Actividad De Aprendizaje OA 2

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El

estudio de caso y el informe.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento
de control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.
Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la
calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada
de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible
en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten
en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de
retención documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y

apropiación
 4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no
generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento
del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable
de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios
menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

Desarrollo punto 1:
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con
la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.
3.1 Coordinador Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos
Humanos, Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles

en la Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos
salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea mas susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso
de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de
quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que
no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos
  Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del

Identifica necesidad de documento y enviar por
creación o mejora de
documento correo a la Directora del
1 Departamento de
Líder del proceso
Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.
Las correcciones de
ortografía y sintaxis se
hacen de manera directa
Revisa la adecuación de la
documentación
en la documentación en los
casos donde la mejora sea
evidente. Sin embargo, en
los casos problemáticos
para la interpretación del
sentido el corrector enviará
2 Corrector de sugerencias y comentarios
Estilo al líder del proceso para
que intervenga en el texto
antes de su envío como
versión final al Sistema de
Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el
corrector hará llegar al líder
del proceso la
documentación revisada.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
En caso de requerir ajustes
SI
en partes problemáticas
La Modifica y envía
nuevamente al
para la interpretación el
documentaci
ón requiere corrector líder del proceso hará las
3 ajustes? modificaciones en las
Líder del proceso
partes indicadas por el
NO
corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de
estilo.

Enviar por correo al

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Coordinador de Salud,
mejora o anulación de Solicitud de Seguridad e Higiene en el
documento creación, mejora trabajo con copia a la
o anulación de
documentos Profesional de Apoyo del
SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con el documento
1 sometido a consideración
(Resultado de la revisión
del corrector de estilo)

Revisar la solicitud y
Profesional de
Apoyo SG-QHSE evaluar la necesidad de
Revisa solicitud y verifica
necesidad
5 crear, modificar o anular el
Auxiliar del documento.
SG-QHSE

Si es una solicitud de
NO Informa al anulación, se registra y el
Coordinador del
Aprobada líder del proceso termina
la proceso Área de Salud,
Solicitud?
6 Seguridad e
SI Higiene en el
3 Cuando se considere
Trabajo
necesario define la
intervención de un experto
a fin de retroalimentar el
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice
la creación, mejora o
anulación.
Se diligencia la Parte 2 del
Registra aprobación en la
Solicitud de creación, registro Solicitud de
Mejora o Anulación de Creación, Mejora o
Documentos
Anulación de Documento
7 F-SO-OH-12, marcando la
Auxiliar del casilla de aprobado,
SG-QHSE
diligenciando la fecha de
implementación del
cambio.

Profesional de Para el caso de creación

Codifica y/o actualiza la Apoyo SG-QHSE de documentos se realiza
8 versión la respectiva codificación y
Auxiliar del para mejora se actualiza la
SG-QHSE versión.

Al editar los documentos se

Emite y Aprueba Coordinador del deben registrar las firmas
Documento Área de Salud, de elaboró, revisó y
Seguridad e aprobó, si aplica. El
Higiene en el coordinador del Área de
Trabajo Salud Ocupacional
9 informa al líder sobre la
aprobación del documento.
Profesional de
Apoyo SG-QHSE Una vez firmados los
documentos se identifican
Auxiliar SG- con Copia No Controlada,
QHSE se graban en PDF (No
Aplica para formatos) y se
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos

Retira de Intranet los documentos en la intranet
documentos obsoletos

Profesional de Al documento físico se le

10
Apoyo SG-QHSE coloca el sello de original,
se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y
se destruye la versión
anterior.

Profesional de
Apoyo SG-QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro
11 Control de Documentos Control de Control de Documentos F-
Documentos Auxiliar del
SO-OH-013
F-SO-OH-013 SG-QHSE

22 Coordinador del
Área de Salud, Se comunica al líder que el
Seguridad e documento se encuentra
12 Socializa con el líder del Higiene en el liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud Trabajo uso.

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
3 Líder del proceso participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de
FIN
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a

controlar Coordinador de Los líderes de proceso con
Gestion en apoyo del coordinador del
Salud, Seguridad Área de salud, seguridad e
e Higiene en el Higiene en el trabajo
2 Trabajo identifican los registros
incorporados en el sistema
de gestión en salud,
Líderes de seguridad e Higiene en el
procesos trabajo

Enviar por correo al

NO
Hay solicitud Coordinador de Gestion en
o 1 Salud, Seguridad e Higiene
necesidades
de registros en el Trabajo con copia a la
SI
Profesional de Apoyo del
Líderes de SG-QHSE el formato
3
procesos Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-
OH-12 junto con el
documento sometido a
consideración
Coordinador de
Revisar solicitudes o Revisar la solicitud y
necesidades de registros Gestion en
evaluar la necesidad de
4 Salud, Seguridad
crear, modificar o anular el
e Higiene en el
documento.
Trabajo

Coordinador de Si es una solicitud de

5 NO Gestion en anulación, se registra y el
Informa al
Aprobación de solicitud líder del Salud, Seguridad proceso termina.
o necesidad de proceso
registros

SI
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
e Higiene en el Cuando se considere
Trabajo necesario define la
intervención de un experto
a fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice
la creación, mejora o
anulación.
El Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Se autoriza y controla los Higiene en el Trabajo
registros Coordinador de
actualiza los registros que
Gestion en
se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad
controla los cambios o
e Higiene en el
nuevos documentos
Trabajo
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-QHSE

Establecer criterios de
control de registros El Coordinador de Gestion
Coordinador de
en Salud, Seguridad e
Gestion en
Higiene en el Trabajo
7 Salud, Seguridad
establece criterios de
e Higiene en el
control sobre los registros
Trabajo
del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de Actualizar Listado Maestro
maestro Documentos
8 Control de Documentos F-
Coordinador de SO-OH-013
Gestion en
Salud, Seguridad
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
e Higiene en el
Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el

Coordinador de documento se encuentra
Libera Documento
9 Gestion en liberado y se autoriza su
Salud, Seguridad uso.
1
e Higiene en el
Trabajo

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente participantes del proceso.
Líder del proceso
13
Socializa el contenido de
los documentos a fin de
garantizar su debida
aplicación.

FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
Coordinador de
SOLICITUD DE
Gestion en Salud, Intranet /Proceso Gestión
CREACIÓN,
F-SO-OH- Seguridad e en Salud, Seguridad e
MEJORA O
012 Higiene en el Higiene en el Trabajo y/o
ANULACION DE
Trabajo/ Líder del Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Proceso
Coordinador de Intranet / Proceso Gestión
LISTADO Gestion en Salud, en Salud, Seguridad e
F-SO-OH- MAESTRO Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o
013 CONTROL DE Higiene en el Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Trabajo/ Profesional
de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la

operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-
QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente,
Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario,
Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de
las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen
sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros,
especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto
social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad
específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un
propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación
formal de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta
con un Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o
función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas
las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la
Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la
operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
(NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de
la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la
palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que
presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.