ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La evaluación de la información documentada de un sistema de gestión de calidad,

cumple una importancia muy alta en índices que lleva a cabo los resultados que
derivan dentro de la organización o empresa, trata de tener todo de manera
adecuada; lo legal, lo probatorio, lo organizado, todo correcto para cuando llegue el
momento de algo que se concluye, y de esta manera se pueda tener prueba de todo
lo implementado dentro de la empresa. Así, podemos decir, que la evaluación de la
información documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un
sistema de gestión de calidad.

Podemos decir que la documentación de una empresa constituye su capital

intelectual, es decir el saber hace que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto
de no preservarse debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se
podría perder, ya que hay varias razones muy importantes que tiene la
documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar
la estandarización de los procesos ya que para que un proceso sea debidamente
estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se asegura que las
personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se
hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel
de operación que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el
tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y
alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda
a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los

registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la
información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va
a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades,
porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión
de una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos
representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de
auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los
hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos
consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos y no los
procesos servir a los documentos, con esto llamo la atención a no generar
documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien
diseñado debe tener un buen flujo documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las

organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este
importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos
sistemas de la forma correcta de la organización o administración documental.