CAPITULO V

CICLO PHVA PARA EL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES

El PHVA es una herramienta de planificación y mejora continua propuesta por

Walter Shewhart en los años 30, fue ampliamente presentada por Deming. La

herramienta de calidad se compone de las iniciales de Plan, Do, Check, Action.

Respectivamente: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. A través de la ejecución

sistemática de estos cuatro pasos es posible lograr la mejora continua.

•Actuar: Tomar • Planificar:

acciones para Establecer
mejorar objetivos y
procesos
continuamente
necesarios para
el desempeño conseguir los

A P
de los procesos. resultados.

•Verificar: Realizar
el seguimiento y la
V H •Hacer:
Implementar
medicion de los procesos.
procesos y
productos.
Para el caso del proceso elegido; pago a proveedores, se decide mejorar este
proceso dentro de la empresa ya que actualmente se tienen ciertas dificultades

debido a que varios proveedores se han quejado con el área de Logística de que
no se están pagando las facturas en los plazos acordados, no se están

devolviendo las letras a tiempo para ingresarlos al banco, todo esto ha generado
malestar entre los proveedores y por ende dificultades para el aprovisionamiento

de la empresa.

a. Planear.- En esta primera fase, determinamos la cantidad de proveedores

a trabajar, los recursos para este proceso y tiempos a considerarse.

Con este proceso requerimos que los proveedores sean pagados a tiempo

en los plazos acordados y con la forma de pago indicado.

Luego del análisis del proceso se han encontrado los siguientes cuellos de

botella:
 Muchos de los retrasos se deben a que proveedores no envían

documentación completa y sin errores.

 El servicio o producto entregado no se ajusta al requerimiento de

compra.
 El flujo de los documentos suele tardar más de 10 días, que afecta

a facturas que tienen como fecha de pagos menores o al contado.

 Contabilidad regresa los documentos a Logística debido a errores

en la factura como falta de vistos buenos, sellos de recepción, falta

de cuenta corriente en casos de detracción.

 Facturas llegan fuera del corte de pago de tesorería lo cual retrasa

el pago.

En base a los problemas detectados se determinan los siguientes planes

de acción:
  Se comunicará a todos los proveedores que tendrán como plazo
máximo 3 días luego de entregado el producto o culminado el

servicio para entregar toda la documentación correspondiente.

 Para el caso de materias primas se trabajara con muestras

aprobadas previamente, para otros productos el área usuario

deberá aprobar las especificaciones técnicas de los proveedores

antes de proceder con la compra.

 Para facturas con plazos de pago menores a los 10 días, se tendrá

un proceso especial en el cual solo pasaran por aprobación a sola

firma del jefe de logística y jefe de finanzas para el pago

correspondiente.
 Se incluirá en la orden de compra, los requisitos mínimos que debe

cumplir las facturas para su aceptación, el cual será verificado en

recepción al momento que el proveedor entregue sus documentos,

de este modo si se presenta errores se devolverá inmediatamente.

 Tesorería deberá ampliar a 2 fechas de pago por semana para

mayor flexibilidad en el proceso.

b. Hacer.- Para la ejecución de los planes propuestos se ha establecido un

periodo de prueba de 3 meses, en el cual se llevara a cabo todo los planes

de acciones determinados.

Durante este periodo de prueba se medirán y evaluaran los resultados.

c. Verificar.- Durante el periodo de prueba y la puesta en marcha de los

planes de acción, y con el fin de verificar el plan inicial se ha establecido

indicadores para medir la gestión en las diferentes áreas involucradas, con

estos indicadores se espera medir el desempeño y satisfacción de los

proveedores respecto al pago oportuno de sus facturas.

  Cantidad de facturas no pagadas a tiempo sobre total de facturas
(%)

Buen desempeño 0 - 10%

Regular 11 - 40%
Mal desempeño 41 - 100%

 Tiempo de atención de factura desde recepción hasta listo para

pago (días)

Buen desempeño 7 -10 días

Regular 11-15 días
Mal desempeño 15 días a mas

 Cantidad de documentación errónea sobre total de documentos (%)

Buen desempeño 0 - 10%

Regular 11 - 40%
Mal desempeño 41 - 100%

d. Actuar.- La mejora continua para este proceso se llevará a cabo por el jefe
de logística quien tendrá como responsabilidad buscar simplificar el
proceso así como hacerlo más eficiente y siempre en busca de la
satisfacción del proveedor.