Existen varios autores que expresan la importancia de la administración tales como, Hitt,

Black y Porter, ellos definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar
conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en
un entorno organizacional". Según (Chiavenato, 2004) la administración es "el proceso
de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales". Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar y
mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos"
Si se analizan detenidamente las definiciones, se observa que todos los autores
concuerdan, de una u otra manera, en que el concepto de administración está integrado
por los siguientes elementos:
La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados, la administración no
sólo busca lograr obtener resultados, sino optimizarlas mediante el aprovechamiento de
todos los recursos, para que la administración exista es necesario que se dé siempre dentro
de un grupo social, la administración aparece precisamente cuando es necesario lograr
ciertos resultados a través de la colaboración de otras personas y para administrar, se
requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el
logro de un fin común.
De esta manera podemos adaptar estas definiciones al entorno u organización donde
laboro que es la Universidad de La Guajira del siguiente modo, relacionamos los
laboratorios, grupos de investigación y salones de clases como el conjunto de recursos.
Para el logro de la meta tomamos como referencia fomentar la excelencia académica
mediante el continuo desarrollo del profesorado, tanto en el dominio de su disciplina
como en la aplicación de técnicas, modalidades y métodos de enseñanza, en armonía con
la naturaleza de la población estudiantil. Así mismo cultivar el liderazgo de la comunidad
universitaria para que contribuya al enriquecimiento social y cultural de nuestro país y a
su desarrollo económico, mediante la participación en proyectos comunitarios,
empresariales y profesionales.
Según la concepción de Koontz y Weihrich sobre administración relacionamos al
personal docente y administrativo de la Universidad como el conjunto de personas que
trabajando en grupo cumplen eficientemente los objetivos específicos, estos pueden ser
por ejemplo alcanzar altas categorías en la acreditación a nivel nacional.
En este informe tomaré como referencia el enfoque humanista, la organización
administrativa y la sistematización del trabajo gerencial de Henri Fayol. Para Fayol los
principales aspectos de la teoría son tratados en: la división del
trabajo, autoridad y responsabilidad, unidad de mando, unidad de dirección,
centralización y jerarquía o cadena escalar, su objetivo es la búsqueda de la eficiencia de
las organizaciones. Fayol afirma también que: "La función administrativa no es encargo
personal ni privilegio exclusivo del jefe o de los dirigentes de la empresa. Es una función
que se reparte y se distribuye proporcionalmente con las otras funciones esenciales, entre
la cabeza y los miembros del cuerpo social de la empresa" (Fayol, 1917).
Aplicando esta afirmación, en la Universidad de la Guajira observamos que el rector no
es el único que tiene la función administrativa, todos los que hacen parte del alma mater
influyen en la ejecución para el cumplimiento de las metas organizacionales, como son
los vice rectores, decanos, directores y coordinadores de programas, docentes y
estudiantes.
La teoría clásica de la administración, se distinguió por su enfoque sistémico integral, es
decir, sus estudios abarcaron todas las esferas de la empresa, ya que para Fayol era muy
importante tanto vender como producir, financiarse como asegurar los bienes de una
empresa. En fin, la organización y sus componentes se consideraban como un gran
sistema interdependiente, como clientes internos.
Fayol define el acto de administrar como: prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar. Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración:
Prever: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la empresa.
Mandar: Guiar y orientar al personal.
Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes
dadas.
Así mismo contribuyó a lo que hoy se conoce como la departamentalización en las
organizaciones, ya que él consideraba que toda organización, debe cumplir seis grupos
de operaciones, a saber:
Operaciones Técnicas: Producción de bienes o de servicios de la empresa.
Operaciones Comerciales: Compra, venta e intercambio.
Operaciones Financieras: Búsqueda y gerencia de capitales.
Operaciones de Seguridad: Protección y preservación de los bienes de las personas.
Operaciones Contables: Inventarios, registros balances, costos y estadísticas.
Operaciones Administrativas: Previsión, organización, mando, coordinación y control
Tomando como referencia estas operaciones analizamos que en la Universidad se
presenta la operación técnica, debido a que la producción de bienes se relaciona al
crecimiento académico y profesional de los estudiantes gracias a la labor de los docentes,
del mismo modo podemos comparar con la operación de seguridad en donde hay un
personal encargado (vigilantes) de velar por la protección de las personas dentro de la
Universidad y preservación de los bienes o equipos de cómputo en las salas de informática
(monitores).
La ciencia de la administración, como toda ciencia, se debe basar en leyes o principios;
Fayol adopta la denominación principio, aportándose de cualquier idea de rigidez, por
cuanto nada hay de rígido o absoluto en materia administrativa. Los principios son los
siguientes:
División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas (docentes, directivos y
administrativos en la Universidad de La Guajira), con mayor eficiencia desempeñarán su
oficio.
Autoridad - Responsabilidad: El rector tiene que dar órdenes para que se hagan las cosas.
Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes en el caso de la
Universidad el rector no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también
autoridad personal (Liderazgo).
Disciplina: Los miembros de la Universidad tienen que respetar las reglas y convenios
que gobiernan el alma mater. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los
niveles (Rectoría, vice rectoría, decanos, coordinadores).
Unidad de Mando: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por
un solo gerente que use un solo plan.
Unidad de Dirección: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación
particular solamente de una persona.
Subordinación de interés particular al general: En cualquier empresa el interés de los
empleados no debe tener relación sobre los intereses de la organización como un todo.
Remuneración del personal: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los
empleados como para los gerentes.
Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero
también necesitan dar a sus demás empleados autoridad suficiente para que puedan
realizar adecuadamente su oficio.
Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoy generalmente por
cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde el rector hasta los
estudiantes (Organigrama de la Universidad de la Guajira).
Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento
adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados
para él.
Equidad: El rector debe ser amistoso y equitativo con sus demás empleados.
Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el
eficiente funcionamiento de una organización.
Iniciativa: Debe darse a los demás empleados libertad para concebir y llevar a cabo sus
planes, aun cuando a veces se comentan errores.
Unión del personal: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de
unidad.

Elaborado por: Anwar José Agudelo Ibarra