Manual de Dirección Eventos Deportivos y Protocolo

MANUAL DE DIRECIÓN
EVENTOS DEPORTIVOS Y
PROTOCOLO
ORGANIZACIÓN INTEGRAL
DE EVENTOS
CENTRO DE EVENTOS
Introducción
Toda institución debe crecer día a día para mantener una buena imagen
institucional ya que los eventos sociales, culturales, políticos, deportivos entre
otros son muy comunes en empresas públicas y privadas es por esto que el
Manual de Protocolo es de vital importancia para las organizaciones; es una
herramienta que sirve como guía para las empresas públicas como privadas, la
cual corrige errores a corto plazo y resuelve problemas de una forma adecuada.
Un manual es un instrumento de auxilio o de publicidad para las empresas porque

en él se hablan de aspectos esenciales, elementos, componentes, políticas,
objetivos e ideas nuevas a realizarse y el cambio oportuno de ciertas actividades
con el fin de ganar un espacio en el mercado.
El manual sirve para corregir errores, falencias o trabajos mal realizados de una
institución, también imparte información real a cualquier tipo de personas que
necesite saber acerca del contenido del manual para mejorar sus conocimientos y
habilidades.
Toda empresa desarrolla grandes programas los cuales deben estar

correctamente dirigidos con el fin de adquirir un reconocimiento nacional e
internacional. Con el transcurso del tiempo hemos visto la necesidad de crear un
Manual de Protocolo para la organización de eventos porque los tiempos cambian
y se modifican los programas de acuerdo a la nueva tecnología y a las
necesidades de la ciudadanía. Se ha observado varios problemas, errores, faltas,
desorden, equivocaciones en los eventos.
Centro de eventos
Villa del Rosario- Cúcuta
Universidad de Pamplona
Centro.eventos@unipamplona.edu.co
EVENTOS
TIPOS DE EVENTOS
EVENTOS DEPORTIVOS
EVENTOS EMPRESARIALES
EVENTOS SOCIALES
CONCIERTOS Y ESPECTACULOS
¿COMO FUNCIONA CENTRO DE EVENTOS?
Se corresponde con la elaboración del plan estratégico del evento. En esta fase se
responde a las preguntas: qué se quiere, por qué se quiere, para qué se quiere.
Se formulan y fijan los objetivos-metas-restricciones. Se configura el evento
(definición de las variables principales del evento: tipología, duración,
infraestructura, recursos humanos, características técnico deportivas, implicados.
ACTOS INSTITUCIONALES
Celebración de carácter simple de un acontecimiento interno importante para la

unidad organizadora.
a) Actos solemnes: Son aquellos que se celebra periódicamente, de acuerdo a

normas establecidas, en
un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación.
Centro de eventos
Su organización es responsabilidad del Gabinete de Presidencia, sin perjuicio de
la colaboración que le
puedan brindar otras unidades de la Institución.
Guía de Protocolo y Organización de Eventos
Elaborado por la Oficina de Comunicación Institucional
Estos actos son los que se nombran a continuación:
Aniversario Institucional.
• Inauguración de obras de alcance Institucional.
• Reconocimientos y homenajes.
La organización es responsabilidad del Gabinete de Presidencia, la que contará

con la colaboración del
Departamento de Comunicación y Prensa, en lo relativo a su coordinación y

ejecución. Las invitaciones
serán suscritas por el Presidente y el Consejo de Administración de la Institución.
Actos interinstitucionales:
Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito
de crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:
• Firma de convenios o acuerdos.
• Entrega de donaciones.
• Visitas protocolares.
Centro de eventos
Ceremonias Solemnes
Acto o ceremonia de carácter oficial que se realiza con determinados formalismos

y es organizado por un gobierno u otra autoridad.
Se clasifican como ceremonias solemnes:
Se clasifican como ceremonias solemnes:
 Grados de la institución
 ceremonia interinstitucional
 posesión de autoridades académicas y administrativas.
• Se realizan para sus públicos.
• Hay vínculos emocionales.
• No existe intercambio económico.
• En ellos hay protagonistas, no intérpretes.
Conceptos
Ceremonial: Conjunto de reglas para determinados actos solemnes
Ceremonial Institucional: Algunas de las formalidades que deben observarse en

la organización
de un acto Institucional.
Ceremonial de Estado: Es el conjunto de reglas y procedimientos operativos de

carácter práctico
que establecen un marco ordenador de las reuniones formales entre los

funcionarios estatales.
Centro de eventos
Desarrollan la destreza organizativa de quienes deben dirigir el aspecto protocolar
en el ámbito dela Administración Pública
I. Actos Formales
Son actos que deben tener un alto nivel de formalidad, los cuales cuentan con la
presencia indispensable de las personas que lideran el acto, también con la
participación de Rector y según sea el caso se puede delegar a una persona en su
representación bien sea un directivo si se considera necesario. En esta clase
eventos no es necesaria la interpretación de himnos. En todo evento formal se
deben seguir las normas de protocolo tradicional de la institución, las cuales deben
desarrollarse en el orden establecido, dependiendo la necesidad de cada
evento.de crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:
• Firma de convenios o acuerdos.
• Entrega de donaciones.
• Visitas protocolares.
Su organización es de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada con

el estrechamiento y/o
consolidación de estos lazos, con la colaboración del Gabinete de Presidencia.

Las invitaciones serán
cursadas por las máximas autoridades de las entidades.
c) Actos académicos: Comprenden las ceremonias de:
• Entrega de títulos, diplomas o certificados.
• Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (Seminarios,

congresos, etc.).
La organización y coordinación de los actos académicos, son de responsabilidad

de la unidad gestora de
la iniciativa, con la colaboración del Gabinete de Presidencia, la Dirección de

Recursos Humanos y la
Unidad de Educación Médica. Las invitaciones a este tipo de ceremonias serán

cursadas por la máxima
Centro de eventos
autoridad de la Institución.
Aspectos que requieren un acto institucional académico.
• Tener en cuenta las normas protocolares.
• Contar con servicio de traducción.
• Establecer cabinas de traducción simultánea.
• Otorgar espacio a los medios de comunicación especificados.
Se clasifican como Actos Formales:
Son actos que deben tener un alto nivel de formalidad, los cuales cuentan con la
presencia indispensable de las personas que lideran el acto, también con la
participación de Rector y según sea el caso se puede delegar a una persona en su
representación bien sea un directivo si se considera necesario. En esta clase
eventos no es necesaria la interpretación de himnos. En todo evento formal se
deben seguir las normas de protocolo tradicional de la institución, las cuales deben
desarrollarse en el orden establecido, dependiendo la necesidad de cada evento.
Protocolo para eventos formales:

Se denominan Actos protocolares, a aquellos actos oficiales o institucionales a los
que asistirán
autoridades nacionales o extranjeras.
Tienen relación con conmemoraciones celebradas por organismos estatales,

embajadas o consulados,
instituciones no gubernamentales o empresas privadas.
Deben ajustarse a reglas protocolares establecidas por decreto de los gobiernos

nacionales,
departamentales o municipales.
Centro de eventos
Estos actos se organizan con el asesoramiento de las comisiones protocolares
que cada autoridad oficial
tiene.
Normas que rigen para la representación protocolar
• Ningún funcionario o personalidad pública invitada, podrá hacerse representar en

los actos,
ceremonias y recepciones a las que asista el Presidente de la República.
• El funcionario que represente al Presidente de la República en un acto, recepción

o ceremonia,
será considerado como el de más alta jerarquía entre los presentes.
Eventos que requieren la presencia de un alto funcionario o representantes

gubernamentales.
• Firma de convenio.
• Actos de aniversarios.
• Inauguración de Obras
CLASIFICACIÓN DE EVENTOS
FERIAS Y EXPOSICIONES
Consisten en promocionar y dar a conocer al público los productos y servicios. A

través de estas ferias y
exposiciones, la empresa tiene posibilidad de dar a conocer productos y servicios

al público, la oportunidad de
relacionarse con otras empresas en aquellas personas que desean invertir en una
organización.
Detalles a tener en cuenta
Lo óptimo es contar con un profesional que se ocupe de ambas instancias, se

trabaja sobre una idea base
que tenga en cuenta:
• La superficie.
Centro de eventos
• Iluminación.
• Sonido.
• El uso del color en la gráfica y señalización.
• El plan de enchufes.
• La presencia o no de un guardarropa.
Actividades que se cumplen dentro de un Stand.
• El personal contratado debe contar con una excelente presencia, estar

capacitado para responder
posibles preguntas y, de preferencia ser políglotas para poder atender

eficientemente a los posibles
visitantes extranjeros.
• El director o encargado del stand (además de controlar al personal) debe

encargarse de solucionar
cualquier inconveniente como, por ejemplo: problemas de limpieza (tazas de café

ya vacías
desparramadas por el stand), alguna rotura que se haya producido (un

fluorescente roto, etc.).
• Se debe hacer todo lo posible por invitar a los visitantes a que realicen
preguntas. Una vez hechas, se
deben contestar de forma más extensa y completa posible.
• Es bueno tener alguna bebida para invitar al visitante café, agua, jugo. En estos
casos, es necesario
que el diseño del stand incluya todo lo necesario para este fin.
Puntos a tener en cuenta para prevenir durante la feria o exposición.
• Robos
• Iluminación
• Apariencia de su parte de arriba
• Tomarle fotografías
Centro de eventos
implementos que se usarán en los actos formales
 Himnos: se reproducen los himnos más importantes
Himno Nacional:
Tener en cuenta
Himno Nacional
 Himno del departamento
 Himno institucional
 El himno Nacional se escucha de pie.

 En absoluto silencio sin conversar y sin hacer gestos
Sin masticar chicle, sin fumar, sin jugar con algún objeto.
 Con las manos extendidas hacia abajo, pegadas en el cuerpo, jamás entre los
bolsillos ni cruzadas, ni amarradas adelante o atrás, se acepta que la derecha
vaya sobre el corazón tal y como ocurre en los Estados Unidos.
 Los hombres con la cabeza descubierta.
 La mirada fija y hacia el frente.
 Mientras se ejecuta el Himno Nacional, se debe suspender toda actividad y las
personas se detienen donde se encuentren.  El Himno Nacional nunca se
aplaude.
 No se debe colocar el Himno Nacional en otros tonos
 Banderas:
se ubican al lado derecho de la mesa principal, de manera que no

obstaculicen la visión y el paso asistentes.
Se ordenan de izquierda a derecha:
- Bandera del departamento.
- Bandera de Colombia
- Bandera de la institución
Centro de eventos
.
Bandera Nacional:
Es posible, si se desea, izar la Bandera Nacional todos los días, pero solo
entre las 6 de la mañana y las 6 de la tarde, salida y puesta de sol. LA
Bandera Nacional no se deja durante la noche.
 Se obliga por ley, izar la Bandera Nacional en casa y edificios el 20 de Julio,
el 7 de agosto, el 12 de octubre, el 11 de noviembre y el día sagrado corazón.
 Cuando se iza la Bandera Nacional todos se ponen en pie y en posición
firme, haciendo silencio, los hombres se quitan el sombrero.
 La bandera se coloca en sitios adecuados, entrada o fachada principal.
 En templos, auditorios, oficinas, automóviles la Bandera Nacional va la
derecha.
 Cuando la Bandera Nacional se iza al lado de otra bandera, se ubica a la
derecha de ella.
 Cuando la Bandera Nacional se iza con otras banderas, se ubica al centro
de ellas.
 Intervenciones:
En general, en los actos el Rector hace su intervención con las palabras de
bienvenida y de saludo.
 Intervención de invitados especiales.
 Mesa principal:
. Deben ir los invitados especiales y directivos en su orden jerárquico.

 El rector de la Universidad siempre estará ubicado en la parte media de la mesa.
 Habladores con los nombres de las personas que se encuentran en la mesa
principal.
 La mesa principal siempre debe ir vestida.
 Agua.
 Carpeta o Tablet.
Centro de eventos
Atril:
El atril es utilizado para que el maestro de ceremonia tenga un puesto definido en el auditorio. Su
finalidad es servir como soporte para las guías o protocolo, dándole más seguridad al maestro de
ceremonia frente al público.
-
 Guion o protocolo:
 En el protocolo va cada uno de los puntos a tratar en la actividad, con un

orden establecido para cada evento.
 Maestro de ceremonia (presentador):
 Es el Conductor de Actos, que tiene un grado importantísimo de responsabilidad en los

eventos protocolares
 y de índole artístico, político, académico, militar o social, entre otros.
 El éxito o el fracaso, los cambios y adaptaciones de un acto o ceremonia, dependen en

gran medida, de la
 destreza de este personaje.
Características fundamentales del perfil.
• Visión del acto: Conocimiento en detalle de la programación de la ceremonia.
• Ubicación en el escenario: Descripción gráfica del montaje y la ubicación de las

personalidades, materiales, adornos y equipos que formen parte.
• Autoridad del acto: Personalidades que intervienen en el acto, así como el orden en
que se instala
 la presidencia del acto y su respectiva precedencia.

Centro de eventos
Saber:
 Quiénes intervienen: Las personalidades que estén pautadas para los discursos e
intervenciones.
 Quién Entrega: Las personalidades que de una u otra forma sean las que impongan
alguna
 condecoración, entreguen un reconocimiento o distinción.
 Quién Recibe: Personalidades que sean homenajeadas o reconocidas en el evento.
En tal sentido se describe el perfil del Maestro de Ceremonias el cual debe

contener lo siguiente:
 • Alto nivel cultural; que goce de cultura general, desarrollando conocimientos del tema
en que se
 desarrolla como Maestro de Ceremonia.
 • Experiencia en manejo de grupos, guardando la tolerancia y respeto y haciéndola

ejercer por el
 público presente.
 • Expresión verbal y elocuente, donde maneje incluso términos en otros idiomas.
 • Proactivo, equilibrado en las emociones, con dominio en la creatividad, capaz de

adaptar el guion en
 situaciones repentinas.
 • Puntual, en todo momento, como una regla de oro para lograr la perfección del
evento y el agrado
 del público y los organizadores.
 • Discreto, reservado y responsable, con condiciones éticas.
Centro de eventos
 • Minucioso en los detalles, tanto en la presentación personal, como en el escenario
del evento.
 • Con alto grado de motivación y socialización. Educado, cortés, respetuoso de las

ideas y con
 vocación de servicio, donde haga propio el trabajo que en común es de todos.
 • Se supone, que, dentro de esas condiciones, debe observar las técnicas adecuadas
del orador
 eficaz, manejando el tono, la frecuencia y el lenguaje corporal.
Habladores para ubicación del público:
 Es necesario en algunas ocasiones poner habladores en el respaldo de las sillas con los nombres de los
docentes, invitados y demás audiencia, para mantener el orden de ubicación en el recinto.
Souvenir:
 Obsequios que llevan la marca institucional, se puede emplear vasos, lapiceros, agendas, mochilas,
entre otros. Se entregan a los invitados como gesto de agradecimiento por su asistencia al evento y para
que tengan un recuerdo de la universidad.
Estación de agua y café:
 Por lo general los eventos formales son los que requieren de la estación de agua y café esta se ubicada a
un lado de la entrada del recinto para que sea visible ante los asistentes.
Logística:
 El día del evento se cuenta con un apoyo logístico. A cada persona se le asigna un punto estratégico,
para mantener el orden de la actividad.
 El apoyo fotográfico debe ser organizado, y el fotógrafo debe estar ubicado en lugar estratégico donde
sea un tropiezo visual para los asistentes al evento.
Invitaciones:
 Si es acto de reconocimiento o condecoración se organiza horarios con la persona que se le rendirá

homenaje.
 Se debe tener en cuenta el número de invitados para darles una ubicación adecuada en el lugar de
evento.
Centro de eventos
Sillas reservadas:
 Existen eventos en los cuales se deben disponer sillas con una ubicación especial dentro del recinto,
destinadas a personalidades eclesiásticas, civiles, militares, e invitados especiales de los cuales estarán
previamente señalizados con los habladores.
Etiqueta:
Son eventos especiales que requieren una etiqueta exclusiva y una organización previa y detallada. Se
debe tener en cuenta:
 Desayunos y almuerzos:
en estos actos se debe tener en cuenta la lista de invitados para adecuar el lugar en el cual se realizará el
evento, es necesario definir correctamente el menú que se ofrecerá. Es recomendable ubicar a los
presentes por precedencia, los invitados especiales y las autoridades académicas siempre deben ir en los
primeros puestos. Si el almuerzo o desayuno exige una forma de protocolo estricta es importante saber si
los invitados o personalidades que asisten al evento, tienen una dieta especial o si por alguna razón existen
alimentos de los cuales no puede consumir por motivos de salud o creencia, en este caso se deben
emplear habladores indicando la ubicación exacta de cada uno de estos asistentes.
Cenas:
el acto debe tener una duración máxima de tres (3) horas, por tal razón es recomendable que se inicie el
evento a las siete (7) de la noche, es importante definir si la cena es estilo bufete o mesa servida. La
ubicación de los invitados se debe hacer por precedencia, en algunos casos es necesario que la mesa
principal este marcada con habladores.
Cocteles:
este tipo de actos tienen una duración máxima de dos (2) horas, por lo general en estos casos se reúne un
grupo de personas a celebrar un acontecimiento importante y brindar con alguna clase de licor. De ser
necesario se puede ubicar un atril dentro del recinto para las personas que quieran compartir unas palabras
al público en general, del mismo modo se pueden emplear algunas sillas y mesas vestidas para las
personas que requieran estar sentadas por motivos de salud o edad, aunque no se hace obligatorio el uso
de las mismas, estos eventos no exigen orden del día como tampoco la presencia de los símbolos patrios
ni entonación de himnos.
Actos no Formales:
Son actos no formales, los cuales en su mayoría son de carácter social, deportivo y cultural (algunos de
estos se presentan como formales) que se realizan dentro y fuera del campus universitario y que vinculan a
los programas académicos pertenecientes a la Universidad de Pamplona, para el desarrollo de estos
Centro de eventos
eventos no se hace necesaria la presencia institucional o del cuerpo directivo, tampoco es obligatoria la
entonación de los himnos, ni la utilización de banderas.
Sociales:
Los eventos sociales están diseñados específicamente para que los invitados se relacionen entre sí, por
eso es importante crear un espacio donde se pueda interactuar de forma agradable.  Deportivos: Los
eventos deportivos son actividades que generan un gran interés en todas las sociedades fomentando de
esa manera el deporte en niños y jóvenes, por eso se debe realizar un evento no formal pero que se
presente de manera organizada y llamativa para los asistentes.
Culturales:
Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos
que permiten un conocimiento, comprensión, y fortalecimiento de la identidad cultural de individuos y
comunidades.
Académicos:
Estos actos se clasifican en.
 Simposium: Evento en donde expertos analizan un tema desde diferentes puntos de vista, por medio de
charlas, exposiciones o discursos en un auditorio, con el objetivo de presentar una información completa
del tema, culminado con una síntesis de todo lo que se habló.
 Congreso: Es una reunión orientada a la difusión o intercambio de conocimientos. En este espacio

asisten invitados especiales de otros países para el intercambio de experiencias y opiniones, la
deliberación de estudios o investigaciones, la toma de decisiones o la resolución de problemas de algún
proceso. Se emplean técnicas como: conferencias, talleres de trabajos, mesas redondas, etc.
 Taller: Es una actividad en donde el instructor trasmite información por medio de asesorías y otro tipo de
técnicas, la cual debe estar relacionada con el interés de los asistentes, para obtener como resultados un
aprendizaje más dinámico.
 Seminario: Tiene como objetivo llevar a cabo un estudio profundo de determinadas cuestiones o asuntos,
cuyo tratamiento y desarrollo se ve favorecido cuando se permite una interactividad importante entre los
especialistas y los participantes.
Se clasifican como actos no formales:
 Presentaciones de arte.
 Actos deportivos dentro y fuera de la institución.
 Eventos organizados por el departamento a la permanencia y graduación y bienestar universitario.

Fechas conmemorativas de carácter general.
Centro de eventos
DE LA PRECEDENCIA:
La precedencia es el orden de ubicación, tratamiento de los directivos, administrativos e invitados

especiales, en actos solemnes e interinstitucionales formales. La importancia de la precedencia, es porque
da un orden en la mesa principal, determina el orden de saludo y exalta a los personajes con mayor
trascendencia.
Precedencia en actos académicos En los actos solo de interés académico e institucional, sin invitados
especiales, se sigue el siguiente orden jerárquico en la mesa principal: Directivas académicas,
administrativas y financieras:
• Rector
• Secretario General
• Vicerrector académico
• Vicerrector de Investigaciones
• Vicerrector Administrativo y Financiero
• Vicerrector de interacción social
Decanos:
El centro de la mesa principal la ocupará el Señor Rector, su lado izquierdo el Secretario General y al lado
de estos dos dignatarios, se ubicarán los directivos y decanos. En ocasiones y dependiendo las
circunstancias específicas del acto, se pueden ubicar también, en la mesa principal, los representantes de
Docentes y de estudiantes del Consejo Directivo, quienes ocuparán los dos últimos puestos, al lado
izquierdo de la Rectoría.
Grados:
En la mesa principal se utiliza la misma precedencia. La ubicación de los graduandos va en las primeras
filas del auditorio, dependiendo la estructura del lugar los coordinadores y docentes se ubican a un lado o
detrás de los graduandos seguidos por los acompañantes de los graduandos.
Precedencia de invitados especiales
En la mesa principal, se ubica el rector en el centro, a su lado izquierdo el secretario general y a su lado
derecho el invitado especial. Si es más de un invitado, se ubica uno al lado izquierdo y el otro a la derecha,
seguidamente los directivos y decanos en el orden de precedencia académica. Si la Universidad es visitada
por el Presidente de la República, el Presidente de otro país o por un miembro del cuerpo diplomático será
el Presidente del Consejo Directivo o el Rector quienes definirán si ceden el lugar de honor (centro de la
mesa); en caso contrario, se ubicarán a la derecha, en consulta con los responsables del Protocolo oficial
del Estado o del protocolo diplomático.
Centro de eventos
Precedencia sin el rector
En caso de que el Rector no asista a un acto formal, toma su puesto la persona asignada por él mismo o el
secretario General.
Planeación:
Las personas interesadas en realizar un evento, deben enviar la solicitud de apoyo al correo del centro de
eventos con el formato establecido o acercarse a la oficina de eventos y protocolo, para que en conjunto se
llegue a un acuerdo conforme a la naturaleza del acto.
Organización:
se realiza con anticipación, primero se define el objetivo del acto, con qué medios se cuenta, que recursos
se necesitan, audiencia prevista (asistentes, público en general), se define la fecha y demás
requerimientos. El evento debe ser promocionado en medios, como redes sociales, página de la
universidad o formatos impresos que sirvan de emisor para llegar al público objetivo.
Ejecución:
el día del evento, se desarrolla todo lo planeado. Se contará con el apoyo logístico para coordinar y
acompañar el desenvolvimiento de la actividad, por si se presentan inconvenientes de última hora y un
cubrimiento periodístico a cargo de la oficina de prensa.
Evaluación:
se analizan los resultados obtenidos en el acto que se ejecutó y evaluó teniendo en cuenta sus
características positivas y/o negativas para evitar tener los mismos errores en los eventos siguientes
ETAPAS PARA LA REALIZACION DE UN ACTO CON EL CENTRO DE EVENTOS.
La ejecución de un acto se divide en dos etapas. Primera etapa: Responsabilidad del solicitante. Segunda
etapa: Responsabilidad del Centro de Eventos.
Responsabilidad del Solicitante:
1. Hacer contacto con las personas invitadas a su evento.
2. Reservar el espacio en el que se va a ejecutar el acto.
3. Consultar y tener claro el número de invitados o una aproximación de ellos.
4. Asignación de rubros
Centro de eventos
Responsabilidad del Centro de Eventos.
 Organización protocolaria del espacio en el cual se ejecutará el evento.
 Himnos
 Banderas
 Orden de intervenciones
 Organización de la mesa principal
 Ubicación del atril
 Guion- protocolo
 Maestro de ceremonia
 Habladores de ubicación del publico
 Logística 2. A petición anticipada del solicitante se realiza la imagen corporativa del evento o el
programa de la Universidad que lo requiera
Centro de eventos
BIBLIOGRAFIA
http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.pdf
Centro de eventos
Centro de eventos
Centro de eventos

Manual de Dirección Eventos Deportivos y Protocolo

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MANUAL DE DIRECIÓN

Un manual es un instrumento de auxilio o de publicidad para las empresas porque

Toda empresa desarrolla grandes programas los cuales deben estar

¿COMO FUNCIONA CENTRO DE EVENTOS?

Celebración de carácter simple de un acontecimiento interno importante para la

a) Actos solemnes: Son aquellos que se celebra periódicamente, de acuerdo a

un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación.

puedan brindar otras unidades de la Institución.

Guía de Protocolo y Organización de Eventos

Elaborado por la Oficina de Comunicación Institucional

Estos actos son los que se nombran a continuación:

• Inauguración de obras de alcance Institucional.

La organización es responsabilidad del Gabinete de Presidencia, la que contará

Departamento de Comunicación y Prensa, en lo relativo a su coordinación y

serán suscritas por el Presidente y el Consejo de Administración de la Institución.

Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito

de crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:

• Firma de convenios o acuerdos.

Acto o ceremonia de carácter oficial que se realiza con determinados formalismos

Se clasifican como ceremonias solemnes:

Se clasifican como ceremonias solemnes:

 posesión de autoridades académicas y administrativas.

• Se realizan para sus públicos.

• Hay vínculos emocionales.

• No existe intercambio económico.

• En ellos hay protagonistas, no intérpretes.

Ceremonial: Conjunto de reglas para determinados actos solemnes

Ceremonial Institucional: Algunas de las formalidades que deben observarse en

Ceremonial de Estado: Es el conjunto de reglas y procedimientos operativos de

que establecen un marco ordenador de las reuniones formales entre los

• Firma de convenios o acuerdos.

Su organización es de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada con

consolidación de estos lazos, con la colaboración del Gabinete de Presidencia.

cursadas por las máximas autoridades de las entidades.

c) Actos académicos: Comprenden las ceremonias de:

• Entrega de títulos, diplomas o certificados.

• Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (Seminarios,

La organización y coordinación de los actos académicos, son de responsabilidad

la iniciativa, con la colaboración del Gabinete de Presidencia, la Dirección de

Unidad de Educación Médica. Las invitaciones a este tipo de ceremonias serán

Aspectos que requieren un acto institucional académico.

• Tener en cuenta las normas protocolares.

• Contar con servicio de traducción.

• Establecer cabinas de traducción simultánea.

• Otorgar espacio a los medios de comunicación especificados.

Se clasifican como Actos Formales:

Protocolo para eventos formales:

autoridades nacionales o extranjeras.

Tienen relación con conmemoraciones celebradas por organismos estatales,

instituciones no gubernamentales o empresas privadas.

Deben ajustarse a reglas protocolares establecidas por decreto de los gobiernos

Normas que rigen para la representación protocolar

• Ningún funcionario o personalidad pública invitada, podrá hacerse representar en

ceremonias y recepciones a las que asista el Presidente de la República.

• El funcionario que represente al Presidente de la República en un acto, recepción

será considerado como el de más alta jerarquía entre los presentes.

Eventos que requieren la presencia de un alto funcionario o representantes

Consisten en promocionar y dar a conocer al público los productos y servicios. A

exposiciones, la empresa tiene posibilidad de dar a conocer productos y servicios

Detalles a tener en cuenta

Lo óptimo es contar con un profesional que se ocupe de ambas instancias, se

que tenga en cuenta:

• El uso del color en la gráfica y señalización.

Actividades que se cumplen dentro de un Stand.