ASISTENTES ADMINITRATIVOS

Las funciones de un asistente administrativo son tareas de asistencia y

acompañamiento a las actividades normales que desarrolla una empresa. Por
lo tanto, son fundamentales para un funcionamiento eficaz de la misma.

Estas actividades suelen ser variables de acuerdo con el área de negocio de

la empresa en la que trabajen. Por ejemplo, en oficinas especializadas como
estudios de abogados, los asistentes suelen tener una formación específica
para el desempeño de ciertas actividades.

Sin embargo, existen funciones comunes a todas las áreas que, usualmente,
giran en torno a la distribución y administración de información dentro de la
oficina. Esto incluye la gestión de documentos, archivos y la organización de
eventos.

Pero estas actividades pueden llegar a ser mucho más amplias. En algunas
ocasiones los asistentes administrativos también deben ocuparse de procesar
información contable e inclusive de garantizar el funcionamiento de los
recursos tecnológicos de la empresa.
Las 7 funciones principales de un asistente
administrativo

1- Gestión de documentos

Una de las principales funciones de un asistente administrativo consiste en

ayudar a los miembros de la oficina con la gestión de documentos y archivos.

Usualmente esta tarea está relacionada con el almacenamiento, organización

y administración de archivos.

Sin embargo, en ciertas ocasiones también puede ser necesario que escriban,
editen y revisen documentos.

En algunas empresas incluso se les pide tomar dictado de cartas o notas y

registrar las actas de las reuniones que se desarrollan.

En algunos casos, por ejemplo cuando se trata de un estudio de abogados,

se requiere una formación especializada para poder cumplir estas funciones:
el asistente administrativo deberá comprender la terminología y los
procedimientos legales.

Por otra parte, los asistentes administrativos que se desempeñan dentro del
campo de la medicina necesitan conocimientos diferentes. Deben tener la
formación necesaria para el trato con pacientes y la lectura de informes
médicos.

2- Planeación de eventos

La planificación de eventos de oficina también suele ser responsabilidad de

los asistentes administrativos. El tamaño de esta responsabilidad puede ser
variable de acuerdo con el tamaño de la empresa.
Un evento puede ser simplemente una junta o un almuerzo de negocios, pero
también puede ser un congreso o una fiesta empresarial de mayor tamaño.

En cualquiera de los dos casos, el asistente deberá gestionar todos los

criterios relacionados con el evento.

Esto incluye contactar proveedores, hacer reservaciones, elegir menús y

decoración. Pero también incluye contactar, invitar y confirmar a los
asistentes, ponentes y conferencistas en caso de que esto sea necesario.

3- Atención presencial a usuarios y visitantes

La atención a usuarios suele ser una de las tareas más comunes para los
asistentes administrativos. El público al cual se enfoca la atención depende
siempre del tamaño de la empresa y su orientación de negocio.

En el caso de empresas pequeñas que atienden directamente al público, es

posible que el asistente administrativo deba recibir a los clientes.

Cuando esto sucede, su labor está encaminada a orientarlos y atenderlos

durante su paso por las instalaciones de la empresa.

En empresas más grandes, el asistente administrativo deberá atender

visitantes de otra índole como socios o grandes proveedores.

En este caso su misión será orientarlos en el cumplimiento de su agenda y

reuniones con la gerencia u otras áreas de la empresa.

4- Atención telefónica y virtual

Dentro de la categoría de la atención a usuarios se incluye la atención

telefónica y virtual. En el caso de la atención telefónica se incluye la
orientación de los clientes y socios, al igual que la organización y
administración de agendas.

Cuando se refiere a la atención virtual, las tareas dependerán de los canales

dispuestos por la empresa para la atención al público o la gestión de
información.

En algunos casos se trata de gestionar el correo electrónico, responder,

reenviar o archivar mensajes según sea necesario.

En otros casos, cuando los canales de comunicación virtual son más diversos,
pueden incluirse otras tareas, como la atención al público a través de
sistemas de chat o inclusive responder inquietudes a través de las redes
sociales de la empresa.

En empresas grandes es usual que exista personal enfocado específicamente

en la atención de estos canales de comunicación. Cuando las empresas son
pequeñas, esta tarea suele quedar en manos de los asistentes
administrativos.

5- Administración de agendas

La gestión de agendas suele ser una de las tareas más importantes de los
asistentes administrativos.

Esta responsabilidad incluye recibir las solicitudes de citas y reuniones vía

telefónica, presencial o por Internet, y organizarlas en la agenda según los
criterios definidos.

También incluye la programación de reuniones dentro y fuera de la empresa,

almuerzos de trabajo y viajes de negocios.
En estos últimos casos también es responsabilidad del asistente la reserva
de vuelos, hoteles, restaurantes o salas de reuniones según sea necesario.

6- Contabilidad

En algunas ocasiones los asistentes administrativos son responsables del

monitoreo y el registro de los gastos que se producen dentro de la empresa.
Estos deberes pueden ser simples, como el registro de ciertos gastos en una
hoja de cálculo.

En algunos casos se le solicita al asistente tener la capacitación para el

desarrollo de tareas más complejas. Por ejemplo, sus responsabilidades
pueden incluir la presentación de informes contables a la gerencia.

Usualmente esto depende del tamaño de la empresa. Una empresa grande

suele tener roles más especializados; en estas la información contable es
administrada por una persona contratada para ese fin.

Sin embargo, una de las habilidades fundamentales para cualquier asistente

administrativo es el dominio de software contable de oficina, como Microsoft
Excel.

7- Gestión tecnológica

La gestión de recursos tecnológicos también hace parte de las funciones de

los asistentes administrativos. En este sentido, su responsabilidad es
garantizar que todas las herramientas necesarias para el funcionamiento de
la empresa operen bien.

Esto incluye la realización de copias de seguridad de la información contenida

en los equipos de cómputo y la actualización de antivirus, entre otras tareas.
Por otra parte, se incluye la administración de equipos como proyectores y
computadoras portátiles.

También implica la revisión y mantenimiento de los equipos necesarios para

el desarrollo normal de las actividades que están bajo su responsabilidad.

Esto no quiere decir que el asistente administrativo deba contar con

conocimientos técnicos. Su labor consiste específicamente en la contratación
de personal técnico que realice el mantenimiento de los equipos de manera
periódica para evitar contratiempos.

UNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

 Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

 Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
 Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de
trabajo.
 Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de
condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros
Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
 Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
 Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como:
pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes,
asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos
fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos
y otras asignaciones especiales.
 Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
 Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por
diversos beneficios.
 Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la
dependencia.
 Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la
dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.
 Realiza registro contable.
 Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir
gastos de urgencias.
 Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con
los avances a justificar.
 Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores
de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
 Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación
presupuestaria.
 Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad
de Planificación y Programación Presupuestaria.
 Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de
funcionamiento, fondos especiales y caja chica.
 Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía
al archivo general.
 Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
 Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y
controla la existencia de los mismos.
 Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de
las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.
 Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
 Lleva control de la caja chica.
 Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
 Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
 Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por
la unidad.
 Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
 Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
 Atiende e informa al público en general.
 Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades
solicitantes.
 Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores
previamente seleccionados por el supervisor.
 Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
 Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
 Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
 Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las
órdenes de compras.
 Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información
relacionada con el proceso de compras.
 Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
 Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
 Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.
 Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
 Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
 Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o
cualquier irregularidad presentada.
 Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones
de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.
 Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
 Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.
 Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.
 Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por
cancelar a la tesorería nacional.
 Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.
  Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están
disfrutando del beneficio de beca.
 Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.
 Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para
enviarlos al Ministerio de Hacienda.
 Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a
proveedores, contratista y personas naturales.
 Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas
del personal jubilado.
 Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los
cancelados.
 Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.
 Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.
 Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos.
 Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.
 Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable.
 Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad
responsable.
 Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.
 Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los
fondos para pagos por concepto de viáticos.
 Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta
emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos.
 Archiva y lleva el control de los documentos del área.
 Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
 Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de
viáticos.
 Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como
a invitados.
 Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Referencias

1. Bucky, J. (2017). The Job Duties of Executive Secretaries and

Administrative Assistants. Recuperado de: thebalance.com