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CONTROL DE INVENTARIO Y TOMA DE DECISIONES EN LA

EMPRESA GRUPOS ALIMENTOS DINÁMICOS S.A.S

INVENTORY CONTROL AND DECISION MAKING IN THE COMPANY


GRUPOS ALIMENTOS DINÁMICOS S.A.S

Laura león Jesus pinto Eddiey Crudis Mauricio palencia


Cod: 100610082 Cod:101411055 Cod:101312028 Cod:101526327

Resumen: Este proyecto de investigación se enfoca en la mejora del control de inventario


y proceso de compras en la empresa Grupo alimentos dinámicos S.A.S. Se realizó una
revisión de la operación diaria de la empresa haciendo énfasis en la tomas de decisiones
referentes al inventario y a las compras. A partir de esto se obtuvo las falencias en la mala
gestión; para cada uno de estos temas se hizo un estudio y se planteó una solución
adecuada obteniendo reducción de la merma y aumento en las utilidades.
Se realizó un diagnóstico inicial a través de unas entrevistas y la aplicación de
herramientas de ingeniería, después se evaluaron y aplicaron los indicadores de estudio,
para medir su estado actual y permitirnos comparar los avances realizados; para finalizar
se establecieron las nuevas reformas y se sugirió la implementaciones de esta.

Palabras clave: inventario, toma de decisiones, herramientas de ingeniería, logística,


costos.

Abstract: This research project focuses on the improvement of inventory control and
purchasing process in the company Grupo Alimentos Dinamicos S.A.S. A review of the
daily operation of the company was made, emphasizing the decision making regarding
inventory and purchases. From this the shortcomings in bad management were obtained;
for each of these topics a study was made and an adequate solution was proposed
obtaining reduction of the reduction and increase in profits.
An initial diagnosis was made through interviews and the application of engineering
tools, then the study indicators were evaluated and applied, to measure their current status
and allow us to compare the progress made. Finally, the new reforms were established and
the implementation of this was suggested.

Keywords: inventory, decision making, engineering tools, logistic, costs.

1. INTRODUCCIÓN acuerdan a la temporada del año por


consecuencia sus costos varias
Desde muchos años atrás Colombia se ha frecuentemente. La logística de llevar estos
caracterizado por ser un país rico en productos hasta un supermercado tiene un
agricultura, sobretodo en la región andina, ya costo elevado y generalmente son los
que en esa zona es donde crece la mayoría de campesinos, intermediarios y proveedores
alimentos no perecederos. El abastecimiento quienes asumen los costos generados.
de estos productos a nivel nacional varias de
A pesar de que ser un mercado amplio no son ( 8:00 am a 6:00pm) para administrativos, con
muchas las empresas formales en este sector. equipo de trabajo de 10 personas, entre
Para este proyecto la empresa Grupo operarios, conductores y administrativos. La
alimentos dinámicos S.A.S / La ruta ubicada operación de la empresa funciona de la
en la ciudad de barranquilla, ha permitido el siguiente forma: cada cliente debe enviar su
estudio y análisis del área de control de pedido un día antes, la persona encargada de
inventario en su bodega y la toma de compras agrega toda esa información a un
decisiones que se hacen día a día para su programa en Excel que consolida el total de
operación. productos, clasificados por unidad y cantidad.
Una vez el consolidado está terminado, se
En el siguiente informe presentaremos empieza el proceso de compra y paralelamente
información detallada de la empresa, su el armado de los pedidos. Esta parte de la
situación actual y un plan de acción que se operación es durante la noche y madrugada.
implementará bajo las necesidades críticas en La empresa empieza el despacho a partir de
“La Ruta” realizando un plan de trabajo que las 4:00 am con un promedio de 20 pedidos
ayude en el control de inventario de los por día. El número de pedidos puede variar, lo
productos (dependiendo de su rotación) para cual hace complejo establecer una base de
generar mayores utilidades y menos productos que se puedan manejar en el
desperdicio. inventario y no genere altas pérdidas y
desperdicios. La empresa utilizar una medida
única para todos los productos la cual se pesa
2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA en kilos, independientemente que su
presentación sea en caja, bulto, mazo,
Grupos alimentos dinámicos S.A.S / La ruta, canastillas, etc.
surge del emprendimiento de dos jóvenes con
ganas de generar impacto en la sociedad en En la actualidad la empresa está buscando
año 2016, LA RUTA nace con la idea que tuvo poder ampliar su rango de pedidos y poder
uno de los fundadores a partir del negocio de empezar a despachar a ciudades y pueblos
su padre. Inicialmente el negocio solo tenía cercanos.
una línea de mercado, el cual era la venta al
por mayor a granabastos y barranquillita. Cada
3. DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL
semana se despachaba alrededor de 2 mulas
por semana de productos agrícolas sembrado 3.1 ANÁLISIS CUALITATIVO
en la sabana de Cundinamarca (papa,
zanahoria, remolacha, repollo, papa criolla,
Para evaluar el estado actual de la empresa en
cebolla roja y blanca). Los fundadores de la
general, decidimos usar como herramienta de
ruta se dieron cuenta que el canal de venta de
gestión la entrevista y la observación, con el
estos productos tienen muchos intermediarios,
fin de obtener un análisis en base a la
lo cual genera un costo alto para el
información obtenida.
consumidor final como por ejemplo: hoteles,
restaurantes, tiendas de barrio y casas de
La ingeniera Lorena consuegra, nos realizó
familia. Una vez detectado el nuevo sector de
una guía a través de las diferentes áreas de la
clientes se abrió esa nueva línea en el negocio.
empresa y no permitió realizar la entrevista a
ella y algunos empleados.
Actualmente la compañía cuenta con un centro
logístico en Barranquilla (carrera 42 c No. 7 – 3.1.1 Entrevista
32) para distribuir pedidos a sus clientes de
lunes a lunes. Cuentan con 2 turnos de trabajo 1. ¿en cuántas áreas está divida la
uno de noche (10:00 pm a 6:00 am) y el otro operación de la empresa?
de día (4:00 am a 1:00 pm) para operarios y de

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Actualmente la empresa cuenta con 3 áreas: posteriormente se empieza el proceso de carga
administrativa, comercial y operación y para su despacho. El líder de operación
logística. La primera se encarga del manejo de logística es el encargado de realizar el
recursos humanos y todo lo relacionado con inventario, control y registro diario de los
facturación, cuentas de cobro, estados de productos que quedaron y el desperdicio
cuentas, contabilidad, pagos a proveedores, generado por la operación.
cobros a clientes. La segunda se encarga de la - Turno de 8:00 am a 6:00 pm: este
relación con los clientes, cumplir con las turno es del área administrativa y del área
metas de ventas semanales y abrir nuevos comercial. Ellos se encargan de todo lo
mercados de clientes. La última se encarga de relacionado con la contabilidad, facturas,
todo el proceso operativo y logístico, desde la pagos y ventas diarias de la empresa.
recepción de pedidos por parte de los clientes
hasta la negociación con proveedores compra Análisis de respuesta: La empresa respeta los
de insumos, armado de pedidos, calidad y horarios establecidos por la ley y no existe una
distribución de pedidos. sobreproducción de carga para ellos. Tienen
definido y segmentando el funcionamiento y
Análisis de respuesta: Se encuentra claro y horario de cada área.
definido las funciones y responsabilidades de
cada área en el funcionamiento de la empresa. 4. ¿cada área tienen un líder de equipo?

2. ¿cuál es el horario de operación de la Si, para el buen funcionamiento y tener un


empresa? buena sinergia y dinámica, cada área de la
empresa cuenta con un líder de equipo de
La empresa opera las 24 horas del día 7 días trabajo.
de la semana.
Análisis de respuesta: dentro de la empresa se
3. ¿Cuántos y cuáles son los turnos de observa una buena dinámica de trabajo y es
laborales? claro para cada empleado sus funciones y
responsabilidades.
Los turnos laborales son 3 y son los
siguientes: 5. ¿Cuánto es el promedio de pedidos
por día?
- Turno de 10:00 pm a 6:00 am: durante
este turno de trabajo, el encargado de compras Por día se puede manejar hasta 20 pedidos.
es la persona que realiza la recepción de los Los días lunes, miércoles, viernes y sábado
pedidos y los digitaliza al documento de son los días con más demanda en comparación
Excel, donde después de tener todos los con los martes y jueves.
pedidos se genera un consolido con el total de Esto es debido a que el mercado de
productos que se deben comprar. Ver anexo 1. barranquilla se abastece con frutas y verduras
De algunos productos se tienen inventario, cada lunes, miércoles y viernes.
esto depende de varias variables.
Paralelamente las 2 personas de armar pedidos Análisis de repuesta: La empresa maneja un
inician ese proceso teniendo los estándares de volumen de pedido de pedido promedio todos
calidad y requerimientos de cada cliente. Se le los días.
da prioridad a los pedidos que deben ser
entregados desde temprano. 6. ¿Cuál es el proceso de más débil de la
- Turno de 4:00 am a 1:00 pm: los empresa?
empleados de este turno hacen empalme y
determinan si hace falta comprar productos y El proceso más débil de la empresa sin duda,
terminan de organizar y verificar los pedidos es el control de inventario, ya que como
que se deben despachar, se genera la ruta y pueden ver, trabajamos con productos no

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perecederos, frutas y verduras. Por tema de 9. ¿Qué sucede con los productos que se
costos e inversión la empresa no cuenta con un quedan en inventario?
cuarto frio. Las condiciones climáticas de la
ciudad no permiten que el 80% de los Cuando esto sucede, no podemos
productos tengan una vida útil de más de 10 despacharlos, por lo tanto lo donamos al banco
horas, por lo cual se dificulta manejar un de alimentos o lo repartimos entre el equipo de
amplio inventario de productos. Actualmente trabajo.
se manejan 40 productos de los cuales solo se Sabemos que esto no es bueno para el negocio,
tienen inventario de 10. Esto afecta la ya que a medida que vamos creciendo se hace
operación tanto en costos de utilidades como necesario manejar más productos en inventario
en tiempo, ya que muchas veces se requiere un para cumplir al 100% a nuestros clientes.
producto para despachar y su precio está más Además que nos permite comprar a mejores
caro o está agotado. Esto genera problemas precios y agiliza el proceso de compras y
que afectan finalmente la relación con el armado de pedidos.
cliente.
Análisis de respuesta: La empresa tiene claro
Análisis de respuesta: La empresa no cuenta que hacer con los productos que ya no pueden
con un sistema de inventario satisfactorio que vender pero al mismo tiempo saben que deben
los ayude a mejorar sus utilidades y sus mejorar este proceso.
tiempos de trabajo.
Entrevista líder de compras.
7. ¿Qué herramientas usan para el
control de inventario? 10. ¿cuánto tiempo gasta usted en la
compra de los productos?
Día a día se lleva un control de los productos
que quedaron después de las compras y Eso depende del volumen de pedidos que
despacho de pedido. Se maneja un archivo en salgan por día. Normalmente es un tiempo
Excel donde se digitalizan los siguientes aproximado de 5 horas. Podría ser menos si se
parámetros: producto, cantidad, unidad (kilos). manejara un inventario mayor.
No contamos con indicadores que nos digan
cuanto es el desperdicio diario en la bodega ni 11. ¿crees que al llevar un mejor control
de la mercancía de la cual se hace inventario. del inventario se podría optimizar el
Análisis de respuesta: Es importante proceso de compra y armado de
implementar indicadores de medición. pedidos?

Sí, claro. Eso ayudaría a reducir costos y


8. ¿Han intentado aumentar el rango de tiempo.
los productos que manejan en
inventario? 12. ¿Cuáles productos son los más críticos
y que consideras que se deben
Si, muchas veces, pero como no sabemos manejar en inventario?
exactamente qué productos tienen más Se podría decir que son los productos que
rotación que otros, hemos sufrido pérdidas y requieren refrigeración como. Lechuga,
hemos tenido que desechar productos en mal lechugas especiales, espinacas, apio. También
estado. el limón común y el limón Tahití.

Análisis de respuesta: La empresa necesita Análisis de respuesta: El encargado de


hacer un estudio comparando los costos y compras conoce cuales son los productos que
tiempos para poder ampliar su inventario de ayudarían a mejorar el tiempo de compra.
una forma que sea sostenible.

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13. ¿cuantos kilos en promedio se - Sala de reuniones
manejan en un día de operación?
De acuerdo al programa de Excel que se usa El alcance del presente trabajo de campo se
en promedio el total de kilo por día se basará en el estudio de proceso de compras de
encuentra entre los 1200 y 1800 kilos. frutas y verduras , en el cual se caracterizará el
Análisis de respuesta: la empresa tiene claro el mismo aplicando la herramienta de Matriz
volumen que manejan diario. DOFA, con las cuales se identificarán las
falencias dentro del proceso.
Entrevista líder de operación y logística

14. ¿Cuáles son los productos de mayor y


menor demanda?
Los productos con mayor rotación son: papa, Mediante estas herramientas pudimos
tomate, zanahoria, cebolla blanca y roja, piña identificar los elementos claves visualizando
y limón. los pasos del proceso de la empresa, teniendo
Los productos con menor rotación y los más en cuenta todos sus elementos y recogiendo
difíciles de encontrar son: la toronja, pepino detalles importantes desde el principio al final
europeo, hinojo, habichuelines. de este mismo, además obtuvimos
conocimiento consistente sobre las partes
Análisis de respuesta: el líder de logística tiene involucradas y de qué forma están
conocimiento de los productos que se manejan interconectadas, cuáles son las oportunidades,
y su rotación, lo cual puede facilitar el proceso las debilidades, las amenazas y las fortalezas
de implementación de un nuevo sistema de
inventario.

15. ¿cuantos kilos en promedio por día se


desperdician?
Realmente no contamos con un porcentaje
alto de desperdicio y se podría aproximar a un
10%.

Análisis de respuesta: La empresa tiene una


noción de cuanto desperdicio se genera pero
no tiene una forma de mejorar eso o un
sistema de medición.

En la observación que se realizó a través del


análisis cualitativo, la empresa cuanta con un
centro operativo de 150 metros cuadrados de
dos plantas.

 Primera planta
- Dos baños ( Mujeres y hombres) en las que se desenvuelve la empresa para
- Zona cafetería y descanso tomar decisiones importantes que tienen en
- Zona de descargo cuenta para las mejora de la operación de la
- Zona de carga empresa.
- Zona de amar pedidos
- Zona de aseo y mantenimiento Las conclusiones que obtuvimos al analizar el
- Zona de inventario proceso fueron:
 Segunda planta
- Oficinas administrativas

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 La empresa puede garantizar alta
calidad de sus productos gracias a que A partir de los recorridos realizados durante
cuenta con personal calificado para la las visitas, se pudo observar que la empresa no
compra, selección y atención al tiene un buen manejo ni control sobre el
cliente. inventario, ya que se acumula mucha
mercancía del mismo producto y como
 La empresa puede implementar el consecuencia en algunas ocasiones se
método Just In Time, para manejar terminan dañando.
una política de mantenimiento de
inventarios al mínimo nivel posible, A continuación se muestra un ejemplo, basado
ya que la distribución de las áreas y en la información proporcionado por la
los trabajos realizados en cada una, persona encargada. En este ejemplo podemos
permitirá llevar un control más exacto ver la merma que sobro un día de operación,
de las actividades. teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
inventario inicial, inventario final, estos están
 Como la empresa no maneja un stock en unidades de kilos y posteriormente el
de seguridad no tiene capacidad para indicador final se darán en términos de
cumplir un pedido que requiera ciertos porcentaje.
productos ya que solo se compra lo
requerido en cada día de operación.

 A pesar de que la empresa cuenta con


un centro logístico, en el cual se
encuentra todas las áreas bien
distribuidas, no cuentan con un cuarto
frio, lo cual le puede ayudar a
mantener más inventario y
potencializar su crecimiento en ventas.

3.2 ELABORACIÓN DE INDICADORES DE


DESEMPEÑO
Figura 1. Inventario final fecha 01-04-2019

De esta información sabemos que el inventario


inicial es de 1500 Kg.
En base a la formula definida en la tabla 2,
obtenemos el siguiente resultado:

Merma diaria = 100% – 76,73%


Merma diaria = 23,26%

Donde,

Merma 1= ((1500- 349)/ 1500) *100


Merma 1 = 76,73%

Teniendo en cuenta estos resultados se hace énfasis


Tabla 2. Indicador de desempeño.
en que la empresa debe reforzar el control de
Fuente: propia
inventario y compras para mejorar el lead time y la
cantidad necesaria con el fin de reducir las mermas
3.3 MEDICIÓN DE LOS INDICADORES diarias.
ACTUALES

6
Sistema de control Grisela B. 2009
4. OBJETIVOS interno en el área de Caicedo Melo
inventario en una [Trabajo de
4.1 OBJETIVO GENERAL empresa de servicio de grado] –
restaurante: American UNIVERSIDAD
Diseñar, implementar y establecer una base de Broasred Chicken S.A. AUTONOMA
productos que se puedan manejar en el inventario y en la Región DEL CARIBE
no genere altas mermas.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reducir el tiempo en los procesos de Inventarios manejo y Humberto 2011


compra y armados de pedidos. control Guerrero Salas

 Establecer una política de inventario


adecuada para la empresa con el fin de
determinar el punto adecuado para el Enfoques prácticos Alfonso García 1990
pedido de la materia prima según las para planeación y Cantú
necesidades de la empresa. control de inventarios

Tabla 3. Referencias estado del arte.


 Determinar el uso de un stock de
seguridad en el proceso de inventario a
través de la toma de decisiones por medio 6. ALCANCE Y PLAN DE TRABAJO
del árbol de Bayes.
El alcance del presente trabajo de campo se
5. ESTADO DE ARTE
basará en el estudio de proceso de compras y
Se realizó una investigación basada en libros y control de inventario, en el cual se
proyectos de grados referentes al tema tanto a caracterizará el mismo aplicando la
nivel nacional como internacional con el fin de herramienta de Matriz DOFA por medio de la
tener mayor conocimiento en el control de cual se identificarán las falencias dentro del
inventario. proceso, los productos críticos para incluir en
el inventario y sus cantidad basados en el
promedio de la demanda de los últimos meses,
y la volatilidad de la demanda y los clientes.
TITULO AUTOR AÑO Finalmente esto permitirá ejecutar el estudio
SHRINKAGE ELVIS 2015 para pronosticar que productos son necesarios
CONTROL IN BAUTISTA incluir en el inventario para de esta forma
INVENTORIES FOR ANGARITA prevenir falta del producto y tener la
PHARMACEUTICAL capacidad para aumentar las ventas y pedidos
SUPPLY a futuro.
CHAIN
Ver anexo 1, 2 3.

7. REFERENCIAS

[1] Parada, J. (2006). Sistemas de Inventario


[2] BALLOU, Ronald H. Estrategia de inventario.
En: Logística administración de la cadena de
suministro. 5 ed. México: Enrique Quintanar
Duarte, 2004. p.286-501.

7
[3] Díaz, N. (2014). ―Las mermas y su control
interno‖. FENALCO. Bogotá.
[5] FENALCOY CICO (Centro de investigación
del Consumidor), quinto censo nacional de mermas
y prevención de pérdidas Colombia. Bogotá, d.c.,
agosto de 2007, período de información financiera
y operativa enero – diciembre de 2006.

SITIOS WEB

Badoc, I. (s.f.). GENERIX GROUP. Obtenido


de Indicadores de gestion de inventarios:
https://www.generixgroup.com/es/blog/indica
dores-gestion-inventarios
(Consultado. 20 de marzo de 2019)

Ramon Martin-Andino. EOi, escuela de


negociones. Gestión de inventarios y compras:
http://api.eoi.es/api_v1_dev.php/fedora/asset/e
oi:45152/componente45150.pdf
(Consultado: 01 de Abril de 2019)

GLUCH, M. (2006). Gestión de los


inventarios. Publicación Énfasis Logística
Online.

Control de inventarios, s.n., 2007- http://sise-


inventarios.blogspot.com/
(Consultado: 15 de Abril de 2019)

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ANEXOS

OBJETIVOS ACTIVIDADES DESCRIPCIÒN FECHA FECHA DURAC RESPONSABLE


TRAZADOS DE FINAL IÒN
INICIO

Laura león
Diagnóstico de la Entrevista con el 15/03/20 15/03/2019 3 horas Jesus pinto
empresa. personal de la 19 Eddiey Crudis
empresa Mauricio palencia

Laura león
Identificación de Matriz DOFA 1/04/201 1/04/2019 3 horas Jesus pinto
las fallas. 9 Eddiey Crudis
Mauricio palencia

Laura león
Creación de Elaboración 05/04/20 05/04/2019 4 horas Jesus pinto
indicadores. Indicadores y 19 Eddiey Crudis
Medición estados Mauricio palencia
actual

Laura león
Política de Establecer Definir y analizar 25/04/20 25/04/2019 4horas Jesus pinto
Inventario producto en los productos y 19 Eddiey Crudis
inventario, cantidades críticas Mauricio palencia
identificar para mejorar el
parámetros para proceso de
mejorar Compras y
indicadores. armado de pedio

Laura león
Uso de stock Determinar si se Por medio de un 08/05/20 08/05/2019 4horas Jesus pinto
de seguridad necesita la árbol de Bayes 19 Eddiey Crudis
utilización de un determinar si es Mauricio palencia
stock de necesario que se
seguridad. tenga un stock de
seguridad. 9
ANEXO 1. Plan de trabajo.

ANEXO 2. Diagrama de GANTT.

ANEXO 3. Herramientas de ingeniería a utilizar

10
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