ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

Importancia de los Archivos

Tutor: THOMAS ERICK PICHON PEREZ

Aprendiz: ANABER GABRIELA MARTINEZ PABON

Mayo 2019
 INTRODUCCION

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó

recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta
realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura,
dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por
cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de
su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del
valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación
de la identidad nacional.
El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No obstante, "archivo"
es una palabra polisémica que se refiere a:
· El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por
una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
· El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
· La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del
fondo.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente,
parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo
deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que
hablan sobre la Organización del archivo.
Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o
Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el
archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles,
anotaciones, fichas, cuestionarios etc.
Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar
la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de
cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el archivo es
importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo
más simple daré un pequeño ejemplo:
Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para
poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un
futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como
medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos
primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone
al uso del que hace el documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de
respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios
permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que
el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas,
organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y
competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el
devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información
contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los
ciudadanos
LAS REDES
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar
la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus
proveedores y con sus usuarios.
· El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar
información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de
documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el
archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre
el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el
archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los
proveedores.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif
Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los
archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario
conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y
rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de
información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. Es
enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de difusión
del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta
sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros
usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay

oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y
archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar
ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de
que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos
desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder
asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta
transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia
probada que comprenda los desafíos de su compañía.
 CONCLUSION

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a
muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a
utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se
generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente
en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que
habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan
en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho
ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la
creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones
realizadas por los creadores de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a

ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y
selección, su preservación, su acceso y su uso.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que
cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar
por el formato papel.