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Facultad de Ingeniería
Ingeniería Industrial
• El proceso administrativo
consiste básicamente en una
serie de actividades
relacionadas conducentes a
alcanzar los objetivos
organizacionales
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación
Organización
Dirección
Control
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• Planeación:
• Implica determinar misiones y
objetivos
• Determinar las acciones necesarias
para alcanzar los objetivos
• Requiere la toma de decisiones
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN:
¿Qué HACER?
» MISIONES O PROPÓSITOS
» METAS U OBJETIVOS
» ESTRATEGIAS
» POLÍTICAS
» PLANES
» PROGRAMAS
» PROCEDIMIENTOS
» PRESUPESTOS
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• Organización:
• Supone el establecimiento de una
estructura de los papeles que cada
persona debe desempeñar
• Se asignan las tareas necesarias a las
personas idóneas para el
cumplimiento de los objetivos y
metas
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• ORGANIZACIÓN
PARA CUMPLIR EL
¿Qué HACER?
» PERSONAL**
» PLANTA FÍSICA O INFRAESTRUCTURA
» MAQUINARIAS Y EQUIPOS
» INSUMOS
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• Integración de personal:
• Implica identificar los requerimientos
de los puestos de trabajo
• Reclutar y seleccionar las personas
idóneas
• Evaluar, compensar y capacitar al
personal
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• Dirección:
• Se refiere a ejercer influencia sobre
los individuos para que colaboren
en el logro de las metas
organizacionales
• Implica liderazgo, autoridad, poder,
motivación, comunicación
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• DIRECCIÓN
APLICACIÓN CORRECTA DEL
¿Qué HACER?
»LIDERAZGO / PODER / AUTORIDAD
»RELACIONES INTERPERSONALES
»JERARQUÍA
»DECISIONES
»COMUNICACIÓN
»COORDINACIÓN
»SUPERVISIÓN
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• Control:
• Consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para garantizar
que se alcance lo planeado
• Implica evaluar el desempeño de los
individuos y de la empresa
• Requiere medir productividad,
desperdicio, variaciones presupuestarias,
etc.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
• CONTROL Y EVALUACIÓN
CUANTO Y COMO
SE HA REALIZADO DEL
¿Qué HACER?
• CUANTITATIVA Y CUALITATIVA
• INDICADORES
• MODELO SISTÉMICO DE EVALUACIÓN
» ESTRUCTURA ACREDITACIÓN
» PROCESO AURITORÍA
» RESULTADO IMPACTO
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Alto
nivel
Control
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
PLANIFICACIÓN
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
• La planeación es la función
administrativa básica que implica:
–El establecimiento de objetivos y
–El planteamiento de las acciones
necesarias para cumplirlos,
–Apoyando la eficacia en la toma de
decisiones y el manejo adecuado de
los recursos organizacionales.
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
ES UN PROCESO
CONTINUO QUE REFLEJA
LOS CAMBIOS DEL
AMBIENTE ALREDEDOR
DE LA ORGANIZACIÓN
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Da sentido de dirección
Facilita el control
Planeación
Reduce la incertidumbre
• La planeación y el control
son inseparables.
• Los planes establecen los
estándares de control.
• Cualquier control sin planes
carece de sentido.
PLANEACIÓN CONTROL
ESTRECHA RELACIÓN
Planeación y Control
Instrumentación
Planeación Control
de los planes
Desviación
Acción
correctiva
PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y
por su parte, en la función de
control se comparará el desempeño
real contra los objetivos.
• Sin la planeación no puede haber
control.
PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a
ver hacia el futuro, anticipar
los cambios, considerar su
impacto y desarrollar las
respuestas adecuadas.
PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
• Reducir la duplicidad de
funciones y la ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen
la misma actividad y que el
proceso para su realización sea
muy largo, confuso o tardado.
PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS
• La visión es la orientación
que la alta dirección le da a
la empresa; es decir,
expresa cómo se quiere
idealmente que sea la
empresa en el futuro.
VISION
• Debe cubrir ciertas características:
– ser formuladas por la alta dirección,
– conocida y compartida por todos los
colaboradores,
– sustentarse en los valores de la organización,
– ser positiva y alentadora y, lo más importante,
– orientar a todos los miembros de la
organización durante la transición de lo que se
es a lo que debe ser la empresa en un tiempo
determinado.
¿Cuál
es tu
visión?
PREMISAS
• Las premisas de planeación son
las condiciones previstas en que
operan los planes.
• Esto incluye supuestos o
pronósticos sobre las condiciones
futuras que afectarán la operación
de los planes.
PREMISAS
• La técnica más conocida para elaborar
las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
–Fortalezas,
–Oportunidades,
–Debilidades y
–Amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente
interno y externo de la organización.
OBJETIVOS Y METAS
• Objetivos: Son los fines a los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuales.
–Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).
–Los objetivos son el fin determinado.
–Son los que permiten alcanzar metas.
–Constituyen el plan básico de la empresa.
OBJETIVOS Y METAS
• Metas: Son generales y expresan deseos
que la alta dirección busca satisfacer.
–Son fines a los que se quiere llegar.
–Es el grado cuantitativo de alcanzar
objetivos de largo plazo.
–Surgen de los objetivos.
–Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las
fuerzas futuras de la empresa, las
tendencias del mercado, los recursos.
ESTRATEGIAS
• La estrategia es la determinación del
propósito, misión y objetivos básicos
a largo plazo de una empresa, así
como la adopción de cursos de
acción y de los recursos necesarios
para cumplirla.
–Es una guía de acción para la
organización y todos sus miembros.
REGLAS Y POLÍTICAS
• Reglas: Emiten acciones u
omisiones especificas no sujetas
a discrecionalidad.
–Son normas que dictan la acción
o la abstracción y no permiten la
excepción o la elección personal.
–Ejemplo: No fumar.
REGLAS Y POLÍTICAS
• Políticas: Son guía generales de acción y
orientación que encausan el pensamiento
durante la toma de decisiones en la
organización.
– La esencia de las políticas es la existencia de
cierto grado de discrecionalidad (libertad)
para guiar las decisiones.
– Pueden ser escritas o verbales.
– Ejemplo: política salarial.
PROCEDIMIENTOS
• Los procedimientos establecen métodos
para el manejo de actividades cotidianas.
– A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.
– Son los planes que establecen un método o
forma para llevar a cabo una actividad o serie
de actividades.
– Pueden definirse como series cronológicas,
pautas a seguir, que indican la forma exacta
en que se debe de realizar una actividad.
PROGRAMAS
• Los programas son un conjunto de
actividades interrelacionadas y
cronológicamente ordenadas, que
describen las actividades que se
tienen que realizar, quiénes las van
a realizar y cuándo van a
terminarse.
PROGRAMAS
• Técnicamente los programas se diría
que son el conjunto de metas,
políticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir,
recursos a emplear y otros elementos
que son necesarios para ejecutar un
determinado curso de acción,
normalmente respaldado por capital y
presupuestos de operaciones.
PRESUPUESTOS
• Un presupuesto es un listado que detalla
los recursos o dinero asignado para la
realización de una actividad o un proyecto.
–Son una expresiones en términos numéricos.
–Obligan a la empresa a prepararse por
adelantado a los recursos que se necesitarán.
–Constituyen medios de control.
PRESUPUESTOS
• Existen varios tipos de presupuestos:
–Presupuesto de operación: Es el más
importante se utiliza para planear y
controlar los ingresos y gastos de una
organización, así como las utilidades
resultantes de la operación de la empresa.
–Presupuesto de gastos: Contempla los
recursos necesarios para la operación de
cada una de las áreas funcionales de la
empresa.
PRESUPUESTOS
– Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas
las entradas de dinero provenientes de las ventas.
– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de
efectivo, contempla las entradas y salidas de
dinero en efectivo producto de la operación
normal de la empresa.
– Presupuesto de capital. Es utilizado para el
control de grandes proyectos o inversiones
actualizándose cada año.
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
• Habilidad técnica
• Habilidad humana
• Habilidad de conceptualización
• Habilidad de diseño
PASOS DE LA PLANEACIÓN
ATENCION A LAS OPORTUNIDADES COMPARACIÓN EN ALTERNATIVAS
CON BASE EN LAS METAS
A la luz de:
PROPUESTAS
Mercado ¿Qué alternativa nos ofrece mayores
Competencia posibilidades de cumplir nuestras
Deseos de los clientes
Nuestras fortalezas metas al menor costo y mayor
Nuestras debilidades ganancia?
FORMULACIÓN DE PLANES DE
CONSIDERACIÓN DE PREMISAS DE APOYO
PLANEACIÓN Compra de equipo
Compra de materiales
¿En qué condiciones operarán Contratación y capacitación
nuestros planes? Desarrollo de un nuevo producto
Se han mejorado éstos formatos, dando origen a un formato institucional que será
diligenciado con todas las áreas de responsabilidad, con base en el Plan Estratégico
Institucional.
Además, se tendrán en cuenta los formatos de la Contraloría a efectos de presentar los
informes de rendición de cuentas. F4 y F4A.
Tomando como base los escenarios futuros, los factores críticos de éxito (FCE/FCN), los
objetivos estratégicos, las estrategias corporativas, la cadena de valor, las actividades
esenciales de los procesos, el despliegue de objetivos estratégicos, las acciones inductoras
o políticas, los proyectos y el cuadro de mando integral, se diligencian los formatos
siguientes:
FORMATO INSTITUCIONAL
PLAN ANUAL DE GESTIÓN
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
"La Guarda de la fe pública"
PLAN ANUAL DE GESTIÓN 2007
MACROPROCESO:
ÁREA DE RESPONSABILIDAD:
ESTRATEGIAS BÁSICAS: (Las que le apuntan directamente al Proceso o Área de responsabilidad)
TIEMPO RECURSOS
NÚMERO PROCESO/ ACTIVIDAD ÁREAS RESPONSABLE(Nombre) META AVANCE AVANCE AVANCE AVANCE AVANCE
PROGRAMADO Ppto/07 INDICADOR OBSERVACIONES
ACTIVIDAD PROYECTO ESENCIAL/ Objetivo RESPONSABLES AGO/07 SEP/07 OCT/07 NOV/07 DIC/07
Estratégico Operativo INICIAL FINAL 2007 Otros
7
8
9
10
AVANCE
PORCENTAJE DE PORCENTAJE DE
NUMERO AREAS INVOLUCRADAS ACTIVIDADES SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS
AVANCE EN AVANCE DE LA
TIEMPO ACTIVIDAD
EJEMPLO: PELPEMA
Plan
Operativo
2009
FRENTE VERDE: MANEJO DE RECURSOS NATURALES
Objetivos Resultados Indicadores del Actividades Presupuesto Responsables
específicos Objetivo estimado
3.Capacitación al
personal
Sigue.....
FRENTE AZUL: SENSIBILIZACIÓN E INSTITITUCIONALIDAD AMBIENTAL
5.Realización de 03
Foros Ambientales
Fortalecimiento del Sistema de Dirección Participación en 1.Programa de US$ 750 PELPEMA
PELPEMA Ambiental eficaz y Eventos de fortalecimiento
eficiente capacitación
Sigue.....
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Objetivo Cronograma
Específico Actividades Jul Ago Set Oct Nov Dic
Manejo Gestionar Financiamiento para Proyecto Definitivo de Áreas Verdes
ambiental de Culminar donación de camiones cisterna
Mejorar Av. Pastor Sevilla
las bermas
Arborizar El Sol, Revolución y Los Jardines
centrales Ampliar servicio a 60 parques con una frecuencia de dos veces/semana
Control de la
Proceso de Selección de Institución Consultora
contaminación
en la ZAVES Revisión de sanciones y aplicación de controles en la ZAVES
Control de la Limpieza de playas
contaminación
en la Zona de Seminario
Playas Controles en las Playas
Mejora del Repotenciación de equipamiento
manejo de los
residuos Programa de Recolección Selectiva de Residuos Sólidos
sólidos Capacitación al Personal
Manejo
ambiental de Programa de Recolección de desmonte
residuos de
construcción Diseño de Proyecto de Recolección de desmonte
Pobladores
pobres con
mayor acceso
a Agua potable Agua potable para AA.HH.
Programa de Fortalecimiento de Comités Ambientales
Gestión Organización de Sistema de Vigilancia Ambiental con Comités
ambiental Organización de Comités de Gestión Ambiental por Territorios
participativa Elaboración de Planes Ambientales por Territorio
Realización de Foros Ambientales
Fortalecimiento
del PELPEMA Programa de fortalecimiento
¿PREGUNTAS?