Control de la información documentada

a nivel corporativo - CPVEN

Versión: 01
Fecha: 27/11/2017
 Estructura para identificar y controlar la información documentada
 Encabezado y pie de página para documentos:

Encabezado:

Código del documento:

 Tipo de documento
 Línea de servicio o unidad de apoyo
 Consecutivo único por documento
 Indicativo del país al que pertenece
Logo de CPVEN
Nombre de la línea
de servicio o unidad
de apoyo

Código: PR-QHSE-001 (CO)

QHSE Versión: 01
Control de la información documentada Fecha: 01/11/2017
Página: 2 de 8

Título/Nombre del Control de los cambios y versiones 01, 02, 03…

documento Fecha de actualización: día, mes y año
(dd/mm/aaaa)

Consecutivo de las páginas

Nota 1: fuente (Trebuchet MS), Número (10)

Pie de página:
Colocar el siguiente texto:
“No controlado a la impresión”

Alineado a la derecha

Nota 2: fuente (Trebuchet MS), Número (10)

 Tipos de documentos:
POL: Políticas
MA: Manual
PR: Procedimientos
IT: Instructivos
F: Formularios
PG: Programas
RI: Reglamentos internos
PL: Planes
DC: Descripción de cargo

 Líneas de servicios/unidades de apoyo:

GE: Gerencial
QHSE: Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente Commented [LJJM1]: H: Salud; S: Seguridad; E: Medio
Q: Calidad (aplica para Venezuela) Ambiente

HSE: Seguridad, Salud y Ambiente (aplica para Venezuela)

TV: Técnica y Ventas
LAB: Laboratorio
OP: Operaciones
GTH: Gestión del Talento Humano
CM: Compras
AL: Almacén
MA: Mantenimiento
AD: Administración
FN: Finanzas
CB: Contabilidad
IM: Impuestos
CO: Controlling
IT: Información y Tecnología
LE: Legal
BO: Bombeo
CMP: Cementaciones primarias
CMS: Cementaciones secundarias
 EST: Estimulación
HR: Herramientas
VQ: Venta de químicos
FLT: Filtración
FR: Fractura
FL: Fluidos de perforación o completación
CT: Rehabilitación de Pozos con Unidades de Tubería Continua (“Coiled Tubing”)
SN: Rehabilitación de Pozos con Unidades Hidráulicas (“Snubbing”)
SA: Servicios Ambientales

 Indicativos de los Países donde tenemos presencia:

VE: Venezuela
CO: Colombia
EC: Ecuador
PE: Perú
KW: Kuwait

 Ejemplos de encabezados por tipo de documento:

Políticas: Abreviación "POL"

Código: POL-GE-001 (CO)

Gerencial Versión: 01
Política QHSE Fecha: 01/11/2017
Página: 4 de 8

Manuales: Abreviación "MA"

Código: MA-QHSE-001 (CO)

QHSE Versión: 01
Manual de Sistema de Gestión Integrado Fecha: 01/11/2017
Página: 4 de 8

Procedimientos: Abreviación "PR"

Código: PR-QHSE-001 (CO)

QHSE Versión: 01
Control de la información documentada Fecha: 01/11/2017
Página: 4 de 8
Instructivos de Trabajo: Abreviación "IT"

Código: IT-LAB-001 (CO)

Laboratorio Versión: 01
Mantenimiento Consistómetro Fecha: 01/11/2017
Página: 5 de 8

Formularios: Abreviación "F"

Código: F-GTH-001 (CO)

Gestión del Talento Humano
Versión: 01
Detección de necesidades de formación
Fecha: 01/11/2017

Nota 1: para el caso de los formularios/registros, no aplicaría la paginación puesto que por lo general
se diseñan en Excel y es complejo llevar el control de las páginas.
Nota 2: para el caso de documentos como Mapa de procesos, Caracterización o Fichas de procesos,
entre otros, cuyo control se deba realizar como documentos únicos e independientes de otros, como
por ejemplo Manuales, podrá hacerse uso de la estructura de codificación para formularios.

 Contenido de los documentos:

El contenido de los manuales, procedimientos e instructivos debe realizarse en fuente Trebuchet MS,
Número 11. Se propone el siguiente contenido:

1. Objetivo y alcance

Describir breve del propósito del documento, y el alcance de cobertura del mismo, incluyendo
las áreas a las que aplica.

2. Definiciones

Cuando sea requerido, incluir las definiciones principales relacionadas con el documento, para
aclarar términos y unificar criterios en el manejo de vocabularios por parte de los usuarios.

Ejemplo:
 Instrucciones de trabajo: descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas
(ISO-10013).
 Formulario: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de
gestión de calidad. Nota: Un formulario se transforma en registro cuando se le incorporan
datos (ISO-10013).
3. Responsables

Indicar los departamentos y/o cargos responsables de ejecutar las actividades descritas en el
documento, o responsables de gestionar el mismo, por lo general son los dueños de procesos.

4. Normas

Definir las normativas a cumplir, los cuales son requisitos fundamentales para el proceso,
indicar las acciones claves que no se pueden omitir al momento de realizar una actividad, son
obligatorias.
Definición según Real Academia Española: "Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar
las conductas, tareas, actividades, etc".

5. Descripción del procedimiento/instrucción de trabajo

Documento o
Responsable Actividad
Paso Registro
¿Quién? ¿Qué y Cómo?
¿Evidencia?
1 
2 
3 

6. Control de la información documentada

Conservación y disposición (control de la información documentada):

En la creación, revisión y actualización de los documentos se agrega una tabla en el control de la

información documentada (documento o registro). En esta tabla, se determina e indica el
almacenamiento y conservación de los mismos, es decir, en dónde se debe archivar de manera
que se conserve la información documentada (registro), así como su disposición y tiempo de
retención (archivo activo e inactivo). Éstos pueden ser documentos internos (instrucciones de
trabajos, formularios, documentos no controlados) o externos (contratos de clientes, cotizaciones
de proveedores).
 Archivo
Documento o ¿Cómo? ¿Dónde?
Tiempo Disposición
Registro ¿Quién? (Acceso y (Almacenamiento
(Retención)
recuperación) y conservación)

 Tiempo de
 Tiempo de conservación del
conservación registro inactivo y
del registro disposición final del
 Ubicación del activo mismo ejemplo: 2
 Medio de años en archivo
 Nombre del documento ejemplo: 1
Nombre del soporte este inactivo, esto
departamento ejemplo: año en
documento o puede ser dependerá de las
responsable y nombre de la archivo
formulario papel y/o disposiciones legales.
custodio del carpeta o activo,
electrónico
mismo código de permanente o Al cabo de este
ubicación de acuerdo a tiempo, el registro
las puede ser destruido.
disposiciones
legales. (antes de destruir
considerar la opción de
respaldar en electrónico
la información relevante,
escaneando los
documentos)
Nota: a pesar de que esta información también es considerada en la Lista Maestra de Documentos,
este registro no es manejado por los usuarios de procesos, por ello es importante que en cada
manual, procedimiento o instructivo de trabajo los usuarios tengan claro cómo deben gestionarse
los registros relacionados a cada proceso.

7. Control de los cambios

Se propone identificar el control de los cambios de la siguiente manera:

 Mediante tabla de Control de los cambios, al final de la estructura o cuerpo del documento,
describiendo el resumen o el historial de las últimas 3 modificaciones realizadas al documento,
indicando el número de versión y la fecha de actualización. Aplica únicamente para Manuales,
Procedimientos e Instructivos de trabajo.

Ejemplo control de los cambios en los documentos:

 Versión
Resumen de las modificaciones Revisado por:
N° Fecha

Número de Día mes y año

Departamento y/o versión de en que se
Descripción breve del motivo de la creación, persona involucrada en acuerdo al aprueba y entra
actualización o revisión del documento. la creación y/o revisión consecutivo de en vigencia el
del documento actualizaciones documento
Ejemplo: 01 01/11/2017

Aprobado por: Nombre y apellido del

responsable de aprobar los
documentos del SG

Nota 1: en cada país hay un responsable de aprobar los documentos del Sistema de Gestión.

Nota 2: la Guía ISO 10013 Directrices para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad,
recomienda que los cambios deberían estar identificados en el documento o anexos apropiados.
Es importante que los usuarios identifiquen los últimos cambios realizados a sus documentos.

 Mediante la Lista maestra de documentos, el responsable de controlar los documentos del

sistema, actualiza y controla los documentos y sus cambios de versión manteniendo un histórico
de las mismas (en este documento deberán registrarse todas las versiones desde la 01 en
adelante). Al momento de eliminar algún documento se debe indicar la fecha en que se decide
eliminar su uso, quedando disponible la codificación para un nuevo documento.