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APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE
PLANILLA EXCEL NIVEL AVANZADO
OBJETIVO GENERAL:
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 1
CONTENIDOS
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 2
UNIDAD 1
FUNCIONES Y FÓRMULAS
La estructura de una fórmula puede ser muy sencilla o compleja según el cálculo que
se desea realizar. Ésta contiene componentes comunes llamados “Variables” y
“Operadores”.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 3
REFERENCIAS
Excel permite utilizar las referencias de dos formas, la relativa y absoluta, dándole la
versatilidad necesaria para realizar automatizaciones de cálculo.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 4
En coloquial, cuando se entrega una dirección de una calle existen dos alternativas, se
puede indicar la dirección exacta de la dirección (calle A con cruce calle B), o se puede
indicar cuantas calles se debe avanzar (hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo) para
llegar desde la posición de origen hasta la de destino. En el primer caso, se habla de
una Referencia Absoluta, mientras que en el segundo caso se refiere de a una
Referencia Relativa.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 5
Observe la siguiente situación e identifique la respuesta que considera correcta.
Situación:
Si la Referencia Absoluta del trayecto que debe hacer es San Francisco con calle Bio-
Bio, su Referencia Relativa es (guíese por el mapa):
__Para llegar, Javiera debe caminar 9 cuadras hacia el oriente y 4 hacia el sur.
__Para llegar, Javiera debe caminar 9 cuadras hacia el sur y 4 hacia el oriente.
__Para llegar, Javiera debe caminar 11 cuadras hacia el oriente y 5 hacia el sur.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 6
En el siguiente ejemplo podemos observar cómo se utilizan y se definen las
referencias, usando simplemente las coordenadas para definirla.
CONSIDERACIONES ADICIONALES
Si solo aplicamos el signo $ a una sola coordenada, esa queda anclada y la otra se
desplaza si se aplica en otro lugar.
Una forma rápida de cambiar el tipo de referencia es presionar la tecla F4, cuando se
tiene pulsada la coordenada dentro de la fórmula; esta cambiará a una referencia
absoluta y si se presiona nuevamente cambia a mixta y después a relativa. En algunas
versiones de Excel se debe presionar mayus+F4, (corrobore cuál funciona
efectivamente en su versión de Excel).
NOMBRES
No solo las celdas pueden ser renombradas, sino, incluso los rangos de celdas. Para
aplicar un nombre a una celda o rango de celda, solo se debe seleccionar lo deseado y
utilizar el cuadro de nombres, donde se debe reescribir la referencia por un nombre
propio.
Así, para nombrar una celda, se realizan las siguientes acciones: Se selecciona esta y se
edita la coordenada que se muestra en el cuadro de nombre, colocando el de nuestra
elección.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 7
BONO
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 8
Luego, este nombre de referencia se puede utilizar normalmente. Por ejemplo, en la
función suma se utiliza la referencia de nombre Lista de esta forma =SUMA(Lista), y se
enlazará al rango de datos.
Mientras que en otro ejemplo, en una fórmula podemos utilizar la palabra Bono de
esta manera =45+Bono.
En la pestaña fórmulas podemos ver las opciones de nombre definidos, que contiene
los botones para la creación y utilización de los nombres.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 9
1.2 ANIDACIÓN DE FUNCIONES
Podemos reconocer claramente como tanto el valor 100 como el valor contenido en la
celda A2, son argumentos para iniciar el cálculo; entregando finalmente, un nuevo
valor en la celda.
En muchas ocasiones, será útil tomar el valor resultante de una fórmula o función,
para ser utilizado en un posterior cálculo. La manera más sencilla es referenciando la
celda donde se ubica el primer cálculo, dentro de la fórmula o función.
Sin embargo, esta práctica podría comprender terminar con una planilla de cálculo
repleta de cálculos intermedios, lo que sería confuso de leer o analizar para un tercero.
Para evitar esto, Excel permite anidar una fórmula dentro de otra.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 10
ANIDACIÓN EN FÓRMULAS
Suponiendo que poseemos una lista de datos (en este caso, el número de consultas
diarias por un producto) de la que deseamos saber la cantidad de días, usando la
función contar =CONTAR(A2:A9), luego, la suma de las consultas
=A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9. Finalmente, obtenemos el promedio al dividir ambos
resultados =C5/C2.
Pero, esta operación podría realizarse en una sola celda combinando las funciones y
fórmulas, de variadas formas:
Tal como se observa, una fórmula o función puede ser colocada en un argumento, y en
ese caso no es necesario agregar el signo =, ya que Excel comprende que los
argumentos son parte de un cálculo matemático.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 11
Si en alguno de los cálculos, se debiese aumentar la prioridad de cálculo, se debe
utilizar paréntesis para encapsularlos, todo lo que esté dentro de un paréntesis se
comenzará a ejecutar según la prioridad anterior hasta finalizar y entregar un valor,
que reemplazará a todo el contenido que había en paréntesis, para continuar la
resolución del resto de la fórmula según su prioridad de operación.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 12
Observe los siguientes operadores y Ordénelos de acuerdo con su prioridad al
momento de ejecutar una fórmula.
__ 5 - 1 - 2 - 4 - 3
__ 3 - 5 - 1 - 2 - 4
__ 3 - 5 - 2 - 4 - 1
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 13
ANIDACIÓN EN FUNCIONES
Para usar una función dentro de una fórmula o función, solo se debe invocar su
nombre y colocar los parámetros de forma normal (No es necesario volver a insertar el
signo = antes de su nombre).
Sin embargo, se debe destacar que las funciones interiores funcionan bien, pero la
exterior entrega un error.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 14
1.3 TIPO DE FUNCIONES Y FÓRMULAS
Existen múltiples tipo de funciones para realizar complejos cálculos de forma fácil y
sencilla; en algunos casos, las funciones que trabajan de forma similar a una fórmula,
mientras que en otra realizan complejas operaciones.
Revisaremos el uso de las funciones más útiles y comunes, y las estrategias de cómo
ser utilizadas.
Para obtener el listado de las funciones, solo debe ingresar por medio de la pestaña
Fórmulas, al panel que muestra el listado de funciones:
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 15
Ahora, le presentamos un ejemplo de cuadro de argumentos de función Redondear:
Este cuadro cambia según la función que se elige, pero, especifica las características
particulares de cada argumento, según el formato y valores que acepta.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 16
FUNCIONES MATEMÁTICAS
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 17
SIGNO y ABS
La sintaxis en general de estas funciones implica rangos de datos donde se aplican las
funciones, o solo un par de valores; la sintaxis de cada una es la siguiente:
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 18
ALEATORIO, ALEATORIO.ENTRE
FUNCIONES DE TEXTO
Su sintaxis es:
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 19
MONEDA, DECIMAL
Esta función convierte una cifra a texto. Su sintaxis se define de la siguiente manera:
VALOR, CONCATENAR
Estas funciones manejan operaciones con texto. La sintaxis de cada una es la siguiente:
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 20
NOMPROPIO, MINUSC, MAYUSC
ESTADÍSTICAS Y FINANCIERAS
Las funciones estadísticas y financieras son uno de los grupos más complejos de
funciones y más específicos en su uso, recomendamos que revise a fondo la
información de su modelo de negocio para aplicar correctamente estas funciones, ya
que, un error de interpretación o utilización de las funciones, puede conllevar un
importante error a nivel humano, aunque la sintaxis y funcionamiento de nuestro
documento Excel sea impecable.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 21
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Este tipo de funciones permite analizar listas de valores para encontrar tendencias,
similitudes, diferencias y calcular valores de representación de grupo de valores.
FUNCIONES FINANCIERAS
Al igual que en los casos anteriores, haga clic ACÁ para acceder a este listado.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 22
INT.EFECTIVO, TASA.NOMINAL
LÓGICAS Y CONDICIONALES
Antes de continuar, explicaremos brevemente los aspectos básicos que incluyen el uso
de valores lógicos y condiciones, a través de la siguiente animación.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 23
NO, O, SI, Y
Estas funciones permiten manipular valores lógicos, para efectuar diferentes procesos
según reciban un valor VERDADERO o FALSO. Su sintaxis es:
Este grupo de funciones permite el análisis de información desde bases de datos, como
también la búsqueda y extracción de datos desde ella. Se debe recordar que una base
de datos se compone, principalmente, de una lista de conceptos que poseen múltiples
características, todas ellas tabuladas.
Al utilizar una base de datos en Excel, se recomienda que ocupe una propia hoja del
libro de Excel, para así facilitar su revisión y utilización. Una base de datos se organiza
colocando cada concepto en cada una de sus filas, separando en cada columna, alguna
de sus características.
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FUNCIONES DE BASE DE DATOS
La lista muestra las funciones que pueden ser aplicadas a una base de datos, las que en
general, se utilizan para analizar la dispersión de los datos, realizar operaciones
aritméticas y contar las entradas en ellas.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 25
DIRECCIÓN, COLUMNA, FILA
HIPERVÍNCULO
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 26
MANEJO DE INFORMACIÓN Y ERRORES
Los tipos de errores y sus causas serán analizados los posteriores capítulos del curso.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 27
Comenzamos este resumen, con el siguiente video. Espere a que se cargue, para poder
apreciar sus contenidos.
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UNIDAD 1: Funciones y Fórmulas 28
UNIDAD 2
Diferentes objetos pueden ser insertados en una planilla de cálculo Excel, como
gráficos, imágenes, formas y diagramas SmartArt. Cada uno de ellos es utilizado para
complementar y enfatizar diferentes tipos de información.
Básicamente, los elementos gráficos SmartArt y las formas están diseñados para texto,
los gráficos están diseñados para números y las imágenes para ser un refuerzo visual
de un concepto o idea.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 29
de Archivos Excel
ESTRATEGIA DE USO DE ILUSTRACIONES (SMARTART, FORMAS, ETC)
Las formas son una colección de figuras geométricas desde las líneas, cuadrados y
círculos, hasta algunas muy complejas como estrellas, globos de texto o flechas.
Estas formas tienen como finalidad permitir entregar información como texto o datos
de manera enfática, mostrando en algunas ocasiones la relación entre diferentes
conceptos.
1) Seleccionando la forma,
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 30
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Adicionalmente, las formas pueden ser conectadas a través de líneas o conectores,
estos pueden tener en sus puntas flechas para indicar la orientación de las relaciones
entre las figuras.
De idéntica manera, estas líneas pueden ser editadas en color y estilo. Simplemente
debe seleccionar una de las líneas, flechas o conectores del menú de Formas, según se
observa en la imagen:
Para luego poner el cursor por alguno de los bordes de la primera forma.
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Y finalmente, llevar el otro extremo de la flecha, en este caso, hasta la otra forma,
donde se verán en cada una de ella, puntos de conexión.
De esta manera si se mueve alguna de las formas la conexión se mantiene. Resulta ser
una opción muy útil en la construcción de diagramas de flujo u organigramas, por
ejemplo.
Sin embargo, una de las funciones más destacables del uso de formas es que éstas
permiten mostrar de manera automática y dinámica, el contenido de una celda.
De este modo, cualquier cambio de valor que ocurra en la celda, la forma lo capturará
y lo mostrará de manera enfática. Tan solo hay que seleccionar la forma y escribir, en
la barra de fórmulas, la referencia que deseamos colocar.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 32
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Los objetos SmartArt, son versiones complejas de formas, que proporcionan la ayuda
visual necesaria para entregar la información de que tipo de relación existe entre dos o
más elementos. Existen variados modelos que pueden mostrar relaciones de
jerarquizar, procesos, ciclos, entre otros.
Para un adecuado uso se debe considerar claramente qué tipo de relación tienen los
datos que se desean representar.
Para insertar y usar un Objeto Smart Art solamente se debe presionar en su opción
dentro del menú insertar, y elegir el adecuado de la lista que se presenta en el cuadro,
como puede ver en la imagen:
Luego de elegirlo y aceptar, la figura se mostrará en la planilla. Para definir el texto que
usará simplemente se puede escribir sobre la palabra texto, o presionar la flecha que
abre el panel de texto.
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En este panel se puede agregar el texto necesario, además según el modelo utilizado,
se puede organizar la información utilizando la tecla “Tab”.
Es importante recalcar que según el tipo de SmartArt, éste tendrá diferentes espacios
disponibles para ingresar texto, por lo que hay que considerar su extensión a la hora
de definir su contenido, recomendamos ser lo más preciso y conciso con la
información a redactar.
Las figuras SmartArt, no están capacitadas para contener una referencia a una celda.
Sin embargo existe un truco para lograr esto. Luego de señalado el modelo, de realizar
los cambios estéticos y la ilustración SmartArt está lista para ser completada con la
información , se busca la opción “Convertir en formas” del menú Diseño de SmartArt.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 34
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¿QUÉ MODELO SMARTART USAR?
Los modelos que utilizan flechas, implica que los conceptos presentan un flujo o
dirección, como si fuesen parte de un proceso, mientras que los que poseen
conectores sin flecha, solo muestran que están ligados, adicionalmente los concepto
que no estén conectados, muestran simplemente que esos conceptos pueden ser
agrupados juntos bajo la misma categoría.
Cada colección de modelos, posee un conjunto particular de formas que poseen sus
propias características.
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En las siguientes tablas podemos observar su utilidad específica. Acá se señala como
texto de “nivel1” a la información que no recibe una tabulación, si recibe tabulación,
se convierte en Nivel2 y así sucesivamente.
Listas
Procesos
Ciclos
Jerarquía
Relación
Matriz y Pirámide
Imágenes
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ESTRATEGIAS DE USOS DE GRÁFICOS
Siempre que desee: comparar valores en diferentes estados, ver la razón de cambio de
un valor a través de un proceso, obtener la tendencia de cambio de mediciones,
observar como cambiaría una tendencia al realizar una hipótesis o, simplemente,
obtener un resumen visual de una colección de datos, le recomendamos utilizar
gráficos.
CONSEJOS DE USO
En primera instancia, un gráfico debe tener bien construidos sus ejes, para que los
datos insertos sean claros, por esto se sugiere que en el eje Y se ubiquen los valores de
las variables, mientras en el eje X, el nombre de la categoría, proceso o tiempo al que
poseen. Siempre intentando que la escala sea representativa del énfasis que se le
desea dar al gráfico.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 37
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La correcta utilización y elección de un gráfico depende de la correcta identificación de
los tipos de datos que se poseen.
Los datos estáticos: Datos que demuestran una cualidad que no varía a través de un
proceso o tiempo. El dato es descriptivo de una cualidad o entrega el estado de una
medición en un solo intervalo de tiempo. Se suelen utilizar gráficos de columnas,
barras, circular, entre otros.
Los datos dinámicos: Estos son colecciones de datos del mismo tipo, pero
seleccionados en diferentes momentos de un proceso o tiempo, marcan la evolución
de una cualidad, siempre presentan más de una medición. Se suelen usar gráficos
lineales o de dispersión.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 38
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Entendiendo esta diferencia podemos aplicar nuestros datos de mejor manera según
el tipo de gráfico:
Este es uno de los tipos de gráfico más común utilizado en Excel, se utiliza para
comparar magnitudes de valores por medio de la altura de columnas, cada columna
representa una categoría o estado, que generalmente no puede ser ordenada como un
proceso o de forma temporal.
Por ejemplo, si un gráfico tiene como nombre “Índice de Seguridad Ciudadana” sería
inadecuado usar el gráfico de barras para indicar la cantidad de delitos mensuales, ya
que, el mes con menor tamaño, indicaría el mes con mayor seguridad ciudadana.
Por lo tanto, para mejorar el énfasis de los datos, se debe replantear la forma de
mostrar los datos, ya sea, cambiando su enunciado o generando indicadores que
muestren el impacto positivo en los máximos números posibles.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 39
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Si estas varias magnitudes pueden ser sumadas para obtener un total del estado o
categoría, se recomienda utilizar un gráfico de columnas apiladas; lo que permite ver la
contribución de cada una.
Una versión particular de este es el gráfico de columna apilado porcentual, que pone la
magnitud total como el 100% indicando el % de aporte de cada una por separada.
Este último gráfico solo se recomienda si las magnitudes poseen números similares,
para que así el valor de 100% de cada estado o categoría, sea representativo como
muestra, para dar validez a las diferencias.
GRÁFICO DE BARRAS
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En él hay versiones agrupadas y apiladas porcentuales.
GRÁFICO DE LÍNEAS
Este se debe utilizar cuando tenemos un tipo de dato que evoluciona a través de un
proceso continuo o temporal, por lo que se puede obtener su tendencia de cambio;
pudiendo así realizar análisis y extrapolaciones, si se cumplen las condiciones
adecuadas. En general, el proceso ocurre en hitos o categorías, creando una
distribución uniforme.
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GRÁFICO DE ÁREA
Similar al de líneas, pero útil para graficar más de un tipo de dato que pueda ser
sumado, o que uno contenga al otro, para mostrar así la contribución de este en el
proceso o tiempo.
GRÁFICO DE DISPERSIÓN
En este punto, toman doble importancia las opciones para agregar una línea de
tendencia y su interpretación. Una línea de tendencia es una línea que describe la
trayectoria que dibujan los datos dentro del gráfico; su finalidad es poder predecir
datos que posean las mismas características, como, por ejemplo, datos futuros en una
medición.
Para agregar una línea de tendencia, simplemente, se debe seleccionar los datos
dentro del gráfico que se desean analizar. Y con el botón secundario del mouse buscar
y elegir la opción “agregar línea de tendencia”.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 42
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Luego de eso se abrirá un cuadro con las opciones y tipos de líneas de tendencia, ya
que, no todas son similares.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 43
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Para más información sobre los tipos de tendencias, le recomendamos interiorizar
sobre los conceptos matemáticos referidos a “la ecuación de la recta”. Pero, a grandes
rasgos, existen tres categorías de tendencias:
Las curvas, como la exponencial, logarítmica o potencial, donde se ve que los datos
aumentan o disminuyen con diferencia a través de la recta, es decir, cambian más
rápido o más lento al comienzo, mientras que luego el cambio es menor o mayor.
Las múltiples, como la polinómica y de media móvil, donde los datos muestran un
movimiento en zigzag, aumentando y disminuyendo después (viceversa).
Las recomendaciones al usar una línea de tendencia es extrapolar al menos una unidad
hacia delante y atrás, y presentar el valor de R cuadrado en el gráfico para análisis.
En cuanto a los datos a utilizar para realizar un análisis de tendencia, se espera poder
recolectar la mayor cantidad de puntos, para así disminuir los riesgos de una mala
interpretación. Además, se suele eliminar los puntos más dispares a la tendencia, al
mostrar una diferencia significativa en el índice R2, si estos están presentes.
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GRÁFICO CIRCULAR
Una forma muy sencilla para dar énfasis a una de las mediciones es separar del grupo
al segmento elegido con solo arrastrarlo con el mouse.
GRÁFICO DE ANILLO
Este gráfico funciona de forma similar al circular, pero, permite comparar las
distribuciones en dos estados diferentes, para observar el cambio en la contribución
de cada categoría al total.
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GRÁFICO DE RADIALES
Este gráfico permite comparar las cualidades de varios conceptos, siempre indicando
valores positivos, mostrando un área de alcance, pudiendo así estimar cuál de los
conceptos es el más completo por el tamaño de la superficie que abarca.
GRÁFICO DE COTIZACIONES
Estos funcionan de forma similar a los de columnas, pero son específicos para graficar
variaciones de cotizaciones, pudiendo mostrar los valores de apertura, cierre, mínimo,
máximo y volumen.
GRÁFICO DE BURBUJAS
Este gráfico funciona de forma similar al de dispersión, pero, permite además agregar
un nuevo indicador positivo en la posición de cada punto, en forma de esfera.
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ESTRATEGIA DE USOS DE VISTAS PERSONALIZADAS DE PLANILLAS DE CÁLCULO
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 47
de Archivos Excel
Se abrirá el cuadro de “Agregar vista”, donde puede definir un nombre particular para
la vista y qué aspectos quiere que se incluyan en esta configuración; luego, solo se
debe presionar “Aceptar”.
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2.2 PRESENTACIÓN DE ARCHIVOS
Muchos de estos errores pueden ser resueltos o evitados con una correcta
configuración. Adicionalmente, Excel cuenta con las herramientas necesarias para
mejorar la estética del documento para que tenga valor informativo, por medio de
Formatos Condicionales.
Existen varias formas de configurar una página en Excel y estas opciones se pueden
observar en la pestaña diseño de página, ahí hay tres grupos relevantes a la hora de
imprimir: Configurar página, Ajustar área de impresión y Opciones de la Hoja.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 49
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Configurar página
Se recomienda, en general, reducir en lo posible los márgenes para así poder unir dos
hojas de forma más fácil; del mismo modo, que utilizar una orientación horizontal
cuando exista una tabla de muchas columnas involucradas.
En tablas muy extensas, los títulos de columnas o filas pueden ser reimpresos para
facilitar la lectura de las páginas posteriores, pudiendo así mantener una coherencia
en la información, para evitar errores.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 50
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Para definir la fila o columna solo debe señalarse el rango deseado, del mismo modo,
el área de impresión.
Formato condicional
El formato condicional permite ver de forma gráfica un análisis realizado en esa celda,
destacándola del resto por sus propiedades.
Esta es una poderosa herramienta para encontrar rápidamente los datos de mayor
relevancia.
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La sección “Resaltar reglas de celdas”, permite destacar las celdas que cumplen una
condición predeterminada como: mayor que, menor que, entre un número y otro; si
es igual a otro, si contiene texto, un valor de fecha o si presenta un valor duplicado
entre otras. Destacando la celda al cambiar su color de fondo, color de fuente o borde.
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La sección “reglas superiores e inferiores”, permite seleccionar datos que sean
superior o inferior a la condición elegida, las predeterminadas permiten destacar las
celdas superiores o inferiores al promedio, o las que sean el 10% inferior o superior, o
seleccionar un número determinado de los datos superiores o inferiores.
La sección “barra de datos”, entrega una representación gráfica como relleno parcial
de una celda, de forma proporcional al valor que posee, comparándolo con el mínimo
y máximo de la lista. Observando así un relleno menor en las celdas que contengan los
valores más bajos, en contraposición a un extenso relleno en las celdas que contienen
los valores cercanos al máximo de la lista.
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La sección “Escala de colores”, realiza un análisis similar que la sección anterior, pero
se destacan las celdas en un degradé de colores, siendo los colores opuestos lo que
representan el máximo y mínimo del rango de valores elegidos.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 54
de Archivos Excel
La sección “Conjuntos de iconos”, realiza un análisis similar que la sección “barra de
datos”, pero según la cantidad de iconos seleccionada, se clasifican los valores de
mayor a menor, con un icono que representa los valores máximos, otro icono
representando a los valores medios y, finalmente, uno representando a los valores
bajos; pudiendo así observar de forma clara a qué segmento se clasifica el dato.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 55
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Revisemos como el uso del formato condicional afecta a una colección de datos, a
través de la siguiente animación.
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de Archivos Excel
Sin embargo, la última opción, nos permite realizar un análisis particular a través de
una formula, que nos entregue un valor de VERDADERO o FALSO. Como por ejemplo
la función SI, vista en la unidad pasada.
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2.3 FORMATO Y REVISIÓN DE DATOS
Excel brinda una sencilla y clara forma de funcionamiento, pero, cuando al aumentar la
cantidad de datos, y la complejidad de las fórmulas a utilizar, es común perder el
rastro y la importancia de las referencias utilizadas. Produciéndose así errores de
interpretación o, peor aún, de cálculo.
Por otra parte, actualmente, día a día, cientos de documentos Excel son entregados a
colaboradores dentro del ámbito empresarial en Chile, y es responsabilidad de cada
uno de ellos documentar adecuadamente la información y funcionamiento de un
documento, para cumplir el objetivo informativo y de trabajo de cada uno de ellos.
Existen distintos tipos de situaciones que pueden generar errores, estos pueden ser de
tres tipos, en general.
Errores de lógica: Pueden existir errores en la lógica de cálculo, por una mala
interpretación de los datos y el uso inadecuado de fórmulas o funciones.
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UNIDAD 2: Ilustraciones y Presentación 58
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Excepciones: Este tipo de errores ocurre cuando gracias al dinamismo y versatilidad de
una planilla de cálculo, se encuentra en una situación en la cual los datos entrantes
presentan una disparidad en situaciones excepcionales que generan un error. Por
ejemplo, que se ingrese un valor superior al máximo estipulado o un cero como valor
divisor en una fórmula.
Alguno de estos errores son señalados por Excel, generalmente se muestran en las
celdas con un carácter # junto al nombre del error. Además se suele destacar la celda
al parecer una muesca verde en una de sus esquinas con información respecto al error.
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Simplemente, al seleccionar una celda y presionar en “Nuevo comentario” se abre un
cuadro amarillo, en el que se muestra el nombre del autor junto a un espacio editable
donde se puede escribir.
A pesar de tener un sencillo modo de uso, rara vez los usuarios utilizan este tipo de
opciones, dificultando la revisión de los documentos por terceros, lo que deben
comenzar a deducir el funcionamiento de valores y fórmulas. Buscando cuáles son las
referencias que llaman y que objetivo tiene el cálculo a realizar.
Los comentarios, se ocultan de forma automática, marcando la celda con una muesca
roja. Si se selecciona una celda con una muesca, se ve el comentario. Las opciones
“Mostrar u ocultar comentario”, permiten variar eso; mientras que la opción
“Mostrar todos los comentarios”, despliega la totalidad de ellos.
VALIDAR DATOS
Otra forma de documentar una hoja de cálculo, es entregando información sobre qué
tipo de datos se deben ingresar en ella.
Para esto la opción “validación de datos” del menú “Revisión de datos” entrega una
óptima herramienta. Esta permite definir qué tipo de dato, ya sea texto, número,
fecha, etc. Puede ser agregada a una celda y, además, dependiendo el tipo, incluso
entre rangos, es permitido el valor.
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En la opción “Permitir” hay una lista de tipos de valores a elegir, mientras que en la
opción “Datos” se puede elegir el criterio a tener en cuenta con los datos, por
ejemplo, el mínimo o máximo.
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Finalmente, en la pestaña “mensaje de error”, se puede seleccionar el mensaje de
aviso con el que se advertirá al usuario del error cometido, al agregar en la celda un
tipo de valor equivocado.
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AUDITORÍA DE DATOS, CORRECCIÓN Y REVISIÓN COOPERATIVA
Las opciones de “rastrear precedentes” señalan con flechas desde donde provienen
los datos utilizados sobre una fórmula. Si se presiona mientras se selecciona una celda,
comienzan a aparecer estas flechas desde las celdas de origen de los datos; si se vuelve
a presionar, aparecen nuevas flechas indicando desde donde provienen los datos que
nutren a las celdas de origen y así sucesivamente, mostrando toda la ascendencia de
referencias, es decir, todas las conexiones río arriba.
La opción “mostrar fórmulas”, hace que las celdas que presentan fórmulas, las
muestren en vez del resultado de la fórmula, haciendo explícito su contenido.
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En este cuadro se observa el error y se podrá obtener ayuda sobre cómo solucionarlo,
incluso mostrando su funcionamiento paso a paso. Este cuadro funciona de una forma
homóloga a lo que realiza el corrector ortográfico de Word.
Para verificar la existencia de un error en una celda, se pueden utilizar fórmulas como
ES; esta fórmula tiene variantes que permiten detectar si existen o no diferentes tipos
de errores, regresando VERDADERO o FALSO, según corresponda.
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Estas funciones pueden ser muy útiles si se utilizan como argumento para la función SI,
ya que permitiría tomar decisiones frente a errores en la planilla.
FORMATOS DE ARCHIVO
Excel presenta una compatibilidad con un gran número de formatos de archivos, los
que en su mayoría buscan la retro compatibilidad con versiones anteriores de Excel o
de otros software de manejo de planillas de cálculo.
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En cuanto a los diferentes formatos, podemos señalar lo siguiente:
El formato XLSX, es el formato creado por defecto en las versiones 2007 en adelante.
La mayor ventaja es la reducción del espacio ocupado en disco para almacenarse, o sea
es de “menor tamaño”, a lo que se le suma una mayor robustez contra corrupciones
de archivos, permitiendo rescatar mayor cantidades de datos.
El formato XLSM, funciona de forma similar al XLSX, pero se diferencia en uno de sus
usos, ya que este archivo puede contener macros.
Esta diferencia en formato es para explicitar al usuario que este contiene ese tipo de
contenidos, ya que este al ser parte de un código de programación propio, lo que
veremos en la siguiente unidad, puede contener un virus. Para esto se recomienda que
antes de abrir este tipo de documento solicite asistencia para analizarlo con un
respectivo antivirus.
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El formato XLSB, funciona de forma similar al XLSX, pero este archivo ha sido
optimizado para almacenar gran cantidad de datos, y así evitar un mal funcionamiento
del software y que este no responda, haciendo necesario su reinicio.
La gran diferencia es que este tipo de archivo por estar optimizado para la lectura
expedita, no posee un sistema de protección contra la corrupción de datos. Se
recomienda siempre almacenar este tipo de archivos por duplicado, preservando una
copia en una fuente alternativa de almacenamiento que la original, para hacer frente a
cualquier problema.
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Comenzamos este resumen, con el siguiente video.
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UNIDAD 3
Por definición, una planilla de cálculo es en realidad una tabla de datos, su disposición
de columnas y filas; es lo que conforman en sí los componentes claves. Para ser más
claros, una tabla es una lista de registros de algún tipo, que se acumulan generando un
índice.
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Así es, como cada registro se puede ingresar en cada una de las filas de una planilla y
ordenar los campos de estos en columnas, de esta manera, se puede ir completando la
tabla de forma ordenada y sistemática.
Para trabajar con tablas de datos, existen un grupo de funciones que permite la
búsqueda y uso de los datos dentro de ella; fórmulas mencionadas anteriormente en
este curso.
Estas funciones trabajan de forma similar al seleccionar los datos, ya que requieren la
definición de criterios para hacer la búsqueda en la base de datos. Para definir los
criterios se debe preparar un rango de celdas que contenga los nombres de los campos
y bajo ella una expresión lógica, que filtre los datos; por ejemplo, un “Menor que”.
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IMPORTACIÓN DE DATOS Y ORDENACIÓN DE DATOS
En general, los registros de una base de datos, son colecciones de datos que se
agrupan de forma automática y solo son ingresados Excel con una finalidad de análisis
o para realizar un respaldo mejor ordenado.
Al importar los datos desde una fuente externa, no solo se traen los datos sino
además, se crea una conexión continúa con el origen, pudiendo realizar
sincronizaciones posteriores con ésta.
Para realizar lo anterior, desde una fuente externa se utilizan las opciones “obtener
datos externos” del menú Datos.
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Este cuadro entrega dos formas de interpretar la información obtenida desde el
archivo de texto: delimitando los campos con caracteres o tabulaciones, o bien,
separándolo según la cantidad de caracteres definiendo así un ancho fijo.
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Existen varias opciones para elegir y combinar diferentes caracteres para ser usados
como separadores; según los datos, debe elegirse el adecuado y verificar si
efectivamente separa correctamente los campos, luego al presionar siguiente.
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Acá se puede definir qué tipo de carácter cumplirá el rol de separador decimal y de
miles.
Por otro lado, si inicialmente se hubiese seleccionado la opción “De ancho fijo”, se
ingresaría a el siguiente cuadro, donde se debería definir por medio del uso del cursor
a qué cantidad de caracteres corresponde el cambio de campo; siguiendo luego con el
mismo cuadro de definición de formato que en la opción anterior (Delimitado).
Finalmente, en ambos casos, se debe elegir dónde se desean colocar los datos
importados.
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En este cuadro, si se presiona en “propiedades” se observa la posibilidad de definir
mejor la conexión con los datos existentes en el archivo de texto, para futuras
sincronizaciones.
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TABLAS DINÁMICAS: CONCEPTO, CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Para realizar un análisis de los datos en una tabla de datos, existen un centenar de
formas diferentes en Excel, la mayoría de ellas utilizando fórmulas que deben ser
definidas una a una, eligiendo referencias y rangos de los datos.
Sin embargo, si los registros de los datos crecen, las fórmulas de análisis deben ser re-
definidas nuevamente, extendiendo sus rangos y agregando nuevas referencias. Si este
crecimiento de registros es día a día, acumularemos un montón de esfuerzo, solo
intentando que las fórmulas continúen en la lógica deseada, pudiendo incluso cometer
omisiones o errores involuntarios al escribir una y otra vez cada fórmula.
Las tablas dinámicas son por definición tablas que tienen la cualidad de crecer o
disminuir, y así al utilizar como referencia a estas tablas en una fórmula, Excel sabrá
que cuando ocurran cambios, debe actualizar las fórmulas asignadas a ella.
Para crear una tabla dinámica se debe elegir la opción “Tabla dinámica” del menú
Insertar.
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UNIDAD 3: Tabla de Datos y Procedimientos 76
Luego en el cuadro “Crear Tabla dinámica”, se debe seleccionar la fuente de los datos,
que puede ser un rango de datos o estar conectado (los mismos que se importaban
desde un origen externo).
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En la esquina superior derecha se observan los campos dispuestos a ser agregados al
informe de la tabla, con solo seleccionarlas, se irán agregando a la planilla.
Si alguno de los campos no es numérico, como por ejemplo del tipo fecha o texto,
estas categorías intentarán aglutinarse, generando subtotales del resto de los campos.
Si vemos el ejemplo anterior pantalla, tanto la fecha como la marca, presentan valores
que se repiten en la tabla dinámica, al elegir los campos de esta tabla se observara lo
siguiente:
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En la esquina inferior derecha vemos la ordenación de los campos, podemos ver que
en la sección “etiquetas de fila” se ordena por fecha y luego abajo por modelo.
Podemos observar en la tabla, como los valores de fecha, generan subtotales de todos
los registros que cumplen esa condición, mientras que de forma secundaria a los que
corresponde Modelo.
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Al hacer clic en la etiqueta en la flecha de despliegue, se observa las opciones para
desplazar las etiquetas de prioridad de ordenación, además de la posibilidad de
cambiarlas desde fila hacia columna o de columna a fila. Pero la opción que más
destaca es “Configuración de Campo”.
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Pudiéndose ahí elegir el nombre del campo, el tipo de dato consolidado que entregará,
ya sea suma, cuenta, promedio, etc.
Otra forma de personalizar los resultados es con las opciones que se encuentran en
“Diseño e impresión”. Acá encontraran algunas opciones para resaltar y variar el
formato de la tabla.
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UNIDAD 3: Tabla de Datos y Procedimientos 81
En las etiquetas que corresponden a “Valores” la opción “Configuración de Campo”
varía, ya que se encuentra activa la opción “Mostrar Valores como”, que permite crear
una relación porcentual entre los valores.
En variadas ocasiones es necesario discriminar entre todos los registros de una tabla
de datos, cuáles cumplen o no cumplen una condición; para esto, se puede crear una
segmentación de datos.
Para crear una segmentación, solo debe activarse la opción “insertar Segmentación de
datos”.
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Al activarlo aparecerá un cuadro con los campos a seleccionar.
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Al elegir uno de éstos, se activa un cuadro con las especificaciones de éste.
Este cuadro posee categorías “presionables”, que varían los datos que se presentan en
la tabla dinámica. Incluso más de una puede ser presionada a la vez, pudiendo así crear
un filtro mucho más agudo.
Las opciones de segmentación están vigentes desde la versión 2010 en adelante, sin
embargo en la versión de 2007 se pueden utilizar alternativas para obtener los mismos
resultados.
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Al presionar en ella se observa el menú de filtro, el cual funciona de forma equivalente
al que se genera normalmente en una lista de datos. El funcionamiento de un filtro fue
abarcado en el nivel intermedio de este curso Excel.
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3.2 MACROS
Muchas de las tareas que se realizan diariamente en Excel requieren que se ejecuten
una lista de pasos previos para su ejecución; por ejemplo, realizar un filtro de datos,
luego calcular un índice desde esos datos, exportar el resultado a otra ubicación, etc.
En todas estas situaciones la automatización de tareas que brinda una macro en Excel
es la solución; sin embargo, la dificultad para entender los alcances y funcionamiento
de esto causa intimidación en el usuario común. Por ello, veremos en este capítulo la
forma más fácil de utilizar y entender el funcionamiento de una “Macro”.
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DEFINICIÓN DE MACRO Y OBJETIVOS
Una macro por definición es una secuencia de instrucciones escritas en lenguaje VBA
(Visual Basic para Aplicaciones), que se almacena en Excel. Destinada a ser ejecutada
para efectuar las instrucciones paso a paso.
Al intentar abrir un archivo Excel que contenga una macro, por defecto, se nos
advertirá de esto indicando que existe un margen de riesgo en esta acción. Esto es
debido a que la capacidad y versatilidad del lenguaje VBA puede entregar una
posibilidad, para que se programen instrucciones maliciosas; le recomendamos
solicitar asistencia para corroborar los archivos XLSM antes de abrirlos.
El objetivo de una macro, es concatenar una serie de pequeñas acciones para poder
realizar un gran procedimiento automatizado. Realizando así tediosas y largas tareas
automáticas con solo un par de clics.
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UNIDAD 3: Tabla de Datos y Procedimientos 87
PROPIEDADES Y MÉTODOS
De forma muy general, las instrucciones de una macro contienen dos tipos de
elementos: Las propiedades y los métodos.
Las propiedades son la información que describe cualquier tipo de elemento en Excel,
ya sea el color de una celda, el valor de ésta, la configuración de ancho de una
columna, etc., todas éstas son propiedades.
Los métodos son acciones que cambian las propiedades de alguno de los elementos de
Excel.
Teniendo en cuenta estos dos conceptos podemos observar de más de cerca qué son
estas.
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Si se ingresa en “Opciones” se puede observar la información sobre la combinación de
teclas ejecuta la macro, junto con su descripción (algo fundamental para entender una
macro). Si no están definidas estas informaciones se pueden definir y guardar al
presionar en Aceptar.
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PASO A PASO EN UNA MACRO
Si deseamos conocer cómo realizar una macros paso a paso, en el cuadro “Macro” se
debe presionar en “modificar” esto nos abrirá el software de edición de código VBA, es
decir, un complejo editor de instrucciones en lenguaje de programación.
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Observando así el paso a paso su funcionamiento hasta llegar al final del código.
Luego, simplemente, cierre la ventana del editor de código VBA, presionando en la X.
Esto brinda la posibilidad que usuarios familiarizados con el lenguaje VBA, puedan
crear instrucciones automatizadas.
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UNIDAD 3: Tabla de Datos y Procedimientos 91
Lamentablemente, solo podría ser creadas las instrucciones que son normalmente
ejecutadas en Excel, descartando algunas más complejas que solo pueden ser logradas
por medio del editor de lenguaje.
De esta forma, se abrirá el cuadro “Grabar macro” donde puede definir el nombre, el
método abreviado de ejecución y su descripción. Luego de presionar "Aceptar"
comenzará a ser grabada la macro.
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UNIDAD 3: Tabla de Datos y Procedimientos 92
Desde ese momento cualquier acción realizada en Excel comenzará a ser grabada. Se
recomienda tener mucha precaución en cuál es la celda de inicio de la macro, ya que la
ejecución depende este factor.
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UNIDAD 3: Tabla de Datos y Procedimientos 94
(Ver curso on line)
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¡¡FELICITACIONES!!
Estimado Participante
Usted acaba de finalizar la revisión de los contenidos del curso en modalidad e-learning,
sin duda, su esfuerzo personal sumado al apoyo de nuestro equipo de trabajo,
han hecho posible que haya concluido con éxito su proceso de estudio.
¡HASTA LA PRÓXIMA!
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