ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD D EVALUACION DE DESEMPEÑO

SIRLEY OSPINA VILLA

SENA VIRTUAL 2017

 INTRODUCCIÓN

La organización documental es de gran importancia para la eficiencia y la mejora continua

en los procesos y funciones de las entidades públicas o privadas que constantemente
realizan tramites de documentos ya que esta se fundamenta en el conjunto de gestiones
orientadas hacia la clasificación, ordenación y descripción de los documentos; como
proceso esencial de los procesos archivísticos, según lo establece la normatividad.
Para ello es indispensable y elemental conocer los conceptos archivísticos en la
Organización documental, la Clasificación de documentos en la organización y los principios
archivísticos que se utilizan en la gestión de ordenación archivística.
 DFINICION DE ARCHIVO EMPRESA

PUBLICA PRIVADA

GENERAN

ARCHIVAR CONSISTE EN: DOCUMENTOS DEBEN

ESTAR ORDENADOS Y
 Recoger
ARCHIVADOS
 Conservar
SISTEMATICAMENTE
 Servir

OBJETIVOS DEL ARCHIVO:

 Ser centro básico de la información.
 Contribuir a la toma de decisiones.
 Prestar servicios superiores a los costes.
 Coste mínimo frente a su utilidad.
 Disponibilidad de la información en todo momento
 Facilitar la búsqueda a través de procedimientos unificados
reduciendo tiempos de localización.
 FASES DE ELABORACIÓN DE UN ARCHIVO

REGISTRO Y ANOTACIÓN; Primer contacto con el documento

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN
Se identifica el documento y se procede a su distribución conociendo el itinerario

CODIFICACIÓN Y DENOMINACIÓN
Se le asigna una clave que lo diferencia de los demás documentos.

TRATAMIENTO Y MANIPULACIÓN
Conocer cómo va a ser manejado administrativamente

CÁLCULO / ESTADISTICA; Se somete el documento a diversas operaciones

para la obtención de una información final.

ARCHIVO Y CUSTODIA Se guarda el documento de forma que sea

rápidamente accesible.
 SISTEMAS DE CLASIFICACION Y ORDENACIÓN

La información generada por una empresa se puede

clasificar en bloques

INFORMACION DE UTILIDAD: Son documentos relativos al

desempeño de la función que realiza la empresa

A CONSERVAR POR IMPERATIVO LEGAL: Documentos que

por motivos legales la empresa debe conservar por un
tiempo establecido

INFORMACIÓN HISTORICA: Documentos que fueron

importantes en los inicios de la empresa. Tiene un gran valor
simbólico o sentimental.
 SISTEMAS DE CLASIFICACION Y ORDENACIÓN

CLASIFICACIÓN

SEGÚN EL GRADO DE ACTUALIDAD

ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO SEMIACTIVO ARCHIVO INACTIVO

Documentos con Conserva de forma

Documentos de baja
vigor de consulta definitiva documentos
actualidad, de consulta
diaria necesario para que no tienen
poco frecuente, esperan
las tareas y actualidad, consulta
pasar al archivo inactivo
actividades de la prácticamente nula,
o esperan ser
empresa debe ser de documentos exigidos
distribuidos. Es un
fácil acceso y por la ley, documentos
archivo de tránsito.
operativo de carácter histórico.
 ORGANIZACIÓN

ARCHIVO CENTRAL ARCHIVOS DESENTRALIZADOS

Conservar todos los

documentos.
Dispondrá de personal dedicado Distribuidos en los
cuando sea económicamente departamentos de la empresa.
viable. Suprime el sistema de petición.
Al estar todo concentrado se Da independencia a los
ahorra espacio y material. departamentos.
En empresas grandes el archivo Comprenden archivos activos y
central suele sr inactivo. semiactivos.
Los archivos centrales suelen
estar en los departamentos
 CONCLUCIÓN

La gestión documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y

mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave
que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero al querer encontrar un
documento o información, también permite conservar documentos teniendo
como base la normatividad de la ley general de archivos.

El reto de la gestión documental es buscar soluciones adecuadas,

funcionales y tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad.
También debe cuenta con un buen sistema de administración de documentos
que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la
permanencia de cualquier organización, sin importar su tamaño.
Como recurso, la gestión documental provee información, y como activo,
proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar
la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más
rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
BIOGRAFIA

http://www.archivogeneral.gov.co/
https://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2020