Instituto Tecnológico Superior de Felipe Carrillo Puerto

Materia: Auditoria Administrativa

Profesor(a): Lic. Viviana del Caribe Arana Hernández

Ingeniería en administración

Alumnos:

 Peña Colli Pedro Javier

 Solís Basulto Margeli Dayana

Semestre: VIII
Grupo: “A”

Aula: I2

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Unidad 5 Enfoques de la auditoria administrativa

Felipe Carrillo Puerto, Q. Roo, Mayo 2019

 INTRODUCCIÓN

En esta unidad 5 se presentan los diferentes enfoques de la auditoria administrativa, basado

en los siguientes autores

William P. Norman, las cuales sus aportaciones fuero la realización de evaluación de la

actuación del personal directivo y hacer el uso de las técnicas de auditoria administrativa
como: gráficas de organización, gráficas de proceso, gráficos de distribución de formas,
simplificación de trabajo, investigación de operación etc. Aporta que la auditoria
administrativa sea como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa.

Rodríguez Valencia relaciona su modelo de auditoría administrativa con la aplicación de una

escala de evaluación, con la que pretende dar una calificación numérica al resultado de la
auditoría, y por ende “un mayor carácter universal”.

José Antonio Fernández Arena, Este autor propone la realización de la auditoria administrativa,
combinando un análisis de objetivos, de los recursos y del proceso administrativo. Y la define como
la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los, objetivos institucionales, con base
en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de
los integrantes de la institución.

Víctor Rubio Ragazzoni, proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de
estudio e investigación y evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la
responsabilidad de la persona que tenga la autoridad de la unidad u organización social, la
ejecución de las sugerencias que se proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se
puede delegar y es inherente a la función de la dirección Puede implantar y ejecutar sus
recomendaciones, previa autorización del responsable de la función.

Jack Fleitman La auditoría administrativa e integral es una evaluación con un enfoque

profundo para tener diagnósticos integrales objetivos y verídicos para facilitar la
implantación de modelos de calidad en las empresas.
INDICE
 5.1 WILLIAM P. NORMAN
Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien presenta
su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Evaluación de los métodos y
eficiencia administrativa publicado en 1991.

En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría administrativa es

descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la
empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias. Leonard
define la auditoria administrativa como: “Un examen completo y constructivo de la estructura
organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra
entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos
humanos y materiales” (William, 1991: 46).

En esta definición se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la auditoría

administrativa: el de revisar una función específica, un departamento o la empresa completa
con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento. Además, propone que el programa a
seguir incluya los objetivos y el plan de ejecución aprobado por la dirección. De acuerdo con
esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (identificación de las deficiencias o áreas
de mejora para corregirlas y seguimiento) desagregadas en cuatro etapas.

El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores precisos
que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría administrativa. Esto
puedes apreciarlo en el siguiente esquema:

Etapa 1. En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse sólo
a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de los
factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el
auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a
realizar. Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un
compromiso son:
a) Planes y objetivos. es importante que el auditor los revise junto con la dirección para saber
si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se están
alcanzando.

b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran distribuidas o

repartidas las tareas en la organización.

c) Políticas y prácticas. Son los lineamientos establecidos por la organización para indicar la
manera como deben hacerse las cosas.

d) Reglamentos. Son todas las reglamentaciones gubernamentales imputables a la

organización.

e) Sistemas y procedimientos. Comprenden la forma como opera la empresa.

f) Métodos de control. Son los parámetros que la organización establece para asegurar que
se están alcanzando los resultados, normalmente están relacionados con la producción o
ventas.

g) Mechas de operación. Mediante la auditoría deben evaluarse las operaciones de la empresa

para identificar sus necesidades.

h) Recurso humano. Este elemento es fundamental en las operaciones de la empresa. En la

auditoría, tomarlo en consideración implica estudiar con cuánto personal se cuenta, así como
sus labores, con el fin de determinar si es suficiente y si están bien distribuidas sus funciones.

i) Instalaciones y equipo. Es menester revisar las instalaciones para determinar las

condiciones en que se encuentran y los años de vida útil.

Etapa 2.- Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus
procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y aportación
a la visión y misión de la organización. En esta etapa el auditor cuenta con los elementos
suficientes para demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no están
funcionando adecuadamente y cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para después
poder desarrollar sus recomendaciones.
Etapa 3.- Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos y
recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor debe tener
mucho cuidado en la manera como presenta la información, considerando a quién la dirigirá.
Se presenta el informe en tres fases:

a) Discusión oral de aspectos importantes.

b) Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones.

c) Presentación del informe final.

Etapa 4.- Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente,
que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada” (William,
1991: 112). Además, considera que una auditoría a la que no se le da seguimiento no tendrá
ningún valor para la organización, y que se debe designar a una persona con suficiente
autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones. El
seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades: Revisión de las
instalaciones.
 5.2 JOAQUÍN RODRÍGUEZ VALENCIA.

Según Rodríguez Valencia, el objetivo principal de la auditoría administrativa es:

“Proporcionar un panorama administrativo general del organismo social que se audita,
señalando el grado de efectividad con el que opera cada una de las unidades administrativas
que la integran”.

Es importante mencionar que Rodríguez Valencia relaciona su modelo de auditoría

administrativa con la aplicación de una escala de evaluación, con la que pretende dar una
calificación numérica al resultado de la auditoría, y por ende “un mayor carácter universal”.

Su modelo comprende las siguientes seis etapas:

1. Estudio preliminar. Consiste en revisiones someras, cuya finalidad es obtener un

panorama global sobre el campo de trabajo, que servirá como base para la siguiente
fase.

2. Planeación de la auditoría administrativa. Su principal elemento es la elaboración del

programa de la auditoría, en el que se señalarán los diferentes pasos a seguir.

3. Investigación y examen. Se obtiene la información por todos los medios pertinentes,

información que servirá de apoyo para el análisis y las recomendaciones
correspondientes.

4. Análisis y evaluación de la información obtenida. La calidad de esta etapa definirá la

calidad de la auditoría; sin embargo, sus conclusiones no son las definitivas, pues
estos resultados deberán relacionarse con otras inferencias.

5. Informe de la auditoría administrativa. Para su elaboración deberá tenerse en

consideración quién lo va a leer y qué uso se le va a dar.

6. Implementación de las recomendaciones. Esta fase es tan importante como cualquiera

de las anteriores, pues en ella se ponen en práctica las medidas correctivas.
La aplicación de esta escala de evaluación implica una serie de pasos entre los cuales
consideramos que el más importante es: “determinación de los factores o categorías que se
van a evaluar”, que son los factores a partir de los cuales propone hacer la evaluación total
de la empresa.

Dichos factores son:

 Objetivos y planes.

 Políticas y prácticas.

 Estructura orgánica.

 Sistemas y procedimientos.

 Métodos de control.

 Medios de operación.

 Potencial humano y elementos físicos empleados.

 5.3 JOSÉ ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA.

Este autor propone la realización de la auditoría administrativa, combinando un análisis de

los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Esquema de estudio

El esquema de estudio comprende:

1 Los objetivos de la empresa.

a) De servicio.

b) Social.

c) Económico.

2. La dirección (en sus niveles existentes)

3. Los recursos (en su consideración de organización e integración).

a) Humanos.

b) Materiales.

c) Técnicos.

4. proceso administrativo.

a) Planeación.

b)Implementación.
c) Control.

1. Existencia de objetivos

a) De Servido: Que son los que se enfocan a satisfacer las necesidades de los consumidores,
ofreciendo buenos productos o servicios.
b) Social: Protección de los intereses económicos personales y so-dales de los empleados y
obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos
grupos mediante buenas relaciones humanas y públicas.

c) Económico: Protección de los intereses económicos de la empresa, de sus acreedores y

sus accionistas, logrando la satisfacción de este g rupo mediante la obtención de utilidades.

2. La dirección

Parte muy importante y que es la esencia de la administración. Función ejercida por los
niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan de revisar los avances de la
empresa enfocados en cuanto a los objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las
políticas.

3. Los recursos

La organización esboza la estructura que persigue la utilización equilibrada de los recursos:

a) Humanos (empleados, obreros).

b) Materiales (dinero, instalaciones).

c) Técnicos (sistemas y procedimientos).

Por su parte, la integración dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el
esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su
adecuada inversión y sistemas o procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.

Como resultado de la organización, la empresa quedará fragmentada en funciones dentro del

concepto general administrativo.
 5.4 VICTOR RUBIO RAGAZZONI
Proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de estudio einvestigación y
evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la responsabilidad dela persona que
tenga la autoridad de la unidad u organización social, la ejecución de las sugerencias que se
proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se puede delegar y es inherente a la
función de la dirección Puede implantar y ejecutar sus recomendaciones, previa autorización
del responsable de la función. La función de la auditoria administrativa consiste en el análisis
y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa, para verificar que
se ajusten a los objetivos y políticas establecidas.

Como comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, y

el aprovechamiento del personal operacional y evaluar las medidas de control

1ª. Etapa

Planeación. Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades

encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para
el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores

que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro de
los objetivos esperados.

En la planeación el auditor debe considerar:

· Características particulares de la empresa

· Finalidad de los trabajos.

· Secuencia de su desarrollo (seguir un ordenamiento).

· Estimación de tiempos para el desarrollo de cada trabajo.

· Determinación del personal que intervenga (selección del personal apto)

· Determinación de los recursos que se utilizarán (se ajustarán las características del
objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará)
· Determinación de medios materiales.

· Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará

Para la elaboración de los programas específicos de auditoria, antes de iniciar la auditoria es

necesario, recopilar y recabar información, de los manuales de organización y operación,
catálogo de formas, proyectos, fundamento legal, planos, y programas, informes, etc., con el
objeto de contar con elementos que sirven de base para la elaboración de programas
específicos de revisión.

Concluida la investigación preliminar se procederá a un análisis de la documentación e

información recabada, a fin de detectar el área o áreas que puedan representar alguna
problemática y necesidad de revisión más detallada. Una vez conocido el problema en origen
y magnitud a estudiar y los objetivos a cumplir, deberá un programa específico.

Los auditores deben tener capacidad en:

 Diseños de sistemas y procedimientos

 Análisis de puestos

 Organización y métodos

 Manejo y control de proyectos

 Técnicas de investigación

Antes de iniciar la auditoria, se diseñarán los instrumentos necesarios que facilitan el

desarrollo del estudio. Ejemplo: Cuestionarios, guías de entrevista, listas checables etc.
2ª. Etapa

Aquí comienza la auditoria puesto que se inicia con la ejecución de los programas para
obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

Iniciando la presentación, del examen se debe de hacer especial énfasis en los fines y aspectos
constructivos de la auditoria, indicando el resultado que arroje la investigación que será en
beneficio del área auditada. Es necesario que esta presentación se pregunte al responsable o
director de la unidad, si tiene interés en que alguna área en particular sea revisada con mayor
profundidad o detalle o porqué.

En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación, para la capacitación y análisis
de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber.

Técnicas de investigación:

A) Encuestas:

a) Cuestionarios (respuesta cerrada, abierta o selectiva; general de auditoria; funcional;

análisis de condiciones de trabajo, de procedimientos y de formas).

b) Entrevistas (estilos y técnicos)

B) Interpretación de documentos:

a) Verificación (comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas y

procedimientos).

b) Observación.

3ª. Etapa, Evaluación de Resultados y recomendaciones.

Terminada la investigación el auditor procederá a formular conclusiones, en el siguiente

orden:
· Concentración de los datos obtenidos en la investigación, que le fueron
proporcionados, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.

· Clasificación de los datos, para que le sirvan de guía para formular conclusiones.

· Evaluación de resultados.

· Determinación de la solución. O sea, la conclusión a que ha llegado el auditor, después

de evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó. Una buena solución será
obtenida observando los siguientes puntos:

Ø Utilidad que reporta al cliente.

Ø Sujeción de los objetivos y políticas establecidas.

Ø Requerimientos del cliente.

Ø Recursos disponibles.

Ø Costo de ejecución

Ø Riesgos probables

Ø Posibilidad de Control.

Ø Tiempo de realización.

Ø Desarrollo de la empresa.

Ø Condiciones legales.

Ø Derechos

La evaluación deberá comprender las funciones de la administración:

A) Planeación (objetivos y políticas; planes y programas)

B) Organización (estructura orgánica; funciones; niveles de autoridad y responsabilidad;

manual de organización).
C) Integración (elemento humano; recursos materiales, técnicos y financieros).

D) Dirección (supervisión; comunicación, coordinación y delegación).

E) Control (medidas de control que aseguren los resultados; registros y controles

operativos; sistemas y procedimientos administrativos; manual de operación).

4ª. Etapa: Presentación

 5.5 JACK FLEITMAN
La Auditoría administrativa e integral es una evaluación con un enfoque profundo para tener
diagnósticos integrales objetivos y verídicos para facilitar la implantación de modelos de
calidad en las empresas.

Diagnóstico integral

La mejor forma de iniciar la implantación de un modelo de calidad en cualquier organismo

público o privado, es realizar una Auditoría o evaluación integral para tener un diagnóstico
que permita conocer su situación actual, sus fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas y con base en el resultado, establecer estrategias y mecanismos para facilitar la
implantación del modelo de calidad.

Durante la implantación del modelo es necesario evaluar los sistemas y procesos, a las
personas involucradas y los resultados cualitativos y cuantitativos que se están observando,
para conocer lo que provoca las desviaciones y lo que causa las limitaciones durante la
implantación del modelo de calidad y las mejoras proyectadas.

Hay que recalcar la importancia de tener un diagnóstico integral del organismo para la
implantación de un modelo de calidad.

La evaluación periódica del modelo de calidad permite tener permanentemente procesos

de mejora continua.

Para tener éxito en la implantación de un modelo de calidad se requiere que los directivos
comprendan la necesidad de fomentar los siguientes conceptos en la empresa:

 Establecer una cultura de calidad en la empresa.

 Establecer la atención centrada en el cliente creando el máximo valor.

 Inculcar en toda la premisa de hacerlo bien, a la primera vez y siempre.

 Crear constancia y ser perseverante con el propósito de mejorar los productos y

servicios.

 Realizar propuestas de innovación para mejorar la efectividad de la cadena de valor.

  Establecer que los procesos, los métodos y sistemas deben estar sujetos a ciclos de
mejora continua.

 Establecer un programa para el diseño e implantación de los procesos y sistemas que

integran el modelo de calidad.

 Contribuir con la sociedad promoviendo los valores de calidad y generando un

compromiso con el bienestar de la sociedad y con la conservación del medio
ambiente.

Lo que se debe buscar es crear una cultura de calidad para que la mejora se vuelva
automáticamente continua.

Comité de Administración de la Calidad

Se debe de definir los directivos que formaran parte de comité de administración de la calidad
que coordine, establezca y comunique lo siguiente:

 Los objetivos y la política de calidad.

 La organización del modelo.

 La responsabilidad y jerarquía de cada puesto y persona.

 El nombramiento de los líderes de los procesos, hombres clave y supervisores y

técnicos

 El programa de trabajo general de todos los involucrados.

 La implantación y seguimiento del modelo de calidad.

 Las correcciones y adecuaciones que se requieran.

 La gestión de los recursos necesarios.

Se debe decidir quiénes son los responsables dentro del comité en todo el proceso desde el
diseño hasta la implantación del Modelo de calidad.
Dependiendo de la magnitud y complejidad de la empresa se deberá adaptar la estructura del
comité de administración de la calidad.

Se sugiere en el siguiente cuadro que los puestos de la estructura funcional sean los
responsables de ocupar las posiciones de la estructura del comité de administración de la
calidad.

Los directivos de alto nivel de la empresa deben ser los líderes de los procesos clave, los
directivos de nivel medio los líderes de los procesos de apoyo y los hombres clave son los
jefes de departamento y personal de confianza. Los supervisores técnicos son los expertos en
modelos de calidad.
 5.6 ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO

Análisis Factorial. El análisis factorial es una metodología de investigación industrial el cual

constituye un enfoque ideal para el análisis de productividad, problemas de diagnóstico, en
el desarrollo de nuevos proyectos en la industria y en la cuantificación de algunas actividades.
El concepto clave el que se sirve el análisis factorial es de dividir las actividades de una
empresa en factores los cuales tienen una función sin la cual se vería afectada la totalidad de
la misma. Para visualizar mejor este concepto se recurre a pensar en la empresa como una
célula la cual cumple deseos y necesidades originados por sus mismos procesos y de los
pertenecientes al “cuerpo económico”.
Es entonces cuando comprendemos que la empresa, vista de esta forma, no sólo cumple la
función individual de obtener ganancias sino también el cumplimiento de funciones
subordinadas a los intereses económicos y sociales de la comunidad.
De esta forma el análisis factorial hace uso de los denominados “factores de operación” cada
uno de los cuales cumple una función sin la cual la totalidad de la empresa se vería afectada.
Factores de operación. Aquellos aspectos vitales del funcionamiento de una empresa que
van desde el medio ambiente que la rodea pasando por insumos, procesos, fuerza laboral,
etc.; es decir, factores tantos internos como externos los cuales permite cumplir con sus
funciones y objetivos. Estos son los denominados “factores de operación” y son en los cuales
se basa “el análisis factorial”
Los factores de operación se definen y describen como sigue:
1. Medio ambiente. Conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la
empresa.
Función asignada. Mantener oportunamente informada a la empresa sobre los cambios que
ocurren en las condiciones externas, para su debida orientación, e informar a su vez al
exterior.
Cumplimiento óptimo de la función. La empresa posee la información pertinente acerca del
desarrollo y situación de las condiciones físicas, económicas, políticas y sociales que atañen
a su operación, e informa al exterior, de modo conveniente, sobre sus propias actividades.
2. Política y dirección (Administración general). Orientación y manejo de la empresa
mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.
Función asignada. Fijar a la empresa objetivos razonables y proveerla de los medios
necesarios para alcanzarlos de manera económica.

Cumplimiento óptimo de la función. La administración: 1) Ha establecido una política

equilibrada que involucra el campo de acción, su justificación, los medios y objetivos que
persigue, 2) ha instituido y opera una organización coordinada y eficiente, y 3) mantiene esta
última bajo una vigilancia conveniente.

3. Productos y procesos. Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los
métodos usados en la fabricación de los mismos.
Función asignada: Seleccionar para su producción los artículos que al mismo tiempo presten
servicios a los consumidores rindan beneficio a la empresa, y asimismo determinen procesos
adecuados de producción.

Cumplimiento óptimo de la función. Mediante procesos adecuados la empresa: 1) Elabora

productos que económicamente satisfacen las demandas de los consumidores, y 2) Emplea
servicios de investigación tecnológicamente para mejorar sus productos y procesos.

4. Financiamiento. Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.

Función asignada. Proveer los recursos monetarios para efectuar las inversiones necesarias,
así como para desarrollar las operaciones propias de la empresa.

Cumplimiento óptimo de la función. La empresa, mediante una política consciente con

respecto a sus necesidades monetarias y las fuentes financieras accesibles, 1) Está
adecuadamente provista de recursos monetarios en condiciones y a costos óptimos y 2) Hace
una prudente utilización de los mismos en sus actividades.
5. Medios de producción. Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de
servicio.
Función asignada: dotar a empresa de terrenos, edificios, maquinaria y equipo que permitan
efectuar eficientemente sus operaciones.

Cumplimiento óptimo de la función. Con una política cuidadosa de inversiones y de

reposición que toma en cuenta los servicios externos disponibles, la empresa está dotada de
los servicios internos necesarios, terrenos, edificios, maquinaria y otros bienes de producción
en cantidad suficiente y calidad adecuada para una elaboración eficiente de sus productos.

6. Fuerza de trabajo. Personal ocupado por la empresa.

Función asignada: Seleccionas, adiestrar y organizar un personal idóneo, tratando de
alcanzar la óptima productividad en sus labores.

Cumplimiento óptimo de la función. Teniendo una política consiente en sus relaciones con
el personal, la empresa ha organizado y mantiene en operación y dentro de una estructura
equilibrada, una fuerza de trabajo adecuada para la óptima utilización de los bienes de
producción satisfaciéndose así los objetivos de la empresa en un ambiente de mutua
cooperación.

7. Suministros. Materias primas, materias auxiliares y servicios.

Función asignada: Suministrar a la empresa una corriente continua de materiales y servicios
de calidad y precios convenientes.

Cumplimiento óptimo de la función. Con una política de compras consiente y con el empleo
de métodos apropiados:
1. La empresa provee a sus departamentos de producción de materiales y otros
abastecimientos adecuados en cantidad, calidad, costo y tiempo, conservando
inventarios aun nivel económico.
2. Utiliza la investigación para mejorar las condiciones de los abastecimientos.
8. Actividad productora. Transformación de los materiales en productos que pueden
comercializarse.
Función asignada: organizar y efectuar las operaciones de producción en una forma
eficiente y económica.

Cumplimiento óptimo de la función. Usando los métodos de transformación apropiado, la

empresa a organizado y mantiene en operación sus departamentos de producción en
condiciones de optima eficiencia, aprovechando ventajosamente los servicios de la
investigación tecnológica.

9. Mercadeo. Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos.

Función asignada: Adoptar los medios que garanticen el flujo continuo de los productos al
mercado y que proporcionen el óptimo beneficio tanto a la empresa como a los consumidores.

Cumplimiento óptimo. Con una política consciente de promoción de ventas y aprovechando

las oportunidades y condiciones que presenta el mercado, la empresa realiza operaciones de
venta en cantidades, precios, plazos y condiciones adecuadas a las necesidades de la
negociación y hace uno de la investigación de mercado con objeto a mejorar sus actividades
de promoción.

10. Contabilidad y estadística. Registro e información de las transacciones y operaciones.

Es muy importante considerar todos estos factores en su conjunto al realizar una
investigación industrial mediante la metodología del análisis factorial ya que no es posible
analizar cada factor por separado debido a que es el esfuerzo conjunto de todas ellas lo que
permite que una empresa funcione.
Función asignada: establece y tener en funcionamiento una organización para la
recopilación de datos, particularmente financieros y de costos, con el fin de mantener
informada a la empresa de los aspectos económicos de sus operaciones.
Cumplimiento óptimo de la función. La empresa:

1. Tiene una organización eficiente para la elaboración de presupuestos, el registro de

las operaciones financieras y la contabilidad de costos produciendo informes
contables y estadísticos en lapsos en forma conveniente.
2. Así mismo proporciona los medios y facilidades para la auditoria de sus operaciones.

PUNTOS A EVALUAR
Para este método se evalúa: El medio ambiente, política y dirección, productos y procesos,
financiamiento, medios de producción, fuerza de trabajo, suministros, actividad productiva,
mercadeo y contabilidad y estadística. Enseguida se presenta una definición de cada punto,
cuál sería el cumplimiento óptimo de la función, a manera de referencia y ejemplo del
cuestionario.

ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA:
Etapa I. Planear la investigación.
- - Definir la materia objeto de investigación.
- - Definir el propósito final de la investigación.
- - Determinar el tiempo disponible para la investigación.
Planear las fases y el volumen del trabajo.
- - Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para obtenerlos.
- - Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa de la investigación.
Etapa II. Analizar el tema.
- - Objeto de la investigación y su operación.
- - Determinar los factores pertinentes al tema y a su operación.
- - Averiguar las funciones de cada factor.
- - Determinar la información mínima necesaria.
- - Recopilar la información.
- - Verificarla.
- - Asegurarse de que esté completa.
Etapa III. Examinar cada factor.
- - ¿Hasta qué grado concuerda la operación de los factores con las funciones asignadas a
éstos?
- - ¿Qué tendencias se registran en el campo de cada factor?
- - ¿Qué evolución ocurre en los campos relacionados?
- - ¿Cuáles elementos del factor ejercen una influencia limitadora?
- - ¿Qué objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor?
- - ¿De qué medios se dispone para lograr estos objetivos?
ETAPA IV. Combinar los hallazgos para diagnosticar el total de las operaciones
- - ¿Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de operación?
- - ¿Cuál es la ejecución total real?
- - ¿Cuáles son los factores limitadores?
- - ¿Qué factores deben estudiarse con mayor detalle?
- - ¿Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles?
- - Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperación con otros especialistas
ETAPA V. Presentar el diagnóstico.
- - Preparar los documentos necesarios para su presentación y discusión, como por ejemplo,
diagramas.
- - Señalar claramente qué hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas
responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.
- - Exponer el desarrollo de los hallazgos.
- - Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de
avanzar.
- - La decisión es prerrogativa de las personas responsables de la ejecución o dirección.
 5.7 AUDITORÍA BASADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD Y AMBIENTALES
ISO 14001

La norma ISO 9001 y la norma ISO 14001 exigen a las empresas que auditen sus Sistemas
de Gestión de forma periódica para así poder verificar su conformidad con los requisitos que
establecen las normas. Durante este post vamos ver la forma en la que se deben realizar las
auditorías internas del Sistemas de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión
Ambiental, además de tener en cuenta las consideraciones especiales a la hora de realizar la
auditoría de un Sistema Integrado.

Para poder realizar una auditoría de una forma eficaz al Sistema de Gestión Integrado, es
muy importante comprender qué es una auditoría. Según la norma ISO 14010 “Directrices
para auditorías ambientales. Principios generales” define la auditoría ambiental como:

El proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar de una forma

objetiva las pruebas de auditoría que se destinan a determinar si las actividades del Sistema
de Gestión Ambiental cumplen los criterios de auditoría, y se deben comunicar los resultados
de dicho proceso a los clientes.

La norma ISO 8402 “Gestión de la Calidad y aseguramiento de la calidad” define la auditoría

como:

Examen sistémico e independiente que se destinan a determinar las actividades de la calidad

y los resultados que se asocian cumpliendo las disposiciones que han sido previstas y además
de estas disposiciones se implementar de una forma eficiente y son adecuadas para conseguir
los objetivos marcados.

Las definiciones de auditaría en un Sistema de Gestión de la Calidad y en un Sistema de

Gestión Ambiental son muy parecidas. En ambas definiciones se le da importancia la
evaluación sistémica e imparcial que está destinada a determinar si el sistema satisface todos
los requisitos que impone la ISO 9001 o la ISO14001.
Como bien sabemos tanto la ISO 9001 como la ISO-14001 cuentan con cierto número de
requisitos muy similares. Las principales diferencias que existen a la hora de realizar la
auditoría en ambos sistemas es la experiencia del auditor.

Los auditores que tienen una larga experiencia en cuanto a la realización de las auditorías de
cumplimiento en reglamentación ambiental, cuentan con dificultades para distinguir los
aspectos que se encuentran relacionados con el cumplimiento y los conceptos relativos al
sistema. Los auditores que provienen de los diferentes ámbitos de la calidad tienden a
encontrar dificultades en las auditorías de los sistemas en los que no se requiere documentar
todos los procedimientos. El proceso de auditoría es el mismo para un Sistema de Gestión de
la Calidad ISO 9001 y para un Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 de forma
independiente que para un Sistema de Gestión Integrado entre ISO 9001 e ISO14001.

Ciclo de auditoría

Una auditoría interna de los Sistemas de Gestión tiene que generar pruebas objetivas de que
el sistema se encuentra implementado satisfaciendo todos los requisitos de la norma ISO-
14001 e ISO 9001 y todos los requisitos que la organización haya impuesto. El ciclo de
auditoría incluye cuatros grupos de actividades que garantizan la recopilación de la
información que resulta necesaria para realizar la evaluación de la eficacia del sistema
implementado:

Planificación de la auditoría

Ejecución de la auditoría

Informe

Seguimiento

Durante este artículo vamos a ver la primera etapa del ciclo de auditoría, más adelante
trataremos las siguientes fases del ciclo.

Planificación
La primera etapa del ciclo de auditoría es la planificación, en la que se debe establecer un
programa de auditoría. La norma ISO 9001 exige que las auditorías internas de la calidad se
realicen basadas en la naturaleza y la importancia de las actividades que se van a auditar, sin
embargo, la norma ISO 14001 establece que la auditoría del Sistema de Gestión
Ambiental se realizará de una forma periódica y el programa se basa en la importancia
ambiental de las actividades que se realizan y los resultados de auditoría anteriores. Como
ninguna de las dos normas nos dice el periodo de tiempo en el que deben realizarse las
auditorías, determinar el programa queda a disposición de la organización.

La mayor parte de las organizaciones poseen Sistemas de Gestión maduros que usan
programas de auditoría interna que son un reflejo de los programas que siguen los
responsables de la concesión de certificaciones. Cuando se ha finalizado la auditoría de
certificación y después de haberle concedido a la organización la certificación que le
corresponde, se realizan las auditorías de seguimiento que suelen ser cada seis meses. La
auditoría de renovación del certificado se realiza cada tres años.

La magnitud y la complejidad de las organizaciones determinan si la auditoría interna se

realiza de forma trimestral, semestral o anual. Otro factor a tener en cuenta son los recursos
de los que disponen la organización, ya que puede resultar mucho más eficiente realizar un
mayor número de auditorías de seguimiento en las que se examinen solo unos cuantos
elementos del sistema cada vez y se pueda concluir con una mayor rapidez.

La segunda etapa en la planificación debe tener en cuenta la revisión de la

documentación. Durante la revisión de la documentación se evalúa el manual de la
organización o de cualquier otra descripción de los diferentes elementos básicos del sistema,
de los procedimientos y de las instrucciones de trabajo.

La norma ISO14001 es un desafío, ya que la mayoría de procedimientos que exige no tienen

por qué estar documentados. En toda la norma ISO-14001, sólo existen tres referencias a
procedimientos documentados:

Control operacional

Seguimiento y medición de características

Evaluación del cumplimiento de la legislación

En un Sistema Integrado se deben documentar todos los procedimientos. Cuando existan

diferencias entre las normas ISO 14001 e ISO 9001 la organización deberá satisfacer el
requisito más severo. Es por esto que como la norma ISO 9001 establece que los
procedimientos deben estar documentados, en el Sistema Integrado se deben documentar
todos los procedimientos, sino se está incumpliendo una norma de la calidad.

Existen muchos enfoques a la hora de revisar la documentación de un Sistema de Gestión

Integrado. La larga experiencia de los auditores les indica que la utilización de
una matriz ahora mucho tiempo y ofrece muy buenos resultados.
CONCLUSIÓN
 BIBLIOGRAFÍA

Arter, D. R. (2004). Auditorías de la calidad para su mejor comportamiento.

Madrid: Ediciones Díaz de Santos, S. A.
F., E. B. (2007). Auditoría Administrativa. México: PEARSON
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Sotomayor, A. A. (2008). Auditoría administrativa, proceso y aplicación.
México, D.F: McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.
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