar la


información digitada y dejar en blanco el programa, sería por medio de éste
botón.

Lo único que no se borraría por medio de éste botón sería el directorio de:
Clientes, Proveedores, Inventarios, Categorías, Vendedores, Operarios.

Si definitivamente desea borrar los directorios anteriores, por favor entrar al


formulario por donde se digitan cada directorio y en: Localizar, digitar el
código asignado y enter el programa trae a pantalla dicho código y se
habilitará el botón: Eliminar.

El botón: B. plancontable es para borrar el plan contable que ya lleva el


programa.

Casi nunca se presenta el caso, pero si el usuario de todas formas desea


borrar el plan contable y crear otro plan contable, éste botón le es de
mucha utilidad.

ADICION DE TABLAS.

Ir a la pantalla: Principal

Clic en botón: Mantenimiento

Clic en botón: Actualización

En caso que se adquiera una nueva versión del programa, si desea pasar el
directorio de terceros inventarios y categorías, favor seguir los siguientes
pasos:

79
No olvidar hacer copia de seguridad de su información antes de hacer
el siguiente procedimiento.

1. Instalación de la nueva versión en una carpeta diferente al del


programa anterior o versión anterior.

Vamos a tomar como ejemplo a dos carpetas: C:\EASY_Contable_anteriorr


(Donde está instalado el programa anterior.
Y la carpeta C: \ EASY_Contable, donde el usuario instaló el nuevo
programa.

2. Podemos observar la opción: Directorio origen, favor, clic en el


botón que aparece con tres puntitos... En el momento que da clic en
dicho botón aparece el explorador de Windows para que el usuario
localice el directorio donde tiene instalado el programa o versión
anterior. (Si no lo puede observar, favor doble clic sobre C:\) en el
momento que lo encuentre doble clic sobre EASY_Contable anterior y
doble clic sobre la carpeta datos, seguidamente clic en el botón;
Seleccionar... El usuario podrá observar que en la primera ventana
aparecerá:
3. C:\ EASY_Contable \datos.

Favor hacer el mismo procedimiento en la segunda ventana pero ésta


vez localizando el directorio: C:\ EASY_Contableactual

El usuario podrá observar que en la segunda ventana aparecerá: C:\


EASY_Contableactual\datos.

Luego clic sobre la tabla categorias y seguidamente clic en el botón


aceptar, y así sucesivamente en la siguientes tablas

Esta es la forma correcta de pasar los datos de las tablas terceros,


inventarios y categorías n.

Nota. Cuando el usuario haga éste procedimiento de actualización por favor


no borrar del disco duro el programa anterior hasta no estar seguro que
pasó los datos correctamente.

NOTA: Estos son los únicos datos que se pueden pasar de una versión
anterior a una nueva, favor hacer cierre de la versión anterior y pasar los
saldos iníciales etc., según instrucciones del MANUAL.

80
Para saber si los datos de inventarios pasaron correctamente: clic en los
botones: Inventarios – Kardex = debe aparecer el directorio de códigos.

Para ver el directorio de terceros, clic en: Terceros, creación terceros,


imprimir.

Para ver el directorio de categorías (si las hay en la versión anterior y fueron
pasadas a la nueva versión), clic en los botones: Inventario, categorías,
imprimir.

IMPRESIÓN – ELIMINACION DE DOCUMENTOS.

Nota: En el momento de causar los documentos se pueden imprimir


inmediatamente, pero si ya fueron grabados y el usuario necesita
imprimirlos nuevamente, podemos realizar el siguiente procedimiento:

Ir a la pantalla principal
Clic en botón: Proc. Especiales

Clic en botón: I. Documentos.

Aparece una serie de botones que hacen referencia a los diferentes


comprobantes que se causan en el programa, en el momento de dar clic en
un botón de estos, nos aparece una pantalla donde aparecen los
comprobantes causados.

Para imprimir nuevamente uno de éstos comprobantes: clic sobre el


número del comprobante a imprimir, clic en aceptar.

También podemos eliminar el comprobante seleccionado, en la parte


superior derecha de la pantalla aparece un botón, que hace referencia a
eliminación del comprobante.
Clic sobre éste botón y eliminará el comprobante que tenemos
seleccionado, el usuario no debe preocuparse ya que la contabilidad,
quedará como si no se hubiera causado el comprobante eliminado.

Botón: Usuarios = Para generar informe sobre entradas de usuarios al


sistema.

81
Botón: Reindexar = Nos permite recreación índices de las tablas para
organizar la información después de un corte de luz o apagado del
computador abruptamente sin salir del programa EASY_Contable

Botón = M. tablas = Para mantenimiento de tablas. por ejemplo: cuando


el programa le saque un mensaje igual o parecido a: Infracción de índices,
por favor clic en éste botón.

COPIA DE SEGURIDAD DE LOS DATOS

El programa guarda la información en la carpeta: datos. Ejemplo: C:\


EASY_Contable \datos
La información de esta carpeta se puede copiar a una memoria USB, comprimir o
quemar para efectos de hacer copias de seguridad en medio diferente al
disco duro. Este proceso lo haría por fuera del programa: EASY_Contable,
o sea con el explorador de Windows. Consulte con su técnico de confianza.
(Ya que esta operación de copias etc., depende es de la operación de
WINDOWS y no de la operación del programa EASY_Contable.) Por favor
cumplo con decirle en que carpeta el programa guarda los datos grabados,
ya es responsabilidad del usuario tener cuidado con su información.

RESTAURACION COPIA DE SEGURIDAD DE LOS DATOS

Si el usuario ya consultó y aplicó los consejos de la sección: Mensajes de


errores – soluciones y observaciones y si el programa definitivamente no
responde y no se puede entrar por favor instalar el programa nuevamente
desde el CD ROM que recibió en el momento de la compra, obviamente en
otra carpeta diferente a donde está instalado el programa con
inconvenientes.

Proceder a pasarle los datos que el usuario tiene como copia de seguridad
que no estén dañados por los inconvenientes de fluido eléctrico o mala
operación del programa. (Se reemplaza el contenido de la carpeta datos
que está dentro del directorio donde se instaló el nuevo programa con el
contenido de su copia de seguridad.

Ejemplo: C:\ EASY_Contable \datos = Programa con inconvenientes

82
C:\EASY_Contable02\datos = Programa instalado nuevamente y que no
tiene ningún inconveniente pero sin la información del usuario

Localizar los archivos de la copia de seguridad que el usuario debe tener en


otro medio diferente del disco duro (Una copia de antes del daño
obviamente, ya que si tiene copias de después del daño de nada le sirve
hacer este procedimiento que pasamos a explicar) seleccionar todos esos
archivos y darle la opción de copiar. (Esto es operación de Windows,
consultar con su técnico de confianza si el usuario no lo sabe)
Luego localizar la carpeta donde instaló nuevamente el programa:

Ejemplo: C:\ EASY_Contable\datos

Doble clic a C:\ EASY_Contable02\datos

Luego doble clic a la carpeta: datos

Luego: pegar

Windows le presenta un mensaje en pantalla:

Confirmar el reemplazo de archivo:

Favor dar clic en la opción: Si a todo

Windows reemplaza el contenido de la carpeta datos con la información del


usuario que tenía en otro medio diferente al disco duro c:\

Para saber hasta dónde le quedó la información salvada favor seguirse por
los consecutivos de los comprobantes. Por medio de éste seguimiento el
usuario puede detallar que comprobantes le hacen falta. Favor digitar los
que falten.

Si el usuario ya ha instalado el programa y por alguna causa lo vuelve a


instalar, por favor no sobrescriba en la carpeta que creó anteriormente
porque borrará los datos ya digitados.

83
Le recomiendo instalarlo en una carpeta con otro nombre y copiar el
contenido de la carpeta Datos del programa anterior a la carpeta Datos del
nuevo programa instalado. Éste proceso lo puede hacer con el explorador
de Windows.

Es simple operación de Windows. Si no está seguro por favor consulte con


su técnico de confianza.

El usuario ha observado que en todos los informes se pide una fecha inicial
y una fecha final. Por favor la fecha inicial nunca debe ser igual o menor
que la fecha en que se digitaron los saldos iníciales.
Lo normal es que le interese generar informes a partir del primer día en
que se empezó a digitar comprobantes O sea después de la fecha de cierre
de saldos iníciales.

CONTROL TALLER

Clic en: E_Orden_Servicio

En esta pantalla se digitan las ordenes de servicio

84
Favor llenar los campos (los que el usuario considere que debe llenar para
llevar un control optimo de las entradas de ordenes de servicio).

Obviamente que hay ciertos campos que son obligatorios: el numero de la


orden, el Nit o Cedula del cliente y el código del articulo.

El usuario ya sabe por dónde se crean los códigos de terceros e inventarios,


se explicó anteriormente en este MANUAL.

En la orden de servicio se digitan los códigos de los artículos que entran a


reparación o garantías como también los códigos de inventario que se están
utilizando (consumiendo) para las reparaciones.

Nota: en el campo: Cargos = se digita el precio de la reparación (si no es


garantía) como también si es un código de inventario que se está
consumiendo (utilizando) también colocarle el precio de venta, con el fin que
en el momento de dar salida a la orden, genere el saldo que tiene el cliente
por pagar.

También el usuario puede digitar los abonos que el cliente haga o va


haciendo (se crea un código en inventario para los abonos.

Cuando ya se llenaron los datos correspondientes a la entrada de orden de


servicio:

Clic en: Grabar.

Clic en imprimir.

Salir de esta pantalla.

Clic en: A.Orden_Servicio

En esta pantalla se digita las adiciones que sean necesarias para las
órdenes de servicio:

85
Ejemplo: El cliente autorizó la reparación del artículo, entonces se digita el
código de la reparación con su respectivo valor, como también los abonos
del cliente y así sucesivamente.

En localizar se digita el número de orden de servicio y: Enter

Si la orden de servicio existe, trae a pantalla los datos del cliente y el cursor
se ubica en: C.Articulo, precisamente esperando que el usuario digite los
códigos de adiciones que considere.

Cuando ya se han digitado los datos de adiciones para la orden de servicio:


Clic en: Grabar.

Salir de esta pantalla.

Clic en: S.Orden_Servicio

Enter y el programa trae automáticamente el consecutivo correspondiente.

Digitar en: Localizar Nro.Orden Servicio = el numero de la orden que el


usuario desea traer para totalizar (el programa lo hace automáticamente),
aparecen todos los códigos que se digitaron, tanto en la entrada de la orden
de servicio como en las adiciones que se causaron.
Al final de la pantalla se puede observar la suma de todos los cargos, la
suma de todos los abonos, como el saldo final.
Clic en: Grabar.
Clic en: Imprimir

El usuario decide si la orden de servicio impresa la convierte en


factura (el manual explica como causar facturas de ventas)

O le entrega ese documento impreso al cliente.


Obviamente que si se desea llevar un control de cartera (si el cliente quedó
con saldo pendiente) hay que digitarla como factura.

También si el usuario desea llevar su control de ventas etc. (Para tener una
información administrativa correcta) debe crear la orden de salida como
factura.
Salir de esta pantalla.

Clic en: Comentario

En esta pantalla se puede digitar (si así se desea) un comentario (fijo) para
que salga en la: Entrada orden de servicio.

86
Se puede digitar un texto de hasta 4 renglones.

En caso que se intente digitar texto y saldo un mensaje: Ya existen datos


digitados, es porque el usuario anteriormente digitó datos, entonces clic en:
Eliminar = el programa elimina los datos y se puede digitar nuevamente.

Salir de esta pantalla.

Clic en: Informes

Por medio de esta pantalla se pueden generar los siguientes informes:

Por número de orden de servicio, por Cedula o Nit del cliente, por filtro de
fechas, como también generar archivo plano para enviar a Ms Excel.

Se debe crear una carpeta en el disco duro C: que se llame: Planos, para
que el programa tenga en donde guardar los archivos generados, si ese
directorio no está creado le sale un mensaje muy “extraño” y claro está que
no se genera ningún archivo.

Cuando ya se ha generado correctamente el archivo plano, ir a Ms Excel y


abrir el archivo (buscarlo en la carpeta: Planos) seguir las instrucciones de la
pantalla, para abrirlo correctamente.
Salir de esta pantalla.
Clic en: Imprimir O. Servicios

En esta pantalla se puede ver o imprimir nuevamente las órdenes de


servicio que han entrado, como también eliminarlas (si así lo desea hacer el
usuario).
Simplemente se dá clic en el numero de orden y clic en Imprimir, aparece en
pantalla, utilizar las herramientas que Windows ofrece para la respectiva
impresión.
Salir de esta pantalla.

Clic en: Imprimir S.O.Servicios

Esta pantalla tiene el mismo funcionamiento que la anterior.

Nota: cuando el usuario ya ha digitado información, no olvidar hacer copias


de seguridad.

87
CONTROL PROPIEDAD HORIZONTAL
INMUEBLES.

C.Bloque: Digitar el código del bloque (o edificio). Puede ser numérico,


alfabético o alfanumérico.

C.Inmueble: Digitar el código del apto, oficina, casa etc.) Puede ser
numérico, alfabético o alfanumérico.

Descripcion detallada del inmueble.

C.Coopropietario (o dueño) = cedula o nit

Nombre del copropietario.

Clic en grabar.

Los campos: LOCALIZAR (bloque – inmueble) son para buscar y traer a


pantalla algún bloque e inmueble (para hacer modificaciones – eliminar etc.)

Conceptos de cobros y descuentos:


En el campo: Código = digitar el código asignado al concepto:
Ejemplo: 01 = Facturación ( en el campo: Cargos = digitar el valor de la
facturación mensual.

88
02 = Descuento extraordinario (etc) el concepto de descuento que
el usuario desea asignarle. Se digita el valor del descuento, en el campo:
descuentos.
Código bloque = el código del bloque al cual le está asignando los conceptos
de cobros o descuentos.
Código Inmueble = el código del Inmueble al cual le está asignando los
conceptos de cobros o descuentos.

Digitación datos del Inmueble:


Digitar comentario para que salga en la factura. ( Si así lo desea el usuario).

Digitar la dirección, teléfono, ciudad del inmueble (si así lo desea el usuario).

Digitación sanción:
En el campo: Sanción = digitar el porcentaje de sanción (que el usuario le
asigna a la mora en el pago de facturas.)

Facturacion inmuebles:

Factura = Enter (el software trae automáticamente el consecutivo


correspondiente.)

Fecha = Enter (el software trae automáticamente la fecha del sistema) si el


usuario desea cambiarla (lo puede hacer).

Fecha inicial – Fecha final (digitar el periodo de facturación que


corresponde.)

Bloque = digitar el código del bloque o edificio.


Inmueble = digitar el código del inmueble (apto, casa, oficina etc), y ENTER.
Si el bloque,inmueble (fueron creados, por digitación datos inmuebles) y
fueron digitados los conceptos de cobros y descuentos etc), aparecen en la:
Grid (parte intermedia de la pantalla) = los conceptos de facturación.
Clic en grabar.

Recibos de caja = Inmuebles.


Numero: Enter = el software trae automáticamente el consecutivo
correspondiente.

Fecha = Enter

Cod.Copropietario = digitar la cédula o nit del copropietario.

89
Si ya tienes facturas causadas (aparecen en la: Grid)=parte intermedia de la
pantalla.

Clic al número de factura a la cual le van abonar o cancelar.

Al dar clic en el numero de factura (aparece = en la parte superior derecha de


la pantalla: En el campo = Cargos: el saldo pendiente de la factura.
En el campo: Intereses = aparece el saldo pendiente (si los hay)

Proceder a digitar los valores correspondientes (en los campos: Abonos a


cargos , abonos a interés, descuentos.)

Clic en: Grabar.

Reimprimir eliminar documentos:

Clic en botón: I.Documentos.

En la pantalla: Reimprimir – eliminar – facturas:

Aparece el listado de facturas causadas. Clic al número de factura que desea


reimprimir.
Clic en: Imprimir.
Si desea eliminar la factura:
Clic en: Eliminación.

Reimprimir – eliminar – recibos de caja:


Tiene el mismo funcionamiento explicado anteriormente.

Informes: Digitar la fecha inicial y fecha final (del período que desea ver)
Clic en botón: General. (Para sacar toda la información).

Si desea ver la información individual:


Digitar código de copropietario y clic en botón: Individual.

Borrar datos: (es para eliminar , borrar toda la informacion digitada.)


No se borran los inmuebles creados, sanción, de comentario en factura ni
conceptos.

Si definitivamente desea borrar los anteriores ítem mencionados: ir por la


pantalla correspondiente y hacerlo.

90
OBSERVACIONES

Si el programa se bloquea y le sale un mensaje error en alguna parte por


falla de fluido eléctrico, apagado del computador sin salir del programa o
por fallas físicas del computador como tal, el primer paso para solucionar
este inconveniente es:

Clic en botón: Proc. Especiales


Clic en botón: Reindexar.

Si el problema persiste favor acudir a su copia de seguridad hecha antes


del daño y reemplazar el contenido de la carpeta DATOS del programa con
la copia que debe tener el usuario de su información.

Ejemplo:
Localizar los archivos de la copia de seguridad que el usuario debe tener en
otro medio diferente del disco duro (Una copia de antes del daño
obviamente, ya que si tiene copias de después del daño de nada le sirve
hacer este procedimiento que pasamos a explicar) seleccionar todos esos
archivos y darle la opción de copiar. (Esto es operación de Windows,
consultar con su técnico de confianza si el usuario no sabe.

Ejemplo: C:\ EASY_Contable\datos = Programa con inconvenientes. Doble


clic a C:\ EASY_Contable \ datos.

Doble clic a la carpeta: datos, Luego: pegar, Windows le presenta un


mensaje en pantalla:
Confirmar el reemplazo de archivo:

Favor dar clic en la opción: Si a todo

 Windows reemplaza el contenido de la carpeta datos del programa


con el contenido de la información copia de seguridad que el usuario
ha hecho en un medio diferente al disco duro C:\

91
Si el daño continúa es porque el usuario le está pasando datos dañados.

Si definitivamente el daño de la falla de fluido eléctrico, apagado del


computador sin salir del programa, o fallas físicas del computador como
tal, le causa un daño más grave como es no poder entrar al programa,
favor instalar el programa nuevamente desde el medio donde tiene el archivo
instalador (el usuario debe tenerlo en algún medio), usb cdrom etc.
Pasar los datos de la copia de seguridad de antes del daño (consultar
sección: Restauración copia de seguridad de los datos).

Si haciendo todo lo anterior, definitivamente no puede entrar al programa


simplemente, el usuario no tomó la precaución de hacer copia de seguridad
periódicamente y simplemente le está pasando copias, que hizo después del
daño.

Si no ha hecho copia de seguridad de sus datos = Empezar nuevamente


a digitar su información.

Obviamente debe instalar el programa (en otra carpeta) y empezar de nuevo


como lo explica el MANUAL. .

92
SOPORTE TECNICO.

Solo se presta soporte gratuito a dudas que tenga el usuario sobre la


operación del programa y el manual no las resuelva.

Para el soporte es necesario que el usuario se identifique con:


Número de factura emitida por MAKRO BITS.

Para solicitar el soporte debe dirigirse a: soportemakro@yahoo.com

Detallando muy claramente las inquietudes que tiene con respecto al


programa y que el manual no las resuelve.

Nota. No insista en pedir soporte sin antes seguir las instrucciones


anteriores.

Observación: El servicio de soporte es única y exclusivamente por este


medio: (soportemakro@yahoo.com y Tel. 314 202 99 59.)
Si el cliente acude a otro email o teléfono para soporte, no nos
responsabilizamos del buen funcionamiento del programa.

EXITOS.

MAKRO BITS R.U.T. 6.881.914-8

Email: soportemakro@yahoo.com

------------------------------------------------------------------------------------------------------
WhatsApp - 314 202 99 59
BOGOTA D. C. - COLOMBIA.

93