Fecha:

noviembre del
REGIONAL SANTANDER 2005

CURSO VIRTUAL Código: AC 1 -01

Versión 1
MODULO DE FORMACION
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RECOPILACION DE EVIDENCIAS –
DOCUMENTACION DE OBSERVACIONES

La información apropiada debe ser recopilada, analizada,

interpretada y documentada para ser utilizada como
evidencia de la auditoria en un proceso de verificación y
evaluación para determinar si los criterios de la auditoría
se están cumpliendo.

La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de

calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a
resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra
los mismos criterios de auditoría.

La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas,

revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones.

La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por

medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes,
como observaciones, registros y resultados de medidas existentes.
Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como
tales.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y

los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de
muestreo y medición efectivos.

La recolección de evidencias se hará basada en la norma de referencia. Las

actividades mínimas son:
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RECOPILACION DE EVIDENCIAS –
DOCUMENTACION DE OBSERVACIONES

- Comprobar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de la Calidad

y en los procedimientos a través de evidencia objetiva y conforme al plan
de auditoría.
- Registrar las no conformidades
- Utilizar lenguaje simple
- Informar al auditado sobre las no conformidades para asegurar su
entendimiento, así como de los puntos positivos encontrados.

Recolección de la Información
a. Cómo seleccionar evidencias

Fuentes de Información

Recolección Mediante muestreo INFORMACION

Verificación
EVIDENCIA
0

Evaluación Vrs. Criterios

HALLAZGO

Revisión
CONCLUSION
DE AUDITORIA
1
2
3 DOCUMENTACIÓN DE OBSERVACIONES
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RECOPILACION DE EVIDENCIAS –
DOCUMENTACION DE OBSERVACIONES

Se consideran observaciones todos aquellos hallazgos que evidencian puntos

débiles y comentarios generales efectuados durante la evaluación, y que
deberían ser considerados por el solicitante para el mejoramiento de sus
procesos o para prevenir potenciales no conformidades. Aspectos positivos o
notables relacionados a los requisitos, detectados por el equipo evaluador,
también se consideran observaciones.

Una observación es una evidencia objetiva

hallada por el auditor líder, que en sí misma no
justifica ser registrada como una no conformidad,
pero que debe ser investigada. Una Observación
no detiene el proceso de certificación. Sin
embargo, si se contesta, el auditor revisará la
respuesta del auditado y confirmará sus
comentarios.

Documentar los resultados de la auditoría es tan importante como la auditoría

misma. Es necesario contar con la capacidad de comunicar lo que se observó y
las conclusiones en forma clara, precisa y constructiva, en vez de punitiva u
ofensiva.

Los informes de auditoría contendrán lo siguiente :

 Observaciones : Situaciones comunes y corrientes que so elogios a

procesos que en especial funcionan muy bien o procesos que quizá exijan
mayor investigación. Las observaciones no indican desviaciones o
incumplimientos.
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RECOPILACION DE EVIDENCIAS –
DOCUMENTACION DE OBSERVACIONES

 Hallazgos menores : Desviación o falla en el cumplimiento de las

especificaciones que pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Quizá
se trata sólo de un desliz aislado en un procedimiento. Los hallazgos
menores también se describen como aspectos de mejoramiento continuo.

 Hallazgos mayores : Falla en el cumplimiento de las especificaciones que

pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Ausencia de un
procedimiento indispensable. Ruptura total del proceso o procedimiento. Los
hallazgos mayores también se describen como aspectos varados. Muchos
hallazgos menores en la misma área podrían considerarse un aspecto
varado. Un número muy significativo de hallazgos menores en los resultados
de una auditoría se consideraría un hallazgo mayor.

0 Actividades en la Documentación de Observaciones

- El equipo evaluador puede levantar observaciones contra requisitos de

acreditación que la organización modificará o agregará en el futuro,
siempre que el solicitante esté informado previamente de éstos cambios.

- El solicitante no tiene la obligación de incluir las observaciones en el

plan de acciones correctivas que presenta a la Organización. El grupo
auditor no podrá tomar decisiones basado en observaciones del equipo
evaluador.

- Durante las evaluaciones de seguimiento el equipo evaluador debería

tomar en cuenta las observaciones realizadas en evaluaciones previas,
con el fin de verificar que no se hayan convertido en no conformidades.
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DOCUMENTACION DE OBSERVACIONES

- Si los requisitos de acreditación han sido modificados o ampliados por

la Organización y el solicitante no ha tomado acciones al respecto, las
observaciones previas podrían ser registradas como no conformidades.