(CECOMSYS)

Ing. Douglas Prado Zeledón

http://www.cecomsys.blogspot.com
 TEMARIO

INTRODUCCION A ACCESS

CLASE 1.Introducción a Access

CLASE 2. El entorno de diseño de la base de datos

TABLAS

CLASE 3. Creación de la primera tabla I

CLASE 4.Creación de la primera tabla II: Añadiendo Campos

CLASE 5. Creación de la primera tabla III: Propiedades de los Campos

CLASE 6. Creación de la primera tabla IV: Añadir descripción a una tabla:

CLASE 7. Cómo modificar la estructuras de las tablas I: (Introducción)

CLASE 8. Cómo modificar las estructuras de las tablas II

CLASE 9. Guardar las tablas I:

CLASE 10. Guardar las tablas II:

CLASE 11. Introducir datos en las tablas I:(Introducción)

CLASE 12. Introducir datos en las tablas III:

CLASE 13. Editar registros:

CLASE 14. Aprendiendo a utilizar las tablas: (Búsquedas I)

CLASE 15. Aprendiendo a utilizar las tablas: (Búsquedas II)

CLASE 16. Aprendiendo a utilizar las tablas:(Búsquedas III)

CONSULTAS

CLASE 17. Las consultas I: (Introducción)

CLASE 18. Las consultas II: (Consultas Simples)

CLASE 19. Las consultas III: (Consultas Múltiples)

CLASE 20. Gestión de consultas

INFORMES

CLASE 21. Los informes I: (Auto informe en Columnas)

CLASE 22. Los Informes II: (Auto informe en Tablas)

 Introducción a ACCESS
¿Qué es ACCESS?

En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.

¿Qué es una base de datos? Casi tan fácil como la respuesta anterior.

¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un número de teléfono? Seguro que sí; Primero
coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es más que una "base de datos"
que está impresa.

En sus páginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos para
encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una población en concreto e ignorando
todas las demás. Aun así el volumen de paginas es demasiado para leerlo enteras. Por suerte a alguien
se le ocurrió poner al lado de los números de teléfonos otra columna con el nombre del abonado y su
dirección.

Cada página es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la guía están
ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo apellido. Es decir que el campo
apellido es la "clave" de la tabla.

Es una suerte que la "base de datos" telefónica esté ordenada de esta última manera. Así sabiendo la
población, el apellido y la dirección, se puede encontrar rápidamente cualquier número de teléfono.

Pero existen otras formas de "indexar" la tabla, por ejemplo a través del "campo" dirección, en este
caso estaríamos ante un callejero, es decir sabríamos los nombres e todas las personas que viven en
cada calle y sus números de teléfonos. O también podría ordenarse por el "campo" número de
teléfono, este tipo de guías se llaman "guías inversas".
A través de este pequeño ejemplo ya sabemos qué son las bases de datos, los filtros, las tablas, los
campos, los índices, las claves.. y con un poco de imaginación podemos entrever las posibilidades de
un programa que maneje, ordene e indexe grandes bases de datos para nosotros como pueden ser,
además de guías telefónicas, libros de una biblioteca, historiales de pacientes, facturas de una empresa,
preguntas de los últimos exámenes, etc. ..

El entorno de diseño de la base de datos

Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín telefónico,
vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena de maravillas
tecnológicas.

Para ello, inicializamos el programa

Pulsamos Inicio, programas, y cliqueamos sobre Microsoft Access.

Se abre una ventana tal como esta

y elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar

Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a nuestra
base de datos "Listín Telefónico", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de archivo". A
continuación pulsamos en el botón "crear".

En la siguiente ventana vemos múltiples opciones

A partir de aquí empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

 Creación de la primera tabla:
Creación de la primera tabla:

Se elige la opción "crear tabla en vista de diseño".

Surgirá la ventana de diseño de tabla

En ella hay varias partes que iremos descubriendo según vayamos necesitándolas.. por ahora nos basta
saber que en la parte superior es donde definiremos las características básicas de los campos.

En la inferior izquierda podremos concretar más sus características según vayamos definiendo la
columna "tipo de datos".

Y por ultimo en la parte inferior derecha Access nos ayudara contextualmente sobre los datos relativos
a los campos que vamos a diseñar.

Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de Nombre de campo
introduciremos el nombre que queramos para identificar cada "campo" de nuestra tabla.

Nuestro listin va a tener los siguientes campos:

Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.
Seguramente cada uno de nosotros preferiríamos cambiar algún campo por otro, añadir algunos más o
borrar otros... Más adelante veremos cómo hacerlo y cómo personalizar esta tabla a nuestras
necesidades.

Creación de la primera tabla II:

Añadiendo Campos:

En el capitulo anterior habíamos dicho que empezaríamos diseñando nuestra base de datos
introduciendo en la columna de Nombre de campo el nombre que quisiéramos para identificar cada
"campo" de nuestra tabla.

Habíamos dicho, también, que nuestro listín iba a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Dirección, Población, CP, Nº Teléfono, Relación Trabajo.

Según vayamos introduciendo los nombres en la columna al salir de cada celda, ya sea con la tecla
return, con los cursores o con el ratón, veremos como en la celda contigua de la columna "tipo de
dato" aparece por si solo la palabra "texto", por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratón seguiremos
introduciendo cada nombre de campo en su fila correspondiente

Así es como quedaría nuestra tabla con los campos nombrados

Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de crear veremos cómo la zona
inferior izquierda muestra los siguientes datos que corresponde a las propiedades del campo. Y que en
la parte inferior derecha surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden
ayudar.
En ella vemos que tenemos predefinidos ciertos valores.

Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir que el numero de
caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si quisiéramos que un campo en concreto
aceptara más o menos caracteres solamente tendríamos que cambiar ese valor por otro más ajustado,
por ejemplo quizás en el campo dirección necesitaríamos mas longitud

Y por el contrario, es evidente que el campo Nº de teléfono no necesitaríamos tantos... ni siquiera con
todos los prefijos internacionales..

Hay varias propiedades más, que veremos en el próximo capitulo

 Creación de la primera tabla III:
Propiedades de los campos:

Hay varias propiedades más; algunas en blanco como "Titulo" y otras con valores predefinidos, como
"Requerido" que tiene el valor "No".

Según nos situemos sobre alguna de estas propiedades el texto de ayuda contextual de la parte inferior
derecha cambiara automáticamente para explicarnos la funcionalidad de la propiedad.

Por ejemplo para la propiedad "Requerido" tenemos esta ayuda

Y para "Valor predeterminado" se nos muestra esta otra.

Volvamos a la parte superior de la ventana, en la segunda columna "Tipo de datos", se nos ha

definido por defecto todos los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de ellos vemos
como se despliega una cortina con diversas opciones

Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para CP elegiremos "Numérico" y le
pondremos una "tamaño de campo" de 5 caracteres y paro el campo Nº de teléfono también
elegiremos "Numéricos", y en "tamaño de campo" pondremos 9 caracteres.

En realidad, los tipos numéricos solo deben utilizarse para campos que participen en operaciones
matemáticas, por ejemplo, en una base de datos que gestionase la contabilidad domestica,
necesitaríamos operar con los campos ingresos y gastos, para conocer nuestro ahorro. Sin embargo, es
poco probable que sumemos números de teléfonos o restemos códigos postales, de modo que lo mejor
es aplicarles tipos "Texto", pero de momento y por fines didácticos les asignaremos tipo "Numérico"

Y por ultimo para el campo Relación laboral" elegiremos el campo lógico "Si/No"

Como hemos visto en la lista de opciones, hay más tipos de datos que los pocos que estamos utilizando,
iremos descubriéndolos según los necesitemos. Los más curiosos pueden tener más información, como
ya hemos visto, en la zona inferior derecha de la ventana

Creación de la primera tabla IV:

Añadiendo descripciones de campos a una tabla:

Finalmente la tabla quedará así.

La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es posible que alguna vez el nombre
del campo no sea tan significativo. Por ejemplo, la función de nuestro campo "Relación Laboral”, es
algo confusa, de él solo sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca
información. Para tener más información tenemos la tercera columna.

La tercera columna está titulada "Descripción":

En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil cuando estemos utilizando
la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando creábamos la tabla, teníamos en mente que el campo
"Nombre" se refería solo al primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las iníciales o si
incluía o no los apellidos..
Así es como quedaría mi tabla definitivamente, naturalmente cada uno podrá escribir la información
que crea más apropiada para recordar el motivo del campo

En el próximo capitulo veremos cómo modificar los datos de una tabla.

Cómo modificar la estructuras de las tablas I:

Modificaciones

Podemos modificar la estructura de las tablas fácilmente eliminado un campo, insertando otro,
moviéndolo y por supuesto modificar el contenido de cada fila.

Por ejemplo: Borremos el campo "Relación laboral" y añadamos el campo "Notas", que será un
campo "Memo", que al contrario de lo que sugiere su nombre, no es un campo tonto, sino muy útil que
puede almacenar nuestras notas sobre cada registro

Vamos a hacerlo paso a paso:

Primero borremos el campo "Relación Laboral", el nombre técnico de la operación es eliminar el

campo, hay dos formas de hacerlo, el primer paso es común, pulsaremos en el selector de fila para
seleccionarlo
Y para borrarlo pulsaremos la tecla "Supr" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del menú
"Edición", al que accederemos pulsando el botón derecho del ratón

La tabla quedara de la siguiente forma.

Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en una fila en blanco e
introduciendo los datos tal como hemos aprendido anteriormente.

La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo".

 Cómo modificar las estructuras de las tablas II:

En la columna descripción añadiremos la información necesaria que sirva para comprender el motivo
del campo. Así es como me ha quedado la tabla a mí.

Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos haberlo creado en cualquier otra
posición, por ejemplo entre los apellidos y la dirección, simplemente eligiendo la opción "insertar fila"
del menú edición, que activamos con el botón derecho del ratón, tras situar el puntero en la fila
correspondiente

Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si somos indecisos podemos
probar con distintas combinaciones moviendo los campos tantas veces como queramos simplemente
haciendo clic sobre el selector y arrastrándolo a la posición deseada
 Guardar las tablas I:
Como guardar las tablas.

Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como guardarlas adecuadamente.

Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien pulsando el icono
"Guardar"

Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto nos sugerirá el nombre
"Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como queramos.

Surgirá esta venta en la que se nos preguntará si queremos una "clave principal", la clave es un campo
que se crea automáticamente y que funciona como un "índice" cuya utilidad es imprescindible cuando
queramos relacionar distintas tablas.

Este es un curso de iniciación al Access, por lo que no vamos tratar el tema de múltiples tablas y sus
relaciones, estos apartados los abordaremos en siguientes cursos más avanzados.

De todas formas, para irnos familiarizando con el manejo de claves, vamos a contestar "Si".

Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida

En el próximo capítulo seguiremos profundizando en las claves.

Guardar las tablas II:

Habíamos acabado el capitulo anterior mostrando la tabla, con la clave principal definida:

Vemos que se ha añadido una fila al comienzo de la tabla, es la "clave principal" la reconocemos por
que en el símbolo del selector aparece una el icono de una llave.

El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos cambiarlo y renombrarlo al
nombre que consideremos más apropiado. También hay otra cosa nueva, el tipo de datos se define
automáticamente a "auto numérico", más adelante veremos con detalle que significa todo esto.
Cuando lo guardemos aparecerá en la ventana "Base de datos" una tabla con el nombre con que la
hayamos guardado. En nuestro caso, en un alarde de originalidad, se llama "Tabla1".

Puede que, una vez creada y guardada, necesitemos más adelante modificarla, ya sea añadiendo o
borrando campos o quizás descubramos que la longitud de algún campo es inadecuada para nuestras
necesidades. ¿Podemos modificar una tabla una vez guarda? Sí, y es muy fácil, solamente hay que
pulsar el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción "Vista de diseño"

Aparecerá la venta de diseño de tabla a la que estamos acostumbrados y tal como hemos aprendido en
este apartado modificaremos lo que sea necesario, hasta que estemos satisfechos con el resultado.

En el siguiente apartado aprenderemos a introducir datos.

 Introducir datos en las tablas I:
INTRODUCIR DATOS

Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo: La primera es la opción
formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es introducir datos a través de la "Hoja de
datos".

En este capitulo vamos a ver como introducir datos en la hoja de datos.

Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos". Tenemos dos maneras de abrir la
tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la ventana "Base de datos".

Y la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el botón derecho del
ratón sobre la "Tabla1".

Aparecerá una ventana como esta

Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el capitulo anterior, en los
que vamos a introducir los datos para nuestra tabla.

Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que esta relacionado. Esto quedara
mas claro cuando vayamos rellenando los registros.

Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de un campo no caben

los datos que tecleas, Access desplaza a la izquierda el texto para que sigas escribiendo. También se
puede modificar la anchura de la columna arrastrándola con el cursor

Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en blanco menos los campos
numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .

El campo "Id" es un campo "autonumérico" eso significa que NUNCA podremos introducir datos en
ese campo, es un campo control de funcionamiento interno para Access.

Introducir datos en las tablas II:

Después de estas nociones imprescindibles, ya estamos listos para introducir nuestro primer registro. Y
vamos a hacerlo con estos datos, naturalmente quien quiera tiene toda la libertad para sustituirlos por
cualquiera que sea de su agrado. Aunque yo recomiendo que si queréis cotejar los ejemplos no los
variéis para poder seguir mejor cada paso de las explicaciones.

Decíamos que vamos a introducir en la tabla los datos que siguen:

Nombre: George
Apellidos: Clooney
Notas: Es un actor de cine
Dirección: c/ Estación
Población : Solaris
CP: 31141
Nº Telefono: 900101010

Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la ultima.
Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden de introducción de los
registros.

En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo se muestra una parte
de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y desplazarlo con los cursores o bien,
modificar la anchura de la columna ampliando sus limites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con
la opción "Ancho de columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre
alguna columna.

En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos

El símbolo "*" de la ultima fila indica que esa fila es el ultimo registro de la tabla, Según vayamos
introduciendo registros se incrementara el numero de filas.

Para insertar nuevos registros, pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la barra de herramientas.
Y así sucesivamente.

Editar registros:
EDITAR UN REGISTRO

Lo primero es abrir la tabla como ya sabemos, solo en el caso de que este cerrada, evidentemente.

Los registros aparecerán ordenados en orden ascendente según la clave principal.

Con la tecla F2 cambiamos del modo edición al modo desplazamiento. En el modo edición
modificamos el contenido de la celda sin tener que rescribirlo entero.
¿Cómo distinguimos el modo edición del de desplazamiento? Fácil. En el modo desplazamiento la
celda seleccionada se muestra resaltada, y además al pulsar las teclas de movimiento de cursor lo que
conseguimos es movernos a las celdas adyacentes. Si pulsamos alguna otra tecla borramos todo el
contenido de la casilla y tendremos que escribirlo entero.

El modo edición lo distinguimos por que aparece el cursor en la casilla señalada. Al pulsar las teclas de
movimiento de cursor nos movemos en el interior de la celda. Podemos modificar la información sin
tener que escribirlo entero.

Con el ratón, pulsando sobre la casilla del campo que queremos modificar entramos directamente en el
modo edición. Para pasar de uno a otro campo podemos pulsar el tabulador y después pulsar F2 para
volver al modo edición.

En el modo edición, podemos utilizar las opciones habituales de : copiar (ctrl.+ C), mover, pegar
(ctrl..+ V) y eliminar (ctrl. + X).

Se puede copiar varias columnas o filas tal como lo haríamos solo con una. Primero señalamos con el
ratón sobre el titulo de la columna o fila que queremos marcar, pulsamos sobre el y después lo pegamos
como lo hacemos habitualmente

Para eliminar un registro, señalamos la fila como ya sabemos y en el menú edición (lo obtenemos
pulsando el botón derecho del ratón) elegimos la opción "Eliminar registro". Tras pulsar en ella
surgirá una ventana que nos pedirá confirmación.

Atención, si eliminas algún registro desde esta opción después no se podrá recuperar.
Sin embargo todos los cambios que hagas dentro de las casillas son totalmente reversibles, si te
equivocas o te arrepientes, no te preocupes, puedes recuperar el dato pulsando el icono "deshacer" en
el menú Edición

Hemos aprendido a introducir datos, a corregirlos, e incluso borrarlos. En el próximo capitulo

aprenderemos a utilizar las ventajas de las tablas de datos

APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS I:

Después de aprender a diseñar la tabla y de introducir y editar los datos, vamos a comenzar a sacarle
partido a nuestra base de datos.

Generalmente utilizamos las guías telefónicas para encontrar un Nº de teléfono, pues vamos a estrenar
nuestra tabla buscando un numero de teléfono.

Situamos el cursor sobre cualquier registro de la columna apellidos y en Edición pulsamos "Buscar".
También podemos utilizar el atajo (ctrl. + B)
En el dialogo "Buscar y reemplazar" , tecleamos el apellido que queramos localizar, y hacemos clic
en "Buscar siguiente" y aparecerá el primer dato de la tabla que coincida con la búsqueda.

En el caso de que haya varias entradas con el mismo dato, seguiremos pulsando en "Buscar siguiente"
hasta que encontremos lo que buscamos.

En la ventana del dialogo vemos un botón "Mas>>", si pulsamos sobre el podremos acceder a una
ampliación de las opciones de búsquedas.

Pulsando en "Buscar en" se desplegara una cortinilla en la que podremos elegir entre realizar la
búsqueda en solo en el campo que tengamos señalado o bien en toda la tabla.
En "Coincidir", podremos elegir si queremos que la cadena de búsqueda coincida con todo, con parte o
con el comienzo del campo.

Y por ultimo "Buscar", podemos señalar si queremos buscar en todo el campo o solo entre los registros
que estén por encima o por debajo de la casilla donde tengamos situado el cursor.

Marcando la casilla "Mayúscula y minúscula" distinguirá Sánchez de SÁNCHEZ.

Y marcando "Formato" forzaremos que el dato coincida también con el formato.

APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS II:

Ya hemos visto cosa que hace nuestra tabla que no podemos hacer con una guía telefónica impresa.
Como es buscar por cualquier campo, incluido el numero de teléfono

O buscar por una parte del campo, especialmente útil si solo conocemos parte del dato.

Si esto, por si solo, es ya suficientemente impresionante como para convencernos de sus virtudes frente
a los listines telefónicos tradicionales, con Access podemos sacar, aun, mucha mas utilidad a nuestra
tabla.
Por ejemplo; usando comodines. Estos son dos símbolos "?" y "*".

El primero "?", reemplaza el carácter del que ocupe la posición.

Por ejemplo: "J?an". Nos encontrará tanto a Juan, como a Joan.. Es un comodín bastante útil en casos
como este.

El otro carácter "*" reemplaza a varios caracteres. Por ejemplo "J*" nos mostrara tanto a Juan, a Joan,
a Jorge, etc...

En el mismo cuadro de dialogo de buscar vemos una pestaña titulada "Reemplazar".

Funciona exactamente igual que "Buscar" con el añadido de que ahora tenemos un cuadro mas,
titulado "Reemplazar por".

Imagina que tenemos en nuestra agenda a Juan, Joan, Jean... y queremos unificar todos los nombres, sin
tener que ir buscando y modificándolos uno a uno. La solución es utilizar el comodín "?" en la opción
"Reemplazar todos".
 APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS III:
Otra caso podría ser el cambio de nombre de una calle, en vez de cambiar una a una todas las
direcciones, podríamos sustituir una dirección por otra fácilmente con una sola acción.

Una cuestión importante es que si dejamos en blanco la casilla "reemplazar por", eliminaremos el
dato. Así que cuidado con esta funcionalidad, por que no podréis deshacerla con el botón Ctrl+Z.

En la ventana "Buscar", la opción "Buscar siguiente" Access busca la siguiente ocurrencia del texto y
sitúa el cursor en el siguiente registro que cumpla los requisitos. Sin embargo en la venta
"Reemplazar", la opción "Buscar siguiente" Access busca el texto y si lo encuentra se activa el botón
"Reemplazar"

Pulsando el botón "Reemplazar" Access sustituye la ocurrencia que encontrada y en caso de que
pulsemos "reemplazar todos" se sustituyen todas las apariciones sin pedir confirmación.

Hay otra cosa mas que podemos hacer con las tablas de forma sencilla, y que no se puede hacer con
una guía telefónica de papel, y esto es ordenar la tabla por cualquier campo que deseemos. Y podemos
hacerlo tanto "Ascendentemente" como "Descendentemente". Esta opción esta en el menú edición
que se obtiene pulsando el botón derecho del ratón.
Por defecto las tablas están ordenadas por el campo clave "Id"

Por ejemplo: podemos ordenar nuestra tabla alfabéticamente según el nombre, así es muy fácil
encontrar el dato que buscamos, simplemente recorriendo alfabéticamente la lista hasta llegar al
registro buscado

O por el apellido
Y así con todos los campos, incluidos los campos "dirección" y "Nº Teléfono"

LAS CONSULTAS I:
CONSULTAS

Pero Access guarda herramientas mejores y más potentes para realizar búsquedas.
Una de ella es la consulta. ¿Qué diferencia hay entre una consulta y una búsqueda?.

La diferencia principal es que con la consulta solo aparece los registros que estamos buscando, y de
estos solo se nos mostraran los campos sobre los que consultemos. Al contrario de lo que ocurría con
las búsquedas, que lo que hacia era situar el cursor en el primer registro que buscábamos y nos los
mostraba dentro de la tabla al completo.

Vamos a crear una consulta desde "Vista de diseño", en la ventana de la base de datos,

para ello pulsaremos en la opción "Crear consulta".

Vemos que surge una serie de pantallas e iconos que no hemos visto antes que pueden inducirnos a la
confusión. Una vez que aprendamos las opciones fundamentales veremos que no hay tal dificultad.
Vamos a abordar este capitulo tal como lo hemos hecho en los anteriores, explicando cada punto según
lo necesitemos.

La ventana que está en primer término nos invita a que elijamos entre las tablas y las consultas que
existan, como nosotros solo tenemos una tabla, pulsamos directamente en "Agregar".

Y seguidamente "Cerramos" la ventana "Mostrar tabla", porque ya no la necesitamos.

La ventana que está activa se titula "Consulta1"

Vemos que hay dos zonas claramente diferenciadas, la mitad superior se denomina "Zona de datos" y
en ella se muestra los campos de la tabla que esta activa, a través de la barra de desplazamiento
podemos ver el resto de los campos de la tabla.

La mitad inferior se llama "Zona de consulta", y en ella especificaremos las condiciones de la consulta
que queramos realizar.

LAS CONSULTAS II:

La zona consulta se compone de una cuadricula, vamos a verla detalladamente con un ejemplo: ¿Cuál
es el teléfono de George?

Lo primero es saber que campos queremos que nos muestre el resultado. Nosotros necesitaremos los
campos "Nombre", "Apellidos", y naturalmente el "Nº de teléfono". Así que tendremos que elegir al
menos estos tres. Podemos hacerlo de dos formas, buscándolos en la tabla de la "Zona de datos".

O en la "Zona de consulta" pulsando en la fila campo, eligiendo un cada campo por cada columna de
entre todos los que se despliegan. En esta imagen se vera mas claro.
Hemos dicho que queríamos una consulta para averiguar el teléfono de George, así que debemos
señalar los campos: Nombre, apellidos y teléfono.

Automáticamente se asignan los valores "Tabla1" para la fila "Tabla", porque tenemos solo una tabla
activa, en caso de que tuviéramos mas de una, deberíamos elegir una de entre ellas. Los campos que
seleccionemos manualmente aparecerán marcados con la opción "Mostrar".

En la fila "Criterios", introduciremos el dato que conocemos y por el que queremos realizar la
búsqueda, deberemos introducirlo en la columna del campo al que pertenezca, de nada serviría
preguntar por "George" en la columna "Nº Teléfono"

Una vez que tengamos la consulta creada, la "Zona de consulta" tendrá esta apariencia

Para ejecutarla pulsaremos en el icono "Ejecutar".

y el resultado será este:

En Access podemos simultanear varios criterios de búsquedas, funcionalmente es como si al resultado

de una consulta le hiciéramos otra consulta más. Por ejemplo, si preguntamos a nuestra tabla todos los
Nombre, Apellidos y C.P que viven en Madrid.

La consulta sería:

Y el resultado sería:
 LAS CONSULTAS III:
Sobre esta consulta podríamos realizar otra, por ejemplo los que vivieran en el distrito cuyo Código
Postal fuera 12347... Aunque lo verdaderamente cómodo seria que pudiéramos hacer las dos consultas
de una sola vez.

Access nos permite realizar consultas con múltiples criterios sencillamente, solo tenemos que escribir
en cada columna el criterio de búsquedas que queramos combinar.

Y el resultado sería:

Podemos querer visualizar todos los demás campos, una forma es ir asignándolos uno a uno en cada
columna, como ya hemos aprendido. Pero Access tiene una manera más sencilla, utilizando el valor
asterisco "*".

Para ello tenemos que introducir manualmente los criterios para los campos que deseemos especificar,
y en la ultima columna, en la fila "Campo" elegimos el valor "Tabla1.*". Atención, si elegimos la
opción ver toda la tabla "Tabla1.*", tendremos que quitar las marcas de las casillas "Mostrar" para
que los demás campos no salgan duplicados

Y el resultado será:

Estamos viendo poco a poco la verdadera potencia de Access. Y la verdadera dimensión de las
consultas se adquieren con los operadores. Estos son los operadores: igual ("="), mayor que (">") ,
menor que ("<"). Y por ultimo los tres operadores lógicos, no ("Negado"), y ("Y"), o ("O").

Ya hemos aprendido a realizar consultas múltiples, vamos a combinarla con la potencia de los
operadores con un ejemplo. Queremos averiguar los datos de las personas que viven en el distrito
12347 o superior de la población Madrid, pero no nos interesa los que se llamen Joan.

Nuestra consulta quedaría de esta manera.

 CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR
CONSULTAS.
CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS.

Cuando hayamos terminado de trabajar con la consulta podemos cerrarla como lo hacemos

habitualmente en Windows: pulsando el icono del aspa

o bien "Cerrar" en el menú "Archivo"

Si no lo hemos antes, al cerrarla Access nos preguntara si deseamos "Guardar" la consulta. ¿Qué
utilidad tiene guardar una consulta que ya hemos realizado?. Fácil, si en algún momento los datos han
cambiado podemos volver a realizar la consulta que tenemos guardada con un solo click. Esto es
especialmente útil en para estar al día en asientos que cambian con asiduidad. Esta es una mas de las
ventajas que tiene Access.

Cada vez que abrimos una consulta, Access la ejecuta en automáticamente en función de los datos que
contenga la tabla en este momento. Es decir que no importa los cambios que hagamos en la tabla, cada
vez que ejecutemos la consulta, obtendremos siempre los datos actualizados.

Puede que consideremos que no necesitaremos mas una consulta en concreto, podemos borrarla
fácilmente o pulsando la tecla "Supr" una vez que tengamos la consulta seleccionada. O también
pulsando en el icono "suprimir" de la ventana "Base de datos"

Aunque, en vez de borrar y crear múltiples consultas, es mucho mas cómodo modificar las consultas
existentes para que se ajusten a nuestras necesidades actuales. Es muy sencillo. Pulsando el icono
"vista de diseño", teniendo seleccionada la consulta que queramos modificar, se nos abre
instantáneamente la consulta en la ventana de diseño que ya conocemos.
 Los Informes I:
INFORMES

Hasta ahora hemos visto como gestionar tablas, como hacer búsquedas en ellas y como crear consultas
avanzadas. Con esto tenemos todo lo necesario para ponernos a trabajar satisfactoriamente con el
Access.

Pero todas las operaciones, las búsquedas y los resultados los hemos visto en la pantalla del ordenador,
es posible que queramos tener un registro físico de ello en papel. Quizás queramos tener una copia
impresa para analizarla mas cómodamente o para enviársela a alguien, o simplemente para guardarla en
el cajón del escritorio.

Access acude a nuestro socorro con los "Informes". Hay diversos procedimientos para crear informes,
pero para no hacerlo demasiado difícil y dado que este es un curso de Access imprescindible
eminentemente practico, vamos a dejar de lado toda la árida teoría y vamos a aprender directamente
con la practica de un sencillo ejemplo.

Utilizaremos para ello el asistente para informes automáticos.

El primer paso es elegir "Informes" en la ventana "Base de datos"

y en los iconos, pulsar en "Nuevo"

En la siguiente ventana, elegiremos en la ventana superior el tipo de autoinforme que deseemos, puede
ser en columnas o en tablas. Como veremos los dos, empezaremos por el primero.

Vamos a crear un informe en columnas.

En la ventana inferior, al pulsar sobre la cortinilla se desplegarán las tablas o consultas disponibles
sobre las cuales podremos realizar el informe.

Evidentemente los informes solo se podrán realizar sobre tablas o consultas que hayamos creado
previamente tal como ya hemos aprendido en los capítulos anteriores.
 Los Informes II:
Nosotros vamos a realizar el autoinforme sobre la Tabla1.

Pulsaremos sobre aceptar y el resultado será:

Si pulsamos el botón derecho del ratón se desplegara el siguiente menú.

Para tener por fin nuestra copia en papel solo tendremos que pulsar el icono "Imprimir".
En cuanto a las demás operaciones básicas como guardar, copiar, borrar el funcionamiento es
exactamente el mismo que ya hemos aprendido para las tablas y consultas.

Ya hemos creado nuestro informe en columnas, y ahora aprenderemos a crear un informe en tablas,
pero esta vez lo haremos sobre la consulta que hemos creado anteriormente.

Pulsaremos aceptar y el resultado será el siguiente

Para imprimirlo solo debemos pulsar el botón derecho del ratón como ya sabemos o sobre el icono
"Imprimir" de la ventana principal.

Para las otras operaciones sirve lo que hemos aprendido en el apartado del autoinforme en columnas.
Con esto damos por terminado el curso Access imprescindible. Hemos aprendido a los fundamentos de
las bases de datos, a crear y gestionar tablas, búsquedas, consultas e informes.