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Informe Final
26 de mayo de 2019
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 3
Metodología .................................................................................................................................. 4
Resultados ..................................................................................................................................... 8
Aplicación de encuesta............................................................................................................... 8
Conclusiones................................................................................................................................ 12
Observaciones ............................................................................................................................. 12
Anexos ......................................................................................................................................... 14
El mantenimiento no es tema nuevo, existen actualmente muchas técnicas, métodos, etc., para la
gestión del mantenimiento, hay mucha información en línea para abordar los problemas que desee
abordar, sin embargo, en la actualidad es muy importante el uso de las Tecnologías de la
Información y Comunicación (TIC), es por esta razón que elegí este tema, la implementación de
software para el control de mantenimientos preventivos y correctivos en empresa dedicada a la
instalación y mantenimiento de equipos de calentamiento de agua.
Actualmente muchas empresas tienen un control por separado de varios puntos clave para la
realización de los trabajos, como los inventarios, agendar los trabajos, el control de reportes de
actividades, y generalmente para tener acceso a esta información se tiene que solicitar con tiempo,
ya que esta se encuentra bajo resguardo de personas diferentes y en los peores casos ni siquiera
tienen los datos de manera digital. Lo que ocasiona una pérdida de tiempo y retrasa la gestión de
los trabajos.
Uno de los más grandes problemas de tener toda esta información dispersa, se encuentra cuando
se requiere de hacer modificaciones a petición de los clientes, que son frecuentes, como mover
fechas, aumentar o disminuir trabajo, entre otros, supone un reto por varios factores como la falta
de comunicación dentro de la empresa, o algún descuido humano puede obstaculizar gravemente
la gestión de los trabajos.
Principalmente optimizar la toma de decisiones. Esto quiere decir que se debe agilizar la
comunicación dentro de la empresa, entrelazar la calendarización de los trabajos con el
departamento de almacén, tener un registro histórico de los trabajos que se realizan, tener un
acceso rápido y fidedigno a la información, tener alarmas para cuando los trabajos programados se
avecinen y estar mejor preparados para ofrecer un mejor servicio.
Todo esto desde una plataforma digital, flexible, de fácil acceso, desde cualquier punto y a cualquier
hora, que permita optimizar la gestión de los trabajos de mantenimiento y por consiguiente ofrecer
una mejor calidad de servicio al cliente.
De esta manera aligerar la carga de trabajo dentro del departamento de mantenimiento y así poder
enfocarse más en el servicio que se ofrece, lo que conlleva a hacer más eficientes los trabajos.
Por último se pretende la utilización de software libre para la reducción de costos y hacer más
atractiva la posible implementación de este tipo de software
Metodología
Recopilación de información
Antecedentes del tema
El mantenimiento empieza a adquirir importancia a partir de los años 30 cuando Henry Ford
implementó en su empresa un área destinada a las actividades de reparación de los equipos
pertenecientes a su sistema de producción. A partir de este punto se le da una amplia importancia
ya que de la correcta ejecución de los trabajos de mantenimiento dependerá la vida útil de los
equipos.
Con la globalización de los mercados, las empresas en el mundo se han visto obligadas a cumplir con
estándares de calidad internacionales que les permita ser competitivas a nivel regional, nacional e
internacional. Por tal motivo invierten parte de sus recursos para mejorar su área de mantenimiento
contratando personal altamente calificado que planifique y ejecute actividades de prevención y
detección de fallas que les permita garantizar la operación óptima de su proceso de producción.
Es en este punto donde entran empresas que se dedican específicamente a la prestación del servicio
de trabajos de mantenimiento, especializándose en equipos específicos con lo que se asegura la
calidad de los trabajos.
Y de acorde a la época digital en que vivimos actualmente es indispensable contar con algún tipo de
software para asistir al personal en la gestión de los trabajos de mantenimiento, y se destaca el uso
de software libre para estos fines.
Bases teóricas
Tomando en cuenta la importancia que tiene la planificación del mantenimiento dentro cualquier
tipo de empresa que desee alcanzar niveles elevados de calidad, es necesario contar con un plan de
mantenimiento adecuado. Y las empresas que se dedican a la prestación del servicio de
mantenimiento deben tener un control muy estricto y funcional de los diferentes sistemas con que
cuenten los clientes, a los que se les debe dar servicio de acuerdo a sus necesidades particulares.
Lo anterior, se logrará trabajando sobre la identificación previa de los clientes con los sistemas que
tengan instalados, seguido de la identificación de los componentes de los diferentes sistemas de
operación por elementos.
Para conocer mejor las necesidades de las empresas en que se pretende implementar este tipo de
software es necesaria una contextualización de la situación actual de las empresas a nivel regional
por lo que se realizó una entrevista a personal de la empresa ETM y una encuesta con varias personal
de varias empresas para conocer el estado actual de los departamentos del área de mantenimiento,
para así poder hacer un desarrollo adecuado del software
Bitácora de investigación
Después de contactar por teléfono a personal de la empresa ETM concerté una cita con el Ing. C.
Vega, quien es gerente de servicios, el día de hoy en las oficinas de la empresa, para platicar acerca
de la situación actual que tiene la empresa en el departamento de mantenimiento.
El Ing. C. Vega, no me pudo recibir ya que se encontraba en una reunión, afortunadamente me pudo
atender la ing. R. Barrios con quien pude platicar brevemente, antes de que tuviera que salir.
Al llegar a la empresa ETM pude observar que el personal se encuentra muy atareado, y que
discutían acerca de los trabajos que tenían en puerta, la Ing. R Barrios me atendió rápidamente y
me comentó acerca de la situación que tienen para la gestión de los trabajos del área de
mantenimiento. La empresa ETM se dedica a la prestación del servicio de trabajos de
mantenimiento para equipos de calentamiento de agua en hoteles principalmente, que trabajan
con una marca de equipos especifica. Comentó que tienen una amplia cartera de clientes que está
repartida en toda la Riviera Maya, La mayor parte de los clientes se encuentran en la ciudad de
Cancún, y otra parte se encuentra repartida en Puerto Morelos, Playa del Carmen y hasta Tulúm.
Me comentó que tienen dificultades para el transporte del personal, y con ello la calendarización de
los trabajos, también con el surtido de refacciones y algunos otros detalles. Le comenté acerca dela
implementación de un software para asistirla en la gestión de los trabajos de mantenimiento y se
mostró interesada, con lo que termino la plática ya que ella tenía que salir a sus actividades, por lo
que le solicite que me agendara otra cita y accedió a recibirme el próximo día viernes para continuar
platicando acerca de los beneficios de implementar el software que le comenté.
Aplicación de entrevista
Actualmente contamos con 37 clientes, con necesidades específicas cada uno, con algunos
trabajamos en la modalidad de póliza de mantenimiento, con algunos otros trabajamos por evento.
Aproximadamente 20 de nuestros clientes están en Cancún o en la riviera maya, los demás están en
varias ciudades de la república mexicana como Aguascalientes, Guadalajara, Monterrey y los Cabos
principalmente
5. ¿Qué tipo de problemas tienen actualmente con respecto a la gestión del mantenimiento?
Nuestro principal problema está en la calendarización de los trabajos con los clientes, ya que como
muchos de los clientes solicitan los servicios en la modalidad por evento en ocasiones se cruza con
los trabajos que ya están programados, lo cual afecta los tiempos y horarios que el personal dedica.
Otro problema es la falta es el control de inventarios, como nuestros equipos son europeos y
nosotros somos distribuidores, el tiempo de espera para recibir embarques es de meses en algunos
casos, lo cual afecta el servicio que ofrecemos. Entre otros problemas derivados de los anteriores,
ocasionando que trabajemos al día con lo que tenemos a disposición en el momento ante tales
situaciones
La medida que ha tomado la gerencia es contratar más personal para apoyar con los trabajos y que
los coordinadores como yo tengamos más contacto con el área de ventas para optimizar el servicio
y los trabajos.
Positivas a medias, el personal nuevo necesita adiestramiento para conocer y poder meter mano en
estos equipos que son delicados, ha mejorado un poco el control de inventarios, pero
definitivamente falta mucho trabajo para cumplir al 100 % con los objetivos que se tienen
planeados.
8. ¿Considera usted que una mejor planeación ayudaría a solucionar parte de esta problemática?
Una mejor planeación y coordinación con el área de ventas, ya que por lo regular nos pasan las
ordenes de trabajo casi de un día para otro, lo que nos dificulta un poco brindar el servicio
óptimamente.
9. ¿Han considerado la opción de apoyarse en algún software para optimizar la gestión de los
trabajos?
Si, desafortunadamente un software de este tipo es algo costoso y no ha sido aprobado por la
gerencia, se ha intentado hacer calendarios en hojas de cálculo, pero no es suficiente, ya que se
necesita que todos estemos bien enterados de los programas de mantenimiento y tenemos que
trabajar enérgicamente en este punto para ofrecer el mejor servicio posible
10. ¿Consideraría la utilización de software libre para optimizar los costos y optimizar la gestión de
los trabajos?
Suena muy interesante, pero si se necesitaría de un software con requerimientos muy específicos
para los trabajos que necesitamos, es una opción viable a considerar
Plan de trabajo
Una vez que se tienen definidos los objetivos y los alcances de la implementación de un software
para la gestión de los trabajos de mantenimiento propongo este plan de trabajo.
Resultados
Aplicación de encuesta
Para poder conocer las necesidades de las empresas, es necesario ponerse en contacto con estas
mismas y solicitar su participación y apoyo. Para la realización de esta investigación me puse en
contacto con personal de las empresas con quienes he laborado.
A continuación, muestro los resultados que obtuve al realizar la encuesta que solicité vía email con
una muestra de 10 personas de diferentes de diferentes puestos, todos relacionados con el área de
mantenimiento:
Al apoyarse en un software
especializado para la gestión de
los trabajos de mantenimiento
tiene muchas ventajas, una de
estas es que una vez que se
programa el software este avisara
de la manera que uno se lo
solicite, con varios días, o
semanas si uno así lo desea, para
estar preparado para la
realización de los trabajos, y podemos observar en la gráfica que en la muestra en que se realizó la
encuesta, realizan estos trabajos mayormente a mano lo que implica pérdida de tiempo y aumenta
la posibilidad de cometer errores.
Esta gráfica es una de las más
importantes, a mi consideración,
ya que como he insistido en el
transcurso de mi investigación,
apoyarse en un software
especializado para la gestión de
los trabajos de mantenimiento
reduce tiempos, ayuda a tener un
mayor control y sobre todo ayuda
a tener menos errores, lo que
aumenta la satisfacción del cliente.
Dentro de mi investigación
destaco el uso de software libre
para la gestión de los trabajos de
mantenimiento, y es una idea que
es ampliamente aceptada dentro
de la muestra en que se realizó la
encuesta.
Conclusiones
El uso de las Técnicas de información y Comunicación son cada vez más necesarias para la
gestión de cualquier tipo de trabajo
Muchos de los trabajos que son importantes para un óptimo servicio como son
calendarización, inventarios, reportes de trabajos, por mencionar algunos; por lo general se
llevan aparte, y se necesita que estén integrados en una sola plataforma
Para ofrecer un servicio más eficiente se necesita una plataforma de fácil acceso para que
el personal de la empresa pueda tomar decisiones más rápidamente. En cualquier momento
y en cualquier lugar.
El uso de software especializado para la gestión de los trabajos de mantenimiento
programado de manera correcta disminuye la probabilidad de errores en la prestación de
servicios
Muchas empresas están dispuestas a la implementación de este tipo de software, más aún
si se trata de un software libre
Observaciones
Fuentes primarias
Duffuaa, S. O., Campbell, J. D., & Raouf, A. (2000). Sistemas de mantenimiento: planeación y
control. Limusa,.
González, J., Seoane, J., & Robles, G. (2003). Introducción al software libre. UOC. Madrid: Primera
edición. Online [febrero, 2008].
Herrera Galán, M., Duany-Alfonso, Y., & Abreu-Duque, A. (2014). Sistema Automatizado para la
Gestión del Mantenimiento. INGE@ UAN-Tendencias en la Ingeniería, 4(8).
Viveros, P., Stegmaier, R., Kristjanpoller, F., Barbera, L., & Crespo, A. (2013). Propuesta de un
modelo de gestión de mantenimiento y sus principales herramientas de apoyo. Ingeniare. Revista
chilena de ingeniería, 21(1), 125-138.
Velásquez Rodríguez, E., & Custodio Ruiz, Á. (2011). Sistema para la gestión del mantenimiento
para un control supervisorio basado en software libre. Universidad, Ciencia y Tecnología, 15(59),
103-113.
Fuentes Secundarias
Guión de la entrevista
Buen día, ni nombre es Christian Martínez Gil, soy aspirante a la carrera de ingeniería en gestión
industrial, en la Universidad Abierta y a Distancia de México, como parte del curso propedéutico
para ingresar a estudiar a la carrera, es necesario realizar varias actividades, dentro de las cuales
esta la que estamos realizando en este momento, la cual es una entrevista acerca de un tema que
elegimos, que esté relacionado a la carrera que queremos estudiar. En mi caso el tema que elegí
es: “Implementación de software para el control de mantenimientos preventivos y correctivos
departamento de mantenimiento en empresa dedicada a la instalación y mantenimiento de
equipos de calentamiento de agua”, Y estoy entrevistando a la señorita Ing. R. Barrios quien
trabaja en la empresa ETM, así que comenzamos.
¿A qué se dedica la empresa?
¿Cuál es su puesto dentro de la empresa?
¿Cuántos clientes tienen?
¿Están ubicados todos dentro de la ciudad?
¿Qué tipo de problemas tienen actualmente con respecto a la gestión del mantenimiento?
Ante tales situaciones ¿Qué decisiones han tomado para dar solución?
¿Qué tan efectivas han resultado estas decisiones?
¿Considera usted que una mejor planeación ayudaría a solucionar parte de esta problemática?
¿Han considerado la opción de apoyarse en algún software para optimizar la gestión de los trabajos?
¿Consideraría la utilización de software libre para optimizar los costos y optimizar la gestión de los
trabajos?
Le agradezco ampliamente que me pudo apoyar para la realización de esta entrevista, y por la
información que me brindo tan amablemente, que tenga un excelente día.
Encuesta
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSctr2wknzCeo4L_IleAAkZosus1YAdh0Z02IwmSui2aPZ
7x5w/viewform?usp=sf_link
Nombre
Sexo:
Femenino Masculino
Edad:
18 – 24 25 – 34 35 – 44 44 o mas
Nivel de estudios
Secundaria Bachillerato Licenciatura
1. ¿Qué tan frecuentemente utiliza algún dispositivo electrónico para realizar la gestión de los
trabajos de mantenimiento? *
No utilizo Muy poco Mucho Me es indispensable
2. ¿Hace uso de algún software especializado para la gestión de mantenimiento o solo utiliza
software de ofimática básico (word, excel, etc)? *
Ninguno Software básico Software especializado
3. ¿Cómo realiza la calendarización de los trabajos de mantenimiento? *
Los genera el mismo software Tengo que realizarlos manualmente
4. Para la realización de los trabajos de mantenimiento ¿Qué tipo de control se tiene con los
inventarios de las refacciones que se utilizan? *
Está integrado con el software Se realiza aparte manualmente
5. ¿Cómo gestiona los reportes de los trabajos de mantenimiento realizados? *
El software tiene integrada esta función Los reportes se realizan manualmente
6. ¿Cuantas personas pueden acceder de manera sencilla a los datos de la gestión de los trabajos
de mantenimiento? *
Cualquier personal que tenga acceso al software Solo una y si alguien requiere información
debe solicitarla con tiempo
7. ¿Tiene algún tipo de alerta que informe de los trabajos de mantenimiento a realizar a corto, y
mediano plazo? *
El software notifica con anticipación Una persona debe estar pendiente
8. ¿Qué tan frecuentemente un descuido humano obstaculiza la gestión de los trabajos de
mantenimiento? *
Muy frecuentemente El software que se tiene permite que estos errores sean mínimos
9. ¿Consideraría la implementación de un software para apoyarse en la gestión de los trabajos de
mantenimiento (calendarización, inventarios, reportes, etc.)? *
Me interesa y pienso implementarlo en un futuro
Me interesa, pero los costos de este tipo de softare me lo impiden
No me interesa
10. ¿le interesaría la utilización de software libre y de fácil acceso? *
Si Talvez, porque el sofware libre es muy limitado y dicifil de implementar No