Taller Capacitación

Gestión de las comunicaciones

Matriz de Responsabilidades
Matriz de Comunicaciones
Por Juan Darwin Alvarez Maldonado



  Incentivar la
aplicación de las
buenas prácticas en
 Enseñar los Gestión de Proyecto.
conceptos del
PMBOK de una
forma dinámica
GESTIÓN
De las comunicaciones
! Las personas cambian y generalmente se olvidan de comunicar
dicho cambio a los demás.
Lilliam Hellman (1905-1984)

Un director de Proyectos destina el 90% del tiempo a las

comunicaciones
Pablo Lledó

El 60% de las comunicaciones suelen ser no verbales (tono de voz,

interpretar expresiones corportales y faciales)
Pablo Lledó
 Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto

Planificar la
Gestionar las Controlar las
Gestión de las
Comunicaciones Comunicaciones
Comunicaciones
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Consiste en desarrollar un plan para las comunicaciones en base

a las necesidades y los requisitos de información de los
interesados y de los activos disponibles.

Beneficio
Clave

Identifica y documenta el enfoque que

se usará para una comunicación efectiva.

Definición
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Entradas Herramientas y Salidas

• Plan para la dirección del Técnicas • Plan de gestión de las
proyecto • Análisis de requisitos de comunicación
• Registro de interesados la comunicación • Actualizaciones a los
• Factores ambientales de la • Tecnología de la documentos del proyecto
empresa comunicación
• Activos de los procesos de • Modelos de la
la organización comunicación
• Métodos de la
comunicación
• Reuniones
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Gestión de la comunicaciones
del proyecto
Empresa/ • Activos de los procesos
Documentos
Organización de la organización
• Factores ambientales de del Proyecto
la empresa
• Actualizaciones a
Planifica la los documentos
Desarrollar el Plan
del proyecto
para la Dirección Gestión de las
del proyectos Comunicaciones
• Registro de
• Plan para la dirección Interesados
del proyecto • Plan de gestión
de las
comunicaciones Gestionar la
Participación de
Identificar a los los Interesados
Interesados
Gestionar las
Comunicaciones
Entradas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Plan para la Dirección del Proyecto

Indica cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.

Registro de Interesados
Ofrece información para planificar la comunicación con
los interesados.

Factores Ambientales de la Empresa

Todos los factores ambientales influyen en

este proceso, dado que las comunicaciones
deben adaptarse al ambiente del proyecto,
Entradas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Activos de los Procesos de la Organización

Todos los activos se usan, como las lecciones aprendidas y la información

histórica que pueden informar sobre las decisiones y sus resultados en
proyectos pasados, respecto a las comunicaciones.

Transferencia de
Información histórica información
Herramientas y
Técnicas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Análisis de Requisitos de Comunicación

• Determina la información que requerirán los interesados.
• La cantidad de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1)/2,
siendo n el número de interesados.
• Las fuentes información para identificar estos requisitos son:

Cantidad de
Departamentos y personas que
Relaciones de
Organigramas especialidades en participarán en el
responsabilidad
el proyecto proyecto y sus
ubicaciones

Necesidades de Necesidades de Requisitos de

Fuentes de
información información información de
información
interna externa los interesados
Herramientas y
Técnicas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Tecnología de la Comunicación

Son métodos usados para transferir información, la selección de la

tecnología de comunicación depende de ciertos factores.

Entorno del
proyecto
Sensibilidad y
Facilidad de uso confidencialidad
de la información

Urgencia de la
La Disponibilidad Tecnología de
necesidad de
de la tecnología comunicación
información
Herramientas y
Técnicas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Modelos de Comunicación

• Los modelos de comunicación pueden variar de un proyecto a otro y

entre las diferentes etapas de un mismo proyecto.
• Es vital el uso adecuado de los componentes de un modelo de
comunicación para que la comunicación sea efectiva.

Modelo básico de la comunicación Pasos del modelo básico

Codificación Mensaje Descodificación

Emisor Medio Receptor

Descodificación Respuesta Codificación

Herramientas y
Técnicas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Métodos de la Comunicación

Interactiva Tipo PUSH Tipo PULL

Reuniones

Para obtener la manera mas adecuada de

comunicar y dar respuesta a los interesados.
Salidas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Plan de Gestión de las Comunicaciones

La información a
Requisitos de
comunicar con idioma, Plazo y frecuencia de
comunicación de los Razón de distribución
formato y nivel de la distribución
interesados
detalle

Persona responsable
Métodos o tecnologías Recursos para las
de comunicar y Receptores de la
a usar para la actividades de
autorizar la divulgación información
transmisión comunicación
de la información

Método para actualizar

el plan de gestión de Glosario
comunicaciones

Actualizaciones a los Documentos del proyecto

• Cronograma del proyecto
• Registro de interesados
 Gestionar las Comunicaciones

Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar

y realizar la disposición final de la información del proyecto
según se encuentra en el plan de gestión de comunicaciones.

Permite un flujo de comunicación eficaz y Beneficio

eficiente entre los interesados del proyecto Clave

Definición
 Gestionar las Comunicaciones

Entradas Herramientas y Salidas

• Plan de gestión de las
comunicaciones
• Informes de desempeño
del trabajo
• Factores ambientales de la
empresa
• Activos de los procesos de
la organización
Técnicas • Comunicaciones del
• Tecnología de la proyecto
comunicación • Actualizaciones al plan de
• Modelos de comunicación dirección del proyecto
• Métodos de comunicación • Actualizaciones a
• Sistema de gestión de la documentos del proyecto
información • Actualizaciones a activos
• Informar el desempeño de procesos de la
organización
 Gestionar las Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones

Monitorear y Planificar la gestión de Documentos

controlar el trabajo las comunicaciones del Proyecto
del proyecto
• Informes de
• Plan de gestión de
desempeño • Actualizaciones a
comunicaciones
del trabajo los documentos
• Factores
del proyecto
ambientales de
la empresa
• Activos de los Gestionar las
procesos de la comunicaciones
organización

Desarrollar el Plan
Empresa/ para la dirección
• Comunicaciones
Organización
del proyecto del proyecto

Controlar las • Actualizaciones al

• Actualizaciones a los comunicaciones plan para la dirección
activos de los procesos del proyecto
de la organización
Entradas
Gestionar las Comunicaciones

Plan de Gestión de las comunicaciones

Describe la forma en que se va a planificar, estructurar, monitorear y

controlar las comunicaciones del proyecto.

Informes de Desempeño del Trabajo

• Contienen información del desempeño y estado del proyecto que se
utilizará para generar discusión y crear comunicaciones.
• Deben ser exactos y estar disponibles de manera oportuna.
Entradas
Gestionar las Comunicaciones

Factores Ambientales de la Empresa

Los estándares y las normativas

gubernamentales o industriales

Sistema de información
Cultura y estructura de Gestionar las
para la dirección de
la organización comunicaciones
proyectos

Activos de los procesos de la organización

• Políticas, procedimientos, procesos y guías

• Plantillas
• Información histórica y lecciones aprendidas
Herramientas
y Técnicas
Gestionar las Comunicaciones

Tecnología de la Comunicación

Se debe seleccionar la tecnología de comunicación

adecuada para la transmisión de la información.

Modelos de comunicación

Debe seleccionarse un modelo adecuado para el

proyecto, gestionar todas las barreras existentes.

Métodos de comunicación

• Tener en cuenta las alternativas parar comunicar como realizar

una reunión, enviar un e-mail o desarrollar un intranet.
• Un método adecuado asegura que la información sea recibida
y comprendida para poder obtener una retroalimentación.
Herramientas
y Técnicas
Gestionar las Comunicaciones

Informes de Desempeño

Sintetizar la información contenida en los informes de desempeño del

trabajo en base a su estado respecto de la línea base para una mejor
comunicación
Sistema de Gestión de la Información
Son herramientas usadas para gestionar y distribuir la información, como:

Gestión de documentos
impresos

Herramientas electrónicas
para dirección de proyectos

Gestión de comunicaciones
electrónicos
Salidas
Gestionar las Comunicaciones

Comunicaciones del Proyecto

• Contiene los informes de

desempeño con el estado de los
entregables del proyecto, los costos,
el cronograma, etc.
• Son afectadas por la urgencia, modo
de entrega, confidencialidad, etc.

Actualizaciones
 Plan para la dirección del proyecto:
 Documentos del proyecto
 Activos de procesos de la organización
 Controlar las Comunicaciones

Proceso de controlar las comunicaciones del proyecto

asegurando que los interesados se informen debidamente.

Asegura un flujo continuo y óptimo de información Beneficio

entre los que participan de la comunicación. Clave

Definición
 Controlar las Comunicaciones
Entradas
• Plan para la Dirección del
Proyecto
• Comunicaciones del
Proyecto
• Registro de Incidentes
• Datos de Desempeño del
Trabajo
• Activos de los Procesos de
la Organización
Herramientas y Salidas
Técnicas • Información de
• Sistemas de Gestión de la Desempeño del Trabajo
Información • Solicitudes de Cambio
• Juicio de Expertos • Actualizaciones al Plan
• Reuniones para la Dirección del
Proyecto
• Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
• Actualizaciones a los
Activos de los Procesos de
la Organización
Entradas
Controlar las Comunicaciones

Plan para la Dirección del Proyecto

Requisitos de
Razón de Plazo y frecuencia
comunicación de
distribución de la distribución
los interesados

Persona
Receptores de la
responsable de la
información
comunicación

Comunicaciones del Proyecto

El proceso de control implica monitorear la información y comunicaciones

para tomar acciones y entregarlas a los interesados.

Información

• Estado de los entregables

• Avance del cronograma
• Costos incurridos
Entradas
Controlar las Comunicaciones

Registro de Incidentes
Se usa para documentar y monitorear la
resolución de incidentes, y como base de futuras
comunicaciones en el proyecto.

Datos de Desempeño del Trabajo

Incluye los detalles de la información distribuida como los resultados de
una encuesta de efectividad de la comunicación.

Activos de los Procesos de la Organización

• Plantillas, políticas, estándares y procedimientos
• Tecnologías especificas de comunicación
• Medios de comunicación permitidos
• Políticas de conservación de registros
• Requisitos de seguridad
Herramientas y
Técnicas
Controlar las Comunicaciones

Sistemas de Gestión de la Información

Le ofrece al director del proyecto, herramientas para almacenar y distribuir

información de desempeño de costos y cronograma a los interesados.
Herramientas y
Técnicas
Controlar las Comunicaciones

Juicio de Expertos

Ayuda a evaluar el impacto de las comunicaciones, necesidad de

intervención y qué acciones ha de emprenderse.

Reuniones

Sirve para determinar de forma adecuada el cómo actualizar y comunicar

el desempeño del proyecto, y dar respuesta a los interesados.
Salidas
Controlar las Comunicaciones

Información de Desempeño del Trabajo

Informan sobre el estado actual y el avance del proyecto a los interesados
pertinentes.

Solicitudes de Cambio
• Nuevas o revisadas estimaciones de costos
• Ajustes al Plan
• Recomendaciones de correcciones
• Recomendaciones de prevenciones

Actualizaciones
 Plan para la dirección del proyecto:
 Documentos del proyecto
 Activos de procesos de la organización
Taller
Matriz de Comunicaciones

Es una herramienta que contiene una lista de

principales interesados y receptores de las
comunicaciones del proyecto.
Permite identificar las necesidades de información de
cada stakeholder formando así una estrategia que
mantenga el interés de éstos en el proyecto.
PM4R
 Proyecto: “Reestructura de Sistema Educativo en Haití”

Taller
*Se necesita la Matriz de Interesados

Matriz de Comunicaciones
Remitente Método de Responsabilidad Tiempo
¿Qué
Ítem ¿Por qué? / Comunicac Retroaliment
Comunicar? Preparación Envío Fecha Inicial Frecuencia Observación
Destinatario ión ación

Gobiernos Sub- Reunión de

Evitar
Nacionales Presentación En cada
Listado de escuelas Duplicación de La Unidad Ministerio de La Unidad
Dirección de del Proyecto llamado de
1 a construir en cada esfuerzos con
Planificación, (incluidas las
Técnica del Economía y Técnica del Mar-11 Semestral
diseño de
área municipal los gobiernos proyecto Finanzas proyecto
Proyecto y localidades a ingeniería
locales
Políticas. atender)

Informes
Ministerio de
Para escritos y vía Desde
Economía y
monitorear el correo oficiales La Unidad Gerente del arranque del Semanales,
Finanzas. Gerente del
2 Avance del Proyecto desarrollo y
Ministerio de
Técnica del
Proyecto
Proyecto proyecto: Bimensuales y
cumplimiento proyecto marzo de 2011 Semestrales
Obras Públicas
de las metas
(MOP). BID.

A fin de Para el diseño

identificar las La Unidad de cada obra y
Impactos Ministerio de Por los medios La Unidad Gerente del Durante el
medidas de Técnica del monitoreo
3 Ambientales de las
mitigación a
Obras Públicas vigentes y Técnica del Proyecto
proyecto
Diseño de las En cada caso
durante la
Obras (MOP), BID exigidos proyecto Obras
dichos ejecución de
impactos las mismas

“Identificar las necesidades de información de cada stakeholder, definiendo el tipo de datos y formatos necesarios para
cada uno.”
Taller
Matriz de Asignación de
Responsabilidades
Es una tabla que muestra los recursos del proyecto
asignados a cada paquete de trabajo.
Se utiliza para ilustrar las relaciones entre los paquetes
de trabajo o las actividades y los miembros del equipo
del proyecto.
PMBOK 5ta ed.
 Un ejemplo de RAM es una matriz RACI.

Taller Responsible (R ), Accountable (A), Consulted (C ),

Informed (I)

“Asegurar una diferenciación clara de roles y expectativas.”