1.

Que es un Sistema Contable

Un sistema es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre

sí y que se hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace
referencia a aquello vinculado a la contabilidad (el método que permite llevar las
cuentas de una organización).

La noción de sistema contable, de este modo, puede entenderse de

distintas maneras. En un sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos
que registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta
estructura, por sus características, contribuye a la toma de decisiones en el ámbito
de la gerencia.

Catacora, Fernando (1997) define Sistema Contable como el eje alrededor

del cual se toma la mayoría de las decisiones financieras. Un sistema contable
debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos
resumidos o detallados acerca de una actividad económica de una empresa a una
fecha o por un periodo determinado.

Por consiguiente, un sistema contable, son todos aquellos elementos de

información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar
la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y
oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros
correspondientes: Diario, Mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros),
para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el
negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el
gobierno, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la
empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que
permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar
una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente
toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis
financieros del negocio.

4.1 caracteristicas de un Sistema Contable

El funcionamiento de un sistema contable no es nada complejo, los

principales aspectos o principales tareas que lleva a cabo un sistema son:

a. Ingreso de Datos
b. Validación de Datos
c. Actualización de Registros
d. Emisión de Reportes

a. Ingreso de los Datos

En un sistema contable se realizan las transacciones a través de un

comprobante diario, cada comprobante diario contiene dos o más registros, ya
sean débito o crédito y se denominan Asientos Diarios, estos pueden ser de dos
tipos manuales y mecanizados. Es necesario acotar que en la actualidad el
procesamiento de las transacciones contables no se concibe sin la utilización de
un computador.

b. Validación de Datos

En este aspecto, el sistema comprueba o verifica que todos los datos

ingresados cumplen con los parámetros establecidos para el control de los datos.
El control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas relacionadas con el
tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes;
sin embrago, todos los errores que puede generar inconsistencia de la
información, deben ser detectadas en el momento de la validación. Un programa
de validación debe estar en capacidad de poder determinar si un comprobante ha
sido grabado en el sistema, para esto el programa debe verificar la secuencia
numérica de estos documentos. En muchos sistemas, en la fase de validación de
los datos se producen listados de excepciones, que son reportes donde le detalla
al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia u
observación.

c. Actualización de Registros

Por medio de este proceso los movimientos del diario general, son
transferidos a cada una de las cuentas del mayor. Anterior a esto la información
grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización
de registros puede efectuarse de dos maneras:

 Interactivamente
 En lote

La actualización interactiva hace que los movimientos del diario se contabilicen

en el momento que el operador está grabando el detalle de cada una de las
transacciones; mientras que en la actualización en lote los datos se acumulan, se
validan y luego son actualizados.

d. Emisión de Reportes

Es una de las principales funciones de un sistema contable, este aspecto

implica el procesamiento de la información cantable que ha sido gravada, validada
y actualizada previamente.

4.2 Elementos de un Sistema Contable

Los elementos del sistema contables son:

 a. Catálogo de Cuentas
b. Formas Contables
c. Registros Contables
d. Estados Financieros

a. Catálogo de Cuentas.

Es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las
actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se
usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de
negocios.

Por lo tanto, es el índice o instructivo, donde se detallan, ordenada y

sistemáticamente, todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una
negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números
de las cuentas.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma:

 Numérica. Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo

crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados
financieros.
 Decimal. Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los
números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas
de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada
grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.
 Alfabética. Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta,
pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los
Estados Financieros.
 Numérica alfabética o alfanumérica. Se usan las letras iniciales de los
grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos
conceptos con la misma letra inicial, se empleara además de la primera
 letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del nombre de la
cuenta para facilitar su identificación.
 Combinado. Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

Los Planes de Cuentas persiguen las siguientes finalidades:

 Posibilitar la Obtención de los Objetivos de la Contabilidad.

a. Proporcionar informaciones útiles para la toma de decisiones
b. Facilitar un adecuado control.

 Permitir la Correcta Imputación Contable de los Registros.

Las cuentas como elemento compilador y procesador de datos deben cumplir
un papel importante en la correcta imputación contable de los hechos económicos,
en tanto que la diagramación del Plan de Cuentas sea formulada correctamente
de acuerdo a las necesidades del ente.

Para cumplir con la finalidad de suministrar información útil para la toma de

decisiones, el Plan de Cuentas debe contemplar a la inclusión no especial de
acuerdo a las características de información a cubrir. Por ejemplo si se necesita
saber el nivel de gastos por área de una empresa se necesita cubrir y prever en el
Plan de Cuentas, cuentas específicas tales como: Gastos de Ventas, Gastos de
Administración, Gastos de Recursos Humanos, Gastos de Administración
Gerencial etc.

Características de un Plan de Cuentas:

Un buen Plan de Cuentas debe reunir las siguientes características:

a) Sistematicidad en el ordenamiento. Para la correcta organización de un

Plan de Cuentas se debe primeramente establecer un claro criterio al
respecto. Para adoptar un buen criterio de ordenamiento de las cuentas, es
 necesario codificarlas. La codificación consiste en la asignación de
símbolos a las cuentas a través de números, letras o la combinación de
ambos.

b) Flexibilidad. Un plan de cuentas bien estructurado debe permitir el

agregado de nuevas cuentas que posibiliten el registro de nuevos hechos
económico-administrativos que surgen dentro de una empresa.

c) Homogeneidad en los agrupamientos practicados. Requisito necesario

para facilitar la preparación de los informes contables. Por ejemplo: todas
las cuentas que representan el dinero en efectivo se deben agrupar bajo
una denominación común, tal como “Disponibilidades” o “Efectivo y Otros
Medios Líquidos”

d) Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas. Las

cuentas deben dar una idea clara de las cosas o hechos que se requieren
registrar bajo una denominación para facilitar el trabajo de los tenedores de
libros y evitar la realización de falsas imputaciones.

Fases que se deben considerar en la Preparación del Plan de Cuentas.

Para que un Plan de Cuentas satisfaga los requerimientos del sistema

contable, se deben tener en cuenta fundamentalmente los siguientes aspectos.

a) Aspectos relacionados con las Normas o Principios de Contabilidad.

Los principios de contabilidad constituyen las normas que inspiran y rigen la
práctica de la contabilidad. De ellos derivan los criterios por seguir ante
diversos problemas que pueden presentarse en la contabilización de las
transacciones empresariales. La aplicación de los principio deberá conducir a
que las cuentas seleccionadas para integrar el plan de cuentas sean
formuladas con claridad, expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación
financiera y de los resultados de la empresa. El Colegio de Contadores del
Paraguay se ha adherido en este aspecto a lo establecido por las Normas
Internacionales de Contabilidad.

b) Aspectos relacionados con la empresa.

 Naturaleza del ente o empresa. Es importante definir el tipo de empresa

con el cual se va a trabajar, establecer las características del negocio hará
que la selección de las cuentas a utilizar sea más fácil. Ej. La cuenta
Materia Prima sería necesaria en una empresa industrial pero no en un
negocio vendedor de productos terminados.

 Régimen Jurídico. Se origina en las disposiciones de tipo legal que esta

relacionada con la hacienda para la cual se destina el Plan de Cuentas,
pues existen normas que obligan a cierto tipo de empresas a una
presentación periódica de determinadas informaciones contables, para lo
cual requiere contar con las cuentas adecuadas para su preparación y
exposición. Ej. Las Cooperativas, las Fundaciones, Las Casas de Seguros,
Los Comercios en Gral., tienen hoy día en Paraguay distintos regímenes
legales en cuanto al tiempo de presentación e inclusive el pago de las tasas
de impuestos.

 Tamaño. Tienen que ver con la dimensión o magnitud de la empresa, pues

cuanto más grande sea la empresa, más necesidad de control tendrá y
consecuentemente el Plan de Cuentas se volverá más complejo. Ej. La
cuenta Muebles y Útiles en una empresa pequeña podrían utilizarse como
cuenta única, mientras que en una grande convendría habilitar cuentas de
control por sectores, lo mismo sucede con la cuenta mercaderías.

 Extensión. El Plan de Cuentas varía de acuerdo a que la empresa sea

indivisa o dividida, pues si se trata del caso de las empresas divididas
 tendríamos consecuentemente sucursales y agencias, para las cuales se
habrán de crear cuentas especiales que conecten sus movimientos con las
de casa matriz.

c) Aspectos relacionados con las informaciones requeridas.

 Según el tipo de informes por separado: En principio, es conveniente

que el plan de cuentas esté dispuesto de modo tal que los informes
puedan ser preparados rápidamente, así si se debe informar a la
gerencia en forma periódica sobre el total de las cuentas por cobrar, es
importante que todas las cuentas representativas de dicho rubro, tales
como clientes, Documentos por Cobrar, Accionistas, Deudores Varios, y
otros se encuentren agrupadas cajo una sola denominación común en el
Plan de Cuentas.

 Según el grado del análisis de la información que se desea: El Plan

de Cuenta debe estar estructurado de tal forma a que los diversos
estamentos de la empresa puedan efectuar análisis referentes a su
sector según los informes contables. Así si se desea conocer el
resultado por, línea de productos, será preciso prever cuentas capaces
de captar dichos resultados. Ej. Ventas de Mercaderías sección tienda,
Costo de Venta de Mercaderías Sección Tienda.

d) Aspectos relacionados con el procedimiento contable.

 Según su forma, directa o centralizada.

Directa: cuando se emplea un único diario para registrar todos los hechos
contables.
Centralizadas: Si se subdivide el diario en varias partes de acuerdo a la
naturaleza de la operación. Esto depende del tamaño de la empresa o de la
característica de la información que se desea obtener.
  En relación a la división del trabajo. Cuando la empresa se divide en
varios departamentos, conviene llevar la contabilidad seccional es decir
por secciones separadas, debiendo en este caso habilitarse cuentas de
enlace entre la administración central y cada departamento, y a su vez
entre los departamentos entre sí.

 Según los medios de registros disponibles. Los medios de registros

contables pueden ser manuales o mecanizados. Debemos señalar que
el empleo de procesamiento electrónico de datos posibilita hoy en día, la
posibilidad de la utilización de una cantidad de cuentas analíticas sin
ocasionar mayores atrasos en la formulación de los informes contables.
Sin embargo este resultado ágil resulta muy complicado y lento si se
utilizan medios manuales, y la obtención de los informes aunque
resulten igual de confiables no podrían estar a la misma velocidad con la
que estarían los informes mecanizados.

b. Formas Contables

Entre las formas contables utilizadas por las empresas se encuentran las
facturas de compra y venta, notas de entrega, notas de crédito, y demás formatos
que sean necesarios para el control de las ventas, entradas y salidas de
mercancía e insumos. Es importante resaltar que dichas formas deben contener
los requerimientos mínimos exigidos por la administración tributaria, para dar
cumplimiento a los mismos las empresas deben regirse se acuerdo a la
Providencia Nº 00071 mediante la cual se establecen las normas generales de
emisión de facturas y otros documentos. La Providencia Nº 00071 fue publicada
mediante Gaceta Oficial Nº 39.795 de fecha 8 de Noviembre de 2011.
 c. Registros Contables

Son herramientas que se utilizan para proporcionar información técnica,

económica y financiera que sirve de base para la toma de decisiones, la cual se
puede utilizar simultáneamente con otros datos, para establecer la actividad futura,
teniendo en cuenta los elementos de riesgo e incertidumbre.

El registro de las operaciones contables para las empresas es de vital

importancia, el principal objetivo de estos es obtener los datos necesarios para
desarrollar una eficaz administración de la empresa.

Aparte del objetivo antes señalado, los registros contables sirven para, entre
otros, los siguientes fines:

 Evaluar el estado financiero del negocio en un momento determinado.

 Analizar comparativamente el progreso año tras año, permitiendo conocer
si el resultado de las operaciones supone un aumento o disminución del
capital.
 Proveer información para solicitar créditos.
 Permitir tomar las previsiones necesarias que hagan eficaces sus
actividades futuras mediante la corrección de las fallas que se hubieren
observado.

1. Características de los Registros Contables

Independiente del mayor o menor número de registros contables que

decidamos llevar, todos ellos deben tener las siguientes características:

 Deben ser exactos. Los registros contables no pueden contener errores u

omisiones. Si ellos suceden, dentro del sistema tiene que existir el
mecanismo que permita fácilmente de localizarlos y corregirlos.
  Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos que se
quieren alcanzar. Los registros deben ser planeados de forma tal que sean
entendibles y puedan ser llevados fácilmente por quien tiene esa
responsabilidad y además deben poderse interpretar rápidamente. Si el
sistema es complicado, en vez de facilitar la obtención de datos complicará
las cosas en forma tal que exigirá un tiempo y esfuerzo que no se justifica.
 Deben ser completos y brindar la información que se pretende. Si
omitimos contabilizar algún dato necesario, los registros prácticamente
pierden valor, ya que la información que proporcionan no será de utilidad
para la toma de decisiones, o pueden inducirnos a errar la conducción de la
empresa.
 Deben planearse anticipadamente. Previo a su puesta en uso, deben
planificarse, para evitar la duplicación de la información y facilitar su
agrupación total y también probarse, para estar seguros de que se
alcanzarán los fines que se persiguen.

2. Clasificación de los Registros

Sin perjuicio de la sencillez o complejidad que demos a los registros contables

en función de los factores anteriormente señalados, hay una serie de operaciones
que siempre deben realizarse en cada período contable:

 Inventarios al comienzo y al final de cada período.

 Anotación de las operaciones realizadas durante el período.
 Preparación de los estados financieros (Estado de Situación Financiera,
Estado de Resultados Integral, Estado de Cambios en el Patrimonio,
Estados de Flujo de Efectivo).
 d. Estados Financieros

Los estados financieros, también denominados estados contables, informes

financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las pequeñas y medianas
empresas para dar a conocer la situación económica y financiera, y los cambios
que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información
resulta útil para:

 La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el

rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo
determinado.
 Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de sus aportes.
 Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de
cumplimiento de sus obligaciones.
 El Estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones
está correctamente liquidado.

Existen varios estados financieros entre los principales podemos encontrar:

 Estado de Situación Financiera

 Estado de Resultados Integral
 Estado de Cambios en el Patrimonio
 Estado de Flujo de Efectivo

1. Estado de Situación Financiera. El Estado de Situación financiera

anteriormente conocido o denominado Balance General, es un documento
contable que presenta la situación financiera de un ente económico ya sea de una
organización pública o privada, este incluye los activos, pasivos y patrimonio de
una entidad en una fecha específica. En la sección número 4 de las NIIF (Normas
Internacionales de Información Financiera) referente al Estado de Situación
Financiera se determina que la misma no prescribe ni el orden ni el formato en que
tienen que presentarse las partidas. La norma establece lo siguiente: