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ORGANIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

CLAUDIA VARGAS VEGA

UNIDADES TECNICAS DEL ORINTE


ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BUCARAMANGA
2019
ORGANIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

PRESENTADO A: CLAUDIA LILIANA DIAZ GONZALES

CLAUDIA VARGAS VEGA

UNIDADES TECNICAS DEL ORINTE


ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BUCARAMANGA
2019
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Toda empresa o entidad dispone de un control que permite comprobar la entrega,


envió y tramitación de los documentos que llegan a esta, así mismo la gestión
archivística. Ya que por lo contrario sería muy difícil tener organizado o dar
respuesta por el personal encargado, por lo tanto, es muy metódico y útil seguir
normas y procedimientos para el papeleo interno y externo de cada entidad o
empresa, teniendo en cuenta su debida conservación. siendo importante, ya que
permite recolectar, administrar y organizar los documentos.

La correspondencia además de ser un método de comunicación escrita me


permite darme cuenta de que de ella dependen infinidad de casos, ya sean legales
económicos, informativos, educativos etc. A corta o larga distancia, que no
necesariamente tienen que ser físicos; pueden ser virtuales, cada año se
perfeccionan sus normas y estilos llegando a la calidad y asegurando que la
información sea segura confiable precisa y clara. Esta se puede clasificar de
diferentes formas con características muy propias dependiendo de su importancia
es necesario clasificarlas; además de clasificarla hacer un buen recibido que
permita comprobar la existencia y tramitación de los documentos que se
recolectan y entran. De lo contrario no se podría controlar y monitorear la
efectividad del servicio por lo que se hace su respectiva verificación de datos y
que cumplan con todos los requisitos, además de esto que cuente con las normas
Incontec, se llena la planilla de recolección, se le da sus respectivos cellos, para
proceder a su radicación ya sea manual o electrónica.
La correspondencia que llega debe registrarse diariamente con su respectiva hora
y verificación de criterios; tanto para correspondencia interna o externa , ya
seguidamente de la correspondencia, tenemos el manejo de los documentos de
archivo, el cual se debe llevar a cabo en un lugar adecuado que cumplan con
dichas condiciones, para garantizar la preservación y calidad del archivo, ya que
para la mayoría de entidades actualmente el archivo es algo valioso, se debe
contar con personal capacitado, idóneo en el tema, de igual forma hay normas y
leyes por las cuales hay que regirse, para garantizar una estandarización de
patrones de trabajo, que vienen desde su organización hasta cómo se debe
guardar el folio, material de carpeta, colores, Cajas, condiciones de
almacenamiento…etc. aquí también se llenan planillas de recibido, de consulta,
para tener un soporte de respaldo en caso de inconvenientes de este mismo. se
cuenta con una tabla de retención qué es la que me permite clasificar y dar la
disposición del documento, Cabe mencionar que todos estos procedimientos de
recolección, verificación, orden, limpieza, conservación, están ligados
estrechamente a los principios de archivística del AGN, Los cuales se rigen en
general, en cuanto a procedencia y respecto al orden original, puesto que ellos me
permiten el mantenimiento de la unidad del archivo, qué puede provenir de
personas físicas, escuelas, instituciones públicas como privadas y con esto se
contribuye a la historia de cada uno de los entes mencionados. Dicha información
puede ser o estar guardada en documentos sobre papel o cualquier otro soporte
electrónico, cintas, películas, escáner, fotografías etc. aunque estos resulten
mucho más costosos, siempre y cuando garantice su fácil acceso lo cual se
controla por medio de formatos, códigos, series y subseries, codificaciones, con
características de estos mismos. Debido a los avances tecnológicos hoy en día se
considera como una Innovación al utilizar nuevos reglamentos, con el desarrollo
de dicha información qué busca fortalecer la conservación y además que
favorezcan a los archiveros, empresas, haciendo todo mucho fácil y rápido.